Podcast14

Im zwei­ten Teil des Pod­casts zur E-Rech­nungs­pflicht liegt der Fokus auf den prak­ti­schen Aus­wir­kun­gen der neu­en Vor­ga­ben für Unter­neh­men und den Mög­lich­kei­ten zur Umset­zung.
Ände­run­gen in der Geset­zes­la­ge.

Ände­run­gen in der Geset­zes­la­ge

• Neu: Klein­un­ter­neh­mer sind von der E-Rech­nungs­pflicht befreit, wenn der Umsatz im vor­he­ri­gen Geschäfts­jahr 25.000 EUR und im lau­fen­den Jahr 100.000 EUR nicht über­schrei­tet.
• Befrei­ung gilt nur für die Erstel­lung von Rech­nun­gen; der Emp­fang von E-Rech­nun­gen ist wei­ter­hin ver­pflich­tend.
• Beschluss erfolg­te am 22.11. durch den Bun­des­rat.

Unter­stüt­zung durch Soft­ware

• ERP-Sys­te­me, Buch­hal­tungs- und Finanz­soft­ware: Bestehen­de Sys­te­me kön­nen durch Modu­le erwei­tert wer­den, um E-Rech­nun­gen zu erstel­len oder zu emp­fan­gen.
• Spe­zi­al­sys­te­me für E-Rech­nun­gen: Ide­al für die Erstel­lung von Aus­gangs­rech­nun­gen, oft teil­au­to­ma­ti­siert und häu­fig als SaaS-Lösun­gen ver­füg­bar.
• Rech­nungs­ein­gangs­soft­ware: Adap­ter oder spe­zia­li­sier­te Modu­le ermög­li­chen E-Rech­nun­gen als zusätz­li­chen Ein­gangs­ka­nal.
• Wich­tig: E-Rech­nun­gen müs­sen im ursprüng­li­chen For­mat revi­si­ons­si­cher archi­viert wer­den. Sys­te­me wie ERP oder spe­zia­li­sier­te ECM-Lösun­gen unter­stüt­zen dies.

Aus­wahl der rich­ti­gen Soft­ware

• Mit­tel­stän­di­sche und gro­ße Unter­neh­men: Oft vor­han­de­ne ERP- oder Finanz­sys­te­me; Erwei­te­rung oder Beschaf­fung kom­pa­ti­bler Lösun­gen ist not­wen­dig.
• Klei­ne Unter­neh­men: Nut­zen häu­fig ein­fa­che Finanz­soft­ware oder manu­el­le Pro­zes­se; soll­ten Adap­ter oder spe­zia­li­sier­te E-Rech­nungs­lö­sun­gen prü­fen.
• Die Wahl hängt von den bestehen­den Sys­te­men, Pro­zes­sen und Anfor­de­run­gen ab (manu­ell vs. hoch­au­to­ma­ti­siert).

Aus­wir­kun­gen auf bestehen­de Pro­zes­se

• Die E-Rech­nung ersetzt den Ana­ly­se­pro­zess (z. B. OCR-Scans für Papier- oder PDF-Rech­nun­gen), da die Daten struk­tu­riert vor­lie­gen.
• Der Prüf­pro­zess bleibt jedoch not­wen­dig, da auch struk­tu­rier­te Daten Feh­ler ent­hal­ten kön­nen (z. B. fal­sche Anga­ben).

Vor­tei­le der E-Rech­nung

• Effi­zi­enz­stei­ge­rung: Weg­fall von manu­el­len Ana­ly­se­pro­zes­sen und redu­zier­ter Papier­ver­brauch.
• Auto­ma­ti­sie­rung: Schnel­le­re Ver­ar­bei­tung und weni­ger Feh­ler.
• Trotz anfäng­li­cher Umstel­lungs­kos­ten kön­nen Unter­neh­men lang­fris­tig von den neu­en Stan­dards pro­fi­tie­ren.

Fazit und Aus­blick

• Die E-Rech­nung ist mehr als eine läs­ti­ge Pflicht; sie bie­tet Poten­zi­al für effi­zi­en­te­re Abläu­fe.
• In der nächs­ten Fol­ge wird dis­ku­tiert, wie Prüf­pro­zes­se wei­ter opti­miert wer­den kön­nen und wel­che kon­kre­ten Vor­tei­le die Digi­ta­li­sie­rung für Unter­neh­men bringt.

Show­no­tes: Pod­cast Digi­tal Work­place Untold – Teil II: Die E-Rech­nungs­pflicht

Inhalt der Fol­ge:
In die­ser Epi­so­de tau­chen wir tie­fer in die Pra­xis der E-Rech­nungs­pflicht ein! Gemein­sam mit unse­rem Seni­or-Ana­lys­ten Micha­el Schi­klang bespre­chen wir, was Unter­neh­men kon­kret erwar­tet, wel­che Sys­te­me sie bei der Umset­zung unter­stüt­zen kön­nen und wel­che Vor­tei­le E-Rech­nun­gen lang­fris­tig bie­ten.

High­lights der Fol­ge:

• Update zur Geset­zes­la­ge:
  Klein­un­ter­neh­mer mit einem Vor­jah­res­um­satz von bis zu 25.000 EUR (100.000 EUR im lau­fen­den Jahr) sind von der E-Rech­nungs­pflicht befreit (Emp­fang bleibt ver­pflich­tend).
• Soft­ware­lö­sun­gen für die E-Rech­nungs­pflicht:
  • Erwei­te­run­gen für ERP-, Buch­hal­tungs- und Finanz­soft­ware.
  • Spe­zi­al­sys­te­me für Rech­nungs­er­stel­lung (häu­fig als SaaS-Lösun­gen).
  • Adap­ter für die Rech­nungs­ein­gangs­be­ar­bei­tung.
  • Archi­vie­rung: E-Rech­nun­gen müs­sen revi­si­ons­si­cher im Ori­gi­nal­for­mat auf­be­wahrt wer­den.
• Wie wäh­le ich die rich­ti­ge Soft­ware?
  • Gro­ße Unter­neh­men: Erwei­te­rung vor­han­de­ner Sys­te­me.
  • Klei­ne Unter­neh­men: Ein­füh­rung von ein­fa­chen, kom­pa­ti­blen Lösun­gen.
• Auto­ma­ti­sie­rung vs. Prü­fung:
  • Die E-Rech­nung macht Ana­ly­se­pro­zes­se (z. B. OCR-Scans) über­flüs­sig.
  • Prüf­pro­zes­se blei­ben rele­vant, da auch struk­tu­rier­te Daten feh­ler­haft sein kön­nen.
• Pflicht oder Chan­ce?
  • Lang­fris­ti­ge Effi­zi­enz­ge­win­ne durch weni­ger Papier­ar­beit und auto­ma­ti­sier­te Pro­zes­se.

Aus­blick:
In der nächs­ten Fol­ge wid­men wir uns der Fra­ge, wie die E-Rech­nung Prüf­pro­zes­se ver­än­dert, wel­che Sys­te­me die Digi­ta­li­sie­rung wei­ter vor­an­trei­ben und wie Unter­neh­men von den neu­en Stan­dards pro­fi­tie­ren kön­nen.

Jetzt rein­hö­ren und bes­tens auf die E-Rech­nung vor­be­rei­tet sein!

Herz­lich will­kom­men zur neu­en Fol­ge unse­res Pod­casts "Digi­tal Work­place Untold"! Heu­te dis­ku­tie­ren die Exper­ten von Ceyo­niq und BARC über die Bedeu­tung und Imple­men­tie­rung digi­ta­ler Signa­tu­ren und Sie­gel. Sie erklä­ren die ver­schie­de­nen Arten von Signa­tu­ren, die recht­li­chen Rah­men­be­din­gun­gen und die Inte­gra­ti­on in Geschäfts­pro­zes­se. Zudem wer­den die Vor­tei­le für Unter­neh­men und Anwen­der her­vor­ge­ho­ben, sowie Tipps zur erfolg­rei­chen Imple­men­tie­rung gege­ben.

Die aktu­el­le Fol­ge des Pod­cast „Digi­tal Work­place Untold“ behan­delt umfas­send das The­ma elek­tro­ni­sche Signa­tu­ren und deren Anwen­dung in der Pra­xis, spe­zi­ell im Behör­den­um­feld und in Unter­neh­men. Rai­ner Berndt, ein Exper­te für Doku­men­ten­ma­nage­ment und IT-Bera­ter, erklärt ver­schie­de­ne Arten von Signa­tu­ren – ein­fa­che, fort­ge­schrit­te­ne und qua­li­fi­zier­te – sowie elek­tro­ni­sche Sie­gel und ihre Bedeu­tung für rechts­si­che­res Arbei­ten.

Beson­de­res Augen­merk liegt auf der Inte­gra­ti­on von Signa­tu­ren in digi­ta­le Geschäfts­pro­zes­se und der Nut­zung moder­ner Fern­si­gna­tur-Ser­vices. Im öffent­li­chen Sek­tor wur­de die­se Ent­wick­lung durch gesetz­li­che Ände­run­gen, wie das 5. Ver­wal­tungs­ver­fah­rens­än­de­rungs­ge­setz, geför­dert.

Ein zen­tra­ler Punkt des Pod­casts ist die Pro­zess­in­te­gra­ti­on: Wie wer­den Signa­tu­ren und Doku­men­ten­ma­nage­ment­sys­te­me (DMS) kom­bi­niert, um effi­zi­en­te Arbeits­ab­läu­fe zu gewähr­leis­ten und eine lang­fris­ti­ge, siche­re Archi­vie­rung mit hohem Beweis­wert zu ermög­li­chen? Berndt betont, dass die ein­fa­che Nutz­bar­keit und tie­fe Inte­gra­ti­on von DMS und Signa­tu­ren ent­schei­dend für die Umset­zung sind, ins­be­son­de­re, um bei recht­li­chen Aus­ein­an­der­set­zun­gen die Nach­weis­bar­keit der Authen­ti­zi­tät zu gewähr­leis­ten.

Der Pod­cast beleuch­tet auch die Vor­tei­le für Unter­neh­men, dar­un­ter Kos­ten­ein­spa­run­gen bei Druck und Ver­sand, ver­kürz­te Bear­bei­tungs­zei­ten und ver­bes­ser­te Nach­weis­bar­keit dank digi­ta­ler Work­flows. Berndt und sein Gesprächs­part­ner argu­men­tie­ren, dass digi­ta­le Signa­tu­ren nicht nur siche­rer, son­dern auch effi­zi­en­ter sind als her­kömm­li­che papier­ba­sier­te Pro­zes­se.

Ein zen­tra­les Fazit ist, dass der Ein­satz von Signa­tu­ren Teil jeder Digi­ta­li­sie­rungs­stra­te­gie sein soll­te, da frag­men­tier­te Lösun­gen nicht mehr zeit­ge­mäß sind. Abschlie­ßend ermu­tigt Berndt die Hörer, moder­ne Lösun­gen euro­päi­scher Anbie­ter zu prü­fen, da sich der Markt dyna­misch ent­wi­ckelt und sich Ver­trau­ens­diens­te und Iden­ti­täts­ma­nage­ment (z.B. EUDI-Wal­let, Bund-ID) zuneh­mend durch­set­zen.