9. September 2020
Ihr Leitfaden zur digitalen Verwaltung und besseren Informationsnutzung
Mitarbeiter müssen immer mehr Informationen aus immer mehr Quellen wie beispielsweise Papierpost, E-Mails, Office- oder Fachsystemen verarbeiten. Wie soll das gelingen?
Die E-Akte hilft dabei, Daten zu verfassen, zu verwalten, weiterzugeben, aufzubewahren. Sie bietet den Kontext, um die Inhalte einzuordnen und gezielt zu bearbeiten.
Was ist die E-Akte?
Die elektronische Akte dient als logische Klammer für alle relevanten Informationen zu einem Sachverhalt. Im Gegensatz zu physischen Akten sind diese digital.
Denn die E-Akte verbindet Daten, Dokumente und Prozesse mit entsprechenden Funktionen, damit Mitarbeiter handlungsfähig sind. Das können beispielsweise Personalakten, Kundenakten, Lieferantenakten, Projektakten, Vorgangsakten oder Maschinenakten sein.
Sie verknüpft unterschiedliche Informationsquellen und -formate und bietet dem Mitarbeiter einen zentralen Zugriffspunkt, um Informationen zu lesen, zu bearbeiten oder neu zu erzeugen.
Eine elektronische Akte ist dabei ein eigenes Objekt mit eigenen Strukturen. Sie kann damit eigene Daten umfassen (vgl. Digitaler Aktendeckel), um den gesamten Sachverhalt zu kennzeichnen und um beispielsweise Fristen zu verwalten. Mitarbeiter können Akten gezielt suchen, durch Funktionen Informationen der Akte bearbeiten und mit Aufgaben verbinden.
Durch eine Versionierung und Historie können Mitarbeiter nicht nur die Entwicklung der einzelnen Dokumente, sondern auch die der gesamten Akten nachvollziehen.
Was gehört zur E-Akte?
Elektronische Akten verbinden verschiedene Informationsarten, welche die Ansicht, Suche, Verwaltung, Aufbewahrung und insbesondere Bearbeitung unterstützen.
Dokumente
Eine Akte dient der Sammlung und Bereitstellung von relevanten Dokumenten zu einem Informationsobjekt – beispielsweise einer Person oder einem Vorgang.
Metadaten
Die Akte verfügt über eigene Metadaten, die zum einen den inhaltlichen Kontext bieten – und beispielsweise mit einer Personal-, Maschinen- oder Projektnummer versehen sind. Zudem dienen sie auch der Verarbeitung und tragen z. B. Status und Fristen.
Diese Informationen zu digitalen Akten müssen nicht notwendigerweise manuell erfasst werden. Sie können automatisch aus dem Bearbeitungskontext (z. B. aktuelles Tagesdatum) oder durch eine Kopplung an Drittsysteme übernommen werden.
(Unter-)Strukturen
Akten können verschachtelt sein, also Unterelemente enthalten. Je nach System und Ausprägung können diese Unterstrukturen selbst Akten sein oder Register.
Funktionen
Meist sind mit elektronischen Akten spezielle Funktionen verbunden, mit denen Mitarbeiter E-Akten erzeugen und bearbeiten. Diese können die Akte selbst betreffen (beispielsweise Versionierung, Freigabe) oder einzelne Unterelemente (beispielsweise Erzeugung von Dokumenten oder Unterstrukturen).
Aufgaben und Vorgänge
Innerhalb einer Akte können Mitarbeiter verschiedene Aufgaben und Vorgänge starten, um z. B. Dokumente zu erstellen oder zu prüfen. Im Dokumentenmanagement können auch automatische Aufgaben definiert werden, beispielsweise Wiedervorlagen oder Benachrichtigungen.
Zudem kann eine Akte auch selbst in übergeordnete Prozesse eingebunden werden, beispielsweise in Freigabeprozesse. Eine Akte kann auch im Zuge eines Vorgangs / Prozesses erzeugt werden, um so die Bearbeitung zu dokumentieren.
Digitaler Aktendeckel
Der Aktendeckel ist eine Maske bzw. eine Ansicht mit den wesentlichen Informationen zum jeweiligen Informationsobjekt. Bei Personalakten können dies beispielsweise Name, Kontaktinformationen und ein Foto sein (den gesetzlichen Vorgaben entsprechend). Bei Projektakten sind Projektname, Projektleiter, Kategorie und Startdatum mögliche Eigenschaften.
Technisch gesehen stellt der Aktendeckel ausgewählte Metadaten der Akte in übersichtlicher Form dar.
Wo wird die elektronische Akte eingesetzt?
Je nach Anwendungsfall haben elektronische Akten unterschiedliche Modelle. Die Art der eingebundenen Metadaten, der Dokumente, der Unterstrukturen sowie der verbundenen Funktionen und Aufgaben kann sich unterscheiden. Wir führen vier Beispiele aus der BARC-Studie „E-Akte“ im Folgenden auf:
Personalakte
Die Personalakte ist häufig an ein führendes Personalverwaltungssystem angedockt und übernimmt daraus wesentliche Informationen wie die Kontaktdaten. Die dort verwalteten Dokumente können sich auf die Person beziehen oder auf einzelne Personalvorgänge.
Durch unterschiedliche Rechte kann gesteuert werden, welche Benutzergruppen auf welche Inhalte unter welchen Umständen Zugriff haben. Zudem ist zu beachten, dass es sich hier um besonders schützenswerte Informationen handelt.
Vertragsakte
In der Vertragsakte werden Möglichkeiten zur Verwaltung verschiedener Arten von Verträgen bereitgestellt. Dabei ist insbesondere zwischen einmalig geschlossenen Verträgen und regelmäßig wiederkehrenden (also zu erneuernden) Verträgen zu unterscheiden.
Insbesondere im zweiten Fall sind Funktionen zur Fristenverwaltung zur regelmäßigen Prüfung und gegebenenfalls Verlängerung / Kündigung oder Wechsel des Vertragspartners wichtig.
Die Metadaten geben einen wesentlichen Überblick über den Vertragsgegenstand und die wesentlichen Fristen, Pflichten und Rahmenbedingungen. Somit reicht oft ein Blick auf diese Darstellung aus, um sich über die notwendigen Sachverhalte zu informieren. Das Vertragsdokument selbst muss in diesem Fall nicht gelesen werden, sondern nur wenn konkrete Vertragsdetails geklärt werden müssen.
E-Akten in der öffentlichen Verwaltung
In elektronischen Aktenführungen in diesem Bereich sind zumeist Besonderheiten in der Aktenführung abgebildet. Ein Beispiel dafür ist die Vergabe von Aktenzeichen nach vorgegebenen Regelwerken.
Auch die Anforderungen an die Archivierung unterscheiden sich teilweise. Die Inhalte werden einer archivischen Bewertung und Aussonderung beziehungsweise Übergabe an die Langzeitarchivierung unterzogen.
Vordefinierte Lösungspakete können die Projekte zur digitalen Verwaltung beschleunigen
Verschiedene Hersteller bieten hier vorkonfigurierte Lösungspakete an. Diese beinhalten meist ein vordefiniertes Metadatenmodell, (Unter-)Strukturen und einzelne Funktionen (beispielsweise Fristüberwachungen).
Diese Lösungspakete sind entweder als eigene Module oder als Vorlagen für das Gesamtsystem ausgelegt. In den Projekten ist es zumeist möglich, diese Lösungspakete an die konkreten Anforderungen der Mitarbeiter anzupassen.
Worin liegen die Vorteile der E-Akte?
Die E-Akte verändert, wie mit Informationen gearbeitet werden kann. Sie führen Informationen zusammen, verwalten diese sicher und stellen eine korrekte Bearbeitung sicher. Sie sind auch ein digitales Archiv.
Die elektronische Akte bietet bedarfsgerechte Sichten auf Informationen und stellt den Bezug zu den Geschäftsprozessen her.
Damit ergeben sich verschiedene Vorteile:
- Direkte Kostenersparnis (Druck, Kopien etc.)
- Zeitvorteile durch eine schnellere Bearbeitung
- Informationsqualität ist höher
- Die Erfüllung von Nachweispflichten und Wissensmanagement ist besser
- Das Partner- und Kundenmanagement verbessert sich
- Datenschutz und Datensicherheit ist sichergestellt
Um diese Vorteile vollends auszuschöpfen, muss der gesamte Dokumentenlebenszyklus durch das ECM-System unterstützt werden.
Dies beginnt bei der Erfassung eines Dokuments und der Ablage in die entsprechende digitale Akte. Der Zyklus umfasst die Recherche, Bearbeitung, Weiterleitung und Veröffentlichung und endet in der Langzeitarchivierung und schließlich der Zerstörung der Dokumente.
Sie möchten mehr erfahren?
Die BARC-Studie “E-Akte” gibt eine Hilfestellung für die Einführung und Nutzung Ihrer E-Akten. Sie bietet auch ein Vorgehensmodell für die Auswahl einer passenden Lösung.
