Skip to main content
ArtikelInput Management

Auf­wands­ar­me digi­ta­le Spe­sen­ab­rech­nung im Zeit­al­ter des Digi­tal Work­place

6. Sep­tem­ber 2022

Von Micha­el Schi­klang

Der Spe­sen­pro­zess: Unter­schät­zer Auf­wand­s­trei­ber in vie­len Unter­neh­men

Vie­le Unter­neh­men set­zen ihren Spe­sen­pro­zess in wei­ten Tei­len noch ohne Sys­tem­un­ter­stüt­zung manu­ell auf Basis von Papier um. Die Mit­ar­bei­ter sam­meln zu die­sem Zweck die Quit­tun­gen ihrer Aus­la­gen, notie­ren sich abrech­nungs­re­le­van­te Zei­ten wie Ver­pfle­gungs­mehr­auf­wän­de und pro­to­kol­lie­ren Fahr­ten mit dem eige­nen PKW selbst­stän­dig.

Am Ende einer Abrech­nungs­pe­ri­ode, bei den meis­ten Unter­neh­men am Monats­en­de, erstel­len die Mit­ar­bei­ter auf Basis von Vor­la­gen eine Gesamt­ab­rech­nung, hef­ten die ent­spre­chen­den Bele­ge an und über­ge­ben die Unter­la­gen den ver­ant­wort­li­chen Kol­le­gen.

Der genaue Ver­ar­bei­tungs­pro­zess und die Ver­ant­wort­lich­kei­ten kön­nen dabei unter­neh­mens­in­di­vi­du­ell vari­ie­ren. Die Spe­sen­ab­rech­nun­gen müs­sen von den Vor­ge­setz­ten und/oder Kos­ten­stel­len­ver­ant­wort­li­chen inhalt­lich geprüft und anschlie­ßend im Finanz­be­reich gebucht sowie aus­ge­zahlt wer­den. Erfolgt die Aus­zah­lung über die monat­li­che Lohn­ab­rech­nung, ist der Per­so­nal­be­reich auch invol­viert.  

Der manu­el­le Pro­zess ist dabei häu­fig sehr auf­wän­dig – so erfolgt die Wei­ter­lei­tung der rele­van­ten Infor­ma­tio­nen von einem Bear­bei­ter zum nächs­ten nicht sel­ten per Haus­post. Die pro­zess­re­le­van­ten Infor­ma­tio­nen wer­den häu­fig erst ganz am Ende des Pro­zes­ses in die füh­ren­den Sys­te­me über­nom­men.

Die Fol­ge ist, dass erst sehr spät Trans­pa­renz über die anfal­len­den Ver­bind­lich­kei­ten besteht. Zudem ist die Arbeits­be­las­tung am Ende der Abrech­nungs­pe­ri­ode für alle Betei­lig­ten sehr hoch: Die Antrag­stel­ler müs­sen alle Infor­ma­tio­nen sam­meln und die Abrech­nung erstel­len, die Prü­fer alle Anträ­ge kon­trol­lie­ren und die Mit­ar­bei­ter aus dem Finanz­be­reich alle Vor­fäl­le kor­rekt ver­bu­chen.  

Die Sys­tem­un­ter­stüt­zung ist dabei häu­fig gering, wes­we­gen die Auf­wän­de für alle Betei­lig­ten meist sehr hoch sind. Ver­zö­ge­run­gen im Pro­zess, die auch eine spä­te Aus­zah­lung zur Fol­ge haben, frus­trie­ren die Mit­ar­bei­ter und sor­gen nicht sel­ten dafür, dass die­se zukünf­tig Vor­be­hal­te gegen die Zah­lung mit eige­nen Mit­teln haben.  

Durch Sys­tem­un­ter­stüt­zung pro­fi­tie­ren 

Moder­ne Sys­te­me hel­fen bei der Ver­wal­tung der not­wen­di­gen Infor­ma­tio­nen, bei der Erstel­lung der Abrech­nun­gen, bei der Prü­fung und berei­ten Buchungs­vor­schlä­ge vor, wel­che sich an die füh­ren­den Sys­te­me über­ge­ben las­sen.  

Die Lösun­gen set­zen dabei kon­se­quent auf die digi­ta­le Daten­hal­tung sowie die digi­ta­le Pro­zess­be­ar­bei­tung und fol­gen damit der­sel­ben Phi­lo­so­phie wie der Digi­tal Work­place.

So wer­den Quit­tun­gen von den Mit­ar­bei­tern direkt beim Anfal­len per Smart­phone oder Scan­ner digi­ta­li­siert und ins Sys­tem über­tra­gen. Elek­tro­ni­sche Bele­ge (z. B. digi­ta­le Zug­ti­ckets) kön­nen direkt in das Sys­tem impor­tiert wer­den. Zu jedem Beleg kön­nen die Mit­ar­bei­tern wei­te­re Zusatz­in­for­ma­tio­nen (z. B. Name des Kun­den oder des Events) ein­rei­chen.

Die Sys­te­me lesen auto­ma­tisch den Lie­fe­ran­ten sowie die Beträ­ge aus und über­tra­gen die­se als struk­tu­rier­te Infor­ma­tio­nen in das Sys­tem. Zudem ver­su­chen sie die Art der Spe­sen auf Basis der Lie­fe­ran­ten­in­for­ma­tio­nen oder abge­rech­ne­ten Pro­duk­te zu kate­go­ri­sie­ren.

Beleg­lo­se Spe­sen, wie Tages­geld­pau­scha­len, wer­den direkt über die Frontends der Lösun­gen erfasst. Hier­bei müs­sen die Mit­ar­bei­ter ledig­lich die Zei­ten und den Arbeits­ort erfas­sen, die Lösun­gen berech­nen die aus­zu­zah­len­den Beträ­ge auto­ma­tisch. Glei­ches gilt für Kilo­me­ter­pau­scha­len für Fahr­ten mit dem pri­va­ten PKW – ledig­lich die Stre­cke muss erfasst wer­den, die wei­te­re Bear­bei­tung und Berech­nung über­nimmt das Sys­tem. 

Spe­sen­prü­fun­gen kön­nen auto­ma­tisch über Regeln oder manu­ell über die Ver­ant­wort­li­chen erfol­gen. Regeln für die Frei­ga­ben ent­hal­ten bei­spiels­wei­se Infor­ma­tio­nen, wel­che Mit­ar­bei­ter­rol­len wel­che Spe­sen­ar­ten grund­sätz­lich ein­rei­chen dür­fen, bis zu wel­cher Betrags­gren­ze eine auto­ma­ti­sche Frei­ga­be erfol­gen soll und wie hoch das grund­sätz­li­che Bud­get in eine vor­de­fi­nier­ten Zeit­pe­ri­ode ist.

So könn­ten die Regeln besa­gen, dass ein Ver­triebs­au­ßen­dienst­mit­ar­bei­ter grund­sätz­lich Hotel­rech­nun­gen abrech­nen darf, ein Quar­tals­bud­get von 3.000 Euro für Hotel­rech­nun­gen hat und dass das Sys­tem Über­nach­tun­gen von bis zu 100 Euro pro Nacht auto­ma­tisch frei­ge­ben soll. Ist der Preis pro Nacht höher oder hat der Mit­ar­bei­ter das Gesamt­bud­get von 3.000 Euro in einem Quar­tal über­schrit­ten, muss sein Vor­ge­setz­ter eine manu­el­le Geneh­mi­gung vor­neh­men.  

Bei der manu­el­len Frei­ga­be bekom­men die für die Prü­fung ver­ant­wort­li­chen Mit­ar­bei­ter die Spe­sen zur Frei­ga­be zuge­stellt. Die Sys­te­me zei­gen die ange­fal­le­nen Aus­ga­ben sowie Bele­ge und zuge­hö­ri­ge Meta­da­ten (Datum, Kun­de, Spe­sen­art) an. Die Frei­ga­be kann ein­fach per Maus­klick erfol­gen, bei Ableh­nun­gen muss bei den meis­ten Sys­te­men der Ableh­nungs­grund ver­merkt wer­den. 

Man­che Lösun­gen las­sen sich auch mit digi­ta­len Buchungs­por­ta­len im Inter­net (z. B. für Über­nach­tun­gen, Miet­wa­gen, Flü­ge, Bahn­fahr­ten) ver­bin­den. Die Lösun­gen kön­nen bei der Buchung wich­ti­ge Hin­wei­se geben und die anfal­len­den Buchungs­be­le­ge sowie Abrech­nun­gen direkt in das eige­ne Sys­tem impor­tie­ren und auto­ma­ti­siert erschlie­ßen.

Zudem bie­ten man­che Anbie­ter auch Modu­le für die Rei­se­pla­nung an: Das bedeu­tet, dass Mit­ar­bei­ter vor Rei­se­an­tritt die Rei­se pla­nen und auf Kon­for­mi­tät gegen­über den inter­nen Richt­li­ni­en prü­fen las­sen kön­nen. Zudem lässt sich schon der Rei­se­bu­chung die Frei­ga­be der Vor­ge­setz­ten ein­ho­len.  

Am Ende einer Abrech­nungs­pe­ri­ode erstellt das Sys­tem aus den ein­ge­reich­ten und frei­ge­ge­ben Spe­sen einen Buchungs­vor­schlag, wel­cher auto­ma­tisch an das füh­ren­de Zahl­sys­tem zur Ver­bu­chung und Aus­zah­lung über­mit­telt wer­den kann. Eine Über­sicht aller Spe­sen und der damit ver­bun­de­nen Prü­fun­gen haben die Mit­ar­bei­ter ohne­hin per­ma­nent im Zugriff. Das oft müh­sa­me Erstel­len des eigent­li­chen Doku­ments für die Spe­sen­ab­rech­nung ent­fällt somit ganz. 

Frü­he Digi­ta­li­sie­rung als Basis für hohe Trans­pa­renz 

Die Phi­lo­so­phie von Lösun­gen für Spe­sen­ab­rech­nun­gen sieht vor, dass umge­hend alle Infor­ma­tio­nen digi­tal erfasst wer­den sol­len – unab­hän­gig davon, ob ein (Papier-)beleg zu Grun­de liegt oder ob es sich um eine beleg­lo­se Aus­ga­be han­delt.

Die frü­he Erfas­sung sorgt dafür, dass für alle Sei­ten die größt­mög­li­che Trans­pa­renz geschaf­fen wird. Die Mit­ar­bei­ter haben stets einen Über­blick über alle Spe­sen und kön­nen die Anzei­ge auf Basis der erho­be­nen Meta­da­ten fil­tern und gezielt nach ein­zel­nen Aus­la­gen suchen. Zudem ist ersicht­lich, wel­che Posi­tio­nen schon frei­ge­ge­ben wur­den und wie hoch der Gesamt­be­trag in einer Abrech­nungs­pe­ri­ode ist.

Im Gegen­satz zum nicht sys­tem­ge­stütz­ten Pro­zess müs­sen die Mit­ar­bei­ter auch kei­ne Angst haben, Bele­ge zu ver­lie­ren oder zu ver­ges­sen: Nach der Erfas­sung im Sys­tem wer­den die­se sicher archi­viert und auto­ma­tisch der Gesamt­ab­rech­nung zuge­führt.  

Auch die Unter­neh­men kön­nen von einer gestei­ger­ten Trans­pa­renz pro­fi­tie­ren: Die Buch­hal­ter kön­nen jeder­zeit sehen, wel­che Bele­ge ein­ge­reicht wur­den und wie hoch die vor­aus­sicht­li­chen Ver­bind­lich­kei­ten ins­ge­samt sind.

Natür­lich wird nicht auto­ma­tisch jeder ein­ge­reich­te Beleg auch posi­tiv geprüft und dann aus­ge­zahlt – über die Sum­me aller Bele­ge las­sen sich aber rela­tiv zuver­läs­sig ver­läss­li­che Pro­gno­sen über die Aus­zah­lungs­be­trä­ge tref­fen.

Zudem kön­nen im Rah­men des Reportings wich­ti­ge Infor­ma­tio­nen abge­lei­tet wer­den: Bei­spiels­wei­se kann ermit­telt wer­den, wie hoch die durch­schnitt­li­chen monat­li­chen Spe­sen­be­trä­ge waren, wel­che Spe­sen­ar­ten wel­chen Anteil an den Gesamt­kos­ten haben (z. B. Hotel­kos­ten 20 %, Bahn­kos­ten 24 % Geschäfts­es­sen 10 % usw.), wie hoch die durch­schnitt­li­chen Aus­ga­ben pro Mit­ar­bei­ter­rol­le (Ver­triebs­au­ßen­dienst, Mon­teur etc.) waren und wel­che regio­na­len Unter­schie­de es gibt (z. B. Mit­ar­bei­ter aus Ber­lin haben 10 % weni­ger Spe­sen­aus­ga­ben als Mit­ar­bei­ter aus Mün­chen).

Im Rah­men von Drill-Downs kann die Ana­ly­se bei­spiels­wei­se auch Infor­ma­tio­nen auf Lie­fe­ran­ten­ebe­ne lie­fern, wodurch sich auch kon­kre­te Ver­bes­se­rungs­po­ten­tia­le ablei­ten las­sen. Um dies mit einem Bei­spiel zu ver­deut­li­chen: Ist ein Ergeb­nis der Ana­ly­se, dass bestimm­te Hotel­ket­ten beson­ders häu­fig gebucht wer­den, kön­nen die Ein­käu­fer die Zah­len nut­zen, um mit besag­ten Ket­ten bes­se­re Kon­di­tio­nen zu ver­han­deln. 

Vor­tei­le der digi­ta­len Spe­sen­ab­rech­nung 

Die Sys­te­me bie­ten vie­le Vor­tei­le, wel­che in fol­gen­der Abbil­dung dar­ge­stellt sind:

Aufwandsarme digitale Spesenabrechnung im Zeitalter des Digital Workplace
Vor­tei­le moder­ner Sys­te­me für die digi­ta­le Spe­sen­ab­rech­nung

Digi­ta­le Spe­sen­ab­rech­nung in der digi­ta­len Arbeits­welt  

Die Spe­sen­ab­rech­nung ohne Sys­tem­un­ter­stüt­zung ist in vie­len Unter­neh­men ein sehr auf­wän­di­ger Pro­zess, der vie­le Kos­ten und zum Teil viel Frust bei den Betei­lig­ten ver­ur­sacht.

Die Bear­bei­tung von Ein­gangs­rech­nun­gen wird in den meis­ten Unter­neh­men schon seit vie­len Jah­ren als auf­wän­di­ger und wich­ti­ger Pro­zess betrach­tet, der soft­ware­sei­tig mög­lichst gut unter­stützt wer­den soll. Der Spe­sen­ab­rech­nung dage­gen wird nur sel­ten die not­wen­di­ge Auf­merk­sam­keit zuteil, obwohl die digi­ta­le und sys­tem­ge­stütz­te Umset­zung hohe Poten­tia­le für die Unter­neh­men bie­tet. 

Aufwandsarme digitale Spesenabrechnung im Zeitalter des Digital Workplace
Ein­bin­dung der digi­ta­len Spe­sen­ab­rech­nung in den Digi­tal Workplace​

Da moder­ne Lösun­gen für die digi­ta­le Spe­sen­ab­rech­nun­gen der grund­le­gen­den Phi­lo­so­phie des Digi­tal Work­place fol­gen, kön­nen die­se schnell und ein­fach ein inte­gra­ler Bestand­teil von die­sem wer­den. Moder­ne Unter­neh­men, die die Zei­chen der Zeit erkannt haben und des­we­gen ihre Digi­ta­li­sie­rung mit moder­nen Ansät­zen wie dem Digi­tal Work­place vor­an­trei­ben, soll­ten unbe­dingt auch die Mög­lich­kei­ten nut­zen, wel­che von Lösun­gen für die digi­ta­le Spe­sen­ab­rech­nung gebo­ten wer­den.

Auch hier kann man „beim Bezah­len spa­ren“ – Geld, Zeit und Mit­ar­bei­ter­ner­ven.