Michael Schiklang21

19. Novem­ber 2019

Von Dr. Mar­tin Böhn, Sabi­ne Kraus, Micha­el Schi­klang

Die zuneh­men­de Digi­ta­li­sie­rung umfasst auch einen ande­ren Umgang mit Doku­men­ten. Was muss beach­tet wer­den, um Doku­men­te nicht nur bes­ser abzu­le­gen, son­dern vor allem bes­ser zu nut­zen?

Sys­te­me für Enter­pri­se Con­tent Manage­ment (ECM) bie­ten umfas­sen­de Funk­tio­nen und Schnitt­stel­len zur Unter­stüt­zung der doku­men­ten­be­zo­ge­nen Auf­ga­ben. Ohne die ent­spre­chen­de Aus­ge­stal­tung der Pro­zes­se und ohne ein gutes Chan­ge-Manage­ment füh­ren die Pro­jek­te aber nicht zum Erfolg. Die­se Aspek­te müs­sen bei der Defi­ni­ti­on und Umset­zung der Digi­ta­li­sie­rungs­stra­te­gie eines Unter­neh­mens berück­sich­tigt wer­den.

Hin zur pas­sen­den ECM-Lösung

An ers­ter Stel­le muss sich ein Unter­neh­men über sei­ne Zie­le im Bereich ECM klar wer­den. Dies erfor­dert sowohl gro­ße Visio­nen zum zukünf­ti­gen Arbei­ten als auch rea­lis­ti­sche Teil­zie­le, die schnell umge­setzt wer­den kön­nen.

In die­sem Schritt ist es wich­tig, sich über die Trends und Begriff­lich­kei­ten im Kla­ren zu sein. Das Wis­sen über die rich­ti­ge Ein­ord­nung der The­men kann z.B. durch Gesprä­che und Vor­trä­ge auf Mes­sen und ähn­li­chen Ver­an­stal­tun­gen, durch Unter­stüt­zung bera­ten­der Exper­ten mit geziel­ten Work­shops im Unter­neh­men oder mit Hil­fe von Fach­bü­chern und (Online-) Fach­bei­trä­gen auf­ge­baut wer­den. So wer­den kei­ne wesent­li­chen Aspek­te über­se­hen und alle Pro­jekt­mit­glie­der haben das glei­che Ver­ständ­nis.

Sobald die Stra­te­gie defi­niert ist, kann der Fokus auf mög­li­che Ein­satz­sze­na­ri­en des Unter­neh­mens (Orga­ni­sa­ti­ons­ein­hei­ten, Auf­ga­ben, Pro­zes­se) gelegt wer­den.

Zudem soll­ten sich Unter­neh­men genü­gend Zeit neh­men, um im nächs­ten Schritt alle Infor­ma­tio­nen und Arbeits­wei­sen kri­tisch zu hin­ter­fra­gen. Spä­tes­tens ab die­sem Zeit­punkt soll­ten die Mit­ar­bei­ter mit­ein­ge­bun­den wer­den, um deren Wis­sen über inter­ne Abläu­fe, nöti­ge Infor­ma­tio­nen sowie Arbeits­wei­sen zu nut­zen. Gleich­zei­tig wird damit die Akzep­tanz für das Pro­jekt und die spä­ter ein­zu­füh­ren­de Soft­ware gestärkt. Am Ende las­sen sich so fun­dier­te tech­ni­sche, funk­tio­na­le und pro­zess­be­zo­ge­ne Anfor­de­run­gen des Unter­neh­mens ablei­ten, wel­che (gege­be­nen­falls ergänzt durch Erfah­rungs­wis­sen von Exper­ten) das Pflich­ten­heft zur Suche eines ent­spre­chen­den Sys­tems bil­den.

Im Zuge der ers­ten Markt­be­trach­tung wer­den defi­nier­te K.O.-Kriterien zur Ein­gren­zung der in Fra­ge kom­men­den Lösun­gen genutzt. Anschlie­ßend kön­nen Tei­le des Las­ten­hefts genutzt wer­den, um die so iden­ti­fi­zier­ten Anbie­ter detail­lier­ter zu bewer­ten und damit die Aus­wahl wei­ter ein­zu­gren­zen.

Am Ende des Aus­wahl­pro­zes­ses soll­te das Unter­neh­men die am bes­ten bewer­te­ten Anbie­ter zu einer struk­tu­rier­ten Prä­sen­ta­ti­on ihrer Lösung ein­la­den. Anhand rea­ler Auf­ga­ben­stel­lun­gen des Unter­neh­mens kön­nen so Sze­na­ri­en defi­niert wer­den, wel­che eine Beur­tei­lung der Funk­tio­na­li­tät und Hand­ha­bung erlau­ben. Zusätz­lich erhält man so einen Ein­druck der Arbeits­wei­se des Anbie­ters, der Rück­schlüs­se auf die mög­li­che Betreu­ung erlaubt. Daher ist es wich­tig, dass alle Bie­ter den glei­chen Leit­fa­den abar­bei­ten.

Die­se Prä­sen­ta­tio­nen sind auch ein wich­ti­ger Bestand­teil des Kom­mu­ni­ka­ti­ons- / Chan­ge-Manage­ments. Die Teil­neh­mer gewin­nen einen Ein­druck, wie das Sys­tem die Anfor­de­run­gen der all­täg­li­chen Arbeit erfül­len kann und wie das prä­sen­tie­ren­de Anbiet­erteam das Unter­neh­men gege­be­nen­falls sup­port­et, bei­spiels­wei­se mit eige­nen Ideen und Erfah­run­gen aus ande­ren Pro­jek­ten. Die Teil­neh­mer kön­nen durch die ent­stan­de­nen Ein­drü­cke ein Ran­king der Lösun­gen und Teams mit ins Pro­jekt ein­brin­gen, aber auch die Kon­zep­te bes­ser ver­ste­hen und neue Ideen gene­rie­ren.

Tipps für Ihren Weg

Nut­zen Sie die Mög­lich­kei­ten der Sys­te­me in Ver­bin­dung mit eige­nem Wis­sen und Erfah­run­gen. Wie oben beschrie­ben, wird es sich aus­zah­len, ent­spre­chen­de Mit­ar­bei­ter bzw. eine klei­ne Mit­ar­bei­ter­grup­pe fort­zu­bil­den. Eta­blie­ren Sie die­se als Lei­tung des ECM-Pro­jekts und als Ansprech­part­ner für alle Mit­ar­bei­ter. Zudem soll­ten die Mit­ar­bei­ter früh­zei­tig ein­ge­bun­den wer­den, um die jewei­li­gen Mehr­wer­te zu ver­mit­teln und Ängs­te früh­zei­tig abzu­bau­en.

Der Wis­sens­auf­bau des Pro­jekt­teams und der Mit­ar­bei­ter sind essen­zi­ell wich­tig für ein erfolg­rei­ches Pro­jekt. Schon Kon­fu­zi­us sag­te „Zu wis­sen, was man weiß, und zu wis­sen, was man tut, das ist Wis­sen“. Dies lässt sich auch auf Pro­jek­te über­tra­gen, denn nur mit ent­spre­chen­dem Know-how kön­nen Pro­zes­se und Anfor­de­run­gen für die zukünf­ti­ge Soft­ware­aus­wahl opti­miert wer­den. Grund­le­gen­des Wis­sen im Bereich ECM (ECM-Markt, Trends, Pro­zes­se etc.) soll­te unbe­dingt durch ent­spre­chen­den Con­tent auf­ge­baut und ein­ge­bracht wer­den. Auch eine ergän­zen­de Beglei­tung des Pro­jekts durch exter­ne Exper­ten ent­las­tet das Pro­jekt­team und bringt noch mehr Wis­sen in das Unter­neh­men ein, mit dem Ziel einer erfolg­rei­chen Umset­zung des ECM-Pro­jekts.