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ECMSabine Kraus

Mar­ket Update: Enter­pri­se Con­tent Manage­ment in Coro­na-Zei­ten

15. April 2020

Von Sabi­ne Kraus

Enter­pri­se Con­tent Manage­ment in Coro­na-Zei­ten, Inter­view mit Sabi­ne Kraus, Head of Rese­arch - Enter­pri­se Appli­ca­ti­ons & rela­ted Ser­vices bei BARC

Wie wirkt sich die Coro­na­kri­se auf Data, Busi­ness Intel­li­gence & Ana­ly­tics sowie CRM und ECM aus? In einer sechs­tei­li­gen Blog­rei­he haben wir BARC-Exper­ten um ihre Ein­schät­zung gebe­ten. Das heu­ti­ge The­ma: Enter­pri­se Con­tent Manage­ment (ECM).

Wel­che Her­aus­for­de­run­gen hat die Coro­na­kri­se für den ECM-Bereich?

Sabine Kraus: Die Unter­neh­men, die noch stark papier­ge­bun­den arbei­ten, konn­ten ihre Mit­ar­bei­ter nur bedingt in das Home­of­fice schi­cken. Oft ging das nur mit ein­ge­plan­ten Ein­schrän­kun­gen bei der Bear­bei­tung von Vor­gän­gen.

Weni­ger Pro­ble­me haben die Unter­neh­men, die bereits stark digi­ta­li­siert arbei­ten. Das bedeu­tet z. B. ihren Post­ein­gang früh für die wei­te­re Bear­bei­tun­gen zu digi­ta­li­sie­ren und mit elek­tro­ni­schen Doku­men­ten zu arbei­ten. Denn hier konn­te der Groß­teil der Sach­be­ar­bei­tung wei­ter­hin durch­ge­führt wer­den: Die Mit­ar­bei­ter waren in der Lage von zu Hau­se aus zu arbei­ten, soweit Lap­tops und ande­re mobi­le Gerä­te vor­han­den waren.

Jetzt, wo man nicht mal schnell über den Gang nach­fra­gen und wo kein Post­um­lauf gemacht wer­den kann, fällt vie­len Unter­neh­men erst auf, wie unfle­xi­bel ihre Pro­zes­se und wie ver­teilt ihre Infor­ma­tio­nen sind. Struk­tu­rier­te gemein­sa­me Abla­gen feh­len oder sind über das Home­of­fice nicht für alle erreich­bar, da die­se Mit­ar­bei­ter bei­spiels­wei­se kei­nen Zugang zum Netz­werk besit­zen.

Wel­che Chan­cen haben Unter­neh­men daher in die­ser Situa­ti­on?

Sabi­ne Kraus: Coro­na bie­tet die Chan­ce, die IT-Stra­te­gie des eige­nen Unter­neh­mens zu über­den­ken. Die eige­ne Sys­tem­land­schaft soll­te stär­ker dar­auf aus­ge­rich­tet wer­den, dass in so einer Kri­se, in der nicht sel­ten min­des­tens mehr als die Hälf­te der Mit­ar­beit im Home­of­fice arbei­ten, die Fort­füh­rung der Geschäf­te gewähr­leis­tet wer­den kann. Eine ent­spre­chen­de Infra­struk­tur für Mit­ar­bei­ter (bspw. Lap­tops statt fes­ter Arbeits­plät­ze mit Desk­top-PC in der Sach­be­ar­bei­tung) soll­te eben­falls beach­tet wer­den. Das bie­tet auch spä­ter die Chan­ce auf fle­xi­ble, attrak­ti­ve Model­le der Zusam­men­ar­beit.

Gera­de ECM ermög­licht es Unter­neh­men, den Digi­tal Work­place umzu­set­zen: Das bedeu­tet, Infor­ma­tio­nen wie Daten, Doku­men­te oder Ord­ner­struk­tu­ren mit den zuge­hö­ri­gen Auf­ga­ben (Pro­zes­se, Wie­der­vor­la­gen etc.) bedarfs­ge­recht und im fach­li­chen Kon­text zu ver­bin­den. Das ent­las­tet die Mit­ar­bei­ter bei der Abla­ge, Ver­wal­tung und ins­be­son­de­re dem Zugriff auf wesent­li­che Inhal­te – es bleibt also mehr Zeit für die effek­ti­ve Nut­zung der Infor­ma­tio­nen.

Was kannst du Unter­neh­men der­zeit emp­feh­len?

Sabi­ne Kraus: Ich emp­feh­le Unter­neh­men, mehr mobi­les und orts­un­ab­hän­gi­ges Arbei­ten in ihre IT-Stra­te­gie zu ver­an­kern. Ins­ge­samt soll­ten sie nun über­le­gen, ihr Papier zu redu­zie­ren und mehr Infor­ma­tio­nen digi­tal abzu­le­gen – zen­tral und nicht in ein­zel­nen Infor­ma­ti­ons­in­seln. Das funk­tio­niert bei­spiels­wei­se mit der Umset­zung von elek­tro­ni­schen Akten (E-Akte). So arbei­tet man mehr im Sin­ne der Digi­ta­li­sie­rung und schafft einen Digi­tal Work­place für sei­ne Mit­ar­bei­ter.

Wei­te­re Bei­trä­ge der Blog­rei­he: