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Input Management

E-Rechnung und E-Rechnungspflicht

By Input Management, Podcast

Damoklesschwert E-Rechnung/spflicht

In aller Munde und doch noch schleierhaft – wir klären auf!
Wen betrifft es? Was genau wurde beschlossen? Was muss man umsetzen und beachten?

Das und noch vieles mehr in unserer neusten Podcastfolge mit Michael Schiklang:

Der Podcast zur E-Rechnungspflicht erläutert das Konzept und die gesetzlichen Anforderungen zur Einführung von E-Rechnungen in Deutschland und Europa.

Was ist eine E-Rechnung?

Eine E-Rechnung überträgt Rechnungsdaten digital in einem strukturierten Format, das von IT-Systemen verarbeitet werden kann, im Gegensatz zu unstrukturierten PDF- oder Papierrechnungen. Dies ermöglicht eine durchgehende digitale Bearbeitung von der Rechnungserstellung bis zur Zahlung.

Gesetzliche Grundlage und Fristen

Ab dem 01.01.2025 müssen in Deutschland alle B2B-Rechnungen grundsätzlich als E-Rechnungen gestellt und empfangen werden. Für Rechnungen in Papier- oder PDF-Form gelten Übergangsfristen:

  • Bis Ende 2026: Papier- und PDF-Formate erlaubt (mit Zustimmung des Empfängers).
  • Bis Ende 2027: Unternehmen mit einem Umsatz bis 800.000 EUR können weiterhin Papierrechnungen ausstellen.
  • EDI-Formate bleiben auch nach 2027 erlaubt, solange sie den Grundanforderungen entsprechen.

Ausnahmen

Bestimmte Rechnungen sind von der Pflicht ausgenommen, darunter:

  • Rechnungen unter 250 EUR Brutto,
  • Fahrscheine,
  • Rechnungen über steuerfreie Leistungen (gemäß § 4 Nr. 8-29 UStG).

Übermittlungswege und Formate

Es gibt keine vorgeschriebenen Übertragungswege. E-Mails bleiben erlaubt, ebenso wie Netzwerke wie Peppol, die eine sichere Übermittlung unterstützen. Wichtig ist, dass die Echtheit und Unversehrtheit der Rechnungen gewährleistet sind. Relevante Formate in Deutschland sind das XML-basierte XRechnung und das hybride ZUGFeRD (PDF mit XML).

Europäische Anforderungen

Einige europäische Länder (z. B. Italien 2019, Rumänien 2024) haben die E-Rechnungspflicht bereits eingeführt. Andere Länder, wie Spanien (ab 2025) und Frankreich (ab 2026), planen dies ebenfalls. Im Rahmen der EU-Modernisierung der Mehrwertsteuersysteme („VAT in the Digital Age“) müssen alle B2B-Transaktionen ab 2028-2030 innerhalb von zwei Arbeitstagen elektronisch gemeldet werden.

Ausblick

Die nächste Podcast-Folge wird beleuchten, wie E-Rechnungen Prüfprozesse verändern, welche Systeme zur Umsetzung der E-Rechnungspflicht unterstützen und ob E-Rechnungen Vorteile für beide Seiten bieten.

12. November 2024
Love0

Posteingang Projekte / Mail Room Solutions

By ECM, Input Management, Podcast

Herzlich willkommen zur neuen Folge unseres Podcasts „Digital Workplace Untold“! Heute dreht sich alles um Posteingang Projekte und Mail Room Solutions. Ich bin Elena Hogenes und bin heute gemeinsam mit Michael Schiklang, Analyst bei Digital Workplace by BARC, am Mikrofon.

In dieser Episode tauchen wir tief in die Welt der automatisierten Postbearbeitung ein. Wir erklären, wie moderne Systeme die Eingangspost digitalisieren, analysieren und effizient an die zuständigen Mitarbeitenden weiterleiten. Michael erläutert, wie der Prozess von der Digitalisierung über das Auslesen von Metadaten bis hin zur automatischen Weiterleitung funktioniert und welche Werkzeuge für die Umsetzung benötigt werden. Außerdem besprechen wir, wie solche Projekte individuell auf die Bedürfnisse von Unternehmen zugeschnitten werden und welche Vorteile sie bieten, wie schnellere Prozessstarts, kürzere Durchlaufzeiten und eine verbesserte Nachverfolgbarkeit.

Wir gehen auch auf die häufigsten Missverständnisse ein, zum Beispiel die Sorge, dass Automatisierung Arbeitsplätze kosten könnte. Stattdessen zeigen wir auf, wie sich die Aufgaben in den Postabteilungen verändern und neue Möglichkeiten der Digitalisierung und Prozessoptimierung eröffnen.

Hören Sie rein und erfahren Sie, wie Posteingangsprojekte Ihre Arbeitsabläufe revolutionieren können!

Podcast Posteingang Projekte / Mail Room Solutions

Im Podcast „Digital Workplace Untold“ geht es um Posteingangsprojekte, die darauf abzielen, den Posteingang effizienter zu gestalten. Michael Schiklang, der als Analyst bei Digital Workplace tätig ist, erklärt, dass der Schwerpunkt solcher Projekte darauf liegt, Eingangspost automatisiert zu erfassen und sie an die richtigen Mitarbeitenden oder Prozesse weiterzuleiten.

Der Prozess beginnt in der Regel mit dem Scannen von Papierpost, um diese zu digitalisieren. Anschließend erfolgt eine OCR-Texterkennung (Optical Character Recognition), um den Text aus dem gescannten Bild zu extrahieren. Danach wird versucht, den Inhalt der Post zu analysieren, indem die Dokumente in Klassen wie Rechnungen, Bestellungen oder Bewerbungen eingeteilt werden. Auf Grundlage dieser Klassifizierung wird die Post dann automatisiert an die zuständigen Abteilungen oder Personen weitergeleitet.

Ein zentrales Element in der Posteingangsbearbeitung ist die Freiformerkennung, die es ermöglicht, Dokumente unabhängig vom Layout zu erkennen und zu klassifizieren. Diese Prozesse werden so gestaltet, dass sie auf die individuellen Bedürfnisse des Unternehmens und seiner bestehenden Systeme abgestimmt sind.

Ein weiteres Thema im Podcast ist die Frage, ob durch die Automatisierung Arbeitskräfte ersetzt werden. Schiklang betont, dass dies selten der Fall ist, da weiterhin Personal benötigt wird, um den Posteingang zu verwalten und bei Ausnahmen manuell einzugreifen.

Der Podcast zeigt, wie wichtig ein gut organisierter und automatisierter Posteingang für die Effizienz und den Service eines Unternehmens ist. Die Projekte werden in der Regel schrittweise eingeführt, um die Komplexität zu bewältigen und die bestmöglichen Ergebnisse zu erzielen.

30. August 2024
Love0

Input Management: Digitalisierung im „papierlosen Zeitalter“

By Artikel, Input Management

Input Management: Digitalisierung im “papierlosen Zeitalter”

Digitalisierung von eingehenden Informationen mit Hilfe von Rechnungs- und Posteingangslösungen – Papier und Digital

Mehr erfahren

HERAUSFORDERUNG

Verteilung der Eingangspost durch Kollegen persönlich. Zeitaufwändiges, manuelles Erfassen von Rechnungen. Der Großteil der Abläufe ist noch stark papierbasiert.

Manuelle, papierbasierte Abläufe bremsen Unternehmen aus

Relevante Eingangspost und Rechnungen gehen über viele verschiedene Kanäle ein und müssen zu unterschiedlichen Adressaten. Viele Organisationen stehen damit vor der Herausforderung, die Informationen schnell, sicher und nachweisbar zu erfassen und zu verteilen und die Verarbeitung zu unterstützen. Oft wird Papier bereits an einer Stelle gescannt, aber an anderen wieder ausgedruckt. Relevante Informationen von Rechnungen müssen manuell in Fachsysteme übertragen werden. Zeitaufwändige und intransparente Prozesse verzögern die Bearbeitung. Das alles führt zu großer Frustration bei den beteiligten Mitarbeitern. 

DAS IDEAL

Potentiale durch schnelle automatische Zuteilung der eingehenden Post sowie automatische Erfassung und Verarbeitung von Rechnungen heben.

Enorme Potentiale

Schnelles Erfassen, Klassifizieren und Nutzen von Informationen durch intelligente Erkennung und Verteilung: Input Management hat das Ziel, wesentliche Informationen aus Dokumenten (Rechnungen, Lieferscheine, Anfragen etc.) auszulesen und bei der Nutzung dieser Inhalte in den entsprechenden Geschäftsprozessen zu unterstützen. Die Lösungen für Input Management helfen bei vielen Anwendungsfällen und bieten enorme Potentiale für die Unternehmen.  

Manuelle Aufwände reduzieren & Geschäftsprozesse beschleunigen

Input-Management-Systeme helfen bei der Automatisierung von Prozessen. Die Werkzeuge können Dokumente inhaltlich klassifizieren und gezielt Informationen aus unstrukturierten Inhalten auslesen. Die so gewonnenen Daten stoßen Geschäftsprozesse an, Workflows helfen bei der teilautomatisierten Abarbeitung. Die bekanntesten Anwendungsfälle sind die automatische Rechnungseingangsbearbeitung und die automatische Posteingangsbearbeitung, jedoch lassen sich auch andere Szenarien abbilden. Die Systeme helfen bei der Reduzierung des manuellen Aufwands und bei der Beschleunigung der Geschäftsprozesse, zudem erhöhen sie die Transparenz sowie die Qualität der Bearbeitungsvorgänge. Die Einhaltung von Fristen und die gezielte Auskunftsfähigkeit werden unterstützt. 

Vorsicht bei Markt- & Lösungsauswahl

Der Markt für Input Management ist sehr intransparent, da verschiedene Spezialanbieter existieren, die sich gegenseitig ergänzen. Oftmals ist es unklar, welche Teillösungen in einer Suite enthalten sind. Zudem ist es für potenzielle Kunden oft nur schwer ersichtlich, welche Werkzeuge die eigenen Anforderungen abdecken und sich in die vorhandene Infrastruktur einbinden lassen. Ohne eine umfassende Strategie bleiben die Einsatzmöglichkeiten oft eingeschränkt, eine Anpassung der Lösung an neue Anforderungen ist kaum möglich. Hier unterstützen Sie erfahrene BARC-Experten kompetent und unabhängig. 

Wie wir Ihnen helfen

BARC Digital Workplace bietet eine große Palette an Beratungsleistungen, Research, Events und Content rund um Digital Workplace, ECM/DMS, Input Management, CRM/CXM, Prozessmanagement sowie ERP. Unsere erfahrenen Analyst:innen begleiten täglich Projekte in Unternehmen und stehen Ihnen bei allen Fragen rund um Digital Workplace, ECM/DMS, Input Management, CRM/CXM, Prozessmanagement sowie ERP beratend zur Seite. In vertraulichen Expertenworkshops, Coachings oder Inhouse-Beratungen verwandeln wir die Bedürfnisse Ihres Unternehmens in zukunftssichere Entscheidungen. Unsere Projektunterstützung deckt alle Stufen des erfolgreichen Einsatzes von Software ab. Auf unseren Events können Sie Keynotes führender Experten sowie Softwaresysteme im Einsatz erleben und sich mit Gleichgesinnten austauschen und vernetzen. BARC Research in Form von neutralen Produktbewertungen, Anwenderbefragungen und Marktanalysen beleuchtet den Markt detailliert. BARC Content in Form von Blogs, Guides, Technology Maps, Infografiken, Podcasts und weiteren Formaten hilft Ihnen dabei, immer auf dem Laufenden zum aktuellen Marktgeschehen sowie technologischen und methodischen Trends zu bleiben. Schauen Sie sich unsere verwandten Angebote an oder nehmen Sie gerne Kontakt auf.

Hilfreiche Inhalte

BARC Guide Digital Workplace

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So gelingt der Digital Workplace

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BARC Basic Input Management

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Was andere über uns sagen

Lesen Sie in unseren Customer Success Stories, wie wir unseren Kunden helfen, ihre Ziele zu erreichen.

Success Stories lesen
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Das Webinar hat uns sehr weitergeholfen, da wir gerade aktiv an unserem Workflow im Bezug auf die Rechnungen arbeiten. Die Referenten und die Darstellung des Ablaufs war sehe hilfreich.

Marion WitzingerBereich Digitalbuchhaltung / operative Personalarbeit, HARTZ REGEHR GmbH
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Das Webinar hat mir gut gefallen. Wir von der EEW sind gerade dabei, unsere Arbeitswelt neu zu denken und umzugestalten. In dem Webinar habe ich eine Reihe von Hinweisen bekommen, die bei so einem Projekt zu beachten sind. Dafür bin ich sehr dankbar.

Dr. Gerhard LüdekerIT Management, EEW Energy from Waste GmbH
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Mir gefällt die Webinar Reihe „Digital Workplace Experience" sehr gut, vor allem die Länge und die praxisnahe und sympathische Vermittlung der Inhalte. Gut finde ich auch, dass ich mir das Webinar im Nachgang noch einmal ansehen kann. Die Themen sind sehr aktuell und durch die interaktive Gestaltung der Webinare wird deutlich, dass im Grunde alle dieselben Themen bewegen. Das ist spannend.

Sonja FuchsPersonal und Organisationsentwicklung, Handwerkskammer Ulm
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Die Zusammenarbeit mit BARC, insbesondere mit Dr. Böhn und Frau Kraus ermöglichte uns, ein zukunftssicheres und auf unsere Stiftung und unsere Aufgaben abgestimmtes System auszuwählen und in das Tagesgeschäft einzubinden. Während der immer offenen und konstruktiven Unterstützungsphase wurden auch wichtige organisatorische Themen beleuchtet und umgesetzt. Das Projekt, angefangen beim Auswahlverfahren bis hin zur Implementierung konnte in knappen 26 Monaten realisiert werden. Wir konnten auch über das System für Dokumentenmanagement hinaus wichtige Erkenntnisse aus der Begleitung von Dr. Böhn und Frau Kraus gewinnen und werden bei den weiteren Projektphasen sehr gerne auf deren bewährte Mithilfe zurückgreifen.

Alexander WittmannProjektleiter, Evangelische Stiftung Pflege Schönau
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Herr Böhn und Frau Kraus, sowie punktuell beigezogene Fachspezialisten von BARC, haben uns während des gesamten Prozesses sehr kompetent und partnerschaftlich begleitet. Sie haben die vielen Informationen und komplexen Gesamtzusammenhänge professionell aufbereitet und übersichtlich dargestellt. Dies mündete in konkreten Handlungsempfehlungen welche wichtige Entscheidungsgrundlagen für die weitere Evaluation darstellen.

Andrej ValentiCFO, Biomed
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Wir sind mit der Zusammenarbeit mit dem BARC-Team, Frau Kraus und Herr Dr. Böhn, sehr zufrieden. Wir schätzten bei der Erstellung des Aktenplans die schnelle und effiziente Vorgehensweise und konnten inhaltlich und organisatorisch von dem Erfahrungsschatz profitieren. Unser Projektteam wurde von BARC effizient und strukturiert unterstützt. Wir freuen uns auf eine weitere Zusammenarbeit mit ihnen in den weiteren Projektphasen bei der Einführung eines Dokumentenmanagementsystems.

Projektteam des Landeskirchenrats der Evangelischen Kirche der PfalzProjektteam, Landeskirchenrat der Evangelischen Kirche der Pfalz
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BARC zeichnet eine hervorragende Markt- und Fachkenntnis im Bereich ECM aus. Die Projektmanagement-Fähigkeiten des Analystenhauses sind darüber hinaus sehr gut.

Torsten GaulRessortleiter IT, Leifheit

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Übernahme am Markt für Input Management: xSuite kauft tangro

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Input Management: Digitalisierung im „papierlosen Zeitalter“

5. Juni 2024
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Webinar Input Management mit xSuite – DWPX 02/24

By Input Management, Webinar

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Wie setzen Sie Input Management um? Werden Ihre Mitarbeiter und Kollegen bereits bei deren täglicher Arbeit bestmöglich durch die Systeme bei der Bearbeitung eingehender Informationen unterstützt?

Registrieren Sie sich für das Webinar und

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  • erfahren Sie, wie wichtig diese für den digitalen Arbeitsplatz sind.
  • erhalten Sie hilfreiche Beispiele, Impulse und Tipps für Ihr Projekt.
15. Februar 2024
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Checkliste Input Management

By Checklisten, Input Management

Kompaktes Wissen für Ihr Projekt

Tipps für erfolgreiche Projekte im Umfeld des Invoicing / der automatischen Rechnungseingangsbearbeitung

Die Checkliste umfasst

 wichtige Aspekte bei der Analyse und Konzeption

 Themen für zukunftssichere Lösungen

 Software ist nicht alles – die Wahl des richtigen Partners

 

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FAQ

Wie komme ich an diesen Inhalt?

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Wir bitten Sie um einige Angaben im Austausch gegen unsere kostenfreien Inhalte, um Ihnen von Zeit zu Zeit Informationen zuzusenden, die für Sie von Interesse sein könnten.

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Da wir im B2B-Bereich tätig sind, akzeptieren wir ausschließlich Registrierungen von Geschäftsadressen. Sollten Sie sich aus bestimmten Gründen mit Ihrer privaten Mailadresse registrieren wollen, kommen Sie bitte direkt auf uns zu: digitalworkplace@barc.de

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Sollte es Ihnen nicht möglich sein, Ihre Eingaben durch Absenden des Formulars zu übermitteln, kopieren Sie bitte die URL dieser Seite und öffnen Sie sie in einem anderen Browser. Google Chrome funktioniert in der Regel gut. Sollte Google Chrome nicht funktionieren, probieren Sie es bitte mit Firefox, Microsoft Edge oder Safari.

Warum erhalte ich im Anschluss an das Absenden des Formulars keine E-Mail?

Wenn Sie auch mehrere Minuten nach dem Absenden des Formulars keine E-Mail erhalten haben, gehen Sie bitte wie folgt vor:

  1. Überprüfen Sie bitte Ihren Spam-Ordner. Ist die Mail hier gelandet? Ist dies nicht der Fall, gehen Sie weiter zu Schritt 2.
  2. Haben Sie sich in Vergangenheit von allen BARC-Mailings abgemeldet? Überprüfen Sie das, indem Sie Ihre Mailadresse in das Formular eingeben. Erscheint unterhalb Ihrer Mailadresse der Text „Sie sind derzeit vom Erhalt von E-Mails abgemeldet. Klicken Sie hier, wenn Sie sich erneut anmelden möchten. Sie erhalten daraufhin eine E-Mail von uns.“? Dann klicken Sie bitte darauf. Nun erhalten Sie eine Mail. Klicken Sie auf den darin enthaltenen Link, um in Ihr „Subscription Center“ zu gelangen. Um E-Mails mit dem Link zu kostenfreien Inhalten zu erhalten, wählen Sie bitte „BARC products and services“ aus. Füllen Sie nun das Formular erneut aus. Wenn Sie daraufhin immer noch keine Mail erhalten, dann lesen Sie bitte bei Schritt 3 weiter.
  3. Sind unsere Versanddomains in Ihrem Unternehmen geblockt? Dies könnte der Fall sein, wenn auch Ihre Kollegen keine BARC-Mailings erhalten. Bitte beantragen Sie bei Ihrer IT/Ihrem E-Mail-Team, dass die E-Mail-Versanddomain von BARC zur Positivliste hinzugefügt wird. So können Sie E-Mails von BARC erhalten. Auch das war nicht das Problem? Dann ab zu Schritt 4.
  4. Es scheint, als sei uns ein Fehler unterlaufen. Dafür entschuldigen wir uns. Bitte wenden Sie sich an digitalworkplace@barc.de und schildern Sie Ihr Problem genauestens, wenn möglich mit Screenshots. Wir kümmern uns schnellstmöglich um die Lösung. Versprochen!
15. September 2023
Love0

Input Management mit insiders technologies 2022 – DWPX 12/22

By Input Management, Webinar

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20. Dezember 2022
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