In der ersten Episode unserer Podcastreihe zum modernen Vertragsmanagement (VM) sprechen Dr. Martin Böhn und Michael Schiklang von BARC über:
✅ Die Bedeutung von VM für Unternehmen und deren Geschäftsprozesse ✅ Häufige Probleme mit VM in Organisationen ✅ Den kompletten Vertragslebenszyklus – von der Anbahnung über die Verwaltung bis zur Vernichtung ✅ Einsatzszenarien für modernes VM
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🔎 Vertragsmanagement im Wandel: Warum Unternehmen ihre Prozesse jetzt modernisieren sollten
Die Wichtigkeit von Verträgen
Verträge sind das Fundament vieler Geschäftsbeziehungen. Doch während Vertragsinhalte sorgfältig verhandelt werden, bleibt das Vertragsmanagement(VM) in vielen Organisationen unterentwickelt. Dabei kann ein professionelles, digitales Vertragsmanagement erheblich zur Effizienz, Compliance und Risikominimierung beitragen.
Warum das Thema so wichtig ist
Ob Arbeitsverträge, Kundenvereinbarungen oder Lieferantenverträge – jedes Unternehmen verwaltet eine Vielzahl von Verträgen. Ein strukturiertes VM hilft, Fristen zu überwachen, Verantwortlichkeiten zu klären und Prozesse zu automatisieren.
Typische Herausforderungen:
Dezentral verwaltete Verträge ohne Überblick
Fehlende Standardisierung bei Vertragsvorlagen
Intransparente Zuständigkeiten in Prüfung und Freigabe
Manuelle Fristenverwaltung mit hohem Risiko
Der Lebenszyklus im Vertragsmanagement
Ein ganzheitliches VM umfasst mehr als die Archivierung. Es begleitet den gesamten Vertragslebenszyklus:
Anbahnung & Verhandlung
Gültigkeit & Überwachung
Archivierung & Vernichtung
Phasenübergreifende Auswertungen – z. B. für Risikomanagement oder Compliance
Ein intelligentes VM-System ermöglicht die Koordination von Aufgaben, Fristen, Versionen und Genehmigungen – oft mit Unterstützung durch digitale Workflows.
Einsatzszenarien für modernes Vertragsmanagement
Verwaltung bestehender Verträge: revisionssicher, indexiert, mit klaren Rollen
Vertragserstellung & Prüfung: mit Workflows, Vorlagen und Genehmigungsprozessen
Analyse & Reporting: bessere Einblicke in vertragliche Beziehungen & Risiken
Fazit
Ein durchdachtes VM spart nicht nur Zeit und Geld – es erhöht auch die Transparenz und Kontrolle über geschäftskritische Dokumente. Wer seine Prozesse digitalisiert und professionalisiert, ist klar im Vorteil.
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In dieser zweiten Folge zum Thema Process Mining geht es um die spannenden Schnittstellen zu Künstlicher Intelligenz (KI), den aktuellen Markt für Process-Mining-Lösungen und konkrete Erfahrungen aus Projekten.
Erfahren Sie:
✅ Wie KI Process Mining sinnvoll ergänzt, aber nicht ersetzt ✅ Welche Entwicklung es am Markt für Process Mining gibt ✅ Wie Process Mining im Digital Workplace nicht nur Transparenz bringt, sondern auch die Grundlage für Automatisierung und Prozessverbesserung bildet. ✅ Warum Pilotprojekte oft klein starten – und was wirklich realistische Erwartungen sind.
📌 Fazit: Kennen Sie Ihre Prozesse wirklich? Diese Folge zeigt, wie Unternehmen mit Process Mining ihre operative Realität besser verstehen – und davon nachhaltig profitieren können.
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Process Mining – Schlüsseltechnologie für den Digital Workplace
Process Mining ist längst mehr als nur ein Analysewerkzeug für Geschäftsprozesse – es ist eine entscheidende Brücke zwischen operativer Realität und digitalem Zielbild. Gerade im Zeitalter der Künstlichen Intelligenz (KI) wird Process Mining zur Schlüsseltechnologie. Unternehmen stehen zunehmend vor der Herausforderung, ihre Prozesse nicht nur zu automatisieren, sondern sie überhaupt verständlich und transparent abzubilden.
Warum Process Mining so wichtig ist
In einer immer stärker vernetzten Systemlandschaft ist die Transparenz über Prozesse essenziell. Process Mining erlaubt die faktenbasierte Analyse realer Abläufe auf Basis von Systemdaten – und schafft damit eine objektive Sicht auf das „Was passiert wirklich?“. Für KI-Systeme sind diese Einblicke Gold wert: Sie liefern den notwendigen Kontext, um maschinelles Lernen gezielt und zuverlässig einzusetzen.
Denn: Es braucht keine perfekten Idealprozesse, sondern realistische Daten. Process Mining hilft dabei, genau diese zu liefern. Es schützt vor dem „Einschleifen“ von Fehlern und macht Abläufe erklärbar: Warum kam es zu einer bestimmten Abweichung? Welche Alternativen wurden tatsächlich genutzt?
KI und Process Mining – ein starkes Duo
Moderne KI-Anwendungen bieten neue Chancen:
Erkennung und Nutzung neuer Datenquellen (z. B. Texte, Sprache, Bilder)
Automatisierung von Prozessschritten
Bessere Aufbereitung und Visualisierung von Prozessergebnissen
Doch mit zunehmender Komplexität steigt auch das Risiko von Intransparenz. Hier bringt Process Mining Klarheit: Es deckt unbekannte Prozessabschnitte auf, verbessert die Nachvollziehbarkeit – und macht versteckte Optimierungspotenziale sichtbar.
Der Markt für Process Mining: Viel Bewegung, viele Möglichkeiten
Der Markt für Process Mining wächst – und verändert sich rasant. Celonis ist Marktführer und hat PAFnow übernommen. Daneben positionieren sich unter anderem Plattformanbieter wie SAP (Signavio) oder Microsoft (Minit), die Process Mining in ihre Ökosysteme integrieren. Auch Anbieter wie UIPath (mit ProcessGold) kombinieren Process Mining direkt mit Automatisierungslösungen.
Marktsegmente reichen von Speziallösungen bis hin zu integrierten Plattformstrategien. Unternehmen haben die Wahl – und sollten ihre Anforderungen sorgfältig prüfen.
Process Mining im Digital Workplace
Der Digital Workplace ist ohne Process Mining kaum denkbar. Die Technologie dient als eine neue Form von „Middleware“, die Daten kontextuell verbindet, aufbereitet und steuerbar macht. So entstehen ganz neue Möglichkeiten für das Monitoring, die Entscheidungsunterstützung und die Automatisierung.
Process Mining ist die Basis für Verbesserungsprojekte:
Welche Varianten von Abläufen gibt es?
Wo sind Prozesse nicht standardisiert – aber funktional wertvoll?
Welche Systeme, Teams oder Datenquellen sind beteiligt?
Richtig eingesetzt, unterstützt Process Mining den Aufbau eines flexiblen, datengetriebenen und anwenderfreundlichen Digital Workplace.
Erfahrungswerte aus der Praxis
Viele Unternehmen starten klein – etwa mit einem Teilprozess. Das ist sinnvoll, um Anbieter, Tools und Ergebnisse realistisch zu evaluieren. Templates der Anbieter helfen beim schnellen Einstieg, ersetzen aber nicht den Projektaufwand. Gerade nicht standardisierte Prozesse sind oft besonders lohnenswert – hier schlummert nicht selten Potenzial.
Aber Vorsicht: Die Versprechen sofortiger Amortisation und radikaler Automatisierung sind meist nicht haltbar. Process Mining ist ein kontinuierlicher Lernprozess, kein Selbstläufer.
Fazit: Process Mining bringt Licht ins Dunkel
Process Mining ist weit mehr als ein Analysewerkzeug – es ist ein strategisches Instrument für alle, die ihre Geschäftsprozesse verstehen, verbessern und zukunftssicher gestalten wollen. Besonders in komplexen Unternehmensumgebungen mit vielen Systemen und Beteiligten schafft Process Mining die notwendige Verbindung zwischen Plan und Wirklichkeit.
🔍 Ob als Einstieg in die Prozessdigitalisierung, als Basis für KI oder als Enabler für den Digital Workplace: Process Mining ist heute unverzichtbar.
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In dieser ersten Folge des Podcasts zum Thema Process Mining sprechen Michael Schiklang und Dr. Martin Böhn über die Grundlagen, das Wesen und die wichtigsten Anwendungsfälle dieser spannenden Technologie.
Erfahren Sie:
✅ Welche Herausforderungen komplexe Prozesslandschaften mit sich bringen ✅ Wie Unternehmen durch Transparenz, Analyse und Monitoring effizienter werden ✅ Was Object-Centric Process Mining (OCPM) leisten kann ✅ Warum der Finanzbereich oft ein guter Startpunkt ist und welche weiteren Szenarien sich eignen
🎯 Ideal für: CIOs, Prozessverantwortliche, Digitalisierungsbeauftragte und alle, die Prozesse datenbasiert analysieren und optimieren wollen. 🎧
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Process Mining: Der Schlüssel zur datenbasierten Prozessoptimierung
In der modernen Unternehmenswelt, die von Digitalisierung, Effizienzdruck und immer komplexeren Anforderungen geprägt ist, gewinnt Process Mining rasant an Bedeutung. Der Begriff steht für ein datengetriebenes Analyseverfahren, das Geschäftsprozesse auf Basis realer Transaktionsdaten transparent macht. Ziel ist es, Optimierungspotenziale aufzudecken, Fehlerquellen zu identifizieren und Compliance-Verstöße frühzeitig zu erkennen.
Was ist Process Mining?
Process Mining analysiert digitale Spuren, die in IT-Systemen wie ERP, CRM oder SCM hinterlassen werden. Anders als klassische Prozessmodellierung basiert es nicht auf Annahmen oder Interviews, sondern auf tatsächlichen Daten – etwa Zeitstempeln, Benutzeraktivitäten oder Systemreaktionen. Dadurch ergibt sich ein realistisches Bild davon, wie Prozesse wirklich ablaufen, inklusive aller Varianten, Schleifen und Ausnahmen.
Warum ist Process Mining wichtig?
Unternehmen haben zunehmend Schwierigkeiten, den Überblick über ihre internen Abläufe zu behalten
Systemübergreifende Prozesse mit vielen Beteiligten führen zu Intransparenz
Fehler oder Verzögerungen kosten nicht nur Zeit und Geld, sondern gefährden auch die Kundenbeziehung und regulatorische Vorgaben
🧠 Object-Centric Process Mining: Neue Dimension durch vernetzte Objekte und Kontexte
Häufige Anwendungsfälle von Process Mining:
Finanzwesen: z. B. Optimierung von Rechnungseingangsprozessen
Logistik: Nachvollziehen von Warenbewegungen über Systeme und Partner hinweg
IT-Betrieb: Kontrolle der Middleware-Integration und Reaktion auf Systemstörungen
Customer Service: Analyse von Bearbeitungszeiten und Interaktionsketten
Fazit:
Process Mining ist keine Modeerscheinung, sondern eine zentrale Säule moderner Prozesssteuerung und -optimierung. Unternehmen, die ihre Wettbewerbsfähigkeit langfristig sichern wollen, sollten Process Mining nicht nur als Analyse-, sondern als Management-Instrument verstehen.
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Langes Suchen, Verwalten und Ablegen von Dokumenten gehört der Vergangenheit an! Erleben Sie, wie die Kombination aus einem modernen Dokumentenmanagementsystem (DMS) und innovativen KI-Services Ihre Prozesse revolutioniert. Wertvolles Wissen wird organisiert und nutzbar gemacht – für eine echte Entlastung im Arbeitsalltag. Transparenz in Geschäftsprozessen, beschleunigte Abläufe und intelligente Automatisierung sorgen für mehr Effizienz und weniger manuellen Aufwand. KI-gestützte Handlungsvorschläge, Übersetzungen und Automatismen unterstützen Ihre Mitarbeiter gezielt.
Das erwartet Sie im Webinar
Benjamin Hillebrandt, Presales Consultant bei der easy software AG, zeigt anhand praxisnaher Beispiele, wie Unternehmen von KI-gestützten Services profitieren.
Lernen Sie, wie:
KI die Produktivität steigert – durch Automatisierung und intelligente Prozesse
Metadaten aus Rechnungen extrahiert und angereichert werden
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Ein Übersetzungsservice fremdsprachige Verträge effizient verarbeitet
Dr. Martin Böhn von Digital Workplace by BARC zeigt in seinem Beitrag, wie Unternehmen durch die Verbindung verschiedener Ansätze ihr Prozessmanagement optimieren können.
Dabei geht es um:
Anpassbarkeit und Best Practices: Vorgefertigte Lösungsbausteine, die individuell kombiniert werden können
Struktur und Flexibilität: Compliance sichern und gleichzeitig Raum für kreative Entscheidungen lassen
Unterstützung der Mitarbeiter: Bereitstellung relevanter Informationen und benutzerfreundlicher Oberflächen
Automatisierung durch KI: Entlastung bei Routineaufgaben, intelligente Workflows und Inhaltsgenerierung
DMS- und ECM-Systeme als Plattformen: Warum sie eine ideale Basis für modernes Prozessmanagement sind
Aktuelle KI-Trends: Wie neue Technologien die Zukunft des Dokumenten- und Prozessmanagements prägen
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Effektives Prozessmanagement bietet viele Potenziale – es geht um Flexibilität, Automatisierung und die perfekte Verbindung von Mensch und Technik. Unternehmen werden durch smarte Kombinationen aus Technologie, Information und motivierten Mitarbeitern nachhaltig erfolgreicher.
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Wie Sie durch effektives Prozessmanagement die Effizienz und Transparenz in Ihrem Unternehmen steigern können. Experten vermitteln praxisnahe Methoden und Tools, mit denen Sie Geschäftsprozesse identifizieren, analysieren und optimieren können. Lernen Sie, wie Sie Standardisierung und Automatisierung einsetzen, um Fehler zu minimieren und Ressourcen optimal zu nutzen.
Digitale Prozesse für Dokumente: Lernen Sie die Vorteile der Digitalisierung und automatisierten Bearbeitung von Dokumenten kennen. Erfahren Sie, wie Sie durch sichere und gesetzeskonforme Prozesse Ihre Effizienz steigern können.
Digitale Workflows selbst erstellt: Erhalten Sie eine detaillierte Anleitung zur Erstellung und Implementierung digitaler Workflows. Profitieren Sie von Best Practices aus verschiedenen Branchen.
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Low-Code/No-Code
Dokumenten- und Prozessverwaltung mit Ceyoniq und nscale PAP: Entdecken Sie nscale PAP von Ceyoniq. Die Process Automation Plattform hilft Unternehmen, ihre digitalen Prozesse sicher und effizient zu gestalten, Dokumentenflüsse zu optimieren, Compliance-Anforderungen zu erfüllen und die abteilungsübergreifende Zusammenarbeit zu verbessern.
Business Process Management (BPM) mit FireStart: Lernen Sie die Möglichkeiten von der FireStart BPM-Plattform kennen. Erfahren Sie anhand von konkreten Anwendungsfällen, wie Unternehmen ihre Prozesse optimieren und FireStart effektiv nutzen können.
Warum teilnehmen?
Praktisches Wissen: Erhalten Sie wertvolle Einblicke und praxisnahe Tipps, um Ihre Geschäftsprozesse mittels digitaler Workflows effizienter zu gestalten.
Expertenwissen: Profitieren Sie vom Know-how unserer erfahrenen Referenten.
Live Q&A: Stellen Sie Ihre Fragen direkt an unsere Speaker – am Ende des Webinars werden wir diese live beantworten!
Bitte melden Sie sich an, um das Webinar kostenfrei On Demand zu sehen.
In diesem Webinar präsentiert Ihnen Frau Stephanie Heil, wie die Bizagi Low Code Prozessautomatisierungsplattform für digitale Geschäftsprozesse und Workflow-Management Anwender, Applikationen, Geräte, Informationen sowie Bots für ein positives Kundenerlebnis jenseits separierter Legacy Systemen verbindet und orchestriert.
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Business Anwender: Ein Workportal für alle oder individuelle Apps für bestimmte Zielgruppen? Mit Bizagi PaaS ist beides möglich!
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Erfahren Sie mehr über den Entwicklungsprozess mit Bizagi sowie die produktbegleitenden Services (Trainings, Projektvorgehen).
Nach Abschluss meines Dualen Studiums in der Fachrichtung BWL Banken und Bausparkassen habe ich umfangreiche Erfahrungen im BPM-Umfeld in verschiedenen Positionen sammeln können. So war ich u.a. als Prozessarchitektin (Bausparkasse Schwäbisch Hall AG), Projektleiterin (Rewe Logistik Mitte-Süd), Business Analystin (Viridium Group) sowie zuletzt als Projektleiterin für eine Digitalisierungsinitiative und als Bizagi-Entwicklerin für Tegut tätig. Zu meinen Aufgaben gehörte dort auch der Wissenstransfer bezüglich Bizagi PaaS in die Organisation. Im Oktober 2023 bin ich als Solutions Consultant zu Bizagi gewechselt.
Lernen Sie Anwendungsbereiche, Potenziale und den Lösungsmarkt für Prozessmanagement kennen.
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Weitere Informationen
Wissen, was man tut, um einfacher und schneller arbeiten zu können. Das beschreibt die wesentlichen Ziele von Prozessmanagementprojekten.
Lesen Sie im BARC Basic Prozessmanagement, was sicher hinter dem Begriff verbirgt und wie Sie davon profitieren können.
Dr. Martin Böhn, Head of ECM & CRM bei BARC, beschreibt…
die wesentlichen Anwendungsbereiche und den Lösungsmarkt
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Oft sind Geschäftsprozesse mit dem Suchen nach den entsprechenden Informationen, Werkzeugen und Ansprechpartnern verbunden, was Zeit und Nerven kostet und zudem eine Fehlerquelle ist. Systeme für das Prozessmanagement (Business Process Management, BPM) bieten Funktionen zur Dokumentation, Verwaltung, Auswertung, Steuerung und (teilweisen) Automatisierung von Abläufen. Die Verknüpfung der verschiedenen Abteilungen und Systemwelten ist dabei auf unterschiedlichen Ebenen möglich, daher kommen der Konzeption und Umsetzung der Lösungen eine hohe Bedeutung zu.
Gestalten, Analysieren, Automatisieren und einfacher Arbeiten mit Prozessmanagement
Das reine Sammeln von Informationen macht selten glücklich – man muss sie auch anwenden können. Dies erfordert den richtigen Kontext aus anderen Inhalten und den entsprechenden Bearbeitungswerkzeugen. Funktionierendes Prozessmanagement führt Menschen, Daten, Dokumente, Aufgaben und erforderliche Werkzeuge zusammen. Zum Arbeitsplatz der Zukunft gehört nicht nur das orts- und zeitunabhängige Arbeiten wie das Homeoffice. Vor allem müssen Informationen so bereitgestellt werden, dass man sie direkt effektiv und effizient nutzen kann.
Prozessmanagement als übergreifendes Konzept für den Digitalen Arbeitsplatz
Unter Prozessmanagement versteht man die Definition, Dokumentation, Steuerung und Automatisierung, Auswertung und schlussendlich die stetige Prüfung und Verbesserung von Arbeitsabläufen. Die dazu erforderlichen übergreifenden (Management-)Konzepte sowie die entsprechenden Lösungen sind auch unter dem englischen Begriff Business Process Management (BPM) bekannt.
Prozessmanagement ist eine zentrale und durchgehende Aufgabe zur Sicherung des Unternehmenserfolg. Es muss klar sein, welche Informationen über welche Teilschritte von welchen Anwendern / Rollen mit welchen Werkzeugen wie und in welcher Zeit erfasst, bearbeitet, dokumentiert und weitergeleitet werden müssen. Dabei ist eine einmalige Aufnahme nicht ausreichend, da sich die internen und externen Anforderungen an die Geschäftsprozesse stetig weiterentwickeln.
Die Anzahl der Prozesse und Arbeitsschritte wächst ebenso wie die Zahl der Informationsquellen, Systeme und der einzuhaltenden Rahmenbedingungen. Das führt zu einer steigenden Komplexität der Prozesslandschaft. Die Zahl der Varianten pro Prozess wächst und die Abhängigkeiten zwischen verschiedenen Geschäftsprozessen nehmen zu. Ebenso steigen die Anforderungen an die Einhaltung von gesetzlichen, vertraglichen und organisatorischen Regelwerken (Compliance, Risk Management). Zudem entwickeln sich immer mehr (abteilungs-) übergreifende Prozesse in Unternehmen, die alle ein kleines oder großes Rädchen in einem Unternehmensgetriebe sind.
Ein branchenübergreifendes Beispiel hierfür ist der Purchase-to-Pay-Prozess, der die Themen Bedarfsmeldung, Beschaffung, Lieferung, Lagerung und Rechnungsbegleichung umfasst.
Anwendungsbereiche und Potenziale des Prozessmanagements
Das Ziel von Prozessmanagement ist es, relevante Geschäftsprozesse zu unterstützen und zu verbessern. Um effektives Arbeiten zu unterstützen, bieten Softwarehersteller unterschiedliche Werkzeuge an: Diese bieten Funktionen auf den verschiedenen Ebenen des Prozessmanagements. Die wesentlichen Anwendungsbereiche sind:
Darstellung / Modellierung von Prozessen
die Ausführung von Abläufen
die Analyse von Abläufen
Als Grundlage werden in der ersten Stufe relevante Prozesse identifiziert und durch Modelle spezifiziert sowie dokumentiert. Hierbei werden direkt Effizienz- und Effektivitätsvorteile gesucht, welche durch Anpassungen der Abläufe realisiert werden können. Die Darstellung bzw. die Dokumentation sowie die Planung und Modellierung helfen, Wissen in Arbeitsabläufen zu sichern und eine kontinuierliche Verbesserung anzustoßen.
Anwendungsbereiche des Prozessmanagements
Weitere Analysefunktionen bieten die Möglichkeit, Prozesse nach Kennzahlen wie Durchlaufzeiten oder Kosten auszuwerten sowie Engpässe zu identifizieren. Das kann dabei helfen, neue Synergieeffekte zu entdecken und Prozesse effektiver zu gestalten. Dabei werden entweder Eigenschaften der Modelle selbst untersucht (bspw. „Wo liegt der Engpass in komplexen Abläufen?“) oder ein Abgleich des Modells mit realen Prozesskennzahlen durchgeführt (bspw. „Wo weichen Bearbeitungszeiten oder die Anzahl der Durchläufe signifikant von den Soll-Werten ab?“). Auch eine Kosten-Nutzen-Berechnung zu einzelnen Aktivitäten ist möglich. Somit bewerten Unternehmen ihre Prozesse aufgrund ihrer Profitabilität. Simulationskomponenten können Alternativen vergleichen.
Durch die Möglichkeiten der Dokumentation und Auswertung werden auch Nachweispflichten bzw. Governance, Compliance oder das Risikomanagement unterstützt. So können auch Verstöße in diesen Bereichen schnell erkannt werden.
Zur Ausführung von Prozessen werden Workflow-Funktionen bereitgestellt. Die Systeme können Teilaufgaben automatisieren wie bspw. das Erfassen, Verarbeiten oder Weitergeben von Daten. So bieten sich viele Möglichkeiten, mit geringem Aufwand Vorgänge zu bearbeiten. Sind alle Informationen vorhanden und keine Entscheidungsfreiheit gegeben, führt das System die entsprechenden Schritte automatisch aus (bspw. Berechnung von Informationen, Generierung von Dokumenten). Müssen Inhalte ergänzt oder durch einen Menschen beurteilt werden, generiert das System eine entsprechende Maske. Dort kann der Anwender die Eingaben vornehmen.
BPM-Systeme verfügen zudem über viele Möglichkeiten, Daten und Funktionen aus Drittsystemen aufzurufen oder Inhalte an diese zu übergeben. Monitoring-Komponenten helfen bei der Steuerung und Überwachung der Workflows (bspw. Fristenmanagement). Damit stellen Prozessmanagement-Systeme eine Verbindung der Anwendungen und Teilabläufen zu übergreifenden Prozessen her. Die Steuerungslogik sowie ggf. ergänzende Aspekte sind im BPM-System abgebildet, vorhandene Fachlogik und die entsprechenden Daten werden aus den Fachsystemen eingebunden.
Zudem werden Modelle in der Entwicklung und Anpassung von Software verwendet. Anforderungen und Rahmenbedingungen werden aufgenommen, mit den Fachbereichen abgestimmt und entsprechend dem Einsatzzweck spezifiziert. Das Einsatzspektrum ist hier sehr breit: Modelle können von der reinen Definition von Prozessen als Vorgabe an die Umsetzung bis zur automatischen Generierung ablauffähiger Programme verwendet werden.
Organisatorische Verankerung – Prozesse leben
Ohne klare Ziele und die passenden organisatorischen Rahmenbedingungen sind entsprechende Initiativen zum Scheitern verurteilt. Werkzeuge und Methoden müssen erlernt werden und die Mitarbeiter benötigen die entsprechende Zeit, sich mit den Prozessen zu beschäftigen. Gutes Change-Management und klare Anwendungsfelder (mit klaren Vorteilen für die eigene Arbeitssituation) schaffen die erforderliche Motivation der Anwender.
Das Management von Geschäftsprozessen ist eine wesentliche Unternehmensaufgabe. Das Wissen in Geschäftsprozessen muss erfasst, verwaltet, weiterentwickelt und vor allem genutzt werden können. Dazu ist das Prozessmanagement in zwei Bereiche gegliedert: die (fachliche) Prozessmodellierung und die Prozessausführung in Form von Workflows.
Die Modellierung von Geschäftsprozessen schafft die Grundlage, um die Ziele des Prozessmanagements zu erreichen. Durch die Dokumentation der Abläufe, Entscheidungen, beteiligten Personen und Ressourcen spezifizieren und sichern Unternehmen die Zusammenhänge. Bekannte Anwendungsfälle sind Zertifizierungen, Qualitätsmanagement, Risikomanagement oder verschiedene betriebswirtschaftliche Verbesserungsmaßnahmen.
Im Rahmen einer Analyse können Leistungsparameter definiert und darauf aufbauend Zusammenhänge ausgewertet, verdichtet sowie für Entscheidungen genutzt werden. Die Simulation bietet Möglichkeiten, um mit einem geringen Aufwand Alternativen zu entwickeln und zu bewerten. Hier können Fachanwender eingebunden werden, welche gezielt Verbesserungen in den Abläufen identifizieren oder geänderte Marktanforderungen abbilden können.
Für die Automation von Geschäftsprozessen müssen die Abläufe genau spezifiziert werden. Dies umfasst unter anderem die erforderlichen Daten, die Funktionen / Regeln zur Erfassung, Bearbeitung und Weiterleitung, klare Aufgabenzuordnungen inkl. Stellvertreterkonzepte sowie Fristen mit Eskalationsmechanismen. Soll die Bearbeitung durch die Anwender unterstützt werden, so müssen die entsprechenden Abläufe und Eingabemasken definiert werden. Ziel ist es, den Anwender durch den Prozess zu führen und die prozessrelevanten Angaben in entsprechenden Masken einzuholen.
Prozessmanagement darf dabei nicht als einmalige Aufgabe verstanden werden. Durch die durchgängige Evaluation der Prozesse und die zeitnahe Reaktion auf neue Ideen und Veränderungen kann ein kontinuierlicher Verbesserungsprozess angestoßen werden. Viele BPM-Systeme bieten hierfür Möglichkeiten, gezieltes Feedback von den Anwendern einzuholen.
Markt für Prozessmanagementsysteme
Die verschiedenen BPM-Einsatzszenarien haben unterschiedliche Marktsegmente hervorgebracht. Verschiedene Hersteller legen den Fokus dabei entweder auf die Prozessmodellierung (inkl. Analyse) oder auf die Ausführung über Workflows. Mittlerweile kann diese Grenze aber nicht mehr klar gezogen werden, da die Modellierer zumindest Teile der Inhalte zur Ausführung bringen möchten. Gleichzeitig werden die Modelle der Workflow-/BPM-Systeme ausgeprägter und anschaulicher. Sie könnten somit auch zur Dokumentation verwendet werden.
Im Bereich der Ausführung unterschieden sich die Systeme bei den Möglichkeiten der Ausgestaltung von Workflows. Neben stark strukturierten Workflows können auch Ad-hoc-Workflows direkt durch die Anwender bedarfsgerecht definiert werden. Einige Anbieter bieten auch die Möglichkeit Apps zur einfachen Erfassung und Bearbeitung von Informationen zu nutzen, die eigentliche Verarbeitung und Weiterleitung übernimmt das BPM-System im Hintergrund.
Verschiedene Segmente für Spezialanwendungen haben Überlappungen mit dem BPM:
Systeme für Robotic Process Automation (RPA) ermöglichen die Automatisierung von einfachen manuellen Tätigkeiten durch Assistenzprogramme.
Case Management / Collaboration unterstützt die flexible Zusammenarbeit auf Basis von gemeinsamen Akten und Aufgaben. Der Fokus liegt auf Prozessen im Rahmen der Projektabwicklung.
Digitale Assistenten unterstützen den Anwender bei der Eingabe und Bearbeitung von Informationen, indem bspw. Beispiele gezeigt oder bestimmte Sprach- und Gestensteuerung unterstützt werden. Auch die schrittweise Eingabe, Prüfung und ggf. Anpassungen über Frage-Antwort-Dialoge ist möglich.
Systeme für Process Mining unterstützen die Identifikation und Analyse von realen Abläufen. Hier steht das Ist im Vordergrund, welches mit dem Soll in einem Prozessmodell abgeglichen werden kann.
Neben den Spezialsystemen bieten viele weitere Systemkategorien zumindest eine grundlegende Prozessunterstützung an. Zumeist werden Workflows in der jeweiligen Fachwelt angeboten, bspw. buchhalterische Freigaben in ERP-Systemen (Enterprise Resource Planning) oder die Unterstützung eines Akquiseprozesses in einem CRM-System (Customer Relationship Management). ECM-Systeme (Enterprise Content Management) ermöglichen übergreifende Prozesse und haben Vorteile, wenn insbesondere Dokumenten und Akten eingebunden werden sollen.
Gezielt agieren und von Entlastung profitieren
Prozesse verdeutlichen das Wissen des Unternehmens über die eigene Leistungsfähigkeit. Je besser diese beherrscht werden, desto erfolgreicher wird das Unternehmen am Markt agieren. Dokumentation erzeugt ein einheitliches Verständnis, verringert Abstimmungsprobleme und ist Ausgangspunkt für Prozessüberwachung und -verbesserung. Die Prozesssteuerung entlastet die Mitarbeiter von Routinetätigkeiten durch die Möglichkeit der Automation von einfachen Bearbeitungsschritten. Wo dies nicht möglich ist, werden die relevanten Inhalte und Funktionen bedarfsgerecht über entsprechende Eingabemasken oder digitale Assistenten bereitgestellt.
Entscheidend für den Projekterfolg sind die richtige Planung, Auswahl und Einführung des richtigen Systems oder sogar der Systeme. Verschiedene Fachanwendungen bieten Unterstützung für Teilprozesse, aber oft werden übergreifende Aufgaben und Sichten kaum unterstützt. Daher muss das Gesamtbild in den Fokus gestellt und anschließend heruntergebrochen werden. Schon in der Konzeption der Lösungen bieten BPM-Systeme hier wertvolle Hilfestellung bei Dokumentation, Entwurf und Analyse.
Durch eine konsequente Analyse der eigenen Vorgangsbearbeitung, die Weiterentwicklung der Abläufe sowie den Einsatz moderner Prozesssteuerungssoftware werden die Reaktionsfähigkeit gesteigert und die Steuerungsmöglichkeiten erweitert. Abläufe und Einflussgrößen werden transparent und die Auswirkungen von Maßnahmen und Störungen besser abschätzbar. Es ist ein sehr großer Vorteil als Unternehmen genau zu wissen was man tut.
