Dokumentenmanagement & Enterprise Content Management – Dokumente. einfach. nutzen.

Es könnte so einfach sein, wenn da nicht die Dokumente wären: Wo ist? Wer hat gerade? Wie ist der Bearbeitungsstand? Hatten wir nicht auch noch…? – diese und ähnliche Fragen kosten zu viel Zeit und Mitarbeitermotivation. 

Zu viele Prozesse in den unterschiedlichsten Unternehmensbereichen dauern zu lange, sind zu umständlich oder zu intransparent. Die Suche nach aktuellen Ist-Daten und erforderlichen Dokumenten nimmt zu viel Zeit in Anspruch. Die Vielzahl von Ablageorten und meist viel zu starre Ordnersysteme erschweren das Suchen sowie insbesondere das flexible Nutzen von Informationen. Dokumente sind zu oft getrennt von den eigentlichen Prozessen, was für die Mitarbeiter einen hohen Aufwand bei der Aufgaben- und Fristverwaltung nach sich zieht. 

Der Erfolg eines jeden Unternehmens hängt allerdings maßgeblich von der Effizienz der Arbeitsprozesse und der Qualität der zugrundeliegenden Informationen ab. Genau dort setzten ECM-Lösungen an und unterstützen die Erfassung, Verwaltung und vor allem Nutzung von Dokumenten – im Kontext der jeweiligen Aufgaben (und Verknüpfung zu Geschäftsprozessen). Die Software stellt die richtige Struktur und die Werkzeuge bereit, um Anwender bedarfsgerecht zu unterstützen. Das führt zu schnelleren und besseren Ergebnissen – und entlastet die Mitarbeiter. 

Die Anspruchshaltung ist mit der zunehmenden Digitalisierung im privaten und beruflichen Umfeld in den letzten Jahren gestiegen. Mitarbeiter im Unternehmen haben die Einstellung, dass Informationen jederzeit, schnell, überall, bedarfsgerecht und sicher zur Verfügung stehen müssen.  

Es Kerngedanke des ECM ist, Informationen verschiedener Quellen und unterschiedlichster Formate zu verbinden und nutzen zu können. Über Metadaten werden Inhalte verknüpft und über entsprechende Sichten in unterschiedlichem Zusammenhang dargestellt (bspw. als Lieferantenakten, Kundenakten, Vertragsanlagen). Durch die Metadaten ist die inhaltliche Verwaltung von Dokumenten möglich. Entscheidend ist nicht mehr, wo etwas abliegt, sondern welchen Sachverhalt es beschreibt.  

Im Zuge der Digitalisierung wächst das zu berücksichtigende Informationsvolumen stetig weiter. Immer mehr Quellen, Daten und Dokumente müssen im Kontext beachtet werden. Um diese Flut an Informationen verarbeiten zu können, werden immer häufiger Module zur automatischen Klassifikation und Verschlagwortung eingesetzt. Wesentliche Werkzeuge sind Textanalyse, Datenschnittstellen zum Import von Informationen aus Quellsystemen sowie die automatisierte Nutzung des Kontexts. 

Durch die Verbindung der Inhalte mit den Geschäftsprozessen werden die Anwender zusätzlich unterstützt. Informationen werden im direkten Bearbeitungskontext angezeigt. Aus der Fülle der Dokumente, Akten, Daten und Aufgaben wird das zusammengeführt, was für die aktuelle Aufgabe erforderlich ist. Damit können die Nutzer schnellere und bessere Entscheidungen treffen. Zudem bieten sich verschiedene Potenziale, Teilschritte zu automatisieren. Auch die Informationsqualität wird durch den stärkeren Kontext erhöht. Ziehen Sie die Vorteile aus der Verbindung von Prozessen und Wissen 

Bei der Aufgabenbearbeitung muss der Anwender von Routineaufgaben entlastet werden und sich auf seine eigentlichen Aufgabenfelder konzentrieren können. Hier können ECM-Systeme auf unterschiedliche Art unterstützen.  

Die Erfassung, Verarbeitung und Verteilung von Inhalten sowie deren Kontrolle (Plausibilitätsprüfungen, Prüfung auf Vollständigkeit etc.) kann regelgesteuert unterstützt und in Teilen automatisiert werden. Das System unterstützt den Anwender damit proaktiv in der Aufgabenbearbeitung. Dies kann auch den Einstieg in die Prozesse umfassen, indem das System im Rahmen der Problemidentifikation den Handlungsbedarf erkennt, die Aufgabenstellung eingrenzt und die passende Prozessbearbeitung auslöst. Häufiger Anwendungsfall ist die Überwachung von verschiedenen Eingangskanälen, um direkt Prozesse auszulösen, wenn neue Inhalte eingehen. 

So sparen Sie nicht nur Druckkosten, sondern können Zeit- und Qualitätsvorteile erzielen. Nachweispflichten werden einfacher erfüllt und nicht zuletzt werden Mitarbeiter entlastet. Durch klare Versionierung, Statusmanagement, Aufgaben- und Fristenverwaltung und die bedarfsgerechte Verknüpfung von Inhalten werden Effizienz und Effektivität gesteigert.  

ECM verbindet Informationen, Abläufe, Systeme und Mitarbeiter im gesamten Unternehmen. Die Systeme bieten die technischen Möglichkeiten und Funktionen für die Realisierung. Für eine erfolgreiche Umsetzung muss aber auch der organisatorische Rahmen geschaffen werden. 

Die branchenübergreifenden Digitalisierungsinitiativen und Trends wie ortsunabhängiges, mobiles Arbeiten oder das papierlose Büro verstärken den Bedarf an ECM-Lösungen. Der Bruch zwischen der digitalen Arbeit in (Fach-)Systemen und dem Papierordner im Schrank oder der Ablage im Dateisystem muss beseitigt werden. Es muss möglich sein, schnell, flexibel und direkt mit allen Informationen zu arbeiten: Daten, Dokumente und Prozesse.  

Alle Mitarbeiter müssen sich allerdings auf eine andere Art des Arbeitens einstellen. ECM bietet die Chance auf einen besseren Umgang mit Informationen. Gleichzeitig eröffnet es die Möglichkeit, abteilungsübergreifend, schneller, einfacher und besser zu arbeiten.