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ECM-Trends: Was Pro­jek­te 2025 bewegt

By Artikel, Dr. Martin Böhn, ECM, Sabine Kraus

Sabi­ne Kraus, Dr. Mar­tin Böhn

Enter­pri­se Con­tent Manage­ment, auch ECM-Sys­te­me genannt, ent­wi­ckeln sich kon­ti­nu­ier­lich wei­ter. Doch wel­che Ent­wick­lun­gen bie­ten ech­ten Mehr­wert und wel­che sind blo­ßer Hype? Der Fokus liegt dar­auf, sowohl Anwen­der als auch Admi­nis­tra­to­ren zu unter­stüt­zen und die Nut­zung von Infor­ma­tio­nen sowie Pro­zes­se zu opti­mie­ren. Her­stel­ler und Part­ner prä­sen­tie­ren hier­zu inno­va­ti­ve Ansät­ze.

Wir von Digi­tal Work­place by BARC haben die wich­tigs­ten Trends für 2025 iden­ti­fi­ziert. Eini­ge davon sind schon län­ger bekannt, wie der Weg in die Cloud oder die digi­ta­le Signa­tur, ande­re gewin­nen durch tech­no­lo­gi­sche Fort­schrit­te und neue Vor­ga­ben an Bedeu­tung – etwa Künst­li­che Intel­li­genz (KI) und die ver­pflich­ten­de Ein­füh­rung von E-Rech­nun­gen.

Top-Trends 2025 im ECM

Die Ent­wick­lun­gen im ECM-Bereich sind meist evo­lu­tio­när statt revo­lu­tio­när, was Sta­bi­li­tät und Ver­läss­lich­keit bei Imple­men­tie­run­gen sicher­stellt. Die wich­tigs­ten Trends für 2025 umfas­sen:

1. Künst­li­che Intel­li­genz (KI) erleich­tert die Doku­men­ten­nut­zung

KI ver­än­dert grund­le­gend, wie Unter­neh­men Inhal­te erken­nen, ver­wal­ten und nut­zen:

  • Auto­ma­ti­sier­te Erken­nung: KI ver­bes­sert die Klas­si­fi­ka­ti­on ein­ge­hen­der Doku­men­te und die Extrak­ti­on rele­van­ter Inhal­te. Dies senkt Ein­stiegs­hür­den und stei­gert die Qua­li­tät der Ergeb­nis­se.
  • Intel­li­gen­te Abla­ge: KI-gestütz­te Ana­ly­sen erleich­tern das Ver­schlag­wor­ten und Erken­nen von Inhal­ten, um damit die Spei­che­rung und den Auf­bau von Bezie­hun­gen zwi­schen Inhal­ten zu erleich­tern.
  • Meta­da­ten-Gene­rie­rung: Auto­ma­ti­sier­te Erstel­lung von Meta­da­ten für bestehen­de Inhal­te opti­miert die Ver­wal­tung und den Zugriff.
  • Bild- und Video­ana­ly­se: Auch visu­el­le Inhal­te las­sen sich bes­ser struk­tu­rie­ren und in ECM-Sys­te­me ein­bin­den.
  • Pro­zess­au­to­ma­ti­sie­rung: Mus­ter­er­ken­nung unter­stützt bei der Opti­mie­rung von Arbeits­ab­läu­fen.

Zusätz­lich ermög­licht KI eine ver­ein­fach­te Infor­ma­ti­ons­su­che, auto­ma­ti­sche Zusam­men­fas­sun­gen und sogar Über­set­zun­gen, wodurch die Effi­zi­enz steigt.

2. Tech­ni­sche Fort­schrit­te för­dern neue Nut­zungs­mög­lich­kei­ten

Die Sys­te­me wer­den offe­ner und reagie­ren auf regu­la­to­ri­sche Anfor­de­run­gen:

  • Cloud-Lösun­gen: SaaS-Ange­bo­te bie­ten Vor­tei­le wie Ska­lier­bar­keit und gerin­ge­ren Admi­nis­tra­ti­ons­auf­wand, erfor­dern aber ande­re Ansät­ze bei Cus­to­mi­zing und Inte­gra­ti­on. Auch die kom­mer­zi­el­len Model­le sind zu prü­fen.
  • E-Rech­nun­gen: Die Ein­füh­rung der ver­pflich­ten­den E-Rech­nung ab Janu­ar 2025 treibt den Bedarf an ECM-Lösun­gen mit ent­spre­chen­den Funk­tio­nen vor­an.
  • Ver­netz­te Lösun­gen: Offe­ne Stan­dards und API-first-Archi­tek­tu­ren ermög­li­chen eine stär­ke­re Inte­gra­ti­on von ECM-Sys­te­men in bestehen­de IT-Land­schaf­ten.
  • Daten­schutz und Com­pli­ance: Sicher­heits­maß­nah­men wer­den aus­ge­baut, um regu­la­to­ri­sche Anfor­de­run­gen zu erfül­len.

3. Ver­bes­ser­te Funk­tio­na­li­tät, Usa­bi­li­ty und Anpass­bar­keit**

Fle­xi­bi­li­tät ist ent­schei­dend für den Erfolg von ECM-Pro­jek­ten:

  • Low-Code/­No-Code-Werk­zeu­ge: Die­se ermög­li­chen es Fach­ad­mi­nis­tra­to­ren, Anwen­dun­gen und Work­flows ohne Pro­gram­mier­kennt­nis­se zu erstel­len, was Pro­jek­te beschleu­nigt.
  • Auto­ma­ti­sier­te Work­flows: Ver­bes­ser­te Pro­zess­mo­du­le stei­gern Effi­zi­enz und redu­zie­ren Feh­ler in Rou­ti­ne­auf­ga­ben.
  • Inte­grier­te Platt­form­lö­sun­gen: ECM-Sys­te­me agie­ren zuneh­mend nicht nur als Sys­tem für Doku­men­ten­ma­nage­ment, son­dern auch als zen­tra­le Platt­for­men für Infor­ma­ti­ons­ma­nage­ment und Pro­zess­steue­rung.
  • Digi­ta­les Arbei­ten mit Signa­tu­ren und Sie­geln; Rechts­si­che­re Bear­bei­tung mit höhe­rer Effi­zi­enz, durch ver­schie­de­ne Initia­ti­ven wei­ter gestärkt.
  • Vor­de­fi­nier­te Lösungs­pa­ke­te: „Standard“-Lösungen für bestimm­te Anwen­dungs­fäl­le, wel­che eine schnel­le­re Imple­men­tie­rung erlau­ben. Kun­den kön­nen so auf Erfah­rungs­wis­sen auf­set­zen.

Aus­blick 2025 – Trends aktiv nut­zen

Die ECM-Bran­che steht vor dyna­mi­schen Ver­än­de­run­gen durch tech­no­lo­gi­sche Inno­va­tio­nen und ein brei­te­res Lösungs­an­ge­bot. Unter­neh­men, die früh­zei­tig auf Trends wie KI oder inte­grier­te Platt­for­men set­zen, kön­nen ihre Wett­be­werbs­fä­hig­keit stär­ken. Es emp­fiehlt sich, bestehen­de ECM-Sys­te­me regel­mä­ßig zu über­prü­fen und bei Bedarf anzu­pas­sen.

Wir von Digi­tal Work­place by BARC unter­stüt­zen Unter­neh­men dabei mit umfas­sen­der Bera­tung – von der Soft­ware­aus­wahl bis zur Imple­men­tie­rung – um das vol­le Poten­zi­al aktu­el­ler ECM-Lösun­gen aus­zu­schöp­fen.

CRM, CXM und Kun­den­kom­mu­ni­ka­ti­on – Trends 2025

By Artikel, CRM, CXM, Dr. Martin Böhn, Sabine Kraus

Sabi­ne Kraus, Dr. Mar­tin Böhn

Unter­neh­men ste­hen auch im Jahr 2025 vor der Her­aus­for­de­rung, ihre Stra­te­gien im Bereich Kun­den­be­zie­hungs­ma­nage­ment und Kun­den­kom­mu­ni­ka­ti­on wei­ter zu opti­mie­ren. Das Feld ist dabei umfas­send: Cus­to­mer Rela­ti­onship Manage­ment - CRM, Cus­to­mer Expe­ri­ence Manage­ment - CXM, Mar­ke­ting Auto­ma­ti­on und Ser­vice Manage­ment sowie ver­schie­de­ne Spe­zi­al­sys­te­me ver­spre­chen vie­le Poten­zia­le. Es gilt, Trends und Inno­va­tio­nen in die­sen Berei­chen kri­tisch für das eige­ne Unter­neh­men zu eva­lu­ie­ren und pas­sen­de Lösun­gen in die eige­ne Land­schaft zu inte­grie­ren.

Wie schon 2024 ist Künst­li­che Intel­li­gence (KI) der stärks­te Trei­ber der Trends des Jah­res 2025. Eini­ge die­ser Trends füh­ren zu grund­le­gen­den Ver­än­de­run­gen in der Kun­den­kom­mu­ni­ka­ti­on. Auf­ga­ben in Mar­ke­ting, Ver­trieb und Ser­vice kön­nen zudem anders, schnel­ler und bes­ser erle­digt wer­den. Bei der Fokus­sie­rung auf mehr Auto­ma­ti­on, per­sön­li­che­re Anspra­che und Emp­feh­lun­gen kom­men den The­men Daten­schutz, Daten­si­cher­heit und Daten­qua­li­tät eine hohe Bedeu­tung zu.

Top-Trends 2025

  • Dia­log­ori­en­tier­tes CRM – unter­stützt und auto­ma­ti­siert

Chat­bots und vir­tu­el­le Assis­ten­ten über­neh­men zuneh­mend Kun­den­an­fra­gen und ande­re Kun­den­ser­vice-Auf­ga­ben. Sie erhö­hen die Effi­zi­enz und bie­ten eine höhe­re Ver­füg­bar­keit, die durch Mit­ar­bei­ter im Ver­trieb und Ser­vice allein nicht rea­li­sier­bar wäre. Zudem wer­den ver­mehrt Chat­bots und Mes­sen­ger-Diens­te (zum Bei­spiel Whats­App) für die direk­te, inter­ak­ti­ve Kun­den­kom­mu­ni­ka­ti­on genutzt. Die­se Tech­no­lo­gien ermög­li­chen eine naht­lo­se, per­so­na­li­sier­te und schnel­le­re Kun­den­kom­mu­ni­ka­ti­on sowie eine opti­mier­te Kun­de­n­er­fah­rung über alle Kanä­le hin­weg. KI wird auch genutzt, um auf Daten (bspw. Ver­füg­bar­keit, Lie­fer­sta­tus) und Wis­sens­ele­men­te zuzu­grei­fen, was die Ant­wort­zei­ten zusätz­lich redu­ziert.

  • Hyper-Per­so­na­li­sie­rung und emo­tio­na­le Intel­li­genz

Die Per­so­na­li­sie­rung von Kun­den­er­leb­nis­sen erreich­te bereits im Jahr 2024 eine neue Dimen­si­on. Der Trend setzt sich vor­aus­sicht­lich im Jahr 2025 wei­ter fort. Fort­schritt­li­che Daten­ana­ly­sen ermög­li­chen maß­ge­schnei­der­te Ange­bo­te und Inhal­te, die auf indi­vi­du­el­le Prä­fe­ren­zen und Ver­hal­tens­wei­sen zuge­schnit­ten sind. Emo­tio­na­le Bedürf­nis­se der Kun­den sol­len erkannt und dar­auf reagiert wer­den. Kun­den erwar­ten heut­zu­ta­ge, dass Unter­neh­men ihre Wün­sche ver­ste­hen und erfül­len. Ange­strebt wer­den enge­re und nach­hal­ti­ge­re Bezie­hun­gen. Die Echt­zeit-Nut­zung von Daten wird dabei immer wich­ti­ger, um Nut­zer­er­fah­run­gen sofort anpas­sen zu kön­nen. Unter­neh­men, die die­se daten­ge­steu­er­te Per­so­na­li­sie­rung kanal­über­grei­fend umset­zen, ver­schaf­fen sich einen ent­schei­den­den Wett­be­werbs­vor­teil.

  • User Gene­ra­ted Con­tent (UGC)

Gene­ra­ti­ve KI-Sys­te­me ermög­li­chen es Unter­neh­men, krea­ti­ve, per­so­na­li­sier­te Inhal­te (z. B. Tex­te, Bil­der, Vide­os, Musik oder Code) und Inter­ak­tio­nen maß­ge­schnei­dert auf die Zielgruppe(n) zu erstel­len und die­se Nut­zer aktiv in Kam­pa­gnen, Umfra­gen, Wett­be­wer­be oder ande­re Aktio­nen mit ein­zu­bin­den. UGC wird als beson­ders glaub­wür­dig und authen­tisch wahr­ge­nom­men. Authen­ti­zi­tät, Enga­ge­ment und Reich­wei­te wer­den geför­dert und gleich­zei­tig die Kos­ten der Inhalts­er­stel­lung gesenkt.

  • Omnich­an­nel-Stra­te­gie, inklu­si­ve AR und VR

Die Bedeu­tung durch­dach­ter, ein­heit­li­cher Kun­den­er­leb­nis­se über alle Touch­points hin­weg wächst wei­ter. Unter­neh­men inte­grie­ren ver­schie­de­ne Kom­mu­ni­ka­ti­ons­ka­nä­le in eine in sich stim­mi­ge Kun­den­be­zie­hungs­stra­te­gie, um naht­lo­se Erfah­run­gen über E-Mail, Social Media, Web-Sei­te, diver­se Mes­sen­ger und ande­re Platt­for­men für die ent­spre­chen­de Zielgruppe(n) zu gewähr­leis­ten.

Aug­men­ted Rea­li­ty (AR) und Vir­tu­al Rea­li­ty (VR) eta­blie­ren sich als neue Kanä­le, um Kun­den in fes­seln­de und inter­ak­ti­ve Erfah­run­gen ein­tau­chen zu las­sen. Pro­duk­te und Dienst­leis­tun­gen wer­den „erleb­bar“ dem Kun­den prä­sen­tiert. Pro­duk­te kön­nen vor einem Kauf­ab­schluss vir­tu­ell getes­tet wer­den. Mit sol­chen vir­tu­el­len Pro­dukt­prä­sen­ta­tio­nen oder dem vir­tu­el­len Ein­tau­chen mit VR-Bril­le in ein vir­tu­el­les Kauf­haus, ver­schwim­men die Gren­zen zwi­schen digi­ta­lem und phy­si­schem Kauf immer mehr.

  • Daten­schutz, Daten- und Cyber­si­cher­heit

Mit zuneh­men­der Per­so­na­li­sie­rung und Mul­ti-Chan­nel-Kom­mu­ni­ka­ti­on rücken Daten­schutz sowie Daten- und Cyber­si­cher­heit stär­ker in den Fokus. Ver­trau­en ist ein ent­schei­den­der Aspekt der Kun­den­be­zie­hung. Rege­lun­gen zu Daten- und Cyber­si­cher­heit wer­den Teil der Cus­to­mer Jour­ney, um einen siche­ren Umgang mit Kun­den­da­ten über das gesam­te Kun­den­er­leb­nis hin­weg. Oft müs­sen dabei ver­schie­de­ne Sys­te­me und Touch­points abge­si­chert und abge­stimmt wer­den. Unter­neh­men müs­sen auf Basis gesetz­li­cher Vor­ga­ben, DSGVO sowie eige­nen Kon­zep­ten zur Nut­zung und zum Umgang mit (Kunden-)Daten (Ver­schlüs­se­lung, Mit­ar­bei­ter­schu­lun­gen, Not­fall­vor­sor­ge, Zugriffs­kon­trol­len etc.) die Balan­ce zwi­schen Per­so­na­li­sie­rung und Pri­vat­sphä­re fin­den.

  • Inves­ti­tio­nen in Daten­qua­li­tät und Daten­mo­del­le

Auto­ma­ti­on und KI bau­en auf Daten auf – und schlech­te Daten kön­nen so zu sehr uner­freu­li­chen Kun­den­er­leb­nis­sen füh­ren. KI-basier­te Ent­schei­dungs­fin­dun­gen soll­ten stan­dard­mä­ßig trans­pa­rent sein, um das Ver­trau­en der Kun­den zu stär­ken. Und die Reak­tio­nen müs­sen auf guten Daten basie­ren. Daher inves­tie­ren Unter­neh­men nicht nur in ent­spre­chen­de Soft­ware, son­dern auch in den geziel­ten Auf­bau von Wis­sen und Res­sour­cen zu Kun­den­mo­del­len, Sprach­mo­del­len und spe­zi­fi­schen Cus­to­mer Jour­neys für ver­schie­de­ne Kun­den­grup­pen.

  • Self-Ser­vice und Deep Auto­ma­ti­sie­rung

Kun­den erwar­ten zuneh­mend mehr Kon­trol­le über die eige­nen Daten und mehr Fle­xi­bi­li­tät durch Self-Ser­vice-Optio­nen. Unter­neh­men reagie­ren dar­auf mit dem Aus­bau von Self-Ser­vice-Lösun­gen wie Help Cen­ters, Kun­den­por­ta­le oder KI-gestütz­te Chat­bots, die ein­fa­chen Fra­gen des Kun­den auto­ma­tisch direkt beant­wor­ten.

Gleich­zei­tig wer­den Mar­ke­ting-Pro­zes­se, ins­be­son­de­re im Social-Media-Bereich, stär­ker auto­ma­ti­siert. Die Auto­ma­ti­on dient dazu, Auf­ga­ben zu ver­ste­hen, Ent­schei­dun­gen zu tref­fen und resul­tie­ren­de Daten für zukünf­ti­ge Auf­ga­ben auto­ma­ti­siert zu nut­zen. Daten­ba­sier­te Ana­ly­sen ermög­li­chen hier­bei Vor­her­sa­gen über zukünf­ti­ge Ereig­nis­se oder Trends, was bei­spiels­wei­se im Ser­vice­be­reich zu einer bedarfs­ge­rech­te­ren Res­sour­cen­zu­tei­lung führt. 

  • Unter­stüt­zung der Ser­vice-Exper­ten        

Guter Ser­vice ist das Aus­hän­ge­schild der Unter­neh­men. Daher wird in die Qua­li­tät der ver­schie­de­nen Ser­vice­leis­tun­gen inves­tiert. Ser­vice-Desk-Mit­ar­bei­ter wer­den zuneh­mend durch KI unter­stützt bei der Ver­knüp­fung ver­schie­de­ner Ein­gangs­ka­nä­le, dem Zugriff auf die rele­van­ten Lösungs­bau­stei­ne, die Gene­rie­rung von Ant­wor­ten sowie durch über­grei­fen­de Ana­ly­sen. Für den Field Ser­vice wer­den die Mög­lich­kei­ten gestärkt, auch mit KI-Unter­stüt­zung die Pla­nung der Auf­trä­ge, Dis­po­si­ti­on der Werk­zeu­ge und Mate­ria­li­en und Rou­ten­pla­nung durch­zu­füh­ren. Zudem wird die Unter­stüt­zung vor Ort gestärkt durch mehr Mög­lich­kei­ten der digi­ta­len Zusam­men­ar­beit (bspw. ein­fa­che Daten­er­fas­sung, Aug­men­ted Rea­li­ty) und des Zugriffs auf rele­van­tes Wis­sen.

  • Ein­fa­che­re und umfas­sen­de Ana­ly­sen      

Der Trend des daten­ori­en­tier­ten Kun­den­ma­nage­ments wird wei­ter ver­stärkt. Ansät­ze wie Cus­to­mer Data Plat­forms (CDP) und KI-Tools zur Auf­be­rei­tung der Daten sowie zum Erken­nen von Mus­tern erleich­tern die Zusam­men­füh­rung und geziel­te Nut­zung von Kun­den­da­ten. So wer­den die ver­schie­de­nen Kon­takt­ka­nä­le und Sys­tem­welt ver­bun­den, um die unter­schied­li­chen Cus­to­mer Jour­neys und Kun­den­grup­pen gezielt zu unter­stüt­zen. Für die Mar­ke­ting- und Ver­triebs­exper­ten wer­den immer bes­se­re Dash­boards und Reports gebo­ten, die teil­wei­se mit KI-Unter­stüt­zung rele­van­te Sach­ver­hal­te iden­ti­fi­zie­ren und her­vor­he­ben.

  • Stär­kung der Ver­net­zung der Sys­te­me     

Immer mehr Unter­neh­men bie­ten kom­ple­xe Pro­duk­te und Leis­tun­gen an, müs­sen kom­ple­xe Lie­fer- und Pro­duk­ti­ons­ket­ten koor­di­nie­ren oder bin­den Part­ner ein. Damit muss das CRM-Sys­tem weit mehr als nur Kun­den­stamm­da­ten und Rech­nungs­in­for­ma­tio­nen mit ERP-Lösun­gen aus­tau­schen, son­dern auch Ver­füg­bar­kei­ten oder aktu­el­le Abruf­zah­len. Auch die Ver­wen­dung von Spe­zi­al­sys­te­men für ein­zel­ne The­men oder Kom­mu­ni­ka­ti­ons­ka­nä­le erhöht die Kom­ple­xi­tät, wenn ein umfas­sen­des Kun­den­bild gewon­nen wer­den soll. Daher kommt Schnitt­stel­len, Midd­le­wa­re und Daten­platt­for­men eine immer höhe­re Bedeu­tung zu.

Die Trends in Kun­den­kom­mu­ni­ka­ti­on und Kun­den­be­zie­hungs­ma­nage­ment zei­gen deut­lich: Die Zukunft liegt in der intel­li­gen­ten Ver­knüp­fung von Tech­no­lo­gie und mensch­li­cher Exper­ti­se. Unter­neh­men, die es schaf­fen, KI-gestütz­te Per­so­na­li­sie­rung mit einem star­ken Fokus auf Daten­schutz und naht­lo­se Omnich­an­nel-Erleb­nis­se zu ver­bin­den, wer­den die Gewin­ner in der neu­en Ära des Kun­den­be­zie­hungs­ma­nage­ments sein.

Die Her­aus­for­de­rung besteht dar­in, die­se Tech­no­lo­gien so ein­zu­set­zen, dass sie einen ech­ten Mehr­wert für Kun­den und das eige­ne Unter­neh­men schaf­fen und gleich­zei­tig ethi­sche Stan­dards wah­ren. Unter­neh­men, die dies meis­tern, wer­den nicht nur die Kun­den­zu­frie­den­heit stei­gern, son­dern auch bes­se­re, lang­fris­ti­ge­re Kun­den­be­zie­hun­gen als bis­her auf­bau­en und sich so einen ent­schei­den­den Wett­be­werbs­vor­teil gegen­über ande­ren sichern. Mit Blick auf die Mit­ar­bei­ter gilt es, die­se best­mög­lich zu unter­stüt­zen (und zu ent­las­ten), indem auf die jewei­li­gen Auf­ga­ben­stel­lun­gen ein­ge­gan­gen wird. Gleich­zei­tig darf man das Gesamt­bild nicht aus den Augen ver­lie­ren. Hier kämp­fen vie­le Unter­neh­men aktu­ell mit der Viel­zahl der ein­ge­setz­ten Sys­te­me.

Wir von Digi­tal Work­place by BARC unter­stüt­zen Sie in Ihren Pro­jek­ten ger­ne, egal ob Sie ganz am Anfang eines CRM- oder CXM-Pro­jekts ste­hen oder ein­fach Ihre Lösun­gen auf den Prüf­stand neh­men möch­ten – Spre­chen Sie uns ein­fach an oder schrei­ben Sie uns unter digitalworkplace@barc.de!

Input Manage­ment: Digi­ta­li­sie­rung im "papier­lo­sen Zeit­al­ter"

By Artikel, Input Management

Input Manage­ment: Digi­ta­li­sie­rung im “papier­lo­sen Zeit­al­ter”

Digi­ta­li­sie­rung von ein­ge­hen­den Infor­ma­tio­nen mit Hil­fe von Rech­nungs- und Post­ein­gangs­lö­sun­gen – Papier und Digi­tal

Mehr erfah­ren

HERAUSFORDERUNG

Ver­tei­lung der Ein­gangs­post durch Kol­le­gen per­sön­lich. Zeit­auf­wän­di­ges, manu­el­les Erfas­sen von Rech­nun­gen. Der Groß­teil der Abläu­fe ist noch stark papier­ba­siert.

Manu­el­le, papier­ba­sier­te Abläu­fe brem­sen Unter­neh­men aus

Rele­van­te Ein­gangs­post und Rech­nun­gen gehen über vie­le ver­schie­de­ne Kanä­le ein und müs­sen zu unter­schied­li­chen Adres­sa­ten. Vie­le Orga­ni­sa­tio­nen ste­hen damit vor der Her­aus­for­de­rung, die Infor­ma­tio­nen schnell, sicher und nach­weis­bar zu erfas­sen und zu ver­tei­len und die Ver­ar­bei­tung zu unter­stüt­zen. Oft wird Papier bereits an einer Stel­le gescannt, aber an ande­ren wie­der aus­ge­druckt. Rele­van­te Infor­ma­tio­nen von Rech­nun­gen müs­sen manu­ell in Fach­sys­te­me über­tra­gen wer­den. Zeit­auf­wän­di­ge und intrans­pa­ren­te Pro­zes­se ver­zö­gern die Bear­bei­tung. Das alles führt zu gro­ßer Frus­tra­ti­on bei den betei­lig­ten Mit­ar­bei­tern. 

DAS IDEAL

Poten­tia­le durch schnel­le auto­ma­ti­sche Zutei­lung der ein­ge­hen­den Post sowie auto­ma­ti­sche Erfas­sung und Ver­ar­bei­tung von Rech­nun­gen heben.

Enor­me Poten­tia­le

Schnel­les Erfas­sen, Klas­si­fi­zie­ren und Nut­zen von Infor­ma­tio­nen durch intel­li­gen­te Erken­nung und Ver­tei­lung: Input Manage­ment hat das Ziel, wesent­li­che Infor­ma­tio­nen aus Doku­men­ten (Rech­nun­gen, Lie­fer­schei­ne, Anfra­gen etc.) aus­zu­le­sen und bei der Nut­zung die­ser Inhal­te in den ent­spre­chen­den Geschäfts­pro­zes­sen zu unter­stüt­zen. Die Lösun­gen für Input Manage­ment hel­fen bei vie­len Anwen­dungs­fäl­len und bie­ten enor­me Poten­tia­le für die Unter­neh­men.  

Manu­el­le Auf­wän­de redu­zie­ren & Geschäfts­pro­zes­se beschleu­ni­gen

Input-Manage­ment-Sys­te­me hel­fen bei der Auto­ma­ti­sie­rung von Pro­zes­sen. Die Werk­zeu­ge kön­nen Doku­men­te inhalt­lich klas­si­fi­zie­ren und gezielt Infor­ma­tio­nen aus unstruk­tu­rier­ten Inhal­ten aus­le­sen. Die so gewon­ne­nen Daten sto­ßen Geschäfts­pro­zes­se an, Work­flows hel­fen bei der teil­au­to­ma­ti­sier­ten Abar­bei­tung. Die bekann­tes­ten Anwen­dungs­fäl­le sind die auto­ma­ti­sche Rech­nungs­ein­gangs­be­ar­bei­tung und die auto­ma­ti­sche Post­ein­gangs­be­ar­bei­tung, jedoch las­sen sich auch ande­re Sze­na­ri­en abbil­den. Die Sys­te­me hel­fen bei der Redu­zie­rung des manu­el­len Auf­wands und bei der Beschleu­ni­gung der Geschäfts­pro­zes­se, zudem erhö­hen sie die Trans­pa­renz sowie die Qua­li­tät der Bear­bei­tungs­vor­gän­ge. Die Ein­hal­tung von Fris­ten und die geziel­te Aus­kunfts­fä­hig­keit wer­den unter­stützt. 

Vor­sicht bei Markt- & Lösungs­aus­wahl

Der Markt für Input Manage­ment ist sehr intrans­pa­rent, da ver­schie­de­ne Spe­zi­al­an­bie­ter exis­tie­ren, die sich gegen­sei­tig ergän­zen. Oft­mals ist es unklar, wel­che Teil­lö­sun­gen in einer Suite ent­hal­ten sind. Zudem ist es für poten­zi­el­le Kun­den oft nur schwer ersicht­lich, wel­che Werk­zeu­ge die eige­nen Anfor­de­run­gen abde­cken und sich in die vor­han­de­ne Infra­struk­tur ein­bin­den las­sen. Ohne eine umfas­sen­de Stra­te­gie blei­ben die Ein­satz­mög­lich­kei­ten oft ein­ge­schränkt, eine Anpas­sung der Lösung an neue Anfor­de­run­gen ist kaum mög­lich. Hier unter­stüt­zen Sie erfah­re­ne BARC-Exper­ten kom­pe­tent und unab­hän­gig. 

Wie wir Ihnen hel­fen

BARC Digi­tal Work­place bie­tet eine gro­ße Palet­te an Bera­tungs­leis­tun­gen, Rese­arch, Events und Con­tent rund um Digi­tal Work­place, ECM/DMS, Input Manage­ment, CRM/CXM, Pro­zess­ma­nage­ment sowie ERP. Unse­re erfah­re­nen Analyst:innen beglei­ten täg­lich Pro­jek­te in Unter­neh­men und ste­hen Ihnen bei allen Fra­gen rund um Digi­tal Work­place, ECM/DMS, Input Manage­ment, CRM/CXM, Pro­zess­ma­nage­ment sowie ERP bera­tend zur Sei­te. In ver­trau­li­chen Exper­ten­work­shops, Coa­chings oder Inhouse-Bera­tun­gen ver­wan­deln wir die Bedürf­nis­se Ihres Unter­neh­mens in zukunfts­si­che­re Ent­schei­dun­gen. Unse­re Pro­jekt­un­ter­stüt­zung deckt alle Stu­fen des erfolg­rei­chen Ein­sat­zes von Soft­ware ab. Auf unse­ren Events kön­nen Sie Key­notes füh­ren­der Exper­ten sowie Soft­ware­sys­te­me im Ein­satz erle­ben und sich mit Gleich­ge­sinn­ten aus­tau­schen und ver­net­zen. BARC Rese­arch in Form von neu­tra­len Pro­dukt­be­wer­tun­gen, Anwen­der­be­fra­gun­gen und Markt­ana­ly­sen beleuch­tet den Markt detail­liert. BARC Con­tent in Form von Blogs, Gui­des, Tech­no­lo­gy Maps, Info­gra­fi­ken, Pod­casts und wei­te­ren For­ma­ten hilft Ihnen dabei, immer auf dem Lau­fen­den zum aktu­el­len Markt­ge­sche­hen sowie tech­no­lo­gi­schen und metho­di­schen Trends zu blei­ben. Schau­en Sie sich unse­re ver­wand­ten Ange­bo­te an oder neh­men Sie ger­ne Kon­takt auf.

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Lesen Sie in unse­ren Cus­to­mer Suc­cess Sto­ries, wie wir unse­ren Kun­den hel­fen, ihre Zie­le zu errei­chen.

Suc­cess Sto­ries lesen

Das Web­i­nar hat uns sehr wei­ter­ge­hol­fen, da wir gera­de aktiv an unse­rem Work­flow im Bezug auf die Rech­nun­gen arbei­ten. Die Refe­ren­ten und die Dar­stel­lung des Ablaufs war sehe hilf­reich.

Mari­on Wit­zin­gerBereich Digi­tal­buch­hal­tung / ope­ra­ti­ve Per­so­nal­ar­beit, HARTZ REGEHR GmbH

Das Web­i­nar hat mir gut gefal­len. Wir von der EEW sind gera­de dabei, unse­re Arbeits­welt neu zu den­ken und umzu­ge­stal­ten. In dem Web­i­nar habe ich eine Rei­he von Hin­wei­sen bekom­men, die bei so einem Pro­jekt zu beach­ten sind. Dafür bin ich sehr dank­bar.

Dr. Ger­hard Lüde­kerIT Manage­ment, EEW Ener­gy from Was­te GmbH

Mir gefällt die Web­i­nar Rei­he „Digi­tal Work­place Expe­ri­ence" sehr gut, vor allem die Län­ge und die pra­xis­na­he und sym­pa­thi­sche Ver­mitt­lung der Inhal­te. Gut fin­de ich auch, dass ich mir das Web­i­nar im Nach­gang noch ein­mal anse­hen kann. Die The­men sind sehr aktu­ell und durch die inter­ak­ti­ve Gestal­tung der Web­i­na­re wird deut­lich, dass im Grun­de alle die­sel­ben The­men bewe­gen. Das ist span­nend.

Son­ja FuchsPer­so­nal und Orga­ni­sa­ti­ons­ent­wick­lung, Hand­werks­kam­mer Ulm

Die Zusam­men­ar­beit mit BARC, ins­be­son­de­re mit Dr. Böhn und Frau Kraus ermög­lich­te uns, ein zukunfts­si­che­res und auf unse­re Stif­tung und unse­re Auf­ga­ben abge­stimm­tes Sys­tem aus­zu­wäh­len und in das Tages­ge­schäft ein­zu­bin­den. Wäh­rend der immer offe­nen und kon­struk­ti­ven Unter­stüt­zungs­pha­se wur­den auch wich­ti­ge orga­ni­sa­to­ri­sche The­men beleuch­tet und umge­setzt. Das Pro­jekt, ange­fan­gen beim Aus­wahl­ver­fah­ren bis hin zur Imple­men­tie­rung konn­te in knap­pen 26 Mona­ten rea­li­siert wer­den. Wir konn­ten auch über das Sys­tem für Doku­men­ten­ma­nage­ment hin­aus wich­ti­ge Erkennt­nis­se aus der Beglei­tung von Dr. Böhn und Frau Kraus gewin­nen und wer­den bei den wei­te­ren Pro­jekt­pha­sen sehr ger­ne auf deren bewähr­te Mit­hil­fe zurück­grei­fen.

Alex­an­der Witt­mannPro­jekt­lei­ter, Evan­ge­li­sche Stif­tung Pfle­ge Schön­au

Herr Böhn und Frau Kraus, sowie punk­tu­ell bei­gezo­ge­ne Fach­spe­zia­lis­ten von BARC, haben uns wäh­rend des gesam­ten Pro­zes­ses sehr kom­pe­tent und part­ner­schaft­lich beglei­tet. Sie haben die vie­len Infor­ma­tio­nen und kom­ple­xen Gesamt­zu­sam­men­hän­ge pro­fes­sio­nell auf­be­rei­tet und über­sicht­lich dar­ge­stellt. Dies mün­de­te in kon­kre­ten Hand­lungs­emp­feh­lun­gen wel­che wich­ti­ge Ent­schei­dungs­grund­la­gen für die wei­te­re Eva­lua­ti­on dar­stel­len.

Andrej Valen­tiCFO, Bio­med

Wir sind mit der Zusam­men­ar­beit mit dem BARC-Team, Frau Kraus und Herr Dr. Böhn, sehr zufrie­den. Wir schätz­ten bei der Erstel­lung des Akten­plans die schnel­le und effi­zi­en­te Vor­ge­hens­wei­se und konn­ten inhalt­lich und orga­ni­sa­to­risch von dem Erfah­rungs­schatz pro­fi­tie­ren. Unser Pro­jekt­team wur­de von BARC effi­zi­ent und struk­tu­riert unter­stützt. Wir freu­en uns auf eine wei­te­re Zusam­men­ar­beit mit ihnen in den wei­te­ren Pro­jekt­pha­sen bei der Ein­füh­rung eines Doku­men­ten­ma­nage­ment­sys­tems.

Pro­jekt­team des Lan­des­kir­chen­rats der Evan­ge­li­schen Kir­che der PfalzPro­jekt­team, Lan­des­kir­chen­rat der Evan­ge­li­schen Kir­che der Pfalz

BARC zeich­net eine her­vor­ra­gen­de Markt- und Fach­kennt­nis im Bereich ECM aus. Die Pro­jekt­ma­nage­ment-Fähig­kei­ten des Ana­lys­ten­hau­ses sind dar­über hin­aus sehr gut.

Tors­ten GaulRes­sort­lei­ter IT, Leif­heit

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Auf­wands­ar­me digi­ta­le Spe­sen­ab­rech­nung im Zeit­al­ter des Digi­tal Work­place

By Artikel, Input Management

6. Sep­tem­ber 2022

Von Micha­el Schi­klang

Der Spe­sen­pro­zess: Unter­schät­zer Auf­wand­s­trei­ber in vie­len Unter­neh­men

Vie­le Unter­neh­men set­zen ihren Spe­sen­pro­zess in wei­ten Tei­len noch ohne Sys­tem­un­ter­stüt­zung manu­ell auf Basis von Papier um. Die Mit­ar­bei­ter sam­meln zu die­sem Zweck die Quit­tun­gen ihrer Aus­la­gen, notie­ren sich abrech­nungs­re­le­van­te Zei­ten wie Ver­pfle­gungs­mehr­auf­wän­de und pro­to­kol­lie­ren Fahr­ten mit dem eige­nen PKW selbst­stän­dig.

Am Ende einer Abrech­nungs­pe­ri­ode, bei den meis­ten Unter­neh­men am Monats­en­de, erstel­len die Mit­ar­bei­ter auf Basis von Vor­la­gen eine Gesamt­ab­rech­nung, hef­ten die ent­spre­chen­den Bele­ge an und über­ge­ben die Unter­la­gen den ver­ant­wort­li­chen Kol­le­gen.

Der genaue Ver­ar­bei­tungs­pro­zess und die Ver­ant­wort­lich­kei­ten kön­nen dabei unter­neh­mens­in­di­vi­du­ell vari­ie­ren. Die Spe­sen­ab­rech­nun­gen müs­sen von den Vor­ge­setz­ten und/oder Kos­ten­stel­len­ver­ant­wort­li­chen inhalt­lich geprüft und anschlie­ßend im Finanz­be­reich gebucht sowie aus­ge­zahlt wer­den. Erfolgt die Aus­zah­lung über die monat­li­che Lohn­ab­rech­nung, ist der Per­so­nal­be­reich auch invol­viert.  

Der manu­el­le Pro­zess ist dabei häu­fig sehr auf­wän­dig – so erfolgt die Wei­ter­lei­tung der rele­van­ten Infor­ma­tio­nen von einem Bear­bei­ter zum nächs­ten nicht sel­ten per Haus­post. Die pro­zess­re­le­van­ten Infor­ma­tio­nen wer­den häu­fig erst ganz am Ende des Pro­zes­ses in die füh­ren­den Sys­te­me über­nom­men.

Die Fol­ge ist, dass erst sehr spät Trans­pa­renz über die anfal­len­den Ver­bind­lich­kei­ten besteht. Zudem ist die Arbeits­be­las­tung am Ende der Abrech­nungs­pe­ri­ode für alle Betei­lig­ten sehr hoch: Die Antrag­stel­ler müs­sen alle Infor­ma­tio­nen sam­meln und die Abrech­nung erstel­len, die Prü­fer alle Anträ­ge kon­trol­lie­ren und die Mit­ar­bei­ter aus dem Finanz­be­reich alle Vor­fäl­le kor­rekt ver­bu­chen.  

Die Sys­tem­un­ter­stüt­zung ist dabei häu­fig gering, wes­we­gen die Auf­wän­de für alle Betei­lig­ten meist sehr hoch sind. Ver­zö­ge­run­gen im Pro­zess, die auch eine spä­te Aus­zah­lung zur Fol­ge haben, frus­trie­ren die Mit­ar­bei­ter und sor­gen nicht sel­ten dafür, dass die­se zukünf­tig Vor­be­hal­te gegen die Zah­lung mit eige­nen Mit­teln haben.  

Durch Sys­tem­un­ter­stüt­zung pro­fi­tie­ren 

Moder­ne Sys­te­me hel­fen bei der Ver­wal­tung der not­wen­di­gen Infor­ma­tio­nen, bei der Erstel­lung der Abrech­nun­gen, bei der Prü­fung und berei­ten Buchungs­vor­schlä­ge vor, wel­che sich an die füh­ren­den Sys­te­me über­ge­ben las­sen.  

Die Lösun­gen set­zen dabei kon­se­quent auf die digi­ta­le Daten­hal­tung sowie die digi­ta­le Pro­zess­be­ar­bei­tung und fol­gen damit der­sel­ben Phi­lo­so­phie wie der Digi­tal Work­place.

So wer­den Quit­tun­gen von den Mit­ar­bei­tern direkt beim Anfal­len per Smart­phone oder Scan­ner digi­ta­li­siert und ins Sys­tem über­tra­gen. Elek­tro­ni­sche Bele­ge (z. B. digi­ta­le Zug­ti­ckets) kön­nen direkt in das Sys­tem impor­tiert wer­den. Zu jedem Beleg kön­nen die Mit­ar­bei­tern wei­te­re Zusatz­in­for­ma­tio­nen (z. B. Name des Kun­den oder des Events) ein­rei­chen.

Die Sys­te­me lesen auto­ma­tisch den Lie­fe­ran­ten sowie die Beträ­ge aus und über­tra­gen die­se als struk­tu­rier­te Infor­ma­tio­nen in das Sys­tem. Zudem ver­su­chen sie die Art der Spe­sen auf Basis der Lie­fe­ran­ten­in­for­ma­tio­nen oder abge­rech­ne­ten Pro­duk­te zu kate­go­ri­sie­ren.

Beleg­lo­se Spe­sen, wie Tages­geld­pau­scha­len, wer­den direkt über die Frontends der Lösun­gen erfasst. Hier­bei müs­sen die Mit­ar­bei­ter ledig­lich die Zei­ten und den Arbeits­ort erfas­sen, die Lösun­gen berech­nen die aus­zu­zah­len­den Beträ­ge auto­ma­tisch. Glei­ches gilt für Kilo­me­ter­pau­scha­len für Fahr­ten mit dem pri­va­ten PKW – ledig­lich die Stre­cke muss erfasst wer­den, die wei­te­re Bear­bei­tung und Berech­nung über­nimmt das Sys­tem. 

Spe­sen­prü­fun­gen kön­nen auto­ma­tisch über Regeln oder manu­ell über die Ver­ant­wort­li­chen erfol­gen. Regeln für die Frei­ga­ben ent­hal­ten bei­spiels­wei­se Infor­ma­tio­nen, wel­che Mit­ar­bei­ter­rol­len wel­che Spe­sen­ar­ten grund­sätz­lich ein­rei­chen dür­fen, bis zu wel­cher Betrags­gren­ze eine auto­ma­ti­sche Frei­ga­be erfol­gen soll und wie hoch das grund­sätz­li­che Bud­get in eine vor­de­fi­nier­ten Zeit­pe­ri­ode ist.

So könn­ten die Regeln besa­gen, dass ein Ver­triebs­au­ßen­dienst­mit­ar­bei­ter grund­sätz­lich Hotel­rech­nun­gen abrech­nen darf, ein Quar­tals­bud­get von 3.000 Euro für Hotel­rech­nun­gen hat und dass das Sys­tem Über­nach­tun­gen von bis zu 100 Euro pro Nacht auto­ma­tisch frei­ge­ben soll. Ist der Preis pro Nacht höher oder hat der Mit­ar­bei­ter das Gesamt­bud­get von 3.000 Euro in einem Quar­tal über­schrit­ten, muss sein Vor­ge­setz­ter eine manu­el­le Geneh­mi­gung vor­neh­men.  

Bei der manu­el­len Frei­ga­be bekom­men die für die Prü­fung ver­ant­wort­li­chen Mit­ar­bei­ter die Spe­sen zur Frei­ga­be zuge­stellt. Die Sys­te­me zei­gen die ange­fal­le­nen Aus­ga­ben sowie Bele­ge und zuge­hö­ri­ge Meta­da­ten (Datum, Kun­de, Spe­sen­art) an. Die Frei­ga­be kann ein­fach per Maus­klick erfol­gen, bei Ableh­nun­gen muss bei den meis­ten Sys­te­men der Ableh­nungs­grund ver­merkt wer­den. 

Man­che Lösun­gen las­sen sich auch mit digi­ta­len Buchungs­por­ta­len im Inter­net (z. B. für Über­nach­tun­gen, Miet­wa­gen, Flü­ge, Bahn­fahr­ten) ver­bin­den. Die Lösun­gen kön­nen bei der Buchung wich­ti­ge Hin­wei­se geben und die anfal­len­den Buchungs­be­le­ge sowie Abrech­nun­gen direkt in das eige­ne Sys­tem impor­tie­ren und auto­ma­ti­siert erschlie­ßen.

Zudem bie­ten man­che Anbie­ter auch Modu­le für die Rei­se­pla­nung an: Das bedeu­tet, dass Mit­ar­bei­ter vor Rei­se­an­tritt die Rei­se pla­nen und auf Kon­for­mi­tät gegen­über den inter­nen Richt­li­ni­en prü­fen las­sen kön­nen. Zudem lässt sich schon der Rei­se­bu­chung die Frei­ga­be der Vor­ge­setz­ten ein­ho­len.  

Am Ende einer Abrech­nungs­pe­ri­ode erstellt das Sys­tem aus den ein­ge­reich­ten und frei­ge­ge­ben Spe­sen einen Buchungs­vor­schlag, wel­cher auto­ma­tisch an das füh­ren­de Zahl­sys­tem zur Ver­bu­chung und Aus­zah­lung über­mit­telt wer­den kann. Eine Über­sicht aller Spe­sen und der damit ver­bun­de­nen Prü­fun­gen haben die Mit­ar­bei­ter ohne­hin per­ma­nent im Zugriff. Das oft müh­sa­me Erstel­len des eigent­li­chen Doku­ments für die Spe­sen­ab­rech­nung ent­fällt somit ganz. 

Frü­he Digi­ta­li­sie­rung als Basis für hohe Trans­pa­renz 

Die Phi­lo­so­phie von Lösun­gen für Spe­sen­ab­rech­nun­gen sieht vor, dass umge­hend alle Infor­ma­tio­nen digi­tal erfasst wer­den sol­len – unab­hän­gig davon, ob ein (Papier-)beleg zu Grun­de liegt oder ob es sich um eine beleg­lo­se Aus­ga­be han­delt.

Die frü­he Erfas­sung sorgt dafür, dass für alle Sei­ten die größt­mög­li­che Trans­pa­renz geschaf­fen wird. Die Mit­ar­bei­ter haben stets einen Über­blick über alle Spe­sen und kön­nen die Anzei­ge auf Basis der erho­be­nen Meta­da­ten fil­tern und gezielt nach ein­zel­nen Aus­la­gen suchen. Zudem ist ersicht­lich, wel­che Posi­tio­nen schon frei­ge­ge­ben wur­den und wie hoch der Gesamt­be­trag in einer Abrech­nungs­pe­ri­ode ist.

Im Gegen­satz zum nicht sys­tem­ge­stütz­ten Pro­zess müs­sen die Mit­ar­bei­ter auch kei­ne Angst haben, Bele­ge zu ver­lie­ren oder zu ver­ges­sen: Nach der Erfas­sung im Sys­tem wer­den die­se sicher archi­viert und auto­ma­tisch der Gesamt­ab­rech­nung zuge­führt.  

Auch die Unter­neh­men kön­nen von einer gestei­ger­ten Trans­pa­renz pro­fi­tie­ren: Die Buch­hal­ter kön­nen jeder­zeit sehen, wel­che Bele­ge ein­ge­reicht wur­den und wie hoch die vor­aus­sicht­li­chen Ver­bind­lich­kei­ten ins­ge­samt sind.

Natür­lich wird nicht auto­ma­tisch jeder ein­ge­reich­te Beleg auch posi­tiv geprüft und dann aus­ge­zahlt – über die Sum­me aller Bele­ge las­sen sich aber rela­tiv zuver­läs­sig ver­läss­li­che Pro­gno­sen über die Aus­zah­lungs­be­trä­ge tref­fen.

Zudem kön­nen im Rah­men des Reportings wich­ti­ge Infor­ma­tio­nen abge­lei­tet wer­den: Bei­spiels­wei­se kann ermit­telt wer­den, wie hoch die durch­schnitt­li­chen monat­li­chen Spe­sen­be­trä­ge waren, wel­che Spe­sen­ar­ten wel­chen Anteil an den Gesamt­kos­ten haben (z. B. Hotel­kos­ten 20 %, Bahn­kos­ten 24 % Geschäfts­es­sen 10 % usw.), wie hoch die durch­schnitt­li­chen Aus­ga­ben pro Mit­ar­bei­ter­rol­le (Ver­triebs­au­ßen­dienst, Mon­teur etc.) waren und wel­che regio­na­len Unter­schie­de es gibt (z. B. Mit­ar­bei­ter aus Ber­lin haben 10 % weni­ger Spe­sen­aus­ga­ben als Mit­ar­bei­ter aus Mün­chen).

Im Rah­men von Drill-Downs kann die Ana­ly­se bei­spiels­wei­se auch Infor­ma­tio­nen auf Lie­fe­ran­ten­ebe­ne lie­fern, wodurch sich auch kon­kre­te Ver­bes­se­rungs­po­ten­tia­le ablei­ten las­sen. Um dies mit einem Bei­spiel zu ver­deut­li­chen: Ist ein Ergeb­nis der Ana­ly­se, dass bestimm­te Hotel­ket­ten beson­ders häu­fig gebucht wer­den, kön­nen die Ein­käu­fer die Zah­len nut­zen, um mit besag­ten Ket­ten bes­se­re Kon­di­tio­nen zu ver­han­deln. 

Digi­ta­le Spe­sen­ab­rech­nung in der digi­ta­len Arbeits­welt  

Die Spe­sen­ab­rech­nung ohne Sys­tem­un­ter­stüt­zung ist in vie­len Unter­neh­men ein sehr auf­wän­di­ger Pro­zess, der vie­le Kos­ten und zum Teil viel Frust bei den Betei­lig­ten ver­ur­sacht.

Die Bear­bei­tung von Ein­gangs­rech­nun­gen wird in den meis­ten Unter­neh­men schon seit vie­len Jah­ren als auf­wän­di­ger und wich­ti­ger Pro­zess betrach­tet, der soft­ware­sei­tig mög­lichst gut unter­stützt wer­den soll. Der Spe­sen­ab­rech­nung dage­gen wird nur sel­ten die not­wen­di­ge Auf­merk­sam­keit zuteil, obwohl die digi­ta­le und sys­tem­ge­stütz­te Umset­zung hohe Poten­tia­le für die Unter­neh­men bie­tet. 

Aufwandsarme digitale Spesenabrechnung im Zeitalter des Digital Workplace
Ein­bin­dung der digi­ta­len Spe­sen­ab­rech­nung in den Digi­tal Workplace​

Da moder­ne Lösun­gen für die digi­ta­le Spe­sen­ab­rech­nun­gen der grund­le­gen­den Phi­lo­so­phie des Digi­tal Work­place fol­gen, kön­nen die­se schnell und ein­fach ein inte­gra­ler Bestand­teil von die­sem wer­den. Moder­ne Unter­neh­men, die die Zei­chen der Zeit erkannt haben und des­we­gen ihre Digi­ta­li­sie­rung mit moder­nen Ansät­zen wie dem Digi­tal Work­place vor­an­trei­ben, soll­ten unbe­dingt auch die Mög­lich­kei­ten nut­zen, wel­che von Lösun­gen für die digi­ta­le Spe­sen­ab­rech­nung gebo­ten wer­den.

Auch hier kann man „beim Bezah­len spa­ren“ – Geld, Zeit und Mit­ar­bei­ter­ner­ven. 

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