Was ist Digital Workplace?

Unternehmen ohne eine Strategie für den Digital Workplace haben im modernen Arbeitsumfeld riesige Probleme. Mitarbeiter müssen verschiedene Systeme bedienen und Informationsablagen durchsuchen, um ihre Aufgaben zu erfüllen. Prozesse sind zerstückelt zwischen Arbeitsplätzen und Anwendungen, es fehlt der Überblick. Zeitverzug, Fehler, Doppeltarbeiten und generell hoher Druck und Unzufriedenheit sind die Folge.

Schnell auf die richtigen Informationen zugreifen und diese nutzen zu können, sollte Ziel in jedem Unternehmen sein. Immer mehr Inhalte aus den unterschiedlichsten Quellen stehen dabei den hohen Ansprüchen von internen und externen Prozessbeteiligten an eine schnelle und flexible Verarbeitung gegenüber. Dabei müssen unterschiedliche Arten von Informationen verbunden werden: Daten, Dokumente, Akten, Analysen etc. zu Kunden, Projekten, Produkten etc., um gute Entscheidungen treffen zu können. Aber nicht die Sammlung ist das Entscheidende, sondern die Zusammenführung und bedarfsgerechte Bereitstellung: Mitarbeiter sollen direkt das im Zugriff haben, was für die aktuelle Aufgabenstellung benötigt wird. 

Daher kommen der richtigen Erfassung, Verwaltung und insbesondere Darstellung von Informationen eine hohe Bedeutung in Unternehmen zu. Informationen müssen in einen Kontext gebracht werden, um direkt genutzt werden zu können. Dazu gehört auch, dass Inhalte mit den betreffenden Aufgaben verknüpft und durch die jeweiligen Werkzeuge bearbeitet werden können. Daher ist die gezielte Verbindung von Inhalten, Prozessen, Werkzeugen und den entsprechenden Mitarbeitern entscheidend. 

Der Digital Workplace ist die zentrale Arbeitsumgebung für alle Mitarbeiter. Alle Informationen und Funktionen, welche Anwender für die Bearbeitung ihrer Aufgaben benötigen, werden hier zusammengeführt. Damit wird die Bearbeitung und Entscheidungsfindung unterstützt. Man kann Informationen schneller und flexibler nutzen und gleichzeitig besser verknüpfen. So werden übergreifende Prozesse besser umsetzbar. Gleichzeitig wird die Bearbeitung abgesichert, um interne und externe Nachweispflichten und Qualitätsansprüche zu erfüllen. Aufwändige, zeitintensive Suchen werden ebenso verhindert wie Nachfragen und Doppelarbeiten. Eingesparte Zeiten können Mitarbeiter für andere wichtige Aufgaben nutzen. 

Sie merken – Der Digital Workplace ist nicht nur eine Anforderung an Software, sondern an die gesamte Ausgestaltung der Prozesse im Unternehmen und der gesamten Organisation. Es gilt Technologie, Informationen, Prozesse und Menschen optimal miteinander zu verbinden. Neben einer klaren Strategie ist gutes Projekt- und Change-Management Voraussetzung für erfolgreiche Projekte. Arbeitsweisen müssen der Vision folgen und klare Mehrwerte liefern. Dabei darf nie eine gute Kommunikation und das Aufzeigen der Vorteile vergessen werden. Zudem sollten erforderliche Aufwände der Umsetzung klar kommuniziert werden.  

Der digitale Arbeitsplatz erlaubt es, einfacher, besser und schneller zu arbeiten. Über digitale Prozesse und E-Akten werden relevante Informationen gebündelt. Man greift auf aktuelle Informationen direkt im Bearbeitungskontext zu.  

Regelwerke und Automatismen vereinfachen die Erfassung, Einordnung und Weiterleitung, beispielsweise durch eine KI-basierte Klassifikation (KI: Künstliche Intelligenz), Workflow-Mechanismen oder ein Fristenmanagement. Damit werden die Prozesse beschleunigt und qualitativ verbessert. Die Zeit für Suchen und Rückfragen wird reduziert, ein orts- und zeitunabhängiges Arbeiten (Homeoffice etc.) ermöglicht. Durch Aufgabenmanagement, Erinnerungen, automatische Prüfungen und nicht zuletzt besser strukturierte Prozesse steigt die Qualität. Bestehende Anwendungen werden dabei eingebunden, um die vorhandenen Inhalte und Funktionen zu nutzen. 

Diese Zeit- und Qualitätsvorteile wirken sich positiv auf die Kosten, das Kunden- und Partnermanagement sowie nicht zuletzt auf die Motivation der Mitarbeiter:innen aus. Informationen können schneller und flexibler verarbeitet werden. Bei Bearbeitungsschritten ohne Entscheidungs- bzw. Beurteilungsspielraum kann eine stärkere Automatisierung erfolgen. Gleichzeitig können komplexere Sachverhalte besser beurteilt werden. Die Verknüpfung von Informationen sowie die Möglichkeiten der Protokollierung und Analyse von Arbeitsergebnissen helfen bei der Erfüllung von Nachweispflichten und dienen gleichzeitig dem Wissensmanagement.