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Invoi­cing / Auto­ma­ti­sche Rech­nungs­ein­gangs­be­ar­bei­tung

Von der Stra­te­gie über die Anbie­ter­aus­wahl zur erfolg­rei­chen Ein­füh­rung

Defi­ni­ti­on

Leis­tung

Pro­blem­lö­sung

Invoi­cing / Auto­ma­ti­sche Rech­nungs­ein­gangs­be­ar­bei­tung

Die auto­ma­ti­sche Rech­nungs­ein­gangs­be­ar­bei­tung / Invoi­cing unter­stützt Unter­neh­men bei der durch­gän­gig digi­ta­len und teil­au­to­ma­ti­sier­ten Bear­bei­tung von Ein­gangs­rech­nun­gen. Nach dem Import der Rech­nun­gen wan­delt das Sys­tem die­se in die rich­ti­gen For­ma­te um, ana­ly­siert die Inhal­te und liest die rech­nungs­re­le­van­ten Infor­ma­tio­nen aus.

Die inhalt­li­che Bear­bei­tung kann in eigen­stän­di­gen Lösun­gen oder im füh­ren­den ERP-Sys­tem, wel­ches um Spe­zi­al­kom­po­nen­ten erwei­tert wird, erfol­gen. Das Sys­tem kann regel­ba­siert Akti­vi­tä­ten voll­au­to­ma­tisch durch­füh­ren, Mit­ar­bei­ten­de bin­det das Sys­tem über digi­ta­le Work­flows ein. Die­se lie­fern alle rele­van­ten Infor­ma­tio­nen und Werk­zeu­ge für die Umset­zung der Auf­ga­ben im Rah­men der Pro­zess­be­ar­bei­tung.

Auch die Buch­hal­tung / der Finanz­be­reich erhal­ten erwei­ter­te Werk­zeu­ge, die bei dem Moni­to­ring der zu bear­bei­ten­den Rech­nun­gen unter­stüt­zen, ein schnel­les Ein­grei­fen bei kri­ti­schen Pro­zes­sen ermög­li­chen und wich­ti­ge Kenn­zah­len lie­fern. Am Ende des Pro­zes­ses steht die Ver­bu­chung oder die Ableh­nung der Rech­nung im füh­ren­den Sys­tem, die Bear­bei­tung wird pro­to­kol­liert.

Leis­tun­gen

Unse­re Bera­tung unter­stützt Sie bei der Iden­ti­fi­ka­ti­on der Zie­le, der Wahl der geeig­ne­ten Archi­tek­tur­form, der Defi­ni­ti­on der Anfor­de­run­gen und der Aus­wahl der geein­ten Soft­ware­lö­sun­gen: Unter­neh­men, die uns ver­trau­en, erzie­len schnel­le­re Pro­jekt­er­fol­ge, spa­ren Kos­ten, sen­ken den eige­nen Auf­wand, erhö­hen die Mit­ar­bei­ter­zu­frie­den­heit und siche­ren ihre Inves­ti­tio­nen. Pro­fi­tie­ren Sie von unse­rer Kom­pe­tenz, unse­rem Markt­wis­sen und unse­rer lang­jäh­ri­gen Erfah­rung. Unse­re Bera­tung ori­en­tiert sich an Ihren Zie­len und Rah­men­be­din­gun­gen, bie­tet Ihnen aber gleich­zei­tig den Vor­teil auf bewähr­te Vor­ge­hens­wei­sen und Inhal­te zurück­zu­grei­fen. Wir sind kei­nem Anbie­ter ver­pflich­tet, son­dern agie­ren aus­schließ­lich in Ihrem Inter­es­se

Ziel­bild und Visi­on

Wie soll zukünf­tig gear­bei­tet wer­den? Wel­che Poten­zia­le bie­ten ent­spre­chen­de Sys­te­me? Wie kön­nen aktu­el­le Her­aus­for­de­run­gen gelöst wer­den? Soll Invoi­cing ein eigen­stän­di­ges und abge­grenz­tes Pro­jekt oder Teil einer ande­ren Initia­ti­ve sein?

  • Wir dis­ku­tie­ren mit Ihnen die Aus­gangs­la­ge, Poten­zia­le, Risi­ken und Leit­plan­ken, iden­ti­fi­zie­ren und prio­ri­sie­ren wesent­li­che Anwen­dungs­fel­der und defi­nie­ren das Leit­bild und einen ers­ten Pro­jekt­plan.
  • Zudem wird erör­tert, ob das Pro­jekt für die Rech­nungs­ein­gangs­be­ar­bei­tung für sich eigen­stän­dig ist oder Teil eines ande­ren Pro­jekts (z. B. Teil eines ECM-Pro­jekts) oder Teil einer wei­ter­rei­chen­den Initia­ti­ve (z. B. Purcha­se-to-Pay) sein soll.

Archi­tek­tur und des Betriebs­mo­dells

Soll ich eine in mein ERP-Sys­tem inte­grier­te oder eine vor­ge­la­ger­te Lösung beschaf­fen? Gibt es bei mei­nem ERP-Sys­tem über­haupt bei­de Mög­lich­kei­ten? Wel­che Betriebs­mo­del­le gibt es und wo lie­gen jeweils die Vor- und Nach­tei­le? Wie unter­schei­den sich die Preis­mo­del­le grund­sätz­lich? Ich benö­ti­ge Daten aus mei­nem ERP-Sys­tem – grei­fe ich direkt auf die­se zu oder muss ich die­se repli­zie­ren?

  • Auf Basis Ihrer füh­ren­den ERP-Lösung eru­ie­ren wir, wel­che Archi­tek­tur­mo­del­le (eigen­stän­di­ge vor­ge­la­ger­te Lösung, in das ERP-Sys­tem inte­grier­te Lösung etc.) für die zukünf­ti­ge Unter­stüt­zung der Rech­nungs­ein­gangs­be­ar­bei­tung mög­lich sind, wel­che Schnitt­stel­len benö­tigt wer­den und wel­che Daten ggf. zu repli­zie­ren sind. Zudem unter­su­chen wir wel­che Betriebs­mo­del­le (On Pre­mi­ses, Pri­va­te Cloud, SaaS) in die­sem Kon­text rea­li­sier­bar und sinn­voll sind. Bei meh­re­ren mög­li­chen Alter­na­ti­ven bewer­ten wir die­se und zei­gen Vor- und Nach­tei­le auf.

Anfor­de­rungs­ana­ly­se und Defi­ni­ti­on der Soll-Pro­zes­se

Wel­che Pro­ble­me haben wir aktu­ell? Was kön­nen moder­ne Sys­te­me leis­ten? Wie kön­nen wir unse­re Arbeits­wei­sen anpas­sen, um mög­lichst effi­zi­ent die eige­hen­den Rech­nun­gen zu bear­bei­ten? Was leis­ten moder­ne Extrak­ti­ons­lö­sun­gen? Wie wird die Lösung für die Rech­nungs­ein­gangs­be­ar­bei­tung mit mei­nem füh­ren­den ERP-Sys­tem ver­bun­den?

  • Wir ana­ly­sie­ren in Inter­views / Work­shops Ihre bis­he­ri­gen Arbeits­wei­sen im Rah­men der Rech­nungs­ein­gangs­be­ar­bei­tung, iden­ti­fi­zie­ren mög­li­che Ver­bes­se­rungs­po­ten­tia­le und defi­nie­ren mit Ihnen die zukünf­ti­gen Arbeits­wei­sen, wel­che auch die Unter­stüt­zungs­mög­lich­kei­ten moder­ner Sys­te­me mit­ein­be­zie­hen. Zudem ana­ly­sie­ren wir auch Ihre die For­ma­te, das Volu­men und die Beson­der­hei­ten Ihrer Rech­nun­gen. Auf die­ser Grund­la­ge wer­den auch die Anfor­de­run­gen an die Lösung erho­ben, um Best-Prac­ti­ces erwei­tert und struk­tu­riert auf­be­rei­tet.
  • Ergeb­nis unse­rer Leis­tun­gen ist ein Las­ten­heft als Basis für eine struk­tu­rier­te Aus­schrei­bung und zur Bewer­tung der Anbie­ter und Sys­te­me sowie Soll-Pro­zes­se, wel­che die zukünf­ti­gen Arbeits­wei­sen skiz­zie­ren und ver­deut­li­chen, wie das Sys­tem Sie bei der täg­li­chen Arbeit unter­stüt­zen soll.

Struk­tu­rier­te unab­hän­gi­ge Soft­ware­aus­wahl

Wel­cher Anbie­ter deckt die Anfor­de­run­gen an bes­ten ab? Mit dem bes­ten Preis-Leis­tungs-Ver­hält­nis? Wel­che Lösungs­kom­po­nen­ten sind rele­vant und wie sind Part­ner­pro­duk­te zu beur­tei­len? Wie kann ich mög­lichst effi­zi­ent Anbie­ter mit­ein­an­der ver­glei­chen?

  • Anhand der Zie­le, Ihrer füh­ren­den ERP-Anwen­dung, der prä­fe­rier­ten Archi­tek­tur- sowie Betriebs­mo­del­le und der Kern­an­for­de­run­gen iden­ti­fi­zie­ren wir geeig­ne­te Soft­ware-Lösun­gen (Long­list).
  • Abhän­gig vom gewähl­ten Ver­fah­ren unter­stüt­zen wir Sie in den ver­schie­de­nen Pha­sen der Soft­ware­aus­wahl. Öffent­li­che Aus­schrei­bun­gen beglei­ten wir eben­so wie freie Aus­wahl­pro­zes­se in der Wirt­schaft.
  • Unse­re Leis­tun­gen umfas­sen Markt­ein­gren­zung. Aus­schrei­bun­gen auf Basis des Las­ten­hefts (oder eines Aus­schnitts dar­aus) sowie Soll-Pro­zes­se, Kos­ten­ver­glei­che, struk­tu­rier­te Anbie­ter­prä­sen­ta­tio­nen, Test­stel­lun­gen und die Unter­stüt­zung der Ver­trags­ver­hand­lun­gen – wel­che Leis­tun­gen wir erbrin­gen und in wel­cher Tie­fe rich­tet sich nach Ihren Anfor­de­run­gen.

Chan­ge-Manage­ment

Wie kann man die Mit­ar­bei­ter mög­lichst früh­zei­tig invol­vie­ren? Was kann ich tun, damit der Go-Live mög­lichst rei­bungs­los funk­tio­niert? Wie über­zeu­ge ich unse­re Mit­ar­bei­ten­den von der Lösung? Wie kann ich Vor­tei­le ver­deut­li­chen?

  • Die Ein­füh­rung eines neu­en Sys­tems kann zu einer Ände­rung der bis­he­ri­gen Arbeits­wei­sen füh­ren. Wir unter­stüt­zen Sie beim Chan­ge-Manage­ment, indem wir Sie bei der Kom­mu­ni­ka­ti­on des Pro­jekts beglei­ten, die Vor­tei­le für die Orga­ni­sa­ti­on auf­zei­gen und Ihnen bei der Pla­nung der Schu­lun­gen hel­fen.

Ein­füh­rungs­un­ter­stüt­zung

Wie schafft man einen erfolg­rei­chen Pro­jekt­start mit dem Dienst­leis­ter und den Anwen­dern? Wel­che Leit­plan­ken muss man früh­zei­tig set­zen? Wie kön­nen mög­li­che Feh­ler schnell beho­ben wer­den?

  • Gera­de der Pro­jekt­start mit dem Über­gang an das Dienst­leis­ter­team und das Aus­rol­len der neu­en Arbeits­wei­sen kann Her­aus­for­de­run­gen bie­ten. Wir beglei­ten Sie, erar­bei­ten Vor­schlä­ge und prü­fen die Kon­zep­te der Dienst­leis­ter. Pro­fi­tie­ren Sie von unse­rer Erfah­rung bei der Aus­ge­stal­tung und Qua­li­täts­si­che­rung ent­spre­chen­der Pro­jek­te.

Sons­ti­ge Unter­stüt­zungs­leis­tun­gen

Unser Vor­ha­ben unter­schei­det sich von einem klas­si­schen Pro­jekt – kann uns BARC trotz­dem unter­stüt­zen? Gibt es Unter­su­chun­gen, die vor einem Pro­jekt vor­ge­la­gert eru­ie­ren, ob sich ein Pro­jekt lohnt? Ich will die zukünf­ti­ge Stra­te­gie fest­le­gen – kann ich das los­ge­löst von einem Pro­jekt rea­li­sie­ren?

  • Ger­ne unter­schüt­zen wir Sie auch bei sons­ti­gen Auf­ga­ben rund um das The­ma auto­ma­ti­sche Rech­nungs­ein­gangs­be­ar­bei­tung. So über­neh­men wir bei­spiels­wei­se auch die Qua­li­täts­si­che­rung im Pro­jekt oder ver­mit­teln bei Dif­fe­ren­zen zwi­schen Ihnen und dem Dienst­leis­ter. In Grund­la­gen-Work­shops ver­mit­teln wir das not­wen­di­ge Fach­wis­sen um den Markt und die Mög­lich­kei­ten moder­ner Sys­te­me für zukünf­ti­ge Pro­jekt­lei­ter. Zudem hel­fen wir Ihnen die grund­sätz­li­che Stra­te­gie im Bereich aus­zu­ar­bei­ten, füh­ren wir bei Bedarf auch Vor­pro­jek­te durch und eru­ie­ren in die­sem Kon­text, ob sich die Durch­füh­rung eines Pro­jekts (z. B. zur Ablö­sung einer bestehen­den Lösung) bei Ihnen lohnt.
  • Es gibt noch vie­le wei­te­re Leis­tun­gen und Wege, wie wir Ihnen hel­fen kön­nen. Spre­chen Sie uns im Zwei­fel ein­fach an und schil­dern uns Ihr Pro­blem.

Wer auf uns ver­traut

Das sind Pro­ble­me, die Sie ken­nen / die Sie gera­de beschäf­ti­gen

  • Wie kön­nen Sys­te­me für die auto­ma­ti­sche Rech­nungs­ein­gangs­be­ar­bei­tung mich unter­stüt­zen?
  • Wie digi­ta­li­sie­re ich die Bear­bei­tung von Ein­gangs­rech­nun­gen?
  • Wie teu­er ist das Zah­len einer Rech­nung?
  • Wer ist für die Frei­ga­be einer Rech­nung zustän­dig?
  • Was pas­siert bei einer Preis- bzw. Men­gen­ab­wei­chung?
  • Wel­che Lösung für das Invo­cing / die auto­ma­ti­sche Rech­nungs­ein­gangs­be­ar­bei­tung ist die Bes­te?
  • Wie hoch ist Tref­fer­quo­te der OCR beim Aus­le­sen von Inhal­ten von Rech­nun­gen?
  • Wie kann ich Skon­to bes­ser wahr­neh­men?
  • Wie kann ich die Bear­bei­tung von Ein­gangs­rech­nun­gen beschleu­ni­gen?
  • Wel­che Vor­tei­le bie­tet moder­nes Invoi­cing für mich?

Der Digi­tal Work­place - mehr als nur ein Bau­kas­ten-Sys­tem

Der Digi­tal Work­place bezeich­net die digi­ta­le Arbeits­um­ge­bung in der moder­nen Arbeits­welt. Schnell und bedarfs­ge­recht auf Infor­ma­tio­nen zugrei­fen kön­nen und die­se direkt mit den pas­sen­den Werk­zeu­gen zu nut­zen sind wesent­li­che Kenn­zei­chen. Der Digi­tal Work­place geht dabei weit über „Home­of­fice“ oder „Soft­ware“ hin­aus. Er ist ein über­grei­fen­des Kon­zept, wie die ver­schie­de­nen Infor­ma­ti­ons­bau­stei­ne, Sys­tem­kom­po­nen­ten und Pro­zes­se ver­knüpft wer­den kön­nen, um die ver­schie­de­nen Anwen­der­grup­pen jeweils best­mög­lich zu unter­stüt­zen. Und wie man die Ober­flä­chen, Funk­tio­nen und Pro­zes­se aus­ge­stal­tet, dass die Anwen­der direkt unter­stützt wer­den.

Hier geht es zu Was ist der Digi­tal Work­place?

Hier geht’s zur Leis­tungs­über­sicht rund um Digi­tal Work­place

Cus­to­mer Rela­ti­onship Manage­ment

Kun­den fin­den, ver­ste­hen, begeis­tern

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Digi­tal Work­place

Ihr Weg­wei­ser zum Digi­ta­len Arbeits­platz

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Enter­pri­se Con­tent Manage­ment

Doku­men­te. ein­fach. nut­zen.

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Pro­zess­ma­nage­ment

Pro­zes­se pla­nen, steu­ern, ana­ly­sie­ren und ver­bes­sern

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Invoi­cing

Von der Stra­te­gie über die Anbie­ter­aus­wahl zur erfolg­rei­chen Ein­füh­rung

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Input Manage­ment

Digi­ta­li­sie­rung von Rech­nungs- und Post­ein­gangslö­sun­gen

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