Input Management

Input Management beschäftigt sich mit der Erfassung, Konvertierung und inhaltlichen Erschließung von eingehenden Informationen. So können beispielsweise Dokumente erfasst, inhaltlich klassifiziert und die für den Geschäftsvorfall relevanten Informationen extrahiert werden. Auf Basis der Ergebnisse lassen sich digitale Prozesse anstoßen und die Bearbeitung der zugehörigen Geschäftsvorfälle / Aufgabenstellungen steuern. Dabei werden unterschiedliche Kanäle und Formate unterstützt, bspw. die Verarbeitung von Papier, digitalen Dokumenten und E-Mails.

Typische Einsatzszenarien für das Input Management sind u.a. die Bearbeitung von Eingangspost, Kreditorenrechnungen, Kundenbestellungen, eingehenden Auftragsbestätigungen, eingehenden Lieferscheinen und internen Bedarfsanforderungen. Viele der Szenarien lassen sich dabei dem Procure-to-Pay-Prozess (von der ausgehenden Bestellung bis zur Bezahlung) oder dem Order-to-Cash-Prozess (von der eingehenden Bestellung bis zum Gelderhalt) zuordnen. Oft ist Input Management auch die Basis für andere Prozesse, bspw. im Beschwerdemanagement oder für das Bewerbermanagement.
Grundsätzlich erlauben die Werkzeuge aber auch den Aufbau kundenindividueller Szenarien.

Im Rahmen unserer Beratung unterstützen wir Sie bei der Ausarbeitung einer zentralen Input-Management-Strategie, der Zieldefinition, der Erhebung der Anforderungen und Auswahl der geeigneten Werkzeuge: Unternehmen, die uns vertrauen, erzielen schnellere Projekterfolge, sparen Kosten, erhöhen die Mitarbeiterzufriedenheit und sicheren ihre Investitionen. Profitieren Sie von unserer Kompetenz und unserer jahrelangen Erfahrung. Unsere Beratung orientiert sich an Ihren Zielen und Rahmenbedingungen, bietet Ihnen aber gleichzeitig den Vorteil auf bewährte Vorgehensweisen und Inhalte zurückzugreifen. Wir sind keinem Anbieter verpflichtet, sondern agieren ausschließlich in Ihrem Interesse.

Zielbild und Vision

Wie kann mich eine moderne Lösung für Input Management unterstützen? Welche Lösungen gibt es für mein Einsatzszenarium? Wie kann ich Verbesserungen bei der Arbeit herbeiführen? Welche weiteren Einsatzszenarien des Input Management gibt es? Wie kann ich ein erfolgreiches Projekt aufsetzen?

• Diese und weitere Fragen sind Kern unserer Unterstützung bei der Ausarbeitung des Leitbilds für die Ausgestaltung der Projekte.
• Wir diskutieren mit Ihnen die Ausgangslage, Potenziale, Risiken und Leitplanken. Auf Basis der umzusetzenden Einsatzszenarien identifizieren und priorisieren wesentliche Anwendungsfelder und leiten das Leitbild und einen ersten Projektplan für ein mögliches Projekt ab.
• Zudem besprechen wir gemeinsam welche thematischen Grenzen das Projekt hat, welche Wechselwirkungen es mit anderen Initiativen gibt und ob die Betrachtung möglicher weiterer Einsatzszenarien Teil des Projekts sein soll.

Architektur des Betriebsmodells

Welche führenden Anwendungen müssen bei der Umsetzung meines Projekts betrachtet / integriert werden? Welche Werkzeuge des Input Managements benötige ich? Wie ist das Zusammenspiel der Systeme und wie könnte eine Gesamtarchitektur aussehen? Sollen die Lösungen On Premises, in der Private Cloud oder als SaaS betrieben werden?

• Wir erarbeiten mit Ihnen eine Lösungsarchitektur, in welche die einzelnen Puzzleteile genau zusammenpassen und sich zu Ihrem Nutzen ergänzen
• Gemeinsam analysieren wir, welche Anwendungen an der Umsetzung der gewählten Einsatzszenarien / Aufgabenstellungen beteiligt sind. Hierbei werden sowohl die führenden Anwendungen (z. B. CRM, ERP, ECM, HR) sowie die ergänzenden Input-Management-Werkzeuge (z. B. Analysekomponenten, Spezialsysteme für den Workflow) betrachtet. Auf dieser Basis skizzieren wir das Zusammenspiel der Applikationen und leiten ein gut geeignetes Architekturmodell ab. Zudem untersuchen wir, welche Betriebsmodelle (On Premises, Private Cloud, SaaS) in diesem Kontext realisierbar und sinnvoll sind. Bei mehreren möglichen Alternativen bewerten wir diese und zeigen Vor- und Nachteile auf.

Anforderungsanalyse und Definition der Soll-Konzepte

Wo liegt für uns Verbesserungspotential bei den Bearbeitungsabläufen? Wie können moderne Systeme mich unterstützen? Was kann automatisiert werden? Welche Anforderungen an die Software haben wir? Welche Einsatzszenarien sollen im Projekt umgesetzt werden, welche Einsatzszenarien sind Ausbaustufen? Wie soll die zukünftige Arbeitsweise aussehen?

• Wir nehmen die Anforderungen auf, zeigen die Potenziale und erarbeiten Soll-Konzepte zur Verdeutlichung der späteren Nutzung
• Wir analysieren in Interviews / Workshops Ihre bisherigen Arbeitsweisen, identifizieren mögliche Verbesserungspotentiale und definieren mit Ihnen die zukünftigen Sollabläufe, welche auch die Unterstützungsmöglichkeiten moderner Systeme miteinbeziehen. Zudem analysieren wir auch die Formate, das Volumen und die Besonderheiten der zu verarbeitenden eigehenden Informationen. Auf dieser Grundlage werden auch die Anforderungen an die Lösung erhoben, um Best-Practices erweitert und strukturiert aufbereitet.
• Zudem besprechen wir mit Ihnen auch mögliche Ausbaustufen bei den umgesetzten Einsatzszenarien und / oder potenzielle weitere Anwendungsfälle. So wird sichergestellt, dass im Projekt auch mögliche Erweiterungen berücksichtigt werden und die gewählten Werkzeuge auch zukünftig gut unterstützen können.
• Ergebnis unserer Leistungen ist ein Lastenheft als Basis für eine strukturierte Ausschreibung und zur Bewertung der Anbieter und Systeme sowie Sollprozesse bzw. Sollkonzepte, welche die zukünftigen Arbeitsweisen skizzieren und verdeutlichen wie das System Sie bei der täglichen Arbeit unterstützen soll. Damit wird auch das Change-Management unterstützt.

Strukturierte unabhängige Softwareauswahl

Welcher Anbieter deckt die Anforderungen an besten ab? Mit dem besten Preis-Leistungs-Verhältnis? Welche Lösungskomponenten sind relevant und wie sind Partnerprodukte zu beurteilen? Wie kann ich möglichst effizient Anbieter miteinander vergleichen? Was will ich bei einer Livepräsentation sehen?

• Wir sind Ihr Lotse durch die Vielzahl der Angebote und führen Sie zur besten Lösung.
• Anhand der Ziele, der umzusetzenden Einsatzszenarien, der präferierten Architektur- sowie Betriebsmodelle und der Kernanforderungen identifizieren wir geeignete Softwarelösungen (Longlist).
• Abhängig vom gewählten Verfahren unterstützen wir Sie in den verschiedenen Phasen der Softwareauswahl. Öffentliche Ausschreibungen begleiten wir ebenso wie freie Auswahlprozesse in der Wirtschaft.
• Unsere Leistungen umfassen Markteingrenzung. Ausschreibungen auf Basis des Lastenhefts (oder eines Ausschnitts daraus) sowie Sollprozesse, Kostenvergleiche, strukturierte Anbieterpräsentationen, Teststellungen und die Unterstützung der Vertragsverhandlungen – welche Leistungen wir erbringen und in welcher Tiefe, richtet sich nach Ihren Anforderungen.

Change-Management

Wie kann man die Mitarbeiter möglichst frühzeitig involvieren? Was kann ich tun, damit der Go-Live möglichst reibungslos funktioniert? Wie überzeuge ich unsere Mitarbeitenden von der Lösung? Wie kann ich Vorteile verdeutlichen?

• Wir stellen direkt beim Projektstart mit Ihnen die Weichen für ein erfolgreiches Projekt, indem wir die Anwender und Entscheider mitnehmen und für das Projekt gewinnen.
• Die Einführung eines neuen Systems kann zu einer Änderung der bisherigen Arbeitsweisen führen. Wir stärken Ihr Change-Management, indem wir Sie bei der Kommunikation des Projekts unterstützen, die Vorteile für die Organisation aufzeigen und Ihnen bei der Planung der Schulungen helfen.

Einführungsunterstützung

Wie schafft man einen erfolgreichen Projektstart mit dem Dienstleister und den Anwendern? Welche Leitplanken muss man frühzeitig setzen? Wie können mögliche Fehler schnell behoben werden?

• Wir unterstützen Sie bei Kick-off und den ersten Umsetzungsschritten, begleiten das Projektmanagement und sichern die Konzepte der Anbieter
• Gerade der Projektstart mit dem Übergang an das Dienstleisterteam und das Ausrollen der neuen Arbeitsweisen kann Herausforderungen bieten. Wir begleiten Sie, erarbeiten Vorschläge und prüfen die Konzepte der Dienstleister. Profitieren Sie von unserer Erfahrung bei der Ausgestaltung und Qualitätssicherung entsprechender Projekte.

Sonstige Unterstützungsleistungen

Unser Vorhaben unterscheidet sich von einem klassischen Softwareauswahlprojekt – kann uns BARC trotzdem unterstützen? Kann bei meinem sehr individuellen Szenario eine Lösung überhaupt unterstützen? Ich will die zukünftige Strategie festlegen – kann ich das losgelöst von einem Projekt realisieren? Ich habe festgestellt, dass ich mehrere Werkzeuge im Bereich Input Management habe, die das gleiche tun – soll ich hier die Systeme konsolidieren?

• Gerne unterschützen wir Sie auch bei sonstigen Aufgaben und Vorhaben im Bereich Input Management. So übernehmen wir beispielsweise auch die Qualitätssicherung in laufenden Projekten oder vermitteln bei Differenzen zwischen Ihnen und dem Dienstleister. In Grundlagen-Workshops vermitteln wir das notwendige Fachwissen um den Markt und die Möglichkeiten moderner Systeme für zukünftige Projektleiter. Zudem helfen wir Ihnen die grundsätzliche Strategie im Bereich auszuarbeiten, führen wir bei Bedarf auch Vorprojekte durch und eruieren in diesem Kontext, ob sich die Durchführung eines Projekts (z. B. zur Ablösung einer bestehenden Lösung) bei Ihnen lohnt. Ebenso unterstützen wir bei der Abgrenzung und ggf. Konsolidierung der bisherigen Lösungslandschaft.
• Es gibt noch viele weitere Leistungen und Wege, wie wir Ihnen helfen können. Sprechen Sie uns gerne an und schildern Sie uns Ihr Anliegen.

• Wie kann ich meine Eingangspost digitalisieren und teilautomatisieren?
• Wie können moderne Systeme die Eingangspost automatisch klassifizieren und richtigzustellen?
• Wie soll ich das Dokumentenklassenmodell aufbauen, damit es bedarfsgerecht bei der Bearbeitung der Post unterstützt?
• Ist Posteingangsbearbeitung nur ein Thema für Papierdokumente?
• Wie können mich Systeme für die automatische Rechnungseingangsbearbeitung unterstützen?
• Wie kann der systemgestützte und digitale Prozess zur Verarbeitung von Eingangsrechnungen bei mir aussehen?
• Wie kann ich eingehende Auftragsbestätigungen bearbeiten und gegen meine Bestellungen abgleichen?

• Welche Unterschiede kann ich zwischen der Auftragsbestätigung und meiner Bestellung klären?
• Wie kann ich eingehende Kundenbestellungen bearbeiten und entsprechende Innenaufträge erzeugen?
• Wie erkenne ich, ob eine Kundenbestellung konform zu meinem Angebot ist?
• Wie können mir Werkzeuge für das Input Management bei meiner Aufgabenstellung helfen?
• Wie gut sind die Trefferquoten von Lösungen zur automatischen Klassifikation und Extraktion?
• Welche Lösungen brauche ich zur Umsetzung meines Einsatzszeanrios?

Der Digital Workplace bezeichnet die digitale Arbeitsumgebung in der modernen Arbeitswelt. Schnell und bedarfsgerecht auf Informationen zugreifen können und diese direkt mit den passenden Werkzeugen zu nutzen sind wesentliche Kennzeichen. Der Digital Workplace geht dabei weit über „Homeoffice“ oder „Software“ hinaus. Er ist ein übergreifendes Konzept, wie die verschiedenen Informationsbausteine, Systemkomponenten und Prozesse verknüpft werden können, um die verschiedenen Anwendergruppen jeweils bestmöglich zu unterstützen. Und wie man die Oberflächen, Funktionen und Prozesse ausgestaltet, dass die Anwender direkt unterstützt werden.

Hier geht es zu Was ist der Digital Workplace?

Hier geht’s zur Leistungsübersicht rund um Digital Workplace

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