Was ist alles 2024 im Bereich Digital Workplace passiert? Unsere drei Analysten Martin Böhn, Sabine Kraus und Michael Schiklang im Gespräch über die Herausforderungen und Unsicherheiten wie Fachkräftemangel, die uns das Jahr beschäftigt haben, aber auch wie KI den Markt beeinflusst hat und was sich für ECM und CRM getan hat.
Warum ist Softwareauswahlberatung so wichtig?
Software kann Großes bewirken – aber der Weg dahin ist oft steinig. Dr. Martin Böhn und Elena Hogenes haben in unserem aktuellen Podcast Digital Workplace untold besprochen, warum professionelle Beratung bei der Softwareauswahl entscheidend ist:
✅ Herausforderungen meistern: Unklare Zielbilder, unzureichende Anforderungen oder die Wahl des falschen Anbieters sind typische Stolpersteine.
✅ Erfahrung nutzen: Ein guter Berater kennt den Markt, identifiziert die besten Lösungen und weiß, welche Fragen gestellt werden müssen.
✅ Langfristigen Erfolg sichern: Es geht nicht nur um die Software, sondern um Prozesse, Datenqualität und die Menschen dahinter.
🌟 Key Takeaway: Mit einer unabhängigen Beratung spart man nicht nur Zeit und Kosten, sondern legt den Grundstein für nachhaltige Projekterfolge – von der Auswahl bis zur Einführung.
🎙 Hören Sie rein!
💬 Was sind Ihre Erfahrungen mit Softwareauswahlprojekten? Teilen Sie gerne Ihre Gedanken!
In dieser Folge sprechen wir über die Frage, warum Unternehmen überhaupt Beratung bei der Softwareauswahl benötigen. Mit dabei ist Dr. Martin Böhn, Vice President Digital Workplace und Senior Analyst, der aus seiner langjährigen Erfahrung berichtet.
🎧 Jetzt reinhören und erfahren, warum Softwareauswahlberatung nicht nur Zeit, sondern auch Kosten spart – und Projekte langfristig erfolgreicher macht.
In dieser Folge sprechen wir mit Klaus Ziegerhofer, Senior Product Manager bei Matrix42, über den Einsatz von KI im Service Management. Wir beleuchten, wie KI-Technologien den Arbeitsalltag verbessern, Prozesse optimieren und Unternehmen helfen können, ihre digitale Transformation erfolgreich voranzutreiben.
Themen:
📌 Weiterführende Links:
🎙️ Jetzt reinhören und erfahren, wie Sie mit KI im Service Management starten können!
Einladung zu einem Webinar zu Identity Governance & Administration (IGA) am 10. Dezember 2024.
Einführung und Vorstellung der Teilnehmer:
Dr. Martin Böhn (MB): Moderator mit Fokus auf Digitalisierungsstrategien.
Klaus Ziegerhofer (KZI): Senior Product Manager bei Matrix42, Experte für KI und Datenanalyse im Service Management.
Sabine Kraus (SK): Gastgeberin.
Die Bedeutung des Service Managements für Digitalisierungsprojekte:
Erfolgreiche Digitalisierung erfordert effiziente Service-Prozesse.
Zielgruppenspezifische Unterstützung, z. B. für Mitarbeitende, Service-Teams und Unternehmen.
Verbindung von Standards und innovativen Technologien wie Digital Employee Experience (DEX).
Einsatzmöglichkeiten und Vorteile von KI im Service Management:
Augmentation: Unterstützung von Nutzern durch intelligente Suchfunktionen, personalisierte Empfehlungen und Stimmungsanalysen.
Autonome Agenten: Automatische Klassifizierung, Antwortgenerierung und proaktive Maßnahmen wie predictive Maintenance.
Optimierung der Kommunikation und Reduktion manueller Prozesse.
Was macht gutes Service Management aus?
Benutzerfreundlichkeit, zentrale Plattformen, klar definierte Prozesse und Kategorien.
Kontextualisierte Informationen durch die Verbindung von Wissensdatenbanken und Prozessen.
Erfolgsfaktoren für Projekte mit KI im Service Management:
Iteratives Vorgehen: klein anfangen, Erfolge sichtbar machen.
Change Management: Angst vor KI abbauen, Fokus auf Unterstützung statt Jobersatz.
Tipps und Call-to-Action:
Einführung von KI-Technologien mit klaren Zielsetzungen.
Im zweiten Teil des Podcasts zur E-Rechnungspflicht liegt der Fokus auf den praktischen Auswirkungen der neuen Vorgaben für Unternehmen und den Möglichkeiten zur Umsetzung.
Änderungen in der Gesetzeslage.
Inhalt der Folge:
In dieser Episode tauchen wir tiefer in die Praxis der E-Rechnungspflicht ein! Gemeinsam mit unserem Senior-Analysten Michael Schiklang besprechen wir, was Unternehmen konkret erwartet, welche Systeme sie bei der Umsetzung unterstützen können und welche Vorteile E-Rechnungen langfristig bieten.
Highlights der Folge:
Ausblick:
In der nächsten Folge widmen wir uns der Frage, wie die E-Rechnung Prüfprozesse verändert, welche Systeme die Digitalisierung weiter vorantreiben und wie Unternehmen von den neuen Standards profitieren können.
Jetzt reinhören und bestens auf die E-Rechnung vorbereitet sein!
In aller Munde und doch noch schleierhaft - wir klären auf!
Wen betrifft es? Was genau wurde beschlossen? Was muss man umsetzen und beachten?
Das und noch vieles mehr in unserer neusten Podcastfolge mit Michael Schiklang:
Der Podcast zur E-Rechnungspflicht erläutert das Konzept und die gesetzlichen Anforderungen zur Einführung von E-Rechnungen in Deutschland und Europa.
Eine E-Rechnung überträgt Rechnungsdaten digital in einem strukturierten Format, das von IT-Systemen verarbeitet werden kann, im Gegensatz zu unstrukturierten PDF- oder Papierrechnungen. Dies ermöglicht eine durchgehende digitale Bearbeitung von der Rechnungserstellung bis zur Zahlung.
Ab dem 01.01.2025 müssen in Deutschland alle B2B-Rechnungen grundsätzlich als E-Rechnungen gestellt und empfangen werden. Für Rechnungen in Papier- oder PDF-Form gelten Übergangsfristen:
Bestimmte Rechnungen sind von der Pflicht ausgenommen, darunter:
Es gibt keine vorgeschriebenen Übertragungswege. E-Mails bleiben erlaubt, ebenso wie Netzwerke wie Peppol, die eine sichere Übermittlung unterstützen. Wichtig ist, dass die Echtheit und Unversehrtheit der Rechnungen gewährleistet sind. Relevante Formate in Deutschland sind das XML-basierte XRechnung und das hybride ZUGFeRD (PDF mit XML).
Einige europäische Länder (z. B. Italien 2019, Rumänien 2024) haben die E-Rechnungspflicht bereits eingeführt. Andere Länder, wie Spanien (ab 2025) und Frankreich (ab 2026), planen dies ebenfalls. Im Rahmen der EU-Modernisierung der Mehrwertsteuersysteme ("VAT in the Digital Age") müssen alle B2B-Transaktionen ab 2028-2030 innerhalb von zwei Arbeitstagen elektronisch gemeldet werden.
Die nächste Podcast-Folge wird beleuchten, wie E-Rechnungen Prüfprozesse verändern, welche Systeme zur Umsetzung der E-Rechnungspflicht unterstützen und ob E-Rechnungen Vorteile für beide Seiten bieten.
Herzlich willkommen zur neuen Folge unseres Podcasts "Digital Workplace Untold"! Heute diskutieren die Experten von Ceyoniq und BARC über die Bedeutung und Implementierung digitaler Signaturen und Siegel. Sie erklären die verschiedenen Arten von Signaturen, die rechtlichen Rahmenbedingungen und die Integration in Geschäftsprozesse. Zudem werden die Vorteile für Unternehmen und Anwender hervorgehoben, sowie Tipps zur erfolgreichen Implementierung gegeben.
Die aktuelle Folge des Podcast „Digital Workplace Untold“ behandelt umfassend das Thema elektronische Signaturen und deren Anwendung in der Praxis, speziell im Behördenumfeld und in Unternehmen. Rainer Berndt, ein Experte für Dokumentenmanagement und IT-Berater, erklärt verschiedene Arten von Signaturen – einfache, fortgeschrittene und qualifizierte – sowie elektronische Siegel und ihre Bedeutung für rechtssicheres Arbeiten.
Besonderes Augenmerk liegt auf der Integration von Signaturen in digitale Geschäftsprozesse und der Nutzung moderner Fernsignatur-Services. Im öffentlichen Sektor wurde diese Entwicklung durch gesetzliche Änderungen, wie das 5. Verwaltungsverfahrensänderungsgesetz, gefördert.
Ein zentraler Punkt des Podcasts ist die Prozessintegration: Wie werden Signaturen und Dokumentenmanagementsysteme (DMS) kombiniert, um effiziente Arbeitsabläufe zu gewährleisten und eine langfristige, sichere Archivierung mit hohem Beweiswert zu ermöglichen? Berndt betont, dass die einfache Nutzbarkeit und tiefe Integration von DMS und Signaturen entscheidend für die Umsetzung sind, insbesondere, um bei rechtlichen Auseinandersetzungen die Nachweisbarkeit der Authentizität zu gewährleisten.
Der Podcast beleuchtet auch die Vorteile für Unternehmen, darunter Kosteneinsparungen bei Druck und Versand, verkürzte Bearbeitungszeiten und verbesserte Nachweisbarkeit dank digitaler Workflows. Berndt und sein Gesprächspartner argumentieren, dass digitale Signaturen nicht nur sicherer, sondern auch effizienter sind als herkömmliche papierbasierte Prozesse.
Ein zentrales Fazit ist, dass der Einsatz von Signaturen Teil jeder Digitalisierungsstrategie sein sollte, da fragmentierte Lösungen nicht mehr zeitgemäß sind. Abschließend ermutigt Berndt die Hörer, moderne Lösungen europäischer Anbieter zu prüfen, da sich der Markt dynamisch entwickelt und sich Vertrauensdienste und Identitätsmanagement (z.B. EUDI-Wallet, Bund-ID) zunehmend durchsetzen.
Herzlich willkommen zur neuen Folge unseres Podcasts "Digital Workplace Untold"! Heute dreht sich alles um Posteingang Projekte und Mail Room Solutions. Ich bin Elena Hogenes und bin heute gemeinsam mit Michael Schiklang, Analyst bei Digital Workplace by BARC, am Mikrofon.
In dieser Episode tauchen wir tief in die Welt der automatisierten Postbearbeitung ein. Wir erklären, wie moderne Systeme die Eingangspost digitalisieren, analysieren und effizient an die zuständigen Mitarbeitenden weiterleiten. Michael erläutert, wie der Prozess von der Digitalisierung über das Auslesen von Metadaten bis hin zur automatischen Weiterleitung funktioniert und welche Werkzeuge für die Umsetzung benötigt werden. Außerdem besprechen wir, wie solche Projekte individuell auf die Bedürfnisse von Unternehmen zugeschnitten werden und welche Vorteile sie bieten, wie schnellere Prozessstarts, kürzere Durchlaufzeiten und eine verbesserte Nachverfolgbarkeit.
Wir gehen auch auf die häufigsten Missverständnisse ein, zum Beispiel die Sorge, dass Automatisierung Arbeitsplätze kosten könnte. Stattdessen zeigen wir auf, wie sich die Aufgaben in den Postabteilungen verändern und neue Möglichkeiten der Digitalisierung und Prozessoptimierung eröffnen.
Hören Sie rein und erfahren Sie, wie Posteingangsprojekte Ihre Arbeitsabläufe revolutionieren können!
Im Podcast „Digital Workplace Untold“ geht es um Posteingangsprojekte, die darauf abzielen, den Posteingang effizienter zu gestalten. Michael Schiklang, der als Analyst bei Digital Workplace tätig ist, erklärt, dass der Schwerpunkt solcher Projekte darauf liegt, Eingangspost automatisiert zu erfassen und sie an die richtigen Mitarbeitenden oder Prozesse weiterzuleiten.
Der Prozess beginnt in der Regel mit dem Scannen von Papierpost, um diese zu digitalisieren. Anschließend erfolgt eine OCR-Texterkennung (Optical Character Recognition), um den Text aus dem gescannten Bild zu extrahieren. Danach wird versucht, den Inhalt der Post zu analysieren, indem die Dokumente in Klassen wie Rechnungen, Bestellungen oder Bewerbungen eingeteilt werden. Auf Grundlage dieser Klassifizierung wird die Post dann automatisiert an die zuständigen Abteilungen oder Personen weitergeleitet.
Ein zentrales Element in der Posteingangsbearbeitung ist die Freiformerkennung, die es ermöglicht, Dokumente unabhängig vom Layout zu erkennen und zu klassifizieren. Diese Prozesse werden so gestaltet, dass sie auf die individuellen Bedürfnisse des Unternehmens und seiner bestehenden Systeme abgestimmt sind.
Ein weiteres Thema im Podcast ist die Frage, ob durch die Automatisierung Arbeitskräfte ersetzt werden. Schiklang betont, dass dies selten der Fall ist, da weiterhin Personal benötigt wird, um den Posteingang zu verwalten und bei Ausnahmen manuell einzugreifen.
Der Podcast zeigt, wie wichtig ein gut organisierter und automatisierter Posteingang für die Effizienz und den Service eines Unternehmens ist. Die Projekte werden in der Regel schrittweise eingeführt, um die Komplexität zu bewältigen und die bestmöglichen Ergebnisse zu erzielen.
