Input Manage­ment

Input Manage­ment beschäf­tigt sich mit der Erfas­sung, Kon­ver­tie­rung und inhalt­li­chen Erschlie­ßung von ein­ge­hen­den Infor­ma­tio­nen. So kön­nen bei­spiels­wei­se Doku­men­te erfasst, inhalt­lich klas­si­fi­ziert und die für den Geschäfts­vor­fall rele­van­ten Infor­ma­tio­nen extra­hiert wer­den. Auf Basis der Ergeb­nis­se las­sen sich digi­ta­le Pro­zes­se ansto­ßen und die Bear­bei­tung der zuge­hö­ri­gen Geschäfts­vor­fäl­le / Auf­ga­ben­stel­lun­gen steu­ern. Dabei wer­den unter­schied­li­che Kanä­le und For­ma­te unter­stützt, bspw. die Ver­ar­bei­tung von Papier, digi­ta­len Doku­men­ten und E-Mails.

Typi­sche Ein­satz­sze­na­ri­en für das Input Manage­ment sind u.a. die Bear­bei­tung von Ein­gangs­post, Kre­di­to­ren­rech­nun­gen, Kun­den­be­stel­lun­gen, ein­ge­hen­den Auf­trags­be­stä­ti­gun­gen, ein­ge­hen­den Lie­fer­schei­nen und inter­nen Bedarfs­an­for­de­run­gen. Vie­le der Sze­na­ri­en las­sen sich dabei dem Pro­cu­re-to-Pay-Pro­zess (von der aus­ge­hen­den Bestel­lung bis zur Bezah­lung) oder dem Order-to-Cash-Pro­zess (von der ein­ge­hen­den Bestel­lung bis zum Geld­erhalt) zuord­nen. Oft ist Input Manage­ment auch die Basis für ande­re Pro­zes­se, bspw. im Beschwer­de­ma­nage­ment oder für das Bewer­ber­ma­nage­ment.
Grund­sätz­lich erlau­ben die Werk­zeu­ge aber auch den Auf­bau kun­den­in­di­vi­du­el­ler Sze­na­ri­en.

Im Rah­men unse­rer Bera­tung unter­stüt­zen wir Sie bei der Aus­ar­bei­tung einer zen­tra­len Input-Manage­ment-Stra­te­gie, der Ziel­de­fi­ni­ti­on, der Erhe­bung der Anfor­de­run­gen und Aus­wahl der geeig­ne­ten Werk­zeu­ge: Unter­neh­men, die uns ver­trau­en, erzie­len schnel­le­re Pro­jekt­er­fol­ge, spa­ren Kos­ten, erhö­hen die Mit­ar­bei­ter­zu­frie­den­heit und siche­ren ihre Inves­ti­tio­nen. Pro­fi­tie­ren Sie von unse­rer Kom­pe­tenz und unse­rer jah­re­lan­gen Erfah­rung. Unse­re Bera­tung ori­en­tiert sich an Ihren Zie­len und Rah­men­be­din­gun­gen, bie­tet Ihnen aber gleich­zei­tig den Vor­teil auf bewähr­te Vor­ge­hens­wei­sen und Inhal­te zurück­zu­grei­fen. Wir sind kei­nem Anbie­ter ver­pflich­tet, son­dern agie­ren aus­schließ­lich in Ihrem Inter­es­se.

Ziel­bild und Visi­on

Wie kann mich eine moder­ne Lösung für Input Manage­ment unter­stüt­zen? Wel­che Lösun­gen gibt es für mein Ein­satz­sze­na­ri­um? Wie kann ich Ver­bes­se­run­gen bei der Arbeit her­bei­füh­ren? Wel­che wei­te­ren Ein­satz­sze­na­ri­en des Input Manage­ment gibt es? Wie kann ich ein erfolg­rei­ches Pro­jekt auf­set­zen?

• Die­se und wei­te­re Fra­gen sind Kern unse­rer Unter­stüt­zung bei der Aus­ar­bei­tung des Leit­bilds für die Aus­ge­stal­tung der Pro­jek­te.
• Wir dis­ku­tie­ren mit Ihnen die Aus­gangs­la­ge, Poten­zia­le, Risi­ken und Leit­plan­ken. Auf Basis der umzu­set­zen­den Ein­satz­sze­na­ri­en iden­ti­fi­zie­ren und prio­ri­sie­ren wesent­li­che Anwen­dungs­fel­der und lei­ten das Leit­bild und einen ers­ten Pro­jekt­plan für ein mög­li­ches Pro­jekt ab.
• Zudem bespre­chen wir gemein­sam wel­che the­ma­ti­schen Gren­zen das Pro­jekt hat, wel­che Wech­sel­wir­kun­gen es mit ande­ren Initia­ti­ven gibt und ob die Betrach­tung mög­li­cher wei­te­rer Ein­satz­sze­na­ri­en Teil des Pro­jekts sein soll.

Archi­tek­tur des Betriebs­mo­dells

Wel­che füh­ren­den Anwen­dun­gen müs­sen bei der Umset­zung mei­nes Pro­jekts betrach­tet / inte­griert wer­den? Wel­che Werk­zeu­ge des Input Manage­ments benö­ti­ge ich? Wie ist das Zusam­men­spiel der Sys­te­me und wie könn­te eine Gesamt­ar­chi­tek­tur aus­se­hen? Sol­len die Lösun­gen On Pre­mi­ses, in der Pri­va­te Cloud oder als SaaS betrie­ben wer­den?

• Wir erar­bei­ten mit Ihnen eine Lösungs­ar­chi­tek­tur, in wel­che die ein­zel­nen Puz­zle­tei­le genau zusam­men­pas­sen und sich zu Ihrem Nut­zen ergän­zen
• Gemein­sam ana­ly­sie­ren wir, wel­che Anwen­dun­gen an der Umset­zung der gewähl­ten Ein­satz­sze­na­ri­en / Auf­ga­ben­stel­lun­gen betei­ligt sind. Hier­bei wer­den sowohl die füh­ren­den Anwen­dun­gen (z. B. CRM, ERP, ECM, HR) sowie die ergän­zen­den Input-Manage­ment-Werk­zeu­ge (z. B. Ana­ly­se­kom­po­nen­ten, Spe­zi­al­sys­te­me für den Work­flow) betrach­tet. Auf die­ser Basis skiz­zie­ren wir das Zusam­men­spiel der Appli­ka­tio­nen und lei­ten ein gut geeig­ne­tes Archi­tek­tur­mo­dell ab. Zudem unter­su­chen wir, wel­che Betriebs­mo­del­le (On Pre­mi­ses, Pri­va­te Cloud, SaaS) in die­sem Kon­text rea­li­sier­bar und sinn­voll sind. Bei meh­re­ren mög­li­chen Alter­na­ti­ven bewer­ten wir die­se und zei­gen Vor- und Nach­tei­le auf.

Anfor­de­rungs­ana­ly­se und Defi­ni­ti­on der Soll-Kon­zep­te

Wo liegt für uns Ver­bes­se­rungs­po­ten­ti­al bei den Bear­bei­tungs­ab­läu­fen? Wie kön­nen moder­ne Sys­te­me mich unter­stüt­zen? Was kann auto­ma­ti­siert wer­den? Wel­che Anfor­de­run­gen an die Soft­ware haben wir? Wel­che Ein­satz­sze­na­ri­en sol­len im Pro­jekt umge­setzt wer­den, wel­che Ein­satz­sze­na­ri­en sind Aus­bau­stu­fen? Wie soll die zukünf­ti­ge Arbeits­wei­se aus­se­hen?

• Wir neh­men die Anfor­de­run­gen auf, zei­gen die Poten­zia­le und erar­bei­ten Soll-Kon­zep­te zur Ver­deut­li­chung der spä­te­ren Nut­zung
• Wir ana­ly­sie­ren in Inter­views / Work­shops Ihre bis­he­ri­gen Arbeits­wei­sen, iden­ti­fi­zie­ren mög­li­che Ver­bes­se­rungs­po­ten­tia­le und defi­nie­ren mit Ihnen die zukünf­ti­gen Soll­ab­läu­fe, wel­che auch die Unter­stüt­zungs­mög­lich­kei­ten moder­ner Sys­te­me mit­ein­be­zie­hen. Zudem ana­ly­sie­ren wir auch die For­ma­te, das Volu­men und die Beson­der­hei­ten der zu ver­ar­bei­ten­den eige­hen­den Infor­ma­tio­nen. Auf die­ser Grund­la­ge wer­den auch die Anfor­de­run­gen an die Lösung erho­ben, um Best-Prac­ti­ces erwei­tert und struk­tu­riert auf­be­rei­tet.
• Zudem bespre­chen wir mit Ihnen auch mög­li­che Aus­bau­stu­fen bei den umge­setz­ten Ein­satz­sze­na­ri­en und / oder poten­zi­el­le wei­te­re Anwen­dungs­fäl­le. So wird sicher­ge­stellt, dass im Pro­jekt auch mög­li­che Erwei­te­run­gen berück­sich­tigt wer­den und die gewähl­ten Werk­zeu­ge auch zukünf­tig gut unter­stüt­zen kön­nen.
• Ergeb­nis unse­rer Leis­tun­gen ist ein Las­ten­heft als Basis für eine struk­tu­rier­te Aus­schrei­bung und zur Bewer­tung der Anbie­ter und Sys­te­me sowie Soll­pro­zes­se bzw. Soll­kon­zep­te, wel­che die zukünf­ti­gen Arbeits­wei­sen skiz­zie­ren und ver­deut­li­chen wie das Sys­tem Sie bei der täg­li­chen Arbeit unter­stüt­zen soll. Damit wird auch das Chan­ge-Manage­ment unter­stützt.

Struk­tu­rier­te unab­hän­gi­ge Soft­ware­aus­wahl

Wel­cher Anbie­ter deckt die Anfor­de­run­gen an bes­ten ab? Mit dem bes­ten Preis-Leis­tungs-Ver­hält­nis? Wel­che Lösungs­kom­po­nen­ten sind rele­vant und wie sind Part­ner­pro­duk­te zu beur­tei­len? Wie kann ich mög­lichst effi­zi­ent Anbie­ter mit­ein­an­der ver­glei­chen? Was will ich bei einer Liv­e­prä­sen­ta­ti­on sehen?

• Wir sind Ihr Lot­se durch die Viel­zahl der Ange­bo­te und füh­ren Sie zur bes­ten Lösung.
• Anhand der Zie­le, der umzu­set­zen­den Ein­satz­sze­na­ri­en, der prä­fe­rier­ten Archi­tek­tur- sowie Betriebs­mo­del­le und der Kern­an­for­de­run­gen iden­ti­fi­zie­ren wir geeig­ne­te Soft­ware­lö­sun­gen (Long­list).
• Abhän­gig vom gewähl­ten Ver­fah­ren unter­stüt­zen wir Sie in den ver­schie­de­nen Pha­sen der Soft­ware­aus­wahl. Öffent­li­che Aus­schrei­bun­gen beglei­ten wir eben­so wie freie Aus­wahl­pro­zes­se in der Wirt­schaft.
• Unse­re Leis­tun­gen umfas­sen Markt­ein­gren­zung. Aus­schrei­bun­gen auf Basis des Las­ten­hefts (oder eines Aus­schnitts dar­aus) sowie Soll­pro­zes­se, Kos­ten­ver­glei­che, struk­tu­rier­te Anbie­ter­prä­sen­ta­tio­nen, Test­stel­lun­gen und die Unter­stüt­zung der Ver­trags­ver­hand­lun­gen – wel­che Leis­tun­gen wir erbrin­gen und in wel­cher Tie­fe, rich­tet sich nach Ihren Anfor­de­run­gen.

Chan­ge-Manage­ment

Wie kann man die Mit­ar­bei­ter mög­lichst früh­zei­tig invol­vie­ren? Was kann ich tun, damit der Go-Live mög­lichst rei­bungs­los funk­tio­niert? Wie über­zeu­ge ich unse­re Mit­ar­bei­ten­den von der Lösung? Wie kann ich Vor­tei­le ver­deut­li­chen?

• Wir stel­len direkt beim Pro­jekt­start mit Ihnen die Wei­chen für ein erfolg­rei­ches Pro­jekt, indem wir die Anwen­der und Ent­schei­der mit­neh­men und für das Pro­jekt gewin­nen.
• Die Ein­füh­rung eines neu­en Sys­tems kann zu einer Ände­rung der bis­he­ri­gen Arbeits­wei­sen füh­ren. Wir stär­ken Ihr Chan­ge-Manage­ment, indem wir Sie bei der Kom­mu­ni­ka­ti­on des Pro­jekts unter­stüt­zen, die Vor­tei­le für die Orga­ni­sa­ti­on auf­zei­gen und Ihnen bei der Pla­nung der Schu­lun­gen hel­fen.

Ein­füh­rungs­un­ter­stüt­zung

Wie schafft man einen erfolg­rei­chen Pro­jekt­start mit dem Dienst­leis­ter und den Anwen­dern? Wel­che Leit­plan­ken muss man früh­zei­tig set­zen? Wie kön­nen mög­li­che Feh­ler schnell beho­ben wer­den?

• Wir unter­stüt­zen Sie bei Kick-off und den ers­ten Umset­zungs­schrit­ten, beglei­ten das Pro­jekt­ma­nage­ment und sichern die Kon­zep­te der Anbie­ter
• Gera­de der Pro­jekt­start mit dem Über­gang an das Dienst­leis­ter­team und das Aus­rol­len der neu­en Arbeits­wei­sen kann Her­aus­for­de­run­gen bie­ten. Wir beglei­ten Sie, erar­bei­ten Vor­schlä­ge und prü­fen die Kon­zep­te der Dienst­leis­ter. Pro­fi­tie­ren Sie von unse­rer Erfah­rung bei der Aus­ge­stal­tung und Qua­li­täts­si­che­rung ent­spre­chen­der Pro­jek­te.

Sons­ti­ge Unter­stüt­zungs­leis­tun­gen

Unser Vor­ha­ben unter­schei­det sich von einem klas­si­schen Soft­ware­aus­wahl­pro­jekt – kann uns BARC trotz­dem unter­stüt­zen? Kann bei mei­nem sehr indi­vi­du­el­len Sze­na­rio eine Lösung über­haupt unter­stüt­zen? Ich will die zukünf­ti­ge Stra­te­gie fest­le­gen – kann ich das los­ge­löst von einem Pro­jekt rea­li­sie­ren? Ich habe fest­ge­stellt, dass ich meh­re­re Werk­zeu­ge im Bereich Input Manage­ment habe, die das glei­che tun – soll ich hier die Sys­te­me kon­so­li­die­ren?

• Ger­ne unter­schüt­zen wir Sie auch bei sons­ti­gen Auf­ga­ben und Vor­ha­ben im Bereich Input Manage­ment. So über­neh­men wir bei­spiels­wei­se auch die Qua­li­täts­si­che­rung in lau­fen­den Pro­jek­ten oder ver­mit­teln bei Dif­fe­ren­zen zwi­schen Ihnen und dem Dienst­leis­ter. In Grund­la­gen-Work­shops ver­mit­teln wir das not­wen­di­ge Fach­wis­sen um den Markt und die Mög­lich­kei­ten moder­ner Sys­te­me für zukünf­ti­ge Pro­jekt­lei­ter. Zudem hel­fen wir Ihnen die grund­sätz­li­che Stra­te­gie im Bereich aus­zu­ar­bei­ten, füh­ren wir bei Bedarf auch Vor­pro­jek­te durch und eru­ie­ren in die­sem Kon­text, ob sich die Durch­füh­rung eines Pro­jekts (z. B. zur Ablö­sung einer bestehen­den Lösung) bei Ihnen lohnt. Eben­so unter­stüt­zen wir bei der Abgren­zung und ggf. Kon­so­li­die­rung der bis­he­ri­gen Lösungs­land­schaft.
• Es gibt noch vie­le wei­te­re Leis­tun­gen und Wege, wie wir Ihnen hel­fen kön­nen. Spre­chen Sie uns ger­ne an und schil­dern Sie uns Ihr Anlie­gen.

• Wie kann ich mei­ne Ein­gangs­post digi­ta­li­sie­ren und teil­au­to­ma­ti­sie­ren?
• Wie kön­nen moder­ne Sys­te­me die Ein­gangs­post auto­ma­tisch klas­si­fi­zie­ren und rich­tig­zu­stel­len?
• Wie soll ich das Doku­men­ten­klas­sen­mo­dell auf­bau­en, damit es bedarfs­ge­recht bei der Bear­bei­tung der Post unter­stützt?
• Ist Post­ein­gangs­be­ar­bei­tung nur ein The­ma für Papier­do­ku­men­te?
• Wie kön­nen mich Sys­te­me für die auto­ma­ti­sche Rech­nungs­ein­gangs­be­ar­bei­tung unter­stüt­zen?
• Wie kann der sys­tem­ge­stütz­te und digi­ta­le Pro­zess zur Ver­ar­bei­tung von Ein­gangs­rech­nun­gen bei mir aus­se­hen?
• Wie kann ich ein­ge­hen­de Auf­trags­be­stä­ti­gun­gen bear­bei­ten und gegen mei­ne Bestel­lun­gen abglei­chen?

• Wel­che Unter­schie­de kann ich zwi­schen der Auf­trags­be­stä­ti­gung und mei­ner Bestel­lung klä­ren?
• Wie kann ich ein­ge­hen­de Kun­den­be­stel­lun­gen bear­bei­ten und ent­spre­chen­de Innen­auf­trä­ge erzeu­gen?
• Wie erken­ne ich, ob eine Kun­den­be­stel­lung kon­form zu mei­nem Ange­bot ist?
• Wie kön­nen mir Werk­zeu­ge für das Input Manage­ment bei mei­ner Auf­ga­ben­stel­lung hel­fen?
• Wie gut sind die Tref­fer­quo­ten von Lösun­gen zur auto­ma­ti­schen Klas­si­fi­ka­ti­on und Extrak­ti­on?
• Wel­che Lösun­gen brau­che ich zur Umset­zung mei­nes Ein­satz­sze­an­ri­os?

Der Digi­tal Work­place bezeich­net die digi­ta­le Arbeits­um­ge­bung in der moder­nen Arbeits­welt. Schnell und bedarfs­ge­recht auf Infor­ma­tio­nen zugrei­fen kön­nen und die­se direkt mit den pas­sen­den Werk­zeu­gen zu nut­zen sind wesent­li­che Kenn­zei­chen. Der Digi­tal Work­place geht dabei weit über „Home­of­fice“ oder „Soft­ware“ hin­aus. Er ist ein über­grei­fen­des Kon­zept, wie die ver­schie­de­nen Infor­ma­ti­ons­bau­stei­ne, Sys­tem­kom­po­nen­ten und Pro­zes­se ver­knüpft wer­den kön­nen, um die ver­schie­de­nen Anwen­der­grup­pen jeweils best­mög­lich zu unter­stüt­zen. Und wie man die Ober­flä­chen, Funk­tio­nen und Pro­zes­se aus­ge­stal­tet, dass die Anwen­der direkt unter­stützt wer­den.

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Hier geht’s zur Leis­tungs­über­sicht rund um Digi­tal Work­place

Cus­to­mer Rela­ti­onship Manage­ment

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Digi­tal Work­place

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