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Doku­men­ten­ma­nage­ment & Enter­pri­se Con­tent Manage­ment – Doku­men­te. ein­fach. nut­zen.

Infor­ma­tio­nen ein­fa­cher fin­den, ver­wal­ten und nut­zen, Geschäfts­pro­zes­se ver­ein­fa­chen und Kom­ple­xi­tät redu­zie­ren

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HERAUSFORDERUNG

Doku­men­te kos­ten Zeit und Ner­ven: Infor­ma­tio­nen sind ver­teilt, die Abla­gen zu unfle­xi­bel, die Pro­zes­se intrans­pa­rent
Mit­ar­bei­ter müs­sen viel Zeit und Arbeits­auf­wand in eine Flut an ein­ge­hen­den Doku­men­ten inves­tie­ren, die Zuord­nung zu den rich­ti­gen Arbeits­vor­gän­gen gestal­tet sich schwie­rig.

Bes­se­re Arbeits­er­geb­nis­se durch Doku­men­ten­ma­nage­ment

Es könn­te so ein­fach sein, wenn da nicht die Doku­men­te wären: Wo ist? Wer hat gera­de? Wie ist der Bear­bei­tungs­stand? Hat­ten wir nicht auch noch…? – die­se und ähn­li­che Fra­gen kos­ten zu viel Zeit und Mit­ar­bei­ter­mo­ti­va­ti­on. 

Zu vie­le Pro­zes­se in den unter­schied­lichs­ten Unter­neh­mens­be­rei­chen dau­ern zu lan­ge, sind zu umständ­lich oder zu intrans­pa­rent. Die Suche nach aktu­el­len Ist-Daten und erfor­der­li­chen Doku­men­ten nimmt zu viel Zeit in Anspruch. Die Viel­zahl von Abla­ge­or­ten und meist viel zu star­re Ord­ner­sys­te­me erschwe­ren das Suchen sowie ins­be­son­de­re das fle­xi­ble Nut­zen von Infor­ma­tio­nen. Doku­men­te sind zu oft getrennt von den eigent­li­chen Pro­zes­sen, was für die Mit­ar­bei­ter einen hohen Auf­wand bei der Auf­ga­ben- und Frist­ver­wal­tung nach sich zieht. 

Der Erfolg eines jeden Unter­neh­mens hängt aller­dings maß­geb­lich von der Effi­zi­enz der Arbeits­pro­zes­se und der Qua­li­tät der zugrun­de­lie­gen­den Infor­ma­tio­nen ab. Genau dort setz­ten ECM-Lösun­gen an und unter­stüt­zen die Erfas­sung, Ver­wal­tung und vor allem Nut­zung von Doku­men­ten – im Kon­text der jewei­li­gen Auf­ga­ben (und Ver­knüp­fung zu Geschäfts­pro­zes­sen). Die Soft­ware stellt die rich­ti­ge Struk­tur und die Werk­zeu­ge bereit, um Anwen­der bedarfs­ge­recht zu unter­stüt­zen. Das führt zu schnel­le­ren und bes­se­ren Ergeb­nis­sen – und ent­las­tet die Mit­ar­bei­ter. 

DAS IDEAL

Infor­ma­tio­nen schnel­ler und ein­fa­cher fin­den und in Pro­zes­sen nut­zen kön­nen. Von der Erfas­sung, Ver­wal­tung und Nut­zung von Doku­men­ten im Kon­text.

Schnell, über­all, bedarfs­ge­recht, sicher – Kern­aspek­te für Digi­ta­li­sie­rung & Enter­pri­se Con­tent Manage­ment

Die Anspruchs­hal­tung ist mit der zuneh­men­den Digi­ta­li­sie­rung im pri­va­ten und beruf­li­chen Umfeld in den letz­ten Jah­ren gestie­gen. Mit­ar­bei­ter im Unter­neh­men haben die Ein­stel­lung, dass Infor­ma­tio­nen jeder­zeit, schnell, über­all, bedarfs­ge­recht und sicher zur Ver­fü­gung ste­hen müs­sen.  

Es Kern­ge­dan­ke des ECM ist, Infor­ma­tio­nen ver­schie­de­ner Quel­len und unter­schied­lichs­ter For­ma­te zu ver­bin­den und nut­zen zu kön­nen. Über Meta­da­ten wer­den Inhal­te ver­knüpft und über ent­spre­chen­de Sich­ten in unter­schied­li­chem Zusam­men­hang dar­ge­stellt (bspw. als Lie­fe­ran­ten­ak­ten, Kun­den­ak­ten, Ver­trags­an­la­gen). Durch die Meta­da­ten ist die inhalt­li­che Ver­wal­tung von Doku­men­ten mög­lich. Ent­schei­dend ist nicht mehr, wo etwas abliegt, son­dern wel­chen Sach­ver­halt es beschreibt.  

Im Zuge der Digi­ta­li­sie­rung wächst das zu berück­sich­ti­gen­de Infor­ma­ti­ons­vo­lu­men ste­tig wei­ter. Immer mehr Quel­len, Daten und Doku­men­te müs­sen im Kon­text beach­tet wer­den. Um die­se Flut an Infor­ma­tio­nen ver­ar­bei­ten zu kön­nen, wer­den immer häu­fi­ger Modu­le zur auto­ma­ti­schen Klas­si­fi­ka­ti­on und Ver­schlag­wor­tung ein­ge­setzt. Wesent­li­che Werk­zeu­ge sind Text­ana­ly­se, Daten­schnitt­stel­len zum Import von Infor­ma­tio­nen aus Quell­sys­te­men sowie die auto­ma­ti­sier­te Nut­zung des Kon­texts. 

Durch die Ver­bin­dung der Inhal­te mit den Geschäfts­pro­zes­sen wer­den die Anwen­der zusätz­lich unter­stützt. Infor­ma­tio­nen wer­den im direk­ten Bear­bei­tungs­kon­text ange­zeigt. Aus der Fül­le der Doku­men­te, Akten, Daten und Auf­ga­ben wird das zusam­men­ge­führt, was für die aktu­el­le Auf­ga­be erfor­der­lich ist. Damit kön­nen die Nut­zer schnel­le­re und bes­se­re Ent­schei­dun­gen tref­fen. Zudem bie­ten sich ver­schie­de­ne Poten­zia­le, Teil­schrit­te zu auto­ma­ti­sie­ren. Auch die Infor­ma­ti­ons­qua­li­tät wird durch den stär­ke­ren Kon­text erhöht. Zie­hen Sie die Vor­tei­le aus der Ver­bin­dung von Pro­zes­sen und Wis­sen 

Bei der Auf­ga­ben­be­ar­bei­tung muss der Anwen­der von Rou­ti­ne­auf­ga­ben ent­las­tet wer­den und sich auf sei­ne eigent­li­chen Auf­ga­ben­fel­der kon­zen­trie­ren kön­nen. Hier kön­nen ECM-Sys­te­me auf unter­schied­li­che Art unter­stüt­zen.  

Die Erfas­sung, Ver­ar­bei­tung und Ver­tei­lung von Inhal­ten sowie deren Kon­trol­le (Plau­si­bi­li­täts­prü­fun­gen, Prü­fung auf Voll­stän­dig­keit etc.) kann regel­ge­steu­ert unter­stützt und in Tei­len auto­ma­ti­siert wer­den. Das Sys­tem unter­stützt den Anwen­der damit pro­ak­tiv in der Auf­ga­ben­be­ar­bei­tung. Dies kann auch den Ein­stieg in die Pro­zes­se umfas­sen, indem das Sys­tem im Rah­men der Pro­blem­i­den­ti­fi­ka­ti­on den Hand­lungs­be­darf erkennt, die Auf­ga­ben­stel­lung ein­grenzt und die pas­sen­de Pro­zess­be­ar­bei­tung aus­löst. Häu­fi­ger Anwen­dungs­fall ist die Über­wa­chung von ver­schie­de­nen Ein­gangs­ka­nä­len, um direkt Pro­zes­se aus­zu­lö­sen, wenn neue Inhal­te ein­ge­hen. 

So spa­ren Sie nicht nur Druck­kos­ten, son­dern kön­nen Zeit- und Qua­li­täts­vor­tei­le erzie­len. Nach­weis­pflich­ten wer­den ein­fa­cher erfüllt und nicht zuletzt wer­den Mit­ar­bei­ter ent­las­tet. Durch kla­re Ver­sio­nie­rung, Sta­tus­ma­nage­ment, Auf­ga­ben- und Fris­ten­ver­wal­tung und die bedarfs­ge­rech­te Ver­knüp­fung von Inhal­ten wer­den Effi­zi­enz und Effek­ti­vi­tät gestei­gert.  

So pro­fi­tie­ren auch Sie von ECM jetzt und in Zukunft

ECM ver­bin­det Infor­ma­tio­nen, Abläu­fe, Sys­te­me und Mit­ar­bei­ter im gesam­ten Unter­neh­men. Die Sys­te­me bie­ten die tech­ni­schen Mög­lich­kei­ten und Funk­tio­nen für die Rea­li­sie­rung. Für eine erfolg­rei­che Umset­zung muss aber auch der orga­ni­sa­to­ri­sche Rah­men geschaf­fen wer­den. 

Die bran­chen­über­grei­fen­den Digi­ta­li­sie­rungs­in­itia­ti­ven und Trends wie orts­un­ab­hän­gi­ges, mobi­les Arbei­ten oder das papier­lo­se Büro ver­stär­ken den Bedarf an ECM-Lösun­gen. Der Bruch zwi­schen der digi­ta­len Arbeit in (Fach-)Systemen und dem Papier­ord­ner im Schrank oder der Abla­ge im Datei­sys­tem muss besei­tigt wer­den. Es muss mög­lich sein, schnell, fle­xi­bel und direkt mit allen Infor­ma­tio­nen zu arbei­ten: Daten, Doku­men­te und Pro­zes­se.  

Alle Mit­ar­bei­ter müs­sen sich aller­dings auf eine ande­re Art des Arbei­tens ein­stel­len. ECM bie­tet die Chan­ce auf einen bes­se­ren Umgang mit Infor­ma­tio­nen. Gleich­zei­tig eröff­net es die Mög­lich­keit, abtei­lungs­über­grei­fend, schnel­ler, ein­fa­cher und bes­ser zu arbei­ten.  

Wie wir Ihnen hel­fen

BARC Digi­tal Work­place bie­tet eine gro­ße Palet­te an Bera­tungs­leis­tun­gen, Rese­arch, Events und Con­tent rund um Digi­tal Work­place, ECM/DMS, Input Manage­ment, CRM/CXM, Pro­zess­ma­nage­ment sowie ERP.

Unse­re erfah­re­nen Ana­lys­ten beglei­ten täg­lich Pro­jek­te in Unter­neh­men und ste­hen Ihnen bei allen Fra­gen rund um Digi­tal Work­place, ECM/DMS, Input Manage­ment, CRM/CXM, Pro­zess­ma­nage­ment sowie ERP bera­tend zur Sei­te. In ver­trau­li­chen Exper­ten­work­shops, Coa­chings oder Inhouse-Bera­tun­gen ver­wan­deln wir die Bedürf­nis­se Ihres Unter­neh­mens in zukunfts­si­che­re Ent­schei­dun­gen. Unse­re Pro­jekt­un­ter­stüt­zung deckt alle Stu­fen des erfolg­rei­chen Ein­sat­zes von Soft­ware ab.

Auf unse­ren Events kön­nen Sie Key­notes füh­ren­der Exper­ten sowie Soft­ware­sys­te­me im Ein­satz erle­ben und sich mit Gleich­ge­sinn­ten aus­tau­schen und ver­net­zen. BARC Rese­arch in Form von neu­tra­len Pro­dukt­be­wer­tun­gen, Anwen­der­be­fra­gun­gen und Markt­ana­ly­sen beleuch­tet den Markt detail­liert.

BARC Con­tent in Form von Blogs, Gui­des, Tech­no­lo­gy Maps, Info­gra­fi­ken, Pod­casts und wei­te­ren For­ma­ten hilft Ihnen dabei, immer auf dem Lau­fen­den zum aktu­el­len Markt­ge­sche­hen sowie tech­no­lo­gi­schen und metho­di­schen Trends zu blei­ben.

Schau­en Sie sich unse­re ver­wand­ten Ange­bo­te an oder neh­men Sie ger­ne Kon­takt auf.

Was ande­re über uns sagen

Lesen Sie in unse­ren Cus­to­mer Suc­cess Sto­ries, wie wir unse­ren Kun­den hel­fen, ihre Zie­le zu errei­chen.

Suc­cess Sto­ries lesen

Das Web­i­nar hat uns sehr wei­ter­ge­hol­fen, da wir gera­de aktiv an unse­rem Work­flow im Bezug auf die Rech­nun­gen arbei­ten. Die Refe­ren­ten und die Dar­stel­lung des Ablaufs war sehe hilf­reich.

Mari­on Wit­zin­gerBereich Digi­tal­buch­hal­tung / ope­ra­ti­ve Per­so­nal­ar­beit, HARTZ REGEHR GmbH

Das Web­i­nar hat mir gut gefal­len. Wir von der EEW sind gera­de dabei, unse­re Arbeits­welt neu zu den­ken und umzu­ge­stal­ten. In dem Web­i­nar habe ich eine Rei­he von Hin­wei­sen bekom­men, die bei so einem Pro­jekt zu beach­ten sind. Dafür bin ich sehr dank­bar.

Dr. Ger­hard Lüde­kerIT Manage­ment, EEW Ener­gy from Was­te GmbH

Mir gefällt die Web­i­nar Rei­he „Digi­tal Work­place Expe­ri­ence" sehr gut, vor allem die Län­ge und die pra­xis­na­he und sym­pa­thi­sche Ver­mitt­lung der Inhal­te. Gut fin­de ich auch, dass ich mir das Web­i­nar im Nach­gang noch ein­mal anse­hen kann. Die The­men sind sehr aktu­ell und durch die inter­ak­ti­ve Gestal­tung der Web­i­na­re wird deut­lich, dass im Grun­de alle die­sel­ben The­men bewe­gen. Das ist span­nend.

Son­ja FuchsPer­so­nal und Orga­ni­sa­ti­ons­ent­wick­lung, Hand­werks­kam­mer Ulm

Die Zusam­men­ar­beit mit BARC, ins­be­son­de­re mit Dr. Böhn und Frau Kraus ermög­lich­te uns, ein zukunfts­si­che­res und auf unse­re Stif­tung und unse­re Auf­ga­ben abge­stimm­tes Sys­tem aus­zu­wäh­len und in das Tages­ge­schäft ein­zu­bin­den. Wäh­rend der immer offe­nen und kon­struk­ti­ven Unter­stüt­zungs­pha­se wur­den auch wich­ti­ge orga­ni­sa­to­ri­sche The­men beleuch­tet und umge­setzt. Das Pro­jekt, ange­fan­gen beim Aus­wahl­ver­fah­ren bis hin zur Imple­men­tie­rung konn­te in knap­pen 26 Mona­ten rea­li­siert wer­den. Wir konn­ten auch über das Sys­tem für Doku­men­ten­ma­nage­ment hin­aus wich­ti­ge Erkennt­nis­se aus der Beglei­tung von Dr. Böhn und Frau Kraus gewin­nen und wer­den bei den wei­te­ren Pro­jekt­pha­sen sehr ger­ne auf deren bewähr­te Mit­hil­fe zurück­grei­fen.

Alex­an­der Witt­mannPro­jekt­lei­ter, Evan­ge­li­sche Stif­tung Pfle­ge Schön­au

Herr Böhn und Frau Kraus, sowie punk­tu­ell bei­gezo­ge­ne Fach­spe­zia­lis­ten von BARC, haben uns wäh­rend des gesam­ten Pro­zes­ses sehr kom­pe­tent und part­ner­schaft­lich beglei­tet. Sie haben die vie­len Infor­ma­tio­nen und kom­ple­xen Gesamt­zu­sam­men­hän­ge pro­fes­sio­nell auf­be­rei­tet und über­sicht­lich dar­ge­stellt. Dies mün­de­te in kon­kre­ten Hand­lungs­emp­feh­lun­gen wel­che wich­ti­ge Ent­schei­dungs­grund­la­gen für die wei­te­re Eva­lua­ti­on dar­stel­len.

Andrej Valen­tiCFO, Bio­med

Wir sind mit der Zusam­men­ar­beit mit dem BARC-Team, Frau Kraus und Herr Dr. Böhn, sehr zufrie­den. Wir schätz­ten bei der Erstel­lung des Akten­plans die schnel­le und effi­zi­en­te Vor­ge­hens­wei­se und konn­ten inhalt­lich und orga­ni­sa­to­risch von dem Erfah­rungs­schatz pro­fi­tie­ren. Unser Pro­jekt­team wur­de von BARC effi­zi­ent und struk­tu­riert unter­stützt. Wir freu­en uns auf eine wei­te­re Zusam­men­ar­beit mit ihnen in den wei­te­ren Pro­jekt­pha­sen bei der Ein­füh­rung eines Doku­men­ten­ma­nage­ment­sys­tems.

Pro­jekt­team des Lan­des­kir­chen­rats der Evan­ge­li­schen Kir­che der PfalzPro­jekt­team, Lan­des­kir­chen­rat der Evan­ge­li­schen Kir­che der Pfalz

BARC zeich­net eine her­vor­ra­gen­de Markt- und Fach­kennt­nis im Bereich ECM aus. Die Pro­jekt­ma­nage­ment-Fähig­kei­ten des Ana­lys­ten­hau­ses sind dar­über hin­aus sehr gut.

Tors­ten GaulRes­sort­lei­ter IT, Leif­heit

Wer auf uns ver­traut

Unse­re Exper­ten

Head of Rese­arch Digi­tal Work­place, Ana­lyst

Sabi­ne Kraus ist Ana­lys­tin und Head of Rese­arch des Bereichs Digi­tal Work­place.

Vice Pre­si­dent Digi­tal Work­place, Seni­or Ana­lyst

Dr. Mar­tin Böhn ist Vice Pre­si­dent und Seni­or Ana­lyst des Bereichs Digi­tal Work­place.

Head of Input Manage­ment, Seni­or Ana­lyst

Micha­el Schi­klang ist Seni­or Ana­lyst und Head of Input Manage­ment des Bereichs Digi­tal Work­place.

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 19. Okto­ber 2023

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