Wissen was man wirklich braucht: Anforderungsanalyse

Die Auswahl neuer Software oder die Definition des Zusammenspiels verschiedener Softwarelösungen ist komplex. Die Anbieter sprechen oft eine andere Sprache und fokussieren ihre Stärken – im Projekt kommt es nicht selten zu bösen Überraschungen. Mal eben schnell Software kaufen ist gefährlich, da die wirkliche Nutzung und der spätere Ausbau meist deutlich hinter den Erwartungen zurückbleiben. Es darf nicht dem Zufall überlassen sein, ob man mit dem richtigen Anbieter über die richtigen Schlagwörter in der richtigen Tiefe gesprochen hat. 

Nicht selten arbeiten Unternehmen daher mit „Softwarenotlösungen“, welche die unternehmenseigenen Anforderungen nicht gut abdecken. Ziele, unterschiedliche Anwendergruppen, echte Prozessunterstützung etc. werden nicht oder nur unzureichend von den Systemen unterstützt. Die Verbindung der Daten und Prozesse erfolgt zu oft von Hand und die Anpassung an veränderte Rahmenbedingungen oder die Umsetzung neuer Ideen ist nur mit hohem Aufwand möglich.  

Eine solche Software, die wenig bis gar nicht Prozesse und Mitarbeiter unterstützt und schlechtestenfalls die Arbeitsabläufe noch komplexer macht, führt zu Mehraufwand, Verzögerungen, Fehlern und oft auch zu frustrierten Anwendern.  

Klar und realistisch definierte Ziele und ein gut überlegtes, strukturiertes Vorgehen zur (bereichsübergreifenden) Anforderungsaufnahme im Unternehmen helfen, diese Fehler zu vermeiden und die für das Unternehmen passende Software zu finden und erfolgreich zu nutzen.  

Dabei ist es wichtig, konkrete Ziele und Anwendungsfälle in den Vordergrund zu rücken: Was soll erreicht werden? Was sind wichtige Ergebnisse? Damit werden Trends und Schlagworte auf konkrete Potenziale heruntergebrochen. Oder man erkennt, dass man bestimmte Funktionen schlicht nicht benötigt. Zudem muss man bisherige Prozesse und Arbeitsweisen kritisch hinterfragen und so anpassen, dass die entsprechende Software auch die Vorteile ausspielen kann. Digitales, vernetztes Arbeiten bietet ganz andere Möglichkeiten – wenn man es zulässt. 

Ein strukturiertes Vorgehen hilft, Anforderungen zu bündeln und zu bewerten. Dabei können verschiedene Ebenen unterschieden werden (Funktionalität, Technologie, Handhabung, Prozessunterstützung…). Es gilt, die Mitarbeiter, deren Wünsche und Vorstellungen, bereits in die Vorarbeiten zu einem Softwareprojekt einzubinden. So wird auch das spätere Einführungsprojekt direkt im Zuge eines übergreifenden Change-Managements vorbereitet.   

Nehmen Sie sich die Zeit Ihre Anforderungen aufzunehmen, sowohl an Software (bspw. welche Aufgaben kann / sollte das System automatisch übernehmen?) als auch wie Sie und Ihre Mitarbeiter in Zukunft arbeiten möchten (bspw. welche unterschiedlichen Sichten sind erforderlich?). Sie legen so den Grundstein für ein erfolgreiches Projekt und schaffen beste Voraussetzungen für Ihren eigenen unternehmerischen Erfolg. Wer bei der Anforderungsaufnahme spart, zahlt bei Einführung und Nutzung drauf, da dann Anpassungen nur noch mit deutlich höherem Aufwand möglich sind – oder sogar das falsche System gewählt wurde. Zudem sind die Soll-Prozesse eine gute Basis für eine Dienstleistungsschätzung, sichert das Projekt also zusätzlich ab. 

BARC unterstützt Sie gerne bei Zieldefinition, Anforderungsaufnahme und Konzeption Ihres digitalen Arbeitsplatzes in der Zukunft mit Hilfe von Workshops oder Beratungsprojekten.  

Unter anderem im Rahmen der Online-Konferenz Digital Workplace sowie der Webinarserie Digital Workplace Experience können Sie sich mit Experten und Teilnehmern direkt zu diesen Themen austauschen und von Erfahrungen aus der Praxis sowie Tipps und Tricks aus den Beiträgen profitieren.