Herzlich willkommen zur neuen Folge unseres Podcasts „Digital Workplace Untold“! Heute dreht sich alles um Posteingang Projekte und Mail Room Solutions. Ich bin Elena Hogenes und bin heute gemeinsam mit Michael Schiklang, Analyst bei Digital Workplace by BARC, am Mikrofon.

In dieser Episode tauchen wir tief in die Welt der automatisierten Postbearbeitung ein. Wir erklären, wie moderne Systeme die Eingangspost digitalisieren, analysieren und effizient an die zuständigen Mitarbeitenden weiterleiten. Michael erläutert, wie der Prozess von der Digitalisierung über das Auslesen von Metadaten bis hin zur automatischen Weiterleitung funktioniert und welche Werkzeuge für die Umsetzung benötigt werden. Außerdem besprechen wir, wie solche Projekte individuell auf die Bedürfnisse von Unternehmen zugeschnitten werden und welche Vorteile sie bieten, wie schnellere Prozessstarts, kürzere Durchlaufzeiten und eine verbesserte Nachverfolgbarkeit.

Wir gehen auch auf die häufigsten Missverständnisse ein, zum Beispiel die Sorge, dass Automatisierung Arbeitsplätze kosten könnte. Stattdessen zeigen wir auf, wie sich die Aufgaben in den Postabteilungen verändern und neue Möglichkeiten der Digitalisierung und Prozessoptimierung eröffnen.

Hören Sie rein und erfahren Sie, wie Posteingangsprojekte Ihre Arbeitsabläufe revolutionieren können!

Im Podcast „Digital Workplace Untold“ geht es um Posteingangsprojekte, die darauf abzielen, den Posteingang effizienter zu gestalten. Michael Schiklang, der als Analyst bei Digital Workplace tätig ist, erklärt, dass der Schwerpunkt solcher Projekte darauf liegt, Eingangspost automatisiert zu erfassen und sie an die richtigen Mitarbeitenden oder Prozesse weiterzuleiten.

Der Prozess beginnt in der Regel mit dem Scannen von Papierpost, um diese zu digitalisieren. Anschließend erfolgt eine OCR-Texterkennung (Optical Character Recognition), um den Text aus dem gescannten Bild zu extrahieren. Danach wird versucht, den Inhalt der Post zu analysieren, indem die Dokumente in Klassen wie Rechnungen, Bestellungen oder Bewerbungen eingeteilt werden. Auf Grundlage dieser Klassifizierung wird die Post dann automatisiert an die zuständigen Abteilungen oder Personen weitergeleitet.

Ein zentrales Element in der Posteingangsbearbeitung ist die Freiformerkennung, die es ermöglicht, Dokumente unabhängig vom Layout zu erkennen und zu klassifizieren. Diese Prozesse werden so gestaltet, dass sie auf die individuellen Bedürfnisse des Unternehmens und seiner bestehenden Systeme abgestimmt sind.

Ein weiteres Thema im Podcast ist die Frage, ob durch die Automatisierung Arbeitskräfte ersetzt werden. Schiklang betont, dass dies selten der Fall ist, da weiterhin Personal benötigt wird, um den Posteingang zu verwalten und bei Ausnahmen manuell einzugreifen.

Der Podcast zeigt, wie wichtig ein gut organisierter und automatisierter Posteingang für die Effizienz und den Service eines Unternehmens ist. Die Projekte werden in der Regel schrittweise eingeführt, um die Komplexität zu bewältigen und die bestmöglichen Ergebnisse zu erzielen.