Research Note Enterprise Content Management in der Cloud

Enterprise Content Management in der Cloud

ist ein Thema, welches teils sehr kontrovers diskutiert wird, da der Enterprise Content Management – Markt in der Vergangenheit stark auf den On-Premises-Betrieb fokussiert war. Viele Kunden wissen nicht, ob sie ihr ECM-System in der Cloud oder On-Premises betreiben sollen. Doch Cloud ist nicht gleich Cloud – auch hier gibt es Unterschiede.

Historisch gesehen liegt der Ursprung der ECM-Lösungen im On-Premises-Bereich. Auch wenn es inzwischen einige leistungsstarke Enterprise Content Management-Lösungen in der Cloud gibt, existieren immer noch etliche Anbieter, welche nach wie vor den Fokus aus On-Premises-Lösungen legen. Aber es gibt auch verschiedene Anbieter, die nativ in der Cloud entwickeln oder zumindest auf eine Cloud-First-Strategie gewechselt sind. Der ECM-Markt entwickelt sich deutlich langsamer in die Richtung des Cloud-Betriebs als beispielsweise der Markt für CRM-Lösungen. Hierfür gibt es verschiedene Gründe. Im internationalen Vergleich haben die deutschen Unternehmen eher restriktiv auf Cloudangebote reagiert, was unter anderem auch in den vergleichsweisen hohen gesetzlichen Anforderungen an die Aufbewahrung von elektronischen Dokumenten und an den Datenschutz begründet ist. Zudem sind ECM-Systeme Plattformen, welche häufig in andere Business-Anwendungen wie ERP-Systeme integriert werden und die Rolle des „folgenden“ Systems einnehmen. Die führende Anwendung hat in der Vergangenheit dabei häufig die Betriebsart bestimmt. So sahen beispielsweise viele Kunden keinen großen Vorteil ihr SAP ERP On-Premises zu
betreiben und das korrespondierende Enterprise Content Management System in die Cloud auszulagern. Zudem gab es in der Vergangenheit auch Bedenken, dass Schnittstellen von On-Premises-Systeme in die Cloud weniger flexibel und performant sind als Schnittstellen zwischen zwei On-Premises-Systemen. In der Vergangenheit war auch der Netzausbau ein Hindernis für den Weg in die Cloud. Einige Kunden hatten Sorge, dass die Internetanbindung der verschiedenen Standorte für ein performantes Arbeiten ausreicht, da bei Cloud-Lösungen alle Inhalte über das Internet auf die Clients geladen wird. Dokumente sind dabei größer und benötigen mehr Übertragungskapazität als reine Datensätze. Akten mit vielen Dokumenten können sehr groß werden.

In der Gegenwart gibt es viele der Hindernisse nicht mehr oder nur noch in schwacher Ausprägung. So „wandern“ viele der führenden ERP- und CRM-Lösungen in die Cloud. Moderne Webtechnologien  (Webservices etc.) erlauben auch einen besseren und performanten Aufbau von Schnittstellen, die außerhalb des eigenen Firmennetzwerkes angesiedelt sind. Viele Software- und Rechenzentrumsanbieter haben die Ausgangslage zum Aufbau von rechts- und datenschutzkonformen Lösungen in der Cloud geschaffen. Der Internetausbau ist deutlich vorangeschritten und die Leitungen performanter geworden. Zudem gibt  es inzwischen einige leistungsstarke Cloudlösungen auf dem Markt für ECM, die auch mit den On-Premises-Systemen konkurrieren können. Es ist davon auszugehen, dass in den nächsten Jahren der Trend  Richtung Cloud weiter anhält und zunehmend an Bedeutung gewinnt. Bevor man sich die Vor- und Nachteile des Cloudbetriebs betrachtet, muss zuerst eruiert werden, welche Arten der Cloud es überhaupt gibt  und wie sich diese voneinander unterscheiden.

Grundsätzlich geht der Trend in den meisten Softwaresegmenten Richtung der Public Cloud / Software-as-a-Service. Gerade die großen Anbieter wie SAP und Microsoft sind hier maßgebliche Treiber. Das hat zur Folge, dass immer mehr führende Systeme im Standard in der Cloud betrieben werden. Da ECM-Systeme in vielen Fällen den führenden Anwendungen folgen, ist es natürlich auch naheliegend diese in der Cloud zu betreiben bzw. gleich als SaaS zu beziehen.