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bringen Sie Ihr Unternehmen auf die nächste Stufe der Digitalisierung
Das Video „Digital Workplace Experience: Trends“ behandelt die aktuellen Trends im digitalen Arbeitsplatz. Es beleuchtet Themen wie die zunehmende Digitalisierung von Arbeitsprozessen, die Bedeutung von Cloud-Technologien und die Rolle der Künstlichen Intelligenz (KI) bei der Optimierung von Geschäftsabläufen. Zudem werden die Herausforderungen und Chancen der digitalen Transformation für Unternehmen thematisiert, sowie die Notwendigkeit, sich an die sich schnell verändernden technologischen und geschäftlichen Landschaften anzupassen.
Diese Trends und Entwicklungen können Sie für den Digital Workplace 2022 erwarten.
1. Kreieren Sie Ihre Vision eines Digital Workplace
Kein Schnellschuss, sondern ganzheitliche Konzepte sind für den Digital Workplace 2022 gefragt! Nachdem die Pandemie viele Unternehmen planlos in die Welt des digitalen Arbeitsplatzes katapultiert hat, gilt es in diesem Jahr, Dinge aufzuräumen und für Ordnung zu sorgen.
„Unternehmen müssen erkennen, dass sie nicht nur Werkzeuge oder Daten für den Digital Workplace benötigen, sondern auch angepasste Prozesse. Zudem sollten auch alle Mitarbeiter ins Boot geholt werden“, so Sabine Kraus, Analystin bei BARC.
Formulieren Sie eine Vision des Digital Workplace, in der Sie alle Bestandteile bedenken. Bilden Sie Ihre Vision in einem ganzheitlichen Konzept ab. Denken Sie daran, jede Abteilung Ihres Unternehmens an den Digital Workplace anzubinden.
2. Remote Work professionell umsetzen
Sie dachten, mit Laptop und Homeoffice ist der hybride Arbeitsplatz bzw. Remote Work vollendet? Dazu gehört noch viel mehr – und das sollten Sie 2022 angehen!
Unternehmen müssen sicherstellen, dass ihre Mitarbeiter, egal wo sie sich befinden, auf Unternehmensdaten und entsprechende Applikationen zugreifen können. Das geht beispielsweise über Applikationen oder einen Self-Service Shop.
Auch hier sind eigens für Ihr Unternehmen optimierte Konzepte gefragt zu Mitarbeiterführung, Collaboration und Employee Engagement. „Remote“ heißt nicht „abgeschnitten“ – gerade der Digital Workplace ermöglicht viele neue Formen der flexiblen Zusammenarbeit und des Austausches zwischen den Beteiligten.
3. Einfach und komfortabel arbeiten
2022 muss der Digital Workplace einfach und komfortabel sein. Und wie können Unternehmen das erreichen? Schaffen Sie echte Mehrwerte!
„Schöne Oberflächen bedeuten nicht nur, dass die Farben ansprechend und der Aufbau ihrer Software responsive sind – auch der Inhalt sollte responsive sein. Mitarbeiter sollten nicht Eingaben verteilt oder mehrfach machen müssen. Zur Bearbeitung muss der fachliche Kontext gegeben sein – was brauche ich wofür?“, so Dr. Martin Böhn, Senior Analyst bei BARC.
Zudem sollten Mitarbeiter direkt finden, was sie suchen. Das klingt offensichtlich, ist aber nur mit einer hohen Datenqualität im Unternehmen möglich.
4. Optimierte Prozesse motivieren und performen
„Prozesse sind der Kleber, der ein System zusammenhält“ – die Worte von Kai Yang sind 2022 aktueller denn je.
Mit übergreifender, gut durchdachter Prozessunterstützung gelingt es. Stellen Sie sicher, dass Ihre Fachbereiche und Fachsysteme sinnvoll miteinander verbunden sind. „Mit Effizienz macht das Arbeiten auch für Ihre Mitarbeiter mehr Spaß! Weg von Kopien und Doppeltarbeiten hin zu echten, zielgerichteten Prozessen“, so Dr. Martin Böhn.
Ein kritischer Blick auf bestehende Abläufe lohnt sich. Die Werkzeuge des Digital Workplace erlauben es oft, schneller und einfacher zu arbeiten.
Und optimierte Prozesse sind nicht nur gut für die interne Mitarbeiterinformation, sondern stellen die Weichen für eine stärkere Kundenorientierung. Man kann flexibler auf relevante Inhalte zugreifen, der Kontext der Prozesse bietet wertvolles Wissen und auch die Zusammenarbeit wird vereinfacht.
5. Zentrale Kollaboration & Kommunikation sind der Schlüssel
„Ich geh mal schnell rüber ins Büro meiner Kollegin“ – das ist seit fast zwei Jahren oft nicht so einfach möglich. Entweder tauscht man sich zu bestimmten Dingen gar nicht mehr aus oder die Inhalte gehen in den vielen Kanälen (Chats, E-Mail) verloren.
Als Trend des Digital Workplace 2022 sehen wir daher, verschiedene Kommunikationswege zu verbinden. Der Kommunikationsbedarf im Digital Workplace steigt. Um schnell und gleichzeitig mit hoher Qualität zusammen arbeiten zu können, braucht es klare Strategien: Welche Kanäle werden wie genutzt? Welche Informationen werden wo verwaltet? Wie wird geteilt – wer ist in der Bring- oder Holschuld?
„Der bekannte Flurfunk oder Plausch auf dem Gang oder an der Kaffeemaschine wurde reduziert oder entfällt sogar – und so muss der Digital Workplace für einen Ersatz sorgen“, konstatiert Expertin Sabine Kraus.
Unternehmen müssen neue Kommunikationskonzepte und -formen finden und erarbeiten – zwischen den Mitarbeitern untereinander sowie zwischen Vorgesetzten und der Belegschaft.
6. Wissensmanagement der Zukunft etablieren
„Ein weiterer Trend des Digital Workplace 2022 ist es, eine Art der Wissensvermittlung und eine andere Art des Teilens von Wissen in Unternehmen zu etablieren – das geht beispielsweise über E-Learning-Plattformen“, sagt Dr. Martin Böhn.
„Mit immer mehr Systemen, digitalen (veränderten) Prozessen oder Aufgaben und neuer Software ist es wichtig, Mitarbeiter an die Hand zu nehmen und in Sachen Digital Workplace rundum zu schulen.“
Unternehmen sollten Schulungen bereitstellen, Informationen über Veränderungen vorab zuspielen und Ansprechpartner bereitstellen. Zudem sollten Mitarbeiter auch selbst Wissen erarbeiten und nutzen können, bspw. über Self-Service Analytics oder Wissensdatenbanken. Auch viele Fachanwendungen wie CRM- oder ECM-Systeme bieten Funktionen zur Erfassung, Verwaltung und zum Teilen von Wissen.
Im zweiten Schritt sollten Unternehmen dieses Wissen auch bereitstellen und verteilen – auch interaktiv, beispielsweise über Self-Service Analytics.
Verbinden Sie Analytics und Operationalisierung – bringen Sie Wissen in die Prozesse ein. Hier gibt es viele Möglichkeiten: Oft ist es ausreichend, bestimmte Inhalte als Hintergrundwissen bereitzustellen. Der Bearbeiter nutzt dann dieses Wissen im Prozess für seine Entscheidungen. Die automatisierte Nutzung von Analyseergebnissen erfolgt beispielsweise in der Prozesssteuerung (Welcher Kunde sollte wie angesprochen werden?) oder durch aktive Vorschläge des Systems (Next Best Action).
8. Moderne, benutzerfreundliche Systeme aufbauen
Der Digital Workplace kann nur sein komplettes Potenzial ausschöpfen, wenn alle Mitarbeiter damit arbeiten können – und wollen. „Mit No Code oder Low Code können geschulte Fachbereiche Lösungen aufbauen und so effektiv nutzen“, sagt Dr. Martin Böhn. Damit erfolgen die Abbildung und Verbesserung direkt dort, wo das Wissen um diese Prozesse ist: bei den Anwendern.
Auch Künstliche Intelligenz ist im Digital Workplace 2022 nicht wegzudenken. Unsere Expertin Sabine Kraus sagt hierzu: „KI wird 2022 in immer mehr Unternehmen zum Einsatz kommen. Doch es macht nur Sinn, es auch dort einzusetzen, wo es einen Nutzen entfalten kann.
Gute Beispiele für den Einsatz von Künstlicher Intelligenz im Digital Workplace sind Assistenzsysteme oder Ergänzungsmodule intern bereits eingesetzter Lösungen – so schafft man ein gezieltes „Best of Breed“ seiner Systeme.“
9. Sicherheit geht vor!
Bei den Digital Workplace Trends 2022 geht es nicht nur darum, neueste und erfolgversprechende Technik einzusetzen. Denn was bringen die besten Systeme und Inhalte, wenn sie im nächsten Moment weg sein können?
Sorgen Sie für Security in Ihrem Digital Workplace – beispielsweise mit Nutzer- und Rechtemanagement Ihrer Daten, sowie der Absicherung der Datenhaltung (data in rest) sowie des Datenaustauschs (data in motion).
Auch die Verwendung der Daten muss klar gesteuert sein – nicht erst seit der EU-DSGVO. Datensicherheit und Datenschutz sind wesentliche Kriterien, wenn es darum geht, Vertrauen bei den Anwendern, Kunden und Partnern zu schaffen.
Die „Digital Workplace Solution Map“ zeigt Softwarelösungen für die Digitalisierung Ihrer Prozesse, untergliedert in die verschiedenen Anwendungs-Segmente.
Der Digital Workplace als Informations- und Prozessportal in Unternehmen verbindet optimal Inhalte, Menschen und Werkzeuge. Daten, Dokumente, Analysen, Prozesse bis hin zu digitalen Akten werden miteinander verbunden und idealerweise den Mitarbeitern im entsprechenden Kontext zur Erleichterung deren alltäglichen Aufgaben zur Verfügung gestellt.
Die Aufbereitung kann für bestimmte Teams oder nur auf der Ebene eines Mitarbeiters erfolgen. Weiterhin bietet ein idealer digitaler Arbeitsplatz nicht nur Zugriff auf die benötigten Informationen, sondern auch Funktionen mit denen Arbeitsgruppen unternehmensintern und auch mit externen Partnern (Kunden, Geschäftspartnern etc.) unkompliziert bspw. über einen speziellen Chat oder in Online-Meetings zusammenarbeiten können.
Funktional ist der systemseitigen Unterstützung von Mitarbeitern mit dem Ziel von prozess- und ergebnisorientiertem Arbeiten mit Hilfe eines Digital Workplace Ansatzes keine Grenzen gesetzt. Verschiedene Softwarekategorien, die zu einer Digital Workplace Lösung miteinander verbunden sind, decken unterschiedliche Aspekte ab.
In der aktuellen Ausgabe der Digital Workplace SolutionMap und der Guide-Liste wurden die Lösungen aufgenommen, die aktuell am häufigsten in Unternehmen zu diesem Zweck sinnvoll miteinander kombiniert zum Einsatz kommen. Mit diesen ist es generell möglich einen Digital Workplace im Unternehmen mit einem durchgängigen Prozess- und Informationsfluss zukunftsfähig gemäß den eigenen Anforderungen umzusetzen.
Diese Map wird laufend aktualisiert (Änderungen vorbehalten) und erhebt keine Ansprüche auf Vollständigkeit.
Lösungen für Enterprise Content Management (ECM) bzw. Dokumentenmanagement (DM) dienen zur strukturierten Verwaltung und oft gemeinsamen Arbeit mit Informationen (z. B. Dokumente, digitale Akten, Aufgaben) und den damit verbundenen Prozessen. Administrative Aufgaben (Rechtemanagement, Sicherung, Datenschutz etc.) werden systemseitig unterstützt. Andere Unternehmen nutzen auch die Abkürzung EIM (Enterprise Information Management).
Die Systeme in diesem Umfeld können den gesamten Lebenszyklus von Dokumenten in einem Unternehmen abdecken und Mitarbeiter (automatisiert) bei der (gemeinsamen) Bearbeitung und (beweissicheren) Dokumentation von Aufgaben unterstützen. Wichtige Funktionen hierbei sind: Aktenmanagement, Prozessmanagement/Workflow und Archivierung.
Zudem werden (einfache) Cloud-Lösungen zur Ablage und Verwaltung von Dokumenten und Akten (Ablage- und Austauschsysteme) in der Map im Bereich „ECMS, DMS“ mit aufgenommen.
Lösungen für Customer Relationship Management (CRM) stellen Funktionen zur Bewältigung aller Prozesse rund um die Pflege und Verwaltung von Kunden-Beziehungen und -Daten im Unternehmen in den Fokus. Mit Hilfe des Systems wird die B2B-, B2C- oder/und B2B2C-Kommunikation dokumentiert, zusammengeführt und analysiert werden. Diese Informationen werden dann (konform zum Datenschutz) für den Unternehmenserfolg sinnvoll (auch abteilungsübergreifend) aufbereitet und genutzt. Der komplette Customer Journey des Kunden kann idealerweise durch die Lösung unterstützt werden. Dabei wird die gesamte Kommunikation auf die Bedürfnisse und Erlebnisse (Customer Experience Management, CXM) der Kunden ausgerichtet, um so den Unternehmenserfolg zu steigern und langjährige Kundenbeziehungen aufzubauen.
Die unterschiedlichsten Abteilungen werden im Idealfall durch eine entsprechende CRM- bzw. CXM-Lösung unterstützt. So stehen dem Marketing beispielsweise über Marketingautomation-Bestandteile Funktionen zur Unterstützung des Kampagnenmanagements zur Verfügung. Der Vertrieb kann über das CRM-System seine Deal Pipeline managen und qualifizierte Leads vom Marketing direkt über das System weiter bearbeiten. Auch die nachhaltige Kundenbetreuung steht im Fokus. Mit Hilfe von Funktionen für After-Sales-Services oder Beschwerdemanagement wird die Service-Abteilung bei deren täglichen Arbeit unterstützt. In diesem Fall ist der Kundenservice in der Regel effizienter, da Marketing, Sales und Service ineinander greifen und in einem zentralen System Informationen entsprechend bereit stehen (Kontakthistorie etc.).
Zur Auswertung gesammelter Daten kommen Komponenten für Analytisches CRM zum Einsatz. Fest definierte Dashboards und Berichte werden häufig auf Basis der Bedürfnisse der einzelnen Usergruppen bereitgestellt. Individuelle Berichte können vom System-User oft selbst erstellt werden, soweit er oder sie die entsprechenden Berechtigungen hat. Die meisten Lösungen bieten auch Funktionen zur Überwachung der Datenqualität an. In einfachster Form bedeutet dies, dass Dubletten im System erkannt und idealerweise bereinigt werden können.
Die Umsetzung des Digital Workplace für das Kundenbeziehungsmanagement ist oft eine Verbindung einer zentralen CRM-/CXM-Plattform mit Spezialsystemen für einzelne Anwendungsfälle. Daher ist es wichtig, die übergreifenden Strategien und Prozesse zu definieren, um die Lösungen bestmöglich zu kombinieren und einzusetzen. In der Map sind sowohl Generalisten als auch Spezialisten aufgeführt.
Input Management
Input Management (IM) dient zur systemgestützten Erfassung von Dokumenten (z. B. Rechnungen, Belege, Anschreiben, Anträge). Elektronische Dokumente werden dabei übernommen, Papier muss erst digitalisiert werden. Im Anschluss erfolgt eine Klassifikation (Definition der Informationen, die vom System gesucht werden sollen) und eine oft größtenteils automatische Extraktion von Daten der jeweiligen Dokumente. Viele Lösungen bieten zudem eine Prozessunterstützungskomponente an, mit der die weitere Bearbeitung und Verteilung der Informationen im Unternehmen automatisiert erfolgen kann.
Viele Unternehmen sprechen im Rahmen von Input Management häufig auch von Lösungen für die Post- und Rechnungseingangsbearbeitung.
Enterprise Resource Planning
Mit ERP-Systemen (Enterprise Resource Planning Systemen) kann im Kern die Warenwirtschaft eines Unternehmens systemgestützt organisiert werden. Im Fokus stehen vor allem Funktionen zur bedarfsgerechten Planung, Verwaltung und Steuerung der betrieblichen Ressourcen (Kapital, Betriebsmittel, Material etc.).
Unter anderem bieten ERP-Systeme, die in dieser Map und der Guide-Liste aufgeführt sind, teilweise oder komplett Funktionen für die Finanzbuchhaltung, Logistik, Warenwirtschaft, Projektmanagement und Asset Management sowie das Product-Lifecycle-Management (PLM) bzw. Produktdatenmanagement.
Human Resources
Systeme zur Unterstützung der Personalabteilung, sogenannte Human-Resources- (HR) oder Personalinformations-Systeme, bieten viele Funktionen zur Erfassung, Verwaltung, Analyse, Archivierung bis hin zur Löschung von personenbezogenen Informationen der Mitarbeiter an. Diese umfassen bspw. die Qualifikation, Vergütung, Abwesenheiten und Mitarbeiterentwicklung. Vollumfängliche Lösungen bieten zudem Funktionen für das Bewerbermanagement (Recruiting) oder auch die Umsetzung von Mitarbeiterportalen inklusive Employee Self-Service Lösungen an. Nicht selten können Bewerber und auch Mitarbeiter bei solchen Lösungen ihre Daten selbst einsehen und bearbeiten.
Die in der Map und Guide-Liste aufgeführten Systeme zu HR haben sich teilweise auf Bereiche spezialisiert. Nicht immer können alle Lösungen alle Aufgabenbereiche der Personalbeschaffung und Personalverwaltung abdecken.
PIM / PDM / PLM
Produktinformationsmanagement-Lösungen (PIM-Lösungen) dienen zur Sammlung und Verwaltung von Produktinformationen an einem zentralen Ort sowie insbesondere zur Bereitstellung dieser Informationen in verschiedenen Ausgabeformaten (bspw. Kataloge, Datenblätter, Webseiten). Durch die zentrale Plattform werden die Daten immer aktuell gehalten, Änderungen und Ergänzungen werden zentral gepflegt. Die Informationen werden genutzt, um Produktinformationen so aufzubereiten, dass sie von Vertrieb und Marketing zielgerichtet in den jeweiligen Kommunikationskanälen genutzt werden können.
Produktdatenmanagement (PDM) fokussiert sich auf relevante Produktionsdaten. Die Informationen zu einem Produkt und Produktvarianten werden von Systemen so verwaltet, dass berechtigte Mitarbeiter im Unternehmen auf sämtliche Daten des Produktlebenszyklus und dem Entstehungsprozess zugreifen können. Wichtige Informationen können so auch im Entwicklungsprozess genutzt werden.
Systeme für Product Lifecycle Management (PLM) unterstützen den Entwicklungsprozess von der ersten Idee bis zum finalen Produkt sowie die Prozesse rund um Veränderungen bestehender Produkte. Der PLM-Ansatz ist ganzheitlich und fokussiert alle Daten und Informationen des Produktentstehungsprozesses, beispielsweise nicht nur Funktionen und Bauteile, sondern auch die Kostenseite zu einem bestimmten Produkt. Dabei werden nicht nur die Phasen bis zur Einführung, sondern auch die danach (Einführung bis zur End-of-Life-Phase) vom System unterstützt.
Systeme im Bereich PIM / PDM / PLM fokussieren sich meistens auf einen der drei Ansätze, was sich auch in den näheren Angaben zu Funktionen der hier gelisteten Lösungen widerspiegelt.
Prozessmanagement & Process Mining
Beim Prozessmanagement werden Arbeitsabläufe definiert, dokumentiert, gesteuert sowie automatisiert, ausgewertet und idealerweise stetig weiterentwickelt und optimiert. Alle relevanten Prozesse im Unternehmen stehen dabei im Fokus der Betrachtung. Häufig verwendete Begriffe sind Business Process Management (BPM) oder Geschäftsprozessmodellierung (GPM) (für das entsprechende Teilsegment).
Die meisten (BPM-, GPM-)Lösungen bieten Funktionen zur Prozessmodellierung und Auswertung von Prozessen an. Hier werden die wesentlichen Schritte / Aufgaben, Entscheidungen, Ausführende und weitere Eigenschaften hinterlegt, um Abläufe zu dokumentieren und zu analysieren. Um Prozesse systemseitig ausführen zu können sind Workflow-Funktionen integriert, mit denen (Teil-)Aufgaben automatisiert werden. Zur Unterstützung von einfachen Prozessen mit stetig wiederkehrenden Aufgaben bietet sich der Einsatz von RPA-Lösungen (Robotic Process Automation) an.
Lösungen für Process Mining unterstützen die intelligente Analyse der Prozesse (auch über verschiedene Systemgrenzen hinweg). Unternehmensprozesse werden dabei vom System realitätsgetreu rekonstruiert, um Erkenntnisse mit Hilfe von speziellen Analysewerkzeuge aus den Ergebnissen zu ziehen (bspw. problemhafte Prozessvarianten, mögliche Engpässe, Showstopper), wichtige Zusammenhänge zu erkennen, nach Ursachen zu forschen und die Prozesse mit Hilfe der gewonnen Informationen optimal auszurichten. Teilweise werden auch Simulationskomponenten zur Bewertung von Veränderungen / Alternativen angeboten.
Process Mining Lösungen (bzw. Partnerlösungen) sind in der Map in einem gesonderten Bereich aufgeführt. Einige kleine, eigenständige Spezial-Anbieter konnten in der Vergangenheit am Markt weltweit schnell wachsen. Andere gehen mittlerweile sehr enge Partnerschaften mit großen internationalen Softwarekonzernen ein und sind in deren Lösungsportfolio voll integriert.
Projektmanagement
Lösungen für Projektmanagement unterstützen rund um die Planung und Steuerung bis hin zum Abschluss von Projekten. In der Regel helfen solche Tools den Mitarbeitern auch bei der Chancen- und Risiken-Einschätzung, der Ressourcen-, Termin- und Kostenplanung zu Projekten durch unterschiedliche integrierte Analysen. Oft ist auch die Nachvollziehbarkeit (Tracking) des Bearbeitungsstand Bestandteil der Funktionalität.
Durch die Integration einer solchen Lösung in das Gesamtkonzept Digital Workplace ist es möglich, interne und externe Projekte noch besser einzuplanen und zu steuern. Alle Informationen, die über das Informationsportal des Digital Workplace zentral bereitgestellt werden, können auch in die Planung und Bewertung von Projekten einfließen.
Analytics
Um die richtigen Informationen zur richtigen Zeit im gewünschten Format und Form (bspw. bestimmte Auswertungen, grafische Darstellungen) in Zugriff zu haben, kommen Analytics-Lösungen zum Einsatz.
Durch Data Analytics können Informationen aufbereitet, transformiert und aggregiert werden. Entsprechende Auswertungen können als Reportings für einen bestimmten Zweck oder für einen bestimmten Empfängerkreis aufbereitet und verteilt werden. In speziell zusammengestellten Dashboards können Mitarbeiter eigene Analysen durchführen (Self Service Analytics) und mit bestehenden Auswertungen (bspw. Vertiefungen) weiterarbeiten. Verschiedene Analysemethoden ermöglichen einen Einblick in das, was aktuell im Unternehmen passiert.
Wertvolle Informationen werden so zur Unterstützung von Entscheidungen gewonnen. Mit Advanced-Analytics-Funktionen erhalten Mitarbeiter Prognosen und Aussagen zu Mustern zukünftiger Ereignisse. Strategische Entscheidungen die Zukunft betreffend werden so unterstützt.
Collaboration
Der Digital Workplace im Unternehmen sollte eine zentrale digitale Arbeitsumgebung sein. Alle benötigten Informationen und Funktionen werden Mitarbeiter idealerweise zur Unterstützung ihrer Arbeit kontextbezogen zur Verfügung gestellt. Digitale Arbeitsplätze und ortsunabhängiges Arbeiten werden durch die Zusammenführung relevanter Inhalte und direkte Bearbeitungsmöglichkeiten unterstützt.
Software für Collaboration leistet zum Gesamtkonzept Digital Workplace einen Beitrag für eine bessere digitale Zusammenarbeit in Unternehmen. Interne und oft auch externe Kommunikation wird dabei über entsprechende digitale Arbeitsräume unterstützt. Funktionen wie bspw. Chats, Messaging, Telefonie und Video–Chat bzw. Online-Meetings werden direkt über die Lösung ermöglicht. Ergänzend sind häufig noch Funktionen zum Aufgaben- und Terminmanagement von Usern und Usergruppen integriert.
E-Learning
E-Learning bezeichnet die Aufbereitung, Verwaltung, Bereitstellung und Auswertung von digitalen Lerninhalten. Dies kann bspw. über Web-Browser oder Apps erfolgen, als Selbststudium oder als interaktives Training mit einem Lehrer und anderen Lernenden. Es gibt viele verschiedene Formen von E-Learning. Teilweise werden einfach digitale Inhalte wie Dokumente und Videos bereitgestellt, andere Lösungen bieten zudem definierte Lernpfade, Tests und die Möglichkeit des Austausches mit anderen Kursteilnehmern.
Beim Blended Learning werden Vorteile von Präsenzveranstaltungen (direkte Ansprache, Möglichkeit des Ausprobierens neuer Erkenntnisse und Fähigkeiten) mit „klassischem“ E-Learning (Bereitstellung Unterlagen, Selbststudium) kombiniert. So ist es nicht selten möglich sich direkt mit einem Trainer und / oder den Kurs-Teilnehmern über das Tool auszutauschen. Chat und auch Video-Funktionen werden hierfür bereitgestellt. Der Lernfortschritt kann durch Fragebögen, Prüfungen am Ende eines Moduls oder aber auch durch Analysen der Teilnahme an den Online-Inhalten nachverfolgt werden. Häufig werden auch Zertifikate beim Abschluss eines Kurses über das System erstellt. Selbstlernen kann mit einer solchen Lösung genauso abgebildet werden wie interaktive Online-Kurse. Kombinationen von beiden sind nicht selten.
E-Learning wird mit steigender Umsetzung der Digitalisierung in Unternehmen immer beliebter und wichtiger. Dabei werden die Lerninhalte zum einen mit spezifischen Aufgaben und Systemen kombiniert (bspw. Vermittlung, wie man bestimmte Aufgaben mit einer speziellen Software löst), zum anderen werden auch übergreifende Prozesse und Verhaltensweisen vermittelt.
Häufig wird der Onboarding-Prozess unternehmensweit unterstützt, entsprechende Inhalte und richtige Ansprechpartner neuen Mitarbeitern der jeweiligen Abteilungen bereitgestellt. Nicht selten nutzen Marketing, Vertrieb und Service die E-Learning-Lösung auch für ihre interne und externe Schulungen. Erworbene Zertifikate können direkt in den Personalakten hinterlegt werden, durch wegfallende Nachfassaufgaben zu neu gewonnen Qualifikationen wird die Personalabteilung entlastet.
Security
Security-Lösungen sollen idealerweise übergreifend alle Prozesse, Systeme und Geräte absichern. Dies umfasst bspw. Netzwerkmanagement, Firewalls und Unified Endpoint Management (Verwaltung der Endgeräte und der darauf installierten Software). Auch zentrale Steuerungskonzepte für das Nutzer- und Rechtemanagement (bspw. zentrale Verzeichnisdienste) sind hier anzusiedeln. Zur übergreifenden Überwachung, Analyse und Verteidigung der Systeme können Spezialanwendungen wie SIEM-Systeme (Security Information and Event Management) genutzt werden, welche unerlaubte oder ungewöhnliche Aktivitäten erkennen und Gegenmaßnahmen einleiten können.
Schon bei der Formulierung der Vision des Digital Workplace müssen die Aspekte der Absicherung der Informationen und Prozesse berücksichtigt werden. Auf der organisatorischen Ebene sind Themen wie Risk Management, Compliance ebenso wie Change-Management und Schulungen wesentliche Aspekte bei der Konzeption und Umsetzung der Sicherungsaspekte.
Übergreifende Anwendungen
Der Digital Workplace wird und kann nicht mit einer einzigen Softwarekategorie umgesetzt werden. Verschiedene Lösungen müssen sinnvoll miteinander verbunden und digitale Inhalte gegebenenfalls an einem zentralen Ort einheitlich zur Verfügung gestellt werden. Unternehmensvorgaben und geltende gesetzliche Bestimmungen sind dabei immer zu beachten.
Content Management & Web Content Management
Content-Management-Systeme (CMS) bzw. Web-Content-Management-Systeme (WCMS) unterstützten bei der Erstellung und Bearbeitung, Verwaltung und Verwendung von Inhalten (bspw. Textbausteine, Bilder) auf Webseiten, Formularen und anderen Text- oder Multimediaformaten. Die Systeme unterstützen die Trennung von Inhalt und Format (bspw. Aufbereitung für verschiedene Ausgabekanäle) und bieten Funktionen, um die Darstellung dynamisch zu steuern (bspw. responsive Design für verschiedene Bildschirmarten / Endgeräte). Von Vorteil sind weitere Funktionen wie beispielsweise Fristen zur systemgestützten Überwachung der Veröffentlichung von Content-Bausteinen oder Module zur Verwaltung von Bildern.
Governance, Risk & Compliance
Governance-, Risk- und Compliance-Lösungen (GRC-Lösungen) unterstützen übergreifend bei der Dokumentation, Überwachung und nachweislichen Einhaltung interner und externer Vorgaben. Organisatorische Richtlinien, vertragliche Regelungen, Gesetze und Verordnungen werden hierbei durch die Lösung verwaltet und deren Anwendung bzw. Einhaltung unterstützt. Häufig bieten diese Lösungen auch Funktionen für Risikomanagement, Datenschutz und Datensicherheit.
Portallösungen, Middleware, ESB
Um alle Daten und Prozesse sinnvoll miteinander im Rahmen des Digital Workplace miteinander zu verknüpfen, kommen nicht selten übergreifende Austausch- / Informations-Plattformen zum Einsatz. Diese fungieren als eine Art Informationsdrehscheibe, um so gezielt den Datenaustausch zu steuern und zu überwachen. Funktionen zur Erfassung, Aufbereitung, Verknüpfung, Analyse und Bereitstellung von Daten werden hierüber gebündelt. Entsprechende Lösungen werden als Middleware oder Enterprise Service Bus (ESB) bezeichnet. Sie werden meist im Hintergrund betrieben und versorgen andere Systeme, mit denen die Anwender direkt arbeiten, mit den entsprechenden Daten.
Teilbereiche der Funktionalität zur Sammlung, Aufbereitung und Bereitstellung von Daten werden oft durch Analytics-Systeme (Datenaustausch, zentrale Datenbereitstellung) oder BPM-Systeme als übergreifende Prozesssteuerung bzw. Prozessmiddleware abgedeckt. Die Daten, Funktionen und Workflows der zu beteiligenden Fachsysteme werden dazu über entsprechende Zugriffe oder Aufrufe eingebunden. Portale bieten in diesem Zusammenhang die Möglichkeit, Informationen und Applikationen bedarfsgerecht und flexibel miteinander zu verbinden und in einer Oberfläche zusammenzuführen. Über kleine Apps bis hin zu großen Softwareplattformen können entsprechende Inhalte und Funktionen miteinander verbunden werden.
Digitale Signatur
Elektronische Signaturen dienen dazu den Unterzeichner bzw. Signaturersteller des jeweils signierten Dokuments eindeutig mit den jeweiligen Informationen in Verbindung zu bringen sowie zu identifizieren. Soll dies auch wie eine händische Unterschrift auf einem Dokument rechtswirksam sein, muss garantiert sein, dass die Daten zudem nachträglich unveränderbar sind. Dies wird in der Regel über digitale Signaturen in Verbindung mit digitalen Zertifikaten einer Public-Key-Infrastruktur (PKI) eines entsprechenden Zertifizierungsdienstes realisiert. Der Schlüssel der Signatur zusammen mit dem Prüfschlüssel ergeben den Signaturschlüssel. Die Richtigkeit und Unverfälschtheit der elektronischen Informationen kann so nach geltenden gesetzlichen Regelungen in DACH geprüft und garantiert werden.
Die Einbindung von digitalen Signaturdiensten erleichtern das mobile bzw. ortsunabhängige Arbeiten. Unterzeichnungsberechtigte Mitarbeiter können von überall Ihre Unterschriften digital leisten und müssen nicht mehr zwingend im Büro vor Ort sein, um rechtgültige händische Unterschriften auf Papier zu leisten. Das (lange) Warten auf Unterschriften und stockende Prozesse werden stark reduziert. Digitale-Signatur-Lösungen in den Digital Workplace des Unternehmens einzubinden, bringt somit vor allem klare zeitliche Vorteile.
Erfahren Sie mehr über die Anforderungen an die Sicherheit im Digital Workplace und warum eine Firewall hierbei nicht genügt.
„Irgendwas stimmt hier nicht“ – wenn dieser Satz fällt, ist es meistens schon zu spät. Die Systeme reagieren nicht mehr, Daten sind weg und die Prozesse sind gestört. Angriffe auf Passwörter, Geräte und ganze Netzwerke nehmen immer mehr zu und sie werden vielfältiger. Durch die Digitalisierung und starke Vernetzung sind Unternehmen immer stärker gefährdet.
Schnelle Digitalisierungsprojekte hatten Erreichbarkeit im Fokus – nicht Sicherheit
“Richtige Daten sind Gold wert“ – das lockt leider auch verschiedene Gefahren an. Nicht nur die datenhaltenden Systeme, auch die entsprechenden Prozesse müssen abgesichert werden.
Teilweise sehr schnell durchgeführte Projekte vor dem Hintergrund von Homeoffice-Zwängen durch Covid-19 haben Probleme verstärkt, die bereits durch technische Trends wie immer mehr Endgeräte (Smartphones, Tablets – aber auch intelligente Geräte des „Internet of Things“ IoT) und den Aufbau von Gesamtsystemen durch immer mehr vernetzte Services deutlich wurden.
„Richtige Daten sind Gold wert“
Klassische Ansätze der Absicherung von zentralen Unternehmensnetzen greifen zu kurz, da sich wesentliche Quellen, Ziele, Werkzeuge und Nutzer außerhalb der eigenen Firmengebäude befinden. Immer mehr Kommunikationswege mit Möglichkeiten zum Datenaustausch (bspw. Cloud-basierte Austauschverzeichnisse, Collaboration-Dienste) erhöhen die Risiken ungewollter Informationsweitergabe oder -manipulation.
Die Schäden sind nicht „ärgerlich“ – sie gefährden den Betrieb des Unternehmens
Unternehmen und ihre Daten und Prozesse sind auf sehr unterschiedlichen Ebenen mit einer Vielzahl von Angriffen konfrontiert. Viren, Würmer und Trojaner können Daten kopieren, verändern oder bspw. durch Verschlüsselung gegen die Nutzung durch die eigenen Mitarbeiter sperren.
Netzwerkangriffe blockieren die Erreichbarkeit der Online-Angebote. Und auch die Anwender selbst teilen oft ungewollt und unbewusst wertvolles Wissen über zu viele Wege mit zu vielen Beteiligten. Die Konsequenzen sind oft drastisch:
Verlust von Informationen (Löschen oder Sperren für den Zugriff): Anwender und Systeme können nicht weiterarbeiten, Geschäftsprozesse (inkl. Lieferungen und Abrechnungen) können nicht durchgeführt werden
Manipulation von Informationen: Durch verfälschte Daten werden fehlerhafte Ergebnisse produziert, was operative Prozesse ebenso wie taktische und strategische Entscheidungen verändert. Oft wird durch die Manipulation ein weiterer Angriff eingeleitet (bspw. durch die Weiterleitung auf Fake-Seiten mit weiterer Schadsoftware).
Datenabfluss an unberechtigte Personen: Neben der Verletzung des Datenschutzes und dem Imageschaden können auch direkte Schäden bspw. durch Identitätsdiebstahl und die unberechtigte Nutzung von Kontodaten etc. entstehen.
Alle diese Gefahren haben sowohl einen direkten Einfluss auf die aktuellen operativen Prozesse als auch indirekt auf die zukünftigen Geschäftsbeziehungen zu Kunden und Partnern. Des Weiteren sind negative Effekte auf die Mitarbeiter durch Verunsicherung und geringere Produktivität zu beachten.
Security als wesentlicher Bestandteil des Digital Workplace
Im Modell des Digital Workplace ist Security ein eigener Block, welcher die verschiedenen Maßnahmen umfasst zum Schutz der Ablage und Verwaltung der Inhalte, der Absicherung der Nutzung und der gezielten Identifikation und Berechtigung der Anwender und Systeme zur Steuerung von Zugriff und Kommunikation.
Anforderungen an die Sicherheit im Digital Workplace
Sicherheit hat aber auch eine klare organisatorische Komponente. Die Zusammenführung von Informationen in Prozessen und Dashboards muss gezielt geplant und gesteuert werden. Diese Verhältnismäßigkeit durch den klaren Anwendungskontext unterstützt nicht nur die Sicherheit, sie erleichtert auch den Zugriff auf die wirklich für Nutzer relevante Inhalte.
Für Einführung und Betrieb muss durch Change-Management und Schulungsmaßnahmen nicht nur die Handhabung der Werkzeuge vermittelt werden, sondern auch ein Bewusstsein für den gezielten, sicheren und verantwortungsvollen Umgang mit Informationen.
Digitale Informationen und Prozesse sind Rückgrat und wesentliche Arbeitsmittel in der modernen Arbeitswelt.
Damit muss Security auch bei der Formulierung der Vision des Digitalen Workplace berücksichtigt werden, da so wesentliche Stellschrauben und Rahmenbedingungen vorgegeben werden. Digitale Informationen und Prozesse sind Rückgrat und wesentliche Arbeitsmittel in der modernen Arbeitswelt. Daher müssen sie auch umfassend geschützt werden.
Secure Workplace in der Digital Workplace Experience
Im Rahmen unserer Webinar-Reihe „Digital Workplace Experience“ haben wir im Segment „Secure Workplace“ gemeinsam mit einem ausgewiesenen Experten wesentliche Eckpunkte beleuchtet. Erfahren Sie in diesem Webinar,
was Security im Digital Workplace bedeutet
welche Gefahren es gibt und wie man sich dagegen schützen kann
wie ein übergreifender Secure Workplace aufgebaut werden kann
Impulse und Tipps zum Thema Secure Workplace gibt Dirk Eisenberg, Vice President Research & Development von Matrix42
Prozesse sind ein wesentlicher Bestandteil – und Erfolgsfaktor – des Digital Workplace. Sie bringen Informationen, Funktionen und Anwender zusammen. Prozesse schaffen den Kontext, um Inhalte gezielt zu erfassen, zu bearbeiten und damit zu nutzen. Auf dem Weg der Erarbeitung der Prozessergebnisse wird dabei zusätzliches Wissen generiert: wie gearbeitet wird. Vergleicht man das mit den Anforderungen, wie aus Sicht von Effektivität, Effizienz und nicht zuletzt Compliance gearbeitet werden solle, erkennt man nicht selten Herausforderungen in den operativen Abläufen.
Process Mining schafft Transparenz – und Handlungsoptionen
Unternehmen sind geprägt von komplexen IT- und Informationslandschaften. Prozesse finden oft nicht in einer abgeschlossenen Umgebung statt, sondern über Abteilungs- und insbesondere Systemgrenzen hinweg.
Damit greifen klassische Workflow-Monitoring-Ansätze, Regeln und Eskalationen hier nicht, da sie auf einzelne Systeme ausgerichtet sind. Mit diesen Mitteln kann man zwar lokale Ineffizienzen und Compliance-Risiken identifizieren, aber gerade die großen, übergreifenden Herausforderungen insbesondere bei Systemwechseln und Kommunikationsbeziehungen bleiben verborgen.
Hier setzt Process Mining an, indem übergreifende Analysen ermöglicht werden. Reale Prozessdurchläufe können erkannt und visualisiert werden. Auf dieser Basis können Ausreißer identifiziert werden, bspw. lange Verzögerungen, unerwartete zusätzliche Schritte oder wiederholte Durchläufe. Verschiedene Aggregationsstufen bieten sowohl die Detailsicht auf einzelne Prozesse als auch Vergleichswerte.
Zudem bieten verschiedene Systeme auch Unterstützung bei der Problemidentifikation und Lösungsentwicklung. Die Erkennung von Mustern und Ausreißern kann systemgestützt erfolgen. Typische Fragen sind hier: Wo sind nicht alle Fälle abgedeckt / wo bieten die aktuellen Werkzeuge und Prozesse nicht die erforderliche Unterstützung? Wo muss ggf. nochmals geschult werden? Wo muss Bewusstsein geschaffen werden?
Anschließend können mögliche Gegenmaßnahmen simuliert werden, bspw. zusätzliche Ressourcen oder eine Erhöhung der Datenqualität. Die daraus abgeleiteten Handlungsempfehlungen können im Folgenden wieder laufend kontrolliert und gezielte Verbesserungen angestoßen werden.
Process Mining als Teil der Strategie für Prozessmanagement und den Digital Workplace
Durch die Werkzeuge und Analysen unterstützt Next Generation Process Mining die Umsetzung und Ausgestaltung des Digital Workplace auf verschiedenen Ebenen
Das Aufdecken von möglichen Verstößen gegen interne und externe Richtlinien unterstützt die Einhaltung von Compliance und die Umsetzung von Risk Management.
Das erzeugte Wissen über reale Abläufe ermöglicht es, Handlungsbedarfe und möglichen Alternativen aufzuzeigen. Damit erfolgt eine direkte Unterstützung des Projektmanagements und des Change-Managements.
Die übergreifende Analyse von Prozessen hilft der Ausgestaltung der Werkzeuge, Informationen und Kommunikationsmittel für die Umsetzung des Digital Workplace: Was brauchen die Anwender, um ihre Aufgaben bestmöglich erfüllen zu können? Wo müssen Risiken vermieden oder zumindest reduziert werden? Wo besteht zusätzlicher Schulungsbedarf? Wo können zusätzliche Automatismen helfen bei Steuerung und Monitoring?
Die umfassende Betrachtung schafft detailliertes Wissen über die Möglichkeiten und Rahmenbedingungen der Prozessbearbeitung, aber insbesondere auch die Herausforderungen in der täglichen Umsetzung. Dies kann genutzt werden, um die Vision zu gestalten und nachzuschärfen.
Prozessmanagement und Next Generation Process Mining in der Digital Workplace Experience
Wie man Prozesse im Digital Workplace nutzt und welche Potenziale Next Generation Process Mining hier bietet war auch Gegenstand der Folge unserer Webinar-Reihe Digital Workplace Experience. Hier können Sie sich das Webinar on demand ansehen.
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bringen Sie Ihr Unternehmen auf die nächste Stufe der Digitalisierung
Das Video „Digital Workplace Experience: Prozessmanagement mit Software AG“ erläutert die Vorteile der Prozessmanagementlösungen von Software AG. Es zeigt, wie diese Lösungen Unternehmen dabei helfen, Geschäftsprozesse zu optimieren, die Effizienz zu steigern und die Einhaltung von Compliance-Vorschriften zu gewährleisten. Besonders hervorgehoben werden die Integration in bestehende IT-Infrastrukturen und die Verbesserung der Zusammenarbeit innerhalb des Unternehmens.
Zum Arbeitsplatz der Zukunft gehört nicht nur das orts- und zeitunabhängige Arbeiten wie das Home Office. Vor allem müssen Informationen so bereitgestellt werden, dass man sie direkt effektiv und effizient nutzen kann. Funktionierendes Prozessmanagement führt Menschen, Daten, Dokumente, Aufgaben und erforderliche Werkzeuge zusammen.
Definition: Was versteht man unter Prozessmanagement?
Unter Prozessmanagement versteht man die Definition, Dokumentation, Steuerung und Automatisierung, Auswertung und schlussendlich die stetige Prüfung und Verbesserung von Arbeitsabläufen. Im Englischen ist es auch als Business Process Management (BPM) bekannt.
Wieso ist Prozessmanagement bedeutend für den digitalen Arbeitsplatz?
Die internen und externen Anforderungenan Geschäftsprozesse steigen stetig. Sie müssen immer schneller durchlaufen werden.
Auf der anderen Seite steigen nicht-digitale und digitale Prozesse in ihrer Komplexität. Die Zahl der Varianten pro Prozess wächst und die Abhängigkeiten zwischen verschiedenen Geschäftsprozessen nehmen zu. Ebenso steigen die Anforderungen an die Einhaltung von gesetzlichen, vertraglichen und organisatorischen Regelwerken (Compliance, Risk Management).
Zudem entwickeln sich immer mehr (abteilungs-) übergreifende Prozesse in Unternehmen, die alle ein kleines oder großes Rädchen in einem Unternehmensgetriebe sind.
Ein branchenübergreifendes Beispiel hierfür ist der Purchase-to-Pay-Prozess, der die Themen Bedarfsmeldung, Beschaffung, Lieferung, Lagerung und Rechnungsbegleichung umfasst.
Ziel: Effizienz und Effektivität durch Prozessmanagement
Das Ziel von Prozessmanagement ist es, relevante Geschäftsprozesse zu unterstützen und zu verbessern. Um effektives Arbeiten zu unterstützen, bieten Softwarehersteller unterschiedliche Werkzeuge an: Diese bieten Funktionen auf den verschiedenen Ebenen des Prozessmanagements.
Gute Prozesse unterstützen Sie auch dabei, Kunden und Partnern gerecht zu werden. Wie? Das erfahren Sie in der Research Note „Digital Workplace und Customer Experience“.
Unter dem Schlagwort Prozessmanagement werden verschiedene Anwendungsbereiche zusammengefasst:
Darstellung / Modellierung von Prozessen
die Ausführung von Abläufen
die Analyse von Abläufen
Zunächst werden in der ersten Stufe relevante Prozesse identifiziert und durch Modelle spezifiziert. Zudem werden direkt Effizienz- und Effektivitätsvorteile gesucht, welche durch Anpassungen der Abläufe realisiert werden können. Die Darstellung bzw. die Dokumentation sowie die Planung und Modellierung helfen, Wissen in Arbeitsabläufen zu sichern und eine kontinuierliche Verbesserung anzustoßen.
Weitere Analysefunktionen bieten die Möglichkeit, Prozesse nach Kennzahlen wie Durchlaufzeiten oder Kosten auszuwerten sowie Engpässe zu identifizieren. Das kann dabei helfen, neue Synergieeffekte zu entdecken und Prozesse effektiver zu gestalten.
Auch eine Kosten-Nutzen-Berechnung zu einzelnen Aktivitäten ist möglich. Somit bewerten Unternehmen ihre Prozesse aufgrund ihrer Profitabilität. Simulationskomponenten können Alternativen vergleichen.
Durch die Möglichkeiten der Dokumentation und Auswertung werden auch Nachweispflichten, z. B. Compliance oder das Risikomanagement unterstützt. So können auch Verstöße in diesen Bereichen schnell erkannt werden.
Zur Ausführung von Prozessen werden Workflow-Funktionen bereitgestellt. Die Systeme können Teilaufgaben automatisieren. Sind Eingaben eines menschlichen Fachanwenders erforderlich, so bieten die Werkzeuge entsprechende Masken an.
BPM-Systeme verfügen zudem über viele Möglichkeiten, Daten und Funktionen aus Drittsystemen aufzurufen oder Inhalte an diese zu übergeben. Monitoring-Komponenten helfen bei der Steuerung und Überwachung der Workflows (bspw. Fristenmanagement).
Doch ohne klare Ziele und die passenden organisatorischen Rahmenbedingungen sind entsprechende Initiativen zum Scheitern verurteilt.
Mit dem kostenfreien BARC Basic Prozessmanagement starten Sie erfolgreich in Ihr Projekt “Prozessmanagement”.
Das Management von Geschäftsprozessen ist eine wesentliche Unternehmensaufgabe. Das Wissen in Geschäftsprozessen muss erfasst, verwaltet, weiterentwickelt und vor allem genutzt werden können.
Dazu ist das Prozessmanagement in zwei Bereiche gegliedert: die (fachliche) Prozessmodellierung und die Prozessausführung in Form von Workflows.
Die Modellierung von Arbeitsabläufen
Die Modellierung von Geschäftsprozessen schafft die Grundlage, um die Ziele des Prozessmanagements zu erreichen. Durch die Dokumentation der Abläufe, Entscheidungen, beteiligten Personen und Ressourcen spezifizieren und sichern Unternehmen die Zusammenhänge.
Bekannte Anwendungsfälle sind Zertifizierungen, Qualitätsmanagement, Risikomanagement oder verschiedene betriebswirtschaftliche Verbesserungsmaßnahmen.
Im Rahmen einer Analyse können Leistungsparameter definiert und darauf aufbauend Zusammenhänge ausgewertet, verdichtet sowie für Entscheidungen genutzt werden. Die Simulation bietet Möglichkeiten, um mit einem geringen Aufwand Alternativen zu entwickeln und zu bewerten.
Workflow-Management
Workflows arbeiten Geschäftsprozesse mithilfe eines Systems ab. Der Anwender wird durch den Prozess geführt und die prozessrelevanten Angaben in entsprechenden Masken eingeholt. Klare Aufgabenzuordnungen, Stellvertreterkonzepte und Fristen mit Eskalationsmechanismen sichern die Bearbeitung ab.
Teilschritte können durch das System automatisiert werden. So bieten sich viele Möglichkeiten, mit geringem Aufwand Vorgänge zu bearbeiten.
Sind alle Informationen vorhanden und keine Entscheidungsfreiheit gegeben, führt das System die entsprechenden Schritte automatisch aus (bspw. Berechnung von Informationen, Generierung von Dokumenten).
Müssen Inhalte ergänzt oder durch einen Menschen beurteilt werden, generiert das System eine entsprechende Maske. Dort kann der Anwender die Eingaben vornehmen.
Workflows können auch auf vorhandene Informationen von Drittsystemen zugreifen, indem der Workflow auf Datenbanken, Schnittstellen etc. zurückgreift und (Zwischen-)Ergebnisse in die Fachsysteme zurückschreibt.
Damit stellen Prozessmanagement-Systeme eine Verbindung der Anwendungen und Teilabläufen zu übergreifenden Prozessen her. Die Steuerungslogik sowie ggf. ergänzende Aspekte sind im BPM-System abgebildet, vorhandene Fachlogik und die entsprechenden Daten werden aus den Fachsystemen eingebunden.
Zudem werden Modelle in der Entwicklung und Anpassung von Software verwendet. Anforderungen und Rahmenbedingungen werden aufgenommen, mit den Fachbereichen abgestimmt und entsprechend dem Einsatzzweck spezifiziert. Das Einsatzspektrum ist hier sehr breit: Modelle können von der reinen Definition von Prozessen als Vorgabe an die Umsetzung bis zur automatischen Generierung ablauffähiger Programme verwendet werden.
Eine besondere Rolle im Business Process Management nimmt das Process Mining ein, das die Abläufe anhand realer Daten auch systemübergreifend rekonstruiert. So können insbesondere Verzögerungen sowie Abweichungen von Vorgaben identifiziert werden.
Prozessmanagement Software & Tools
Die verschiedenen BPM-Einsatzszenarien haben unterschiedliche Marktsegmente hervorgebracht. Dabei liegt ein besonderer Fokus auf Prozessmodellierungswerkzeugen und Software mit Fokus auf Workflows.
Mein Kollege und Autor des BARC Basic Prozessmanagement, Dr. Martin Böhn, schreibt hierzu: “Allerdings verschwimmen die Grenzen immer stärker, da die Modellierer zumindest Teile der Inhalte zur Ausführung bringen möchten. Gleichzeitig werden die Modelle der Workflow-/BPM-Systeme ausgeprägter und anschaulicher. Sie könnten somit auch zur Dokumentation verwendet werden.
Bei der Unterstützung der Steuerung und Ausführung von Prozessen haben sich verschiedene Lösungen entwickelt. Neben stark strukturierten Workflows können auch Ad-hoc-Workflows direkt durch die Anwender bedarfsgerecht definiert werden.
Systeme für Robotic Process Automation (RPA) ermöglichen die Automatisierung von einfachen manuellen Tätigkeiten durch Assistenzprogramme. Case Management / Collaboration bezeichnet die flexible Zusammenarbeit auf Basis von gemeinsamen Akten und Aufgaben.
Ein wesentlicher Trend ist die Verbindung verschiedener Arbeitsweisen. Die Unterstützung von stark reglementierten und automatisierbaren Abläufen durch vorgegebene, regelbasierte Workflows wird verbunden mit einer flexibleren Art der Zusammenarbeit. Als Collaboration-Lösungen werden Systeme angeboten, welche schnell einfache Aufgabenketten definieren können und auch die einfache Hinzunahme von weiteren Personen zu Prozessen ermöglichen. Hier werden meist temporäre Rechte vergeben, um die gemeinsame Bearbeitung von Aufgaben zu unterstützen.
Neben den Spezialsystemen bieten viele weitere Systemkategorien zumindest eine grundlegende Prozessunterstützung an. Zumeist werden Workflows in der jeweiligen Fachwelt angeboten, bspw. buchhalterische Freigaben in ERP-Systemen (Enterprise Resource Planning) oder die Unterstützung eines Akquiseprozesses in einem CRM-System (Customer Relationship Management).
ECM-Systeme (Enterprise Content Management) ermöglichen übergreifende Prozesse und haben Vorteile, wenn insbesondere Dokumenten und Akten eingebunden werden sollen.”
Weiterbildung im Bereich Prozessmanagement
Sie möchten Ihr gewünschtes Ziel von effektiven und effizienten Prozessen erreichen?
Auf dem Softwaremarkt gibt es viele verschiedene Systemgattungen, welche bei der digitalen Umsetzung von Geschäftsprozessen unterstützen. Für (zukünftige) Anwender ist es häufig schwer zu bewerten, welche Systemgattung für welche Prozesse bzw. Problemstellungen besonders geeignet ist und welche nicht.
Besser, schneller und flexibler mit Informationen arbeiten können: Dies versprechen viele Systeme bzw. Hersteller. Gute Software soll ein wertvolles Werkzeug sein. In vielen Projekten sind die Systeme aber zusätzliche Hürden. Viele Auswahl- und Einführungsprojekte scheitern, weil die Anwender nicht die erhoffte Unterstützung erfahren, die Systeme nicht integriert sind und weil die organisatorische Verankerung fehlt. Klare Ziele und ein strukturiertes Vorgehen helfen, die Mitarbeiter einzubinden und aus unübersichtlichen Softwaremärkten die richtige Lösung zu finden. Gerade beim Thema Digital Workplace sind klare Strategien und strukturierte Vorgehensweisen wichtig.
Die Enttäuschung ist groß, wenn die mit viel Enthusiasmus und großen Visionen gestarteten Projekte ins Stocken geraten oder ganz eingestellt werden. Zumeist scheitert es nicht an der investierten Zeit. Viele Projekte laufen monatelang – manchmal jahrelang – und die jeweiligen Projektmanager tragen ordnerweise Informationen zusammen. Doch ohne Ziel und Struktur verlieren sich viele Projekte in den unklar definierten Einsatzszenarien und der unübersichtlichen Anbieterlandschaft. Oft werden am Ende entweder gar keine Systeme beschafft oder nur isolierte Einsatzszenarien umgesetzt. So entstehen Informationssilos und ein Flickenteppich an Systemen, was den Zugriff auf wichtige, aktuelle und vollständige Informationen weiter erschwert. Gerade mit Blick auf den Digital Workplace ist es nicht entscheidend, möglichst viele Informationen zu erhalten und abzulegen, sondern diese in einen inhaltlichen, entscheidungsbezogenen Kontext zu bringen.
Klare Ziele: Vision und konkrete Einsatzbereiche
Grundlage für jedes Projekt zur Auswahl und Implementierung eines IT-Systems muss eine klar formulierte und realistische Zielsetzung sein. Die Projektbeteiligten und Verantwortlichen müssen erreichbare Ziele setzen und die notwendigen Ressourcen bereitstellen. Nur durch eine Aufnahme der Gegebenheiten und Rahmenbedingungen und der darauf basierenden Erarbeitung eines Projektplans kann sichergestellt werden, dass dem gesamten Projektteam bewusst ist, was erreicht werden soll und welche notwendigen Aufgaben dafür definiert werden müssen.
Diese Vision muss auf konkrete Einsatzbereiche heruntergebrochen werden, aus denen ein Projektplan mit entsprechenden Meilensteinen abgeleitet werden kann. Die Anwendungsbereiche unterscheiden sich je nach Anwendergruppe und Softwaresegment: bspw. Vertragsmanagement im Enterprise Content Management (ECM), Posteingangsbearbeitung im Input Management (IM), bessere Bestandskundenbetreuung im Customer Relationship Management (CRM), besseres Asset Management im Enterprise Resource Planning (ERP). Gemeinsam ist die Konkretisierung der fachlichen Ziele (Was soll erreicht werden?) und Rahmenbedingungen (bspw. Ressourcen, andere Systeme, vertragliche Rahmenbedingungen). Bei der Ausgestaltung ist darauf zu achten, dass konkrete Pilotprojekte definiert sind, aber auch mögliche Ausbaustufen berücksichtigt werden. Klare Ziele und Einsatzszenarien helfen das Leistungsportfolio der Anbieter vergleichen zu können und den „roten Faden“ hin zur geeigneten Lösung nicht zu verlieren.
Auswahl des Projektteams
Bei der Zusammensetzung des Teams sollten die verschiedenen Anspruchsgruppen mit einbezogen werden. Repräsentative Vertreter aus Fachbereichen und IT mit dem entsprechenden Wissen über Aufgaben, Arbeitsweisen, Infrastruktur und Befindlichkeiten der Anwender ermöglichen die genaue Erarbeitung der Anforderungen. Durch die Einbindung der Rechtsabteilung und des Qualitätsmanagements werden übergeordnete Ziele und Rahmenbedingungen berücksichtigt. Das Hinzuziehen eines Beraters kann die Anforderungsanalyse beschleunigen, ergänzen und qualitativ absichern. Hier ist allerdings auf Neutralität des Dienstleisters zu achten, damit auch wirklich die beste Lösung für das Unternehmen gesucht wird.
Aufnahme der Einsatzbereiche und Anforderungen
Ausgehend von klar definierten Einsatzszenarien können die einzelnen Aufgabenstellungen und Prozesse analysiert und die entsprechenden Kriterien für die Unterstützung durch ein System abgeleitet werden. Durch Analyse bestehender Unterlagen oder Befragungen der Mitarbeiter können genutzte Best Practices, vorhandene Probleme und bereits identifizierte Wünsche und Verbesserungsideen berücksichtigt werden. Über erste Marktrecherchen oder unabhängige Beratung ist es möglich, neue Anregungen zu erhalten und diese ebenfalls in die Anforderungen einfließen zu lassen. Das Lastenheft wächst im Zuge des Projekts und wird sukzessive mit Hilfe der gewonnen Informationen verfeinert.
Bei der Prozessanalyse muss man sich von bisherigen Arbeitsweisen lösen. Nicht die einzelnen heutigen Tätigkeiten, sondern der Hintergrund der Aufgabe muss betrachtet werden. Daraus können neue Möglichkeiten der Vorgangsbearbeitung unter Nutzung der Funktionen der (neuen) Software erarbeitet werden. Es gilt, die Potenziale zur Vereinfachung und Automatisierung zu erkennen. Auch sollte von einzelnen Mitarbeitern durch Rollenkonzepte abstrahiert werden, welche die Anforderungen bestimmter Aufgabenbereiche bündeln.
Zudem ist ein übergreifendes Architekturkonzept wichtig, welches das Zusammenspiel der verschiedenen Fachsysteme definiert. Damit wird die Verbindung der unterschiedlichen Anwendungen nicht nur technisch, sondern auch organisatorisch geregelt: Welches System hat über welche Daten und Funktionen die Hoheit? Welche Aufgaben werden mit welchen Systemen bearbeitet? Wann werden welche Informationen übertragen? Wie können sich Prozesse anstoßen? – Das sind einige der relevanten Fragen in diesem Zusammenhang.
Als Ergebnis der Phase erhält man ein Lastenheft, welches das Projektziel beschreibt, die Anforderungen in einem strukturierten Kriterienkatalog festschreibt und zukünftige Arbeitsweisen durch Soll-Prozesse definiert.
Abbildung 1: Verankerung des Projekts
Schritt für Schritt zur richtigen Lösung: mehrstufige Evaluation
Einfach mal ein paar Anbieter einladen und auf dieser Basis entscheiden – das ist ein Glücksspiel. Die Softwareauswahl sollte mehrstufig erfolgen, um dabei gezielt das am besten geeignete System (und Team) zu identifizieren. Als erste Stufe wird eine Markteingrenzung auf das jeweilige Softwaresegment empfohlen (Longlist). Anhand definierter K.-o.-Kriterien kann der Markt dabei in der Regel auf vier bis zehn Systeme eingegrenzt werden.
Die weitere Bewertung kann als klassische Ausschreibung mit schriftlicher Stellungnahme zu entsprechenden Unterlagen erfolgen. Hierzu werden meist ein Ausschnitt des Lastenhefts und eine Kostenschätzung verwendet. Die Anbieter erhalten so die Möglichkeit, zu den ausgewählten funktionalen und technischen Kriterien, ihrem Leistungsangebot und Konditionen Stellung zu nehmen. Ergänzend können bereits hier erste (einfache) Präsentationen der Systeme durchgeführt werden. Auf dieser Basis erfolgt eine weitere Bewertung und Eingrenzung. Die verbliebenen Anbieter (Shortlist) sind grundsätzlich alle geeignet, das Projekt gemäß der Anforderungen an die Lösung zu leisten.
In der anschließenden Detailevaluation wird die am besten geeignete Lösung identifiziert. Neben einer Stellungnahme zum gesamten Lastenheft werden auch Referenzprojekte sowie genaue Kosten- und Zeitschätzungen hinsichtlich der Umsetzung erforderlich. Zudem muss die Software möglichst nah an den späteren Anwendungsszenarien beurteilt werden. Hier empfiehlt sich eine strukturierte Systempräsentation anhand eines Leitfadens (Prozess-Drehbuch), welche unterschiedliche Einsatzmöglichkeiten im späteren Betrieb verdeutlicht. Hierbei werden sowohl die Handhabung und Leistungsfähigkeit des Systems als auch die Arbeitsweise des Anbieters (Hersteller und Projektpartner) bewertet. Zusätzlich kann eine Teststellung als Proof-of-Concept durchgeführt werden, um bspw. die Übernahme von Daten aus bestehenden Systemen oder bestimmte Aspekte des Einrichtungsaufwands zu prüfen.
Abbildung 2: Mehrstufige Systemevaluation
Entscheidung und Vertragsabschluss
Auf Basis der nun vorliegenden Informationen ist in einem letzten Schritt des Evaluationsprozesses eine klare Entscheidungsvorlage zu erzeugen. Die Verantwortlichen in der Geschäftsleitung müssen Vorgehen und Ergebnisse nachvollziehen können und klare Gründe für eine Entscheidungsempfehlung erkennen. Mögliche Alternativen sind klar zu benennen und dabei die Hintergründe für Preisunterschiede oder eine unterschiedliche Abdeckung verschiedener Einsatzbereiche zu erklären. So kann verhindert werden, dass „Äpfel mit Birnen“ verglichen werden.
Es ist wichtig, alle Verhandlungsergebnisse und Entscheidungen schriftlich zu fixieren, damit bei allen Beteiligten Klarheit über Vertragsinhalte und Konditionen herrscht. Als mitgeltende Unterlagen sollten die Informationen aus dem Auswahlverfahren aufgenommen werden. So stehen verbindliche Informationen zu Kosten, Terminen und der Abdeckung der Anforderungen aus dem Lastenheft zur Verfügung. Es ist zu beachten, dass auch die internen Ressourcen für die Umsetzung bereitgestellt werden müssen.
Erfolgsfaktoren für die Umsetzung
Wesentlicher Erfolgsfaktor für die Projektumsetzung ist, dass die Systemeinführung von Schulungen und unterstützenden organisatorischen Maßnahmen begleitet wird. Mitarbeiter müssen lernen, wie sie die Software richtig einsetzen können. In den begleitenden Workshops sollten neben der technischen Bedienung auch die in der Software abgebildeten Strukturen und Prozesse vermittelt werden. Es empfiehlt sich daher, aufgabenbezogene Schulungen für die Mitarbeiter durchzuführen, sodass diese das vermittelte Wissen gleich in ihren Arbeitsabläufen anwenden können.
Gutes Change-Management ist ein weiterer wichtiger Faktor, um Mitarbeitern die Angst vor dem neuen System zu nehmen. Nur wer die Nutzer frühzeitig für die Änderungen in ihren alltäglichen Arbeitsprozessen begeistern kann, kann sich auch ihre aktive Mitarbeit sichern. Sie sollten bereits im Rahmen der Zieldefinition informiert werden und der Auswahlprozess sollte möglichst transparent gestaltet sein. Das Projektmarketing rund um die Einführung sollte neben einer Präsentation und den aufgabenbezogenen Schulungen auch ausreichende Möglichkeiten für Rückfragen umfassen.
Eine realistische Planung bei der Einführung ist zudem ein wesentlicher Erfolgsfaktor. Projektressourcen werden oft überfordert. Auch bei der Implementierung sollte eine mehrstufige Vorgehensweise gewählt werden. Nach einer Basisinstallation und der Umsetzung der Pilotprojekte werden funktionale Erweiterungen oder eine Ausweitung des Anwenderkreises in den Folgeprojekten durchgeführt. In den Pilotprojekten ist auf klare Lösungen mit einem schnell fühl- und messbaren Nutzen zu achten, um die Beteiligten von dem System zu überzeugen. Auch hier gilt „Think Big, start small“ – so können schnell nachweisbare Erfolge erzielt werden, die Geld-, Zeit- und Qualitätsvorteile bringen und die Mitarbeiterakzeptanz sichern.
Besonderheiten der Softwareauswahl im Digital Workplace
Der Weg zum Digital Workplace beginnt mit einer umfassenden Vision und Strategie, welche in einzelne Projekte heruntergebrochen werden. Daher gibt es oft Abhängigkeiten zwischen den einzelnen Systemen zu beachten. Die einzelnen Softwareauswahlprojekte müssen in ein übergreifendes Architekturkonzept eingebunden werden. Diese Informations- und Systemlandschaft wird sich sukzessive verfeinern, da die neuen Systeme zusätzliche Möglichkeiten bieten. Unternehmen sollten daher auch klare Zwischenlösungen planen.
Eine Besonderheit bei der Umsetzung des Digital Workplace ist, dass „Softwareauswahl“ die Beschaffung neuer Systeme bedeuten kann, aber nicht muss. Allgemein bezeichnet Softwareauswahl die Zuordnung von Werkzeugen zu Anwendungsfällen und Arbeitsweisen. Daher gibt es unterschiedliche Ausprägungen:
Andere Gestaltung von bestehenden Systemen oder gezielte Erweiterung der Nutzung bestehender Systeme, bspw. auch von bestimmten Funktionsmodulen (bspw. Workflow)
Erweiterung bestehender Systeme durch zusätzliche Module oder Partnerprodukte
Andere Art der Kombination und Vernetzung der Systeme (Informationen, Prozesse und Oberfläche)
Konsolidierung der Systeme – insbesondere, wenn sich historisch verschiedene Werkzeuge entwickelt haben, wenn die Fachbereiche unabhängig voneinander beschafft haben
Aber natürlich auch Auswahl neuer Software (zur Ablösung alter Systeme und / oder zur Abdeckung neuer Anwendungsfälle
Das grundsätzliche Vorgehen unterscheidet sich dabei kaum. Basis muss eine klare Zieldefinition sein, gefolgt von einer Anforderungsanalyse und Soll-Konzeption. Werden Systeme konsolidiert oder wird zunächst nach Lösungen in der vorhandenen Softwarelandschaft gesucht, wird lediglich die Phase „Markteingrenzung“ angepasst. Die schrittweise Evaluation der in Frage kommenden Systeme inkl. Abschätzung der Kosten, Projektlaufzeiten und Qualität der Konzepte ist wieder gut vergleichbar.
Abbildung 3: Ganzheitlicher Ansatz der Softwareunterstützung im Digital Workplace
Fazit: Softwareauswahl durchführen – aber richtig!
Die Umsetzung des Digital Workplace ist nicht trivial, da Technik, Funktionalität, Prozesse und Unternehmensphilosophie betroffen sind. Aber entsprechende ineinander greifende Systeme, Informationen und Prozesse sind auch absolut erforderlich in der modernen Geschäftswelt. Es nützt nichts, den Kopf in den Sand zu stecken und abzuwarten, da die Probleme mit verschiedenen Informationslagern (nach Abteilung, System: Papierablage, Dateiablage, Fachanwendung, E-Mail) und unzureichender Vorgangsunterstützung immer stärker werden und bei der Informationsrecherche und -weiterleitung enorm viel Arbeitszeit verschwendet wird.
Um zu einer wirklichen Verbesserung im Umgang mit den betrieblichen Informationen zu gelangen, müssen die Methoden zur Zieldefinition, Spezifikation der Anforderungen und Bewertung der Anbieter konsequent eingesetzt werden. Realismus und Mut zur Veränderung sind dabei zwei wesentliche Merkmale eines erfolgreichen Projekts. Ein gut strukturiertes und gut dokumentiertes Vorgehen bei der Softwareauswahl reduziert die möglichen Risiken der Auswahl und vereinfacht gleichzeitig das Ausschöpfen der Vorteile. Es ist kein leichtes Unterfangen, Software für den Digital Workplace auszuwählen. Aber es kann der Schritt in eine neue Welt der Nutzung von Information mit einfacheren, flexibleren und besseren Prozessen sein.
