Ein (digitaler) Aktendeckel bezeichnet eine Ansicht oder Maske, in welcher die wesentlichen Merkmale einer Akte (bspw. Aktennummer, Kundendaten, Projektdaten) abgebildet sind. Es können auch weiterführende Informationen (bspw. Bilder, Unterstrukturen) visualisiert werden oder Funktionen (bspw. Erzeugung neuer Dokumente und Aufgaben) abgebildet sein.
Als Akte wird eine Sammlung von (inhaltlich zusammengehörigen) Dokumenten bezeichnet. Sie dient der Verwaltung von Informationen zu bestimmten Personen, Objekten oder Vorfällen. Eine elektronische Akte selbst kann Eigenschaften haben (bspw. beschreibende Merkmale wie eine Projektnummer oder einen Kundennamen), verwalten und an die darin enthaltenen Dokumente übertragen.
Im zweiten Teil des Podcasts zur E-Rechnungspflicht liegt der Fokus auf den praktischen Auswirkungen der neuen Vorgaben für Unternehmen und den Möglichkeiten zur Umsetzung.
Änderungen in der Gesetzeslage.
Änderungen in der Gesetzeslage
- Neu: Kleinunternehmer sind von der E-Rechnungspflicht befreit, wenn der Umsatz im vorherigen Geschäftsjahr 25.000 EUR und im laufenden Jahr 100.000 EUR nicht überschreitet.
- Befreiung gilt nur für die Erstellung von Rechnungen; der Empfang von E-Rechnungen ist weiterhin verpflichtend.
- Beschluss erfolgte am 22.11. durch den Bundesrat.
Unterstützung durch Software
- ERP-Systeme, Buchhaltungs- und Finanzsoftware: Bestehende Systeme können durch Module erweitert werden, um E-Rechnungen zu erstellen oder zu empfangen.
- Spezialsysteme für E-Rechnungen: Ideal für die Erstellung von Ausgangsrechnungen, oft teilautomatisiert und häufig als SaaS-Lösungen verfügbar.
- Rechnungseingangssoftware: Adapter oder spezialisierte Module ermöglichen E-Rechnungen als zusätzlichen Eingangskanal.
- Wichtig: E-Rechnungen müssen im ursprünglichen Format revisionssicher archiviert werden. Systeme wie ERP oder spezialisierte ECM-Lösungen unterstützen dies.
Auswahl der richtigen Software
- Mittelständische und große Unternehmen: Oft vorhandene ERP- oder Finanzsysteme; Erweiterung oder Beschaffung kompatibler Lösungen ist notwendig.
- Kleine Unternehmen: Nutzen häufig einfache Finanzsoftware oder manuelle Prozesse; sollten Adapter oder spezialisierte E-Rechnungslösungen prüfen.
- Die Wahl hängt von den bestehenden Systemen, Prozessen und Anforderungen ab (manuell vs. hochautomatisiert).
Auswirkungen auf bestehende Prozesse
- Die E-Rechnung ersetzt den Analyseprozess (z. B. OCR-Scans für Papier- oder PDF-Rechnungen), da die Daten strukturiert vorliegen.
- Der Prüfprozess bleibt jedoch notwendig, da auch strukturierte Daten Fehler enthalten können (z. B. falsche Angaben).
Vorteile der E-Rechnung
- Effizienzsteigerung: Wegfall von manuellen Analyseprozessen und reduzierter Papierverbrauch.
- Automatisierung: Schnellere Verarbeitung und weniger Fehler.
- Trotz anfänglicher Umstellungskosten können Unternehmen langfristig von den neuen Standards profitieren.
Fazit und Ausblick
- Die E-Rechnung ist mehr als eine lästige Pflicht; sie bietet Potenzial für effizientere Abläufe.
- In der nächsten Folge wird diskutiert, wie Prüfprozesse weiter optimiert werden können und welche konkreten Vorteile die Digitalisierung für Unternehmen bringt.
Shownotes: Podcast Digital Workplace Untold – Teil II: Die E-Rechnungspflicht
Inhalt der Folge:
In dieser Episode tauchen wir tiefer in die Praxis der E-Rechnungspflicht ein! Gemeinsam mit unserem Senior-Analysten Michael Schiklang besprechen wir, was Unternehmen konkret erwartet, welche Systeme sie bei der Umsetzung unterstützen können und welche Vorteile E-Rechnungen langfristig bieten.
Highlights der Folge:
- Update zur Gesetzeslage:
Kleinunternehmer mit einem Vorjahresumsatz von bis zu 25.000 EUR (100.000 EUR im laufenden Jahr) sind von der E-Rechnungspflicht befreit (Empfang bleibt verpflichtend). - Softwarelösungen für die E-Rechnungspflicht:
- Erweiterungen für ERP-, Buchhaltungs- und Finanzsoftware.
- Spezialsysteme für Rechnungserstellung (häufig als SaaS-Lösungen).
- Adapter für die Rechnungseingangsbearbeitung.
- Archivierung: E-Rechnungen müssen revisionssicher im Originalformat aufbewahrt werden.
- Wie wähle ich die richtige Software?
- Große Unternehmen: Erweiterung vorhandener Systeme.
- Kleine Unternehmen: Einführung von einfachen, kompatiblen Lösungen.
- Automatisierung vs. Prüfung:
- Die E-Rechnung macht Analyseprozesse (z. B. OCR-Scans) überflüssig.
- Prüfprozesse bleiben relevant, da auch strukturierte Daten fehlerhaft sein können.
- Pflicht oder Chance?
- Langfristige Effizienzgewinne durch weniger Papierarbeit und automatisierte Prozesse.
Ausblick:
In der nächsten Folge widmen wir uns der Frage, wie die E-Rechnung Prüfprozesse verändert, welche Systeme die Digitalisierung weiter vorantreiben und wie Unternehmen von den neuen Standards profitieren können.
Jetzt reinhören und bestens auf die E-Rechnung vorbereitet sein!
Damoklesschwert E-Rechnung/spflicht
In aller Munde und doch noch schleierhaft - wir klären auf!
Wen betrifft es? Was genau wurde beschlossen? Was muss man umsetzen und beachten?
Das und noch vieles mehr in unserer neusten Podcastfolge mit Michael Schiklang:
Der Podcast zur E-Rechnungspflicht erläutert das Konzept und die gesetzlichen Anforderungen zur Einführung von E-Rechnungen in Deutschland und Europa.
Was ist eine E-Rechnung?
Eine E-Rechnung überträgt Rechnungsdaten digital in einem strukturierten Format, das von IT-Systemen verarbeitet werden kann, im Gegensatz zu unstrukturierten PDF- oder Papierrechnungen. Dies ermöglicht eine durchgehende digitale Bearbeitung von der Rechnungserstellung bis zur Zahlung.
Gesetzliche Grundlage und Fristen
Ab dem 01.01.2025 müssen in Deutschland alle B2B-Rechnungen grundsätzlich als E-Rechnungen gestellt und empfangen werden. Für Rechnungen in Papier- oder PDF-Form gelten Übergangsfristen:
- Bis Ende 2026: Papier- und PDF-Formate erlaubt (mit Zustimmung des Empfängers).
- Bis Ende 2027: Unternehmen mit einem Umsatz bis 800.000 EUR können weiterhin Papierrechnungen ausstellen.
- EDI-Formate bleiben auch nach 2027 erlaubt, solange sie den Grundanforderungen entsprechen.
Ausnahmen
Bestimmte Rechnungen sind von der Pflicht ausgenommen, darunter:
- Rechnungen unter 250 EUR Brutto,
- Fahrscheine,
- Rechnungen über steuerfreie Leistungen (gemäß § 4 Nr. 8-29 UStG).
Übermittlungswege und Formate
Es gibt keine vorgeschriebenen Übertragungswege. E-Mails bleiben erlaubt, ebenso wie Netzwerke wie Peppol, die eine sichere Übermittlung unterstützen. Wichtig ist, dass die Echtheit und Unversehrtheit der Rechnungen gewährleistet sind. Relevante Formate in Deutschland sind das XML-basierte XRechnung und das hybride ZUGFeRD (PDF mit XML).
Europäische Anforderungen
Einige europäische Länder (z. B. Italien 2019, Rumänien 2024) haben die E-Rechnungspflicht bereits eingeführt. Andere Länder, wie Spanien (ab 2025) und Frankreich (ab 2026), planen dies ebenfalls. Im Rahmen der EU-Modernisierung der Mehrwertsteuersysteme ("VAT in the Digital Age") müssen alle B2B-Transaktionen ab 2028-2030 innerhalb von zwei Arbeitstagen elektronisch gemeldet werden.
Ausblick
Die nächste Podcast-Folge wird beleuchten, wie E-Rechnungen Prüfprozesse verändern, welche Systeme zur Umsetzung der E-Rechnungspflicht unterstützen und ob E-Rechnungen Vorteile für beide Seiten bieten.