Herz­lich will­kom­men zur neu­en Fol­ge unse­res Pod­casts "Digi­tal Work­place Untold"! Heu­te dreht sich alles um Post­ein­gang Pro­jek­te und Mail Room Solu­ti­ons. Ich bin Ele­na Hoge­nes und bin heu­te gemein­sam mit Micha­el Schi­klang, Ana­lyst bei Digi­tal Work­place by BARC, am Mikro­fon.

In die­ser Epi­so­de tau­chen wir tief in die Welt der auto­ma­ti­sier­ten Post­be­ar­bei­tung ein. Wir erklä­ren, wie moder­ne Sys­te­me die Ein­gangs­post digi­ta­li­sie­ren, ana­ly­sie­ren und effi­zi­ent an die zustän­di­gen Mit­ar­bei­ten­den wei­ter­lei­ten. Micha­el erläu­tert, wie der Pro­zess von der Digi­ta­li­sie­rung über das Aus­le­sen von Meta­da­ten bis hin zur auto­ma­ti­schen Wei­ter­lei­tung funk­tio­niert und wel­che Werk­zeu­ge für die Umset­zung benö­tigt wer­den. Außer­dem bespre­chen wir, wie sol­che Pro­jek­te indi­vi­du­ell auf die Bedürf­nis­se von Unter­neh­men zuge­schnit­ten wer­den und wel­che Vor­tei­le sie bie­ten, wie schnel­le­re Pro­zess­starts, kür­ze­re Durch­lauf­zei­ten und eine ver­bes­ser­te Nach­ver­folg­bar­keit.

Wir gehen auch auf die häu­figs­ten Miss­ver­ständ­nis­se ein, zum Bei­spiel die Sor­ge, dass Auto­ma­ti­sie­rung Arbeits­plät­ze kos­ten könn­te. Statt­des­sen zei­gen wir auf, wie sich die Auf­ga­ben in den Post­ab­tei­lun­gen ver­än­dern und neue Mög­lich­kei­ten der Digi­ta­li­sie­rung und Pro­zess­op­ti­mie­rung eröff­nen.

Hören Sie rein und erfah­ren Sie, wie Post­ein­gangs­pro­jek­te Ihre Arbeits­ab­läu­fe revo­lu­tio­nie­ren kön­nen!

Im Pod­cast „Digi­tal Work­place Untold“ geht es um Post­ein­gangs­pro­jek­te, die dar­auf abzie­len, den Post­ein­gang effi­zi­en­ter zu gestal­ten. Micha­el Schi­klang, der als Ana­lyst bei Digi­tal Work­place tätig ist, erklärt, dass der Schwer­punkt sol­cher Pro­jek­te dar­auf liegt, Ein­gangs­post auto­ma­ti­siert zu erfas­sen und sie an die rich­ti­gen Mit­ar­bei­ten­den oder Pro­zes­se wei­ter­zu­lei­ten.

Der Pro­zess beginnt in der Regel mit dem Scan­nen von Papier­post, um die­se zu digi­ta­li­sie­ren. Anschlie­ßend erfolgt eine OCR-Tex­terken­nung (Opti­cal Cha­rac­ter Reco­gni­ti­on), um den Text aus dem gescann­ten Bild zu extra­hie­ren. Danach wird ver­sucht, den Inhalt der Post zu ana­ly­sie­ren, indem die Doku­men­te in Klas­sen wie Rech­nun­gen, Bestel­lun­gen oder Bewer­bun­gen ein­ge­teilt wer­den. Auf Grund­la­ge die­ser Klas­si­fi­zie­rung wird die Post dann auto­ma­ti­siert an die zustän­di­gen Abtei­lun­gen oder Per­so­nen wei­ter­ge­lei­tet.

Ein zen­tra­les Ele­ment in der Post­ein­gangs­be­ar­bei­tung ist die Frei­for­mer­ken­nung, die es ermög­licht, Doku­men­te unab­hän­gig vom Lay­out zu erken­nen und zu klas­si­fi­zie­ren. Die­se Pro­zes­se wer­den so gestal­tet, dass sie auf die indi­vi­du­el­len Bedürf­nis­se des Unter­neh­mens und sei­ner bestehen­den Sys­te­me abge­stimmt sind.

Ein wei­te­res The­ma im Pod­cast ist die Fra­ge, ob durch die Auto­ma­ti­sie­rung Arbeits­kräf­te ersetzt wer­den. Schi­klang betont, dass dies sel­ten der Fall ist, da wei­ter­hin Per­so­nal benö­tigt wird, um den Post­ein­gang zu ver­wal­ten und bei Aus­nah­men manu­ell ein­zu­grei­fen.

Der Pod­cast zeigt, wie wich­tig ein gut orga­ni­sier­ter und auto­ma­ti­sier­ter Post­ein­gang für die Effi­zi­enz und den Ser­vice eines Unter­neh­mens ist. Die Pro­jek­te wer­den in der Regel schritt­wei­se ein­ge­führt, um die Kom­ple­xi­tät zu bewäl­ti­gen und die best­mög­li­chen Ergeb­nis­se zu erzie­len.