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Elena Hogenes

Akten­zei­chen

By A

Ein Akten­zei­chen ist eine ein­deu­ti­ge Kenn­zeich­nung einer Akte und dient der sys­te­ma­ti­schen Klas­si­fi­ka­ti­on und Ver­wal­tung der Inhal­te.

Akten­typ

By A

Ein Akten­typ bezeich­net eine inhalt­li­che Vari­an­te von Akten, bspw. Maschi­nen­ak­ten, Ver­trags­ak­ten, Kun­den­ak­ten oder Per­so­nal­ak­ten.

Akten­plan

By A

Der Akten­plan beinhal­tet die Rege­lun­gen zur sys­te­ma­ti­schen Ord­nung und Ver­wal­tung des gesam­ten Schrift­guts einer Orga­ni­sa­ti­on. Ziel sind die ein­deu­ti­ge, nach­voll­zieh­ba­re und über­grei­fen­de Ein­ord­nung von Infor­ma­tio­nen und damit die Unter­stüt­zung des Zugriffs.

Akten­de­ckel

By A

Ein (digi­ta­ler) Akten­de­ckel bezeich­net eine Ansicht oder Mas­ke, in wel­cher die wesent­li­chen Merk­ma­le einer Akte (bspw. Akten­num­mer, Kun­den­da­ten, Pro­jekt­da­ten) abge­bil­det sind. Es kön­nen auch wei­ter­füh­ren­de Infor­ma­tio­nen (bspw. Bil­der, Unter­struk­tu­ren) visua­li­siert wer­den oder Funk­tio­nen (bspw. Erzeu­gung neu­er Doku­men­te und Auf­ga­ben) abge­bil­det sein. 

Akte

By A

Als Akte wird eine Samm­lung von (inhalt­lich zusam­men­ge­hö­ri­gen) Doku­men­ten bezeich­net. Sie dient der Ver­wal­tung von Infor­ma­tio­nen zu bestimm­ten Per­so­nen, Objek­ten oder Vor­fäl­len. Eine elek­tro­ni­sche Akte selbst kann Eigen­schaf­ten haben (bspw. beschrei­ben­de Merk­ma­le wie eine Pro­jekt­num­mer oder einen Kun­den­na­men), ver­wal­ten und an die dar­in ent­hal­te­nen Doku­men­te über­tra­gen.

AD (Acti­ve Direc­to­ry)

By A

AD - Acti­ve Direc­to­ry - ist der Ver­zeich­nis­dienst von Micro­soft für die Nut­zer und damit die Grund­la­ge für die Benut­zer­ver­wal­tung und damit auch für das Berech­ti­gungs­kon­zept.

Abla­ge

By A

Als Abla­ge wird die Spei­che­rung von Datei­en in einem bestimm­ten Ver­zeich­nis eines IT-Sys­tems oder die Ein­ord­nung eines Papiers in eine Akten­struk­tur bezeich­net. 

E-Rech­nungs­pflicht & die pas­sen­de Software(auswahl)

By Podcast

Im zwei­ten Teil des Pod­casts zur E-Rech­nungs­pflicht liegt der Fokus auf den prak­ti­schen Aus­wir­kun­gen der neu­en Vor­ga­ben für Unter­neh­men und den Mög­lich­kei­ten zur Umset­zung.
Ände­run­gen in der Geset­zes­la­ge.

Ände­run­gen in der Geset­zes­la­ge

  • Neu: Klein­un­ter­neh­mer sind von der E-Rech­nungs­pflicht befreit, wenn der Umsatz im vor­he­ri­gen Geschäfts­jahr 25.000 EUR und im lau­fen­den Jahr 100.000 EUR nicht über­schrei­tet.
  • Befrei­ung gilt nur für die Erstel­lung von Rech­nun­gen; der Emp­fang von E-Rech­nun­gen ist wei­ter­hin ver­pflich­tend.
  • Beschluss erfolg­te am 22.11. durch den Bun­des­rat.

Unter­stüt­zung durch Soft­ware

  • ERP-Sys­te­me, Buch­hal­tungs- und Finanz­soft­ware: Bestehen­de Sys­te­me kön­nen durch Modu­le erwei­tert wer­den, um E-Rech­nun­gen zu erstel­len oder zu emp­fan­gen.
  • Spe­zi­al­sys­te­me für E-Rech­nun­gen: Ide­al für die Erstel­lung von Aus­gangs­rech­nun­gen, oft teil­au­to­ma­ti­siert und häu­fig als SaaS-Lösun­gen ver­füg­bar.
  • Rech­nungs­ein­gangs­soft­ware: Adap­ter oder spe­zia­li­sier­te Modu­le ermög­li­chen E-Rech­nun­gen als zusätz­li­chen Ein­gangs­ka­nal.
  • Wich­tig: E-Rech­nun­gen müs­sen im ursprüng­li­chen For­mat revi­si­ons­si­cher archi­viert wer­den. Sys­te­me wie ERP oder spe­zia­li­sier­te ECM-Lösun­gen unter­stüt­zen dies.

Aus­wahl der rich­ti­gen Soft­ware

  • Mit­tel­stän­di­sche und gro­ße Unter­neh­men: Oft vor­han­de­ne ERP- oder Finanz­sys­te­me; Erwei­te­rung oder Beschaf­fung kom­pa­ti­bler Lösun­gen ist not­wen­dig.
  • Klei­ne Unter­neh­men: Nut­zen häu­fig ein­fa­che Finanz­soft­ware oder manu­el­le Pro­zes­se; soll­ten Adap­ter oder spe­zia­li­sier­te E-Rech­nungs­lö­sun­gen prü­fen.
  • Die Wahl hängt von den bestehen­den Sys­te­men, Pro­zes­sen und Anfor­de­run­gen ab (manu­ell vs. hoch­au­to­ma­ti­siert).

Aus­wir­kun­gen auf bestehen­de Pro­zes­se

  • Die E-Rech­nung ersetzt den Ana­ly­se­pro­zess (z. B. OCR-Scans für Papier- oder PDF-Rech­nun­gen), da die Daten struk­tu­riert vor­lie­gen.
  • Der Prüf­pro­zess bleibt jedoch not­wen­dig, da auch struk­tu­rier­te Daten Feh­ler ent­hal­ten kön­nen (z. B. fal­sche Anga­ben).

Vor­tei­le der E-Rech­nung

  • Effi­zi­enz­stei­ge­rung: Weg­fall von manu­el­len Ana­ly­se­pro­zes­sen und redu­zier­ter Papier­ver­brauch.
  • Auto­ma­ti­sie­rung: Schnel­le­re Ver­ar­bei­tung und weni­ger Feh­ler.
  • Trotz anfäng­li­cher Umstel­lungs­kos­ten kön­nen Unter­neh­men lang­fris­tig von den neu­en Stan­dards pro­fi­tie­ren.

Fazit und Aus­blick

  • Die E-Rech­nung ist mehr als eine läs­ti­ge Pflicht; sie bie­tet Poten­zi­al für effi­zi­en­te­re Abläu­fe.
  • In der nächs­ten Fol­ge wird dis­ku­tiert, wie Prüf­pro­zes­se wei­ter opti­miert wer­den kön­nen und wel­che kon­kre­ten Vor­tei­le die Digi­ta­li­sie­rung für Unter­neh­men bringt.

Show­no­tes: Pod­cast Digi­tal Work­place Untold – Teil II: Die E-Rech­nungs­pflicht

Inhalt der Fol­ge:
In die­ser Epi­so­de tau­chen wir tie­fer in die Pra­xis der E-Rech­nungs­pflicht ein! Gemein­sam mit unse­rem Seni­or-Ana­lys­ten Micha­el Schi­klang bespre­chen wir, was Unter­neh­men kon­kret erwar­tet, wel­che Sys­te­me sie bei der Umset­zung unter­stüt­zen kön­nen und wel­che Vor­tei­le E-Rech­nun­gen lang­fris­tig bie­ten.

High­lights der Fol­ge:

  • Update zur Geset­zes­la­ge:
    Klein­un­ter­neh­mer mit einem Vor­jah­res­um­satz von bis zu 25.000 EUR (100.000 EUR im lau­fen­den Jahr) sind von der E-Rech­nungs­pflicht befreit (Emp­fang bleibt ver­pflich­tend).
  • Soft­ware­lö­sun­gen für die E-Rech­nungs­pflicht:
    • Erwei­te­run­gen für ERP-, Buch­hal­tungs- und Finanz­soft­ware.
    • Spe­zi­al­sys­te­me für Rech­nungs­er­stel­lung (häu­fig als SaaS-Lösun­gen).
    • Adap­ter für die Rech­nungs­ein­gangs­be­ar­bei­tung.
    • Archi­vie­rung: E-Rech­nun­gen müs­sen revi­si­ons­si­cher im Ori­gi­nal­for­mat auf­be­wahrt wer­den.
  • Wie wäh­le ich die rich­ti­ge Soft­ware?
    • Gro­ße Unter­neh­men: Erwei­te­rung vor­han­de­ner Sys­te­me.
    • Klei­ne Unter­neh­men: Ein­füh­rung von ein­fa­chen, kom­pa­ti­blen Lösun­gen.
  • Auto­ma­ti­sie­rung vs. Prü­fung:
    • Die E-Rech­nung macht Ana­ly­se­pro­zes­se (z. B. OCR-Scans) über­flüs­sig.
    • Prüf­pro­zes­se blei­ben rele­vant, da auch struk­tu­rier­te Daten feh­ler­haft sein kön­nen.
  • Pflicht oder Chan­ce?
    • Lang­fris­ti­ge Effi­zi­enz­ge­win­ne durch weni­ger Papier­ar­beit und auto­ma­ti­sier­te Pro­zes­se.

Aus­blick:
In der nächs­ten Fol­ge wid­men wir uns der Fra­ge, wie die E-Rech­nung Prüf­pro­zes­se ver­än­dert, wel­che Sys­te­me die Digi­ta­li­sie­rung wei­ter vor­an­trei­ben und wie Unter­neh­men von den neu­en Stan­dards pro­fi­tie­ren kön­nen.

Jetzt rein­hö­ren und bes­tens auf die E-Rech­nung vor­be­rei­tet sein!

E-Rech­nung und E-Rech­nungs­pflicht

By Input Management, Podcast

Damo­kles­schwert E-Rech­nun­g/s­pflicht

In aller Mun­de und doch noch schlei­er­haft - wir klä­ren auf!
Wen betrifft es? Was genau wur­de beschlos­sen? Was muss man umset­zen und beach­ten?

Das und noch vie­les mehr in unse­rer neus­ten Pod­cast­fol­ge mit Micha­el Schi­klang:

Der Pod­cast zur E-Rech­nungs­pflicht erläu­tert das Kon­zept und die gesetz­li­chen Anfor­de­run­gen zur Ein­füh­rung von E-Rech­nun­gen in Deutsch­land und Euro­pa.

Was ist eine E-Rech­nung?

Eine E-Rech­nung über­trägt Rech­nungs­da­ten digi­tal in einem struk­tu­rier­ten For­mat, das von IT-Sys­te­men ver­ar­bei­tet wer­den kann, im Gegen­satz zu unstruk­tu­rier­ten PDF- oder Papier­rech­nun­gen. Dies ermög­licht eine durch­ge­hen­de digi­ta­le Bear­bei­tung von der Rech­nungs­er­stel­lung bis zur Zah­lung.

Gesetz­li­che Grund­la­ge und Fris­ten

Ab dem 01.01.2025 müs­sen in Deutsch­land alle B2B-Rech­nun­gen grund­sätz­lich als E-Rech­nun­gen gestellt und emp­fan­gen wer­den. Für Rech­nun­gen in Papier- oder PDF-Form gel­ten Über­gangs­fris­ten:

  • Bis Ende 2026: Papier- und PDF-For­ma­te erlaubt (mit Zustim­mung des Emp­fän­gers).
  • Bis Ende 2027: Unter­neh­men mit einem Umsatz bis 800.000 EUR kön­nen wei­ter­hin Papier­rech­nun­gen aus­stel­len.
  • EDI-For­ma­te blei­ben auch nach 2027 erlaubt, solan­ge sie den Grund­an­for­de­run­gen ent­spre­chen.

Aus­nah­men

Bestimm­te Rech­nun­gen sind von der Pflicht aus­ge­nom­men, dar­un­ter:

  • Rech­nun­gen unter 250 EUR Brut­to,
  • Fahr­schei­ne,
  • Rech­nun­gen über steu­er­freie Leis­tun­gen (gemäß § 4 Nr. 8-29 UStG).

Über­mitt­lungs­we­ge und For­ma­te

Es gibt kei­ne vor­ge­schrie­be­nen Über­tra­gungs­we­ge. E-Mails blei­ben erlaubt, eben­so wie Netz­wer­ke wie Pep­pol, die eine siche­re Über­mitt­lung unter­stüt­zen. Wich­tig ist, dass die Echt­heit und Unver­sehrt­heit der Rech­nun­gen gewähr­leis­tet sind. Rele­van­te For­ma­te in Deutsch­land sind das XML-basier­te XRech­nung und das hybri­de ZUGFeRD (PDF mit XML).

Euro­päi­sche Anfor­de­run­gen

Eini­ge euro­päi­sche Län­der (z. B. Ita­li­en 2019, Rumä­ni­en 2024) haben die E-Rech­nungs­pflicht bereits ein­ge­führt. Ande­re Län­der, wie Spa­ni­en (ab 2025) und Frank­reich (ab 2026), pla­nen dies eben­falls. Im Rah­men der EU-Moder­ni­sie­rung der Mehr­wert­steu­er­sys­te­me ("VAT in the Digi­tal Age") müs­sen alle B2B-Trans­ak­tio­nen ab 2028-2030 inner­halb von zwei Arbeits­ta­gen elek­tro­nisch gemel­det wer­den.

Aus­blick

Die nächs­te Pod­cast-Fol­ge wird beleuch­ten, wie E-Rech­nun­gen Prüf­pro­zes­se ver­än­dern, wel­che Sys­te­me zur Umset­zung der E-Rech­nungs­pflicht unter­stüt­zen und ob E-Rech­nun­gen Vor­tei­le für bei­de Sei­ten bie­ten.