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Auto­ma­ti­sche Post­ein­gangs­be­ar­bei­tung - Pod­cast

By Input Management, Michael Schiklang, Podcast

Web­i­nar-Mit­schnitt

Die inhalt­li­che Erschlie­ßung und Ver­tei­lung der Haus­post an die rich­ti­gen Bear­bei­ter ist in vie­len Unter­neh­men eine gro­ße Her­aus­for­de­rung. Moder­ne Sys­te­me unter­stüt­zen bei der auto­ma­ti­sier­ten Ana­ly­se und Zustel­lung von Ein­gangs­post, ein­schließ­lich Papier­do­ku­men­ten, E-Mails und ande­ren digi­ta­len For­ma­ten.

Im Web­i­nar wer­den der sys­tem­ge­stütz­te Pro­zess, die erfor­der­li­chen Werk­zeu­ge sowie die orga­ni­sa­to­ri­schen Her­aus­for­de­run­gen bespro­chen und die hohen Poten­tia­le auf­ge­zeigt. Die effi­zi­en­te­ren Pro­zes­se unter­stüt­zen dabei beson­ders gut die dezen­tra­len Struk­tu­ren im Digi­tal Work­place.

Effi­zi­en­te auto­ma­ti­sche Post­ein­gangs­be­ar­bei­tung im Digi­tal Work­place – Auto­ma­ti­sie­rung als Game­ch­an­ger

Die inhalt­li­che Erschlie­ßung und Ver­tei­lung der Ein­gangs­post stellt vie­le Unter­neh­men vor gro­ße Her­aus­for­de­run­gen. Papier­do­ku­men­te, E-Mails und ande­re digi­ta­le For­ma­te müs­sen schnell und kor­rekt den rich­ti­gen Bear­bei­tern zuge­wie­sen wer­den. Doch manu­el­le Pro­zes­se sind oft zeit­auf­wen­dig, feh­ler­an­fäl­lig und wenig effi­zi­ent.

In die­ser Pod­cast­fol­ge beleuch­ten wir die auto­ma­ti­sier­te Post­ein­gangs­be­ar­bei­tung als ent­schei­den­den Hebel für Effi­zi­enz­stei­ge­rung und digi­ta­le Trans­for­ma­ti­on. Dabei dis­ku­tie­ren wir unter ande­rem:

  • Wel­che Tech­no­lo­gien und Sys­te­me eine intel­li­gen­te Erfas­sung, Klas­si­fi­zie­rung und Ver­tei­lung ermög­li­chen,
  • Wie Unter­neh­men orga­ni­sa­to­ri­sche Hür­den über­win­den kön­nen, um eine rei­bungs­lo­se Imple­men­tie­rung sicher­zu­stel­len,
  • Wel­che Vor­tei­le sich durch die Auto­ma­ti­sie­rung für Unter­neh­men erge­ben – von Kos­ten­re­duk­ti­on über schnel­le­re Bear­bei­tungs­zei­ten bis hin zu einer ver­bes­ser­ten Com­pli­ance.

Beson­ders in dezen­tra­len Struk­tu­ren des Digi­tal Work­place kann eine moder­ne Post­ein­gangs­be­ar­bei­tung Pro­zes­se erheb­lich opti­mie­ren, Trans­pa­renz schaf­fen und Teams ent­las­ten.

Hört rein und erfahrt, wie Auto­ma­ti­sie­rung die Post­ein­gangs­be­ar­bei­tung revo­lu­tio­niert und wel­che Best Prac­ti­ces euch hel­fen kön­nen, die Effi­zi­enz in eurem Unter­neh­men nach­hal­tig zu stei­gern!

4. März 2025
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Enter­pri­se Con­tent Manage­ment & KI – Weni­ger Rou­ti­ne, mehr Wert­schöp­fung

By Dr. Martin Böhn, ECM, KI, Podcast

Künst­li­che Intel­li­genz revo­lu­tio­niert das Arbei­ten mit Daten und Doku­men­ten und bie­tet Unter­neh­men unge­ahn­te Mög­lich­kei­ten. Archiv­da­ten, oft über­se­hen, ber­gen als struk­tu­rier­te und Künst­li­che Intel­li­genz ver­än­dert das Enter­pri­se Con­tent Manage­ment (ECM) grund­le­gend. In die­ser Epi­so­de spre­chen wir mit Dr. Mar­tin Böhn über die Poten­zia­le von KI in der auto­ma­ti­sier­ten Doku­men­ten­ver­ar­bei­tung und deren geziel­te Unter­stüt­zung für Anwen­der.

The­men:

Her­aus­for­de­run­gen & Chan­cen: Akzep­tanz, Daten­qua­li­tät und die rich­ti­ge Stra­te­gie

KI im ECM: Auto­ma­ti­sie­rung und Unter­stüt­zung im Arbeits­all­tag

Doku­men­ten­ma­nage­ment 4.0: Intel­li­gen­te Erken­nung, Post­ein­gangs­be­ar­bei­tung & Co.

Digi­ta­le Assis­ten­ten: „Chat with your con­tent“ – smar­ter Zugriff auf Infor­ma­tio­nen

Hyper­au­to­ma­ti­on: Wie KI Pro­zes­se opti­miert und Rou­ti­ne­ar­bei­ten über­flüs­sig macht

Enter­pri­se Con­tent Manage­ment & KI: Weni­ger Rou­ti­ne, mehr Wert­schöp­fung

Wie Künst­li­che Intel­li­genz das Enter­pri­se Con­tent Manage­ment revo­lu­tio­niert

Künst­li­che Intel­li­genz (KI) gehört zu den span­nends­ten Ent­wick­lun­gen in der digi­ta­len Trans­for­ma­ti­on. Wäh­rend sich vie­le Dis­kus­sio­nen um Daten­ana­ly­se und Text­ge­ne­rie­rung dre­hen, bleibt ein Bereich oft unbe­ach­tet: Enter­pri­se Con­tent Manage­ment. Dabei kann gera­de die Ver­bin­dung von Künst­li­cher Intel­li­genz und Enter­pri­se Con­tent Manage­ment die Art und Wei­se, wie Unter­neh­men mit Doku­men­ten und Infor­ma­tio­nen arbei­ten, grund­le­gend ver­än­dern.

In die­ser Fol­ge unse­res Pod­casts „Digi­tal Work­place Untold“ spre­chen wir mit Dr. Mar­tin Böhn, Seni­or Ana­lyst und Vice Pre­si­dent Digi­tal Work­place bei BARC, über die Poten­zia­le von KI im Enter­pri­se Con­tent Manage­ment und die Chan­cen für Unter­neh­men.

War­um ist Künst­li­che Intel­li­genz im Enter­pri­se Con­tent Manage­ment so wich­tig?

Vie­le Unter­neh­men nut­zen bereits moder­ne Doku­men­ten­ma­nage­ment- und Archi­vie­rungs­lö­sun­gen. Doch wie las­sen sich die­se Sys­te­me mit­hil­fe von Künst­li­cher Intel­li­genz noch effi­zi­en­ter gestal­ten?

KI kann das Enter­pri­se Con­tent Manage­ment in fol­gen­den Berei­chen opti­mie­ren:
✅ Auto­ma­ti­sier­te Doku­men­ten­ver­ar­bei­tung: KI erkennt, klas­si­fi­ziert und ver­ar­bei­tet Doku­men­te intel­li­gent.
✅ Effi­zi­en­te­re Pro­zes­se: Auto­ma­ti­sier­te Work­flows beschleu­ni­gen die Bear­bei­tung und ver­mei­den Feh­ler.
✅ Digi­ta­le Assis­ten­ten: Smar­te Tools unter­stüt­zen Anwen­der durch bes­se­re Such­funk­tio­nen und auto­ma­ti­sier­te Zusam­men­fas­sun­gen.

Doch wel­che kon­kre­ten Ein­satz­sze­na­ri­en gibt es?

Wie Künst­li­che Intel­li­genz das Enter­pri­se Con­tent Manage­ment ver­än­dert

Mit Künst­li­cher Intel­li­genz kann das Arbei­ten mit Doku­men­ten erheb­lich ver­bes­sert wer­den. Ein zen­tra­ler Bereich ist die auto­ma­ti­sier­te Doku­men­ten­ver­ar­bei­tung – von der Erken­nung und Klas­si­fi­ka­ti­on bis zur extra­hier­ten Ver­ar­bei­tung von Infor­ma­tio­nen. Dies redu­ziert den manu­el­len Auf­wand und stei­gert die Pro­duk­ti­vi­tät.

Ein wei­te­res wich­ti­ges The­ma sind KI-gestütz­te digi­ta­le Assis­ten­ten. Sie ermög­li­chen eine intel­li­gen­te Suche im Enter­pri­se Con­tent Manage­ment Sys­tem, erstel­len auto­ma­ti­sche Zusam­men­fas­sun­gen oder über­set­zen Doku­men­te in Echt­zeit.

Beson­ders zukunfts­wei­send ist das Kon­zept der Hyper­au­to­ma­ti­on. Hier­bei wer­den ver­schie­de­ne Tech­no­lo­gien wie Robo­tic Pro­cess Auto­ma­ti­on (RPA), Busi­ness Pro­cess Manage­ment (BPM) und Künst­li­che Intel­li­genz mit­ein­an­der kom­bi­niert, um Arbeits­ab­läu­fe durch­gän­gig zu auto­ma­ti­sie­ren.

Her­aus­for­de­run­gen bei der KI-Inte­gra­ti­on im Enter­pri­se Con­tent Manage­ment

Trotz der zahl­rei­chen Vor­tei­le gibt es auch Her­aus­for­de­run­gen bei der Nut­zung von Künst­li­cher Intel­li­genz im Enter­pri­se Con­tent Manage­ment. Dazu gehö­ren:

❌ Daten­qua­li­tät: KI-Sys­te­me sind nur so gut wie die Daten, die sie ver­ar­bei­ten.
❌ Akzep­tanz­pro­ble­me: Mit­ar­bei­ter müs­sen geschult wer­den, um das vol­le Poten­zi­al aus­zu­schöp­fen.
❌ Feh­len­de stra­te­gi­sche Aus­rich­tung: Unter­neh­men soll­ten kla­re Zie­le für den KI-Ein­satz im Enter­pri­se Con­tent Manage­ment defi­nie­ren.

Fazit: Mehr Effi­zi­enz durch intel­li­gen­tes Enter­pri­se Con­tent Manage­ment

Die Kom­bi­na­ti­on aus Enter­pri­se Con­tent Manage­ment und Künst­li­cher Intel­li­genz bie­tet enor­me Vor­tei­le: bes­se­re Doku­men­ten­ver­wal­tung, schnel­le­re Pro­zes­se und smar­te­re Work­flows. Wäh­rend Enter­pri­se Con­tent Manage­ment für struk­tu­rier­te Pro­zes­se und siche­re Abla­gen sorgt, bringt KI die Intel­li­genz, um Inhal­te nutz­ba­rer und Arbeits­ab­läu­fe effi­zi­en­ter zu gestal­ten.

19. Februar 2025
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Smart Archi­ve - Infor­ma­tio­nen mit KI nutz­bar machen

By Dr. Martin Böhn, Podcast, Sabine Kraus

Künst­li­che Intel­li­genz revo­lu­tio­niert das Arbei­ten mit Daten und Doku­men­ten und bie­tet Unter­neh­men unge­ahn­te Mög­lich­kei­ten. Archiv­da­ten, oft über­se­hen, ber­gen als struk­tu­rier­te und ver­läss­li­che Infor­ma­ti­ons­quel­le enor­mes Poten­zi­al für KI-Anwen­dun­gen. Doch wie erhal­ten wir ein Smart Archi­ve? Wie las­sen sich KI und Cloud nut­zen, um Daten intel­li­gent zu erschlie­ßen? In die­ser Epi­so­de spre­chen Mar­cel Etzel (CPTO, easy) und Mar­tin Böhn (BARC) dar­über, wie Unter­neh­men von smar­ter Archi­vie­rung pro­fi­tie­ren und wel­che neu­en Chan­cen sich durch KI und Cloud erge­ben.

The­men:

  • Was macht ein Archiv "smart"?
  • Wie KI Meta­da­ten gene­riert und die Suche ver­bes­sert
  • Anwen­dungs­fäl­le smar­ter Archi­ve
  • War­um die Cloud eine ent­schei­den­de Rol­le spielt
  • Zukunfts­per­spek­ti­ven: Wel­che Ent­wick­lun­gen zeich­nen sich ab?

📌 Wei­ter­füh­ren­de Links:

Web­site easy

Web­i­nar-Auf­zeich­nung Archi­vie­rung mit KI-gestütz­ten Meta­da­ten

🎙️ Jetzt rein­hö­ren und erfah­ren, wie Sie mit Smart Archi­ve Infor­ma­tio­nen nutz­bar machen kön­nen!

Der Pod­cast „Smart Archi­ve - Infor­ma­tio­nen mit KI nutz­bar machen“ wid­met sich der Fra­ge, wie moder­ne Tech­no­lo­gien die Nut­zung von Archi­ven revo­lu­tio­nie­ren.

Zen­tra­le The­men wie Künst­li­che Intel­li­genz (KI), die Trans­for­ma­ti­on von Archi­ven, den Ein­satz von Lar­ge Lan­guage Models (LLM) und hybri­de Betriebs­mo­del­le.

Als Exper­ten sind Mar­cel Etzel, Chief Pro­duct & Tech­no­lo­gy Offi­cer bei easy, sowie Mar­tin Böhn, Lei­ter des Bereichs Digi­tal Work­place bei BARC, mit dabei. Mar­cel Etzel bringt als Exper­te für Inno­va­ti­on in der B2B-Soft­ware fun­dier­tes Wis­sen zur Inte­gra­ti­on von Cloud- und KI-Tech­no­lo­gien mit, wäh­rend Mar­tin Böhn auf über 20 Jah­re Erfah­rung in Doku­men­ten­ma­nage­ment und Archi­vie­rung zurück­bli­cken kann.

Zu Beginn des Pod­casts wer­den die Refe­ren­ten vor­ge­stellt und eine Ein­füh­rung ins The­ma gege­ben: Archi­ve gibt es bereits in nahe­zu jedem Unter­neh­men, doch oft wer­den die dar­in gespei­cher­ten Infor­ma­tio­nen kaum genutzt. Vie­ler­orts die­nen Archi­ve ledig­lich als Abla­ge, sodass wert­vol­les Wis­sen ver­lo­ren geht. Grün­de dafür sind unter ande­rem der hohe Auf­wand für die Pfle­ge und Struk­tu­rie­rung von Daten. Genau hier setzt Künst­li­che Intel­li­genz an – sie kann Infor­ma­tio­nen effi­zi­ent orga­ni­sie­ren und nutz­bar machen.

Anwen­dungs­fäl­le für KI in Archi­ven sind viel­fäl­tig. Durch auto­ma­ti­sche Ver­schlag­wor­tung las­sen sich Daten schnel­ler und prä­zi­ser struk­tu­rie­ren, wäh­rend intel­li­gen­te Such­funk­tio­nen bis­her iso­lier­te Inhal­te mit­ein­an­der ver­knüp­fen und tie­fe­re inhalt­li­che Zusam­men­hän­ge auf­de­cken. Zudem kön­nen auto­ma­ti­sier­te Pro­zes­se Infor­ma­tio­nen gezielt bereit­stel­len und Meta­da­ten in Work­flows inte­grie­ren, wodurch Unter­neh­men pro­duk­ti­ver und effi­zi­en­ter arbei­ten kön­nen.

Ein zen­tra­ler Aspekt des Pod­casts ist die Rol­le von Lar­ge Lan­guage Models (LLM) in der Archi­vie­rung. Die­se Model­le ermög­li­chen eine prä­zi­se­re Steue­rung und Indi­vi­dua­li­sie­rung von Such- und Ana­ly­se­pro­zes­sen. Zudem ver­bes­sern sie die Auto­ma­ti­sie­rung von Arbeits­ab­läu­fen und schaf­fen eine enge­re Ver­bin­dung zwi­schen KI-gestütz­ten Sys­te­men und klas­si­schen Archi­vie­rungs­um­ge­bun­gen. Beson­ders in Kom­bi­na­ti­on mit moder­nen Such­mas­ken eröff­nen sich völ­lig neue Mög­lich­kei­ten der Infor­ma­ti­ons­ge­win­nung.

Die Cloud spielt dabei eine ent­schei­den­de Rol­le. Sie bil­det die tech­no­lo­gi­sche Basis für den Ein­satz von KI, Tex­terken­nung und Sprach­er­ken­nung und ver­ein­facht die Infra­struk­tur erheb­lich. Kom­ple­xe Spei­cher­struk­tu­ren wer­den über­flüs­sig, und iso­lier­te Inhal­te kön­nen effi­zi­ent zusam­men­ge­führt wer­den. Gleich­zei­tig redu­ziert sich der War­tungs­auf­wand, da Cloud-Tech­no­lo­gien die Ver­wal­tung und Siche­rung von Daten über­neh­men.

Mit Blick in die Zukunft wird der Ein­fluss von KI in Archi­ven wei­ter zuneh­men. Unter­neh­men sam­meln zuneh­mend Erfah­run­gen mit intel­li­gen­ten Lösun­gen, wodurch sich neue Auto­ma­ti­sie­rungs­mög­lich­kei­ten und tie­fe­re Inte­gra­tio­nen mit Fach­sys­te­men erge­ben. Die Ent­wick­lung smar­ter Archi­ve steckt noch in den Anfän­gen, doch das Poten­zi­al ist enorm.

Zum Abschluss des Pod­casts wer­den kon­kre­te Tipps zur Umset­zung gege­ben. Ein schritt­wei­ser Migra­ti­ons­pro­zess kann hel­fen, bestehen­de Archi­ve in smar­te Lösun­gen zu über­füh­ren. Wich­tig ist es zudem, die Vor­tei­le durch geziel­te Anwen­dungs­fäl­le sicht­bar zu machen und so die Akzep­tanz im Unter­neh­men zu för­dern.

War­um ist jetzt der rich­ti­ge Zeit­punkt, sich mit dem The­ma zu beschäf­ti­gen? Die Tech­no­lo­gie bie­tet Unter­neh­men einen ech­ten Wett­be­werbs­vor­teil – wer früh­zei­tig auf smar­te Archi­ve setzt, kann sich von der Kon­kur­renz abhe­ben. In einer Welt, in der der Kampf um Kun­den, Infor­ma­tio­nen und Mit­ar­bei­ter immer inten­si­ver wird, sind effi­zi­en­te Archiv­lö­sun­gen essen­zi­ell.

Zum Abschluss gibt es eine Abmo­de­ra­ti­on mit einem Call-to-Action, bei dem Zuhö­rer auf wei­ter­füh­ren­de Res­sour­cen wie Web­i­na­re, Blog­ar­ti­kel und Pro­dukt­in­for­ma­tio­nen hin­ge­wie­sen wer­den. So erhal­ten Unter­neh­men die Mög­lich­keit, sich inten­si­ver mit dem The­ma aus­ein­an­der­zu­set­zen und die nächs­ten Schrit­te für eine moder­ne, KI-gestütz­te Archi­vie­rung zu pla­nen.

3. Februar 2025
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Vor­aus­blick 2025

By Digital Workplace, Dr. Martin Böhn, Michael Schiklang, Podcast, Sabine Kraus, Trends

Stand der Digi­ta­li­sie­rung und KI
Die Digi­ta­li­sie­rung und der Ein­satz von Künst­li­cher Intel­li­genz (KI) haben 2024 stark geprägt. In die­ser Epi­so­de dis­ku­tie­ren wir:

Aus­blick auf 2025: Wege aus der Kri­se, bes­se­re Sys­tem­in­te­gra­ti­on und höhe­re Mit­ar­bei­ter­mo­ti­va­ti­on durch opti­mier­te Pro­zes­se.

Wie KI in Pro­jek­ten genutzt wird: Von Gene­ra­ti­ver KI in Mar­ke­ting-Auto­ma­ti­on bis hin zu Pro­zess­au­to­ma­ti­sie­rung und Daten­ana­ly­sen.

Her­aus­for­de­run­gen und Gren­zen der KI: Feh­len­de Daten­qua­li­tät, unpas­sen­de Anwen­dungs­fäl­le und der Hype um KI.

Digi­ta­li­sie­rung als Chan­ce: Fokus auf digi­ta­le Arbeits­plät­ze, elek­tro­ni­sche Signa­tu­ren und medi­en­bruch­freie Pro­zes­se.

KI und Digi­ta­li­sie­rung im Fokus

  • KI in Pro­jek­ten: Wird zuneh­mend als Werk­zeug zur Auto­ma­ti­sie­rung und Ver­ein­fa­chung geprüft. Her­stel­ler inte­grie­ren KI in bestehen­de Lösun­gen (z. B. CRM, Pro­zess­ma­nage­ment).
  • Anwen­dungs­fel­der: Über­set­zun­gen, Text­zu­sam­men­fas­sun­gen, natür­lich­sprach­li­che Suche, Daten­ana­ly­sen, Post­ein­gangs­be­ar­bei­tung und per­so­na­li­sier­te Inhal­te für Mar­ke­ting und CRM.
  • Tech­no­lo­gien: Sprach­mo­del­le, Deep Lear­ning, regel­ba­sier­te Sys­te­me und Cloud-Diens­te wer­den kom­bi­niert.

Her­aus­for­de­run­gen bei KI-Pro­jek­ten:

  • Not­wen­dig­keit guter Daten­ba­sis und pas­sen­der Anwen­dungs­fäl­le.
  • Alte Pro­ble­me wie feh­ler­haf­te Daten und man­geln­de Trans­pa­renz in der Ent­schei­dungs­fin­dung blei­ben bestehen.
  • KI unter­stützt, ersetzt jedoch nicht mensch­li­che Kom­pe­ten­zen und Erfah­run­gen.

Digi­ta­li­sie­rung im Jahr 2024:

  • Pro­zess­ef­fi­zi­enz: Fokus auf medi­en­bruch­freie digi­ta­le Pro­zes­se, z. B. elek­tro­ni­sche Sie­gel, Post­fä­cher und E-Rech­nun­gen.
  • Digi­ta­le Zusam­men­ar­beit: Tools wie Teams und Zoom unter­stüt­zen fle­xi­ble Arbeits­for­men, jedoch oft beglei­tet von Cha­os durch Infor­ma­ti­ons­si­los.

Aus­blick auf 2025:

  • Fokus auf Qua­li­tät: Unter­neh­men müs­sen inef­fi­zi­en­te Sys­te­me und Pro­zes­se hin­ter­fra­gen.
  • Digi­tal Work­place: Mehr Fle­xi­bi­li­tät durch spe­zia­li­sier­te Apps, bes­ser ver­netz­te Sys­te­me und erwei­ter­te Auto­ma­ti­sie­rung.
  • Sicher­heit: Angrif­fe auf Infra­struk­tur erfor­dern robus­te Lösun­gen (z. B. SIEM-Sys­te­me).

Fazit:
2025 erfor­dert kla­re Visio­nen, struk­tu­rier­te Pro­zes­se und ziel­ge­rich­te­te Inves­ti­tio­nen. KI ist ein wich­ti­ger Trei­ber, doch Orga­ni­sa­ti­on, Chan­ge-Manage­ment und mensch­li­che Krea­ti­vi­tät blei­ben ent­schei­dend.

14. Januar 2025
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Rück­blick 2024

By CRM, Digital Workplace, Dr. Martin Böhn, ECM, Michael Schiklang, Podcast, Sabine Kraus

Was ist alles 2024 im Bereich Digi­tal Work­place pas­siert? Unse­re drei Ana­lys­ten Mar­tin Böhn, Sabi­ne Kraus und Micha­el Schi­klang im Gespräch über die Her­aus­for­de­run­gen und Unsi­cher­hei­ten wie Fach­kräf­te­man­gel, die uns das Jahr beschäf­tigt haben, aber auch wie KI den Markt beein­flusst hat und was sich für ECM und CRM getan hat.

26. Dezember 2024
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War­um über­haupt Soft­ware­aus­wahl­be­ra­tung?

By Digital Workplace, Dr. Martin Böhn, Podcast, Softwareauswahl

War­um ist Soft­ware­aus­wahl­be­ra­tung so wich­tig?

Soft­ware kann Gro­ßes bewir­ken – aber der Weg dahin ist oft stei­nig. Dr. Mar­tin Böhn und Ele­na Hoge­nes haben in unse­rem aktu­el­len Pod­cast Digi­tal Work­place untold bespro­chen, war­um pro­fes­sio­nel­le Bera­tung bei der Soft­ware­aus­wahl ent­schei­dend ist:

✅ Her­aus­for­de­run­gen meis­tern: Unkla­re Ziel­bil­der, unzu­rei­chen­de Anfor­de­run­gen oder die Wahl des fal­schen Anbie­ters sind typi­sche Stol­per­stei­ne.
✅ Erfah­rung nut­zen: Ein guter Bera­ter kennt den Markt, iden­ti­fi­ziert die bes­ten Lösun­gen und weiß, wel­che Fra­gen gestellt wer­den müs­sen.
✅ Lang­fris­ti­gen Erfolg sichern: Es geht nicht nur um die Soft­ware, son­dern um Pro­zes­se, Daten­qua­li­tät und die Men­schen dahin­ter.

🌟 Key Takea­way: Mit einer unab­hän­gi­gen Bera­tung spart man nicht nur Zeit und Kos­ten, son­dern legt den Grund­stein für nach­hal­ti­ge Pro­jekt­er­fol­ge – von der Aus­wahl bis zur Ein­füh­rung.

🎙 Hören Sie rein!
💬 Was sind Ihre Erfah­run­gen mit Soft­ware­aus­wahl­pro­jek­ten? Tei­len Sie ger­ne Ihre Gedan­ken!

In die­ser Fol­ge spre­chen wir über die Fra­ge, war­um Unter­neh­men über­haupt Bera­tung bei der Soft­ware­aus­wahl benö­ti­gen. Mit dabei ist Dr. Mar­tin Böhn, Vice Pre­si­dent Digi­tal Work­place und Seni­or Ana­lyst, der aus sei­ner lang­jäh­ri­gen Erfah­rung berich­tet.

The­men der Fol­ge

  • Her­aus­for­de­run­gen ohne Bera­tung
    • Inter­ne Pro­jek­te sta­gnie­ren oft ohne exter­ne Unter­stüt­zung.
    • Ziel­bil­der, Anfor­de­run­gen und Anwen­dungs­fäl­le sind häu­fig unklar.
    • Inter­ne Exper­ten wer­den manch­mal nicht ernst genom­men („Pro­phet im eige­nen Land“).
  • Typi­sche Stol­per­stei­ne bei der Aus­wahl und Ein­füh­rung
    • Die rich­ti­gen Anbie­ter fin­den und bewer­ten.
    • Funk­tio­na­li­tät vs. Benut­zer­freund­lich­keit – was macht den Unter­schied?
    • Wie sich Soft­ware in bestehen­de Sys­te­me inte­griert.
  • Vor­tei­le einer unab­hän­gi­gen Bera­tung
    • Markt­kennt­nis und Blick über den Tel­ler­rand.
    • Unter­stüt­zung bei Ziel­bild- und Anfor­de­rungs­de­fi­ni­ti­on.
    • Chan­ge-Manage­ment: Mit­ar­bei­ter abho­len und Ängs­te abbau­en.
  • Wor­auf kommt es bei guter Soft­ware­aus­wahl­be­ra­tung an?
    • Neu­tra­li­tät und Erfah­rung.
    • Unter­stüt­zung bei Archi­tek­tur und Pro­zes­sen.
    • Ver­mitt­lung von Wis­sen für lang­fris­ti­ge Kom­pe­tenz im Unter­neh­men.

🎧 Jetzt rein­hö­ren und erfah­ren, war­um Soft­ware­aus­wahl­be­ra­tung nicht nur Zeit, son­dern auch Kos­ten spart – und Pro­jek­te lang­fris­tig erfolg­rei­cher macht.

16. Dezember 2024
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Wie Sie mit KI im Ser­vice Manage­ment begin­nen

By Dr. Martin Böhn, Podcast, Sabine Kraus, Service Management

In die­ser Fol­ge spre­chen wir mit Klaus Zie­ger­ho­fer, Seni­or Pro­duct Mana­ger bei Matrix42, über den Ein­satz von KI im Ser­vice Manage­ment. Wir beleuch­ten, wie KI-Tech­no­lo­gien den Arbeits­all­tag ver­bes­sern, Pro­zes­se opti­mie­ren und Unter­neh­men hel­fen kön­nen, ihre digi­ta­le Trans­for­ma­ti­on erfolg­reich vor­an­zu­trei­ben.

The­men:

  • War­um ist Ser­vice Manage­ment essen­zi­ell für die Digi­ta­li­sie­rung?
  • Wie pro­fi­tie­ren Mit­ar­bei­ten­de, Ser­vice-Teams und Unter­neh­men?
  • Wel­che kon­kre­ten Vor­tei­le bringt KI ins Ser­vice Manage­ment?
  • Tipps für erfolg­rei­che Pro­jek­te und den Ein­stieg in KI.

📌 Wei­ter­füh­ren­de Links:

🎙️ Jetzt rein­hö­ren und erfah­ren, wie Sie mit KI im Ser­vice Manage­ment star­ten kön­nen!

Inhalt­li­che Schwer­punk­te

Ein­la­dung zu einem Web­i­nar zu Iden­ti­ty Gover­nan­ce & Admi­nis­tra­ti­on (IGA) am 10. Dezem­ber 2024.

Ein­füh­rung und Vor­stel­lung der Teil­neh­mer:

Dr. Mar­tin Böhn (MB): Mode­ra­tor mit Fokus auf Digi­ta­li­sie­rungs­stra­te­gien.

Klaus Zie­ger­ho­fer (KZI): Seni­or Pro­duct Mana­ger bei Matrix42, Exper­te für KI und Daten­ana­ly­se im Ser­vice Manage­ment.

Sabi­ne Kraus (SK): Gast­ge­be­rin.

Die Bedeu­tung des Ser­vice Manage­ments für Digi­ta­li­sie­rungs­pro­jek­te:

Erfolg­rei­che Digi­ta­li­sie­rung erfor­dert effi­zi­en­te Ser­vice-Pro­zes­se.

Ziel­grup­pen­spe­zi­fi­sche Unter­stüt­zung, z. B. für Mit­ar­bei­ten­de, Ser­vice-Teams und Unter­neh­men.

Ver­bin­dung von Stan­dards und inno­va­ti­ven Tech­no­lo­gien wie Digi­tal Employee Expe­ri­ence (DEX).

Ein­satz­mög­lich­kei­ten und Vor­tei­le von KI im Ser­vice Manage­ment:

Aug­men­ta­ti­on: Unter­stüt­zung von Nut­zern durch intel­li­gen­te Such­funk­tio­nen, per­so­na­li­sier­te Emp­feh­lun­gen und Stim­mungs­ana­ly­sen.

Auto­no­me Agen­ten: Auto­ma­ti­sche Klas­si­fi­zie­rung, Ant­wort­ge­ne­rie­rung und pro­ak­ti­ve Maß­nah­men wie pre­dic­ti­ve Main­ten­an­ce.

Opti­mie­rung der Kom­mu­ni­ka­ti­on und Reduk­ti­on manu­el­ler Pro­zes­se.

Was macht gutes Ser­vice Manage­ment aus?

Benut­zer­freund­lich­keit, zen­tra­le Platt­for­men, klar defi­nier­te Pro­zes­se und Kate­go­rien.

Kon­tex­tua­li­sier­te Infor­ma­tio­nen durch die Ver­bin­dung von Wis­sens­da­ten­ban­ken und Pro­zes­sen.

Erfolgs­fak­to­ren für Pro­jek­te mit KI im Ser­vice Manage­ment:

Ite­ra­ti­ves Vor­ge­hen: klein anfan­gen, Erfol­ge sicht­bar machen.

Chan­ge Manage­ment: Angst vor KI abbau­en, Fokus auf Unter­stüt­zung statt Job­er­satz.

Tipps und Call-to-Action:

Ein­füh­rung von KI-Tech­no­lo­gien mit kla­ren Ziel­set­zun­gen.

11. Dezember 2024
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E-Rech­nungs­pflicht & die pas­sen­de Software(auswahl)

By Podcast

Im zwei­ten Teil des Pod­casts zur E-Rech­nungs­pflicht liegt der Fokus auf den prak­ti­schen Aus­wir­kun­gen der neu­en Vor­ga­ben für Unter­neh­men und den Mög­lich­kei­ten zur Umset­zung.
Ände­run­gen in der Geset­zes­la­ge.

Ände­run­gen in der Geset­zes­la­ge

  • Neu: Klein­un­ter­neh­mer sind von der E-Rech­nungs­pflicht befreit, wenn der Umsatz im vor­he­ri­gen Geschäfts­jahr 25.000 EUR und im lau­fen­den Jahr 100.000 EUR nicht über­schrei­tet.
  • Befrei­ung gilt nur für die Erstel­lung von Rech­nun­gen; der Emp­fang von E-Rech­nun­gen ist wei­ter­hin ver­pflich­tend.
  • Beschluss erfolg­te am 22.11. durch den Bun­des­rat.

Unter­stüt­zung durch Soft­ware

  • ERP-Sys­te­me, Buch­hal­tungs- und Finanz­soft­ware: Bestehen­de Sys­te­me kön­nen durch Modu­le erwei­tert wer­den, um E-Rech­nun­gen zu erstel­len oder zu emp­fan­gen.
  • Spe­zi­al­sys­te­me für E-Rech­nun­gen: Ide­al für die Erstel­lung von Aus­gangs­rech­nun­gen, oft teil­au­to­ma­ti­siert und häu­fig als SaaS-Lösun­gen ver­füg­bar.
  • Rech­nungs­ein­gangs­soft­ware: Adap­ter oder spe­zia­li­sier­te Modu­le ermög­li­chen E-Rech­nun­gen als zusätz­li­chen Ein­gangs­ka­nal.
  • Wich­tig: E-Rech­nun­gen müs­sen im ursprüng­li­chen For­mat revi­si­ons­si­cher archi­viert wer­den. Sys­te­me wie ERP oder spe­zia­li­sier­te ECM-Lösun­gen unter­stüt­zen dies.

Aus­wahl der rich­ti­gen Soft­ware

  • Mit­tel­stän­di­sche und gro­ße Unter­neh­men: Oft vor­han­de­ne ERP- oder Finanz­sys­te­me; Erwei­te­rung oder Beschaf­fung kom­pa­ti­bler Lösun­gen ist not­wen­dig.
  • Klei­ne Unter­neh­men: Nut­zen häu­fig ein­fa­che Finanz­soft­ware oder manu­el­le Pro­zes­se; soll­ten Adap­ter oder spe­zia­li­sier­te E-Rech­nungs­lö­sun­gen prü­fen.
  • Die Wahl hängt von den bestehen­den Sys­te­men, Pro­zes­sen und Anfor­de­run­gen ab (manu­ell vs. hoch­au­to­ma­ti­siert).

Aus­wir­kun­gen auf bestehen­de Pro­zes­se

  • Die E-Rech­nung ersetzt den Ana­ly­se­pro­zess (z. B. OCR-Scans für Papier- oder PDF-Rech­nun­gen), da die Daten struk­tu­riert vor­lie­gen.
  • Der Prüf­pro­zess bleibt jedoch not­wen­dig, da auch struk­tu­rier­te Daten Feh­ler ent­hal­ten kön­nen (z. B. fal­sche Anga­ben).

Vor­tei­le der E-Rech­nung

  • Effi­zi­enz­stei­ge­rung: Weg­fall von manu­el­len Ana­ly­se­pro­zes­sen und redu­zier­ter Papier­ver­brauch.
  • Auto­ma­ti­sie­rung: Schnel­le­re Ver­ar­bei­tung und weni­ger Feh­ler.
  • Trotz anfäng­li­cher Umstel­lungs­kos­ten kön­nen Unter­neh­men lang­fris­tig von den neu­en Stan­dards pro­fi­tie­ren.

Fazit und Aus­blick

  • Die E-Rech­nung ist mehr als eine läs­ti­ge Pflicht; sie bie­tet Poten­zi­al für effi­zi­en­te­re Abläu­fe.
  • In der nächs­ten Fol­ge wird dis­ku­tiert, wie Prüf­pro­zes­se wei­ter opti­miert wer­den kön­nen und wel­che kon­kre­ten Vor­tei­le die Digi­ta­li­sie­rung für Unter­neh­men bringt.

Show­no­tes: Pod­cast Digi­tal Work­place Untold – Teil II: Die E-Rech­nungs­pflicht

Inhalt der Fol­ge:
In die­ser Epi­so­de tau­chen wir tie­fer in die Pra­xis der E-Rech­nungs­pflicht ein! Gemein­sam mit unse­rem Seni­or-Ana­lys­ten Micha­el Schi­klang bespre­chen wir, was Unter­neh­men kon­kret erwar­tet, wel­che Sys­te­me sie bei der Umset­zung unter­stüt­zen kön­nen und wel­che Vor­tei­le E-Rech­nun­gen lang­fris­tig bie­ten.

High­lights der Fol­ge:

  • Update zur Geset­zes­la­ge:
    Klein­un­ter­neh­mer mit einem Vor­jah­res­um­satz von bis zu 25.000 EUR (100.000 EUR im lau­fen­den Jahr) sind von der E-Rech­nungs­pflicht befreit (Emp­fang bleibt ver­pflich­tend).
  • Soft­ware­lö­sun­gen für die E-Rech­nungs­pflicht:
    • Erwei­te­run­gen für ERP-, Buch­hal­tungs- und Finanz­soft­ware.
    • Spe­zi­al­sys­te­me für Rech­nungs­er­stel­lung (häu­fig als SaaS-Lösun­gen).
    • Adap­ter für die Rech­nungs­ein­gangs­be­ar­bei­tung.
    • Archi­vie­rung: E-Rech­nun­gen müs­sen revi­si­ons­si­cher im Ori­gi­nal­for­mat auf­be­wahrt wer­den.
  • Wie wäh­le ich die rich­ti­ge Soft­ware?
    • Gro­ße Unter­neh­men: Erwei­te­rung vor­han­de­ner Sys­te­me.
    • Klei­ne Unter­neh­men: Ein­füh­rung von ein­fa­chen, kom­pa­ti­blen Lösun­gen.
  • Auto­ma­ti­sie­rung vs. Prü­fung:
    • Die E-Rech­nung macht Ana­ly­se­pro­zes­se (z. B. OCR-Scans) über­flüs­sig.
    • Prüf­pro­zes­se blei­ben rele­vant, da auch struk­tu­rier­te Daten feh­ler­haft sein kön­nen.
  • Pflicht oder Chan­ce?
    • Lang­fris­ti­ge Effi­zi­enz­ge­win­ne durch weni­ger Papier­ar­beit und auto­ma­ti­sier­te Pro­zes­se.

Aus­blick:
In der nächs­ten Fol­ge wid­men wir uns der Fra­ge, wie die E-Rech­nung Prüf­pro­zes­se ver­än­dert, wel­che Sys­te­me die Digi­ta­li­sie­rung wei­ter vor­an­trei­ben und wie Unter­neh­men von den neu­en Stan­dards pro­fi­tie­ren kön­nen.

Jetzt rein­hö­ren und bes­tens auf die E-Rech­nung vor­be­rei­tet sein!

26. November 2024
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E-Rech­nung und E-Rech­nungs­pflicht

By Input Management, Podcast

Damo­kles­schwert E-Rech­nun­g/s­pflicht

In aller Mun­de und doch noch schlei­er­haft - wir klä­ren auf!
Wen betrifft es? Was genau wur­de beschlos­sen? Was muss man umset­zen und beach­ten?

Das und noch vie­les mehr in unse­rer neus­ten Pod­cast­fol­ge mit Micha­el Schi­klang:

Der Pod­cast zur E-Rech­nungs­pflicht erläu­tert das Kon­zept und die gesetz­li­chen Anfor­de­run­gen zur Ein­füh­rung von E-Rech­nun­gen in Deutsch­land und Euro­pa.

Was ist eine E-Rech­nung?

Eine E-Rech­nung über­trägt Rech­nungs­da­ten digi­tal in einem struk­tu­rier­ten For­mat, das von IT-Sys­te­men ver­ar­bei­tet wer­den kann, im Gegen­satz zu unstruk­tu­rier­ten PDF- oder Papier­rech­nun­gen. Dies ermög­licht eine durch­ge­hen­de digi­ta­le Bear­bei­tung von der Rech­nungs­er­stel­lung bis zur Zah­lung.

Gesetz­li­che Grund­la­ge und Fris­ten

Ab dem 01.01.2025 müs­sen in Deutsch­land alle B2B-Rech­nun­gen grund­sätz­lich als E-Rech­nun­gen gestellt und emp­fan­gen wer­den. Für Rech­nun­gen in Papier- oder PDF-Form gel­ten Über­gangs­fris­ten:

  • Bis Ende 2026: Papier- und PDF-For­ma­te erlaubt (mit Zustim­mung des Emp­fän­gers).
  • Bis Ende 2027: Unter­neh­men mit einem Umsatz bis 800.000 EUR kön­nen wei­ter­hin Papier­rech­nun­gen aus­stel­len.
  • EDI-For­ma­te blei­ben auch nach 2027 erlaubt, solan­ge sie den Grund­an­for­de­run­gen ent­spre­chen.

Aus­nah­men

Bestimm­te Rech­nun­gen sind von der Pflicht aus­ge­nom­men, dar­un­ter:

  • Rech­nun­gen unter 250 EUR Brut­to,
  • Fahr­schei­ne,
  • Rech­nun­gen über steu­er­freie Leis­tun­gen (gemäß § 4 Nr. 8-29 UStG).

Über­mitt­lungs­we­ge und For­ma­te

Es gibt kei­ne vor­ge­schrie­be­nen Über­tra­gungs­we­ge. E-Mails blei­ben erlaubt, eben­so wie Netz­wer­ke wie Pep­pol, die eine siche­re Über­mitt­lung unter­stüt­zen. Wich­tig ist, dass die Echt­heit und Unver­sehrt­heit der Rech­nun­gen gewähr­leis­tet sind. Rele­van­te For­ma­te in Deutsch­land sind das XML-basier­te XRech­nung und das hybri­de ZUGFeRD (PDF mit XML).

Euro­päi­sche Anfor­de­run­gen

Eini­ge euro­päi­sche Län­der (z. B. Ita­li­en 2019, Rumä­ni­en 2024) haben die E-Rech­nungs­pflicht bereits ein­ge­führt. Ande­re Län­der, wie Spa­ni­en (ab 2025) und Frank­reich (ab 2026), pla­nen dies eben­falls. Im Rah­men der EU-Moder­ni­sie­rung der Mehr­wert­steu­er­sys­te­me ("VAT in the Digi­tal Age") müs­sen alle B2B-Trans­ak­tio­nen ab 2028-2030 inner­halb von zwei Arbeits­ta­gen elek­tro­nisch gemel­det wer­den.

Aus­blick

Die nächs­te Pod­cast-Fol­ge wird beleuch­ten, wie E-Rech­nun­gen Prüf­pro­zes­se ver­än­dern, wel­che Sys­te­me zur Umset­zung der E-Rech­nungs­pflicht unter­stüt­zen und ob E-Rech­nun­gen Vor­tei­le für bei­de Sei­ten bie­ten.

12. November 2024
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Elek­tro­ni­sche Signa­tu­ren & elek­tro­ni­sche Sie­gel

By Podcast

Herz­lich will­kom­men zur neu­en Fol­ge unse­res Pod­casts "Digi­tal Work­place Untold"! Heu­te dis­ku­tie­ren die Exper­ten von Ceyo­niq und BARC über die Bedeu­tung und Imple­men­tie­rung digi­ta­ler Signa­tu­ren und Sie­gel. Sie erklä­ren die ver­schie­de­nen Arten von Signa­tu­ren, die recht­li­chen Rah­men­be­din­gun­gen und die Inte­gra­ti­on in Geschäfts­pro­zes­se. Zudem wer­den die Vor­tei­le für Unter­neh­men und Anwen­der her­vor­ge­ho­ben, sowie Tipps zur erfolg­rei­chen Imple­men­tie­rung gege­ben.

Pod­cast Elek­tro­ni­sche Signa­tu­ren & elek­tro­ni­sche Sie­gel

Die aktu­el­le Fol­ge des Pod­cast „Digi­tal Work­place Untold“ behan­delt umfas­send das The­ma elek­tro­ni­sche Signa­tu­ren und deren Anwen­dung in der Pra­xis, spe­zi­ell im Behör­den­um­feld und in Unter­neh­men. Rai­ner Berndt, ein Exper­te für Doku­men­ten­ma­nage­ment und IT-Bera­ter, erklärt ver­schie­de­ne Arten von Signa­tu­ren – ein­fa­che, fort­ge­schrit­te­ne und qua­li­fi­zier­te – sowie elek­tro­ni­sche Sie­gel und ihre Bedeu­tung für rechts­si­che­res Arbei­ten.

Beson­de­res Augen­merk liegt auf der Inte­gra­ti­on von Signa­tu­ren in digi­ta­le Geschäfts­pro­zes­se und der Nut­zung moder­ner Fern­si­gna­tur-Ser­vices. Im öffent­li­chen Sek­tor wur­de die­se Ent­wick­lung durch gesetz­li­che Ände­run­gen, wie das 5. Ver­wal­tungs­ver­fah­rens­än­de­rungs­ge­setz, geför­dert.

Ein zen­tra­ler Punkt des Pod­casts ist die Pro­zess­in­te­gra­ti­on: Wie wer­den Signa­tu­ren und Doku­men­ten­ma­nage­ment­sys­te­me (DMS) kom­bi­niert, um effi­zi­en­te Arbeits­ab­läu­fe zu gewähr­leis­ten und eine lang­fris­ti­ge, siche­re Archi­vie­rung mit hohem Beweis­wert zu ermög­li­chen? Berndt betont, dass die ein­fa­che Nutz­bar­keit und tie­fe Inte­gra­ti­on von DMS und Signa­tu­ren ent­schei­dend für die Umset­zung sind, ins­be­son­de­re, um bei recht­li­chen Aus­ein­an­der­set­zun­gen die Nach­weis­bar­keit der Authen­ti­zi­tät zu gewähr­leis­ten.

Der Pod­cast beleuch­tet auch die Vor­tei­le für Unter­neh­men, dar­un­ter Kos­ten­ein­spa­run­gen bei Druck und Ver­sand, ver­kürz­te Bear­bei­tungs­zei­ten und ver­bes­ser­te Nach­weis­bar­keit dank digi­ta­ler Work­flows. Berndt und sein Gesprächs­part­ner argu­men­tie­ren, dass digi­ta­le Signa­tu­ren nicht nur siche­rer, son­dern auch effi­zi­en­ter sind als her­kömm­li­che papier­ba­sier­te Pro­zes­se.

Ein zen­tra­les Fazit ist, dass der Ein­satz von Signa­tu­ren Teil jeder Digi­ta­li­sie­rungs­stra­te­gie sein soll­te, da frag­men­tier­te Lösun­gen nicht mehr zeit­ge­mäß sind. Abschlie­ßend ermu­tigt Berndt die Hörer, moder­ne Lösun­gen euro­päi­scher Anbie­ter zu prü­fen, da sich der Markt dyna­misch ent­wi­ckelt und sich Ver­trau­ens­diens­te und Iden­ti­täts­ma­nage­ment (z.B. EUDI-Wal­let, Bund-ID) zuneh­mend durch­set­zen.

24. Oktober 2024
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