Was ist Digi­tal Work­place?

Unter­neh­men ohne eine Stra­te­gie für den Digi­tal Work­place haben im moder­nen Arbeits­um­feld rie­si­ge Pro­ble­me. Mit­ar­bei­ter müs­sen ver­schie­de­ne Sys­te­me bedie­nen und Infor­ma­ti­ons­ab­la­gen durch­su­chen, um ihre Auf­ga­ben zu erfül­len. Pro­zes­se sind zer­stü­ckelt zwi­schen Arbeits­plät­zen und Anwen­dun­gen, es fehlt der Über­blick. Zeit­ver­zug, Feh­ler, Dop­pelt­ar­bei­ten und gene­rell hoher Druck und Unzu­frie­den­heit sind die Fol­ge.

Schnell auf die rich­ti­gen Infor­ma­tio­nen zugrei­fen und die­se nut­zen zu kön­nen, soll­te Ziel in jedem Unter­neh­men sein. Immer mehr Inhal­te aus den unter­schied­lichs­ten Quel­len ste­hen dabei den hohen Ansprü­chen von inter­nen und exter­nen Pro­zess­be­tei­lig­ten an eine schnel­le und fle­xi­ble Ver­ar­bei­tung gegen­über. Dabei müs­sen unter­schied­li­che Arten von Infor­ma­tio­nen ver­bun­den wer­den: Daten, Doku­men­te, Akten, Ana­ly­sen etc. zu Kun­den, Pro­jek­ten, Pro­duk­ten etc., um gute Ent­schei­dun­gen tref­fen zu kön­nen. Aber nicht die Samm­lung ist das Ent­schei­den­de, son­dern die Zusam­men­füh­rung und bedarfs­ge­rech­te Bereit­stel­lung: Mit­ar­bei­ter sol­len direkt das im Zugriff haben, was für die aktu­el­le Auf­ga­ben­stel­lung benö­tigt wird. 

Daher kom­men der rich­ti­gen Erfas­sung, Ver­wal­tung und ins­be­son­de­re Dar­stel­lung von Infor­ma­tio­nen eine hohe Bedeu­tung in Unter­neh­men zu. Infor­ma­tio­nen müs­sen in einen Kon­text gebracht wer­den, um direkt genutzt wer­den zu kön­nen. Dazu gehört auch, dass Inhal­te mit den betref­fen­den Auf­ga­ben ver­knüpft und durch die jewei­li­gen Werk­zeu­ge bear­bei­tet wer­den kön­nen. Daher ist die geziel­te Ver­bin­dung von Inhal­ten, Pro­zes­sen, Werk­zeu­gen und den ent­spre­chen­den Mit­ar­bei­tern ent­schei­dend. 

Der Digi­tal Work­place ist die zen­tra­le Arbeits­um­ge­bung für alle Mit­ar­bei­ter. Alle Infor­ma­tio­nen und Funk­tio­nen, wel­che Anwen­der für die Bear­bei­tung ihrer Auf­ga­ben benö­ti­gen, wer­den hier zusam­men­ge­führt. Damit wird die Bear­bei­tung und Ent­schei­dungs­fin­dung unter­stützt. Man kann Infor­ma­tio­nen schnel­ler und fle­xi­bler nut­zen und gleich­zei­tig bes­ser ver­knüp­fen. So wer­den über­grei­fen­de Pro­zes­se bes­ser umsetz­bar. Gleich­zei­tig wird die Bear­bei­tung abge­si­chert, um inter­ne und exter­ne Nach­weis­pflich­ten und Qua­li­täts­an­sprü­che zu erfül­len. Auf­wän­di­ge, zeit­in­ten­si­ve Suchen wer­den eben­so ver­hin­dert wie Nach­fra­gen und Dop­pel­ar­bei­ten. Ein­ge­spar­te Zei­ten kön­nen Mit­ar­bei­ter für ande­re wich­ti­ge Auf­ga­ben nut­zen. 

Sie mer­ken – Der Digi­tal Work­place ist nicht nur eine Anfor­de­rung an Soft­ware, son­dern an die gesam­te Aus­ge­stal­tung der Pro­zes­se im Unter­neh­men und der gesam­ten Orga­ni­sa­ti­on. Es gilt Tech­no­lo­gie, Infor­ma­tio­nen, Pro­zes­se und Men­schen opti­mal mit­ein­an­der zu ver­bin­den. Neben einer kla­ren Stra­te­gie ist gutes Pro­jekt- und Chan­ge-Manage­ment Vor­aus­set­zung für erfolg­rei­che Pro­jek­te. Arbeits­wei­sen müs­sen der Visi­on fol­gen und kla­re Mehr­wer­te lie­fern. Dabei darf nie eine gute Kom­mu­ni­ka­ti­on und das Auf­zei­gen der Vor­tei­le ver­ges­sen wer­den. Zudem soll­ten erfor­der­li­che Auf­wän­de der Umset­zung klar kom­mu­ni­ziert wer­den.  

Der digi­ta­le Arbeits­platz erlaubt es, ein­fa­cher, bes­ser und schnel­ler zu arbei­ten. Über digi­ta­le Pro­zes­se und E-Akten wer­den rele­van­te Infor­ma­tio­nen gebün­delt. Man greift auf aktu­el­le Infor­ma­tio­nen direkt im Bear­bei­tungs­kon­text zu.  

Regel­wer­ke und Auto­ma­tis­men ver­ein­fa­chen die Erfas­sung, Ein­ord­nung und Wei­ter­lei­tung, bei­spiels­wei­se durch eine KI-basier­te Klas­si­fi­ka­ti­on (KI: Künst­li­che Intel­li­genz), Work­flow-Mecha­nis­men oder ein Fris­ten­ma­nage­ment. Damit wer­den die Pro­zes­se beschleu­nigt und qua­li­ta­tiv ver­bes­sert. Die Zeit für Suchen und Rück­fra­gen wird redu­ziert, ein orts- und zeit­un­ab­hän­gi­ges Arbei­ten (Home­of­fice etc.) ermög­licht. Durch Auf­ga­ben­ma­nage­ment, Erin­ne­run­gen, auto­ma­ti­sche Prü­fun­gen und nicht zuletzt bes­ser struk­tu­rier­te Pro­zes­se steigt die Qua­li­tät. Bestehen­de Anwen­dun­gen wer­den dabei ein­ge­bun­den, um die vor­han­de­nen Inhal­te und Funk­tio­nen zu nut­zen. 

Die­se Zeit- und Qua­li­täts­vor­tei­le wir­ken sich posi­tiv auf die Kos­ten, das Kun­den- und Part­ner­ma­nage­ment sowie nicht zuletzt auf die Moti­va­ti­on der Mitarbeiter:innen aus. Infor­ma­tio­nen kön­nen schnel­ler und fle­xi­bler ver­ar­bei­tet wer­den. Bei Bear­bei­tungs­schrit­ten ohne Ent­schei­dungs- bzw. Beur­tei­lungs­spiel­raum kann eine stär­ke­re Auto­ma­ti­sie­rung erfol­gen. Gleich­zei­tig kön­nen kom­ple­xe­re Sach­ver­hal­te bes­ser beur­teilt wer­den. Die Ver­knüp­fung von Infor­ma­tio­nen sowie die Mög­lich­kei­ten der Pro­to­kol­lie­rung und Ana­ly­se von Arbeits­er­geb­nis­sen hel­fen bei der Erfül­lung von Nach­weis­pflich­ten und die­nen gleich­zei­tig dem Wis­sens­ma­nage­ment.