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Input Manage­ment: Digi­ta­li­sie­rung im “papier­lo­sen Zeit­al­ter”

Digi­ta­li­sie­rung von ein­ge­hen­den Infor­ma­tio­nen mit Hil­fe von Rech­nungs- und Post­ein­gangs­lö­sun­gen – Papier und Digi­tal

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HERAUSFORDERUNG

Ver­tei­lung der Ein­gangs­post durch Kol­le­gen per­sön­lich. Zeit­auf­wän­di­ges, manu­el­les Erfas­sen von Rech­nun­gen. Der Groß­teil der Abläu­fe ist noch stark papier­ba­siert.

Manu­el­le, papier­ba­sier­te Abläu­fe brem­sen Unter­neh­men aus

Rele­van­te Ein­gangs­post und Rech­nun­gen gehen über vie­le ver­schie­de­ne Kanä­le ein und müs­sen zu unter­schied­li­chen Adres­sa­ten. Vie­le Orga­ni­sa­tio­nen ste­hen damit vor der Her­aus­for­de­rung, die Infor­ma­tio­nen schnell, sicher und nach­weis­bar zu erfas­sen und zu ver­tei­len und die Ver­ar­bei­tung zu unter­stüt­zen. Oft wird Papier bereits an einer Stel­le gescannt, aber an ande­ren wie­der aus­ge­druckt. Rele­van­te Infor­ma­tio­nen von Rech­nun­gen müs­sen manu­ell in Fach­sys­te­me über­tra­gen wer­den. Zeit­auf­wän­di­ge und intrans­pa­ren­te Pro­zes­se ver­zö­gern die Bear­bei­tung. Das alles führt zu gro­ßer Frus­tra­ti­on bei den betei­lig­ten Mit­ar­bei­tern. 

DAS IDEAL

Poten­tia­le durch schnel­le auto­ma­ti­sche Zutei­lung der ein­ge­hen­den Post sowie auto­ma­ti­sche Erfas­sung und Ver­ar­bei­tung von Rech­nun­gen heben.

Enor­me Poten­tia­le

Schnel­les Erfas­sen, Klas­si­fi­zie­ren und Nut­zen von Infor­ma­tio­nen durch intel­li­gen­te Erken­nung und Ver­tei­lung: Input Manage­ment hat das Ziel, wesent­li­che Infor­ma­tio­nen aus Doku­men­ten (Rech­nun­gen, Lie­fer­schei­ne, Anfra­gen etc.) aus­zu­le­sen und bei der Nut­zung die­ser Inhal­te in den ent­spre­chen­den Geschäfts­pro­zes­sen zu unter­stüt­zen. Die Lösun­gen für Input Manage­ment hel­fen bei vie­len Anwen­dungs­fäl­len und bie­ten enor­me Poten­tia­le für die Unter­neh­men.  

Manu­el­le Auf­wän­de redu­zie­ren & Geschäfts­pro­zes­se beschleu­ni­gen

Input-Manage­ment-Sys­te­me hel­fen bei der Auto­ma­ti­sie­rung von Pro­zes­sen. Die Werk­zeu­ge kön­nen Doku­men­te inhalt­lich klas­si­fi­zie­ren und gezielt Infor­ma­tio­nen aus unstruk­tu­rier­ten Inhal­ten aus­le­sen. Die so gewon­ne­nen Daten sto­ßen Geschäfts­pro­zes­se an, Work­flows hel­fen bei der teil­au­to­ma­ti­sier­ten Abar­bei­tung. Die bekann­tes­ten Anwen­dungs­fäl­le sind die auto­ma­ti­sche Rech­nungs­ein­gangs­be­ar­bei­tung und die auto­ma­ti­sche Post­ein­gangs­be­ar­bei­tung, jedoch las­sen sich auch ande­re Sze­na­ri­en abbil­den. Die Sys­te­me hel­fen bei der Redu­zie­rung des manu­el­len Auf­wands und bei der Beschleu­ni­gung der Geschäfts­pro­zes­se, zudem erhö­hen sie die Trans­pa­renz sowie die Qua­li­tät der Bear­bei­tungs­vor­gän­ge. Die Ein­hal­tung von Fris­ten und die geziel­te Aus­kunfts­fä­hig­keit wer­den unter­stützt. 

Vor­sicht bei Markt- & Lösungs­aus­wahl

Der Markt für Input Manage­ment ist sehr intrans­pa­rent, da ver­schie­de­ne Spe­zi­al­an­bie­ter exis­tie­ren, die sich gegen­sei­tig ergän­zen. Oft­mals ist es unklar, wel­che Teil­lö­sun­gen in einer Suite ent­hal­ten sind. Zudem ist es für poten­zi­el­le Kun­den oft nur schwer ersicht­lich, wel­che Werk­zeu­ge die eige­nen Anfor­de­run­gen abde­cken und sich in die vor­han­de­ne Infra­struk­tur ein­bin­den las­sen. Ohne eine umfas­sen­de Stra­te­gie blei­ben die Ein­satz­mög­lich­kei­ten oft ein­ge­schränkt, eine Anpas­sung der Lösung an neue Anfor­de­run­gen ist kaum mög­lich. Hier unter­stüt­zen Sie erfah­re­ne BARC-Exper­ten kom­pe­tent und unab­hän­gig. 

Wie wir Ihnen hel­fen

BARC Digi­tal Work­place bie­tet eine gro­ße Palet­te an Bera­tungs­leis­tun­gen, Rese­arch, Events und Con­tent rund um Digi­tal Work­place, ECM/DMS, Input Manage­ment, CRM/CXM, Pro­zess­ma­nage­ment sowie ERP.

Unse­re erfah­re­nen Analyst:innen beglei­ten täg­lich Pro­jek­te in Unter­neh­men und ste­hen Ihnen bei allen Fra­gen rund um Digi­tal Work­place, ECM/DMS, Input Manage­ment, CRM/CXM, Pro­zess­ma­nage­ment sowie ERP bera­tend zur Sei­te. In ver­trau­li­chen Exper­ten­work­shops, Coa­chings oder Inhouse-Bera­tun­gen ver­wan­deln wir die Bedürf­nis­se Ihres Unter­neh­mens in zukunfts­si­che­re Ent­schei­dun­gen. Unse­re Pro­jekt­un­ter­stüt­zung deckt alle Stu­fen des erfolg­rei­chen Ein­sat­zes von Soft­ware ab.

Auf unse­ren Events kön­nen Sie Key­notes füh­ren­der Exper­ten sowie Soft­ware­sys­te­me im Ein­satz erle­ben und sich mit Gleich­ge­sinn­ten aus­tau­schen und ver­net­zen. BARC Rese­arch in Form von neu­tra­len Pro­dukt­be­wer­tun­gen, Anwen­der­be­fra­gun­gen und Markt­ana­ly­sen beleuch­tet den Markt detail­liert.

BARC Con­tent in Form von Blogs, Gui­des, Tech­no­lo­gy Maps, Info­gra­fi­ken, Pod­casts und wei­te­ren For­ma­ten hilft Ihnen dabei, immer auf dem Lau­fen­den zum aktu­el­len Markt­ge­sche­hen sowie tech­no­lo­gi­schen und metho­di­schen Trends zu blei­ben.

Schau­en Sie sich unse­re ver­wand­ten Ange­bo­te an oder neh­men Sie ger­ne Kon­takt auf.

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Was ande­re über uns sagen

Lesen Sie in unse­ren Cus­to­mer Suc­cess Sto­ries, wie wir unse­ren Kun­den hel­fen, ihre Zie­le zu errei­chen.

Suc­cess Sto­ries lesen
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Das Web­i­nar hat uns sehr wei­ter­ge­hol­fen, da wir gera­de aktiv an unse­rem Work­flow im Bezug auf die Rech­nun­gen arbei­ten. Die Refe­ren­ten und die Dar­stel­lung des Ablaufs war sehe hilf­reich.

Mari­on Wit­zin­gerBereich Digi­tal­buch­hal­tung / ope­ra­ti­ve Per­so­nal­ar­beit, HARTZ REGEHR GmbH
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Das Web­i­nar hat mir gut gefal­len. Wir von der EEW sind gera­de dabei, unse­re Arbeits­welt neu zu den­ken und umzu­ge­stal­ten. In dem Web­i­nar habe ich eine Rei­he von Hin­wei­sen bekom­men, die bei so einem Pro­jekt zu beach­ten sind. Dafür bin ich sehr dank­bar.

Dr. Ger­hard Lüde­kerIT Manage­ment, EEW Ener­gy from Was­te GmbH
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Mir gefällt die Web­i­nar Rei­he „Digi­tal Work­place Expe­ri­ence" sehr gut, vor allem die Län­ge und die pra­xis­na­he und sym­pa­thi­sche Ver­mitt­lung der Inhal­te. Gut fin­de ich auch, dass ich mir das Web­i­nar im Nach­gang noch ein­mal anse­hen kann. Die The­men sind sehr aktu­ell und durch die inter­ak­ti­ve Gestal­tung der Web­i­na­re wird deut­lich, dass im Grun­de alle die­sel­ben The­men bewe­gen. Das ist span­nend.

Son­ja FuchsPer­so­nal und Orga­ni­sa­ti­ons­ent­wick­lung, Hand­werks­kam­mer Ulm
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Die Zusam­men­ar­beit mit BARC, ins­be­son­de­re mit Dr. Böhn und Frau Kraus ermög­lich­te uns, ein zukunfts­si­che­res und auf unse­re Stif­tung und unse­re Auf­ga­ben abge­stimm­tes Sys­tem aus­zu­wäh­len und in das Tages­ge­schäft ein­zu­bin­den. Wäh­rend der immer offe­nen und kon­struk­ti­ven Unter­stüt­zungs­pha­se wur­den auch wich­ti­ge orga­ni­sa­to­ri­sche The­men beleuch­tet und umge­setzt. Das Pro­jekt, ange­fan­gen beim Aus­wahl­ver­fah­ren bis hin zur Imple­men­tie­rung konn­te in knap­pen 26 Mona­ten rea­li­siert wer­den. Wir konn­ten auch über das Sys­tem für Doku­men­ten­ma­nage­ment hin­aus wich­ti­ge Erkennt­nis­se aus der Beglei­tung von Dr. Böhn und Frau Kraus gewin­nen und wer­den bei den wei­te­ren Pro­jekt­pha­sen sehr ger­ne auf deren bewähr­te Mit­hil­fe zurück­grei­fen.

Alex­an­der Witt­mannPro­jekt­lei­ter, Evan­ge­li­sche Stif­tung Pfle­ge Schön­au
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Herr Böhn und Frau Kraus, sowie punk­tu­ell bei­gezo­ge­ne Fach­spe­zia­lis­ten von BARC, haben uns wäh­rend des gesam­ten Pro­zes­ses sehr kom­pe­tent und part­ner­schaft­lich beglei­tet. Sie haben die vie­len Infor­ma­tio­nen und kom­ple­xen Gesamt­zu­sam­men­hän­ge pro­fes­sio­nell auf­be­rei­tet und über­sicht­lich dar­ge­stellt. Dies mün­de­te in kon­kre­ten Hand­lungs­emp­feh­lun­gen wel­che wich­ti­ge Ent­schei­dungs­grund­la­gen für die wei­te­re Eva­lua­ti­on dar­stel­len.

Andrej Valen­tiCFO, Bio­med
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Wir sind mit der Zusam­men­ar­beit mit dem BARC-Team, Frau Kraus und Herr Dr. Böhn, sehr zufrie­den. Wir schätz­ten bei der Erstel­lung des Akten­plans die schnel­le und effi­zi­en­te Vor­ge­hens­wei­se und konn­ten inhalt­lich und orga­ni­sa­to­risch von dem Erfah­rungs­schatz pro­fi­tie­ren. Unser Pro­jekt­team wur­de von BARC effi­zi­ent und struk­tu­riert unter­stützt. Wir freu­en uns auf eine wei­te­re Zusam­men­ar­beit mit ihnen in den wei­te­ren Pro­jekt­pha­sen bei der Ein­füh­rung eines Doku­men­ten­ma­nage­ment­sys­tems.

Pro­jekt­team des Lan­des­kir­chen­rats der Evan­ge­li­schen Kir­che der PfalzPro­jekt­team, Lan­des­kir­chen­rat der Evan­ge­li­schen Kir­che der Pfalz
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BARC zeich­net eine her­vor­ra­gen­de Markt- und Fach­kennt­nis im Bereich ECM aus. Die Pro­jekt­ma­nage­ment-Fähig­kei­ten des Ana­lys­ten­hau­ses sind dar­über hin­aus sehr gut.

Tors­ten GaulRes­sort­lei­ter IT, Leif­heit

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