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IT Infrastruktur3

Micro­soft Teams und ECM: Teams-Inte­gra­ti­on - Wider­spruch oder sinn­vol­le Ergän­zung?

By Digital Workplace, Dr. Martin Böhn, ECM, IT Infrastruktur, Michael Schiklang, Podcast

Inhalt der Pod­cast-Fol­ge:


Micro­soft Teams ist aus dem moder­nen Arbeits­all­tag kaum noch weg­zu­den­ken. Doch wie passt das popu­lä­re Kol­la­bo­ra­ti­ons­tool mit klas­si­schen Enter­pri­se-Con­tent-Manage­ment-Sys­te­men (ECM) zusam­men? Macht eine Teams-Inte­gra­ti­on Sinn?

Gäs­te:
🎙️ Micha­el Schi­klang, BARC GmbH
🎙️ Dr. Mar­tin Böhn, BARC GmbH

In die­ser Fol­ge spre­chen wir über:
✅ Die grund­le­gen­den Unter­schie­de und Stär­ken von Teams und ECM-Sys­te­men
✅ War­um Unter­neh­men oft in die „Alles-in-einem-Tool“-Falle tap­pen
✅ Wel­che orga­ni­sa­to­ri­schen und tech­ni­schen Best Prac­ti­ces sich in der Pra­xis bewährt haben
✅ Wie eine durch­dach­te Teams-Inte­gra­ti­on in ECM-Lösun­gen aus­sieht

ECM und Teams ergän­zen sich – wenn man weiß, wie!

Hören Sie rein und erfah­ren Sie, wie Sie Ihre IT-Pro­jek­te erfolg­rei­cher gestal­ten! 🎧

Teams-Inte­gra­ti­on im ECM: So gelingt der Brü­cken­schlag zwi­schen Zusam­men­ar­beit und Infor­ma­ti­ons­ma­nage­ment

Die Inte­gra­ti­on von Micro­soft Teams in Enter­pri­se-Con­tent-Manage­ment-Sys­te­me (ECMS) gehört zu den größ­ten Her­aus­for­de­run­gen moder­ner Digi­ta­li­sie­rungs­stra­te­gien – und zu den wich­tigs­ten. Wäh­rend Teams durch sei­ne intui­ti­ve Nut­zung, dezen­tra­le Struk­tur und star­ke Kom­mu­ni­ka­ti­ons­fea­tures punk­tet, sind ECM-Sys­te­me das Rück­grat struk­tu­rier­ter, revi­si­ons­si­che­rer Infor­ma­ti­ons­ver­ar­bei­tung.

Doch was pas­siert, wenn Unter­neh­men ver­su­chen, alle Auf­ga­ben in einem die­ser Sys­te­me abzu­bil­den? Die Pra­xis zeigt: Häu­fig schei­tert genau die­ser Ansatz. Denn Teams ist nicht dafür gemacht, Pro­zes­se wie Lang­zeit­ar­chi­vie­rung, struk­tu­rier­te Ver­trags­ver­wal­tung oder ISO-kon­for­mes Qua­li­täts­ma­nage­ment zu über­neh­men. Genau­so wenig eig­net sich ein ECM-Sys­tem für spon­ta­ne Pro­jekt­ar­beit, infor­mel­le Kom­mu­ni­ka­ti­on oder Ad-hoc-Kol­la­bo­ra­ti­on mit Exter­nen.

Die Lösung: Eine durch­dach­te Teams-Inte­gra­ti­on ins ECM.

Durch moder­ne Schnitt­stel­len und Inte­gra­tio­nen las­sen sich bei­de Wel­ten ide­al ver­bin­den:

  • ECM-Inhal­te kön­nen direkt in Teams ein­ge­bun­den wer­den
  • Pro­jekt­be­zo­ge­ne Teams kön­nen auto­ma­tisch aus dem ECM her­aus erzeugt wer­den – inklu­si­ve Struk­tur, Rech­te­ma­nage­ment und initia­ler Doku­men­te
  • Teams-Chats, Datei­en oder Wikis las­sen sich zen­tral im ECM archi­vie­ren
  • Gemein­sa­me Work­flows kön­nen über­grei­fend abge­bil­det wer­den, z. B. Ver­trags­ver­hand­lun­gen in Teams – fina­le Ver­sio­nen ins ECM

Best Prac­ti­ces für eine erfolg­rei­che Teams-Inte­gra­ti­on:

  1. Kla­re Regeln & Gover­nan­ce: Wer darf was wo spei­chern? Wel­che Doku­men­te wer­den in Teams abge­legt, wel­che im ECMS?
  2. Tech­ni­sche Kopp­lung nut­zen: Moder­ne ECM-Lösun­gen bie­ten Inte­gra­tio­nen mit Micro­soft 365
  3. Mit­ar­bei­ten­de abho­len: Früh­zei­tig Mit­ar­bei­ten­de in Pro­jek­te ein­bin­den, Anfor­de­run­gen auf­neh­men und Arbeits­wei­sen eta­blie­ren

Fazit: Eine erfolg­rei­che Teams-Inte­gra­ti­on ermög­licht den opti­ma­len Ein­satz bei­der Sys­te­me – für agi­le Zusam­men­ar­beit und gleich­zei­tig struk­tu­rier­tes, siche­res Infor­ma­ti­ons­ma­nage­ment.

📌 Tipp: Pla­nen Sie Ihren Ein­satz von Teams und ECM gemein­sam – und machen Sie deut­lich, wel­ches Tool für wel­che Auf­ga­be gedacht ist.

Ger­ne unter­stüt­zen wir Sie bei Ihrem Vor­ha­ben: Mehr zu unse­ren Bera­tungs­leis­tun­gen

Der Fak­tor Mensch in IT-Pro­jek­ten

By CRM, CXM, Digital Workplace, Dr. Martin Böhn, ECM, Input Management, Invoicing, IT Infrastruktur, Michael Schiklang, Podcast, Vertragsmanagement

Wor­an schei­tern sie wirk­lich?

IT-Pro­jek­te schei­tern nicht nur an Bud­get oder tech­ni­scher Mach­bar­keit – oft ist der wah­re Stol­per­stein der Fak­tor Mensch!

In die­ser Fol­ge spre­chen wir über:
✅ War­um feh­len­de Pla­nung, Know-how und Res­sour­cen auf Kun­den­sei­te Pro­jek­te gefähr­den
✅ Wie Manage­ment, Kom­mu­ni­ka­ti­on und Chan­ge-Manage­ment den Pro­jekt­er­folg beein­flus­sen
✅ Wel­che Her­aus­for­de­run­gen auf Anbie­ter­sei­te oft unter­schätzt wer­den
✅ War­um spä­te­re Anwen­der der Schlüs­sel zum nach­hal­ti­gen Erfolg sind

Hören Sie rein und erfah­ren Sie, wie Sie Ihre IT-Pro­jek­te erfolg­rei­cher gestal­ten! 🎧

Pro­jekt­hür­den in IT-Pro­jek­ten – Wie Sie Stol­per­stei­ne ver­mei­den und Pro­jek­te erfolg­reich umset­zen

IT-Pro­jek­te bie­ten enor­mes Poten­zi­al für Effi­zi­enz­stei­ge­rung und digi­ta­le Trans­for­ma­ti­on – doch vie­le schei­tern an den glei­chen Pro­jekt­hür­den. Wäh­rend Bud­get, tech­no­lo­gi­sche Her­aus­for­de­run­gen oder knap­pe Res­sour­cen oft als Grün­de genannt wer­den, ist es häu­fig auch der Fak­tor Mensch, der den Erfolg gefähr­det.

Die häu­figs­ten Pro­jekt­hür­den und wie Sie sie meis­tern

1. Feh­len­de Pla­nung: „Wir müs­sen da mal was machen“ reicht nicht

Vie­le IT-Pro­jek­te star­ten ohne kla­re Ziel­set­zung. Ein vages „Wir brau­chen eine neue Soft­ware“ führt dazu, dass Anfor­de­run­gen nicht defi­niert wer­den, Mit­ar­bei­ter nicht mit­ge­nom­men wer­den und das Pro­jekt ins Sto­cken gerät.

💡 Tipp: Defi­nie­ren Sie von Anfang an kla­re Pro­jekt­zie­le, benen­nen Sie Ver­ant­wort­li­che und pla­nen Sie nicht nur die Tech­nik, son­dern auch orga­ni­sa­to­ri­sche Ver­än­de­run­gen mit ein.

2. Zeit­man­gel: Pro­jek­te wer­den „neben­bei“ gemacht

Oft wer­den IT-Pro­jek­te als Zusatz­auf­ga­be betrach­tet – mit fata­len Fol­gen. Fehlt es an enga­gier­ten Mit­ar­bei­ten­den, die sich wirk­lich um das Pro­jekt küm­mern, blei­ben Dead­lines uner­reich­bar und der gan­ze Pro­jekt­er­folg ist gefähr­det.

💡 Lösung: Stel­len Sie sicher, dass Team­mit­glie­der aus­rei­chend Zeit für das Pro­jekt haben und kla­re Zustän­dig­kei­ten defi­niert sind.

3. Feh­len­de Rücken­de­ckung durch das Manage­ment

Wenn Füh­rungs­kräf­te nicht hin­ter dem Pro­jekt ste­hen, bleibt es oft nur ein Lip­pen­be­kennt­nis. Mit­ar­bei­ten­de spü­ren schnell, wenn digi­ta­le Initia­ti­ven nicht ernst genom­men wer­den – und arbei­ten wei­ter­hin mit alten Metho­den.

💡 Emp­feh­lung: Das Manage­ment soll­te das Pro­jekt aktiv unter­stüt­zen und mit gutem Bei­spiel vor­an­ge­hen.

4. Macht­spie­le und inter­ne Blo­cka­den

Inter­ne Wider­stän­de und Bereichs­den­ken („Wenn der Ein­kauf die Lösung nutzt, kann sie für uns nicht gut sein“) sind eine der größ­ten Pro­jekt­hür­den.

💡 Tipp: Ver­deut­li­chen Sie die Vor­tei­le für alle Betei­lig­ten und sor­gen Sie für eine trans­pa­ren­te, fak­ten­ba­sier­te Ent­schei­dungs­fin­dung.

5. Chan­ge-Manage­ment und feh­len­de Akzep­tanz

Oft schei­tern IT-Pro­jek­te nicht an der Tech­no­lo­gie, son­dern dar­an, dass die Mit­ar­bei­ten­den die Lösung nicht anneh­men.

💡 Best Prac­ti­ce: Füh­ren Sie früh­zei­tig Schu­lun­gen durch, neh­men Sie Ängs­te ernst und stel­len Sie sicher, dass die Lösung wirk­lich den Bedürf­nis­sen der Anwen­der ent­spricht.

Fazit: Erfolg­rei­che IT-Pro­jek­te brau­chen mehr als nur Tech­nik

Pro­jekt­hür­den gibt es vie­le – doch mit kla­rer Pla­nung, guter Kom­mu­ni­ka­ti­on und kon­se­quen­tem Chan­ge-Manage­ment las­sen sie sich über­win­den. Wer nicht nur Soft­ware ein­führt, son­dern auch die Men­schen mit­nimmt, sichert den nach­hal­ti­gen Erfolg des Pro­jekts.

🔎 Haben Sie in Ihren IT-Pro­jek­ten auch mit die­sen Her­aus­for­de­run­gen zu kämp­fen? Las­sen Sie uns dar­über spre­chen – wir unter­stüt­zen Sie ger­ne!

🚀 Ihr Team Digi­tal Work­place by BARC