Corinna Behr - Digital Workplace by BARC

Wie ECM den digitalen Wandel voran treibt

By Corinna BehrECM

21. Juli 2021

Von Dr. Martin Böhn

Schnell auf die richtigen Informationen zugreifen und diese nutzen zu können wird immer stärker zur Herausforderung. Immer mehr Inhalte aus immer mehr Quellen stehen bereit, gleichzeitig steigen die Ansprüche an eine schnelle und flexible Verarbeitung. Oft sind relevante Dokumente aber in vielen Systemen und Ablagen verteilt. So verlieren Mitarbeiter wertvolle Arbeitszeit bei der Suche und Kontrolle der Inhalte. Systeme für Enterprise Content Management (ECM) bieten hier viele Möglichkeiten – die Produktauswahl und Projektumsetzung müssen aber gut geplant werden.

Die digitale Transformation hat verändert, wie man Informationen sieht und diese nutzen will. Daher kommen der richtigen Erfassung, Verwaltung und insbesondere Bereitstellung eine hohe Bedeutung zu. Es genügt nicht, möglichst viele Informationen zu sammeln. Diese müssen in einen Kontext gebracht werden, um direkt genutzt werden zu können. Daher ist die Verbindung von Inhalten, Prozessen, Werkzeugen und den entsprechenden Mitarbeitern entscheidend. Welchen Wert eine Information hat, ist davon abhängig, wer sie für welche Anwendungsfälle nutzen kann.

Informationen umfassend nutzen: Dokumentenlebenszyklus und Prozessmanagement

Informationen entfalten erst einen Mehrwert, wenn sie in einem Geschäftskontext genutzt werden können. Hier setzt ECM an, indem die Inhalte den Mitarbeitern im konkreten Geschäftsvorfall aufgabenbezogen und bedarfsgerecht aus unterschiedlichen Quellen bereitgestellt werden. Die Funktionen gehen dabei über die reine Recherche hinaus, die Aufgabenbereitung selbst wird unterstützt.

ECM zeichnet sich daher durch die konsequente Prozessorientierung aus. Entscheidend für erfolgreiche Projekte sind dabei nicht die verwendeten Schlagworte (Dokumentenmanagement, Enterprise Content Management, Enterprise Information Management etc.), sondern die Unterstützung in den konkreten Einsatzszenarien. ECM-Systeme lösen bisherige Informationsinseln auf und verschieben den Fokus von der Ablage auf die Nutzung von Informationen. Der gesamte Dokumentenlebenszyklus wird unterstützt. Ausgangspunkt sind die Erfassung (Erzeugung oder Import) eines Dokuments und die Ablage (mit der inhaltlichen Einordnung bzw. Verschlagwortung). Darauf bauen Recherche, Bearbeitung, Weiterleitung und Veröffentlichung auf. Am Ende stehen die (revisionssichere) Langzeitarchivierung und/oder die abschließende (nachweisliche) Zerstörung der Dokumente. Werden nur Teilbereiche umgesetzt (bspw. reine Ablagelösungen), bleiben die Projekte meist deutlich hinter den Erwartungen der Beteiligten zurück.

Der Fokus verschiebt sich von der Informationsverwaltung zur Unterstützung der Vorgangsbearbeitung, eine nachhaltige Verbesserung der Geschäftsprozesse wird verfolgt. Die Systeme bieten hierfür verschiedene Möglichkeiten. Informationen können mit einfachen Wiedervorlagen oder individuell gestellten Aufgaben verbunden werden, das ermöglicht den Mitarbeitern die einfache Verteilung und Nachverfolgung. Auch der Dokumentenstatus kann für die Dokumentenverteilung genutzt werden. Über vordefinierte Suchanfragen erhalten die Anwender immer genau die Dokumente, welche aktuell bearbeitet werden müssen (bspw. Reklamationen i Status: „zu prüfen“).

Größere Prozessketten können Mitarbeiter bedarfsgerecht durch Ad-hoc-Workflows definieren. Hierbei werden einzelne Aufgaben, Bearbeiter und Fristen zusammengeklickt. Für wiederkehrende, stark strukturierte Prozessketten bieten die Systeme (Production) Workflows an, welche zumeist grafisch definiert werden. Hier ist es möglich, viel Verarbeitungslogik einzubinden, bspw. zur automatischen Verteilung, Fristüberwachung oder auch der vollständigen Übernahme von Teilschritten durch die Software selbst. Zur Unterstützung von (schwach strukturierter) Projektarbeit stellen viele ECM-Systeme Collaboration-Funktionen bereit. In Arbeitsräumen können Dokumente geteilt, Rechte und Fristen gesetzt sowie Aufgaben zugeordnet werden.

Potenziale durch ECM: Wissen erzeugen und nutzen

ECM-Systeme unterstützen die Schaffung, Bewahrung und Anwendung von Wissen auf verschiedenen Ebenen. Die relevanten Informationen können strukturiert und bedarfsgerecht bereitgestellt werden, damit der Anwender schnell die erforderlichen Entscheidungen ableiten und Tätigkeiten durchführen kann. Dazu ist eine Verbindung von Wissensbausteinen und Prozessen erforderlich, damit der erforderliche Bearbeitungskontext gegeben ist.

Wie ECM den digitalen Wandel voran treibt — *Abbildung 1: Umfassender Ansatz des Enterprise Content Management*

Zudem ist auf die Rolle des Anwenders zu achten, also welche Arbeitsweisen und Aufgabengebiete zu unterstützen sind.

Durch die Verbindung mit einer konkreten Aufgabe wird die Nutzung erleichtert und so ein konkreter Mehrwert geschaffen. Die Unterstützung der Mitarbeiter bei der Vorgangsbearbeitung ist auf verschiedene Arten möglich:

Steuerungswissen: Nutzung von Regeln zur Automatisierung
Unterstützungswissen: Bereitstellung relevanter Sachverhalte, um Entscheidungen zu vereinfachen
Kontrollwissen: Nutzung von Kontext, um Widersprüche und fehlende Informationen aufzudecken
Problemidentifikation: Erkennen eines Handlungsbedarfs und Anstoß der richtigen Prozesse
Prozessprotokollierung: Nachweis der Bearbeitung in Einzelfällen und Basis für Analysen zur Verbesserung der Arbeitsstrukturen
Proaktive Unterstützung: Automatische Bereitstellung von relevanten Inhalten, ohne dass der Anwender erst eine Suche starten muss

So ist aus Sicht des Anwenders eine Konzentration auf das Wesentliche möglich. Dort wo seine Entscheidungskompetenz und sein Fachwissen gefordert ist, müssen die Systeme die Bearbeitungsfunktionen bereitstellen. Wo es allerdings keinen Entscheidungsspielraum gibt oder die Aufgabe selbst trivial ist (z. B. „immer“ Information an anderen Bereich, „immer“ Wandel des Dokuments in PDF), kann das System durch eine entsprechende Regel unterstützen. („Immer“ ist etwas, mit dem ein System sehr gut arbeiten kann.)

ECM zur Umsetzung des Digital Workplace

Die Ausrichtung und Funktionalität von ECM-Systemen eignet sich sehr gut zur Umsetzung des Digital Workplace. (Meta-)Daten, Dokumente und Prozesse werden zusammengeführt und mit den entsprechenden Funktionen für die verschiedenen Anwendergruppen bereitgestellt. Dabei kann das ECM-System eigene Oberflächen bereitstellen mit entsprechenden Übersichten, Kacheln und Funktionsbausteinen. In vielen Unternehmen werden hiermit anwendungsfallbezogene Oberflächen aufgebaut, welche Mitarbeiter direkt die wesentlichen Inhalte bereitstellen, die Bearbeitung ermöglichen, auf neue Sachverhalte hinweisen und auch übergreifende Prozesse abbilden.

ECM-Systeme können aber auch im Hintergrund für die Zusammenführung von Inhalten und Aufgaben genutzt werden. Dokumentenmanagement und Archiv dienen dem Aufbau einer zentralen Stelle zur Verwaltung und Aufbewahrung von Dokumenten (Single Point of Truth).

Verschiedene Fachsysteme können sich hieraus bedienen und selbst Dokumente und (Meta-)Daten dort ablegen. So wird bspw. oft eine Verbindung der verschiedenen Informations- und Systemwelten auf der Dokumentenebene durchgeführt. Auch der Portalgedanke wird mit ECM-Systemen breit unterstützt. ECM-Systeme können Funktionsbausteine in andere Fachsysteme einbinden, bspw. zur Anzeige von Dokumenten und Akten oder Suchfunktionen. Viele Anbieter unterstützen die Bereitstellung ganzer Funktionsbausteine wie bspw. ein Aktennavigator in übergreifenden Portalen.

Zudem werden ECM-Systeme in vielen Unternehmen zur Unterstützung der übergreifenden Prozesse genutzt. Für die interne Zusammenarbeit haben die Workflow-Funktionen den Vorteil, dass sie vergleichsweise einfach zu nutzen sind und dass meist (fast) alle Bildschirmarbeitsplätze auch über eine ECM-Lizenz verfügen, also am Workflow teilnehmen können. Die externe Zusammenarbeit wird durch Funktionsbausteine für Input und (einfaches) Output Management unterstützt, indem eingehende Dokumente erfasst, klassifiziert, ausgelesen und einem Prozess oder Sachbearbeiter zugeordnet werden können. Über Formularmanagement und das Einmischen von Barcodes / sonstigen Steuerzeichen können ausgehende Dokumente so aufbereitet werden, dass Rückläufer schnell und sicher zugeordnet werden können.

Erfolgreich umsetzen: Mitarbeiter einbinden

Die digitale Transformation allgemein und der Digital Workplace erfordern ein Umdenken bei der Nutzung von Informationen und Softwarewerkzeugen. Ziel ist die stärkere Unterstützung (und damit auch Führung) durch Softwaresysteme in der Vorgangsbearbeitung. Es ist eine andere Art des Arbeitens, die häufig im ersten Moment abgelehnt wird. Oft fehlt das Verständnis für die Vorteile, die eine Umstellung für die eigene Tätigkeit mit sich bringen würde. Zudem müssen die Rahmenbedingungen bereitgestellt werden: Ein solches Projekt braucht Zeit und Ressourcen, die Ziele und Maßnahmen müssen gut kommuniziert werden. Nicht zu vergessen sind aufgabenorientierte, kontinuierliche Schulungen.

Bei Anforderungsanalyse und Prozessdesign sind bestehende Abläufe kritisch zu hinterfragen. Es gilt, zum einen das Erfahrungswissen und Best-Practice-Ansätze zu übernehmen, zum anderen aber auch die neuen Möglichkeiten zu nutzen. Zudem muss eine Prüfung der Arbeitsweisen auf Konformität zu den aktuellen Zielen und Rahmenbedingungen erfolgen.

Vor allem darf das Projekt nicht als „Softwareprojekt“ abgestempelt werden. Es geht um neue Arbeitsweisen und Prozesse, eine neue Art, mit Informationen umzugehen und zu kommunizieren. Richtig aufgesetzt bietet ein solches Projekt den Nährboden für eine kontinuierliche Verbesserung: Die Mitarbeiter müssen begeistert sein und eigene Ideen einbringen können. Idealerweise wird das System als wertvolles Werkzeug, als „mein System“ angesehen.

ECM bietet die Chance auf viele positive Veränderungen, verbindet die technische Ebene mit Prozessen und Arbeitsphilosophien. Man muss sich diesen Themen stellen, denn der Druck von außen und innen wächst. Aber wenn man es schon tun muss – dann sollte man es richtig tun und auch Spaß dabei haben! Wer will nicht besser arbeiten können?

Fazit: mit ECM mehr erreichen

Wissen ist ein entscheidender Produktionsfaktor in modernen Unternehmen. Die Qualität der Generierung, Sicherung, Verteilung und Nutzung dieses Wissens hat wesentlichen Einfluss auf die Wettbewerbsfähigkeit. Die Anforderungen steigen, da immer mehr Informationen aus immer mehr Quellen immer schneller bearbeitet werden müssen. ECM-Systeme helfen, die Informationsflut zu kanalisieren, wertvolle Inhalte schnell zu identifizieren sowie diese Inhalte qualitativ hochwertig zu bearbeiten und zu verwalten. Ebenso wertvoll und entscheidend für den Unternehmenserfolg sind motivierte Mitarbeiter, welche ihre Aufgaben flexibel, effizient und qualitativ hochwertig bearbeiten können. Hier setzt ECM an, indem es die Informationen sammelt, aufbereitet und in den jeweiligen Kontext stellt. Automatismen können die Anwender von einfachen Aufgaben entlasten, für komplexere Entscheidungen sind die Werkzeuge des Vorgangsmanagements wertvolle Unterstützung.

ECM darf daher nicht auf die Software reduziert werden. Die Projekte müssen auch die Strategie und die Organisation umfassen, da anders mit den Informationen gearbeitet wird. Dazu sind Mut zu Veränderung und ein gutes Change-Management notwendig. Ziele müssen klar definiert, Rahmenbedingungen geschaffen und Anwendungsmöglichkeiten ausgearbeitet werden. Durch eine strukturierte Softwareauswahl muss die am besten passende Lösung identifiziert werden. Für die Umsetzung sind eine schrittweise Einführung sowie die Verbindung der Systemimplementierung mit Schulungen und organisatorischen Maßnahmen notwendig. Mit dem Willen zur ständigen Verbesserung können immer wieder neue Potenziale erschlossen werden.

Denn es gibt keine Alternative zu ECM. Kunden und Geschäftspartner nehmen die Qualität der Kommunikation und Dokumentation als wesentliches Leistungsmerkmal wahr. Mitarbeiter wollen nicht einen Großteil der Arbeitszeit mit der Suche nach Informationen verbringen, während die eigentliche Arbeit liegen bleibt.

Das Unternehmen wird am Markt erfolgreich sein, welches die Potenziale konsequent erkennt und umsetzt. Die Frage nach ECM ist also nicht „ob?“, sondern sie kann nur lauten: „Jetzt – wie genau?“.

21. Juli 2021

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Ran an den Digital Workplace!

By Corinna BehrDigital Workplace

20. Juli 2021

Von Dr. Martin Böhn & Sabine Kraus

Wie sieht der Arbeitsplatz der Zukunft – Digital Workplace – aus? Welche Möglichkeiten haben Unternehmen digitales Arbeiten mit den richtigen Informationen am besten zu gestalten? Wie können Unternehmen ihre Prozesse im digitalen Zeitalter unterstützen? Welche Software für Prozess- und Projektunterstützung passt zum eigenen Unternehmen? Diesen Fragen stellten sich am 19. und 20. Mai 2021 mehr als 400 registrierte Teilnehmer der Online-Konferenz Digital Workplace.

Das Analystenhaus BARC traf mit diesem Thema einen Nerv: „Wir sehen, dass es Unternehmen an Automatismen, Regelwerken und flexiblen Arbeitsmöglichkeiten fehlt – stattdessen kämpfen Mitarbeiter z. B. mit manuellen, kleinteiligen Aufgaben, veralteten Prozessen und unzureichender Softwareunterstützung“, so Sabine Kraus, Analystin bei BARC, über die Beweggründe für dieses Event.

Und so gab die Opening Keynote des Senior Analysten Dr. Martin Böhn von BARC den ganzheitlichen Rahmen für die zwei Online-Konferenztage. Er zeigte auf, wie man mit dem Digital Workplace einfach anders – besser, effektiver und effizienter – arbeiten kann.

„Der digitale Arbeitsplatz wird mit einer anderen Art des Arbeitens verbunden. Die einzelnen Mitarbeiter ebenso wie das Management müssen umdenken. Bestehende Grenzen müssen hinterfragt werden, um so die klaren Vorteile nutzen zu können“, so Böhn.

Jeder Programmpunkt zeigte Schritt für Schritt auf, wie sich die Möglichkeiten eines digitalen Arbeitsplatzes in jeder Organisation umsetzen lassen. Dabei unterstützte der Praxisbericht von Alexander Wittmann, der als Leiter für Prozesse und IT bei der Stiftung Schönau über seine erfolgreiche Umsetzung des Digital Workplace gesprochen hat.

In der Best Practice Session: Digital Workplace mit Heinzpeter Kärner (Leitung Strategic Corporate Development, Drees & Sommer) nahmen Dr. Martin Böhn und Sabine Kraus in einer Diskussionsrunde die Treiber und Erfolgsfaktoren des Digital Workplace unter die Lupe.

Die Teilnehmer konnten sich im Laufe der beiden Konferenztage selbst ein Urteil über Software, die ihre Prozesse und Projekte unterstützen kann, bilden. Es wurde gezeigt, wie Informationen, Aufgaben, Werkzeuge und natürlich die Anwender selbst im digitalen Arbeitsplatz zusammengeführt werden können, um die Inhalte schneller, flexibler und zielgerichteter nutzen zu können. In verschiedenen thematischen Streams stellten insgesamt 13 Sponsoren ihre Lösungen und Leistungen vor:

Enterprise Content Management und Input Management
Prozessmanagement
Collaboration
Gezielte Analytics und gute Kundenkommunikation

Nach ergänzenden unabhängigen Markeinschätzungen von BARC und den Demonstrationen und Beiträgen der einzelnen Sponsoren, stellten sich diese live den Fragen der Zuschauer.

Den Abschluss der Digital Workplace bildete die Closing Keynote „Gelebte Softwareauswahl – Erfahrungen aus der Praxis“, die Dr. Martin Böhn präsentierte. Nach der ersten Offenlegung aller Potenziale im Eröffnungsvortrag stellte er Erfolgsfaktoren einer gelungenen Softwareauswahl und der anschließenden Verankerung in der Organisation vor – womit auch die inhaltliche Klammer zur Veranstaltung geschlossen wurde.

Das gesamte Programm ist kostenfrei über die Mediathek der Online-Konferenz verfügbar.

20. Juli 2021

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Einfach besser arbeiten – die Vision des Digital Workplace

By Corinna BehrDigital Workplace

12. Mai 2021

Von Dr. Martin Böhn

Der Digital Workplace als Informations- und Prozessportal bündelt Inhalte und Werkzeuge. Aber um wirklich besser, schneller und flexibler arbeiten zu können, müssen auch die Ziele und Rahmenbedingungen betrachtet werden. Die erfolgreiche Umsetzung des Digital Workplace erfordert eine umfassende Vision, wie zukünftig gearbeitet werden kann und soll.

Die Digitalisierung, die Möglichkeiten der Künstlichen Intelligenz zur Verbesserung digitaler Prozesse und nicht zuletzt die gestiegenen Anforderungen der Kunden, Partner und Mitarbeiter erfordern ein Umdenken bei der Gestaltung von Arbeitsplatz und Arbeitsabläufen. Der Anspruch des Digital Workplace ist es, Informationen zu bündeln, also Daten, Dokumente, Analysen und Akten aus verschiedenen Quellen zusammenzuführen.

Gleichzeitig werden diese Inhalte mit den Geschäftsprozessen verknüpft, über ein Aufgabenmanagement und Bearbeitungsfunktionen. Ziel ist es, alle Inhalte im jeweilen Bearbeitungskontext bereitzustellen, damit der Mitarbeiter sie schnell erfassen, verstehen und nutzen kann.

Dieser Kontext und damit die Möglichkeiten der Unterstützung sind von der Rolle und den Bedürfnissen des Mitarbeiters abhängig. Daher muss man sich bewusst machen, welche Anwendergruppen welche Informationen in welcher Form benötigen und wie die verschiedenen Prozesse der Abteilungen ineinandergreifen. Kunden, Partner und Mitarbeiter fordern Flexibilität und Qualität bei der Bearbeitung von Informationen.

Daher sind altes Abteilungsdenken und Informationssilos abzulösen. Informationen und Aufgaben müssen entlang der Geschäftsprozesse bewertet werden. Oder anders ausgedrückt: Der Mitarbeiter muss einfach, effektiv und besser arbeiten können. Nur mit den richtigen Informationen, Prozessen und Werkzeugen kann man die eigenen Aufgaben gut bewältigen. Sonst besteht die Gefahr, zu viel Zeit mit Suchen, Korrekturen und dem immer wieder Neuerfinden des Rats zu verlieren – was genau die Probleme sind, die uns seit Jahren in den Beratungsprojekten geschildert werden.

Digital Workplace – Einbindung in eine ganzheitliche Vision

Einfach besser arbeiten – die Vision des Digital Workplace — *Vision des Digital Workplace: Ziele und Rahmenbedingungen für erfolgreiche Projekte*

Der Digital Workplace ist nicht nur Technologie, sondern umfasst auch eine eigene Philosophie des Arbeitens. Die Grundpfeiler sind hierbei:

Die Verbindung von Menschen, Informationen, Prozessen und Werkzeugen

Mitarbeiter müssen Inhalte schnell erfassen, verarbeiten und nutzen können. Dabei ist es ein entscheidender Faktor, nicht nur die Technologie und die Inhalte zu betrachten, sondern auch die Arbeitsweisen und Bedürfnisse der Anwender.

Die Verknüpfung verschiedener Informationen

Entscheidend ist nicht die Quelle, sondern der Kontext der Bearbeitung: Welche Inhalte sind erforderlich, um eine Aufgabe schnell lösen zu können?

Das Prozess- und ergebnisorientierte Arbeiten

Der Kontext eines Dokuments, eines Datensatzes oder einer Analyse ist entscheidend für die Bewertung. Daher müssen Vorgangsakten und Prozesse in den Digital Workplace eingebunden werden.

Der Fokus muss auf einer übergreifenden, ganzheitlichen Betrachtung von Geschäftsprozessen (end-to-end) liegen, um das Gesamtbild und die ineinandergreifenden Arbeitsvorgänge zu verstehen. Anschließend können diese Prozesse in einzelne Aufgabenbereiche heruntergebrochen werden. In diesen Teilbereichen erfolgt die Ausgestaltung des Digital Workplace anhand der Anforderungen der jeweiligen Anwendergruppe.

Die bedarfsgerechte Bereitstellung der erforderlichen Informationen und Arbeitsmittel

Nicht nur die Inhalte, auch die Werkzeuge zur Nutzung dieser Inhalte sind entscheidend. Die erforderlichen Funktionen können entweder direkt im Digital-Workplace-Portal bereitgestellt werden oder es wird ein Absprungpunkt in eine Spezialanwendung genutzt.

Die Kombination von strukturierten Workflows und freier Projekt-Zusammenarbeit

Die Realität ist nicht nur schwarz und weiß. Viele operative und taktische Tätigkeiten sind eine Verbindung aus strukturierten Prozessen (Nutzung Erfahrungswissen, Einhaltung Vorschriften, Automatisierung) und freier Zusammenarbeit (bedarfsgerechte Zusammenstellung von Teams und Inhalten, Förderung von Kreativität). Daher müssen auch die entsprechenden Werkzeuge verknüpft werden können.

Das orts- und zeitunabhängige Arbeiten

Gerade in der aktuellen Zeit sind Homeoffice und Remote Work wesentlicher Teil der (Zusammen-)Arbeit für viele Unternehmen und Mitarbeiter. Der Digital Workplace bietet die Chance, auch hier eine Verbindung der verschiedenen Anwendergruppen und Teilaufgaben zu schaffen. Der Digital Workplace unterstützt übergreifende Zusammenarbeit, Geschäftsprozesse und auch Sicherheit und Nachweisbarkeit.

Die offene, empathische Kommunikation

Der Digital Workplace kann die Flexibilität der (Zusammen-)Arbeit fördern – wenn Mitarbeiter dies zulassen und aktiv unterstützen. Ein offenes, fehlertolerantes Betriebsklima und ein klares Verantwortungsbewusstsein sind die Voraussetzungen für diese Art der Kooperation. Die Mitarbeiter müssen die Bedürfnisse der Kollegen, Partner und Kunden verstehen, um entsprechend handeln zu können. Der Digital Workplace bietet die Chance für mehr Flexibilität, Kreativität und Verantwortung.

Gute Lösungen brauchen ein starkes Fundament und klare Leitplanken, um ihre Potenziale entfalten zu können. Der Digital Workplace bietet viele Chancen – erfordert aber auch, dass man „die Hausaufgaben“ macht: klare Visionen, Projektpläne und nicht zuletzt ein gutes Change-Management. Das sehen wir gerade auch in der aktuellen Zeit immer wieder in unseren Beratungsprojekten bestätigt.

Was sind Ihre Erfahrungen mit Digitalisierungsprojekten und der Umsetzung übergreifender Geschäftsprozesse? Welche Herausforderungen hatten Sie bei der Einführung neuer Systeme und Arbeitsweisen? Gerne tauschen wir uns mit Ihnen aus und suchen gemeinsam mit Ihnen nach neuen Chancen.

12. Mai 2021

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So gelingt der Digital Workplace

By Corinna BehrDigital Workplace

10. Mai 2021

Wie viele Systeme müssen Sie bedienen, um eine Aufgabe bearbeiten zu können? Warum kann man Informationen nicht dort nutzen, wo man sie gerade braucht – beispielsweise im Homeoffice? – der Digital Workplace verspricht Abhilfe.

Wie man mit den richtigen Werkzeugen, Prozessen und Strategien einfach besser arbeiten kann

Wie viel Zeit verlieren Sie mit der Suche nach Informationen und Ansprechpartnern? Wie viele Systeme müssen Sie bedienen, um eine Aufgabe bearbeiten zu können? Warum kann man Informationen nicht dort nutzen, wo man sie gerade braucht – beispielsweise im Homeoffice? – der Digital Workplace verspricht Abhilfe.

Was ist der Digital Workplace? Eine Definition

Der Digital Workplace ist die zentrale Arbeitsumgebung für den Mitarbeiter. Alle Informationen und Funktionen, welche der Anwender für die Bearbeitung seiner Aufgaben benötigt, werden hier zusammengeführt. Der Fokus des digitalen Arbeitsplatzes der Zukunft liegt auf der bedarfsgerechten Bereitstellung, um so alle Inhalte direkt im richtigen Kontext nutzen zu können. Die Verbindung von Informationen und Prozessen ermöglicht die flexible Bearbeitung. Die Systeme werden so ausgestaltet, dass übergreifende digitale Prozesse und verschiedene Arbeitsweisen unterstützt werden.

Damit erlaubt der digitale Arbeitsplatz neue Formen des Prozessmanagements und der Zusammenarbeit. Homeoffice und Collaboration werden durch Zusammenführung der relevanten Inhalte und die direkte Bearbeitungsmöglichkeit unterstützt. Digitale Akten bündeln Informationen und bieten einen kompakten Überblick über die relevanten Sachverhalte. Workflows verbinden Informationen, Aufgaben und verschiedene Anwender – über System- und Abteilungsgrenzen hinweg.

*Digital Workplace: Informations- und Prozessportal © BARC*

In der erweiterten Definition ist der Digital Workplace daher nicht nur eine Anforderung an Software, sondern an die Ausgestaltung der Prozesse und der gesamten Organisation. Der Digital Workplace ist ein neues Paradigma der Planung und Ausgestaltung von Arbeitsinhalten, Abläufen und Leistungen. Er verbindet Technologie, Informationen, Prozesse und Menschen.

Daher sind die organisatorischen Aspekte von großer Bedeutung. Eine klare Strategie und ein gutes Change-Management sind Voraussetzungen für den Erfolg. Neue Arbeitsweisen müssen einer Vision folgen und klare Mehrwerte liefern. Gute Kommunikation und das Aufzeigen der Vorteile sind erforderlich, ebenso wie die ehrliche Nennung des erforderlichen Aufwands für die Umsetzung.

Welche Vorteile bietet der Digital Workplace?

Der digitale Arbeitsplatz erlaubt es, einfacher, besser und schneller zu arbeiten. Über digitale Prozesse und E-Akten werden relevante Informationen gebündelt. Man greift auf aktuelle Informationen direkt im Bearbeitungskontext zu. Regelwerke und Automatismen vereinfachen die Erfassung, Einordnung und Weiterleitung, beispielsweise durch eine KI-basierte Klassifikation (KI: Künstliche Intelligenz), Workflow-Mechanismen oder ein Fristenmanagement.

Damit werden die Prozesse beschleunigt und qualitativ verbessert. Die Zeit für Suchen und Rückfragen wird reduziert, ein orts- und zeitunabhängiges Arbeiten beispielsweise im Homeoffice ermöglicht. Durch Aufgabenmanagement, Erinnerungen, automatische Prüfungen und nicht zuletzt besser strukturierte Prozesse steigt die Qualität. Diese Zeit- und Qualitätsvorteile wirken sich positiv auf die Kosten, das Kunden- und Partnermanagement sowie nicht zuletzt auf die Motivation der Mitarbeiter aus.

Informationen können schneller und flexibler verarbeitet werden. Bei Bearbeitungsschritten ohne Entscheidungs- bzw. Beurteilungsspielraum kann eine stärkere Automatisierung erfolgen. Gleichzeitig können komplexere Sachverhalte besser beurteilt werden. Die Verknüpfung von Informationen sowie die Möglichkeiten der Protokollierung und Analyse von Arbeitsergebnissen helfen bei der Erfüllung von Nachweispflichten und dienen gleichzeitig dem Wissensmanagement.

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Welche Herausforderungen gibt es bei der Umsetzung des Digital Workplace?

Der digitale Arbeitsplatz der Zukunft ist nicht ein einzelnes Softwarewerkzeug, sondern eine Verbindung unterschiedlicher Systeme und Datenquellen. Die relevanten Inhalte und Funktionen werden in einer zentralen Oberfläche zusammengeführt. Für Detailaufgaben kann aber aus diesem zentralen Portal in andere Systeme abgesprungen werden.

Damit müssen sowohl auf der Daten- als auch auf der Prozessebene klare Schnittstellen geschaffen werden. Dies betrifft die Technologie als auch insbesondere die klare Abgrenzung der Daten- und Funktionshoheit. Verschiedene Technologietrends der vergangenen Jahre unterstützen hier: Big Data bietet Möglichkeiten der Zusammenführung, Analyse und Bereitstellung der im jeweiligen Kontext relevanten Daten.

Machine Learning unterstützt diese Analyse. Workflow-Systeme ermöglichen die Verknüpfung von Inhalten mit Aufgaben sowie den Rückgriff auf Daten in Drittsystemen. Künstliche Intelligenz schafft neue Möglichkeiten der Gestaltung von Prozessen und bei der Interaktion zwischen Menschen und Softwaresystemen.

„Die richtige Wahl des Werkzeugs oder der Werkzeuge ist entscheidend für den Erfolg Ihres Projekts.“

Die richtige Wahl des Werkzeugs oder der Werkzeuge ist entscheidend für den Projekterfolg. Ein zu geringer Unterstützungsgrad führt zu Frustration, es können kaum Verbesserungen erzielt werden. Zu komplexe Werkzeuge sind teuer in der Einrichtung und werden oft aufgrund mangelnder Akzeptanz kaum genutzt. Die Systeme sollten klar voneinander abgegrenzt werden, sonst führt dies zu unklaren Arbeitsweisen und zu teuren Softwarelandschaften aufgrund von funktionalen Dopplungen.

Sowohl bei der fachlichen Ausgestaltung als auch bei der technischen Architektur muss jeweils klar sein, warum man etwas genau so tut.

Zudem ist der Digitale Arbeitsplatz mit einer anderen Art des Arbeitens verbunden. Die einzelnen Mitarbeiter ebenso wie das Management müssen umdenken. Bestehende Grenzen müssen hinterfragt werden. Die organisatorischen Herausforderungen sind im Folgenden beschrieben.

Governance und organisatorische Rahmenbedingungen: Was ist beim Digital Workplace zu beachten?

Grundvoraussetzung für die erfolgreiche Umsetzung des digitalen Arbeitsplatzes ist die entsprechende Ausgestaltung der Organisation. „Anders arbeiten können“ ist nicht nur eine Frage der Werkzeuge, sondern auch der Rahmenbedingungen und Einstellungen.

Ausgangspunkt muss eine klare, übergreifende Strategie sein. Diese umfasst die internen Ziele und Abläufe, beispielsweise durch die Ausrichtung an (übergreifenden) Prozessen und die Förderung von Initiative und Innovation. Die Mitarbeiter müssen in die Lage versetzt werden, ihre Aufgaben besser bearbeiten zu können (durch bessere, aktuelle und vollständige Informationen sowie die erforderlichen Werkzeuge) und gleichzeitig die Chance haben, neue Ideen zu entwickeln. Digital Workplace hat aber auch eine klare Außenwirkung.

Durch eine konsequente Kundenorientierung und ein gutes Partnermanagement wird die Kommunikation nach außen verbessert. Auf Anfragen kann schneller und insbesondere flexibler reagiert werden, was die Kundenbindung und das Lieferantenmanagement verbessern.

„Die Prinzipien und Leitbilder des Digital Workplace müssen in der Unternehmenskultur verankert werden.“

Diese Prinzipien und Leitbilder müssen in der Unternehmenskultur verankert werden. Offenheit, Fehlertoleranz und der Wille, Neues auszuprobieren, schaffen die Grundlage für die Ausgestaltung des digitalen Arbeitsplatzes. Der Aufbau oder die Stärkung von Competence Centern ermöglicht die umfassende Betreuung und Verbesserung der Abläufe, Werkzeuge, Schulungen etc.

Durch die Sammlung und Dokumentation der Informationen und Aufgaben unterstützt der digitale Arbeitsplatz auch die Governance, also das nachweisliche Einhalten von internen und externen Vorgaben sowie den Aufbau entsprechender Steuerungs- und Kontrollsysteme. Dies umfasst unter anderem Datenschutz, Datensicherheit, Risikomanagement sowie vertragliche und steuerliche Nachweispflichten. Die digitalen Prozesse erlauben eine genaue Steuerung und Dokumentation des Handelns.

Zur Umsetzung des Digital Workplace inklusive seiner organisatorischen Komponenten ist ein gutes Projektmanagement erforderlich. Die Vision wird in einzelne Anwendungsbereiche heruntergebrochen, um damit die Arbeitsweisen, Prozesse und Werkzeuge so auszugestalten, wie es jeweils erforderlich ist. Nicht jeder digitale Arbeitsplatz jedes Mitarbeiters wird gleich aussehen – welche Informationen, Funktionen und Aufgaben jeweils in welcher Ausprägung angezeigt werden, hängt von den individuellen Aufgaben und Präferenzen ab.

Es gilt, möglichst viele Komponenten wiederzuverwenden und durch die Kombination der Bausteine und Services die jeweiligen Anforderungen abzubilden.

„Effizientes Change-Management hilft dabei, Befürchtungen der Mitarbeiter auszuräumen und neue Ideen zu berücksichtigen.“

Zur Verankerung des Digital Workplace und der damit verbundenen neuen Arbeitsweisen ist das Change-Management von hoher Bedeutung. Ziele und Maßnahmen müssen frühzeitig und offen kommuniziert werden, um Befürchtungen aber auch Ideen der Mitarbeiter berücksichtigen zu können.

Dabei ist es wichtig, die Potenziale für die jeweiligen Anwendergruppen herauszustellen: Welche Vorteile bringt der Digital Workplace genau in diesem Einsatzszenario? Die konkreten (neuen) Prozesse müssen in auf die jeweiligen Gruppen abgestimmten Schulungen vermittelt werden. Dabei steht nicht die Software, sondern die andere Art zu arbeiten im Fokus.

Man muss die bestehenden Arbeitsweisen kritisch prüfen, insbesondere die Grenzen zwischen Abteilungen, Datenablagen und Informationssystemen. Welche Informationen sind wann für welche Personengruppe wichtig? Für welche Aufgaben und Entscheidungen? Welche Personengruppen und weiteren Inhalte sind einzubeziehen? Daher gehen mit Digital-Workplace-Projekten auch häufig Veränderungen in den Daten- und Prozessmodellen einher.

Welche Trends bestimmen den Digital Workplace?

Der digitale Arbeitsplatz setzt auf verschiedenen Trends der vergangenen Jahre auf. Die Digitale Transformation und der Wunsch nach einem flexibleren, digitalen Arbeiten bestimmen die Veränderung der Prozesse und Arbeitsweisen. Big Data und Machine Learning ermöglichen die Erfassung, Verarbeitung und Verdichtung auch von großen Informationsbeständen. Künstliche Intelligenz erweitert die Möglichkeiten bei der inhaltlichen Erschließung und Verarbeitung von Informationen. Sprachsteuerung und Virtual / Augmented Reality bieten neue Formen der Interaktion mit Systemen.

Auch verschiedene Trends in der Gestaltung von Softwaresystemen und Informationsinfrastrukturen unterstützen die Entwicklung des Digitalen Arbeitsplatzes der Zukunft. Die stärkere Service-Orientierung der Systeme ermöglicht die Aufspaltung großer Softwareanwendungen in einzelne Funktionen oder Apps, die auf verschiedenen Ebenen (Oberfläche, Prozess, Informationen) verbunden werden können.

„Die Cloud unterstützt das orts- und zeitunabhängige Arbeiten und vereinfacht so das Arbeiten aus dem Home Office.“

Die Cloud bietet eine einfache Bereitstellung und Verbindung von Funktionen. Über Portale können flexibel übergreifende Oberflächen geschaffen werden, welche verschiedene Inhalte und Systeme bündeln. Zudem wird so ein orts- und zeitunabhängiges Arbeiten unterstützt. Homeoffice wird deutlich einfacher, wenn alle Inhalte über ein zentrales Werkzeug aufrufbar sind.

Aber auch verschiedene organisatorische Trends bestimmen die Ausgestaltung des Digital Workplace. Um im Kampf um Kunden zu gewinnen, müssen Informationen und Prozesse beherrscht werden, damit schnell, gut und über den richtigen Kanal reagiert werden kann. Dies betrifft nicht nur die Mitarbeiter in Vertrieb, Service und Marketing, welche direkt mit der Customer Journey des Kunden in Berührung kommen.

Auch alle Prozesse der Leistungserstellung und Abrechnung müssen entsprechend ausgestaltet sein, um die Kundenbeziehung vollumfänglich gestalten zu können.

Nicht zuletzt der Wettbewerb um qualifizierte Mitarbeiter hat viele Unternehmen zu einem Umdenken bei der Gestaltung der internen Strukturen gezwungen. Unnötige Aufgaben, etwa umfangreiches Suchen nach den aktuellen Informationen, müssen reduziert werden. Ebenso muss geprüft werden, ob Prozesse automatisiert werden können.

„Der Einsatz von Workflows oder KI-Lösungen vereinfacht Prozesse und erhöht so die Mitarbeitermotivation.“

Das betrifft insbesondere Prozesse ohne Entscheidungsfreiheit oder die Erfassung von Inhalten, da hier Workflows oder KI-Lösungen deutliche Entlastung bringen können. Dies erhöht die Mitarbeitermotivation und schafft den Rahmen für Innovationen.

Stattdessen wird der Fokus auf die Aufgaben gelegt, die wirklich die Kompetenz der Mitarbeiter erfordern. Zur Bearbeitung werden über den Digital Workplace die entsprechenden Informationen und Werkzeuge bereitgestellt. Der Trend hin zu mehr Effektivität und Effizienz – also die richtigen Dinge in der richten Weise zu tun – ist ein wesentlicher Treiber des Digital Workspace.

Ein weiterer Faktor ist die nachweisliche Erfüllung verschiedener innerbetrieblicher, vertraglicher und gesetzlicher Nachweispflichten (siehe: Governance), welche durch die Werkzeuge des Digitalen Arbeitsplatzes einfacher und umfassender umgesetzt werden können.

Erfahren sie mehr über die Trends rund um den Digital Workplace auf unserer kostenfreien Online-Konferenz „Digital Workplace – einfach besser arbeiten“. Erhalten Sie hier weitere Informationen.

Welche Lösungen gibt es zur Umsetzung des Digital Workplace?

Viele Anbieter aus unterschiedlichen Softwaremärkten werben mit dem Digital Workplace. Abhängig von den Einsatzszenarien und Anwendergruppen bieten sie Lösungen, welche die jeweiligen Prozesse bestmöglich unterstützen sollen. Die Systeme entwickeln sich weiter, um sich besser in die vorhandene Informationslandschaft einzufügen und die verschiedenen Anwendungsfälle abzubilden.

CRM-Lösungen (Customer Relationship Management) und Marketing Automation unterstützen die Mitarbeiter in Vertrieb und Marketing in ihren Aufgaben. Durch entsprechende Datenmodelle und Konnektoren werden Informationen beispielsweise über die Customer Journey zusammengeführt, um so das Lead Management und die Kundenbindung zu unterstützen.
Lösungen für Enterprise Resource Planning (ERP) bieten eine umfassende Unterstützung bei kaufmännischen Sachverhalten (beispielsweise Buchhaltung) sowie – je nach Ausprägung – weiteren Einsatzszenarien wie Projektmanagement, Produktionssteuerung, Logistik oder Supply Chain Management.
Systeme für Enterprise Content Management (ECM) bieten Dokumentenmanagement und Prozessmanagement zur Unterstützung der Aufgaben. Informationen werden in digitalen Akten gesammelt und mit Workflows verbunden. Input Management ermöglicht die schnelle Erfassung und Klassifikation der Inhalte. Verschiedene Anwendungsfälle wie die Rechnungsbearbeitung verbinden Daten, Dokumente, Aufgaben und Analysen. Zudem können mit ECM-Lösungen viele übergreifende Prozesse und E-Akten abgebildet werden, was die Zusammenarbeit unterstützt.

Daneben gibt es viele weitere Softwaresegmente, welche den Digital Workplace unterstützen. Anbieter für Portale bieten Möglichkeiten, verschiedene Fachsysteme zusammenzuführen. Systeme für BI (Business Intelligence) und Analytics ermöglichen die Analyse und Aufbereitung der Daten, um so die Prozesse zu unterstützen.

Der digitale Arbeitsplatz ist nicht etwas, das man mal eben schnell installieren kann. Digital Workplace verbindet verschiedene Systeme, Informationswelten, Anwendergruppen und Prozesse. Daher ist bei der Ausgestaltung eine klare Vision erforderlich. Sowohl bei der Strategiedefinition als auch bei der Ausarbeitung der einzelnen Einsatzszenarien ist eine unabhängige Beratung hilfreich.

Und wie kann der Digital Workplace Ihnen helfen?

Kommen Ihnen die beschriebenen Herausforderungen bekannt vor? Dann prüfen Sie die Potenziale dieser anderen Art zu arbeiten. Zu viele Softwareprojekte oder Initiativen zur digitalen Transformation sind an fehlenden Visionen, falschen Werkzeugen oder unzureichenden Prozessen gescheitert. Der Digital Workplace bietet die Philosophie und Möglichkeiten, es besser zu machen.

10. Mai 2021

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So organisieren Sie den Digital Workplace

By Corinna BehrDigital Workplace

29. April 2021

Von Dr. Martin Böhn

Der Arbeitsplatz der Zukunft ist gerade 2021 so wichtig wie nie zuvor. Doch um sowohl digital als auch effizient und erfolgreich zu arbeiten, ist die richtige Organisation erforderlich: angepasste Modelle für Zusammenarbeit, Geschäftsprozesse und Arbeitsweisen. Wir haben drei Ebenen identifiziert, auf denen Sie bei der Umsetzung des Digital Workplace handeln müssen.

Der Digital Workplace soll als zentrales Portal Informationen und Prozesse bündeln, damit man sie bedarfsgerecht nutzen kann. Dies erfordert, dass die richtigen Werkzeuge, Inhalte und Arbeitsmittel bereitgestellt werden. Aber ein Anwender muss dies auch nutzen können, was die richtigen Schulungen, Abläufe, Verantwortlichkeiten, Ansprechpartner und nicht zuletzt die richtige Motivation voraussetzt.

Seit 2020 wurde deutlich, welche Umstellungen Homeoffice / Remote Work bei der Zusammenarbeit, dem Informationszugriff und der Steuerung der Abläufe bedeuten. Mit der Beschaffung von Collaboration-Software, Cloud-Lösungen und mobilen Endgeräten ist es nicht getan, die Art des Arbeitens verändert sich. Gleichzeitig zeigten sich aber auch die Potenziale und es wurde bewiesen, dass eine stärker digitale und vernetzte Arbeitsweise möglich ist.

Um den Digital Workplace erfolgreich umzusetzen, müssen bestehende Strukturen kritisch hinterfragt werden. Abteilungsdenken und klassische Hierarchien verhindern den Blick auf das Ganze. Daher ist ein übergreifendes, prozess- und ergebnisorientiertes Denken bei der Analyse der Ist-Strukturen und insbesondere der Definition der Soll-Arbeitsweisen erforderlich. Entscheidungswege sind oft historisch gewachsen, hier bestehen viele Möglichkeiten der Dezentralisierung oder auch völligen Überarbeitung. Es gilt, sowohl Sicherheit und Nachweisbarkeit zu erfüllen als auch Flexibilität und Praktikabilität.

Kommunikation und die Bedürfnisse der Beteiligten dürfen hierbei nicht außer Acht gelassen werden. Über kundenorientiertes Denken und Handeln wird seit Jahren viel gesprochen, die Umsetzung stellt aber noch viele Organisationen vor Herausforderungen. Zudem sind auch die Partner und nicht zuletzt die Mitarbeiter wesentliche Prozessbeteiligte, deren Interessen und Präferenzen bei der Ausgestaltung der Strukturen berücksichtigt werden müssen.

Die erfolgreiche Organisation des Arbeitsplatzes der Zukunft fußt auf drei Ebenen.

1. Unternehmenskultur

Die erste Ebene bilden Unternehmenskultur und Unternehmensleitbild (Wie man es machen will). Eine klare Vision vom Digital Workplace muss vorgeben, wie zukünftig gearbeitet werden soll. Dies umfasst Leitlinien für interne Prozesse und Kommunikation ebenso wie die Kommunikation und Interaktion mit Partnern, Kunden und sonstigen Einrichtungen. Die schnelle, flexible und in vielen Fällen auch verantwortungsvollere Bearbeitung der Aufgaben erfordert die Schaffung einer offenen, kommunikativen, fehlertoleranten Unternehmenskultur als Basis für alle Tätigkeiten.

2. Digital Workplace Governance

Die zweite Ebene umfasst die verschiedenen Facetten der Digital Workplace Governance (Wie man es machen muss). Dies umfasst die unterschiedlichen internen und externen Vorgaben zum Unternehmenshandeln sowie die Steuerungs- und Kontrollsysteme zu deren Einhaltung. Beispiele sind Gesetze und Verordnungen, vertragliche Verpflichtungen, organisatorische Richtlinien, Datensicherheit, Datenschutz, Nachhaltigkeit sowie Diskriminierungsschutz / Equal Opportunity. Diese Regeln und Leitlinien geben den Rahmen für die Ausgestaltung der Prozesse und Strukturen vor, gleichzeitig bieten sie Handlungssicherheit dort wo klare Regeln greifen.

3. Projekt und Change-Management

Die dritte Ebene bildet das Projekt- und Change-Management (Wie man konkrete Aufgaben erfolgreich löst und umsetzt). Der Fokus liegt auf der Planung, Steuerung, Kontrolle und Kommunikation einer konkreten Maßnahme (bspw. der Umsetzung eines Einsatzszenarios oder der gezielten Weiterentwicklung).

Klare Zielsetzungen, realistische Zeit- und Ressourcenpläne und regelmäßige Überprüfungen sowie ggf. Korrekturen sind erforderlich, da die Umsetzung des Digital Workplace meist verschiedene Facetten (Werkzeuge, Art des Arbeitens, Abläufe etc.) gleichzeitig verändert. Erfolgreiches Change-Management umfasst eine klare und offene Kommunikation der Maßnahmen sowie der damit verbundenen Potenziale und Aufgaben. Die Mitarbeiter sollen frühzeitig eingebunden werden, um so Wünsche und Befürchtungen schnell adressieren zu können – und nicht zuletzt, um von den Ideen der Mitarbeiter zu profitieren.

Der Digital Workplace ist eine Chance für viele Unternehmen und nicht zuletzt die Mitarbeiter, bestehende Prozesse zu überdenken und neue Lösungen zu finden. In vielen Beratungsprojekten sehen wir, wie wichtig die organisatorischen Vorarbeiten und die konstante, kompetente Begleitung der Maßnahmen ist.

Und wir sehen, wie sehr es sich lohnt, diesen Weg zu gehen. Übergreifend über Branchen, Themen, Altersgruppen und weitere Merkmale der Mitarbeitergruppen zeigt sich, wie schnell die Anwender neue Arbeitsweisen adaptieren, wenn die persönlichen Vorteile deutlich werden. Das kann man als Job Enrichment, Job Enlargement, Knowledge Work, Employee Empowerment etc. bezeichnen – oder einfach als: einfach, besser und mit mehr Spaß arbeiten können.

29. April 2021

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Digital Workplace und Analytics

By Corinna BehrAnalytics, Digital Workplace

13. April 2021

Von Dr. Martin Böhn

Der Digital Workplace soll eine intelligente, bedarfsgerechte Unterstützung des Anwenders bieten. Die richtigen Informationen zur richtigen Zeit in der richtigen Form erfordern gute Analytics – zielgerichtete Auswertungen, Darstellungen und Handlungsoptionen. Gleichzeitig ist der Digital Workplace eine wertvolle Quelle für Analysen zur Optimierung der Geschäftsprozesse und strategischer Entscheidungen.

Beim Zusammenspiel von Analytics und dem Digital Workplace lassen sich verschiedene Anwendungsfälle und Werkzeugklassen unterscheiden:

Wissensgenerierung im Hintergrund: Erfassung, Aufbereitung und Auswertung von Informationen, um relevante Inhalte und Zusammenhänge zu erzeugen
Bereitstellung von Informationen für interne Geschäftsprozesse und die Kommunikation nach außen: Visualisierung von Daten bspw. über Dashboards, damit Mitarbeiter Entscheidungen treffen können
Nutzung von Informationen, um automatisiert Aktionen durchzuführen: Anwendung der erkannten Regeln und Muster, um aus den eingehenden Daten direkte Handlungen abzuleiten und Schritte auch automatisch ausführen zu lassen

Digital Workplace und Analytics — *Einsatzszenarien von Analytics im Digital Workplace*

Formen der Wissensgenerierung zur Vorbereitung der Nutzung

Häufig wird Analytics mit Wissensgenerierung gleichgesetzt. Durch Data Analytics können Informationen aufbereitet, transformiert und aggregiert werden, um wertvolle Informationen zur Unterstützung von Entscheidungen zu gewinnen. Die Werkzeuge ermöglichen die Verbindung verschiedener Datenquellen und schaffen so übergreifende Zusammenführungen und Auswertungen.

Auch das Erkennen von Mustern und Zusammenhängen ist ein Einsatzszenario, um bspw. Entscheidungswege nachzuvollziehen oder Klassen von Anwendungsfällen zu identifizieren. Daraus lassen sich Erkenntnisse über Abläufe bspw. in der Kundeninteraktion, im Kaufverhalten oder bei internen Aufgabenbereichen erkennen. Das Wissen kann über Analysen bereitgestellt sowie über spezielle Werkzeuge operationalisiert werden. Beispiele sind die Generierung von Empfehlungen („andere Kunden kauften auch“) oder Aktionen (Next Best Action: Wie sollte man nun in der Kundenkommunikation reagieren?).

Zudem bieten solche Analysen die Möglichkeit, Fehler oder Engpässe zu identifizieren. Die Suche nach Zeit- oder Kostenfressern in Projekten, Abweichungen von Standardwerten, besondere Einflussfaktoren oder spezielle Risiken sind nur einige der Anwendungsfälle. Auch hier bieten die Analysen zumeist weiteren Kontext und erweiterte Auswertungsmöglichkeiten, um die erkannten Zusammenhänge weiter zu untersuchen und damit zu verstehen. So können gezielte Verbesserungen oder Gegenmaßnahmen vorgenommen werden.

Auch Predictive Analytics als vorausschauende Analyse bietet viele Anwendungsfälle, da so das Verhalten bspw. von Kunden auf bestimmte eigene Aktionen oder Marktereignisse vorausgesagt werden kann um entsprechend zu reagieren – oder besser, um damit aktiv zu agieren.

Mehr als nur strukturierte Daten: Ganzheitliche Analyse

Neben der Analyse von klassischen relationalen Daten gibt es eine Vielzahl weiterer Werkzeuge, welche andere Formen der Untersuchung unterstützen.

Maschinendaten / IoT rücken als weitere Informationsquelle in vielen Bereichen stärker in den Fokus. Für Social Media gibt es verschiedene Spezialsysteme (Social Listening etc.), um Trends frühzeitig zu erkennen und eigene Inhalte gezielt auszuspielen.

Text Analytics ermöglicht die Untersuchung von Dokumenten und unstrukturierten Informationen. Dabei können je nach Werkzeug die Inhalte selbst, aber auch weitere Kontextinformationen (bspw. Ablagehierarchien, Struktur der Dokumente) untersucht werden. Semantische Analysen erlauben eine Einbeziehung der Sprache und Tonalität, bspw. ob eine E-Mail von einem Kunden deutliche Hinweise auf seine Verärgerung enthält. Weitere Spezialsysteme analysieren Bild- und Videodaten.

Eine weitere Anwendungsklasse ist das Process Mining. Hier können Abläufe auch über verschiedene Systemgrenzen hinweg nachvollzogen und nach unterschiedlichen Kriterien ausgewertet werden, bspw. nach Durchlaufzeit, Kosten, Wartezeiten oder Anzahl der Wiederholung bestimmter Schritte. So können Abweichungen von der Norm identifiziert und gezielte Ursachenforschung betrieben werden, Verschiedene Systeme erlauben auch eine Simulation von veränderten Abläufen. Neben der reinen Optimierung ist hier auch das Risikomanagement ein wesentlicher Faktor. Nicht nur die Durchlaufzeit bzw. die Kosten eines Prozesses sind entscheidend, sondern auch, ob bei seiner Abarbeitung alle gesetzlichen, vertraglichen und organisatorischen Richtlinien eingehalten werden (Compliance).

Visualisierung und Arbeitsmittel – informiert handeln

Die so erzeugten Zusammenhänge oder identifizierte Daten und Kennzahlen können über Reports und Dashboards angezeigt werden. Der jeweilige Mitarbeiter erhält so die wesentlichen Zusammenhänge zu einem Kunden / Projekt / Vertriebsgebiet / Produktionsabschnitt etc. und kann aus den dargestellten Inhalten Aktionen ableiten.

Neben fest definierten Reports sind insbesondere Dashboards mit Interaktionsmöglichkeiten ein wesentliches Werkzeug, da der Anwender hier mit den Daten direkt arbeiten kann, um sich Details anzeigen zu lassen oder sie bspw. anders zu segmentieren und zu verdichten.

Automatisierte Aufbereitung und Nutzung

Analysewerkzeuge bieten viele Möglichkeiten, eingehende Daten zu erfassen, zu prüfen und zu verdichten. So können aus einer Vielzahl von verfügbaren Informationen, die für den jeweiligen Anwendungsfall wirklich relevanten Informationen gefiltert werden. Häufig erfolgt auch die Transformation bzw. Aufbereitung der Daten in die Form, welche der Anwender direkt in seiner Fachanwendung oder in seinem Dashboard benötigt.

Über entsprechende Modelle und Regeln können die Daten auch automatisiert genutzt werden, indem eingehende Inhalte entweder direkt Aktionen auslösen (Trigger) oder indem Aufbereitungen und Sammlungen erfolgen, um beim Erreichen bestimmter Schwellwerte bzw. Scores eine Folgeaktion auszulösen. Je nach gekoppelten Fachsysteme können solche Aktionen von einem einfachen Hinweis bis zum automatischen Ausspielen von Inhalten und der Ausführung von Workflows reichen.

Digital Workplace als Wissensziel

Die genannten Aspekte verdeutlichen die Bedeutung die Analytics für den Digital Workplace haben: Mitarbeiter sollen schnell und flexibel Entscheidungen treffen können, auf der Grundlage korrekter und relevanter Daten. Die Aufbereitung muss sich am Anwendungsfall orientieren – die Analysen also einen direkten Mehrwert für die jeweilige Aufgabenstellung des Anwenders bereitstellen.

Im Digital Workplace können daher sowohl einzelne Werte und Kennzahlen dargestellt werden als auch entsprechende Reports und Dashboards. Für weiterreichende Analysen werden oft die entsprechenden Spezialsysteme genutzt.

Digital Workplace als Wissensquelle

Indem die Bearbeitung von internen Aufgaben und kundenbezogenen Tätigkeiten durch den Digital Workplace zusammengeführt wird, ist der Digital Workplace auch eine relevante Wissensquelle. Hier genutzte Informationen werden durch den Anwender (implizit) bewertet und in einen Anwendungskontext gestellt, was wertvolles Wissen für zukünftige Analysen liefert.

Organisatorische Potenziale: Verknüpfung der Sichtweisen Analyse und Operationalisierung

Der Digital Workplace ist damit ein gutes Mittel, verschiedene Geschäftsprozesse und Nutzergruppen zu verbinden. Die Analytics-Spezialisten erhalten ein besseres Bild von den Anforderungen der Anwender an Analysen und die Prozessunterstützung. Die Anwender können besser mit den Informationen und Werkzeugen arbeiten, da ein besserer Kontext zur Nutzung bereitgestellt wird: die Dashboards, Reports und Self-Service-Anwendungen beziehen sich auf konkrete Anwendungsfälle wie bspw. die Gestaltung von Vertriebsaktionen oder die Messung der Geschäftsprozesse.

Dies unterstützt verschiedene aktuelle Anforderungen und Trends. Immer mehr Anwendungsfelder werden durch Analytics-Spezialisten in den einzelnen Fachbereichen unterstützt, bspw. Analysen für die Kampagnenplanung in der Kundenkommunikation. Auch der Trend zu Self-Service-Analytics wird durch den Kontext des Digital Workplace gefördert, gleichzeitig bieten die entsprechenden Funktionen mehr Bearbeitungs- und Nutzungsmöglichkeiten für die Daten.

Gleichzeitig nehmen die Möglichkeiten und Tätigkeitsfelder für Analysen zu. Data Science ist hier ein Beispiel. Auch hier ist die Kombination aus technischen Fähigkeiten, Werkzeugen, Informationen und der fachlichen Expertise zur Nutzung der gewonnenen Erkenntnisse wichtig. Die organisatorische Seite des Digital Workplace hilft bei der Zusammenführung und Verwendung der richtigen Informationen.

Stärken Sie Ihre Analytics-Projekte

Gute Analytics-Projekte haben klare Ziele und Mehrwerte. Der Digital Workplace ist ein gutes Mittel, Analytics in einen klaren Anwendungskontext zu bringen und viele Anwendergruppen als mögliche Nutzer entsprechender Daten und Analysen einzubeziehen. Analytics wird damit noch breiter verankert und der Mehrwert der entsprechenden Initiativen verdeutlicht.

Immer mehr Analytics-Projekte sind durch das Zusammenspiel von Datenspezialisten und den Fachexperten aus den Abteilungen geprägt. Der Digital Workplace bietet eine gemeinsame Basis und den Kontext, welche Daten zu welchem Ziel in welcher Form erhoben, verarbeitet und genutzt werden sollen. Ebenso können Fragen zu Datenqualität und Datenverantwortlichkeit direkt anhand der konkreten Aufgabenstellungen geklärt werden.

Für die Digital-Workplace-Experten sind gute, zielgerichtete Daten ein wesentlicher Erfolgsfaktor. Daher gilt es, die entsprechenden Initiativen und Experten zu verbinden, um so das Beste aus den verschiedenen Welten zu verbinden.

Wo haben Sie heute Herausforderungen, die richtigen Daten bedarfsgerecht zu erhalten? Wo sind Kennzahlen und Auswertungen nicht so, dass Sie direkt damit arbeiten können?

Kontaktieren Sie uns gerne.

13. April 2021

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Der Digital Workplace in Finanzabteilungen

By Corinna BehrDigital Workplace

6. April 2021

Von Dr. Martin Böhn & Sabine Kraus

Zu viel Zeit verbringen Mitarbeiter täglich mit dem Suchen. Informationen zu Dokumenten und Prozessen sind nur schwer oder überhaupt nicht im Zugriff. Der digitale Arbeitsplatz bzw. der Digital Workplace kann in Finanzabteilungen Fachsysteme wie ERP-Anwendungen mit ECM-Systemen verbinden. Somit können Sie Informationen schneller und besser nutzen.

Informationen im richtigen Kontext bereitzustellen und direkt in den Geschäftsprozessen nutzen können, umfasst mehr als nur das Management von Daten. Wesentliche Inhalte sind auch in den zugehörigen Dokumenten enthalten. Hier setzt Enterprise Content Management (ECM) als Teil eines Digital Workplace im Bereich Finanzen und Controlling an. Damit werden Informationen wie wichtige Verträge und Belege nicht nur strukturiert verwaltet, sondern auch die Nutzung durch direkte Bereitstellung und eine Verknüpfung mit den Geschäftsprozessen unterstützt.

Digitalisierung des Finanzbereichs = Direkter Informationszugriff

Wie wichtig es ist, im Digital Workplace von Finanzabteilungen Informationen direkt verfügbar zu machen

Der Wandel in den Arbeitsweisen und der Nutzung von Software zeigt sich in einer gestiegenen Anspruchshaltung von Nutzern in Unternehmen. Schnell, überall, sicher und in bedarfsgerechter Form sollen Informationen und Dokumente am besten über einen auf die Bedürfnisse des jeweiligen Mitarbeiters (oder der Abteilung) ausgelegten digitalen Arbeitsplatz bereitgestellt, bearbeitet und weitergeleitet werden können.

Auch gerade im Bereich Finanzen und Controlling ist die Verbindung der verschiedenen Informationsarten wichtig. Daten aus Fachsystemen und Auswertungen müssen mit Dokumenten und Prozessen verknüpft und gemeinsam genutzt werden können. Zudem ist die Unterstützung übergreifender Prozesse wie bspw. der Rechnungsbearbeitung sicherzustellen. Um diesen Anforderungen an die digitale Bereitstellung gerecht zu werden, sind verschiedene Aspekte rund um einen Digital Workplace in der Finanzabteilung zu beachten.

Kerngedanke des ECM war seit jeher, Informationen aus verschiedenen Quellen und in unterschiedlichen Formaten zu verbinden. Über Metadaten werden Inhalte verknüpft und bedarfsgerecht dargestellt (bspw. als Lieferantentenakten, Kundenakte, Projektakte, Vertragsmanagement). Dieser ursprüngliche Gedanke aus dem ECM geht auch in die Idee des Digital Workplace ein.

Im Zuge der Digitalisierung und aufkommender digitaler Technologien wächst das zu berücksichtigende Informationsvolumen stetig weiter – immer mehr Quellen, Daten und Dokumente müssen in diesem Kontext beachtet werden. Um diese Flut an Informationen verarbeiten zu können, werden immer öfter Module zur automatischen Klassifikation und Verschlagwortung eingesetzt. Durch die Analyse der Texte werden diese inhaltlich eingeordnet, Metadaten extrahiert und die automatische Weiterleitung oder sogar Verarbeitung ermöglicht.

In diesem Zusammenhang kommen auch der Datenaufbereitung und der Datenbereinigung hohe Bedeutung zu. Informationen müssen verlässlich und im richtigen Kontext eingeordnet werden. Die Verwaltung von Versionen und Dokumentenstatus hilft, die aktuellen und richtigen Inhalten zu nutzen.

Gerade im Finanzbereich ist eine Verknüpfung der Dokumente mit den Daten und Prozessen aus den Fachsystemen über einen zentralen digitalen Arbeitsplatz hilfreich. Stamm- und Bewegungsdaten aus ERP-Systemen liefern die Basis für die tägliche Arbeit, zudem sind hier auch häufig verschiedene Fachprozesse abgebildet.

Es zeigt sich aber immer wieder, dass für bestimmte Aufgabenstellungen ergänzende Werkzeuge und Inhalte erforderlich sind, welche auf diesen Informationen aufsetzen und über den Digital Workplace in Finanzabteilungen den Mitarbeitern einer Abteilung bereitgestellt werden können.

So ist es bspw. möglich, Lieferantenakten zur Verwaltung von Verträgen, Korrespondenz oder sonstigen Dokumenten digital bereitzustellen. Auch für bereichsübergreifende Prozesse wie die Rechnungseingangsbearbeitung werden oft ECM-Systeme eingesetzt und deren Funktionen über den Digital Workplace bereitgestellt, da nicht alle Beteiligten aus den Fachbereichen (bspw. Freigeber) über die erforderlichen ERP-Lizenzen und / oder das Wissen zur Bedienung verfügen.

Der Digital Workplace in Finanzabteilungen — *Verbindung der Informationswelten – bedarfsgerechte Nutzung*

Gut durchdachte Strategien verhindern Datengräber

Die Weichen einer funktionierenden Digital Finance & Controlling

Die bedarfsgerechte Unterstützung der Dokumentennutzung und Prozessbearbeitung über den Digital Workplace in Finanzabteilungen erfordert entsprechende technische und organisatorische Maßnahmen. Große Ablagen als reine Datengräber werden abgelöst durch inhaltlich strukturierte Informationsspeicher.

Die entsprechenden Metadatenmodelle müssen definiert, implementiert und mit Datenmodellen bestehender Fachsysteme wie beispielsweise dem ERP-System der Finanzabteilung oder dem CRM-System von Marketing / Vertrieb abgeglichen werden.

Nur so lässt sich eine sinnvolle, zielgerichtete und systemübergreifende Nutzung von Daten und Dokumenten im Sinne eines Digital Workplace realisieren. Aus diesem Grund sind Master Data Management und Datenhoheit auch wesentliche Themen in Projekten, in denen ECM-Systeme sowie der Digital Workplace in Finanzabteilungen im Fokus stehen.

Gleichzeitig ändert sich auch der Umgang mit Informationen. Die Verantwortung für ihre Erfassung und Pflege nimmt zu. Grund hierfür ist, dass bspw. ECM integriert in die Gesamtlösung des Digital Workplace in Finanzabteilung und Unternehmen nur dann richtig funktioniert, wenn die Informationen früh, korrekt und entsprechend der definierten Zielstruktur (systemgestützt) erfasst werden.

Um eine regelbasierte Unterstützung der Mitarbeiter durch Softwarelösungen zu ermöglichen, müssen die Anwendungsfälle und Aufgabenstellungen entsprechend spezifiziert werden. Damit sind verschiedene Fragen zu lösen: Was? Woher? Wofür (Bearbeitungskontext)? Der Entwurf dieser logischen Modelle zur Ablage, Verteilung und Nutzung von Informationen ist mitunter relativ aufwändig, bringt aber auch hohen Nutzen beim späteren Einsatz.

Vorteile der Digitalisierung erkennen und umsetzen

Nutzen Sie die Potenziale der digitalen Zukunft!

ECM als eine der Softwarelösungen des Digital Workplace für Finanzabteilung und Controlling verbindet Informationen, Abläufe, Systeme und Mitarbeiter der Abteilung und des gesamten Unternehmens.

Die Systeme bieten die technischen Möglichkeiten und Funktionen für die Realisierung. Für eine erfolgreiche Umsetzung muss aber auch der organisatorische Rahmen geschaffen werden. Der Bruch zwischen der digitalen Arbeit im ERP-System und dem Papierordner im Schrank kann durch die Schaffung eines gut durchdachten Digital Workplace aufgehoben werden.

Es muss möglich sein, schnell, flexibel und direkt mit allen Informationen, digital und ortsunabhängig zu arbeiten: Daten, Dokumente und Prozesse an einen zentralen Arbeitsplatz.

Für die Anwender in der Finanzabteilung und allen anderen Bereichen bedeutet dies, sich auf eine andere Art des Arbeitens einzulassen. Der digitale Arbeitsplatz ist mit einem papierlosen Büro gleichzusetzen. Er muss als klarer Vorteil erkannt und entsprechend umgesetzt werden.

Die Aufgabe des Managements ist es, eine klare Vision zu entwickeln und die Rahmenbedingungen für ihre Umsetzung zu schaffen. Die Vorteile für den Einzelnen sowie die gesamte Organisation sollten dabei sehr schnell klar werden.

Ein Digital Workplace in Finanzabteilungen ist eine Chance auf einen besseren Umgang mit Informationen und gleichzeitig die Möglichkeit abteilungsübergreifend, schneller, einfacher und besser zu arbeiten. Überlegen auch Sie wie Ihre Finanzabteilung bzw. Ihr gesamtes Unternehmen vom integrierten digitalen Arbeitsplatz profitieren kann.

6. April 2021

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Durch Input Management einen optimierten digitalen Arbeitsplatz in der Finanzabteilung

By Corinna BehrInput Management

16. März 2021

Von Dr. Martin Böhn, Sabine Kraus & Michael Schiklang

Auch die Finanzabteilung benötigt einen gezielten Zugriff auf Dokumente. Eingehende Briefe, E-Mails und Rechnungen bei Unternehmen haben oftmals einen direkten Bezug zu Geschäftsprozessen. Eine zeitnahe Klassifikation und Zuordnung der Inhalte zu den entsprechenden Prozessen im Unternehmen trägt zur Optimierung der Abläufe, Zeit- und Kostenersparnis und am Ende zufriedenen Kollegen und Geschäftspartnern bei.

Dies ist besonders wichtig, wenn mehrere Abteilungen beteiligt sind, da sonst kein Überblick über vorhandene Informationen oder den Bearbeitungsstand gegeben ist. Gerade die Finanzabteilung arbeitet sehr oft mit anderen Abteilungen (in)direkt zusammen und muss alle wichtigen Inhalte im Zugriff haben: Informationen und Dokumente.

Die erforderlichen Arbeitsschritte im Posteingang sind in Unternehmen zeitintensiv und aufwändig, wenn viele Aufgaben noch manuell durch Mitarbeiter übernommen werden. Die Komplexität wird durch die steigende Zahl von Eingangskanälen für Korrespondenz (bspw. Papier, E-Mail) noch erhöht.

Bei einem digitalen Arbeitsplatz helfen Lösungen für Input Management bei der Bewältigung der Herausforderungen rund um die Verarbeitung der Dokumente. Die verschiedenen Formate (Papier, E-Mail, PDF etc.) und Quellen werden zusammengeführt und mit den strukturierten Informationen der Fachsysteme (bspw. ERP) verbunden.

In diesem Zusammenhang werden Werkzeuge für die Erfassung, Klassifikation, Transformation und Bearbeitung von Informationen angeboten. Für klassische Szenarien wie die Rechnungseingangsbearbeitung gibt es im Portfolio der Lösungsanbieter bereits vorgefertigte Lösungspakete, welche einen zügigen Projekteinstieg ermöglichen und erprobte Best Practices anbieten.

Herkömmliche manuelle Bearbeitungsprozesse und was es zu beachten gilt

Bei der manuellen Rechnungseingangsbearbeitung werden die kompletten Rechnungsprüfprozesse in der Finanzabteilung, unterstützt durch andere beteiligte Abteilungen, auf Basis des Papierdokuments durchgeführt.

Nicht selten werden digitale Inhalte (bspw. Anhänge von E-Mails) sogar ausgedruckt. Das Papier muss zu diesem Zweck den verschiedenen Prüfern der jeweiligen Bereiche sequenziell per Hauspost zugestellt werden.

Die für die Prüfung notwendigen Informationen (z. B. korrespondierende Bestelldaten und -dokumente) müssen von den jeweiligen Mitarbeitern selbst recherchiert werden. Die Rechnungsinformationen sowie die Prozessergebnisse werden händisch in die ERP- bzw. Zahlsysteme übertragen.

Oft sind diese Abstimmungsprozesse (in und auch zwischen den Abteilungen) sehr zeit- und aufwandsintensiv, bei negativen Prüfergebnissen noch mehr als bei positiven Abläufen. Durch den permanenten Medienbruch zwischen Papier und EDV-Systemen ist eine transparente Prozessüberwachung nur schwer möglich.

Des Weiteren können bspw. bei langer Prozesslaufzeit vereinbarte Skonti oftmals nicht mehr wahrgenommen werden, da die geltende Frist überschritten wurde.

Der Prozess der manuellen Posteingangsbearbeitung ist in vielen Unternehmen sehr aufwändig. Post, die an einen direkten Empfänger / Mitarbeiter gerichtet ist, lässt sich im Standard sehr einfach zur richtigen Stelle im Unternehmen zuordnen und zustellen. Dagegen muss Post, die nur an das Unternehmen adressiert ist, erst inhaltlich analysiert werden.

Abhängig vom Thema (bspw. Auftragsbestätigung, Bestellung, Vertrag) können dann die für die Bearbeitung zuständigen Personen identifiziert und die eingegangenen Informationen zugestellt werden.

Für diese Aufgabe benötigen die Mitarbeiter in der Poststelle fundierte Kenntnisse über die Organisation, Prozesse sowie Zuständigkeiten der einzelnen Bereiche und müssen über alle Änderungen zeitnah informiert werden.

Um die Fehlerquote hierbei möglichst gering zu halten und um den Überblick zu behalten, führen Mitarbeiter der Poststellen nicht selten aufwändige, manuell gepflegte Listen.

Input Management für den Digital Workplace der Finanzabteilung

Spezialsysteme für das Input Management helfen den Unternehmen bei der effizienten Umsetzung der (teil-)automatisierten Post- und Rechnungseingangsbearbeitung im Digital Workplace des Mitarbeiters. Durch die Zusammenführung der Inhalte stehen die erforderlichen Informationen direkt bei der Bearbeitung digital zur Verfügung. Workflows unterstützen die Mitarbeiter zusätzlich, dies erhöht die Effizienz, führt zu Kostenvorteilen und steigert die Nachweisbarkeit.

Falls nicht bereits digital an das Unternehmen übermittelt, werden im Rahmen der Posteingangsbearbeitung die eingehenden Belege (Papierschriftstücke) zu Prozessbeginn sofort digitalisiert und mit Zeichenerkennungstechnologie in eine interpretierbare Form (Volltext) umgewandelt.

Ist auf dem Schriftstück ein direkter Empfänger vermerkt, kann dieser relativ einfach vom System identifiziert werden. Ebenso können die Lösungen digitale Dokumente wie E-Mail-Anhänge analysieren und so Themen und Empfänger zuordnen.

Allgemein an das Unternehmen adressierte Post wird inhaltlich analysiert und vordefinierten Klassen (bspw. Lieferschein, Rechnung, Bestellung) zugeordnet. Zudem lassen sich auch Informationen, welche zur weiteren Bearbeitung notwendig sind (z.B. Name des Geschäftspartners, Geschäftszeichen, Kundennummer) automatisiert auslesen.

Im System ist ein Regelwerk zur Zuordnung von Informationen an den zuständigen Empfänger(kreis) der jeweiligen Geschäftsvorfälle hinterlegt. So könnte eine Regel besagen, dass alle eingehenden Lieferscheine zunächst an die Logistik geleitet werden, die Finanzabteilung aber einen direkten Zugriff darauf erhält. Auftragsbestätigungen oder Lieferantennachweise können an den Einkauf geleitet werden.

Die Zustellung der digitalen Dokumente (mit Anhang) an die betroffenen Abteilungen erfolgt dann komplett elektronisch an den jeweiligen digitalen Arbeitsplatz betroffener Mitarbeiter über entsprechende Workflows.

Bei der Rechnungseingangsbearbeitung werden eingehenden Papierrechnungen sowie deren Anhänge gescannt oder digital übermittelte Rechnungen bspw. aus einem speziellen E-Mail-Postfach übernommen.

Mittels Zeichenerkennungssoftware werden die prozessrelevanten Daten (z.B. Rechnungsnummer, Betrag) automatisch vom System identifiziert und extrahiert. Anschließend prüft das System automatisch die formal geltenden Regeln (z.B. § 14 UstG) und inhaltliche Schlüssigkeit wie bspw. die rechnerische Richtigkeit.

Die prozessrelevanten Daten werden in einem nächsten Prozessschritt mit korrespondierenden Informationen aus führenden Systemen (z. B. Stamm- und Transaktionsdaten aus ERP-Systemen) verglichen und angereichert. Sind Prüfungen und Freigaben notwendig, erstellt die Lösung automatisch entsprechende Aufgaben und sendet diese auch den verantwortlichen Mitarbeitern automatisch per Workflow zu.

Der Workflow bietet dabei den Beteiligten die zur Bearbeitung notwendigen Werkzeuge und Informationen automatisch an und steuert den Prozessverlauf über die gesamte Bearbeitungsdauer.

So wird sichergestellt, dass die Mitarbeiter bestmöglich durch das System unterstützt die Aufgaben schnell und aufwandsarm digital bewältigen und an Ihrem digitalen Arbeitsplatz abschließend bearbeiten können.

Nach der Prozessbearbeitung werden alle Daten an das führende ERP- bzw. Zahlungssystem übertragen. Positiv geprüfte Rechnungen werden in der Finanzabteilung verbucht und für die Zahlung freigegeben.

Im Falle von abgelehnten Rechnungen kann die Lösung automatisch ein Schreiben an den Lieferanten erzeugen (und elektronisch versenden), welches auf die Rechnung referenziert und die Ablehnung begründet.

Durch Input Management einen optimierten digitalen Arbeitsplatz in der Finanzabteilung — *Wesentliche Phasen des Input Mangements*

Dokumente aufbereiten und nutzen: Input Management und Big Data

Lösungen für das Input Management können auch im Rahmen von Big-Data-Projekten unterstützen. Unstrukturierte Daten werden so mit strukturierten Daten zusammengeführt. Die Input-Management-Lösungen können bspw. Dokumente aus operativen Prozessen analysieren und die Kerninformationen extrahieren.

Ein beispielhafter Anwendungsfall ist die Verbindung von Reklamationen und Kundenstammdaten. Die Dokumente werden klassifiziert und so Daten bspw. dem Kunden, dem Problem und dem Produkt zugeordnet. Zudem können die Werkzeuge aber auch abseits des Tagesgeschäfts gezielt eingesetzt werden, um bestehende unstrukturierte Altinformationen zu analysieren.

Gerade in größeren Unternehmen ist oftmals viel Wissen in den großen Dokumentenbeständen enthalten, welches in seiner unstrukturierten Form aber nicht oder nur mit großem Aufwand ausgewertet, angereichert und weiterverwendet werden kann.

Input Management Werkzeuge und Funktionen

Unterschiedliche Aufgaben können durch Funktionen von Lösungen für Input Management im Rahmen des Gesamtprozesses abgedeckt werden.

Komponente	Beschreibung
Scan-Software	Scan-Software dient der Digitalisierung von Papierdokumenten. Die Ergebnisse werden als digitale Bildinformationen aufbereitet
Importroutinen für elektronische Informationen	Der Import elektronischer Dokumente und Daten erfolgt über spezielle Schnittstellen. Abhängig von der Art der Routine wird die Übermittlung an das Quellsystem bestätigt.
OCR-Technologie	OCR-Werkzeuge (Optical Character Recognition) wandeln Bildinformationen in maschinell bearbeitbare Zeichen um. Diese sind wiederum Grundlage für automatische Prüf- und Analyseprozesse.
Klassifikationswerkzeuge	Klassifikationsfunktionen kategorisieren Dokumente aufgrund ihres Inhalts und weisen diese den entsprechenden Dokumentenklassen zu.
Extraktionswerkzeuge	Extraktionswerkzeuge lesen auf Basis von vordefinierten Regelsätzen Daten aus Dokumenten aus und legen diese in strukturierter Form ab.
Nachbearbeitungsclients	Konnte das System Dokumente nicht klassifizieren oder die gesuchten Daten nicht extrahieren, werden die elektronischen Abbilder an einen Nachbearbeitungsplatz weitergeleitet. Die zuständigen Mitarbeiter können dann manuell die Dokumente zuordnen oder die Daten übernehmen.
Matching-Werkzeuge	Zum Vergleich von extrahierten Inhalten und Daten ausführenden Systemen werden Matching-Werkzeuge eingesetzt. So kann bspw. geprüft werden, ob extrahierte Lieferantendaten mit den bereits vorhandenen Stammdaten übereinstimmen. Über diese Schnittstellen können auch Daten ergänzt werden, bspw. Lieferantenstammdaten zu einer ausgelesenen Umsatzsteuer-ID.
Schnittstellen zu Folgesystemen	Die Informationen und Ergebnisse der Prozessbearbeitung werden an Folgesysteme übergeben und von diesen weiterverarbeitet bzw. aufbewahrt.
Workflow-Monitor	Über den Monitor können alle Prozesse und weitere Zusatzinformationen aufgelistet werden. Mittels Recherche- und Filterfunktionen ist auch eine Suche möglich. Es können bspw. nur Prozesse angezeigt werden, die die vorgegebene Bearbeitungsfrist überschritten haben.
Workflow	Workflow-Komponenten sind für die elektronische Prozessbearbeitung und -steuerung zuständig. Auf Basis der Workflow-Modelle können die Lösungen Aufgaben komplett automatisch ausführen oder den Menschen involvieren. Dieser bekommt vom System alle Informationen und Funktionen angeboten, die zur Bearbeitung seiner Aufgabe notwendig sind.
Reporting	Vergangenheitsbezogene Auswertungen lassen sich mit Hilfe von Reporting-Komponenten erstellen. So können diese Tools z. B. die durchschnittliche Prozesslaufzeit in einer definierten Zeitperiode ermitteln.

Komponenten von Input-Management-Systemen

Neue Möglichkeiten durch Input Managements

Der Einsatz einer Input-Management-Lösung ist mit verschiedenen Vorteilen verbunden: Lösungen für Input Management helfen Anwendern auf Ihrem Weg der Umsetzung der Digitalen Transformation im Unternehmen, unterstützen bei der täglichen Arbeit über digitale Arbeitsplätze, helfen bei der Bewältigung vieler Herausforderungen und bieten den Unternehmen und Mitarbeitern dadurch viele Vorteile.

Neben direkten Kostenvorteilen (Vermeidung Kopien, Vermeidung Mahngebühren etc.) bietet die digitale Verarbeitung insbesondere Zeit- und Qualitätsvorteile. Die Prozesse werden transparenter und damit besser steuerbar. Sachbearbeiter können bei Entscheidungen schneller auf die richtigen Informationen zugreifen.

Zudem können Teilschritte automatisiert werden. Ein Beispiel ist die Dunkelverbuchung von Rechnungen, welche keine Abweichungen zu den Bestelldaten haben und wo auch der Wareneingang entsprechend vermerkt ist. Hier wird die Rechnung automatisch vom System direkt beim Eingang des Belegs verbucht.

Darüber hinaus bieten die Systeme eine einfachere Erfüllung von Nachweispflichten. Eingegangene Dokumente und Informationen über den Bearbeitungsprozess hinweg bis hin zu deren Ablage können vom System unter Beachtung von Berechtigungen und geltender Regelungen (u.a. die DSGVO) nachvollzogen werden.

Durch die frühe Digitalisierung und die Ablage in entsprechenden revisionssicheren Archiven nimmt die Sicherheit bereits bei der Bearbeitung zu, da Papiere bspw. nicht mehr auf dem Transport verloren oder Papierordner durch Wasserschäden zerstört werden können.

Positive qualitative Effekte haben die Systeme für das Kunden- und Partnermanagement, da nun Nachfragen schneller beantwortet werden können, bspw. durch einen direkten Zugriff auf Informationen oder direkte Anfrage nach dem Bearbeitungsstand über das System.

Dies führt auch zu einer höheren Effizienz und Mitarbeiterzufriedenheit, da zeitraubende, „dumme“ Aufgaben wie das Suchen oder Kopieren von Schriftstücken entfallen.

Inputmanagement optimiert auch den digitalen Arbeitsplatz Ihrer Finanzabteilung

Die Vorteile für den digitalen Arbeitsplatz liegen auf der Hand und die Lösungen sind verfügbar. Um diese Potenziale für die Finanzabteilung und für das gesamte Unternehmen aber wirklich umsetzen zu können, müssen die Projekte auch angegangen werden. Klare Ziele, definierte Anforderungen und ein strukturiertes Projekt ermöglichen gute Entscheidungen.

Der Wille zur Veränderung Richtung digitalem Arbeitsplatz ist bei jedem Mitarbeiter in Zeiten von COVID-19, dem Neudenken von Homeoffice und Bürozeiten sowie der Digitalen Transformation von Unternehmen und öffentlichen Einrichtungen gegeben – man muss die Werkzeuge einfach entsprechend nutzen!

Denken Sie daran: Die Zeit der Fachmitarbeiter der Finanzabteilung ist viel zu wertvoll, um Rechnungen und Auftragsbestätigungen zu jagen. Starten Sie mit Input Management integriert im digitalen Arbeitsplatz Richtung Zukunft!