Unklare Begriffe? Unser Glossar hilft!
Alle wichtigen Fachbegriffe zum digitalen Arbeitsplatz auf einen Blick – klar erklärt und schnell gefunden.
Die Welt des digitalen Arbeitsplatzes ist dynamisch und komplex – voller Begriffe, Technologien und Konzepte, die sich stetig weiterentwickeln. Unser Glossar bietet Ihnen eine klare und verständliche Übersicht über die wichtigsten Begriffe und Definitionen rund um den Digital Workplace.
Egal nach was Sie suchen – Unser Ziel ist es, Ihnen dabei zu helfen, die digitale Arbeitswelt besser zu verstehen und die richtigen Entscheidungen für Ihr Unternehmen zu treffen.
Entdecken Sie jetzt unser Glossar und machen Sie sich mit den wichtigsten Begriffen des digitalen Arbeitsplatzes vertraut!
A
Ablage
Als Ablage wird die Speicherung von Dateien in einem bestimmten Verzeichnis eines IT-Systems oder die Einordnung eines Papiers in eine Aktenstruktur bezeichnet. (> Revisionssichere Ablage)
Access Management
Siehe (> Identity Management)
AD (Active Directory)
AD ist der Verzeichnisdienst von Microsoft für die Nutzer und damit die Grundlage für die Benutzerverwaltung und somit auch für das Berechtigungskonzept.
AI (Artifical Intelligence)
Akte
Als Akte wird eine Sammlung von (inhaltlich zusammengehörigen) Dokumenten bezeichnet. Sie dient der Verwaltung von Informationen zu bestimmten Personen, Objekten oder Vorfällen. Eine elektronische Akte selbst kann Eigenschaften haben (bspw. beschreibende Merkmale wie eine Projektnummer oder einen Kundennamen), verwalten und an die darin enthaltenen Dokumente übertragen.
Aktendeckel
Ein (digitaler) Aktendeckel bezeichnet eine Ansicht oder Maske, in welcher die wesentlichen Merkmale einer Akte (bspw. Aktennummer, Kundendaten, Projektdaten) abgebildet sind. Es können auch weiterführende Informationen (bspw. Bilder, Unterstrukturen) visualisiert werden oder Funktionen (bspw. Erzeugung neuer Dokumente und Aufgaben) abgebildet sein.
Aktenplan
Der Aktenplan beinhaltet die Regelungen zur systematischen Ordnung und Verwaltung des gesamten Schriftguts einer Organisation. Ziel sind die eindeutige, nachvollziehbare und übergreifende Einordnung von Informationen und damit die Unterstützung des Zugriffs.
Aktentyp
Ein Aktentyp bezeichnet eine inhaltliche Variante von Akten, bspw. Maschinenakten, Vertragsakten, Kundenakten oder Personalakten.
Aktenzeichen
Ein Aktenzeichen ist eine eindeutige Kennzeichnung einer Akte und dient der systematischen Klassifikation und Verwaltung der Inhalte.
Analytisches CRM
Der Begriff steht für die Analyse von Kundendaten mit dem Fokus aussagekräftige Erkenntnisse über das Kundenverhalten zur Verbesserung des Kundenverständnisses zu erhalten. Die Kundengewinnung und Kundenbindung kann so gestärkt werden. Verschiedene Informationsquellen und Informationsarten werden verbunden und analysiert.
Annotationen
Sammelbegriff für alle Arten von Anmerkungen, welche im (>) Viewer auf einem Dokument aufgebracht werden können, bspw. Hinweistexte, Hervorhebungen, Notizen oder Stempel. (> Redlining)
Anwender
API (Application Programming Interface)
API ist die englische Bezeichnung für Schnittstelle. Hierüber sind ein Zugriff auf Daten und der Aufruf von Programmlogik in anderen Systemen möglich. APIs werden unter anderem für die Verbindung verschiedener Systeme genutzt.
Apps (Applikationen)
Apps oder Anwendungen sind alle Softwareprogramme, die der Mitarbeiter anwendet, um mithilfe bestimmter Funktionen eine (Teil-)Aufgabe zu erledigen. Auch mobile Apps von Smartphones lassen sich unter diesen Begriff einordnen.
App-Store
Der Begriff App-Store bezeichnet eine Plattform oder eine Art Marktplatz für Anwendungssoftware. Mit der Einführung der Smartphones wurden solche Stores von beispielsweise Apple und Google mit in das Portfolio aufgenommen, um Endanwendern möglichst einfach den Zugang zu Anwendungssoftware zu ermöglichen. Mittelweile nutzen dieses Konzept auch große Softwarehäuser für Ihre Online-Marktplätze wie bspw. Salesforce, Amazon und Microsoft. (> Online-Marktplatz)
Archiv
Ein Archiv bezeichnet einen Ablageort zur dauerhaften, nachvollziehbaren und unveränderbaren Speicherung von Inhalten.
Archivierung
Die Archivierung im bezeichnet die Langzeitablage von archivierungspflichtigen und archivierungswürdigen Archivgütern in einem Archiv. Hierbei unterscheiden sich die zur Verwaltung herangezogenen Kriterien meist von denen der operativen Nutzung. In der Privatwirtschaft wird der Begriff oft ungenau gebraucht und bezeichnet die unveränderliche Ablage, meist nach kaufmännischen Gesichtspunkten.
Arbeitsabläufe
Arbeitsmodell
Arbeitsmodelle beschreiben, wie ein Mitarbeiter seine Arbeit gestaltet. Es existieren die unterschiedlichsten Modelle, wie bspw. (>) Homeoffice oder Remote Work, bei denen teilweise die Arbeitszeit klassisch von „9-to-5“ aber auch flexibel über den Tag verteilt werden kann.
Attachment
Attachment ist die englische Bezeichnung für den Anhang einer E-Mail.
Attributierung
Als Attributierung wird das Vergeben von Zusatzinformationen zu Dokumenten bezeichnet. Beispiele sind die Vergabe von Autor, Zeitpunkt der Erzeugung, Status oder Projektnummer. Dokumente werden so in einen inhaltlichen Bezug zu anderen Dokumenten gesetzt. (> Indexierung) (> Verschlagwortung)
Audit
Ein (Zertifizierungs-)Audit ist eine (zufällige) Prüfung und Bewertung durch eine speziell geschulte Person einer Zertifizierungsstelle (bspw. TÜV, DEKRA). Dabei wird untersucht ob alle Prozesse, Vorgaben und Richtlinien den geforderten Standards entsprechen.
Aufbewahrungsfrist
Unter Aufbewahrungsfrist versteht man die gesetzlich, vertraglich oder organisatorisch vorgeschriebene Dauer, die ein Dokument unveränderbar vorgehalten werden muss. Im (>) ECMS / DMS können diese Fristen verwaltet werden. Operative Aufbewahrungsfristen der Schriftgutverwaltung sind von Anforderungen der (>) Archivierung zu unterscheiden.
Aufgabe
Eine Aufgabe beschreibt eine inhaltliche Tätigkeit, welche durch einen Bearbeiter durchzuführen ist. Dabei kann ein Fälligkeitsdatum definiert werden. Vgl. (>) Wiedervorlage
Aufgabenmanagement (Task-Management)
Beim Aufgabenmanagement geht es um die Planung, Verwaltung, Überwachung und Umsetzung von Aufgaben.
Authentifizierung
Bei einer Authentifizierung wird die Identität eines Benutzers (oder eines Systems) bei der Anmeldung an einem (Fach-)System überprüft.
Automatismen
Automatismen sind Aktivitäten, welche von Systemen ohne das Zutun von Menschen auf Basis von Regelwerken ausgeführt werden.
Automatische Posteingangsbearbeitung
Die Posteingangsbearbeitung umfasst die systemgestützte Erfassung von Dokumenten, die anschließende Klassifikation und gegebenenfalls die automatische Extraktion von Informationen. Anhand der Klassifikation können die erfassten Dokumente den zuständigen Sachbearbeitern automatisch zugestellt werden und eine gezielte Ablage erfolgen.
B
Benutzer
Benutzeroberfläche
Benutzerverwaltung, Benutzermanagement
Der Begriff umschreibt die Verwaltung der Nutzer in einem System. Die Nutzer können dabei von führenden Verzeichnisdiensten importiert oder direkt im System angelegt werden. Die Benutzerverwaltung ist die Grundlage für die Vergabe von Rechten. (> Berechtigung)
Berechtigung
Im System hinterlegte Erlaubnis auf bestimmte Inhalte zugreifen zu können und / oder spezielle Funktionen ausführen zu dürfen. Beispiel: Der User darf auf Lieferantenakten nur lesend zugreifen, darf Marketingunterlagen lesen, erzeugen löschen und abändern und besitzt das Recht Spesenworkflows auszulösen. Im Standard werden Rechte auf Rollen vergeben, die Berechtigung der expliziten Nutzer erfolgt über die Zuordnung der Nutzer zu den Rollen. Beispiel: Rolle Kostenstellenverantwortlicher hat die Freigabekompetenz von Bestellungen und Rechnungen auf das jeweilige Kostenobjekt.
Berichtswesen (Reporting)
Berichtswesen umfasst die Erstellung und Verteilung statischer oder dynamischer Berichte. Die Darstellung erfolgt meist in Form von Tabellen und Grafiken. Standardberichte sind formatierte, seitenorientierte Berichte, die regelmäßig erstellt und (automatisch) verteilt werden. Übliche Formen der Verteilung sind die Bereitstellung in Portalen, über mobile Endgeräte oder als E-Mail-Anhang im PDF- oder Excel-Format.
Bewegungsdaten
Bewegungsdaten beschreiben dynamische Sachverhalte, bspw. die Abstimmungen in der Interaktion mit einem Partner (Anliegen in dieser Kommunikation, Bearbeitung der Anfrage etc.) oder Bestelldaten in einem ERP-System.
Big Data
Big Data bezeichnet Methoden und Technologien für hochskalierbare Erfassung, Speicherung und Analyse polystrukturierter und vernetzter Daten zur Unternehmens- und Prozesssteuerung, sowie zur Umsetzung digitaler Geschäftsmodelle.
Bilder (elektronisch)
Eine Bilddatei ist eine Datei, die unbewegte Bilder wiedergibt. Bilder können mit Grafikprogrammen oder durch das Fotografie / Scannen von Objekten erzeugt werden.
Blended Learning
Beim Blended Learning werden Vorteile von Präsenzveranstaltungen (direkte Ansprache, Möglichkeit des Ausprobierens neuer Erkenntnisse und Fähigkeiten) mit „klassischem“ E-Learning (Bereitstellung Unterlagen, Selbststudium) kombiniert. So ist es nicht selten möglich sich direkt mit einem Trainer und / oder den Kurs-Teilnehmern über das Tool auszutauschen. (> E-Learning)
BPM (Business Process Management)
Business Process Management (BPM) bezeichnet die Methoden und Werkzeuge zur gezielten Planung, Ausführung, Analyse und Verbesserung von Geschäftsprozessen. Die Anwendungsfelder umfassen die Modellierung (Dokumentation, Entwurf), Auswertung, Simulation und Ausführung (Workflows). BPM-Systeme verbinden Mitarbeiter und Informationen mit den Geschäftsprozessen und greifen dabei auch auf Inhalte aus angebundenen Drittsystemen zurück (Integrationsszenarien).
Business Intelligence (BI)
Business Intelligence (BI) ist ein Sammelbegriff für Methoden, Technologien und Prozesse für unternehmensweite Analysen und Informationsbereitstellung. BI dient damit der Kontrolle, Steuerung, Planung und Verbesserung der der Unternehmensleistung durch Entscheidungsunterstützung.
C
Change Management
Unter dem Begriff Change Management (auch Veränderungsmanagement) versteht man den/die Prozess(e) sowie alle (organisatorische) Maßnahmen und Aufgaben, welche dazu dienen die geplanten Veränderungen, wie bspw. bei einer Softwarelösung, im Unternehmen und den Mitarbeitern zu verankern und Stück für Stück über den Projektverlauf hinweg zu begleiten.
Chat
Der Begriff Chat bezeichnet den digitalen Austausch zwischen mindestens zwei Personen mittels geschriebenen Text, Video-Chat oder Voice-Nachricht über entsprechende Messenger oder Collaboration-Tools. (> Collaboration)
Client
Ein Client ist die zentrale Oberfläche für Anwender zur Nutzung eines Systems. Hier werden die Funktionen zur Nutzung des Systems und die Inhalte dargestellt. Der Client kommuniziert dabei mit den Servern des Systems und tauscht mit diesen Daten aus.
Check-In / Check-Out
Durch diese Funktion wird ein Dokument / Inhalt zum exklusiven Bearbeiten durch einen Anwender gesperrt. Andere Anwender können nun nur noch lesend auf das Dokument zugreifen (umso Versionskonflikte zu vermeiden). Mit dem Check-In werden die geänderten Inhalte in das DMS / ECMS übertragen und die Sperrung aufgehoben.
Cloud
Unter einer Cloud versteht man im Allgemeinen eine IT-Ressource, die über das Internet erreichbar ist. Zu den angebotenen IT-Ressourcen zählen Speicherplatz, Server, Software und komplette IT-Infrastrukturen. (> SaaS) (> On-Premises-Lösung)
Cockpit
Collaboration
Unter Collaboration versteht man die systemgestützte Zusammenarbeit von Personen zu einem gemeinsamen Zweck. Im Fokus stehen die Kommunikation der Personen und die Verwaltung sowie der Zugriff auf Informationen. Moderne Systeme für die Collaboration bieten verschiedene Werkzeuge wie Teamräume, Chats, Audio- und Videokommunikation, Foren und Dokumentenarchive an.
Competence Center
Unter einem Kompetenzzentrum oder Competence Center versteht man eine unternehmensinterne Expertengruppe, die für spezielle Themen ins Leben gerufen wird, Expertenwissen aufbaut und das Wissen an Mitarbeiter und Management weiterträgt.
Compliance
Content Store
Über einen Content Store können Medieninhalte kostenfrei oder kostenpflichtig heruntergeladen bzw. gestreamt werden. Mittlerweile gibt es die unterschiedlichsten Anbieter mit den unterschiedlichsten Angeboten mit Musik, Videos, E-Books etc.
Contract Lifecycle Management (CLM)
Consulting
Consulting ist die englische Bezeichnung für Beratung. Beratungsdienstleistungen werden meist von spezialisierten Dienstleistern / Beratungshäusern erbracht. Ziel ist es den Kunden bei der Lösung von Aufgaben / Herausforderungen zu unterstützen. Es gibt die unterschiedlichsten Beratungskategorien wie IT-Beratung, strategische Beratung, HR-Beratung, Softwareauswahlberatung.
CRM (Customer Relationship Management)
Lösungen für Customer Relationship Management (CRM) stellen Funktionen zur Bewältigung aller Prozesse rund um die Pflege und Verwaltung von Kunden-Beziehungen und -Daten im Unternehmen in den Fokus. Mit Hilfe des Systems wird die B2B-, B2C- oder/und B2B2C-Kommunikation dokumentiert, zusammengeführt und analysiert. Diese Informationen werden dann (konform zum Datenschutz) für den Unternehmenserfolg sinnvoll (auch abteilungsübergreifend) aufbereitet und genutzt. Der komplette Customer Journey des Kunden kann idealerweise durch die Lösung unterstützt werden. (> CXM) (> Customer Journey Management)
CXM (Customer Experience Management)
CXM ist die strategische Steuerung aller Interaktionen zwischen einem Unternehmen und seinen Kunden über den gesamten Kundenlebenszyklus hinweg. Ziel ist die Schaffung positiver Kundenerfahrungen zur Stärkung der Kundenbindung und Gewinnung loyaler Kunden. CXM umfasst die Überwachung, Organisation und Verbesserung von Kundenkontaktpunkten, um die Erwartungen der Kunden zu erfüllen oder zu übertreffen.
Customer Journey Management
Unter den Begriff Customer Journey Management versteht man die Vorgehensweise alle Informationen zu einem Kunden, die gesammelt wurden, zu nutzen indem man das Kundenerlebnis auf Basis der Erkenntnisse verbessert und ideal für den Kunden ausrichtet.
D
Dashboard
Dashboards stellen wichtige Kennzahlen dar. Ziel ist die verdichtete Darstellung („auf einem Blick“), um Entwicklungen und Zusammenhänge einfach erfassbar zu machen.
Data Capture
Unter Data Capture versteht man den Prozess der Erfassung von Daten von unstrukturierten Content-Elementen wie Dokumenten. Abhängig vom Format sind unterschiedliche Verfahren zur Erschließung der Daten notwendig (z. B. Digitalisierung, OCR etc.). Die so gewonnen Daten können für die Verwaltung der Content-Objekte (z. B. Metadaten von Dokumenten) oder für die Steuerung von Workflows (z.B. Rechnungseingangsbearbeitung) verwendet werden.
Daten- und Analytics-Strategie
Eine Daten- und Analytics-Strategie beschreibt die fachlichen, technischen und organisatorischen Ziele einer Organisation zur Nutzung von Daten und ihrer Analyse, und trifft Aussagen darüber, bis wann und wie diese Ziele erreicht werden sollen.
Datenbank
Eine Datenbank dient der elektronischen Verwaltung und Aufbewahrung von (strukturierten) Daten. Neben der effizienten und sicheren Speicherung von meist großen Datenmengen ist die bedarfsgerechte Bereitstellung der Daten für berechtigte Benutzer(gruppen) und Softwarelösungen eine der zentralen Aufgaben.
Datenkultur
Datenkultur ist Teil der Unternehmenskultur und bezeichnet alle Werte, Normen und Einstellungen in einer Organisation, auf denen Handlungen und Entscheidungen im Umgang mit Daten basieren.
Datenqualität
Datenqualität beschreibt die Güte der Daten hinsichtlich Vollständigkeit, Genauigkeit, Schlüssigkeit und Aktualität.
Datenschutz
Der Begriff Datenschutz steht für Gesetze, Regelungen und Verordnungen, die Daten vor unerlaubter Nutzung, Verarbeitung und Weitergabe an Dritte schützen sollen. In Deutschland sind die bekanntesten Gesetzte zu dem Thema das neue Bundesdatenschutzgesetz und die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO). (> DSGVO)
Datensicherheit
Der Begriff Datensicherheit umfasst den Schutz von Unternehmensdaten vor nicht autorisierten Zugriffen von intern und extern. Es gilt Datenschutzverletzungen im Unternehmen zu vermeiden und Cyberangriffe abzuwehren. Zudem versteht man unter Datensicherheit auch das Thema von Datenbackups, um einen Datenverlust (z.B. durch Hardwaredefekt, Sabotage und Umweltkatastrophen) zu vermeiden.
Deep Learning
Deep Learning bezeichnet eine Machine-Learning-Methode auf Grundlage neuronaler Netze. Neuronale Netze eignen sich besonders gut zur Verarbeitung und Klassifizierung von audiovisuellen Inhalten und unstrukturierten Daten.
Designer
Programm zur Definition von Strukturen, bspw. Maskendesigner für die Gestaltung der Suchdialoge oder Workflow Designer für die Definition von Ablaufstrukturen
Digitalisierung
Im ursprünglichen und engeren Sinn bezeichnet dies die Erstellung digitaler Repräsentationen von physischen Objekten, Ereignissen oder analogen Medien, wie z. B. CD statt Musikkassette.
Häufig wird der Begriff synonym zu digitaler Transformation verwendet.
Digitale Signatur
Eine digitale Signatur ist eine sichere elektronische Signatur, die auf einer Public-Key-Infrastruktur basiert und durch kryptografische Verfahren Authentizität, Integrität und Nachweisbarkeit gewährleistet. Sie wird von einer Zertifizierungsstelle verifiziert und ist rechtlich verbindlich, weshalb sie in sicherheitskritischen Bereichen verwendet wird (rechtliche Dokumente, Verträge etc.). (> Elektronische Signatur)
Digitale Transformation
Die digitale Transformation ist ein Veränderungsprozess, der die gesamte Gesellschaft betrifft und durch Weiterentwicklungen in der Informationstechnologie getrieben wird (Digitalisierung). In diesem Kontext müssen sich Unternehmen neue Technologien aneignen oder entwickeln, um effizienter zu werden und neue Geschäftsmodelle zu verfolgen.
Digitale Vorgangsbearbeitung
Als digitale Vorgangsbearbeitung wird die Bearbeitung von Aufgaben mit Hilfe und Unterstützung von elektronischen Systemen bezeichnet. Dokumente werden elektronisch bearbeitet und weitergegeben, der Ausdruck auf Papier wird vermieden.
Digitaler Arbeitsplatz
Digital Workplace
Der Digital Workplace ist die zentrale digitale Arbeitsumgebung für den Mitarbeiter. Die zur Bearbeitung der eigenen Aufgaben erforderlichen Informationen müssen dargestellt und genutzt werden können. Dies umfasst strukturierte und unstrukturierte Informationen, Daten und Dokumente. Diese werden zu einer umfassenden Sicht auf die Sachverhalte verbunden. Der Fokus liegt auf der Nutzung, nicht auf der reinen Suche oder Anzeige. Daher müssen die zur Bearbeitung dieser Inhalte notwendigen Funktionen ebenfalls bereitgestellt werden. Informationen werden mit Aufgaben und Prozessen verbunden und erhalten so zusätzlichen Kontext und weitere Funktionalität. Zudem wird die Kommunikation mit internen Kollegen ebenso wie mit externen Partnern, Interessenten, Kunden oder weiteren Gruppen unterstützt – abhängig von Rolle und Bedarf des Anwenders.
Dokument
Als Dokument wird eine Sammlung von Informationen in Dokumentform bezeichnet. Ein Dokument kann auf Papier (ein oder mehrere Seiten) oder elektronisch (eine Datei, die durch ein Programm verwaltet und bearbeitet werden kann) vorliegen.
Dokumentenart / Dokumenttyp / Dokumentklasse
Die Dokumentart bezeichnet die inhaltliche Kategorisierung eines Dokuments, beispielsweise „Vertrag“, „Rechnung“ oder „Besprechungsbericht“.
Je nach Hersteller werden auch die Begriffe Dokumenttyp, Dokumentenkategorie und Dokumentklasse verwendet.
Dokumentenerfassung
Die Erfassung eines Dokuments bezeichnet den Import eines von außen eingehendem Dokument in ein System sowie die dafür notwendigen vorbereitenden Schritte (beispielsweise das Scannen von Papierunterlagen).
Dokumentenformat
Das Dokumentformat bezeichnet die technische Umsetzung eines Dokuments. Dies umfasst sowohl konkrete Dateiformate (beispielsweise „DOC“ (bei Microsoft Word) oder „PDF“) als auch Sammelbezeichnungen („E-Mail“, „Textdatei“).
Dokumentenlebenszyklus
Der Dokumentenlebenszyklus umfasst alle Stationen eines Dokuments von der Erzeugung beziehungsweise Erfassung über die Ablage, Recherche, Bearbeitung und Weiterleitung bis zur Archivierung und letztendlichen Vernichtung. Im Dokumentenlebenszyklus sind alle mit dem Dokument verbundenen Aufgaben enthalten.
Dokumenten-Link
Ein Link bezeichnet den Verweis von einem Dokument auf ein anders. Durch Links können verschiedene Dokumente untereinander verknüpft werden, der Anwender kann durch Anklicken eines elektronischen Links zu dem verknüpften Dokument wechseln.
Dokumentenmanagement
Das Dokumentenmanagement bezeichnet die strukturierte Verwaltung und den strukturierten Umgang mit Dokumenten und den damit verbundenen Geschäftsprozessen. Es umfasst damit die Gesamtheit aller Bausteine, die mit der strukturierten Verwaltung und Nutzung von Dokumenten befasst sind. Auch die Verwaltung von Akten sowie von Prozesse, Aufgaben und Fristen wird durch den Begriff abgedeckt.
Dokumentenmanagementsystem
Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) ist ein Softwaresystem zur Unterstützung des (>) Dokumentenmanagements. Es stellt den Anwendern einfach zu bedienende Funktionen zur Bearbeitung und Verwaltung von Informationen zur Verfügung und erleichtert gleichzeitig die Administrationsaufgaben (Sicherung, Datenschutz etc.). Außerdem stellen DMS alle Funktionen für die geschützte Archivierung von Dokumenten zur Verfügung und sichern den Zugriff durch Rechtekonzepte ab. (> Enterprise Content Management)
Dokumentenquelle
Eine Dokumentenquelle erzeugt Informationen und verteilt diese an einen oder mehrere Ansprechpartner. Dies kann sowohl ein System (beispielsweise das Warenwirtschaftssystem) als auch eine Organisation (beispielsweise die Finanzbehörde) sein.
Dokumentenstatus
Der Status verdeutlicht den Bearbeitungsstand eines Dokuments beziehungsweise die Stellung im Dokumentenlebenszyklus und gibt so die (>) Informationsqualität an. Beispielsweise verdeutlicht der Status „Freigegeben“, dass eine inhaltliche Prüfung der Inhalte des Dokuments vorgenommen wurde. Zumeist wird mit einer Statusänderung eine Änderung der (>) Rechte am Dokument vorgenommen, beispielsweise dürfen freigegebene Dokumente auch vom Autor nicht mehr verändert werden.
DSGVO
Abkürzung für die europäischen Datenschutzgrundverordnung
Die DSGVO verfolgt mehrere Ziele:
- Schutz der Daten- und Privatsphäre der in der EU wohnhaften Bürger:innen (Marktprinzip), da bisherige Datenschutzgesetze nur den Standort des Datenbearbeiters berücksichtigten (Standortprinzip) und es keine Möglichkeit gab, exzessive Datensammler in die Schranken zu weisen
- Einheitliche Regelung für alle EU-Länder
- Klare organisatorische Verankerung durch die Rolle des Datenschutz-Verantwortlichen, Auskunftsprozesse und Meldepflicht
Die DSGVO wurde am 25.05.2018 offiziell in Kraft gesetzt.
Englisch: General Data Protection Regulation (GDPR)
E
Einbindung
Eingaben (Manuelle Eingaben)
Bei manuellen Eingaben handelt es sich um das Eingeben von Informationen in das System (bspw. über eine Tastatur) durch den Benutzer selbst.
E-Learning
E-Learning bezeichnet die Aufbereitung, Verwaltung, Bereitstellung und Auswertung von digitalen Lerninhalten. Dies kann bspw. über Web-Browser oder Apps erfolgen, als Selbststudium oder als interaktives Training mit einem Lehrer und anderen Lernenden. Es gibt viele verschiedene Formen von E-Learning. Teilweise werden einfach digitale Inhalte wie Dokumente und Videos bereitgestellt, andere Lösungen bieten zudem definierte Lernpfade, Tests und die Möglichkeit des Austausches mit anderen Kursteilnehmern.
Elektronische Akte / E-Akte / Digitale Akte
Als elektronische Akte wird die digitale Abbildung von (>) Akten & Ablagestrukturen zur elektronischen Verwaltung von Dokumenten bezeichnet. Die Kurzform ist E-Akte. E-Akten können über eigene Metadaten sowie Strukturen verfügen, der Zugriff kann über Rechte gesteuert werden.
Elektronische Posteingangsbearbeitung
Elektronische Rechnungseingangsbearbeitung
Die elektronische Rechnungseingangsbearbeitung (Invoicing) umfasst die systemgestützte Erfassung von Rechnungen (mittels Scannens oder digitaler Schnittstelle), die anschließende Klassifikation und die automatische Extraktion der Rechnungsinformationen. Die Bearbeitung der Rechnungen erfolgt in speziellen Bearbeitungsworkflows, führende Systeme (z.B. ERPS). Anhand der ausgelesenen Inhalte erfolgt die Prozesssteuerung und die Einbeziehung der richtigen Prüfer und Freigeber.
Elektronische Signatur
Eine elektronische Signatur ist ein allgemeiner Begriff für jede Art von Zustimmung oder Freigabe, die digital erfolgt. Sie kann in sehr einfacher Form ein Bild einer Unterschrift, ein Klick auf eine Schaltfläche oder ein Symbol zur Bestätigung eines Dokuments umfassen. Sie benötigt nicht unbedingt eine spezielle Technologie für die Authentifizierung und bietet nicht immer einen Identitätsnachweis. Es gibt verschiedene Arten der elektronischen Signatur mit der ein Unterzeichner seine Identität bestätigt: Die einfache elektronische Signatur (EES), die fortgeschrittene elektronische Signatur (FES) und die qualifizierte elektronische Signatur (QES). (> digitale Signatur)
Der Begriff-E-Mail bezeichnet zum einen ein briefähnliches Kommunikationsmedium zum Austausch von Informationen über elektronische Netzwerke wie das Internet und zum anderen die ausgetauschten Dateien selbst. Dabei ist zu beachten, dass das Dokumentenformat-E-Mail mehrere Informationsbausteine umfasst (Betreff, Nachrichtentext und Anhänge). (> Nachricht)
End-to-End Geschäftsprozesse
Der Begriff End-to-End-Prozess beschreibt einen Ablauf im Unternehmen der alle Bestandteile vom Startpunkt bis zum Abschluss des Prozesses umfasst. Der Prozess kann aus mehreren logisch aufeinander folgende Teilaufgaben bestehen.
Enterprise Content Management (ECM)
Enterprise Content Management umfasst die Werkzeuge und Konzepte für die ganzheitliche Nutzung von Dokumenten. Der gesamte Dokumentenlebenszyklus wird abgedeckt, von der Erfassung / Erzeugung über Verschlagwortung, Verwaltung, Bearbeitung und Suche zur Weiterleitung und Publikation bis zur abschließenden Aufbewahrung oder Vernichtung. Im Fokus stehen sowohl die Dokumente als auch die übergreifenden Strukturen (Akten, Vorgänge) und die damit verbundenen Geschäftsprozesse. (> Dokumentenmanagement)
Enterprise-Content-Management-System (ECMS)
Ein Enterprise-Content-Management-System ist ein Softwaresystem zur Unterstützung des (>) Enterprise Content Management / (>) Dokumentenmanagement. Es stellt den Anwendern einfach zu bedienende Funktionen zur Bearbeitung und Verwaltung von Informationen zur Verfügung und erleichtert gleichzeitig die Administrationsaufgaben (Sicherung, Datenschutz etc.). Außerdem stellen ECMS alle Funktionen für die geschützte Archivierung von Dokumenten zur Verfügung und sichern den Zugriff durch Rechtekonzepte ab.
Erfassung
ERP (Enterprise Resource Planning)
ERP bezeichnet die Warenwirtschaft, genauer alle mit der Planung und Steuerung der betrieblichen Ressourcen befassten Funktionen.
Erzeugung
Als Erzeugung wird die Generierung eines neuen Dokuments bezeichnet. Dies kann manuell durchgeführt werden (frei oder über ein Formular) oder durch ein System erfolgen.
E-Rechnung
Eine E-Rechnung ist eine digitale Rechnung, die Rechnungsinhalte in einem strukturierten und von Computersystemen direkt interpretierbaren Datensatz speichert. Sie unterscheiden sich maßgeblich von Rechnungen in Bildformaten (z.B. TIFF) und Rechnungen in Dokumentenformate (z.B. PDF). Klassische E-Rechnungen müssen erst aufbereitet werden, damit sie auch von Menschen gelesen werden können. (> Elektronische Rechnungseingangsberarbeitung)
ESB (Enterprise Service Bus)
Ein ESB ist eine Anwendung, die die Integration zwischen verschiedenen Anwendungen ermöglicht. Ein ESB führt Transformationen von Datenmodellen durch, verwaltet die Schnittstellen zu den führenden Systemen und ist für die Verteilung der Daten zuständig. Wenn mehrere Fachsysteme über einen ESB (> Middleware) verbunden sind, genügt es, dass jedes Fachsystem eine Schnittstelle zum ESB besitzt. Dadurch müssen die Fachsysteme nicht direkt miteinander verbunden werden, was die Integration vereinfacht.
Extraktion
Als Extraktion wird das automatisierte Auslesen von Daten bzw. Informationen aus einem Dokument bezeichnet. Die zu erfassenden Daten müssen im Vorfeld aufgrund der (>) Klassifikation definiert werden, damit dass System weiß, nach welchen Informationen gesucht werden muss.
F
Fachanwendung, Fachsystem
Der Begriff bezeichnet eine speziell für einen Kunden, Bereich oder eine Branche abgestimmte Systemlösung. Die Lösung erfüllt in der Regel die Anforderungen des Fachbereichs oder des unterstützen Szenarios.
File Storages
File Storages speichern Daten in Ordner-Hierarchien. Die Navigation erfolgt entlang der Filepfade anhand von Dateisystem-Befehlen direkt aus den Applikationen wie das NFS-Protokoll. Der Dateipfad und der Filename müssen der Applikation bekannt sein. File Storages eignen sich vorzugweise für die Speicherung von Dateien beliebiger Formate in gemeinsamen Netzwerken.
Firewall
Bei einer Firewall handelt es sich um eine Lösung zur Sicherung eines Netzwerks (oder PC) vor unerwünschten Zugriffen aus dem Netzwerk indem festdefinierte Regeln den Datenverkehr überprüfen, bevor ankommende Daten in das Netzwerk weitergegeben werden. Die Firewall ist in der Regel Bestandteil eines Sicherheitskonzepts in Unternehmen.
Forecasting
Im Rahmen der kurzfristigen Planung beschreibt Forecasting die laufende Überprüfung und Anpassung der Planung an geänderte Bedingungen. Plandaten werden dabei sukzessive durch angefallene Istwerte ersetzt und die Planwerte der offenen Perioden, unter Berücksichtigung neuer Erkenntnisse sowie Einschätzungen, angepasst. Typische Formen sind der Rolling Forecast oder der Year-End-Forecast.
Formular
Als Formular wird ein strukturiertes Dokument bezeichnet, in welchem bestimmten Feldern (Eingabebereichen) ein bestimmter Inhalt zugewiesen ist. Dies dient insbesondere der vereinfachten, standardisiertes Erfassung von Informationen. Beispielsweise dient das Feld „Nachname“ der Eingabe des Familiennamens. Beim Auslesen des Formulars ist aufgrund der inhaltlichen Zuweisung klar, dass der Familienname in diesem Feld eingetragen wurde. Es gibt Formulare in Papierform und auch elektronische Formulare.
Framework
Ein Framework bildet immer einen gewissen Rahmen für methodische und standardisierte Lösungen für Unternehmen. In Bezug auf Software ist ein Framework ein Rahmen zur Entwicklung der Softwarearchitektur. Die Grundstruktur (Laufzeitumgebung, Bibliotheken, Komponenten) bietet in der Regel Bausteine mit unterschiedlichen Klassen, die für die Programmierung wieder verwendet werden können. Bekannt ist beispielsweise das .NET-Framework.
Fristenmanagement
Unter Fristenmanagement wird zum einen die Einhaltung von Zeitvorgaben für die Bearbeitung von Aufgaben verstanden, zum anderen auch die Verwaltung der Aufbewahrungs- und Löschfristen von Content wie Dokumenten.
Funktion(en) (Systeme)
Mit Funktionen kann eine Systemlösung Prozesse und Aufgaben im Unternehmen unterstützen sowie Daten verarbeiten.
Funktionsaufruf
Bei einem Funktionsaufruf wird ein weiteres Programm / Funktion aufgerufen und ggf. auch Parameterwerte übergeben, um bspw. einen nächsten (Teil-)Prozessschritt einzuleiten.
G
GDPR
GRC (Governance, Risk & Compliance)
Governance-, Risk- und Compliance-Lösungen (GRC-Lösungen) unterstützen übergreifend bei der Dokumentation, Überwachung und nachweislichen Einhaltung interner und externer Vorgaben. Organisatorische Richtlinien, vertragliche Regelungen, Gesetze und Verordnungen werden hierbei durch die Lösung verwaltet und deren Anwendung bzw. Einhaltung unterstützt. Häufig bieten diese Lösungen auch Funktionen für Risikomanagement, Datenschutz und Datensicherheit.
GUI (Grafical User Interface)
GUI bezeichnet die grafische Benutzeroberfläche eines Programms. Eine GUI ermöglicht den Anwendern die Interaktion mit Systemen über grafische Symbole und visuellen Elementen.
Gruppe
Eine Gruppe ist die Sammlung von einzelnen Personen oder Nutzern in einem bestimmten Bereich (vgl. auch Rolle).
H
Handakte
Als Handakte wird eine Sammlung von (zusammengehörigen) Dokumenten (meist in Papierform) bezeichnet, welche direkt von einem Mitarbeiter verwaltet und bearbeitet wird.
Hardware
Der Oberbegriff Hardware umfasst alle greifbaren Bestandteile (elektronisch, mechanisch) von informationsverarbeitenden Systemen (alles außer Software und Daten) wie bspw. alle Bestandteile eines PCs inklusive Maus, Tastatur, Bildschirm aber auch Server und andere Speichermedien.
Header / Mailheader
Header ist die englische Bezeichnung für den Betreff einer E-Mail.
Historie
Die Historie gibt die Entwicklung des Dokuments oder Vorgangs wieder, indem sie die einzelnen Bearbeitungsschritte verdeutlicht.
Homeoffice
Der Begriff Homeoffice umschreibt das (teilweise) flexible Arbeiten von zu Hause oder einem anderen privaten Raum aus. (> Mobiles Arbeiten)
HR (Human Resources)
Systeme zur Unterstützung der Personalabteilung, sogenannte Human-Resources- (HR) oder Personalinformations-Systeme, bieten viele Funktionen zur Erfassung, Verwaltung, Analyse, Archivierung bis hin zur Löschung von personenbezogenen Informationen der Mitarbeiter an. Diese umfassen bspw. die Qualifikation, Vergütung, Abwesenheiten und Mitarbeiterentwicklung. Vollumfängliche Lösungen bieten zudem Funktionen für das Bewerbermanagement (Recruiting) oder auch die Umsetzung von Mitarbeiterportalen inklusive Employee Self-Service Lösungen an.
Hybride Cloud-Lösungen
Dieses Cloud Computing Modell kann (>) Public Cloud, (>) Private Cloud und (>) On-Premises-Lösung miteinander kombinieren, um flexibel entsprechende Services dem Unternehmen zur Nutzung zur Verfügung zu stellen. Eine solche Lösung ist bspw. Dann sinnvoll, wenn ein Unternehmen vorhandene On-Premises-Systeme mit einer Public Cloud verbinden möchte, um neue Applikationen nutzen zu können aber geschäftskritische Daten gesetzeskonform wie bisher zu verwalten.
Hybridakte
Als Hybridakte wird die Verwaltung von Informationen im DMS verstanden, auch wenn die eigentlichen (papierbasierten und elektronischen Inhalte) nicht im DMS selbst abgelegt sind. Im (>) DMS wird ein Metadatensatz als (>) Verschlagwortung verwaltet. Das Dokument selbst kann aber nicht im System aufgerufen werden, stattdessen ist der Ablageort bspw. des Papierdokuments hinterlegt. Verwendet werden Hybridakten oft bei (noch) nicht digitalisierten Altakten oder bei besonderen Formaten wie Katalogen oder Fachbüchern.
I
Identity Management
Mit Identity Management Software kann der (interne / externe) Zugriff der Mitarbeiter auf die jeweiligen Unternehmensanwendungen verwaltet werden. (auch Access Management, Zugriffsmanagement)
Import
Als Import wird die Erfassung von elektronischen Informationen wie Dokumenten oder Daten in ein IT-System beschrieben.
Indexierung
Als Indexierung wird das Vergeben von Zusatzinformationen (> Metadaten) zu Dokumenten bezeichnet. Beispiele sind die Vergabe von Autor, Abteilung oder Projektnummer. Dokumente werden so in einen inhaltlichen Bezug zu anderen Dokumenten gesetzt. (> Attributierung) (> Verschlagwortung)
Individualentwicklung
Individualentwicklung bezeichnet den Vorgang der Entwicklung von Softwaresystemen, welche die individuellen Anforderungen sowie Prozesse eines Unternehmens / einer Organisation unterstützt.
Information
Als Information wird allgemein ein (relevanter) Inhalt bezeichnet. Dies können Daten im Kontext oder auch der Inhalt eines Dokuments sein.
Informations- und Prozessportal
Informationsqualität
Die Informationsqualität gibt den möglichen Nutzen einer Information für den Bearbeiter an. Dabei kommen verschiedene Aspekte zum Tragen, beispielsweise die Aktualität der Information, die Richtigkeit der Informationen oder die Verständlichkeit des Inhalts.
Informationstechnik (IT)
Informationstechnik ist der Sammelbegriff für die Informationsverarbeitung und die dafür notwendige Hardware (Geräte) und Software.
Input Management (IM)
Ganzheitlichen Lösungen für Input Management bestehen aus einer Komponente für die Datenanalyse (Datenextraktion und Inhaltsklassifikation) sowie Komponente für die digitale Prozessunterstützung und Integration in das datenführende System. Mit den Werkzeugen können Dokumente inhaltlich zugeordnet und relevante Informationen ausgelesen werden. Diese lassen sich dann für die Umsetzung der Prozesse nutzen. Häufig sind die Lösungen tief in führende Systeme integriert und auf vordefinierte Szenarien fokussiert. (> Elektronische Rechnungsbearbeitung) (> Automatische Posteingangsbearbeitung)
Integration
Der Begriff IT- / System-Integration umschreibt die tiefe Einbindung bzw. Verknüpfung von Informationen, (Fach-)Systemen aber auch Hardware in die bestehende Systemlandschaft.
Interaktion
Unter einer Interaktion versteht man das aufeinander Folgen von abhängigen Aktionen. Beteiligt sind mindestens zwei Akteure, bspw. Systemlösung und mindestens ein Mitarbeiter. Eine Interaktion ist beispielsweise auch ein Kommentar oder Likes von Kollegen zu einem Beitrag.
Internetzugang
Unter Internetzugang (Internetanschluss, Internetverbindung) versteht man im Allgemeinen die Möglichkeit Computer, Mobile Devices sowie andere internetfähige Geräte und ganze Netzwerke mit dem Internet zu verbinden.
Internet of Things (IoT)
Internet der Dinge bezeichnet die Vernetzung von intelligenten Endgeräten über das Internet. IoT nutzt Sensorik und automatische Datenübermittlung gekoppelt mit automatischer Entscheidungsfindung, wie beispielsweise KI.
IT-Infrastruktur
Eine IT-Infrastruktur umfasst alle Komponenten (Hardware, Software) die im Unternehmen zur Umsetzung der IT-Strategie und Aufrechterhaltung des Softwarebetriebs zum Einsatz kommen.
IT-Strategie
Die IT-Strategie legt die zukünftige Entwicklung der IT in einem Unternehmen / einer Organisation fest. Sie leitet sich aus der Unternehmensstrategie ab und beschreibt das zukünftige Zielbild der IT. Konkrete Maßnahmen und deren geplanter Umsetzungszeitpunkt werden häufig in Form einer Roadmap beschrieben.
IT-Sicherheit
Unter IT-Sicherheit versteht man den Schutz von Software, Systemen, Hardware und Netzwerken vor Gefahren, die zur nicht erwünschten Offenlegung von Informationen, zum Diebstahl von Hardware, Software oder Informationen sowie zum Abbruch oder Falschausführung der von ihnen bereitgestellten Dienste führen können
J
Journaling / E-Mail-Journaling
Journaling oder E-Mail-Journaling bezeichnet die serverseitige Ablage aller ein- und ausgehenden E-Mails in ein spezielles E-Mail-Archiv oder in ein (>) ECMS.
K
Kampagnenmanagement
Unter Kampagnenmanagement wird die Planung, Durchführung und Analyse von Marketingmaßnahmen verstanden. Kampagnen haben das Ziel Interessenten zu gewinnen und Bestandskunden mit den richtigen und passenden Informationen zu bedienen. (> Marketing Automation)
Klassifikation
Als Klassifikation wird die inhaltliche Einordnung eines Dokuments beschrieben. Beispielsweise für Dokumentenklassen sind „Rechnungen“, „Eingehende Bestellungen“ und „Bewerbungen“. Das Ergebnis der Klassifikation eines Dokuments ist die Zuweisung der (>) Dokumentenart.
Key User
Speziell geschulter Mitarbeiter, der Kollegen (meist innerhalb der eigenen Abteilung) während der Softwareeinführung unterstützt. Im weiteren Verlauf sind Key User erste Ansprechpartner für alle Fragen zur entsprechenden Software und geben Hilfestellungen bei der Anwendung.
Kognitive Lösungen
Kognitive Lösungen ermöglichen die Verarbeitung unstrukturierter Daten wie Text, Audio, Bilder oder Videos. Computerprogramme sind damit in der Lage, Elemente auf Bildern zu erkennen, Spracheingaben zu verarbeiten und Sprachausgaben zu generieren sowie Texte zu analysieren oder zu übersetzen. Kognitive Lösungen arbeiten vorwiegend auf Basis neuronaler Netze.
Kommunikation (externe und interne Kommunikation)
Der Begriff Kommunikation beschreibt den intern wie externen Austausch von Informationen zwischen zwei Parteien. Dies kann über unterschiedliche Kommunikationskanäle erfolgen (E-Mail, Telefon, direktes Gespräch, Online-Meeting, Chat etc.).
Kompetenzzentrum
Ein Kompetenzzentrum umfasst eine Gruppe von Mitarbeitenden, welche besonderes Wissen bezüglich eines Themas, einer Softwaregattung oder der IT im Allgemeinen haben. So kann es jeweils ein Kompetenzzentrum für CRM, Rechnungseingangsbearbeitung oder die allgemeine IT-Strategie geben. Kompetenzzentren sind inhaltliche Ansprechpartner für die Mitarbeiter, die Führungsebene und Dienstleister. Sie unterstützen durch das notwendige Wissen über Systeme, Lösungsmöglichkeiten und Vorgehensweisen, bewerten Anforderungen und koordinieren Aufgaben und Maßnahmen.
Konzeptfragen
Konzeptfragen können Bestandteile für Softwareauswahlprojekte sein. BARC prüft im Rahmen der Konzeptfragen Aspekte, welche nicht direkt mit „ja“ oder „nein“ beantwortet werden können. Der Fokus liegt auf der Erläuterung von Vorgehensweisen, Erfahrungen und unterschiedlichen Zusammenhängen.
Kriterienkatalog
Der Kriterienkatalog ist häufig ein Bestandteil der Ausschreibungsunterlagen bei Softwareauswahlprojekten und kann später als Vertragsbestandteil gelten. BARC fragt im Kriterienkatalog im Standard technische und funktionale Eigenschaften des Systems sowie Angaben zu Betreuung ab. Bei Bedarf können auch weitere / andere Eigenschaften geprüft werden. Die Antworten gelten als vom Anbieter zugesicherte Eigenschaften, der Kriterienkatalog wird optimalerweise bei der Beauftragung Vertragsbestandteil.
KI (Künstliche Intelligenz)
Die Imitation intelligenten Verhaltens wird in der Informatik als Künstliche Intelligenz bezeichnet und stellt einen eigenen Forschungsbereich dar. Versuchte man anfangs intelligentes Verhalten mit der Programmierung von komplexen Regelwerken (Expertensysteme) zu imitieren, setzte man später zunehmend auf Systeme, die selbstständig Regeln, Muster und Strukturen aus Daten ableiten können. Letztere Herangehensweise wird als Machine Learning bezeichnet und bildet mittlerweile den größten Forschungsschwerpunkt im Bereich der Künstlichen Intelligenz.
L
Lastenheft
Das Lastenheft beschreibt alle Ziele und wesentlichen Einsatzszenarien des Projektvorhabens für den Bieter. Es beinhaltet alle Anforderungen die an eine Lösung und einen Bieter (Softwarelösung, Dienstleistung und andere Leistungen) gestellt werden. Das Lastenheft bildet die Grundlage für das spätere Pflichtenheft des Projektvorhabens. (> Pflichtenheft)
Lead
Der Begriff Lead beschreibt einen Kontakt, der das Potential hat, sich in einem gewissen absehbaren Zeitraum zum Kunden weiterzuentwickeln. (> Lead Management)
Lead Management
Lead Management ist die Strategie im Marketing durch gezielte Maßnahmen neue Kunden zu gewinnen bzw. Interessenten gezielt zu Kunden weiterzuentwickeln. (> Lead)
Lebenszyklus
Als Lebenszyklus eines Dokuments, oder auch von (Kunden-)Daten, wird der Ablauf von der Erfassung der Information und Speicherung im System, über die Weiterentwicklung der Informationen, bis hin zu der Vernichtung / Löschung bezeichnet.
Leitbild
Ein Leitbild eines Unternehmens beschreibt alle Grundprinzipien und das eigene Verständnis zur Vision, dem Unternehmenszweck und anderen Werten, für die ein Unternehmen steht. Allen Mitarbeiter sollen ein Leitbild Orientierung geben.
M
Machine Learning (ML)
Machine Learning oder maschinelles Lernen ist ein Teilbereich (>) Künstlicher Intelligenz und bezeichnet die automatische Ableitung von Regeln aus großen Datenmengen durch Algorithmen. Diese Regeln können anschließend in Form einer Programmanwendung genutzt werden. Bei überwachtem Machine Learning werden Modelle anhand von Daten trainiert, für welche bereits Ergebnisse vorliegen. Funktionierende Modelle sind anschließend in der Lage, Ergebnisse für Daten zu prognostizieren, für welche diese noch nicht vorliegen. Bei unüberwachtem Machine Learning liegen keine Ergebnisse vor und Machine-Learning-Modelle erschließen sich Regeln allein aus der Struktur der Daten. Die Umsetzung von Machine Learning wird auch Data Mining genannt.
Marketing Automation
Marketing Automation umfasst die Prozesse und Werkzeuge zur weitreichenden Unterstützung verschiedener Marketingaufgaben. Im Fokus steht eine schnelle und gezielte Kommunikation zu den Interessenten und Kunden – bedarfsgerecht angepasst an die jeweiligen Bedürfnisse der Zielgruppe. Mitarbeiter bekommen zur Erledigung Ihrer Aufgaben entsprechende Analysen und Informationen bedarfsgerecht bereitgestellt. (> Kampagnenmanagement)
Media Asset Management (MAM)
Spezialsystem mit dem Fokus zentrale Verwaltung von Bildern, Videos, Audio-Dateien, Broschüren usw. sowie deren Bearbeitung (bspw. automatische Formatwandlung für bestimmte Ausgabekanäle).
Metadaten
Als Metadaten werden „Daten über Daten“ bezeichnet. Im (>) Enterprise Content Management bezeichnen Metadaten Verwaltungsinformationen über Dokumente, beispielsweise Version , Ersteller oder Status. (> Verschlagwortung) (> Indexierung)
Metadatenmodell
Das Metadatenmodell beschreibt, welche Arten bzw. Klassen von Dokumenten, Akten und Prozessen unterschieden werden und welche wesentlichen Eigenschaften diese auszeichnen. (Beispiel: Klasse „Rechnung“ enthält die Eigenschaften (= Attribute) „Rechnungsdatum“, „Lieferant“ und „Betrag“) Zudem werden Abhängigkeiten festgelegt (bspw. Zusammenspiel von Haupt- und Teilakten).
Microservices
Der Begriff kommt aus der Softwareentwicklung und bezeichnet ein Ansatz einer bedarfsgerechten Lösung aus mehreren kleineren zusammengesetzten spezifischen Modulen. Die so entstanden Gruppen / Dienste kommunizieren über eine Schnittstelle miteinander, können aber auch unabhängig voneinander eingesetzt werden. (> SOA)
Middleware
Die (>) ESB-Lösung dient als Vermittler zwischen verschiedenen Anwendungen oder Systemen und ermöglicht die Kommunikation sowie Datenaustausch zwischen den Anwendungen. Sie ermöglicht die Zusammenarbeit unterschiedlicher Programme.
Mobiles Arbeiten, Mobile Work
Unter dem Begriff mobiles Arbeiten bzw. Mobile Work wird das ortsunabhängige Arbeiten von Mitarbeitern außerhalb der Betriebsstätte bezeichnet. Der Arbeitnehmer kann dabei in den meisten Fällen selbst wählen, von wo aus er seine Arbeitsleistung erbringt ob aus dem Homeoffice oder von einem anderen selbst gewählten Ort.
Modul
Ein Modul ist ein Baustein einer Softwarelösung der ein bestimmtes Bündel an Funktionen bereitstellt. Häufig ist die inhaltliche Klammer ein bestimmter Anwendungsfall. Beispiele sind Module für die Marketing Automation im Rahmen von CRM, Module für das Vertragsmanagement bei ECMS und Module für die Integration in SAP bei PLM-Systemen.
Monitoring (auch Process Monitoring)
Unter Monitoring versteht man die Überwachung von Vorgängen und Prozessen. Dies umfasst die durchgängige Protokollierung, Messung eines Vorgangs oder Prozesses mittels geeigneter Funktionen oder Spezialsysteme.
Mustererkennung
Bei dem Begriff handelt von der Befähigung in einer Menge von Daten Regelmäßigkeiten, Ähnlichkeiten, Wiederholungen oder andere Erkenntnisse, in diesem Zusammenhang sogenannte Muster, zu erkennen.
N
Nachhaltigkeit
Nicht nur Privatpersonen, sondern auch viele Unternehmen versuchen nach dem Prinzip der Nachhaltigkeit zu wirtschaften. Im Grunde bedeutet dies nicht mehr Ressourcen zu verbrauchen als nachwachsen, regenerieren oder künftig wieder bereitgestellt werden können. Unnötige Ausgaben sollen vermieden und nachhaltige Entscheidungen getroffen werden.
Nachricht
Hierbei handelt es sich um eine Mitteilung (schriftlich, mündlich) zu einem Ereignis oder einem anderen Thema. Eine Nachricht kann über die unterschiedlichsten Kanäle ausgetauscht werden bspw. via (>) Chat, (>) E-Mail, Brief, (Video-)Telefonat.
Nachweispflichten
Die Erfüllung von Nachweispflichten umfasst die Einhaltung von gesetzlichen, vertraglichen, aber auch selbst auferlegten Richtlinien zum Umgang mit Informationen. Dies umfasst Erzeugung, Ablage, Bearbeitung, Weitergabe und Zugriff auf Dokumente.
NAS (Network Attached Storage)
NAS bezeichnet Speichersysteme, welche über Serverdienste Dateisysteme als Ablagemöglichkeiten über ein Netzwerk anbieten.
Natural Language Processing (NLP)
NLP hat das Ziel menschliche Sprache mittels Künstlicher Intelligenz zu analysieren, diese in auswertbare Daten umzuwandeln und ggf. maschinelle Befehle abzuleiten. NLP kommt zum Einsatz bei Sprachenerkennung, Übersetzungsprogrammen oder auch bei Übersetzung von Sprachanweisungen an den Computer.
Netzwerk
Werden mehrere verschiedene Computer und Systeme miteinander zum Zweck des Datenaustausch verbunden, wurde ein sogenanntes Netzwerk erschaffen. Im Zusammenhang einer Anbindung beispielsweise eines weiteren Systems an dieses Netzwerk spricht man von Netzwerkanbindung.
Neuronale Netze
Next Best Action
Der Begriff Next Best Action schlägt den nächsten besten Schritt für eine kundenindividualisierte Kommunikation von Marketing, Vertrieb und Service vor. Bisherige Aktionen und die erfolgte Kommunikation werden dabei berücksichtigt.
Nutzermanagement
Notiz
Eine Notiz beschreibt digitale Anmerkungen zu einem Datenobjekt. Notizen können Bestandteil von (>) Annotationen sein oder gesonderte Elemente.
O
OCR (Optical Character Recognition)
OCR bezeichnet die Texterkennung, das Umwandeln von Bildinformationen (z.B. gescannte Papiere) in einen maschinenlesbaren (und auswertbaren) Text. (> Texterkennung)
Offline-Client
Der Offline-Client ermöglicht die Nutzung des ECMS, ohne dass eine Verbindung zum zentralen Server besteht. Dazu werden die erforderlichen Dokumente und deren Metadaten lokal auf den Rechner des Mitarbeiters gespeichert (als Kopie). So ist ein lokales Arbeiten möglich. Änderungen können über einen Synchronisationsmechanismus in das Hauptsystem zurückgespielt werden.
Online-Marktplatz (Software)
In einem Online-Marktplatz werden in der Regel virtuell Produkte zum Kauf angeboten. Im Bereich Software werden die unterschiedlichsten Softwareanwendungen über einen solchen, häufig unternehmenseigenen Marktplatz (siehe bspw. Salesforce, Microsoft, Amazon) zum direkten Download angeboten. Trotz der schnellen Verfügbarkeit der Software, ist es in den meisten Fällen für erfolgreiche Einführung im Projekt nötig, sich von Dienstleistern mit entsprechendem Know-how unterstützen zu lassen. (> App-Store)
Online-Meeting, virtuelles Meeting
Der Begriff umfasst virtuelle Meetings, die über das Internet abgehalten werden. Teilnehmer können via Audio und Video am Meeting ortsunabhängig teilnehmen und sich somit gegenseitig sehen und hören. Inhalte, wie bspw. eine Präsentation, können in der Regel über ein Teilen des Bildschirms des Präsentators mit den Teilnehmern geteilt werden.
On-Premises-Lösung
On-Premises-Lösungen werden entweder lokal im Netzwerk eines Unternehmens oder in einem Rechenzentrum auf eigenen Server installiert und dort eigenständig betrieben.
Open-Source-Werkzeuge
Software-Werkzeuge mit öffentlich verfügbarem Quellcode, der auch von Dritten eingesehen werden kann. Die reine Nutzung solcher Software ist kostenfrei.
Order-to-Cash (O2C)
Order-to-Cash beschreibt den vollständigen Prozess vom Eingang einer Kundenbestellung bis zur Bezahlung der Rechnung. Dieser Prozess umfasst den gesamten Verkaufszyklus und beinhaltet alle Teilprozesse, wie die Bearbeitung der Bestellung, den Versand der Auftragsbestätigung, die Leistungserbringung, die Rechnungsstellung und den Zahlungseingang.
Ordner
Ortsunabhängiges Arbeiten
P
Paginierung
Hierbei handelt es sich um die durchgehende Nummerierung von Seiten einer Akte. Somit werden Verweise eindeutig möglich und das nachträgliche Entfernen einzelner Seiten wird nachvollziehbar.
Partner (Software, Lösung)
Partner eines Softwareherstellers, der diese zum Teil auch vertreibt, der über bestimmtes (branchen- oder themenspezifisches) Know-how verfügt, ergänzende Dienstleistungen anbietet oder/ und ein entsprechendes Modul ergänzend zum Produkt des Herstellers selbst entwickelt hat.
PDF (Portable Document Format)
PDF ist ein plattformunabhängiges Dateiformat für die Ablage und Anzeige von Dokumenten, welches von Adobe Systems entwickelt wurde. Mit PDF/A wurde ein neutrales Format für die langfristige Aufbewahrung definiert.
PDM (Produktdatenmanagement)
PDM-Lösungen fokussieren relevante Produktionsdaten. Die Informationen zu einem Produkt und Produktvarianten werden von Systemen so verwaltet, dass berechtigte Mitarbeiter im Unternehmen auf sämtliche Daten des Produktlebenszyklus und dem Entstehungsprozess zugreifen können. Wichtige Informationen können so auch im Entwicklungsprozess genutzt werden.
Pflichtenheft
Das Pflichtenheft baut auf dem (>) Lastenheft auf und legt konkret fest, welche Anforderungen der Auftragnehmer wie erfüllen muss. Sobald das Pflichtenheft vom Auftragnehmer akzeptiert wird, kann in der Regel mit dem Softwareprojekt gestartet werden.
PIM (Produktinformationsmanagement)
PIM-Lösungen dienen zur Sammlung und Verwaltung von Produktinformationen an einem zentralen Ort sowie insbesondere zur Bereitstellung dieser Informationen in verschiedenen Ausgabeformaten (bspw. Kataloge, Datenblätter, Webseiten). Durch die zentrale Plattform werden die Daten immer aktuell gehalten, Änderungen und Ergänzungen werden zentral gepflegt. Die Informationen werden genutzt, um Produktinformationen so aufzubereiten, dass sie von Vertrieb und Marketing zielgerichtet in den jeweiligen Kommunikationskanälen genutzt werden können.
PLM (Product Lifecycle Management)
Systeme für Product Lifecycle Management (PLM) unterstützen den Entwicklungsprozess von der ersten Idee bis zum finalen Produkt sowie die Prozesse rund um Veränderungen bestehender Produkte. Der PLM-Ansatz ist ganzheitlich und fokussiert alle Daten und Informationen des Produktentstehungsprozesses, beispielsweise nicht nur Funktionen und Bauteile, sondern auch die Kostenseite zu einem bestimmten Produkt.
Portale
Portale bieten die Möglichkeit, Informationen und Applikationen bedarfsgerecht und flexibel miteinander zu verbinden und in einer (Web-)Oberfläche zusammenzuführen. Über kleine Apps bis hin zu großen Softwareplattformen können entsprechende Inhalte und Funktionen miteinander verbunden werden.
Posteingangsbearbeitung
Predictive Analytics
Predictive Analytics bezeichnet den Einsatz von Verfahren der Klassifikation und der Zeitreihenanalyse zur Prognose von Ereignissen oder Verhaltensweisen. Predictive Analytics wird auf Grundlage von Data Mining und Machine Learning umgesetzt stellt einen Teilbereich von Advanced Analytics dar.
Preisblatt
Das Preisblatt ist Bestandteil der Ausschreibungsunterlagen von Softwareauswahlprojekten und dient in diesem Zusammenhang der strukturierten Erfassung von Kostenschätzungen für Softwarekosten (Lizenzen und Wartung oder Softwaremiete / SaaS) und Dienstleistung. BARC fragt in den Preisblättern sowohl die direkt zu beschaffenden Lizenzen und Dienstleistungen sowie Ausbaustufen ab. Das Preisblatt ist für die Anbieter auch die Grundlage für die Angebotserstellung
Private Cloud
Bei einer Private Cloud werden speziell nur einem Unternehmen (oder einer definierten Anwendergruppe) Anwendungen online zur Nutzung zur Verfügung gestellt. Die so bereitgestellten Lösungen (im Sinne von Hardware- und Softwareressourcen) werden nur von dem einem Unternehmen selbst genutzt und nicht wie bei einer Private Cloud gemeinsam mit anderen. (> Public Cloud) (> Hybrid Cloud)
Process Mining
Lösungen für Process Mining unterstützen die intelligente Analyse der Prozesse (auch über verschiedene Systemgrenzen hinweg). Real durchgeführte Unternehmensprozesse werden dabei vom System realitätsgetreu rekonstruiert, um mit Hilfe von speziellen Analysewerkzeuge aus Erkenntnissen Ergebnisse zu ziehen (bspw. problemhafte Prozessvarianten, mögliche Engpässe, Showstopper), wichtige Zusammenhänge zu erkennen, nach Ursachen zu forschen und die Prozesse mit Hilfe der gewonnenen Informationen optimal auszurichten. Teilweise werden auch Simulationskomponenten zur Bewertung von Veränderungen / Alternativen angeboten.
Procure-to-Pay
Projektmanagement
Projektmanagement liefert Werkzeuge rund um die Planung und Steuerung bis hin zum Abschluss von Projekten. In der Regel helfen Tools für das Projektmanagement den Mitarbeitern auch bei der Chancen- und Risiken-Einschätzung, der Ressourcen-, Termin- und Kostenplanung zu Projekten durch unterschiedliche integrierte Analysen. Oft ist auch die Nachvollziehbarkeit (Tracking) des Bearbeitungsstand Bestandteil der Funktionalität.
(Virtueller) Projektraum
Der Begriff virtueller Projektraum umschreibt Weblösungen für das Projektmanagement. Alle internen und externen Mitglieder der Projektgruppe können online über den freigegebenen online auf aktuelle Inhalte des Projekts zugreifen und sich austauschen.
Prozess
Als Prozess wird eine Folge von Bearbeitungsschritten bezeichnet, welche in einen logischen Ablauf angeordnet sind. Beispielsweise kann ein Freigabeprozess die Schritte: Erstellung, inhaltliche Prüfung und Genehmigung (oder Verweigerung der Genehmigung) umfassen. In einem Prozess können Entscheidungen eingebunden sein, welche den Ablauf verändern können (alternative Wege, Wiederholungen). Die einzelnen Schritte können nacheinander (Sequenz) oder gleichzeitig (Parallelität) durchgeführt werden.
Prozessdaten
Der Begriff Prozessdaten umfasst alle Daten, die in Prozessen anfallen und von (Fach-)Systeme oder auch Produktionsmaschinen (Sensoren etc.) oder anderen Datenquellen digital erfasst werden. Diese Daten werden nicht nur erhoben, sondern meist auch für weitere Schritte ausgewertet und genutzt (schnellere Entscheidungen auf Basis der Daten, Qualitätsverbesserungen etc.).
Prozessmanagement
Als Prozessmanagement wird die Verwaltung von Prozessen bezeichnet. Dies umfasst sowohl die fachlich-organisatorische Gestaltung der Prozessketten (Wer soll was tun?) als auch die technische Umsetzung (Wie soll wer mit welchem System eine bestimmte Teilaufgabe lösen?). (> BPM) (> RPA)
Public Cloud
Bei einer Public Cloud werden Services und entsprechende Infrastruktur von einem Anbieter mehreren Kunden gleichzeitig bereitgestellt. Unternehmen nutzen die so angebotenen Lösungen dann online mit anderen Kunden gleichzeitig. (> Private Cloud) (> Hybrid Cloud)
Purchase-to-Pay (P2P)
P2P umfasst alle Aktivitäten und Teilprozesse, die von der Beschaffung bis zur Bezahlung von Produkten und Dienstleistungen anfallen. Zu den Teilprozessen des P2P-Prozesses gehören die Bedarfsmeldung, Bestellung, Auftragsbestätigung, Lieferung und Zahlung der entsprechenden Rechnung. Der Fokus liegt sowohl auf den internen Prozessen (z.B. Prüfprozesse) als auch auf den Prozessen mit Beteiligung des Lieferanten (z.B. Bestellprozess) sowie den damit verbundenen Daten und Informationen.
Q
Qualitätssicherung (auch: Qualitätskontrolle)
Die Qualitätssicherung ist Bestandteil des Qualitätsmanagements. Hierbei handelt es sich um die regelmäßige Kontrolle ob Leistungen / Produkte den definierten Anforderungen entsprechen. Ist dies nicht der Fall werden entsprechende Maßnahmen eingeleitet, um die Qualität wieder herzustellen bzw. zu sichern. (> Audit) (> Qualitätsmanagement)
Qualitätsmanagement
Qualitätsmanagement umfasst die systematische Planung sowie Steuerung von Abläufen unter Gesichtspunkten der Qualität. Das Qualitätsmanagement stellt sicher, dass Tätigkeiten und Maßnahmen darauf abzielen, eine geforderte Produkt- oder Dienstleistungsqualität zu erreichen. (> Audit) (> Qualitätssicherung)
R
Recherche
Rechnungseingangsbearbeitung
Rechte (im DMS bzw. ECMS)
Die Rechte bestimmen, was mit einem Dokument gemacht werden kann. Typische Rechte sind Lesen, Erzeugen oder Löschen von Informationen. Diese Rechte (und eine Kombination daraus) werden einer Person oder einer (>) Rolle zugewiesen und so die Rechteverwaltung umgesetzt.
Rechtemanagement
Das Rechtemanagement bezeichnet die Zuweisung, Verwaltung und den Entzug von Rechten. Diese Rechte werden zumeist nicht einzelnen Nutzern, sondern Gruppen oder (>) Rollen zugewiesen.
Redlining
Sammelbegriff für alle Arten von Anmerkungen, welche im (>) Viewer auf einem Dokument aufgebracht werden können, bspw. Hinweistexte, Hervorhebungen, Notizen oder Stempel. (> Annotationen)
Referenzfragebogen
Ein solcher Fragebogen dient im Rahmen der Projektausschreibung einer Softwareauswahl zur Einholung von Angaben zu vergleichbaren Referenzen. BARC fragt in Auswahlprojekten vergleichbare Referenzen mit Blick auf Projektfokus, Funktionsumfang, Unternehmensgröße und Branche ab. (> Lastenheft)
Regeln, Regelungen, Regelwerk
Regelungen, ein Regelwerk oder Reglement sind Sammlungen von Regeln / Vorgaben (bspw. Geschäftsordnung oder Verordnungen). Eine Regel ist nicht zwangsläufig rechtsverbindlich. Sie wird in der Regel auf Basis bestimmter, sich wiederholender Ereignisse und Erfahrungen daraus abgeleitet und festgelegt. Für bestimmte Bereiche in Unternehmen gelten Regeln als verbindlich (= Richtlinie).
Remote Work
Rendition
Renditions bezeichnen Formatwandlungen, bspw. um den langfristigen Zugriff auf Inhalte im Archiv zu gewährleisten oder um die Anzeige im (>) Viewer zu ermöglichen.
Reporting
Revision
Eine Revision ist die normalerweise mit einer Prüfung verbundene Festschreibung eines Entwicklungsstandes eines Dokuments oder einer Information mit einer damit einhergehenden Änderung des Status. Beispielsweise kann der Stand eines Angebots durch eine Revisionierung festgehalten werden, bevor dieses an den Kunden versendet wird. Damit wird eine Nachvollziehbarkeit von Entscheidungsgrundlagen gewährleistet.
Revisionssichere Ablage
Diese spezielle Form der Speicherung ermöglicht die unveränderbare, nachweisliche (>) Ablage von Dokumenten (und Daten). Hierzu sind neben den Funktionen (und der Konfiguration) des DMS und der Beschreibung der Handhabung in der (>) Verfahrensdokumentation meist spezielle Speichermedien erforderlich, welche nur das einmalige Beschreiben ermöglichen.
Richtlinien (Organisatorische Richtlinien)
Risikomanagement
Der Begriff umschreibt das gezielte Management von Unternehmensrisiken. Risiken werden auf Basis von Analysen zur Verfügung stehender Informationen identifiziert, analysiert, sinnvoll zusammengefasst und danach beurteilt, wie relevant das erzielte Analyseergebnis für Unternehmensentscheidungen ist. Nach der Einschätzung folgen entsprechende Maßnahmen auf Basis der Erkenntnisse. Risiken werden so im Idealfall stetig reduziert und Unternehmensentscheidungen verbessert.
RPA (Robotic Process Automation)
Zur Unterstützung von einfachen Prozessen mit stetig wiederkehrenden Aufgaben bietet sich der Einsatz von RPA-Lösungen (Robotic Process Automation) an. RPA-Lösungen interagieren mit Softwarelösungen über deren Frontend / GUI. Die so eingesetzten Roboter können die Mitarbeiter unterstützen, indem zeitaufwändige, manuelle Tätigkeiten trainiert und anschließend regelbasiert und automatisiert von den Robotern ausführt werden.
Rolle (IT)
Eine Rolle bezeichnet eine abstrakte Beschreibung eines Tätigkeitsfelds, also aller Aufgaben, Eigenschaften und Rechte. Beispiel für Rollen sind Vorgesetzte in Fachabteilungen und Kostenstellenverantwortliche. Durch eine Rollenbeschreibung wird von konkreten Personen abstrahiert, was eine einfachere Verwaltung von Rechten und Aufgabenbeschreibungen ermöglicht. (> Benutzermanagement)
S
SaaS (Software-as-a-Service)
Bei einem Software-as-a-Service-Modell werden die Software und die IT-Infrastruktur von einem externen Dienstleister bereitgestellt. Kunden beziehen Software und Infrastruktur als Dienstleistung aus der Cloud. Meist ist das kaufmännisch mit einem Mietmodell verbunden. Die Softwarelizenzen werden nicht einmalig „gekauft“ und dann über Wartungsverträge betreut, sondern für einen definierten Vertragszeitraum gegen ein monatsbezogenes Entgelt bereitgestellt. Kunden zahlen also für die Nutzung von Lösungen. (> Public Cloud)
SAN (Storage Area Network)
Storage Area Network bezeichnet ein Hochgeschwindigkeitsnetz, in welchem verschiedene Server und Speichersysteme verbunden und somit Speicher-Sub-Systeme gemeinsam genutzt werden können.
Schnittstelle
Security (IT)
Sicherheit
Simulation
Unter Simulation (Computersimulation, Rechnersimulation) versteht man die Durchführung einer Simulation auf einem Computer durch eine spezielle Software. Diese Software kümmert sich auch um die Bereitstellung des Simulationsmodells.
Simulationsmodell
Ein Simulationsmodell ist ein Modell, dessen Inhalte, Darstellung und Regelwerke für Zwecke der Simulation konstruiert sind.
Single Sign On (SSO)
Durch SSO ist es möglich, die Anmeldung am Windows-System zu nutzen, um sich an anderen Systemen zu authentifizieren. Damit müssen sich die Anwender nicht an jedem Programm einzeln anmelden.
SOA (serviceorientierte Architektur)
SOA ist ein Model der Softwareentwicklung, welches auf Services basiert, die bestimmte Funktionen abbilden und Daten bereitstellen. Die Services sind interoperabel und wiederaufrufbar. Durch die Verknüpfung der Services lassen sich neue Geschäftsanwendungen kreieren. (> Microservices)
Social Media, Soziale Medien
Unter dem Begriff werden alle Plattformen eingeordnet, die online zur Vernetzung von Personen zum Zweck des Austauschs von Informationen (Chat, Inhalte, Kommentare, Bilder) dienen. Berufliche und private Netzwerke können online aufgebaut und gepflegt werden.
Software
Der Begriff Software umfasst alle nicht physische Bestandteile eines Computers, Netzwerks oder mobilen Endgeräts. Das sind die alle Programme (Betriebssysteme, Fachanwendungen), die den Computer steuern und den Usern die entsprechenden Werkzeuge anbieten. (> Hardware)
Softwareauswahl
Softwareauswahl bezeichnet im Allgemeinen die Zuordnung von Lösungen zu Anwendungsfällen und Arbeitsweisen. Es gibt Sie in verschiedenen Ausprägungen:
- Auswahl neuer Software (zur Ablösung alter Systeme und / oder zur Abdeckung neuer Anwendungsfälle)
- Andere Gestaltung von bestehenden Systemen oder gezielte Erweiterung der Nutzung bestehender Systeme, bspw. auch von bestimmten Funktionsmodulen (bspw. Workflow)
- Erweiterung bestehender Systeme durch zusätzliche Module oder Partnerprodukte
- Andere Art der Kombination und Vernetzung der Systeme (Informationen, Prozesse und Oberfläche)
- Konsolidierung der Systeme – insbesondere, wenn sich historisch verschiedene Werkzeuge entwickelt haben, wenn die Fachbereiche unabhängig voneinander beschafft haben
Softwarebaustein
Softwaresystem
Ein Softwaresystem besteht aus mehreren miteinander verknüpften und kommunizierten Softwarebausteinen, die auf Hardware ausgeführt werden. (> Modul)
Speicherung
Der Begriff umschreibt den Vorgang bei dem Daten auf einen Datenspeicher (Server, Festplatte des Computers etc.) gesichert werden.
Spracherkennung
Das Verfahren aus der IT umschreibt die (automatische) Erkennung von gesprochener Sprache mit Hilfe spezieller Anwendungen und die Umwandlung dessen in Textformat.
(natürliche) Sprachverarbeitung
SQL (Structured Query Language)
SQL ist eine Datenbankabfragesprache für den (genau steuerbaren) Zugriff auf die Inhalte einer Datenbank.
Stammdaten
Stammdaten umfassen Daten, die grundlegende Informationen über geschäftlich relevante Objekte (Kunden, Lieferanten, Mitarbeiter, Dienstleistungen Produkte, Maschinen etc.) enthalten, die zur wiederholten Verarbeitung in Geschäftsprozessen erforderlich sind. Sie enthalten beschreibende grundlegende Informationen, die in der Regel über einen längeren Zeitraum unverändert bleiben.
Stammdatenmanagement
Stammdatenmanagement umfasst die Prozesse, Governance, Richtlinien, Standards und Werkzeuge, die die kritischen Stammdaten einer Organisation konsequent definieren und verwalten. Ziel ist es, eine einheitliche Definition und Verwendung von gleichen Daten sicherzustellen.
Strategiemanagement
Strategiemanagement umfasst die Definition und Umsetzung von Strategien über verschiedene geeignete Methoden und Ansätze.
Streaming
Unter Streaming versteht man die Übertragung von Daten (meist Audio oder Videoinhalte), die über das Internet oder ein Netzwerk gesendet und direkt auf dem Gerät des Nutzers wiedergegeben werden. Im Gegensatz zum klassischen Download werden die Daten nicht auf der Festplatte gespeichert, sondern nach der Verwendung / dem Konsum direkt verworfen.
Suche, Suchfunktion
Der Begriff umschreibt die Funktion einer Softwarelösung einen bestimmten Suchbegriff über ein Suchfeld einzugeben um so bestimmte Daten im System gezielt zu finden. Das System erstellt eine Trefferliste auf Basis der gestarteten Suche, die nicht selten durch den User über weitere Filterungen und Sortierungen noch weiter eingegrenzt werden kann.
T
Telearbeit, Telearbeitsplatz
Text Mining
Text Mining befasst sich mit der Umwandlung von unstrukturierten sowie schwach strukturierten Texten in auswertbare Daten mit dem Ziel Zusammenhänge und neue Erkenntnisse zu identifizieren. Text Mining kann dabei große Textbestände analysieren, diese in Cluster einordnen und Beziehungen ableiten.
Texterkennung
Der Begriff umfasst die automatische Texterkennung in Bildern. Die darin enthaltenen Zeichen (hauptsächlich Zahlen und Buchstaben) werden durch bspw. ein Inputmanagementsystemlösung mittels OCR erkannt, die entsprechenden Werte zugeordnet und in die Maske des Systems übertragen. (> OCR (Optical Character Recognition))
Thumbnail (Voransicht)
Thumbnails bezeichnen die kleinen Vorschaubilder zu Dateien, um einen ersten visuellen Eindruck von Dokumenten zu erhalten.
TIFF (Tagged Image File Format)
TIFF (manchmal auch TIF) ist ein Dateiformat zur Speicherung von Bilddaten. Es wurde vor der Verabschiedung von (>) PDF/A zur langzeitstabilen Ablage von Informationen verwendet.
U
UI (User Interface)
User
Der Begriff steht in der IT für Mitarbeiter, die eine Anwendung / eine Softwarelösung als Arbeitsmittel zur Verfügung gestellt bekommen haben und diese zur Bewältigung von Arbeitsaufgaben nutzen sollen. Synonyme sind Anwender oder Benutzer.
Unternehmenskultur
Die Unternehmenskultur enthält alle Werte, grundsätzliche Maßstäbe und Regeln eines Unternehmens. Klare und eine durchgängig von allen Beteiligten im Unternehmen gelebte Unternehmenskultur steigern in der Regel den Unternehmenserfolg.
Unternehmensorganisation (Ablauf)
In einem Unternehmen gibt es die unterschiedlichsten Aufgaben, Rechte und Pflichten der Abteilungen, Mitarbeitern sowie des Managements / Geschäftsleitung. Regeln und Strukturen in diesem Zusammenhang gehören zur Organisation des Unternehmens.
Unternehmensvision
V
Validierung
Unter Validierung wird die Prüfung von Inhalten und Dokumenten hinsichtlich vorgegebener Anforderungen (an Inhalt, Qualität oder Bearbeitung) verstanden. Beispielsweise soll das (>) DMS die Überprüfung unterstützen, ob eine Rechnung alle rechtlichen Pflichtangaben enthält. Ein CRM-System kontrolliert bei der Erfassung eines neuen Kunden im Rahmen der Validierung, ob alle notwendigen Daten eingegeben wurde und ob diese plausibel sind.
Verbunddokument
Ein Verbunddokument bezeichnet (>) Dokumente, die aus mehreren Bestandteilen (bzw. Dateien bestehen). Diese können in einem (>) ECMS unter einem Metadatensatz zusammengefasst werden. Typische Beispiele sind technische Dokumente (ein Hauptdokument und mehrere Unterdokumente) und E-Mails (Mailbody und Anhänge).
Verfahrensdokumentation (ECMS/DMS)
Die Verfahrensdokumentation regelt die Nutzung des Dokumentenmanagementsystems und beschreibt die wesentlichen Rahmenbedingungen. Sie ist wesentlicher Bestandteil der (>) revisionssicheren Speicherung bzw. Ablage, da ein (>) ECMS / DMS ohne die erforderlichen Einstellungen die entsprechenden Anforderungen nicht erfüllen kann (bspw., wenn die Löschrechte falsch gesetzt sind).
Verschlagwortung
Als Verschlagwortung wird das Vergeben von Zusatzinformationen zu Informationen / (>) Dokumenten bezeichnet. Beispiele sind die Vergabe von Autor, Erstellungsdatum oder Projektnummer. Informationen können so in einen inhaltlichen Bezug zu anderen Informationen gesetzt werden.
(> Attributierung) (> Indexierung)
Verschlüsselung
Verschlüsselung dient zur Geheimhaltung bzw. zum Schutz von Daten indem diese von einem lesbaren in eine nicht lesbare Form mittels bestimmter Algorithmen transformiert werden. Die Informationen sind dann nur noch für die Personen zugänglich, die über die benötigten Schlüssel zur Entschlüsselung der Daten verfügen. Verschlüsselung dient in erster Linie zur Verhinderung des Zugriffs durch unbefugten.
Vertragsmanagement
Lösungen für Vertragsmanagement fokussieren die Erstellung, Bearbeitung, Unterzeichnung und Verwaltung aller Verträge des Unternehmens (Angebote, Bestellungen, Kaufverträge, Mietverträge etc.). Der gesamte (>) Lebenszyklus eines Vertrags wird in der Regel von der Anwendung abgedeckt bis hin zu einer (>) Archivierung und eventuellen Vernichtung des Vertrags.
Verordnungen
Der Begriff umschreibt eine verbindlich geltende Rechtsnorm, die durch die Exekutive (ausführende Gewalt, bspw. Landesverwaltung) erlassen wurde. Mitunter regeln Verordnungen wie bestimmte Einzelheiten von Gesetzten umzusetzen sind.
Verzeichnisstruktur
Der Begriff umschreibt eine strukturierte Darstellung von Informationen in einem System (Listenstruktur, Baumstruktur, Ordnerstruktur). In einer solchen Verzeichnisstruktur sind Informationen in entsprechende Ordner anhand bestimmter Merkmale unterteilt. Dies soll dem Mitarbeiter zur Erleichterung bei der Verwaltung von und Arbeiten mit Dokumenten unterstützten.
Videokonferenz
Viewer
Der Viewer dient der Anzeige von elektronischen (>) Dokumenten. Funktionen zum Markieren von Textpassagen, Anbringen von Notizen (> Annotationen) oder Lupe / Zoom sind vorhanden. Die Dateien selbst können im Viewer nicht verändert werden.
Virenscanner
Anwendung, die einen Computer / ein Netzwerk nach Viren, Trojanern und anderen Malwareprogrammen durchsucht. Wird eine Gefahr erkannt wird diese in der Regel durch das Programm blockiert oder sogar vom Gerät entfernt (manueller oder automatischer Vorgang).
Vision
In einer Vision ist die Richtung (bzw. das Zielbild) festgehalten, in die sich ein Unternehmen längerfristig hin entwickeln möchte.
Vorgangsakte
Vorgang
Ein Vorgang bezeichnet eine Abfolge von Bearbeitungsschritten, welche durch ein oder mehrere Personen durchgeführt werden müssen. (> Prozess)
W
Webinar
Der Begriff umschreibt einen Kurs oder Vortrag, der online abgehalten wird. Die Präsentation wird online über ein entsprechendes Tool für die Teilnehmern gehalten. Fragen und Diskussionsrunden können in der Regel eingebunden werden. Die entsprechenden Anwendungen erlauben in der Regel nicht nur den Austausch über ein Gespräch, sondern bieten auch weitere Möglichkeiten wie einen gesonderten Frage- und Chatbereich zum Austausch mit dem Sprecher, dem Teilnehmerkreis oder auch nur mit einzelnen Teilnehmern.
Webkonferenz
Webservices
Ein Webservice ist ein Dienst, der über Netzwerke aufgerufen werden kann. Mittels Webservices können Maschinen oder Anwendungen miteinander kommunizieren. Einsatzszenarien sind oft Funktionsaufrufe und Austausch von Daten im Sinne von Schnittstellen. Webservices basieren auf (>) SOA und können nicht direkt von (>) Usern genutzt werden, da diese über keine Benutzerschnittstellen verfügen.
(Online-)Whiteboard
Ursprünglich ist ein Whiteboard eine Art Tafel, auf der mit Markern Ideen und Stichpunkte während eines Meetings festgehalten werden können. Bei einem Online-Whiteboard wurde dieser Anwendungsfall für das ortsunabhängige Arbeiten (> mobiles Arbeiten) im Team umgesetzt. An einem zentralen Ort können über die Oberfläche online Ideen, Notizen, Bilder etc. der Meeting-Teilnehmer festgehalten und geteilt werden.
Wiedervorlage
Eine Wiedervorlage ist eine Erinnerung zur Ansicht oder inhaltlichen Bearbeitung eines Sachverhalts. Die Bearbeitung muss bis zu einem definierten Fälligkeitsdatum abgeschlossen sein. Vgl. (> Aufgabe)
Windows Explorer
Windows Explorer ist die Fachbezeichnung für das Dateisystem und die Desktopdarstellung in Windows-Systemen.
Wissensmanagement
Wissensmanagement umfasst alle strategischen und operativen Maßnahmen, die auf den bedarfsgerechten Umgang mit Wissen in einem Unternehmen abzielen. Unter anderem wird der Erwerb, die Aufbewahrung, die Weiterentwicklung, die (>) Suche und die Nutzung von Wissen geregelt.
Workflow
Ein Workflow bezeichnet einen digital abgebildeten (>) Geschäftsprozess, der auf einem (>) Workflow-Modell basiert. Er stellt eine konkrete Ausführung (Instanz) dieses Modells dar. Der Workflow involviert die zuständigen Mitarbeitenden und kann sowohl manuelle als auch automatisierte Teilschritte enthalten, die durch die Software selbst ausgeführt werden. Ein typisches Beispiel für einen Workflow ist die Bearbeitung eines spezifischen Urlaubsantrags, bei dem verschiedene Schritte wie Antragstellung, Genehmigung und Dokumentation durchlaufen werden.
Workflow-Suite
Workflow-Modell
Ein Workflow-Modell beschreibt den grundsätzlichen Ablauf eines bestimmten (>) Prozesses, einschließlich aller möglichen Varianten. Es enthält alle Regelwerke sowie grundlegende Informationen, die für die Steuerung und Bearbeitung notwendig sind. Auf Basis eines Workflow-Modells werden die jeweiligen Prozessinstanzen bzw. Workflows ausgeführt. Beispielsweise kann es in einem Unternehmen ein Workflow-Modell geben, das den Bearbeitungsprozess eingehender Rechnungen beschreibt (> Elektronische Rechnungseingangsbearbeitung).
XYZ
Zeichnung (technisch)
Eine Zeichnung ist eine schematische Darstellung aller notwendigen Informationen für die Herstellung eines Einzelteils, einer Baugruppe oder eines vollständigen Produkts.
XML (Extensible Markup Language)
XML ist ein Format für die Ablage und den Austausch von Daten.
Sie haben Ihren Begriff nicht gefunden?
Wir beantworten gerne Ihre Fragen.