Dokumentenmanagement

3. Mai 2018

Von Sabine Kraus

Viele nennen es „Dokumentenmanagement“. Große Organisationen (und einige Hersteller) wollen aber durch neue Begriffe verdeutlichen, dass es längst nicht mehr nur um Scannen und Archivieren geht.

Die ECM-Branche (Enterprise Content Management oder Dokumentenmanagement) hat seit wenigen Jahren ein neues Akronym – EIM (Enterprise Information Management). Nur warum braucht es das überhaupt? Bringt der neue Begriff etwas grundlegend Neues mit sich? Oder ist der im Jahr 2017 neu gestreute Begriff Intelligent Information Management (IIM) bereits die Antwort auf alle Fragen?

Alle Begriffe werden stark diskutiert. Auf Kundenseite sind Dokumentenmanagement und Enterprise Content Management (ECM) noch stark verbreitet. Bringen die anderen Konzepte echte Mehrwerte?

Bei den Begriffen steht der Lebenszyklus von Dokumenten, Wissen oder Informationen der im Unternehmen genutzten Kanäle im Fokus – von der Erstehung bis zur Vernichtung. In den Kundenprojekten haben sich die Konzepte weiterentwickelt, dort finden sich bspw. Aspekte der Prozesssteuerung auch unter dem Begriff „Dokumentenmanagement“.

Große Organisationen (und einige Hersteller) wollen aber durch neue Begriffe verdeutlichen, dass es längst nicht mehr nur um Scannen und Archivieren geht.

Das sagt die AIIM

Eine der bekanntesten Definitionen von Enterprise Content Management stammt vom Branchenverband AIIM International (ursprünglich für Association for Information and Image Management). Sie besagt, dass ECM alle Methoden, Techniken und Werkzeuge zur Erfassung, Verwaltung, Speicherung, Bewahrung und Bereitstellung von Inhalten und Dokumenten zur Unterstützung organisatorischer Prozesse erfasst. Das „C“ für Content wurde hierbei näher definiert. Es steht für beliebige Inhalte in elektronischen Systemen.

Zu dem Begriff EIM existiert keine offizielle, international anerkannte Definition. Vertreter der AIIM selbst aber sehen EIM als eine Art Weiterentwicklung des ECM-Gedankens. Alle Informationen (inklusive Metadaten) werden bei dieser unternehmensweiten Betrachtung in den Fokus gerückt.

Ergänzend zu früheren Ansätzen werden die Kommunikation, die nachhaltige, transparente und Compliance-gesicherte Kollaboration und die Optimierung von Prozessen sowie deren Dokumentation mit betrachtet.

„Trend EIM“ – Erfolgsfaktor oder Marketingschlagwort?

Einige Softwareanbieter haben den Begriff für sich und ihr Lösungsportfolio entdeckt. Sie versuchen so zu verdeutlichen, wie sie ihre Lösungen an Veränderungen der Kundenanforderungen und neue Einsatzgebiete angepasst haben.

Im Fokus steht einfacheres Arbeiten mit bedarfsgerechten Informationen und deren Bereitstellung und Nutzung zum richtigen Zeitpunkt in Prozessen des Arbeitsalltags im Unternehmen. Suchfunktionen, Kollaboration-Tools und Prozessmanagement-Lösungen stehen neben der Erfassung und Verwaltung von Dokumenten (was hier als Dokumentenmanagement bezeichnet wird).

Neben der Funktionalität steht die Nutzerfreundlichkeit im Fokus. Die Anbieter versuchen, verschiedene Bedienkonzepte umzusetzen, das mobile Arbeiten zu unterstützen und die richtigen Informationen und Funktionen bedarfsgerecht bereitzustellen.

Durch die Bereitstellung von Lösungs-Templates für verschiedene Anwendungsfälle sollen Konzeption und Implementierung beschleunigt werden. Der Anwender soll direkt in seiner Erlebniswelt abgeholt werden, die Systeme möglichst selbsterklärend und einfach bedienbar sein.

Übergreifende Trends wie Digitalisierung, Mobilität, Kollaboration oder Compliance (bspw. Erfüllung der DSGVO) befeuern diese Entwicklung weiter. Die Kunden fordern eine direkte Unterstützung der verschiedenen Anwendungsbereiche, die Systeme werden als wertvolle Werkzeuge für die Fachbereiche und nicht als Ablagesoftware gesehen.

Allerdings weigern sich viele Kunden, bei der Ausweitung ihrer Ansprüche auch auf einen neuen Begriff zu wechseln. Eine Weiterentwicklung der Konzepte und Funktionen wird schließlich auch in anderen (Software-)Bereichen erwartet.

Indem von den Herstellern immer neue Bezeichnungen vergeben und bestehende Konzepte (wie dort eben „ECM“ definiert ist) als überholt bezeichnet werden, erschwert es Projektleitern und Management, entsprechende Maßnahmen zu planen. Über was soll man überhaupt reden?

Dieses Dilemma haben einige Anbieter mittlerweile verstanden. Einerseits will man zeigen, wie innovativ man ist, andererseits will man dem Kunden die Sicherheit vermitteln, dass die eigene Lösung sich bereits seit vielen Jahren in der Praxis bewährt hat.

Nicht selten nutzen Unternehmen daher mehrere Schlagwörter, um die Aufmerksamkeit möglichst vieler Kunden zu erhalten. Sie positionieren ihr Portfolio bei Marketingmaßnahmen beispielsweise zu Dokumentenmanagement und ECM oder zu ECM und EIM.

Zukunft oder bereits Wirklichkeit? – IIM

Mitte des Jahres 2017 wurde von der AIIM der Begriff „Intelligent Information Management“ (IIM) eingeführt. Es ist ein weiterer Versuch, eine Weiterentwicklung von ECM beziehungsweise EIM im Markt zu prägen und das „Begriffs-Bingo“ rund um die diversen Lösungen zur Nutzung und Verwaltung von Informationen von Unternehmen unter einem Begriff zu vereinen. Mit IIM sollen laut der amerikanischen Organisation

• interne und externe Kundenerwartungen verstanden und antizipiert werden.
• die Digitalisierung als Teil der Kerninfrastruktur angesehen werden.
• Rationalisierung und Modernisierungen der Infrastruktur miteinbezogen werden.
• die Einhaltung und Einbindung von Compliance und Governance automatisiert und umgesetzt werden.
• unternehmensbezogene Analysen, wie bspw. Leverage-Analysen, zu Markt und Kapital ergänzt werden

Experten der AIIM sind zu dem Ergebnis gekommen, dass mittlerweile Content- und Informationsmanagement in Unternehmen eine größere Rolle spielen als bisher in der Definition von ECM allgemein festgelegt. Sie haben mit diesem neuen Begriff versucht, die „Intelligence“ in einen neuen Begriff in Anlehnung an die Idee und den Begriff „Künstliche Intelligenz“ mit einfließen zu lassen.

IIM soll per Definition mehr als Content Services sein. Dabei wird auch ein strategischer Ansatz verfolgt. Auch der Umgang mit sehr großen Daten und aufwendigen Analysen jeglicher Unternehmensinformationen war nicht integriert in eine allgemein gültige und anerkannte Definition.

So kam die AIIM zu der Ansicht, dass Intelligent Information Management als eine Art Informationszyklus mit folgenden Phasen den Begriff ECM in der heutigen Welt ersetzen kann:

• Erstellung bzw. Identifizierung von Informationen („Create“)
• Erfassung von Informationen („Capture“)
• Automatisierung von Prozessen rund um die Verarbeitung von Informationen („Automate“)
• Gefolgt von der Nutzung bzw. Bereitstellung der Informationen an den richtigen Stellen in Unternehmen („Deliver“)
• Über die Phase des tatsächlichen Erhalts entsprechender Informationen („Preserve) und schlussendlich der letzten Phase, der Analyse der für das Unternehmen relevanten Informationen („Analyse“).

In der AIIM-Definition des Informationszyklus zu IIM wurde bisher nicht betrachtet, wie mit Informationen aus Sozialen Medien nach deren Entstehung umzugehen ist. Zudem wurde nicht konkretisiert, wie mit klassischen Informationen und deren Nutzung in Unternehmen nach deren Analyse zu verfahren ist, zum Beispiel Verträgen, die als Word-Dokument erstellt wurden.

Nicht selten greifen hier gesetzliche Regelungen, die beispielsweise eine sichere Aufbewahrung oder sogar eine Vernichtung von Informationen zwingend erfordern. Somit müsste die Aufbewahrung/Archivierung und eine mögliche Zerstörung von Informationen als logische Schritte mit in die Phasen gemäß dem klassischen Modell in den „IIM-Informationszyklus“ zwecks Vollständigkeit mit aufgenommen werden.

Zusammenfassung & Empfehlung

„Sich verwirrt zu fühlen ist der Anfang des Wissens“, hat ein kluger Mensch einmal festgestellt (Khalil Gibran, libanesisch-amerikanischer Maler, Philosoph und Dichter). Diese Aussage kann auch hier bei den Begriffen zu ECM, EIM und IIM zutreffen. ECM war der erste anerkannte Begriff. IIM könnte mit all seinen Ansätzen ein starker, neuer, international anerkannter Begriff werden und durchaus den Begriff ECM ersetzen.

EIM war eine erste gute Idee den Begriff „Information“ in einen Oberbegriff zu integrieren. Auch wenn alle Begriffe verwirrend sind, wird durch die Diskussion das Wissen rund um ECM geschärft. Ob IIM sich international als Begriff durchsetzen wird, wird die Zukunft zeigen.

Für die Projektleiter bleibt aber entscheidend, wie die Konzepte und Werkzeuge im eigenen Unternehmen angewandt werden und dort einen Mehrwert schaffen können. Egal welcher Begriff sich also durchsetzen wird, am Ende muss er für die eigenen Bedürfnisse übersetzt und konkretisiert werden.