Pro­zess­ma­nage­ment – Pro­zes­se pla­nen, steu­ern, ana­ly­sie­ren und ver­bes­sern

Wer Blöd­sinn digi­ta­li­siert, erhält digi­ta­len Blöd­sinn: Denn Man­ches wur­de mit der fort­schrei­ten­den Digi­ta­li­sie­rung zwar schnel­ler – zum Bei­spiel ‚E-Mail statt Haus­post‘ – aber die eigent­li­chen Abläu­fe blie­ben bestehen. “Das ist his­to­risch so gewach­sen” ist oft noch die freund­lichs­te Erklä­rung, die neue Mit­ar­bei­ter auf Nach­fra­ge erhal­ten. 

Pro­zes­se wer­den meist als starr und unum­stöß­lich betrach­tet. Sie schaf­fen ver­meint­li­che Sicher­heit für Mit­ar­bei­ter, denn wer sich an den Pro­zess hält, macht nichts falsch. Und für bestimm­te Abläu­fe, bei­spiels­wei­se in der Medi­ka­men­ten­her­stel­lung, ist so ein Vor­ge­hen exis­ten­zi­ell. 

Redet man jedoch über Stra­te­gie, Unter­neh­mens­kul­tur oder geziel­te Ein­bin­dung von Wis­sens­trä­gern, denkt kaum jemand mehr an Pro­zes­se. Dabei ist gera­de hier ein sys­te­ma­ti­sche und den­noch dyna­mi­sche Gestal­tung von Abläu­fen von hohem Nut­zen. 

Das Manage­ment von Geschäfts­pro­zes­sen ist eine wesent­li­che Unter­neh­mens­auf­ga­be. Zu den Anfor­de­run­gen gehö­ren eine schnel­le, fle­xi­ble und kos­ten­güns­ti­ge Reak­ti­on auf Anfra­gen, die Steue­rung der Bear­bei­tung, die Siche­rung und Bewer­tung von Ergeb­nis­sen sowie die Auto­ma­ti­sie­rung von Teil­schrit­ten. Das Wis­sen in Geschäfts­pro­zes­sen muss erfasst, ver­wal­tet, wei­ter­ent­wi­ckelt und vor allem genutzt wer­den kön­nen. Dazu ist das Pro­zess­ma­nage­ment in ver­schie­de­ne Berei­che unter­teilt: die (fach­li­che) Pro­zess­mo­del­lie­rung, die Pro­zess­aus­füh­rung (in Form von Work­flows und ver­schie­de­ne Auto­ma­ti­sie­rungs­tech­ni­ken) und die Ana­ly­se (unter ande­rem Pro­cess Mining). 

Durch die (Geschäfts-)Pro­zess­mo­del­lie­rung wer­den die Grund­la­gen geschaf­fen, die­se Zie­le zu errei­chen. Durch die Doku­men­ta­ti­on der Abläu­fe, Ent­schei­dun­gen, betei­lig­ten Per­so­nen und Res­sour­cen wer­den die Zusam­men­hän­ge spe­zi­fi­ziert und gesi­chert. Anwen­dungs­fäl­le sind Zer­ti­fi­zie­run­gen, Qua­li­täts­ma­nage­ment, Risi­ko­ma­nage­ment oder ver­schie­de­ne betriebs­wirt­schaft­li­che Ver­bes­se­rungs­maß­nah­men. Im Rah­men einer Ana­ly­se kön­nen Leis­tungs­pa­ra­me­ter defi­niert und dar­auf auf­bau­end Zusam­men­hän­ge aus­ge­wer­tet, ver­dich­tet sowie für Ent­schei­dun­gen genutzt wer­den. Die Simu­la­ti­on bie­tet Mög­lich­kei­ten, um auf­wands­arm Alter­na­ti­ven zu ent­wi­ckeln und zu bewer­ten. 

Die Pro­zess­aus­füh­rung in Form von Work­flows bie­ten die sys­tem­ge­stütz­te Abar­bei­tung von Geschäfts­pro­zes­sen. Der Mit­ar­bei­ter wird durch den Pro­zess geführt, die rele­van­ten Anga­ben wer­den in ent­spre­chen­den Mas­ken ein­ge­holt. Kla­re Auf­ga­ben­zu­ord­nun­gen, Stell­ver­tre­ter­kon­zep­te und Fris­ten mit Eska­la­ti­ons­me­cha­nis­men sichern die Bear­bei­tung ab. Teil­schrit­te kön­nen durch das Sys­tem auto­ma­ti­siert wer­den. So bie­ten sich vie­le Mög­lich­kei­ten, Effi­zi­enz und Effek­ti­vi­tät der Vor­gangs­be­ar­bei­tung zu ver­bes­sern. Dane­ben gibt es wei­te­re For­men der Beschleu­ni­gung und Auto­ma­ti­on von Geschäfts­pro­zes­sen, bspw. Robo­tic Pro­cess Auto­ma­ti­on (RPA). 

Bei der Pro­zess­ana­ly­se wer­den ent­we­der bestimm­te Kenn­zah­len in den Pro­zes­sen oder aber die Abläu­fe selbst unter­sucht. So kön­nen Abwei­chun­gen erkannt und Inef­fi­zi­en­zen sowie Risi­ken gezielt ange­gan­gen wer­den. Vie­le Sys­te­me der Pro­zess­aus­füh­rung bie­ten Ana­ly­se­mög­lich­kei­ten inner­halb ihrer Platt­form an. Ins­be­son­de­re für die Eva­lua­ti­on über­grei­fen­der Pro­zess­ket­ten kann Pro­cess Mining zusätz­li­che Funk­tio­nen und Vor­tei­le bie­ten.  

Beim Pro­zess­ma­nage­ment soll­te immer die ste­ti­ge Wei­ter­ent­wick­lung der Abläu­fe und die bes­se­re Unter­stüt­zung der Mit­ar­bei­ter und deren Auf­ga­ben im Fokus ste­hen. Die Gegen­wart wird ver­deut­licht und hand­hab­bar, um für zukünf­ti­ge Auf­ga­ben gerüs­tet zu sein. Der wesent­li­che Erfolgs­fak­tor der Pro­zess­ma­nage­ment­pro­jek­te ist immer alles mög­lichst ein­fach für den Anwen­der zu gestal­ten sowie alles vor­lie­gen­de Wis­sen in die ent­spre­chen­den Model­le ein­zu­brin­gen. Das ist eine wesent­li­che Anfor­de­run­gen an den Digi­ta­len Arbeits­platz.  Ger­ne unter­stüt­zen wir Sie bei der Pla­nung und Durch­füh­rung Ihrer Pro­zess­ma­nage­ment-Pro­jek­te und der Aus­wahl der pas­sen­den Lösun­gen.