ECM

3. August 2020

Von Dr. Martin Böhn & Sabine Kraus

Prozessorientiertes ECM für die Finanzabteilung: Schnell, überall, sicher und in bedarfsgerechter Form sollen Informationen und Dokumente bereitgestellt, bearbeitet und weitergeleitet werden können.

Es könnte so einfach sein, wenn da nicht die Dokumente wären: Wo ist? Wer hat gerade? Wie ist der Bearbeitungsstand? Hatten wir nicht auch noch…? – diese und ähnliche Fragen kosten zu viel Zeit und Mitarbeitermotivation. Insbesondere wenn abteilungsübergreifend Sachverhalte geklärt werden müssen und die Finanzabteilung oft wichtigen Informationen hinterherlaufen muss.

Hier setzt das Enterprise Content Management (ECM) an. ECM dient der strukturierten Verwaltung von Dokumenten und unterstützt deren Nutzung durch die direkte Bereitstellung und Verknüpfung mit Geschäftsprozessen. Ähnlich wie ERP- oder Planungssysteme gibt die Software die richtige Struktur und die Werkzeuge, um Anwender bedarfsgerecht zu unterstützen. Das führt zu schnelleren und besseren Ergebnissen – und entlastet die Mitarbeitenden.

Einfach besser arbeiten – Warum ECM im Finanzbereich immer wichtiger wird

Der Wandel in den Arbeitsweisen und der Nutzung von Software zeigt sich in einer gestiegenen Anspruchshaltung der Nutzer. Schnell, überall, sicher und in bedarfsgerechter Form sollen Informationen und Dokumente bereitgestellt, bearbeitet und weitergeleitet werden können. Diese Einstellung vertreten Mitarbeitende der Finanzabteilung gleichermaßen wie jeder andere Bereich, der an Prozessen mit Informationsbezug beteiligt ist.

Schnell, überall, sicher und in bedarfsgerechter Form sollen Informationen und Dokumente bereitgestellt, bearbeitet und weitergeleitet werden können.

Um den Anforderungen an die schnelle, sichere Informationsbereitstellung gerecht zu werden, sind verschiedene Aspekte zu beachten.

Kerngedanke des ECM war seit jeher, Informationen verschiedener Quellen und unterschiedlicher Formate zu verbinden. Über Metadaten sollten Inhalte verknüpft und bedarfsgerecht dargestellt werden (bspw. als Lieferantenakten, Kundenakten, Vertragsanlagen).

Im Zuge der Digitalisierung wächst das zu berücksichtigende Informationsvolumen stetig weiter. Immer mehr Quellen, Daten und Dokumente müssen in diesem Kontext beachtet werden. Um diese Flut an Informationen verarbeiten zu können, werden immer häufiger Module zur automatischen Klassifikation und Verschlagwortung eingesetzt. Wesentliche Werkzeuge sind Textanalyse, Datenschnittstellen zum Import von Informationen aus Quellsystemen sowie intelligente Verschlagwortungsroutinen.

In diesem Zusammenhang kommen auch der Datenaufbereitung und der Datenbereinigung hohe Bedeutung zu. Informationen müssen verlässlich und im richtigen Kontext eingeordnet werden. Abhängig von der Aufgabe und dem Informationsbedürfnis des Anwenders sollen die Bereitstellung und Nutzung von Informationen gesteuert werden. Weder sollen wesentliche Inhalte fehlen, noch sollen Mitarbeitende durch eine Fülle an Suchtreffern überfordert werden.

Gerade im Finanzbereich ist eine Verknüpfung der Dokumente mit den Daten und Prozessen aus den Fachsystemen erforderlich. Stamm- und Bewegungsdaten aus ERP-Systemen liefern wichtigen Kontext, zudem sind hier auch häufig verschiedene Fachprozesse abgebildet.

Es zeigt sich aber regelmäßig, dass für bestimmte Aufgabenstellungen ergänzende Werkzeuge erforderlich sind, die auf diesen Informationen aufsetzen. So können ECM-Systeme bspw. Lieferantenakten zur Verwaltung von Verträgen oder Korrespondenz bereitstellen. Auch für bereichsübergreifende Prozesse wie die Rechnungseingangsbearbeitung werden oft ECM-Systeme eingesetzt. Grund dafür ist, dass nicht alle Beteiligten aus den Fachbereichen (bspw. Freigeber) über die erforderlichen ERP-Lizenzen und / oder das Wissen zur Bedienung verfügen.

Strategie & Struktur – Voraussetzungen für gutes ECM

Die bedarfsgerechte Unterstützung der Dokumentennutzung und Prozessbearbeitung erfordert entsprechende technische und organisatorische Maßnahmen. Große Ablagen als reine Datengräber werden abgelöst durch inhaltlich strukturierte Informationsspeicher. Die entsprechenden Metadatenmodelle müssen definiert, implementiert und mit Datenmodellen bestehender Fachsysteme gekoppelt werden. Dazu zählen beispielsweise das ERP-System der Finanzabteilung oder das CRM-System von Marketing / Vertrieb.

Nur so lässt sich eine sinnvolle, zielgerichtete und systemübergreifende Nutzung von Daten und Dokumenten realisieren. Aus diesem Grund sind Master Data Management und Datenhoheit auch wesentliche Themen in ECM-Projekten.

Gleichzeitig steigt die Verantwortung für die Erfassung und Pflege von Daten. Grund dafür ist, dass ECM nur dann funktioniert, wenn die Informationen früh, korrekt und entsprechend der definierten Zielstruktur erfasst werden.

Um eine regelbasierte Unterstützung der Mitarbeiter zu ermöglichen, müssen die Anwendungsfälle und Aufgabenstellungen entsprechend spezifiziert werden. Damit sind verschiedene Fragen zu lösen: Was? Woher? Wofür (Bearbeitungskontext)? Der Entwurf dieser logischen Modelle der Ablage, Verteilung und Nutzung ist mitunter relativ aufwändig. Er bringt aber auch hohen Nutzen im Projekt.

Wie Prozesse zur bedarfsgerechten Unterstützung durch ECM beitragen

Auch die Art des Umgangs mit Informationen ändert sich. Die in der Theorie oft gezogenen Grenzen zwischen starren Workflows und flexibler Projektarbeit werden aufgeweicht:

• Die Teams nutzen Automatismen (z. B. Informationsabonnements zur automatischen Benachrichtigung bei neu eingehenden oder veränderten Dokumenten), um die Mitarbeitenden zu entlasten, die Bearbeitung abzusichern und Fehlerquoten zu reduzieren
• Für kreative und offene Aufgaben werden Ad-hoc-Workflows und Collaboration-Funktionen genutzt
• Mit dem Schlagwort Vorgangs- oder Case-Management positionieren viele Anbieter die bedarfsgerechte Kombination aus Informationen, Aufgaben und Kommunikationsmöglichkeiten

Kunden können in diesem Kontext von vordefinierten Best Practices profitieren und so schnell in die Projekte einsteigen. Durch Trends wie Social Media und Networking ändert sich die Erzeugung und Bewertung von Inhalten. Informationen müssen schnell erstellt, verteilt, verlinkt und mit entsprechenden Tags (oder einer anderen Form von Metadaten) eingeordnet werden können. Dieses Wissen ist anschließend mit bereits vorhandenen Inhalten zu verknüpfen.

Gleichzeitig müssen Lösungen für ein immer stärker verteiltes Arbeiten gefunden werden. Viele Teams setzen sich nicht nur aus den Mitarbeitenden eines Unternehmens zusammen. Häufig werden Partner, sonstige Experten, Behörden und die Kunden selbst in Prozesse eingebunden.

Diese Form der Collaboration setzt zum einen leistungsfähige Plattformen voraus, die die Dokumente und Aufgaben sicher bereitstellen können. Im Finanzbereich können dies bspw. Lieferanten, Behörden oder Mitarbeitende von rechtlich selbständigen Tochterunternehmen sein.

Gleichzeitig müssen Zugang und Bedienung möglichst einfach sein, insbesondere auch für sporadische ECM-Anwender. Es muss organisatorisch geklärt werden, welche Inhalte für welchen Personenkreis unter welchen Bedingungen bereitgestellt werden dürfen.

Viele Anwender im Finanzbereich nutzen die Integration von ECM-Systemen in ERP-Anwendungen. Dadurch können sie von konkreten Sachverhalten direkt in die entsprechende Akte abspringen. So können bedarfsgerecht die entsprechenden Inhalte, aber auch die zusätzlichen Funktionen eines ECM-Systems bereitgestellt werden.

In der Gesamtarchitektur des Unternehmens muss das ECM-System eine Informationsdrehscheibe bilden können. Daten und Dokumente aus unterschiedlichen Anwendungen müssen erfasst, klassifiziert und bereitgestellt werden können.

In der Gesamtarchitektur des Unternehmens muss das ECM-System eine Informationsdrehscheibe bilden können. 

Daher werden die Schnittstellen kontinuierlich ausgebaut. Neben der Kopplung im Backend werden auch Frontend-Mechanismen genutzt. So werden beispielsweise Schlüsselwerte aus den Masken beliebiger Drittsysteme abgegriffen und die entsprechende digitale Akte angezeigt.

Noch komplexer wird das Zusammenspiel der Systeme, wenn auch Workflows verbunden werden sollen. Die Datenhoheit muss zu jedem Zeitpunkt organisatorisch geklärt und entsprechend technisch abgebildet sein.

ECM-Systeme zur Wissenssicherung und Erfüllung gesetzlicher Anforderungen der Finanzabteilung

Das Wissen eines Unternehmens ist ein wesentlicher Produktionsfaktor und – richtig eingesetzt – ein Wettbewerbsvorteil. Oft sind die zum Aufbau dieses Wissens erforderlichen Inhalte aber stark verteilt und die Ablagen nicht einheitlich strukturiert. Zu viel dieses Wissens liegt in den Köpfen der Mitarbeitenden. Dies steigert deren Arbeitsbelastung, da sie es als Experten immer wieder verteilen und kommunizieren müssen.

Gleichzeitig ist die Einhaltung von Nachweispflichten eine wesentliche Anforderung. Durch die steigende Zahl an Quellen und Dokumenten sowie immer neue Regularien steigt die Komplexität des Themas. Ohne Systemunterstützung kann eine Erfüllung nur mit sehr hohem Aufwand oder oft gar nicht gesichert werden.

ECM-Systeme unterstützen die Erfassung, Nutzung und Verwaltung von Inhalten umfassend. Die Informationen und ihr Weg durch das Unternehmen werden – unter Berücksichtigung des Datenschutzes – transparent nachvollziehbar.

So können gesetzliche Anforderungen einfacher und besser erfüllt werden, genau wie vertragliche Vereinbarungen mit Partnern. Gleichzeitig wird vorhandenes Wissen besser erfasst, nutzbar gemacht und abgesichert. Kosten für unnötige Datenbestände (Kopien, veraltete Versionen etc.) sinken, der Zugriff auf relevante Inhalte wird beschleunigt. Dadurch werden Prozesse verbessert.

ECM zur Unterstützung und Entlastung der Mitarbeiter

Im Kampf um kompetente, leistungsfähige Mitarbeiter haben die Unternehmen erkannt, dass ein entsprechendes Arbeitsumfeld bereitgestellt werden muss. Der Anwender wird nicht allein durch kostenfreie Getränke, Obstkörbe oder ein unternehmenseigenes Fitness-Studio motiviert werden können. 

Er muss in erster Linie die ihm gestellten Aufgaben effektiv erledigen können. In den vergangenen Jahren haben wir immer wieder Projekte begleitet, die dazu dienten, den Mitarbeiter die erforderlichen Informationen und Funktionen bereitzustellen.

ECM ist dann erfolgreich, wenn es für die Mitarbeiter einen klaren Mehrwert liefert. Die Gestaltung der Oberflächen muss entsprechend seiner Anforderungen sein. 

Typische Anforderungen in aktuellen Projekten sind hier (nutzergruppenspezifische) Akten- und Vorgangssichten, Schlagwortsuche ähnlich bspw. der Google-Suche über alle Inhalte sowie die Einbindungen in Mailclients und andere bereits genutzte Anwendungen.

Vorteile durch ECM-Systeme: Prozesse und Wissen verbinden

Bei der Aufgabenbearbeitung muss der Anwender von Routineaufgaben entlastet werden und sich auf seine eigentlichen Aufgabenfelder konzentrieren können. Die vorhandenen Informationen und Systemfunktionen werden dabei in unterschiedlicher Form genutzt.

Als Steuerungswissen dienen Regeln, welche die automatische Abarbeitung von Teilschritten erlauben und so Zeit und Kosten sparen. Auf Basis der Datenklassifikation kann Unterstützungswissen in der Systemmaske bereitgestellt werden. Das System sammelt dann die für eine Entscheidung erforderlichen Inhalte. So kann der Anwender schneller und umfassender informiert handeln.

Durch Kontrollwissen kann das System Verstöße gegen Vollständigkeit (fehlende Werte oder Schritte), Korrektheit (widersprüchliche Werte) oder Plausibilität (ungewöhnliche Wertekonstellationen) erkennen und den Anwender darauf hinweisen.

Die Nutzung dieses Wissens kann regelgesteuert automatisiert werden. Das System unterstützt den Anwender damit proaktiv in der Aufgabenbearbeitung. Dies kann auch den Einstieg in die Prozesse umfassen, indem das System im Rahmen der Problemidentifikation den Handlungsbedarf erkennt, die Aufgabenstellung eingrenzt und die passende Prozessbearbeitung auslöst.

Häufiger Anwendungsfall ist die Überwachung von verschiedenen Eingangskanälen, um direkt Prozesse auszulösen, wenn neue Inhalte eingehen (bspw. Überwachung von Lieferantenverträgen, Reaktionszeiten bei Anfragen oder der Abgleich von Plan-Zahlen im Vergleich zu Ist-Zahlen – sofern diese nicht im ERP-System abgebildet sind).

Die Prozessprotokollierung erlaubt die Nachweisbarkeit einzelner Prozessinstanzen ebenso wie die übergreifende Analyse der Abläufe und Wissensnutzung. So können beispielsweise Engpässe oder weiterer Unterstützungsbedarf aufgedeckt werden. Damit wird eine kontinuierliche Prozessverbesserung unterstützt.

Wie ECM-Systeme auch in Zukunft unterstützen können

ECM verbindet Informationen, Abläufe, Systeme und Mitarbeiter der Finanzabteilung und des gesamten Unternehmens. Die Systeme bieten die technischen Möglichkeiten und Funktionen für die Realisierung. Für eine erfolgreiche Umsetzung muss aber auch der organisatorische Rahmen geschaffen werden.

Aktuelle Trends zum anderen Umgang mit Informationen und zur immer breiteren Nutzung von Inhalten verstärken den Bedarf an ECM-Lösungen. Der Bruch zwischen der digitalen Arbeit im ERP-System und dem Papierordner im Schrank muss beseitigt werden. Es muss möglich sein, schnell, flexibel und direkt mit allen Informationen zu arbeiten: Daten, Dokumente und Prozesse.

Anwender in der Finanzabteilung und anderen Bereichen müssen sich daher auf eine andere Art des Arbeitens einlassen. Das papierlose / papierarme Büro muss als klarer Vorteil erkannt und entsprechend umgesetzt werden. Aufgabe des Managements ist es, eine klare Vision zu entwickeln und die Rahmenbedingungen für ihre Umsetzung zu schaffen.

Die Vorteile für den Einzelnen sowie die gesamte Organisation sollten dabei sehr schnell klar werden. Und eine Alternative gibt es nicht, da die Komplexität und die Ansprüche immer weiter steigen und mit „klassischen Lösungen“ der Dokumentenverwaltung nicht mehr abzudecken sind (bspw. Verwaltung von Dokumenten mit Hilfe eines Fileservers).

ECM ist eine Chance auf einen besseren Umgang mit Informationen. Gleichzeitig eröffnet es die Möglichkeit, abteilungsübergreifend, schneller, einfacher und besser zu arbeiten. Überlegen auch Sie, wie Ihre Finanzabteilung bzw. Ihr gesamtes Unternehmen von ECM profitieren kann.

19. Mai 2020

Von Dr. Martin Böhn

Warum ein Track ECM und Rechnungseingangsbearbeitung auf einer Fachtagung Finance und Controlling? Weil es Sinn macht. Nutzen Sie den Track ECM und Rechnungseingangsbearbeitung, um zu erfahren wie Sie Informationen schneller und einfacher finden und in Prozessen nutzen können.

Zu viele Prozesse bei Planung, Finanzen und Controlling dauern zu lange, sind zu umständlich oder zu intransparent. Die Suche nach aktuellen Ist-Daten und erforderlichen Dokumenten nimmt zu viel Zeit in Anspruch. Daher bieten wir auf der DFC einen Track für ECM und Rechnungseingangsbearbeitung an, um die Verbesserung von Informations- und Prozessmanagement ganzheitlich zu beleuchten.

Planung und Controlling benötigt die gute Qualität der Vorsysteme. Der Erfolg hängt maßgeblich von der Effizienz der Finanzprozesse und der Qualität der zugrundeliegenden Daten ab.

ECM-Systeme unterstützen die Erfassung, Verwaltung und vor allem Nutzung von Dokumenten – im Kontext der jeweiligen Aufgaben.

Das Aufgaben- und Prozessmanagement unterstützt die transparente, schnelle Bearbeitung – unter Einhaltung der definierten Regeln und Fristen. Für die Bereiche Finanzen und Controlling bieten sich damit verschiedene Potenziale durch solche Lösungen:

Aktuelle, gesicherte Informationen zu aktuellen Forderungen und deren Bearbeitungsstatus

• Schnellere Bearbeitung der Rechnungen, damit aktuellere Daten für einen Abgleich der Ist-Daten aus der Rechnungseingangsbearbeitung mit Planungen
• Größere Transparenz über eingegangene, aber noch nicht bearbeitete Rechnungen
• Absicherung der Bearbeitung durch im Workflow hinterlegte Regelungen, bspw. zur Vermeidung von Skontoverlusten, Berücksichtigung von vereinbarten Rabatten

Zugriff auf umfassendere Stamm- und Bewegungsdaten

• Vertragsdaten, besondere Nebenbedingungen, Erläuterungen – oft fehlen wesentliche Informationen im ERP-System, da diese nur in den Dokumenten hinterlegt sind. Das hat eine umständliche Suche in der Dateiablage / den Papierordnern zur Folge. Vertragsakten sowie Lieferanten- und Projektakten liefern schnell die wesentlichen Inhalte – bedarfsgerecht für jeweilige Aufgabe.
• Aktuelle Bewegungsdaten bspw. aus der Rechnungseingangsbearbeitung

Entlastung von der Informationssuche – Mehr Zeit für die eigentlichen Aufgaben

• Prozesssteuerung durch Workflows und Aufgabenmanagement, bspw. bei Abstimmungen, Freigaben, Informationsanfragen bei anderen Abteilungen
• Bedarfsgerechter Zugriff auf Inhalte durch elektronische Akten und Vorgänge
• Verknüpfung inhaltlich zusammengehöriger Informationen über Metadaten, damit auch bessere Suche und verschiedene Sichten auf Sachverhalte
• Absicherung der Bearbeitung durch Regeln in Akten und Prozessen sowie eine revisionssichere Archivierung

Gutes Controlling und verlässliche Planung brauchen entsprechende Werkzeuge für Planung, Performance Management und BI – aber eben nicht nur. Dokumente, Prozesse und deren Metadaten sind wesentliche Informationsbausteine.

Daher bietet Ihnen das Segment ECM und Rechnungseingangsbearbeitung einen kompakten Überblick über intelligente Informationsverarbeitung und Vorgangsunterstützung. Erfahren Sie kompakt in einer Stunde, wie solche Systeme Sie in Ihren Aufgaben unterstützen können.

15. Januar 2020

Von Dr. Martin Böhn

Der Wandel von Kyocera vom reinen Druckspezialist zum Anbieter von verbundenen Hard- und Softwarelösungen geht weiter. Mit Optimal Systems übernimmt die Gruppe einen weiteren ECM-Anbieter.

Optimal Systems und Ceyoniq sind nun Geschwister

Der Wandel von Kyocera vom reinen Druckspezialist zum Anbieter von verbundenen Hard- und Softwarelösungen geht weiter. Mit Optimal Systems übernimmt die Gruppe einen weiteren ECM-Anbieter.

Für Kyocera ist es nach Ceyoniq und Alos ein weiterer Softwarehersteller aus dem Bereich ECM. Damit sollen bessere, durchgängige Lösungen bezogen auf die Geschäftsprozesse angeboten werden können (Erfassung, Verwaltung, Nutzung, Ausgabe), aber auch die Verbindung aus verbundener Hardware, Software und Dienstleistung.

Kyocera erhofft sich neue Kundenschichten und stärkere Kundenbindung

Kyocera Document Solutions setzt damit konsequent weiter seinen Um- und Ausbau fort. Neben Hardware und Hardware-nahen Themen sollen Software und Beratung gesetzt werden, um so den Kunden umfassendere Lösungen bieten zu können. Papier und digitale Arbeitsweisen werden verknüpft. Gleichzeitig versucht man damit die Kundenbindung zu stärken, da eine tiefere Vernetzung mit den Geschäftsprozessen erfolgt.

Kyocera Document Solutions setzt mit der Übernahme konsequent seinen Um- und Ausbau fort.

Betont werden die „technische Integrationskompetenz, die Individualisierung und die Expertise“, also alles Punkte, welche eine projektbezogene enge Verknüpfung mit den Kunden verdeutlichen. Damit möchte Kyocera zusätzliche Einnahmequellen schaffen und seine Wettbewerbsposition stärken, um bestehende Kunden besser zu halten und neue zu gewinnen.

Kyocera hat hierfür bereits einige Zukäufe durchgeführt, auch Canon (IRIS Group) und Ricoh (Docuware) haben schon entsprechende Investitionen getätigt. Allerdings wird aktuell noch nicht deutlich, wie aus den verschiedenen Unternehmen in der Gruppe ein einheitliches, abgestimmtes Gesamtangebot entstehen soll. Oder ob dies überhaupt erfolgen soll, da viele der Unternehmen selbstständig weiter agieren wie Optimal Systems auch. Kyocera Document Solutions wäre nicht der erste Anbieter mit einer Mehr-Marken-Strategie.

Optimal Systems erhält Geld und internationale Strukturen für das Wachstum

Auch aus ECM-Sicht machen die Investitionen Sinn: Für die digitale Transformation und die Internationalisierung sollen viele Anbieter neu aufgestellt werden. Um schnell agieren zu können, wird Geld von außen geholt. Andere Anbieter wie bspw. SER haben Investoren hinzugezogen. 

Zudem erhofft man sich neben den finanziellen Mitteln Vorteile aus dem Zugriff auf ein internationales Netzwerk an neuen Kollegen und Partnern.

Bisherige Kyocera-Kunden sollen mit ECM-Angeboten versorgt werden – sofern dies nicht bereits eine andere Kyocera-Tochter gemacht hat. Auch aus dem Angehen der jeweiligen Bestandskunden können so Cross-Selling-Effekte entstehen.

Optimal Systems, Ceyoniq, Alos… nun eine glückliche Familie?

In der Presseerklärung wird die klare Aussage getroffen, dass Optimal Systems „unabhängig bleiben und unverändert weitergeführt“ werden soll. Das wird spannend werden, da sich einige „Familienmitglieder“ Konkurrenz machen. Die neuen Schwestern Ceyoniq, Optimal Systems und Alos haben viele Überschneidungen. Sie agieren häufig als Marktbegleiter und gehen zum Großteil gleiche Kundengruppen an.

 Die neuen Schwestern Ceyoniq, Optimal Systems und Alos haben viele Überschneidungen.

Im vorliegenden Fall ist die ruhige, lose Zusammenführung sicher eine gute Vorgehensweise. Optimal Systems hat in den vergangenen Jahren ein starkes Wachstum bei Mitarbeitern und Partnern verzeichnet. Dies und die Strategie mit zwei Systemplattformen erfordert viel Aufwand und Koordination – eine umständliche Integration in den Konzern kann Optimal Systems zum jetzigen Zeitpunkt sicher nicht gebrauchen.

Beispielsweise bei Ceyoniq hat Kyocera schon gezeigt, dass sie es können. Ansprechpartner wurden beibehalten, Produkte und Marktauftritt gestärkt und der eingeschlagene Kurs fortgesetzt.

Kunden müssen sich nicht sorgen – vorerst

Für die Kunden soll sich zunächst einmal nichts ändern. Auch bei zukünftigen Ausschreibungen können die verschiedenen Anbieter weiter aufeinandertreffen – auch wenn sie Teil der gleichen Unternehmensgruppe sind. Ob sich Synergien im technischen Bereich oder beim Voranbringen von Themen ergeben werden, wird sich zeigen.

Bisher ist Kyocera vergleichsweise leise vorgegangen und hat die Töchter relativ selbstständig agieren lassen. Hier hat das teilweise neue Management auch manche gute Idee mitgebracht und in die Unternehmen der Gruppe eingebracht.

Damit bleibt die Frage, wie der angestrebte Wachstumspfad zu beurteilen ist. Auf der einen Seite bietet dieses Wachstum Chancen, noch mehr neue Ideen zu entwickeln und umzusetzen. Die Kunden können damit von anderen Projekten profitieren. Gleichzeitig wird die Organisation aber größer und die Vorteile der vergleichsweise schnellen Reaktionswege eines mittelständischen Unternehmens können verloren gehen – gerade auch für mittelständische Kunden.

Beim Wachstum nicht die Wurzeln vergessen – ECM muss den Kunden im Blick haben

Durch die digitale Transformation ergeben sich viele neue Chancen für die Unternehmen, die entsprechende Lösungen auch wirklich umfänglich, vernetzt und flexibel anbieten können. Daher bietet diese Investition beiden Seiten die Chance, sich besser zu positionieren. Produkt- und Projektsicht, Standard und Individualisierung, Hardware, Software und Consulting können so verbunden werden.

Aber wenn man vor lauter Visionen den Mittelstand und die bestehenden Partnernetzwerke nicht mehr ausreichend beachtet, wird man kaum erfolgreich sein. Der spannendste Markt bleibt der Mittelstand mit seinen vielen, lukrativen Projekten. Wer so groß wird, dass er nicht mehr zuhört und reagiert, der wird bald merken, dass es immer neue Wettbewerber gibt, die genau diese Flexibilität und neue Lösungsansätze bieten.

Zum jetzigen Zeitpunkt lässt sich diese Übernahme nicht seriös bewerten, da noch zu viele Details zum zukünftigen Marktauftritt unklar sind. Wir bei BARC hoffen aber, dass Optimal Systems auch weiterhin – und nun gestärkt mit einem großen Partner – wichtige Impulse für den ECM-Markt setzt.

19. November 2019

Von Dr. Martin Böhn, Sabine Kraus, Michael Schiklang

Die zunehmende Digitalisierung umfasst auch einen anderen Umgang mit Dokumenten. Was muss beachtet werden, um Dokumente nicht nur besser abzulegen, sondern vor allem besser zu nutzen?

Systeme für Enterprise Content Management (ECM) bieten umfassende Funktionen und Schnittstellen zur Unterstützung der dokumentenbezogenen Aufgaben. Ohne die entsprechende Ausgestaltung der Prozesse und ohne ein gutes Change-Management führen die Projekte aber nicht zum Erfolg. Diese Aspekte müssen bei der Definition und Umsetzung der Digitalisierungsstrategie eines Unternehmens berücksichtigt werden.

Hin zur passenden ECM-Lösung

An erster Stelle muss sich ein Unternehmen über seine Ziele im Bereich ECM klar werden. Dies erfordert sowohl große Visionen zum zukünftigen Arbeiten als auch realistische Teilziele, die schnell umgesetzt werden können.

In diesem Schritt ist es wichtig, sich über die Trends und Begrifflichkeiten im Klaren zu sein. Das Wissen über die richtige Einordnung der Themen kann z.B. durch Gespräche und Vorträge auf Messen und ähnlichen Veranstaltungen, durch Unterstützung beratender Experten mit gezielten Workshops im Unternehmen oder mit Hilfe von Fachbüchern und (Online-) Fachbeiträgen aufgebaut werden. So werden keine wesentlichen Aspekte übersehen und alle Projektmitglieder haben das gleiche Verständnis.

Sobald die Strategie definiert ist, kann der Fokus auf mögliche Einsatzszenarien des Unternehmens (Organisationseinheiten, Aufgaben, Prozesse) gelegt werden.

Zudem sollten sich Unternehmen genügend Zeit nehmen, um im nächsten Schritt alle Informationen und Arbeitsweisen kritisch zu hinterfragen. Spätestens ab diesem Zeitpunkt sollten die Mitarbeiter miteingebunden werden, um deren Wissen über interne Abläufe, nötige Informationen sowie Arbeitsweisen zu nutzen. Gleichzeitig wird damit die Akzeptanz für das Projekt und die später einzuführende Software gestärkt. Am Ende lassen sich so fundierte technische, funktionale und prozessbezogene Anforderungen des Unternehmens ableiten, welche (gegebenenfalls ergänzt durch Erfahrungswissen von Experten) das Pflichtenheft zur Suche eines entsprechenden Systems bilden.

Im Zuge der ersten Marktbetrachtung werden definierte K.O.-Kriterien zur Eingrenzung der in Frage kommenden Lösungen genutzt. Anschließend können Teile des Lastenhefts genutzt werden, um die so identifizierten Anbieter detaillierter zu bewerten und damit die Auswahl weiter einzugrenzen.

Am Ende des Auswahlprozesses sollte das Unternehmen die am besten bewerteten Anbieter zu einer strukturierten Präsentation ihrer Lösung einladen. Anhand realer Aufgabenstellungen des Unternehmens können so Szenarien definiert werden, welche eine Beurteilung der Funktionalität und Handhabung erlauben. Zusätzlich erhält man so einen Eindruck der Arbeitsweise des Anbieters, der Rückschlüsse auf die mögliche Betreuung erlaubt. Daher ist es wichtig, dass alle Bieter den gleichen Leitfaden abarbeiten.

Diese Präsentationen sind auch ein wichtiger Bestandteil des Kommunikations- / Change-Managements. Die Teilnehmer gewinnen einen Eindruck, wie das System die Anforderungen der alltäglichen Arbeit erfüllen kann und wie das präsentierende Anbieterteam das Unternehmen gegebenenfalls supportet, beispielsweise mit eigenen Ideen und Erfahrungen aus anderen Projekten. Die Teilnehmer können durch die entstandenen Eindrücke ein Ranking der Lösungen und Teams mit ins Projekt einbringen, aber auch die Konzepte besser verstehen und neue Ideen generieren.

Tipps für Ihren Weg

Nutzen Sie die Möglichkeiten der Systeme in Verbindung mit eigenem Wissen und Erfahrungen. Wie oben beschrieben, wird es sich auszahlen, entsprechende Mitarbeiter bzw. eine kleine Mitarbeitergruppe fortzubilden. Etablieren Sie diese als Leitung des ECM-Projekts und als Ansprechpartner für alle Mitarbeiter. Zudem sollten die Mitarbeiter frühzeitig eingebunden werden, um die jeweiligen Mehrwerte zu vermitteln und Ängste frühzeitig abzubauen.

Der Wissensaufbau des Projektteams und der Mitarbeiter sind essenziell wichtig für ein erfolgreiches Projekt. Schon Konfuzius sagte „Zu wissen, was man weiß, und zu wissen, was man tut, das ist Wissen“. Dies lässt sich auch auf Projekte übertragen, denn nur mit entsprechendem Know-how können Prozesse und Anforderungen für die zukünftige Softwareauswahl optimiert werden. Grundlegendes Wissen im Bereich ECM (ECM-Markt, Trends, Prozesse etc.) sollte unbedingt durch entsprechenden Content aufgebaut und eingebracht werden. Auch eine ergänzende Begleitung des Projekts durch externe Experten entlastet das Projektteam und bringt noch mehr Wissen in das Unternehmen ein, mit dem Ziel einer erfolgreichen Umsetzung des ECM-Projekts.

3. Mai 2018

Von Dr. Martin Böhn

Die richtige Information zur richtigen Zeit wird in der modernen Arbeitswelt immer mehr zur Herausforderung. Immer mehr Inhalte aus immer mehr Quellen stehen bereit, gleichzeitig steigen die Ansprüche an eine schnelle und flexible Verarbeitung.

Die Digitale Transformation hat verändert, wie man Informationen sieht und diese nutzen will. Daher kommt der richtigen Erfassung, Verwaltung und insbesondere Bereitstellung eine hohe Bedeutung zu. Es genügt nicht, möglichst viele Informationen zu sammeln. Diese müssen in einen Kontext gebracht werden, um direkt genutzt werden zu können. Daher ist die Verbindung von Inhalten, Prozessen, Werkzeugen und den entsprechenden Mitarbeitern entscheidend. Welchen Wert eine Information hat, ist davon abhängig, wer sie für welche Anwendungsfälle nutzen kann.

Digitale Transformation: Anders arbeiten müssen

Mit konventionellen Ansätzen kann man die moderne Arbeitswelt nicht ausreichend unterstützen. Nicht nur die Rahmenbedingungen haben sich geändert, auch die Ansprüche der Kunden, Partner und nicht zuletzt Mitarbeiter. Es hat sich ein Prozess in Gang gesetzt, bei dem neue technische Möglichkeiten gute Anwendungsideen generieren und aus den Einsatzszenarien wiederum Impulse für die technische Weiterentwicklung generiert werden. Aus Sicht vieler Anwender kann man diesen Zusammenhang relativ einfach auf den Punkt bringen: „Das muss doch auch anders gehen – so kann ich nicht arbeiten!“ Unternehmen sehen sich gezwungen, bessere Konzepte und Werkzeuge bereitzustellen, um ihre Mitarbeiter zu unterstützen. Sonst können die anstehenden Aufgaben kaum bewältigt werden, es drohen fehlerhafte Prozesse, zu lange Reaktionszeiten, verärgerte Kunden und frustrierte sowie überforderte Mitarbeiter. Die Veränderung der Arbeitswelt – und generell der digitalen Erlebniswelt – stellt verschiedene Anforderungen an eine gezielte Verbesserung:

• Bessere Unterstützung des Mitarbeiters in seinen Aufgaben: 
  Die Mitarbeiter fordern die richtigen Werkzeuge, um sich ihren Aufgaben widmen zu können. Wenn zu viel Zeit mit dem Suchen und Überprüfen von Informationen verloren geht, bleibt zu wenig für die eigentliche Arbeit. Dies führt zu Frustration, der Verlust insbesondere von guten Mitarbeitern droht.
• Bessere Unterstützung der Vorgänge: 
  Produkte und Leistungen werden immer variantenreicher. Gleichzeitig zwingen Kostendruck und gesetzliche Vorgaben zur Definition und Einhaltung von Standards. Es muss eine gute Kombination aus bewährten Strukturen und benötigter Flexibilität geschaffen werden. Dies gilt auch für die Vorgangsbearbeitung: Werkzeuge für strukturierte Workflows und solche für Kollaboration müssen kombiniert werden können.
• Nutzung neuer Technologien: 
  Künstliche Intelligenz bietet viele Möglichkeiten der Generierung und (automatisierten) Anwendung von Wissen. Werkzeuge wie Text Mining oder regelbasierte Expertensysteme bieten viele Potenziale.
• Verbindung von internen und externen Quellen: 
  Informationen werden selbst erstellt, im Dialog ausgetauscht oder aus externen Quellen überführt. Insbesondere Soziale Medien etablieren sich als zusätzlicher Kommunikationskanal. Die relevanten Inhalte müssen zusammengeführt werden können, um eine ganzheitliche Sicht zu gewährleisten. Andernfalls drohen Informationsverlust und Fehler in Prozessen.
• Verbindung der Informationswelten – Ein zentraler Arbeitsplatz: 
  Der Wechsel zwischen verschiedenen Systemen und insbesondere die redundante Eingabe von Informationen vernichtet wertvolle Arbeitszeit und bietet ein hohes Fehlerpotenzial. Daher werden virtuelle Arbeitsplätze gefordert, welche die relevanten Inhalte, Aufgaben und Funktionen bündeln können.
• Einfachere Erfüllung von Nachweispflichten: 
  Steuergesetze, Datenschutz/DSGVO und vertragliche Pflichten zwingen Unternehmen, die Sammlung, Verwendung, Speicherung und Vernichtung von Informationen gezielt zu steuern. In vielen Unternehmen kann dies aufgrund mangelhafter Systemunterstützung aber kaum sichergestellt werden.

Potenziale durch ECM: Wissen erzeugen und nutzen

ECM-Systeme unterstützen die Schaffung, Bewahrung und Anwendung von Wissen auf verschiedenen Ebenen. Die relevanten Informationen können strukturiert und bedarfsgerecht bereitgestellt werden, damit der Anwender schnell die erforderlichen Entscheidungen ableiten und Tätigkeiten durchführen kann.

Dazu ist eine Verbindung von Wissensbausteinen und Prozessen erforderlich, damit der erforderliche Bearbeitungskontext gegeben ist. Zudem ist auf die Rolle des Anwenders zu achten, also welche Arbeitsweisen und Aufgabengebiete zu unterstützen sind.

Wissen kann dabei verteilt vorliegen. Um über einen bestimmten Sachverhalt entscheiden zu können, ist es oft erforderlich, verschiedene Wissensarten zu verbinden:

• Daten (Datenbanken, Fachsysteme),
• Dokumente (inkl. Aktenstrukturen),
• Prozesse (Ablaufstrukturen und konkrete Bearbeitungsfälle) und nicht zuletzt
• Mitarbeiter (Kenntnisse, Erfahrungen).

Durch die Verbindung mit einer konkreten Aufgabe wird die Nutzung erleichtert und so ein konkreter Mehrwert geschaffen. Die Unterstützung des Mitarbeiters bei der Vorgangsbearbeitung ist auf verschiedene Arten möglich:

• Steuerungswissen: Nutzung von Regeln zur Automatisierung
• Unterstützungswissen: Bereitstellung relevanter Sachverhalte, um Entscheidungen zu vereinfachen
• Kontrollwissen: Nutzung von Kontext, um Widersprüche und fehlende Informationen aufzudecken
• Problemidentifikation: Erkennen eines Handlungsbedarfs und Anstoß der richtigen Prozesse
• Prozessprotokollierung: Nachweis der Bearbeitung in Einzelfällen und Basis für Analysen zur Verbesserung der Arbeitsstrukturen
• Proaktive Unterstützung: Automatische Bereitstellung von relevanten Inhalten, ohne dass der Anwender erst eine Suche starten muss

So ist aus Sicht des Anwenders eine Konzentration auf das Wesentliche möglich. Dort wo seine Entscheidungskompetenz und sein Fachwissen gefordert sind, müssen die Systeme die Bearbeitungsfunktionen bereitstellen.

Wo es allerdings keinen Entscheidungsspielraum gibt oder die Aufgabe selbst trivial ist (z. B. „immer“ Information an anderen Bereich, „immer“ Wandel des Dokuments in PDF), kann das System durch eine entsprechende Regel unterstützen („Immer“ ist etwas, mit dem ein System sehr gut arbeiten kann.).

Erfolgreich umsetzen: Mitarbeiter einbinden

Die Digitale Transformation allgemein und die stärkere Unterstützung (und damit auch Führung) durch Softwaresysteme in der Vorgangsbearbeitung erfordert ein Umdenken. Es ist eine andere Art des Arbeitens, die häufig im ersten Moment abgelehnt wird. Oft fehlt das Verständnis für die Vorteile, die eine Umstellung für die eigene Tätigkeit mit sich bringen würde.

Zudem müssen die Rahmenbedingungen bereitgestellt werden: ein solches Projekt braucht Zeit und Ressourcen, die Ziele und Maßnahmen müssen gut kommuniziert werden. Nicht zu vergessen sind aufgabenorientierte, kontinuierliche Schulungen.

Bei Anforderungsanalyse und Prozessdesign sind bestehende Abläufe kritisch zu hinterfragen. Es gilt, zum einen das Erfahrungswissen und Best-Practice-Ansätze zu übernehmen, zum anderen aber auch die neuen Möglichkeiten zu nutzen. Zudem muss eine Prüfung der Arbeitsweisen auf Konformität zu den aktuellen Zielen und Rahmenbedingungen erfolgen.

Vor allem darf das Projekt nicht als „Softwareprojekt“ abgestempelt werden. Es geht um neue Arbeitsweisen und Prozesse, eine neue Art, mit Informationen umzugehen und zu kommunizieren.

Richtig aufgesetzt bietet ein solches Projekt den Nährboden für eine kontinuierliche Verbesserung: die Mitarbeiter müssen begeistert sein und eigene Ideen einbringen können. Idealerweise wird das System als wertvolles Werkzeug, als „mein System“ angesehen.

ECM bietet die Chance auf viele positive Veränderungen, verbindet die technische Ebene mit Prozessen und Arbeitsphilosophien. Man muss sich diesen Themen stellen, denn der Druck von außen und innen wächst. Aber wenn man es schon tun muss, dann sollte man es richtig tun und auch Spaß dabei haben! Wer will nicht besser arbeiten können.

Für konkrete Fragen und Interesse an unseren Workshops stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung! 

3. Juli 2017

Von Michael Schiklang

Die Migration von einem alten in ein neues ECM-System ist eine nicht zu unterschätzende Aufgabe.

Essentiell wichtig bei der Migration ist, dass alle relevanten Informationsobjekte übernommen und die Aufbewahrungspflichten eingehalten werden. Zudem muss sichergestellt werden, dass auch Strukturen, Prozesse und Rechte im neuen System abgebildet werden. Der betriebliche Ablauf darf durch die Migration nicht beeinträchtigt, weswegen klare Konzepte für die Übernahme und die Schulung der Mitarbeiter erstellt werden müssen.

Zu migrierende Inhalte

Bei der Migration ist es wichtig, dass alle relevanten Inhalte berücksichtigt werden. 

Die meisten Systeme verfügen über Importer für die Massenübernahme von Dokumenten. Bei der Übernahme der Dokumente muss unbedingt darauf geachtet werden, dass deren Metadaten auch migriert werden und die Verknüpfung bestehen bleibt. Nur so kann sichergestellt werden, dass die Dokumente korrekt verwaltet und auch die Regeln für die Compliance (Fristen, Rechtemanagement für den Zugriff) eingehalten werden. Die Übernahme von Metadaten ist technisch gesehen eine Datenkopie von einer Datenbank in eine andere Datenbank. Für diese Aufgabe gibt es entsprechende Schnittstellen. Bei der Übernahme muss darauf geachtet werden, dass bei unterschiedlichen Datenmodellen im Quell- und Zielsystem ein entsprechendes Mapping vorgenommen wird. Zudem muss auch sichergestellt sein, dass alle Aspekte (Status, Signaturen etc.) die im alten System abgebildet waren, sich auch im neuen System anlegen lassen. Inhaltliche und konzeptionelle Probleme müssen frühzeitig identifiziert und entsprechende Lösungen definiert werden. 

Des Weiteren muss man Aufbewahrungs- und Löschfristen übernehmen. Nur so kann man garantieren, dass die Anforderungen an die Aufbewahrung und Vernichtung von Dokumenten durchgängig eingehalten werden.

Die Übernahme von Ablagestrukturen und Akten ist meist mit Projektaufwand verbunden. Die Höhe des Aufwands hängt davon ab, wie sehr sich die technischen Abbildungslogiken der beiden Systeme unterscheiden. Werden Akten im Alt- und Neusystem beispielsweise als eigene Informationsobjekte abgebildet, so ist die Migration viel einfacher, als wenn ein System die Akten nur auf Basis von Suchanfragen gegen die Metadaten kreiert. In diesem Fall müssen wieder entsprechende Mapping-Logiken gefunden werden, welche eine Übernahme ermöglichen.

Rollen und Rechte lassen sich meist nicht automatisch übernehmen und müssen neu angelegt werden. Grund hierfür ist, dass die Systeme teilweise komplett unterschiedlichen Logiken folgen und auch technisch anders funktionieren. Ist ein zentrales Nutzerverzeichnis vorhanden, lassen sich zumindest die Anwender wieder initial in das neue System importieren. Auch Workflows müssen in den meisten Fällen komplett neu definiert werden, da die technische Abbildung und das Vorgehen bei der Anlage bei vielen Lösungen unterschiedlich funktioniert. Hieraus ergibt sich aber die Chance, bestehende Abläufe kritisch zu hinterfragen und eventuell Verbesserungen durch das Prozess-Redesign herbeizuführen. 

Werden im System sonstige ergänzende Daten gehalten (z. B. Datenkopien aus führenden Systemen oder eigene Datenbestände), muss sichergestellt werden, dass diese auch im neuen System zur Verfügung stehen. 
Im Standard ist es meist nicht möglich, Annotationen, welche in einer eigenen Schicht vorliegen, automatisch zu übernehmen. Grund hierfür ist, dass es keinen Standard für die Abbildung von Annotationen gibt. Auf dem Dokument eingebrannte Annotationen dagegen werden beim Dokumentenimport übernommen. 

Migrationsszenarien

Grundsätzlich gibt es verschiedene Migrationsszenarien. Bei der harten Migration werden alle Inhalte auf einmal übernommen. Während der Übernahme können die Anwender nicht arbeiten. Nach der Übernahme wird das Altsystem abgeschaltet. Dieses Vorgehen funktioniert aber nur bei Systemen mit relativ wenigen Inhalten. Bei größeren Installationen ist sowohl der konzeptionelle Aufwand als auch die im Rahmen der Übernahme entstehende Downtime zu hoch. 

Alle anderen Szenarien basieren auf einem Parallelbetrieb. So kann man z. B. den Umzug bereichs- oder themenweise gestalten und in Form verschiedener Teilprojekte realisieren. Beispielsweise könnten in einem ersten Schritt alle Dokumente der Buchhaltung übernommen werden. Alternativ kann auch nur ein definierter Teil der Inhalte (z. B. die Dokumente und Akten der letzten 5 Jahre) migriert werden. Ältere Daten liegen im Altsystem, welches nur noch einen lesenden Zugriff gestattet. Rufen die Anwender Inhalte aus dem Altarchiv auf und bearbeiten diese weiter, müssen sie diese im neuen Archiv speichern. 

Eine weitere Möglichkeit ist, dass das neue System das alte Repository direkt einbinden kann. Der Vorteil dieser Methode ist, dass keine Informationsobjekte übernommen werden müssen. Im Gegensatz dazu werden die Metadaten aber meist migriert und in die eigene Indexdatenbank übernommen.

Natürlich sind auch verschiedene Mischformen realisierbar. An dieser Stelle kann keine pauschale Empfehlung abgegeben werden, welches Szenario grundsätzlich am besten für einen jeweiligen Kunden geeignet ist, da dies von der jeweiligen Ausgangsituation in den Unternehmen abhängt.

Schnittstellen

War das Altsystem über Schnittstellen mit führenden Anwendungen verbunden, muss das neue System auch über Schnittstellen in die entsprechenden Applikationen integriert werden. Wichtig ist, dass verknüpfte Objekte auch nach der Migration weiter miteinander verbunden sind. Werden z. B. Business-Objekte in SAP mit Dokumenten im Archiv verlinkt, darf diese Verknüpfung nicht durch die Migration verloren gehen. Es bedeutet, dass auch sichergestellt werden muss, dass die für die Zuordnung relevanten Schlüsselattribute (z. B. die Dokumenten-ID) übernommen werden. Wurden Funktionen des alten ECM-Systems in die führenden Anwendungen integriert (z. B. die Archivsuche), sollte auch über das neue System möglichst der gleiche Funktionsumfang zur Verfügung gestellt werden.

Vorgehen bei der Migration

Die Migration von ECM-Systemen ist meisten mit einem relativ hohen Aufwand verbunden und kein triviales Unterfangen. Insofern sollte die Migration als klar strukturiertes Projekt umgesetzt werden, welches auf einer klaren Planung und Strategie basiert. Im Rahmen der Planung sollte der Verantwortliche für das Thema Compliance rechtzeitig eingebunden werden. Es gilt die Migration so zu gestalten, dass Aufbewahrungspflichten nicht verletzt und durchgängig dokumentiert werden. Zudem ist es sehr wichtig, dass die Mitarbeiter rechtzeitig Schulungen für das neue System erhalten und dass im Unternehmen die genaue Projektplanung kommuniziert wird. Bei einem Parallelbetrieb der neuen und der alten Lösungen muss es klare Konzepte geben, welche festlegen, wo welche Inhalte liegen und wie mit den Systemen zu arbeiten ist.

Im Vorfeld der Migration sollte die Übernahme auf den Test- und Entwicklungssystemen ausgiebig getestet werden. So lassen sich frühzeitig technische Stolpersteine identifizieren und Lösungen für diese finden. Nach und während der Migration ist unbedingt zu prüfen, ob die übernommenen Inhalte fehlerfrei im neuen System zur Verfügung stehen. Hierfür sollten geeignete Stichproben definiert werden.

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