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Elena Hogenes

Web­i­nar Trends 2024 - DWPX 01/24

By Trends, Webinar on demand

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Rese­arch Note Enter­pri­se Con­tent Manage­ment in der Cloud

By ECM, Research Notes

 

Kos­ten­freie Stu­die Digi­tal Work­place by BARC

Erhal­ten Sie einen spe­zi­ell auf­be­rei­te­ten, pra­xis­na­hen Über­blick zu dem The­ma Enter­pri­se Con­tent Manage­ment in der Cloud vs. On-Pre­mi­ses.

 

Wei­te­re Infor­ma­tio­nen

Enter­pri­se Con­tent Manage­ment in der Cloud

ist ein The­ma, wel­ches teils sehr kon­tro­vers dis­ku­tiert wird, da der Enter­pri­se Con­tent Manage­ment – Markt in der Ver­gan­gen­heit stark auf den On-Pre­mi­ses-Betrieb fokus­siert war. Vie­le Kun­den wis­sen nicht, ob sie ihr ECM-Sys­tem in der Cloud oder On-Pre­mi­ses betrei­ben sol­len. Doch Cloud ist nicht gleich Cloud – auch hier gibt es Unter­schie­de.

His­to­risch gese­hen liegt der Ursprung der ECM-Lösun­gen im On-Pre­mi­ses-Bereich. Auch wenn es inzwi­schen eini­ge leis­tungs­star­ke Enter­pri­se Con­tent Manage­ment-Lösun­gen in der Cloud gibt, exis­tie­ren immer noch etli­che Anbie­ter, wel­che nach wie vor den Fokus aus On-Pre­mi­ses-Lösun­gen legen. Aber es gibt auch ver­schie­de­ne Anbie­ter, die nativ in der Cloud ent­wi­ckeln oder zumin­dest auf eine Cloud-First-Stra­te­gie gewech­selt sind. Der ECM-Markt ent­wi­ckelt sich deut­lich lang­sa­mer in die Rich­tung des Cloud-Betriebs als bei­spiels­wei­se der Markt für CRM-Lösun­gen. Hier­für gibt es ver­schie­de­ne Grün­de. Im inter­na­tio­na­len Ver­gleich haben die deut­schen Unter­neh­men eher restrik­tiv auf Clou­d­an­ge­bo­te reagiert, was unter ande­rem auch in den ver­gleichs­wei­sen hohen gesetz­li­chen Anfor­de­run­gen an die Auf­be­wah­rung von elek­tro­ni­schen Doku­men­ten und an den Daten­schutz begrün­det ist. Zudem sind ECM-Sys­te­me Platt­for­men, wel­che häu­fig in ande­re Busi­ness-Anwen­dun­gen wie ERP-Sys­te­me inte­griert wer­den und die Rol­le des „fol­gen­den“ Sys­tems ein­neh­men. Die füh­ren­de Anwen­dung hat in der Ver­gan­gen­heit dabei häu­fig die Betriebs­art bestimmt. So sahen bei­spiels­wei­se vie­le Kun­den kei­nen gro­ßen Vor­teil ihr SAP ERP On-Pre­mi­ses zu
betrei­ben und das kor­re­spon­die­ren­de Enter­pri­se Con­tent Manage­ment Sys­tem in die Cloud aus­zu­la­gern. Zudem gab es in der Ver­gan­gen­heit auch Beden­ken, dass Schnitt­stel­len von On-Pre­mi­ses-Sys­te­me in die Cloud weni­ger fle­xi­bel und per­for­mant sind als Schnitt­stel­len zwi­schen zwei On-Pre­mi­ses-Sys­te­men. In der Ver­gan­gen­heit war auch der Netz­aus­bau ein Hin­der­nis für den Weg in die Cloud. Eini­ge Kun­den hat­ten Sor­ge, dass die Inter­net­an­bin­dung der ver­schie­de­nen Stand­or­te für ein per­for­man­tes Arbei­ten aus­reicht, da bei Cloud-Lösun­gen alle Inhal­te über das Inter­net auf die Cli­ents gela­den wird. Doku­men­te sind dabei grö­ßer und benö­ti­gen mehr Über­tra­gungs­ka­pa­zi­tät als rei­ne Daten­sät­ze. Akten mit vie­len Doku­men­ten kön­nen sehr groß wer­den.

In der Gegen­wart gibt es vie­le der Hin­der­nis­se nicht mehr oder nur noch in schwa­cher Aus­prä­gung. So „wan­dern“ vie­le der füh­ren­den ERP- und CRM-Lösun­gen in die Cloud. Moder­ne Web­tech­no­lo­gien  (Web­ser­vices etc.) erlau­ben auch einen bes­se­ren und per­for­man­ten Auf­bau von Schnitt­stel­len, die außer­halb des eige­nen Fir­men­netz­wer­kes ange­sie­delt sind. Vie­le Soft­ware- und Rechen­zen­trums­an­bie­ter haben die Aus­gangs­la­ge zum Auf­bau von rechts- und daten­schutz­kon­for­men Lösun­gen in der Cloud geschaf­fen. Der Inter­net­aus­bau ist deut­lich vor­an­ge­schrit­ten und die Lei­tun­gen per­for­man­ter gewor­den. Zudem gibt  es inzwi­schen eini­ge leis­tungs­star­ke Cloud­lö­sun­gen auf dem Markt für ECM, die auch mit den On-Pre­mi­ses-Sys­te­men kon­kur­rie­ren kön­nen. Es ist davon aus­zu­ge­hen, dass in den nächs­ten Jah­ren der Trend  Rich­tung Cloud wei­ter anhält und zuneh­mend an Bedeu­tung gewinnt. Bevor man sich die Vor- und Nach­tei­le des Cloud­be­triebs betrach­tet, muss zuerst eru­iert wer­den, wel­che Arten der Cloud es über­haupt gibt  und wie sich die­se von­ein­an­der unter­schei­den.

Grund­sätz­lich geht der Trend in den meis­ten Soft­ware­seg­men­ten Rich­tung der Public Cloud / Soft­ware-as-a-Ser­vice. Gera­de die gro­ßen Anbie­ter wie SAP und Micro­soft sind hier maß­geb­li­che Trei­ber. Das hat zur Fol­ge, dass immer mehr füh­ren­de Sys­te­me im Stan­dard in der Cloud betrie­ben wer­den. Da ECM-Sys­te­me in vie­len Fäl­len den füh­ren­den Anwen­dun­gen fol­gen, ist es natür­lich auch nahe­lie­gend die­se in der Cloud zu betrei­ben bzw. gleich als SaaS zu bezie­hen.

Nicht nur Home­of­fice und Remo­te Work, son­dern die vor­an­schrei­ten­de Digi­ta­li­sie­rung ver­än­dert, wie wir mit Infor­ma­tio­nen umge­hen und Pro­zes­se gestal­ten. Das beein­flusst auch die Erwar­tungs­hal­tung von Kun­den, Geschäfts­part­nern und ins­be­son­de­re Mit­ar­bei­tern. Dies zeigt sich in vie­len unse­rer Pro­jek­te und kann auch so aus­ge­drückt wer­den: Das muss doch auch ein­fa­cher, schnel­ler und bes­ser gehen!

Wir freu­en uns, Ihnen mit dem BARC Gui­de Digi­tal Work­place Anre­gun­gen für die Gestal­tung Ihrer Pro­jek­te geben zu kön­nen:

  • Die Exper­ten­bei­trä­ge ver­deut­li­chen die Poten­zia­le und zei­gen Ihnen einen Weg zur Umset­zung Ihrer Pro­jek­te auf.
  • Wir zei­gen Ihnen die Ein­satz­mög­lich­kei­ten der Sys­te­me und wie die­se Ihrer Orga­ni­sa­ti­on hel­fen kön­nen.
  • Unse­re Markt­über­sicht infor­miert sie über mehr als 400 Lösun­gen aus ver­schie­de­nen Soft­ware­seg­men­ten, mit denen Sie die Digi­ta­li­sie­rung und bedarfs­ge­rech­te Unter­stüt­zung vor­an­trei­ben kön­nen.

FAQ

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Wir bit­ten Sie um eini­ge Anga­ben im Aus­tausch gegen unse­re kos­ten­frei­en Inhal­te, um Ihnen von Zeit zu Zeit Infor­ma­tio­nen zuzu­sen­den, die für Sie von Inter­es­se sein könn­ten.

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Da wir im B2B-Bereich tätig sind, akzep­tie­ren wir aus­schließ­lich Regis­trie­run­gen von Geschäfts­adres­sen. Soll­ten Sie sich aus bestimm­ten Grün­den mit Ihrer pri­va­ten Mail­adres­se regis­trie­ren wol­len, kom­men Sie bit­te direkt auf uns zu: digitalworkplace@barc.de

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  1. Über­prü­fen Sie bit­te Ihren Spam-Ord­ner. Ist die Mail hier gelan­det? Ist dies nicht der Fall, gehen Sie wei­ter zu Schritt 2.
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  3. Sind unse­re Ver­sand­do­mains in Ihrem Unter­neh­men geblockt? Dies könn­te der Fall sein, wenn auch Ihre Kol­le­gen kei­ne BARC-Mai­lings erhal­ten. Bit­te bean­tra­gen Sie bei Ihrer IT/Ihrem E-Mail-Team, dass die E-Mail-Ver­sand­do­main von BARC zur Posi­tiv­lis­te hin­zu­ge­fügt wird. So kön­nen Sie E-Mails von BARC erhal­ten. Auch das war nicht das Pro­blem? Dann ab zu Schritt 4.
  4. Es scheint, als sei uns ein Feh­ler unter­lau­fen. Dafür ent­schul­di­gen wir uns. Bit­te wen­den Sie sich an digitalworkplace@barc.de und schil­dern Sie Ihr Pro­blem genau­es­tens, wenn mög­lich mit Screen­shots. Wir küm­mern uns schnellst­mög­lich um die Lösung. Ver­spro­chen!

Col­la­bo­ra­ti­on mit BOX - DWPX 05/23

By Collaboration, Webinar on demand

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In der heu­ti­gen Zeit ste­hen uns für die digi­ta­le Zusam­men­ar­beit unzäh­li­ge Tools zur Ver­fü­gung, die vor allem für ein effi­zi­en­te­res Arbei­ten in Unter­neh­men sor­gen sol­len. Aber ken­nen Sie es auch, dass Sie im gro­ßen Tools-Dschun­gel den Wald vor lau­ter Bäu­men nicht mehr sehen und nicht wis­sen, wel­ches der vie­len Tools für Ihre Anfor­de­run­gen am bes­ten geeig­net ist?

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  • erfah­ren Sie mehr über Col­la­bo­ra­ti­on in der Pra­xis – Erfolg­rei­che Digi­ta­li­sie­rung der Zusam­men­ar­beit
  • erfah­ren Sie mehr über Col­la­bo­ra­ti­on - ein­fach Doku­men­te digi­tal erstel­len, bear­bei­ten und mit Kol­le­gen tei­len und dar­über chat­ten
  • Weg vom Soft­ware­cha­os, hin zur geziel­ten Nut­zung von Werk­zeu­gen statt Wild­wuchs
  • Tech­nik, Orga­ni­sa­ti­on und Moti­va­ti­on ver­bin­den – was man bei der Ein­füh­rung und Nut­zung der Lösun­gen beach­ten muss
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  • Zusam­men­ar­beit im Digi­tal Work­place: Inhal­te, Pro­zes­se und Men­schen sicher ver­bin­den

Wie Sie Pro­zes­se durch Input Manage­ment auto­ma­ti­sie­ren

By Input Management

Von Dr. Mar­tin Böhn, Micha­el Schi­klang, Sabi­ne Kraus

Ein­ge­hen­de Post und Rech­nun­gen - unter dem Begriff Input Manage­ment bekannt - haben oft­mals direk­ten Bezug zu den Geschäfts­pro­zes­sen. Gera­de die Finanz­ab­tei­lung muss auf alle wich­ti­gen Inhal­te Zugriff haben.

Es ist wich­tig, die Inhal­te zeit­nah zu klas­si­fi­zie­ren und den ent­spre­chen­den Pro­zes­sen zuzu­ord­nen. Ansons­ten droht die Pro­zess­be­ar­bei­tung, an der meist meh­re­re Abtei­lun­gen betei­ligt sind, zu sta­gnie­ren. Dies kann – abhän­gig vom jewei­li­gen Pro­zess – Kos­ten und unzu­frie­de­ne Geschäfts­part­ner zur Fol­ge haben.

Die erfor­der­li­chen Arbeits­schrit­te im Post­ein­gang sind gera­de in grö­ße­ren Unter­neh­men häu­fig zeit­in­ten­siv und auf­wän­dig. Vie­le Auf­ga­ben wer­den hier manu­ell durch Mitarbeiter:innen über­nom­men. Die Kom­ple­xi­tät wird durch die stei­gen­de Zahl von Ein­gangs­ka­nä­len für Kor­re­spon­denz (bspw. Papier, E-Mail) wei­ter erhöht.

Im Sin­ne der Digi­ta­len Trans­for­ma­ti­on hel­fen Lösun­gen für Input Manage­ment, die Her­aus­for­de­run­gen rund um die Ver­ar­bei­tung der Doku­men­te zu bewäl­ti­gen. Die ver­schie­de­nen For­ma­te und Quel­len wer­den zusam­men­ge­führt und mit den struk­tu­rier­ten Infor­ma­tio­nen der Fach­sys­te­me (bspw. ERP) ver­bun­den.

In die­sem Zusam­men­hang wer­den Werk­zeu­ge für die Erfas­sung, Klas­si­fi­ka­ti­on, Trans­for­ma­ti­on und Bear­bei­tung von Infor­ma­tio­nen ange­bo­ten. Für klas­si­sche Sze­na­ri­en wie die Rech­nungs­ein­gangs­be­ar­bei­tung gibt es vor­ge­fer­tig­te Lösungs­pa­ke­te. Die­se ermög­li­chen einen zügi­gen Pro­jekt­ein­stieg und bie­ten erprob­te Best Prac­ti­ces.

Her­aus­for­de­run­gen der klas­si­schen Post- und Rech­nungs­ein­gangs­be­ar­bei­tung

Der Pro­zess der manu­el­len Post­ein­gangs­be­ar­bei­tung ist in vie­len Unter­neh­men sehr auf­wän­dig. Ist die Post direkt an einen Emp­fän­ger im Unter­neh­men gerich­tet, lässt sie sich ein­fach zuord­nen und zustel­len. Dage­gen muss Post, die nur an das Unter­neh­men adres­siert ist, zunächst inhalt­lich ana­ly­siert wer­den.

Abhän­gig vom The­ma (bspw. Beschwer­de, Bestel­lung, Rech­nung) wer­den dann die für die Bear­bei­tung zustän­di­gen Per­so­nen iden­ti­fi­ziert. Für die­se Auf­ga­be benö­ti­gen die Mitarbeiter:innen in der Post­stel­le fun­dier­te Kennt­nis­se über die Orga­ni­sa­ti­on, Pro­zes­se und Zustän­dig­kei­ten. Des Wei­te­ren müs­sen sie über alle Ände­run­gen zeit­nah infor­miert wer­den.

#DFCon­line Group Accoun­ting: Kon­zern­kon­so­li­die­rung & ESG-Report­ing

Online Event

Am 8. und 9. Novem­ber 2023 dreht sich alles um Group Accoun­ting: Ler­nen Sie markt­füh­ren­de Tools ken­nen und erfah­ren Sie, wie die Kon­zern­kon­so­li­die­rung gelingt und wie Sie die neu­en Anfor­de­run­gen des ESG- Report­ing bewäl­ti­gen kön­nen.

Kos­ten­frei regis­trie­ren

Durch Pro­zess­feh­ler kann es meh­re­re Tage dau­ern, bis die Post den kor­rek­ten Mitarbeiter:innen zuge­stellt wird. Zudem ist es bei der manu­el­len Umset­zung schwie­rig, den Über­blick über die kom­plet­te Ein­gangs­post zu behal­ten. Zu die­sem Zweck füh­ren die Mitarbeiter:innen häu­fig manu­ell gepfleg­te Lis­ten, die viel Auf­wand in der Pfle­ge erzeu­gen.

Bei der manu­el­len Rech­nungs­ein­gangs­be­ar­bei­tung wer­den die kom­plet­ten Rech­nungs­prüf­pro­zes­se in der Finanz­ab­tei­lung auf Basis des Papier­do­ku­ments durch­ge­führt. Unter­stüt­zung kommt dabei durch ande­re betei­lig­te Abtei­lun­gen.

Oft wer­den digi­ta­le Inhal­te (bspw. E-Mail-Anhän­ge) hier­für aus­ge­druckt. Das Papier muss dann den ver­schie­de­nen Prüfer:innen der jewei­li­gen Berei­che sequen­ti­ell per Haus­post zuge­stellt wer­den.

Die für die Prü­fung not­wen­di­gen Infor­ma­tio­nen (z. B. kor­re­spon­die­ren­de Bestell­da­ten) müs­sen von den jewei­li­gen Mitarbeiter:innen selbst recher­chiert wer­den. Die Rech­nungs­in­for­ma­tio­nen sowie die Pro­zess­ergeb­nis­se wer­den hän­disch in die ERP- bzw. Zahl­sys­te­me über­tra­gen.

Gera­de Fäl­le mit nega­ti­ven Prüf­ergeb­nis­sen haben auf­wän­di­ge Abstim­mungs­pro­zes­se in und zwi­schen den Berei­chen zur Fol­ge. Durch den per­ma­nen­ten Medi­en­bruch zwi­schen Papier und EDV-Sys­te­men ist eine trans­pa­ren­te Pro­zess­über­wa­chung schwer mög­lich. Die manu­el­len Bear­bei­tungs­schrit­te sind meist zeit- und auf­wands­in­ten­siv.

Auf­grund lan­ger Pro­zess­lauf­zei­ten kön­nen bspw. ver­ein­bar­te Skon­ti oft­mals nicht mehr wahr­ge­nom­men wer­den, da hier­für gel­ten­de Fris­ten über­schrit­ten wer­den.

Elektronische Posteingangsbearbeitung
Elek­tro­ni­sche Post­ein­gangs­be­ar­bei­tung und Zuord­nung zu den Abtei­lun­gen © BARC

Die Lösung: Auto­ma­ti­sie­rung und direk­ter Infor­ma­ti­ons­zu­griff durch Input Manage­ment

Spe­zi­al­sys­te­me für das Input Manage­ment hel­fen bei der effi­zi­en­ten Umset­zung der (teil-)automatisierten Post- und Rech­nungs­ein­gangs­be­ar­bei­tung. Durch die Zusam­men­füh­rung der Inhal­te ste­hen die erfor­der­li­chen Infor­ma­tio­nen direkt bei der Bear­bei­tung zur Ver­fü­gung. Work­flows unter­stüt­zen die Mitarbeiter:innen zusätz­lich. Dies erhöht die Effi­zi­enz, führt zu Kos­ten­vor­tei­len und stei­gert die Nach­weis­bar­keit.

Im Rah­men der Post­ein­gangs­be­ar­bei­tung wer­den die ein­ge­hen­den Papier­schrift­stü­cke zu Pro­zess­be­ginn sofort digi­ta­li­siert. Mit­hil­fe einer Zei­chen­er­ken­nungs­tech­no­lo­gie wer­den sie dann in eine inter­pre­tier­ba­re Form (Voll­text) umge­wan­delt.

Ist auf dem Schrift­stück ein/ direkte/r Empfänger:in ver­merkt, kann diese/r rela­tiv ein­fach vom Sys­tem iden­ti­fi­ziert wer­den. Eben­so kön­nen die Lösun­gen digi­ta­le Doku­men­te wie E-Mail-Anhän­ge ana­ly­sie­ren und so The­men und Empfänger:innen zuord­nen.

All­ge­mein an das Unter­neh­men adres­sier­te Post wird inhalt­lich ana­ly­siert und vor­de­fi­nier­ten Klas­sen (bspw. Lie­fer­schein, Rech­nung) zuge­ord­net. Zudem las­sen sich Infor­ma­tio­nen, die zur wei­te­ren Bear­bei­tung not­wen­dig sind (z. B. Name des/r Geschäftspartner:in, Kun­den­num­mer) aus­le­sen.

Im Sys­tem ist ein Regel­werk zur Zuord­nung von Infor­ma­tio­nen an den zustän­di­gen Empfänger:innen(kreis) der jewei­li­gen Geschäfts­vor­fäl­le hin­ter­legt. So könn­te eine Regel besa­gen, dass alle ein­ge­hen­den Lie­fer­schei­ne an die Logis­tik gelei­tet wer­den, die Finanz­ab­tei­lung aber direk­ten Zugriff dar­auf erhält.

Auf­trags­be­stä­ti­gun­gen oder Lie­fe­ran­ten­nach­wei­se kön­nen an den Ein­kauf gelei­tet wer­den. Die Zustel­lung der digi­ta­len Doku­men­te, gege­be­nen­falls mit Anhang, erfolgt dann kom­plett elek­tro­nisch per Work­flow.

Bei der Rech­nungs­ein­gangs­be­ar­bei­tung wer­den die ein­ge­hen­den Papier­rech­nun­gen sowie deren Anhän­ge gescannt oder digi­ta­le Rech­nun­gen bspw. aus einem spe­zi­el­len E-Mail-Post­fach über­nom­men.

Mit­tels Zei­chen­er­ken­nungs­soft­ware wer­den pro­zess­re­le­van­te Daten (z. B. Rech­nungs­num­mer, Betrag) auto­ma­tisch vom Sys­tem iden­ti­fi­ziert und extra­hiert.

Anschlie­ßend prüft das Sys­tem auto­ma­tisch die for­mal gel­ten­den Regeln (z. B. § 14 UstG) und inhalt­li­che Schlüs­sig­keit wie z. B. die rech­ne­ri­sche Rich­tig­keit.

„Spe­zi­al­sys­te­me für das Input Manage­ment unter­stüt­zen eine schnel­le und auf­wands­ar­me Bewäl­ti­gung der Auf­ga­ben. “

Die pro­zess­re­le­van­ten Daten wer­den im nächs­ten Pro­zess­schritt mit kor­re­spon­die­ren­den Infor­ma­tio­nen aus­füh­ren­den Sys­te­men (z. B. Stamm- und Trans­ak­ti­ons­da­ten aus ERP-Sys­te­men) ver­gli­chen und ange­rei­chert.

Sind Prü­fun­gen und Frei­ga­ben not­wen­dig, erstellt die Lösung auto­ma­tisch ent­spre­chen­de Auf­ga­ben. Die ver­ant­wort­li­chen Mitarbeiter:innen erhal­ten die­se dann auto­ma­tisch per Work­flow. Dabei bie­tet der Work­flow die zur Bear­bei­tung not­wen­di­gen Werk­zeu­ge und Infor­ma­tio­nen an und steu­ert den Pro­zess­ver­lauf. So wird sicher­ge­stellt, dass die Mitarbeiter:innen die Auf­ga­ben schnell und auf­wands­arm bewäl­ti­gen und abschlie­ßen kön­nen.

Nach der Pro­zess­be­ar­bei­tung wer­den alle Daten an das füh­ren­de ERP- bzw. Zah­lungs­sys­tem über­tra­gen.

Posi­tiv geprüf­te Rech­nun­gen wer­den in der Finanz­ab­tei­lung ver­bucht und für die Zah­lung frei­ge­ge­ben. Im Fal­le von abge­lehn­ten Rech­nun­gen kann die Lösung auto­ma­tisch ein Schrei­ben an den/die Lieferant:in erzeu­gen und elek­tro­nisch ver­sen­den. Die­ses refe­ren­ziert auf die Rech­nung und begrün­det die Ableh­nung.

Mul­ti-Chan­nel-Unter­stüt­zung

Input Manage­ment ist nicht auf die Erfas­sung von Papier beschränkt. Es kön­nen unter­schied­li­che For­ma­te und Ein­gangs­ka­nä­le ver­ar­bei­tet wer­den. So wer­den elek­tro­ni­sche Doku­men­ten­for­ma­te wie PDF, TIFF und JPEG unter­stützt. Auch elek­tro­ni­sche Daten­satz­for­ma­te wie XML und das Doku­men­ten­for­mat von SAP IDoc kön­nen ver­ar­bei­tet wer­den. Der Import der Inhal­te kann über dedi­zier­te Schnitt­stel­len, Erfas­sungs­rou­ti­nen, E-Mail-Funk­tio­nen, Shared Fol­der oder mobi­le Gerä­te erfol­gen.

Wie umfas­send die Erken­nungs­rou­ti­nen zum Ein­satz kom­men ist vom Doku­men­ten­for­mat abhän­gig.

Wer­den die Infor­ma­tio­nen bereits struk­tu­riert mit­ge­lie­fert, bspw. als XML-Daten­struk­tur ein­ge­bet­tet in das Doku­ment, kön­nen sie über­nom­men wer­den. Ansons­ten grei­fen wie­der die Klas­si­fi­ka­ti­ons- und Erken­nungs­me­cha­nis­men, um die rele­van­ten Inhal­te zu iden­ti­fi­zie­ren und zu über­neh­men.

Unab­hän­gig vom For­mat erfolgt die wei­te­re Bear­bei­tung ent­spre­chend der Prüf- und Frei­ga­be­re­geln. Die Mitarbeiter:innen erhal­ten alle für sie rele­van­ten Infor­ma­tio­nen, egal über wel­chen Kanal die­se gesen­det wur­den. Nur die vor­ge­la­ger­ten tech­ni­schen Schrit­te (z. B. Scan­nen, Tex­terken­nung und Extrak­ti­on) kön­nen sich abhän­gig von den For­ma­ten unter­schei­den.

Wie das Input-Manage­ment bei Big Data Pro­jek­ten unter­stüt­zen kann

Lösun­gen für das Input Manage­ment kön­nen auch im Rah­men von Big-Data-Pro­jek­ten unter­stüt­zen. Unstruk­tu­rier­te Daten wer­den so mit struk­tu­rier­ten Daten zusam­men­ge­führt. Die Input-Manage­ment-Lösun­gen kön­nen bspw. Doku­men­te aus ope­ra­ti­ven Pro­zes­sen ana­ly­sie­ren und die Kern­in­for­ma­tio­nen extra­hie­ren.

Ein bei­spiel­haf­ter Anwen­dungs­fall ist die Ver­bin­dung von Rekla­ma­tio­nen und Kun­den­stamm­da­ten. Die Doku­men­te wer­den klas­si­fi­ziert und die Daten so bspw. dem/r Kund:in, dem Pro­blem und dem Pro­dukt zuge­ord­net. Zudem kön­nen die Werk­zeu­ge abseits des Tages­ge­schäfts gezielt ein­ge­setzt wer­den, um bestehen­de unstruk­tu­rier­te Alt­in­for­ma­tio­nen zu ana­ly­sie­ren.

Gera­de in grö­ße­ren Unter­neh­men ist häu­fig viel Wis­sen in den gro­ßen Doku­men­ten­be­stän­den ent­hal­ten. Die­ses kann in sei­ner unstruk­tu­rier­ten Form aber nicht oder nur mit gro­ßem Auf­wand aus­ge­wer­tet, ange­rei­chert und wei­ter­ver­wen­det wer­den.

Werk­zeu­ge und Kom­po­nen­ten von Lösun­gen für das Input Manage­ment

Lösun­gen für Input Manage­ment bie­ten ver­schie­de­ne Kom­po­nen­ten an, die unter­schied­li­che Funk­tio­nen im Rah­men des Gesamt­pro­zes­ses zur Ver­fü­gung stel­len.

Kom­po­nen­teBeschrei­bung
Scan-Soft­wareScan-Soft­ware dient der Digi­ta­li­sie­rung von Papier­do­ku­men­ten. Die Ergeb­nis­se wer­den als digi­ta­le Bild­in­for­ma­tio­nen auf­be­rei­tet.
Import­rou­ti­nen für elek­tro­ni­sche Infor­ma­tio­nenDer Import elek­tro­ni­scher Doku­men­te und Daten erfolgt über spe­zi­el­le Schnitt­stel­len. Abhän­gig von der Art der Rou­ti­ne wird die Über­mitt­lung an das Quell­sys­tem bestä­tigt.
OCR-Tech­no­lo­gieOCR-Werk­zeu­ge (Opti­cal Cha­rac­ter Reco­gni­ti­on) wan­deln Bild­in­for­ma­tio­nen in maschi­nell bear­beit­ba­re Zei­chen um. Die­se sind wie­der­um Grund­la­ge für auto­ma­ti­sche Prüf- und Ana­ly­se­pro­zes­se.
Klas­si­fi­ka­ti­ons­werk­zeu­geKlas­si­fi­ka­ti­ons­funk­tio­nen kate­go­ri­sie­ren Doku­men­te auf­grund ihres Inhalts und wei­sen die­se den ent­spre­chen­den Doku­men­ten­klas­sen zu.
Extrak­ti­ons­werk­zeu­geExtrak­ti­ons­werk­zeu­ge lesen auf Basis von vor­de­fi­nier­ten Regel­sät­zen Daten aus Doku­men­ten aus und legen die­se in struk­tu­rier­ter Form ab.
Nach­be­ar­bei­tungs­cli­entsKonn­te das Sys­tem Doku­men­te nicht klas­si­fi­zie­ren oder die gesuch­ten Daten nicht extra­hie­ren, wer­den die elek­tro­ni­schen Abbil­der an einen Nach­be­ar­bei­tungs­platz wei­ter­ge­lei­tet. Die zustän­di­gen Mitarbeiter:innen kön­nen dann manu­ell die Doku­men­te zuord­nen oder die Daten über­neh­men.
Matching-Werk­zeu­geZum Ver­gleich von extra­hier­ten Inhal­ten und Daten aus­füh­ren­den Sys­te­men wer­den Matching-Werk­zeu­ge ein­ge­setzt. So kann bspw. geprüft wer­den, ob extra­hier­te Lie­fe­ran­ten­da­ten mit den bereits vor­han­de­nen Stamm­da­ten über­ein­stim­men. Über die­se Schnitt­stel­len kön­nen auch Daten ergänzt wer­den, bspw. Lie­fe­ran­ten­stamm­da­ten zu einer aus­ge­le­se­nen Umsatz­steu­er-ID.
Schnitt­stel­len zu Fol­ge­sys­te­menDie Infor­ma­tio­nen und Ergeb­nis­se der Pro­zess­be­ar­bei­tung wer­den an Fol­ge­sys­te­me über­ge­ben und von die­sen wei­ter­ver­ar­bei­tet bzw. auf­be­wahrt.
Work­flow-Moni­torÜber den Moni­tor kön­nen alle Pro­zes­se und wei­te­re Zusatz­in­for­ma­tio­nen auf­ge­lis­tet wer­den. Mit­tels Recher­che- und Fil­ter­funk­tio­nen ist auch eine Suche mög­lich. Es kön­nen bspw. nur Pro­zes­se ange­zeigt wer­den, die die vor­ge­ge­be­ne Bear­bei­tungs­frist über­schrit­ten haben.
Work­flowWork­flow-Kom­po­nen­ten sind für die elek­tro­ni­sche Pro­zess­be­ar­bei­tung und -steue­rung zustän­dig. Auf Basis der Work­flow-Model­le kön­nen die Lösun­gen Auf­ga­ben kom­plett auto­ma­tisch aus­füh­ren oder den Men­schen invol­vie­ren. Die­ser bekommt vom Sys­tem alle Infor­ma­tio­nen und Funk­tio­nen ange­bo­ten, die zur Bear­bei­tung sei­ner Auf­ga­be not­wen­dig sind.
Report­ingVer­gan­gen­heits­be­zo­ge­ne Aus­wer­tun­gen las­sen sich mit Hil­fe von Report­ing-Kom­po­nen­ten erstel­len. So kön­nen die­se Tools z. B. die durch­schnitt­li­che Pro­zess­lauf­zeit in einer defi­nier­ten Zeit­pe­ri­ode ermit­teln.

Kom­po­nen­ten von Input-Manage­ment-Sys­te­men

Der Weg zum rich­ti­gen Input Manage­ment Sys­tem

Für vie­le stan­dar­di­sier­te Sze­na­ri­en gibt es vor­ge­fer­tig­te Lösungs­pa­ke­te, die einen ein­fa­chen Ein­stieg ermög­li­chen. Nach der Erhe­bung einer grund­sätz­li­chen Input-Manage­ment-Stra­te­gie als Teil der Gesamt­stra­te­gie soll­ten die Initia­ti­ven struk­tu­riert umge­setzt wer­den.

Grund­sätz­lich ist es wich­tig, dass Unter­neh­men die Aus­wahl geeig­ne­ter Werk­zeu­ge als ein struk­tu­rier­tes Pro­jekt durch­füh­ren.

Zuerst muss klar defi­niert wer­den, wel­che über­ge­ord­ne­ten Zie­le mit der Ein­füh­rung der Soft­ware ver­folgt wer­den und wel­che Sze­na­ri­en (z. B. Post­ein­gangs­be­ar­bei­tung, Rech­nungs­ein­gangs­be­ar­bei­tung) im Fokus ste­hen. Dies soll­te idea­ler­wei­se zur Unter­neh­mens­stra­te­gie pas­sen.

Bei der Anfor­de­rungs­er­he­bung soll­ten sowohl tech­ni­sche und funk­tio­na­le Aspek­te, als auch Kri­te­ri­en für eine erfolg­rei­che Unter­stüt­zung durch den Anbie­ter ein­be­zo­gen wer­den.

Dar­auf basie­rend müs­sen die Anfor­de­run­gen an die Soft­ware erho­ben wer­den. Hier­bei soll­ten alle in die­sem Kon­text rele­van­ten tech­ni­schen und funk­tio­na­len Aspek­te berück­sich­tigt wer­den. Zusätz­lich müs­sen die Kri­te­ri­en für eine erfolg­rei­che Unter­stüt­zung durch den Anbie­ter ein­be­zo­gen wer­den.

Eine rei­ne Auf­lis­tung der tech­ni­schen und funk­tio­na­len Eigen­schaf­ten ist jedoch nicht ziel­füh­rend. Auch die Pro­zes­se müs­sen betrach­tet wer­den. Die Arbeits­ab­läu­fe bie­ten den Kon­text: Wann wer­den wel­che Infor­ma­tio­nen und Werk­zeu­ge benö­tigt? So kann das Poten­zi­al der Input-Manage­ment-Sys­te­me umfas­send rea­li­siert wer­den.

Die gesam­mel­ten Anfor­de­run­gen wer­den dann zur Aus­wahl der benö­tig­ten Werk­zeu­ge genutzt. Hier­bei soll­ten bereits im Unter­neh­men vor­han­de­ne Lösun­gen berück­sich­tigt wer­den. So kann im Regel­fall ein bereits ein­ge­führ­tes Archiv­sys­tem zur Abla­ge von Doku­men­ten genutzt wer­den, die im Rah­men des Input Manage­ments ver­ar­bei­tet wer­den. Dop­pel­an­schaf­fun­gen wer­den so ver­mie­den.

Im Zuge der Eva­lua­ti­on wer­den die Sys­te­me iden­ti­fi­ziert, die die Anfor­de­run­gen am bes­ten erfül­len und über ein ange­mes­se­nes Preis-Leis­tungs-Ver­hält­nis ver­fü­gen.

Im Rah­men der Ein­füh­rung ist es wich­tig, die imple­men­tier­te Lösung einer aus­führ­li­chen Test­pha­se zu unter­zie­hen. Die zukünf­ti­gen Nutzer:innen müs­sen ent­spre­chend geschult wer­den. Die­ses Chan­ge-Manage­ment umfasst sowohl die Werk­zeu­ge als auch die neu­en Arbeits­wei­sen und Pro­zes­se.

Nur so wird sicher­ge­stellt, dass zum Go-Live eine voll funk­ti­ons­fä­hi­ge Lösung exis­tiert, die die Anwender:innen rich­tig nut­zen.

Potenziale des Input Managements
Poten­zia­le des Input Manage­ments © BARC

Poten­zia­le des Input Manage­ments

Der Ein­satz einer Input-Manage­ment-Lösung ist mit ver­schie­de­nen Vor­tei­len ver­bun­den. Sie hilft Anwender:innen auf Ihrem Weg der Umset­zung der Digi­ta­len Trans­for­ma­ti­on und bei der Bewäl­ti­gung vie­ler Her­aus­for­de­run­gen.

Kos­ten-, Zeit- und Qua­li­täts­vor­tei­le

Neben direk­ten Kos­ten­vor­tei­len (Ver­mei­dung Kopien, Ver­mei­dung Mahn­ge­büh­ren etc.) bie­tet die digi­ta­le Ver­ar­bei­tung ins­be­son­de­re Zeit- und Qua­li­täts­vor­tei­le. Die Pro­zes­se wer­den trans­pa­ren­ter und damit bes­ser steu­er­bar. Sachbearbeiter:innen kön­nen bei Ent­schei­dun­gen schnel­ler auf die rich­ti­gen Infor­ma­tio­nen zugrei­fen.

Zudem kön­nen Teil­schrit­te auto­ma­ti­siert wer­den. Ein Bei­spiel ist die Dun­kel­ver­bu­chung von Rech­nun­gen ohne Abwei­chun­gen zu den Bestell­da­ten und mit Ver­mer­kung des Waren­ein­gangs.

Erfül­lung von Nach­weis­pflich­ten

Dar­über hin­aus bie­ten die Sys­te­me eine ein­fa­che­re Erfül­lung von Nach­weis­pflich­ten. Sowohl die ein­ge­gan­ge­nen Doku­men­te selbst als auch die Bear­bei­tungs­we­ge kön­nen – unter Beach­tung von Berech­ti­gun­gen und Daten­schutz – nach­voll­zo­gen wer­den.

Dar­über hin­aus nimmt durch die frü­he Digi­ta­li­sie­rung und Abla­ge in ent­spre­chen­den revi­si­ons­si­che­ren Archi­ven die Sicher­heit zu. Papie­re kön­nen bspw. nicht mehr ver­lo­ren oder durch Was­ser­schä­den zer­stört wer­den.

Kun­den- und Part­ner­ma­nage­ment

Posi­ti­ve qua­li­ta­ti­ve Effek­te haben die Sys­te­me für das Kun­den- und Part­ner­ma­nage­ment, da nun Nach­fra­gen schnel­ler beant­wor­tet wer­den kön­nen. Der Zugriff auf die Doku­men­te und die Sicht auf den aktu­el­len Bear­bei­tungs­stand ist schnell mög­lich.

Dies führt dazu, dass zeit­rau­ben­de Auf­ga­ben wie das Suchen oder Kopie­ren von Schrift­stü­cken ent­fal­len. So wer­den die Effi­zi­enz und Mit­ar­bei­ter­zu­frie­den­heit erhöht.

Der rich­ti­ge Zeit­punkt ist jetzt

Die Vor­tei­le lie­gen auf der Hand und die Lösun­gen sind ver­füg­bar. Um die Poten­zia­le aber wirk­lich umset­zen zu kön­nen, müs­sen die Pro­jek­te ange­gan­gen wer­den. Kla­re Zie­le, defi­nier­te Anfor­de­run­gen und ein struk­tu­rier­tes Pro­jekt ermög­li­chen gute Ent­schei­dun­gen.

Zudem muss der Wil­le zur Ver­än­de­rung gege­ben sein – man muss die Werk­zeu­ge ent­spre­chend nut­zen! Auch hier gilt: Es gibt nichts Gutes, außer man tut es. Die Zeit der Fachmitarbeiter:innen der Finanz­ab­tei­lung ist viel zu wert­voll, um Rech­nun­gen und Auf­trags­be­stä­ti­gun­gen zu jagen.

Star­ten Sie mit Input Manage­ment!