Erhalten Sie einen speziell aufbereiteten, praxisnahen Überblick zu den Themen Cloud und Software-as-a-Service (SaaS) für Enterprise Content Management (ECM).
Erfahren Sie in der Studie;
wie sich die Themen Cloud, SaaS und klassische (lokale) On-Premises-Systeme im ECM voneinander abgrenzen.
wo Herausforderungen und Potenziale von SaaS liegen und wie Sie diese nutzen.
wie die Anbieterlandschaft und aktuelle Markttrends aussehen.
wie sich Lizenzmetriken und die Preisbildung im SaaS-ECM-Markt gestaltet.
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Mit der BARC-Studie ECM SaaS erhalten Sie einen speziell aufbereiteten, praxisnahen Überblick zu den Themen Cloud und Software-as-a-Service (SaaS) für Enterprise Content Management (ECM).
Die Studie verdeutlicht die Unterschiede zu klassischen (lokalen) On-Premises-Systemen und zeigt den aktuellen Stand bei SaaS-Modellen im ECM-Markt.
Basis der Studie sind Projekt-Erfahrungen von BARC-Expert:innen sowie gezielte Rückmeldungen von Anbietern (mit entsprechendem Portfolio) im Rahmen der zugehörigen Marktforschungsumfrage.
Erfahren Sie in der Studie
wie sich SaaS auf Anwender und Anbieter auswirkt.
wie sich die Themen Cloud, SaaS und klassische (lokale) On-Premises-Systeme im ECM abgrenzen lassen.
wo Herausforderungen und Potenziale von SaaS liegen.
wie sich Lizenzmetriken und die Preisbildung im SaaS-ECM-Markt gestaltet.
wie die Anbieterlandschaft aktuell aussieht.
wo Herausforderungen bei der Umstellung des Portfolios auf Anbieterseite liegen.
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Erhalten Sie einen speziell aufbereiteten, praxisnahen Überblick zu dem Thema Enterprise Content Management in der Cloud vs. On-Premises.
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Enterprise Content Management in der Cloud
ist ein Thema, welches teils sehr kontrovers diskutiert wird, da der Enterprise Content Management – Markt in der Vergangenheit stark auf den On-Premises-Betrieb fokussiert war. Viele Kunden wissen nicht, ob sie ihr ECM-System in der Cloud oder On-Premises betreiben sollen. Doch Cloud ist nicht gleich Cloud – auch hier gibt es Unterschiede.
Historisch gesehen liegt der Ursprung der ECM-Lösungen im On-Premises-Bereich. Auch wenn es inzwischen einige leistungsstarke Enterprise Content Management-Lösungen in der Cloud gibt, existieren immer noch etliche Anbieter, welche nach wie vor den Fokus aus On-Premises-Lösungen legen. Aber es gibt auch verschiedene Anbieter, die nativ in der Cloud entwickeln oder zumindest auf eine Cloud-First-Strategie gewechselt sind. Der ECM-Markt entwickelt sich deutlich langsamer in die Richtung des Cloud-Betriebs als beispielsweise der Markt für CRM-Lösungen. Hierfür gibt es verschiedene Gründe. Im internationalen Vergleich haben die deutschen Unternehmen eher restriktiv auf Cloudangebote reagiert, was unter anderem auch in den vergleichsweisen hohen gesetzlichen Anforderungen an die Aufbewahrung von elektronischen Dokumenten und an den Datenschutz begründet ist. Zudem sind ECM-Systeme Plattformen, welche häufig in andere Business-Anwendungen wie ERP-Systeme integriert werden und die Rolle des „folgenden“ Systems einnehmen. Die führende Anwendung hat in der Vergangenheit dabei häufig die Betriebsart bestimmt. So sahen beispielsweise viele Kunden keinen großen Vorteil ihr SAP ERP On-Premises zu
betreiben und das korrespondierende Enterprise Content Management System in die Cloud auszulagern. Zudem gab es in der Vergangenheit auch Bedenken, dass Schnittstellen von On-Premises-Systeme in die Cloud weniger flexibel und performant sind als Schnittstellen zwischen zwei On-Premises-Systemen. In der Vergangenheit war auch der Netzausbau ein Hindernis für den Weg in die Cloud. Einige Kunden hatten Sorge, dass die Internetanbindung der verschiedenen Standorte für ein performantes Arbeiten ausreicht, da bei Cloud-Lösungen alle Inhalte über das Internet auf die Clients geladen wird. Dokumente sind dabei größer und benötigen mehr Übertragungskapazität als reine Datensätze. Akten mit vielen Dokumenten können sehr groß werden.
In der Gegenwart gibt es viele der Hindernisse nicht mehr oder nur noch in schwacher Ausprägung. So „wandern“ viele der führenden ERP- und CRM-Lösungen in die Cloud. Moderne Webtechnologien (Webservices etc.) erlauben auch einen besseren und performanten Aufbau von Schnittstellen, die außerhalb des eigenen Firmennetzwerkes angesiedelt sind. Viele Software- und Rechenzentrumsanbieter haben die Ausgangslage zum Aufbau von rechts- und datenschutzkonformen Lösungen in der Cloud geschaffen. Der Internetausbau ist deutlich vorangeschritten und die Leitungen performanter geworden. Zudem gibt es inzwischen einige leistungsstarke Cloudlösungen auf dem Markt für ECM, die auch mit den On-Premises-Systemen konkurrieren können. Es ist davon auszugehen, dass in den nächsten Jahren der Trend Richtung Cloud weiter anhält und zunehmend an Bedeutung gewinnt. Bevor man sich die Vor- und Nachteile des Cloudbetriebs betrachtet, muss zuerst eruiert werden, welche Arten der Cloud es überhaupt gibt und wie sich diese voneinander unterscheiden.
Grundsätzlich geht der Trend in den meisten Softwaresegmenten Richtung der Public Cloud / Software-as-a-Service. Gerade die großen Anbieter wie SAP und Microsoft sind hier maßgebliche Treiber. Das hat zur Folge, dass immer mehr führende Systeme im Standard in der Cloud betrieben werden. Da ECM-Systeme in vielen Fällen den führenden Anwendungen folgen, ist es natürlich auch naheliegend diese in der Cloud zu betreiben bzw. gleich als SaaS zu beziehen.
Nicht nur Homeoffice und Remote Work, sondern die voranschreitende Digitalisierung verändert, wie wir mit Informationen umgehen und Prozesse gestalten. Das beeinflusst auch die Erwartungshaltung von Kunden, Geschäftspartnern und insbesondere Mitarbeitern. Dies zeigt sich in vielen unserer Projekte und kann auch so ausgedrückt werden: Das muss doch auch einfacher, schneller und besser gehen!
Wir freuen uns, Ihnen mit dem BARC Guide Digital Workplace Anregungen für die Gestaltung Ihrer Projekte geben zu können:
Die Expertenbeiträge verdeutlichen die Potenziale und zeigen Ihnen einen Weg zur Umsetzung Ihrer Projekte auf.
Wir zeigen Ihnen die Einsatzmöglichkeiten der Systeme und wie diese Ihrer Organisation helfen können.
Unsere Marktübersicht informiert sie über mehr als 400 Lösungen aus verschiedenen Softwaresegmenten, mit denen Sie die Digitalisierung und bedarfsgerechte Unterstützung vorantreiben können.
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Es scheint, als sei uns ein Fehler unterlaufen. Dafür entschuldigen wir uns. Bitte wenden Sie sich an digitalworkplace@barc.de und schildern Sie Ihr Problem genauestens, wenn möglich mit Screenshots. Wir kümmern uns schnellstmöglich um die Lösung. Versprochen!
Schnell auf die richtigen Informationen zugreifen und diese nutzen zu können sollte Ziel jedes Unternehmens sein. Denn immer mehr Inhalte aus immer mehr Quellen stehen bereit, gleichzeitig steigen die Ansprüche an eine schnelle und flexible Verarbeitung. Oft sind relevante Dokumente aber in vielen Systemen und Ablagen verteilt. So verlieren Mitarbeiter wertvolle Arbeitszeit bei der Suche und Kontrolle der Inhalte. Systeme für Enterprise Content Management (ECM) integriert in einen ganzheitlichen Ansatz eines Digital Workplace bieten hier viele Möglichkeiten – die Produktauswahl und Projektumsetzung müssen aber gut geplant werden.
Die digitale Transformation hat verändert, wie man Informationen sieht und diese nutzen will. Daher kommen der richtigen Erfassung, Verwaltung und insbesondere Bereitstellung eine hohe Bedeutung zu.
Es genügt nicht, möglichst viele Informationen zu sammeln. Diese müssen in einen Kontext gebracht werden, um direkt genutzt werden zu können. Daher ist die Verbindung von Inhalten, Prozessen, Werkzeugen und den entsprechenden Mitarbeitern entscheidend. Welchen Wert eine Information hat, ist davon abhängig, wer sie für welche Anwendungsfälle nutzen kann. Kurz gesagt: Der Digital Workplace mit ECM (Enterprise Content Management) erhält somit einen weiteren wichtigen Baustein.
Informationen umfassend nutzen: Dokumenten- und Prozessmanagement
Informationen entfalten erst einen Mehrwert, wenn sie in einem Geschäftskontext genutzt werden können. Hier setzt ECM an, indem die Inhalte den Mitarbeitern im konkreten Geschäftsvorfall aufgabenbezogen und bedarfsgerecht aus unterschiedlichen Quellen bereitgestellt werden. Die Funktionen gehen dabei über die reine Recherche hinaus, die Aufgabenbereitung selbst wird unterstützt.
ECM zeichnet sich daher durch die konsequente Prozessorientierung aus. Entscheidend für erfolgreiche Projekte sind dabei nicht die verwendeten Schlagworte (Dokumentenmanagement, Enterprise Content Management, Enterprise Information Management etc.), sondern die Unterstützung in den konkreten Einsatzszenarien.
ECM-Systeme lösen bisherige Informationsinseln auf und verschieben den Fokus von der Ablage auf die Nutzung von Informationen. Der gesamte Dokumentenlebenszyklus wird unterstützt. Ausgangspunkt sind die Erfassung (Erzeugung oder Import) eines Dokuments und die Ablage (mit der inhaltlichen Einordnung bzw. Verschlagwortung).
Darauf bauen Recherche, Bearbeitung, Weiterleitung und Veröffentlichung auf. Am Ende stehen die (revisionssichere) Langzeitarchivierung sowie die abschließende (nachweisliche) Zerstörung der Dokumente. Werden nur Teilbereiche umgesetzt (bspw. reine Ablagelösungen), bleiben die Projekte meist deutlich hinter den Erwartungen der Beteiligten zurück.
Der Fokus verschiebt sich von der Informationsverwaltung zur Unterstützung der Vorgangsbearbeitung, eine nachhaltige Verbesserung der Geschäftsprozesse wird verfolgt. Die Systeme bieten hierfür verschiedene Möglichkeiten.
Informationen können mit einfachen Wiedervorlagen oder individuell gestellten Aufgaben verbunden werden. Das ermöglicht den Mitarbeitern die einfache Verteilung und Nachverfolgung. Auch der Dokumentenstatus kann für die Dokumentenverteilung genutzt werden. Über vordefinierte Suchanfragen erhalten die Anwender immer genau die Dokumente, welche aktuell bearbeitet werden müssen (bspw. Reklamationen im Status: „zu prüfen“).
Größere Prozessketten können Mitarbeiter bedarfsgerecht durch Ad-hoc-Workflows definieren. Hierbei werden einzelne Aufgaben, Bearbeitern und Fristen zusammengeklickt.
Für wiederkehrende, stark strukturierte Prozessketten bieten die Systeme (Production) Workflows an, welche zumeist grafisch definiert werden. Hier ist es möglich, viel Verarbeitungslogik einzubinden, bspw. zur automatischen Verteilung, Fristüberwachung oder auch der vollständigen Übernahme von Teilschritten durch die Software selbst.
Zur Unterstützung von (schwach strukturierter) Projektarbeit stellen viele ECM-Systeme Collaboration-Funktionen bereit. In Arbeitsräumen können Dokumente geteilt, Rechte und Fristen gesetzt sowie Aufgaben zugeordnet werden.
Abbildung 1: Umfassender Ansatz des Enterprise Content Management
Potenziale durch Enterprise Content Management: Wissen erzeugen und nutzen
ECM-Systeme unterstützen die Schaffung, Bewahrung und Anwendung von Wissen auf verschiedenen Ebenen. Die relevanten Informationen können strukturiert und bedarfsgerecht bereitgestellt werden, damit der Anwender schnell die erforderlichen Entscheidungen ableiten und Tätigkeiten durchführen kann.
Dazu ist eine Verbindung von Wissensbausteinen und Prozessen nötig, damit der erforderliche Bearbeitungskontext gegeben ist. Zudem ist auf die Rolle des Anwenders zu achten, also welche Arbeitsweisen und Aufgabengebiete zu unterstützen sind.
Durch die Verbindung mit einer konkreten Aufgabe wird die Nutzung erleichtert und so ein konkreter Mehrwert geschaffen. Die Unterstützung der Mitarbeiter bei der Vorgangsbearbeitung ist auf verschiedene Arten möglich:
Steuerungswissen: Nutzung von Regeln zur Automatisierung
Unterstützungswissen: Bereitstellung relevanter Sachverhalte, um Entscheidungen zu vereinfachen
Kontrollwissen: Nutzung von Kontext, um Widersprüche und fehlende Informationen aufzudecken
Problemidentifikation: Erkennen eines Handlungsbedarfs und Anstoß der richtigen Prozesse
Prozessprotokollierung: Nachweis der Bearbeitung in Einzelfällen und Basis für Analysen zur Verbesserung der Arbeitsstrukturen
Proaktive Unterstützung: Automatische Bereitstellung von relevanten Inhalten, ohne dass der Anwender erst eine Suche starten muss
So ist aus Sicht des Anwenders eine Konzentration auf das Wesentliche möglich. Dort wo Entscheidungskompetenz und Fachwissen gefordert sind, müssen die Systeme die Bearbeitungsfunktionen bereitstellen.
Wo es allerdings keinen Entscheidungsspielraum gibt oder die Aufgabe selbst trivial ist (z. B. „immer“ Information an anderen Bereich, „immer“ Wandel des Dokuments in PDF), kann das System durch eine entsprechende Regel unterstützen. („Immer“ ist etwas, mit dem ein System sehr gut arbeiten kann.)
ECM zur Umsetzung des Digital Workplace
Die Ausrichtung und Funktionalität von Enterprise Content Management Systemen eignet sich sehr gut zur Umsetzung des Digital Workplace. (Meta-)Daten, Dokumente und Prozesse werden zusammengeführt und mit den entsprechenden Funktionen für die verschiedenen Anwendergruppen bereitgestellt. Dabei kann das ECM-System eigene Oberflächen bereitstellen mit entsprechenden Übersichten, Kacheln und Funktionsbausteinen.
In vielen Unternehmen werden hiermit anwendungsfallbezogene Oberflächen aufgebaut, welche den Mitarbeitern direkt die wesentlichen Inhalte bereitstellen, die Bearbeitung ermöglichen, auf neue Sachverhalte hinweisen und auch übergreifende Prozesse abbilden.
ECM-Systeme können aber auch im Hintergrund für die Zusammenführung von Inhalten und Aufgaben genutzt werden. Das Dokumentenmanagement und ein Archiv dienen dem Aufbau einer zentralen Stelle zur Verwaltung und Aufbewahrung von Dokumenten (Single Point of Truth).
Verschiedene Fachsysteme können sich hieraus bedienen und selbst Dokumente und (Meta-)Daten dort ablegen. So wird bspw. oft eine Verbindung der verschiedenen Informations- und Systemwelten auf der Dokumentenebene durchgeführt.
Abbildung 2: ECM zur Verknüpfung und bedarfsgerechten Nutzung von Informationen
Auch der Portalgedanke wird mit ECM-Systemen breit unterstützt. ECM-Systeme können Funktionsbausteine in andere Fachsysteme einbinden, bspw. zur Anzeige von Dokumenten und Akten oder Suchfunktionen. Viele Anbieter unterstützen die Bereitstellung ganzer Funktionsbausteine wie bspw. ein Aktennavigator in übergreifenden Portalen.
Zudem werden ECM-Systeme in vielen Unternehmen zur Unterstützung der übergreifenden Prozesse genutzt. Für die interne Zusammenarbeit haben die Workflow-Funktionen den Vorteil, dass sie vergleichsweise einfach zu nutzen sind und dass meist (fast) alle Bildschirmarbeitsplätze auch über eine ECM-Lizenz verfügen, also am Workflow teilnehmen können.
Die externe Zusammenarbeit wird durch Funktionsbausteine für Input und (einfaches) Output Management unterstützt, indem eingehende Dokumente erfasst, klassifiziert, ausgelesen und einem Prozess oder Sachbearbeitern zugeordnet werden können. Über Formularmanagement und das Einmischen von Barcodes / sonstigen Steuerzeichen können ausgehende Dokumente so aufbereitet werden, dass Rückläufer schnell und sicher zugeordnet werden können.
Die digitale Transformation allgemein und der Digital Workplace erfordern ein Umdenken bei der Nutzung von Informationen und Softwarewerkzeugen. Ziel ist die stärkere Unterstützung (und damit auch Führung) durch Softwaresysteme in der Vorgangsbearbeitung.
Es ist eine andere Art des Arbeitens, die häufig im ersten Moment abgelehnt wird. Oft fehlt das Verständnis für die Vorteile, die eine Umstellung für die eigene Tätigkeit mit sich bringen würde. Zudem müssen die Rahmenbedingungen bereitgestellt werden: Ein solches Projekt braucht Zeit und Ressourcen, die Ziele und Maßnahmen müssen gut kommuniziert werden. Nicht zu vergessen sind aufgabenorientierte, kontinuierliche Schulungen.
Bei Anforderungsanalyse und Prozessdesign sind bestehende Abläufe kritisch zu hinterfragen. Es gilt, zum einen das Erfahrungswissen und Best-Practice-Ansätze zu übernehmen, zum anderen aber auch die neuen Möglichkeiten zu nutzen. Zudem muss eine Prüfung der Arbeitsweisen auf Konformität zu den aktuellen Zielen und Rahmenbedingungen erfolgen.
Vor allem darf das Projekt nicht als „Softwareprojekt“ abgestempelt werden. Es geht um neue Arbeitsweisen und Prozesse, eine neue Art, mit Informationen umzugehen und zu kommunizieren. Richtig aufgesetzt bietet ein solches Projekt den Nährboden für eine kontinuierliche Verbesserung: Die Mitarbeiter müssen begeistert sein und eigene Ideen einbringen können. Idealerweise wird das System als wertvolles Werkzeug, als „mein System“ angesehen.
ECM bietet die Chance auf viele positive Veränderungen, verbindet die technische Ebene mit Prozessen und Arbeitsphilosophien. Man muss sich diesen Themen stellen, denn der Digitalisierungsdruck von außen und innen wächst. Aber wenn man es schon tun muss – dann sollte man es richtig tun und auch Spaß dabei haben! Wer will keinen optimalen Digital Workplace mit ECM-Funktionalitäten? Wer will nicht besser arbeiten können?
Fazit: mit Enterprise Content Management mehr erreichen
Wissen ist ein entscheidender Produktionsfaktor in modernen Unternehmen. Die Qualität der Generierung, Sicherung, Verteilung und Nutzung dieses Wissens hat wesentlichen Einfluss auf die Wettbewerbsfähigkeit. Die Anforderungen steigen, da immer mehr Informationen aus immer mehr Quellen immer schneller bearbeitet werden müssen. ECM-Systeme helfen, die Informationsflut zu kanalisieren, wertvolle Inhalte schnell zu identifizieren sowie diese Inhalte qualitativ hochwertig zu bearbeiten und zu verwalten.
Ebenso wertvoll und entscheidend für den Unternehmenserfolg sind motivierte Mitarbeitern, welche ihre Aufgaben flexibel, effizient und qualitativ hochwertig bearbeiten können. Hier setzt ECM an, indem es die Informationen sammelt, aufbereitet und in den jeweiligen Kontext stellt.
Automatismen können die Anwendern von einfachen Aufgaben entlasten, für komplexere Entscheidungen sind die Werkzeuge des Vorgangsmanagement wertvolle Unterstützung.
ECM darf daher nicht auf die Software reduziert werden, sondern sollte zwingend in der unternehmensweiten Vision eines Digital Workplace beachtet werden. Die Projekte müssen auch die Strategie und die Organisation umfassen, da anders mit den Informationen gearbeitet wird.
Dazu sind Mut zur Veränderung und ein gutes Change-Management notwendig. Ziele müssen klar definiert, Rahmenbedingungen geschaffen und Anwendungsmöglichkeiten ausgearbeitet werden. Durch eine strukturierte Softwareauswahl muss die am besten passende Lösung identifiziert werden.
Für die Umsetzung sind eine schrittweise Einführung sowie die Verbindung der Systemimplementierung mit Schulungen und organisatorischen Maßnahmen sinnvoll. Mit dem Willen zur ständigen Verbesserung können immer wieder neue Potenziale erschlossen werden.
Denn es gibt keine Alternative zu ECM. Kunden und Geschäftspartnern nehmen die Qualität der Kommunikation und Dokumentation als wesentliches Leistungsmerkmal wahr. Mitarbeiter wollen nicht einen Großteil der Arbeitszeit mit der Suche nach Informationen verbringen, während die eigentliche Arbeit liegen bleibt.
Das Unternehmen wird am Markt erfolgreich sein, welches die Potenziale konsequent erkennt und umsetzt. Die Frage nach ECM integriert in den Digital Workplace ist also nicht „ob?“, sondern sie kann nur lauten: „Jetzt – wie genau?“.
Schnell auf die richtigen Informationen zugreifen und diese nutzen zu können wird immer stärker zur Herausforderung. Immer mehr Inhalte aus immer mehr Quellen stehen bereit, gleichzeitig steigen die Ansprüche an eine schnelle und flexible Verarbeitung. Oft sind relevante Dokumente aber in vielen Systemen und Ablagen verteilt. So verlieren Mitarbeiter wertvolle Arbeitszeit bei der Suche und Kontrolle der Inhalte. Systeme für Enterprise Content Management (ECM) bieten hier viele Möglichkeiten – die Produktauswahl und Projektumsetzung müssen aber gut geplant werden.
Die digitale Transformation hat verändert, wie man Informationen sieht und diese nutzen will. Daher kommen der richtigen Erfassung, Verwaltung und insbesondere Bereitstellung eine hohe Bedeutung zu. Es genügt nicht, möglichst viele Informationen zu sammeln. Diese müssen in einen Kontext gebracht werden, um direkt genutzt werden zu können. Daher ist die Verbindung von Inhalten, Prozessen, Werkzeugen und den entsprechenden Mitarbeitern entscheidend. Welchen Wert eine Information hat, ist davon abhängig, wer sie für welche Anwendungsfälle nutzen kann.
Informationen umfassend nutzen: Dokumentenlebenszyklus und Prozessmanagement
Informationen entfalten erst einen Mehrwert, wenn sie in einem Geschäftskontext genutzt werden können. Hier setzt ECM an, indem die Inhalte den Mitarbeitern im konkreten Geschäftsvorfall aufgabenbezogen und bedarfsgerecht aus unterschiedlichen Quellen bereitgestellt werden. Die Funktionen gehen dabei über die reine Recherche hinaus, die Aufgabenbereitung selbst wird unterstützt.
ECM zeichnet sich daher durch die konsequente Prozessorientierung aus. Entscheidend für erfolgreiche Projekte sind dabei nicht die verwendeten Schlagworte (Dokumentenmanagement, Enterprise Content Management, Enterprise Information Management etc.), sondern die Unterstützung in den konkreten Einsatzszenarien. ECM-Systeme lösen bisherige Informationsinseln auf und verschieben den Fokus von der Ablage auf die Nutzung von Informationen. Der gesamte Dokumentenlebenszyklus wird unterstützt. Ausgangspunkt sind die Erfassung (Erzeugung oder Import) eines Dokuments und die Ablage (mit der inhaltlichen Einordnung bzw. Verschlagwortung). Darauf bauen Recherche, Bearbeitung, Weiterleitung und Veröffentlichung auf. Am Ende stehen die (revisionssichere) Langzeitarchivierung und/oder die abschließende (nachweisliche) Zerstörung der Dokumente. Werden nur Teilbereiche umgesetzt (bspw. reine Ablagelösungen), bleiben die Projekte meist deutlich hinter den Erwartungen der Beteiligten zurück.
Der Fokus verschiebt sich von der Informationsverwaltung zur Unterstützung der Vorgangsbearbeitung, eine nachhaltige Verbesserung der Geschäftsprozesse wird verfolgt. Die Systeme bieten hierfür verschiedene Möglichkeiten. Informationen können mit einfachen Wiedervorlagen oder individuell gestellten Aufgaben verbunden werden, das ermöglicht den Mitarbeitern die einfache Verteilung und Nachverfolgung. Auch der Dokumentenstatus kann für die Dokumentenverteilung genutzt werden. Über vordefinierte Suchanfragen erhalten die Anwender immer genau die Dokumente, welche aktuell bearbeitet werden müssen (bspw. Reklamationen i Status: „zu prüfen“).
Größere Prozessketten können Mitarbeiter bedarfsgerecht durch Ad-hoc-Workflows definieren. Hierbei werden einzelne Aufgaben, Bearbeiter und Fristen zusammengeklickt. Für wiederkehrende, stark strukturierte Prozessketten bieten die Systeme (Production) Workflows an, welche zumeist grafisch definiert werden. Hier ist es möglich, viel Verarbeitungslogik einzubinden, bspw. zur automatischen Verteilung, Fristüberwachung oder auch der vollständigen Übernahme von Teilschritten durch die Software selbst. Zur Unterstützung von (schwach strukturierter) Projektarbeit stellen viele ECM-Systeme Collaboration-Funktionen bereit. In Arbeitsräumen können Dokumente geteilt, Rechte und Fristen gesetzt sowie Aufgaben zugeordnet werden.
Potenziale durch ECM: Wissen erzeugen und nutzen
ECM-Systeme unterstützen die Schaffung, Bewahrung und Anwendung von Wissen auf verschiedenen Ebenen. Die relevanten Informationen können strukturiert und bedarfsgerecht bereitgestellt werden, damit der Anwender schnell die erforderlichen Entscheidungen ableiten und Tätigkeiten durchführen kann. Dazu ist eine Verbindung von Wissensbausteinen und Prozessen erforderlich, damit der erforderliche Bearbeitungskontext gegeben ist.
Abbildung 1: Umfassender Ansatz des Enterprise Content Management
Zudem ist auf die Rolle des Anwenders zu achten, also welche Arbeitsweisen und Aufgabengebiete zu unterstützen sind.
Durch die Verbindung mit einer konkreten Aufgabe wird die Nutzung erleichtert und so ein konkreter Mehrwert geschaffen. Die Unterstützung der Mitarbeiter bei der Vorgangsbearbeitung ist auf verschiedene Arten möglich:
Steuerungswissen: Nutzung von Regeln zur Automatisierung
Unterstützungswissen: Bereitstellung relevanter Sachverhalte, um Entscheidungen zu vereinfachen
Kontrollwissen: Nutzung von Kontext, um Widersprüche und fehlende Informationen aufzudecken
Problemidentifikation: Erkennen eines Handlungsbedarfs und Anstoß der richtigen Prozesse
Prozessprotokollierung: Nachweis der Bearbeitung in Einzelfällen und Basis für Analysen zur Verbesserung der Arbeitsstrukturen
Proaktive Unterstützung: Automatische Bereitstellung von relevanten Inhalten, ohne dass der Anwender erst eine Suche starten muss
So ist aus Sicht des Anwenders eine Konzentration auf das Wesentliche möglich. Dort wo seine Entscheidungskompetenz und sein Fachwissen gefordert ist, müssen die Systeme die Bearbeitungsfunktionen bereitstellen. Wo es allerdings keinen Entscheidungsspielraum gibt oder die Aufgabe selbst trivial ist (z. B. „immer“ Information an anderen Bereich, „immer“ Wandel des Dokuments in PDF), kann das System durch eine entsprechende Regel unterstützen. („Immer“ ist etwas, mit dem ein System sehr gut arbeiten kann.)
ECM zur Umsetzung des Digital Workplace
Die Ausrichtung und Funktionalität von ECM-Systemen eignet sich sehr gut zur Umsetzung des Digital Workplace. (Meta-)Daten, Dokumente und Prozesse werden zusammengeführt und mit den entsprechenden Funktionen für die verschiedenen Anwendergruppen bereitgestellt. Dabei kann das ECM-System eigene Oberflächen bereitstellen mit entsprechenden Übersichten, Kacheln und Funktionsbausteinen. In vielen Unternehmen werden hiermit anwendungsfallbezogene Oberflächen aufgebaut, welche Mitarbeiter direkt die wesentlichen Inhalte bereitstellen, die Bearbeitung ermöglichen, auf neue Sachverhalte hinweisen und auch übergreifende Prozesse abbilden.
ECM-Systeme können aber auch im Hintergrund für die Zusammenführung von Inhalten und Aufgaben genutzt werden. Dokumentenmanagement und Archiv dienen dem Aufbau einer zentralen Stelle zur Verwaltung und Aufbewahrung von Dokumenten (Single Point of Truth).
Verschiedene Fachsysteme können sich hieraus bedienen und selbst Dokumente und (Meta-)Daten dort ablegen. So wird bspw. oft eine Verbindung der verschiedenen Informations- und Systemwelten auf der Dokumentenebene durchgeführt. Auch der Portalgedanke wird mit ECM-Systemen breit unterstützt. ECM-Systeme können Funktionsbausteine in andere Fachsysteme einbinden, bspw. zur Anzeige von Dokumenten und Akten oder Suchfunktionen. Viele Anbieter unterstützen die Bereitstellung ganzer Funktionsbausteine wie bspw. ein Aktennavigator in übergreifenden Portalen.
Zudem werden ECM-Systeme in vielen Unternehmen zur Unterstützung der übergreifenden Prozesse genutzt. Für die interne Zusammenarbeit haben die Workflow-Funktionen den Vorteil, dass sie vergleichsweise einfach zu nutzen sind und dass meist (fast) alle Bildschirmarbeitsplätze auch über eine ECM-Lizenz verfügen, also am Workflow teilnehmen können. Die externe Zusammenarbeit wird durch Funktionsbausteine für Input und (einfaches) Output Management unterstützt, indem eingehende Dokumente erfasst, klassifiziert, ausgelesen und einem Prozess oder Sachbearbeiter zugeordnet werden können. Über Formularmanagement und das Einmischen von Barcodes / sonstigen Steuerzeichen können ausgehende Dokumente so aufbereitet werden, dass Rückläufer schnell und sicher zugeordnet werden können.
Abbildung 2: ECM zur Verknüpfung und bedarfsgerechten Nutzung von Informationen
Die digitale Transformation allgemein und der Digital Workplace erfordern ein Umdenken bei der Nutzung von Informationen und Softwarewerkzeugen. Ziel ist die stärkere Unterstützung (und damit auch Führung) durch Softwaresysteme in der Vorgangsbearbeitung. Es ist eine andere Art des Arbeitens, die häufig im ersten Moment abgelehnt wird. Oft fehlt das Verständnis für die Vorteile, die eine Umstellung für die eigene Tätigkeit mit sich bringen würde. Zudem müssen die Rahmenbedingungen bereitgestellt werden: Ein solches Projekt braucht Zeit und Ressourcen, die Ziele und Maßnahmen müssen gut kommuniziert werden. Nicht zu vergessen sind aufgabenorientierte, kontinuierliche Schulungen.
Bei Anforderungsanalyse und Prozessdesign sind bestehende Abläufe kritisch zu hinterfragen. Es gilt, zum einen das Erfahrungswissen und Best-Practice-Ansätze zu übernehmen, zum anderen aber auch die neuen Möglichkeiten zu nutzen. Zudem muss eine Prüfung der Arbeitsweisen auf Konformität zu den aktuellen Zielen und Rahmenbedingungen erfolgen.
Vor allem darf das Projekt nicht als „Softwareprojekt“ abgestempelt werden. Es geht um neue Arbeitsweisen und Prozesse, eine neue Art, mit Informationen umzugehen und zu kommunizieren. Richtig aufgesetzt bietet ein solches Projekt den Nährboden für eine kontinuierliche Verbesserung: Die Mitarbeiter müssen begeistert sein und eigene Ideen einbringen können. Idealerweise wird das System als wertvolles Werkzeug, als „mein System“ angesehen.
ECM bietet die Chance auf viele positive Veränderungen, verbindet die technische Ebene mit Prozessen und Arbeitsphilosophien. Man muss sich diesen Themen stellen, denn der Druck von außen und innen wächst. Aber wenn man es schon tun muss – dann sollte man es richtig tun und auch Spaß dabei haben! Wer will nicht besser arbeiten können?
Fazit: mit ECM mehr erreichen
Wissen ist ein entscheidender Produktionsfaktor in modernen Unternehmen. Die Qualität der Generierung, Sicherung, Verteilung und Nutzung dieses Wissens hat wesentlichen Einfluss auf die Wettbewerbsfähigkeit. Die Anforderungen steigen, da immer mehr Informationen aus immer mehr Quellen immer schneller bearbeitet werden müssen. ECM-Systeme helfen, die Informationsflut zu kanalisieren, wertvolle Inhalte schnell zu identifizieren sowie diese Inhalte qualitativ hochwertig zu bearbeiten und zu verwalten. Ebenso wertvoll und entscheidend für den Unternehmenserfolg sind motivierte Mitarbeiter, welche ihre Aufgaben flexibel, effizient und qualitativ hochwertig bearbeiten können. Hier setzt ECM an, indem es die Informationen sammelt, aufbereitet und in den jeweiligen Kontext stellt. Automatismen können die Anwender von einfachen Aufgaben entlasten, für komplexere Entscheidungen sind die Werkzeuge des Vorgangsmanagements wertvolle Unterstützung.
ECM darf daher nicht auf die Software reduziert werden. Die Projekte müssen auch die Strategie und die Organisation umfassen, da anders mit den Informationen gearbeitet wird. Dazu sind Mut zu Veränderung und ein gutes Change-Management notwendig. Ziele müssen klar definiert, Rahmenbedingungen geschaffen und Anwendungsmöglichkeiten ausgearbeitet werden. Durch eine strukturierte Softwareauswahl muss die am besten passende Lösung identifiziert werden. Für die Umsetzung sind eine schrittweise Einführung sowie die Verbindung der Systemimplementierung mit Schulungen und organisatorischen Maßnahmen notwendig. Mit dem Willen zur ständigen Verbesserung können immer wieder neue Potenziale erschlossen werden.
Denn es gibt keine Alternative zu ECM. Kunden und Geschäftspartner nehmen die Qualität der Kommunikation und Dokumentation als wesentliches Leistungsmerkmal wahr. Mitarbeiter wollen nicht einen Großteil der Arbeitszeit mit der Suche nach Informationen verbringen, während die eigentliche Arbeit liegen bleibt.
Das Unternehmen wird am Markt erfolgreich sein, welches die Potenziale konsequent erkennt und umsetzt. Die Frage nach ECM ist also nicht „ob?“, sondern sie kann nur lauten: „Jetzt – wie genau?“.
Prozessorientiertes ECM für die Finanzabteilung: Schnell, überall, sicher und in bedarfsgerechter Form sollen Informationen und Dokumente bereitgestellt, bearbeitet und weitergeleitet werden können.
Es könnte so einfach sein, wenn da nicht die Dokumente wären: Wo ist? Wer hat gerade? Wie ist der Bearbeitungsstand? Hatten wir nicht auch noch…? – diese und ähnliche Fragen kosten zu viel Zeit und Mitarbeitermotivation. Insbesondere wenn abteilungsübergreifend Sachverhalte geklärt werden müssen und die Finanzabteilung oft wichtigen Informationen hinterherlaufen muss.
Hier setzt das Enterprise Content Management (ECM) an. ECM dient der strukturierten Verwaltung von Dokumenten und unterstützt deren Nutzung durch die direkte Bereitstellung und Verknüpfung mit Geschäftsprozessen. Ähnlich wie ERP- oder Planungssysteme gibt die Software die richtige Struktur und die Werkzeuge, um Anwender bedarfsgerecht zu unterstützen. Das führt zu schnelleren und besseren Ergebnissen – und entlastet die Mitarbeitenden.
Einfach besser arbeiten – Warum ECM im Finanzbereich immer wichtiger wird
Der Wandel in den Arbeitsweisen und der Nutzung von Software zeigt sich in einer gestiegenen Anspruchshaltung der Nutzer. Schnell, überall, sicher und in bedarfsgerechter Form sollen Informationen und Dokumente bereitgestellt, bearbeitet und weitergeleitet werden können. Diese Einstellung vertreten Mitarbeitende der Finanzabteilung gleichermaßen wie jeder andere Bereich, der an Prozessen mit Informationsbezug beteiligt ist.
Schnell, überall, sicher und in bedarfsgerechter Form sollen Informationen und Dokumente bereitgestellt, bearbeitet und weitergeleitet werden können.
Um den Anforderungen an die schnelle, sichere Informationsbereitstellung gerecht zu werden, sind verschiedene Aspekte zu beachten.
Kerngedanke des ECM war seit jeher, Informationen verschiedener Quellen und unterschiedlicher Formate zu verbinden. Über Metadaten sollten Inhalte verknüpft und bedarfsgerecht dargestellt werden (bspw. als Lieferantenakten, Kundenakten, Vertragsanlagen).
Im Zuge der Digitalisierung wächst das zu berücksichtigende Informationsvolumen stetig weiter.Immer mehr Quellen, Daten und Dokumente müssen in diesem Kontext beachtet werden. Um diese Flut an Informationen verarbeiten zu können, werden immer häufiger Module zur automatischen Klassifikation und Verschlagwortung eingesetzt. Wesentliche Werkzeuge sind Textanalyse, Datenschnittstellen zum Import von Informationen aus Quellsystemen sowie intelligente Verschlagwortungsroutinen.
In diesem Zusammenhang kommen auch der Datenaufbereitung und der Datenbereinigung hohe Bedeutung zu. Informationen müssen verlässlich und im richtigen Kontext eingeordnet werden. Abhängig von der Aufgabe und dem Informationsbedürfnis des Anwenders sollen die Bereitstellung und Nutzung von Informationen gesteuert werden. Weder sollen wesentliche Inhalte fehlen, noch sollen Mitarbeitende durch eine Fülle an Suchtreffern überfordert werden.
Gerade im Finanzbereich ist eine Verknüpfung der Dokumente mit den Daten und Prozessen aus den Fachsystemen erforderlich. Stamm- und Bewegungsdaten aus ERP-Systemen liefern wichtigen Kontext, zudem sind hier auch häufig verschiedene Fachprozesse abgebildet.
Es zeigt sich aber regelmäßig, dass für bestimmte Aufgabenstellungen ergänzende Werkzeuge erforderlich sind, die auf diesen Informationen aufsetzen. So können ECM-Systeme bspw. Lieferantenakten zur Verwaltung von Verträgen oder Korrespondenz bereitstellen. Auch für bereichsübergreifende Prozesse wie die Rechnungseingangsbearbeitung werden oft ECM-Systeme eingesetzt. Grund dafür ist, dass nicht alle Beteiligten aus den Fachbereichen (bspw. Freigeber) über die erforderlichen ERP-Lizenzen und / oder das Wissen zur Bedienung verfügen.
Strategie & Struktur – Voraussetzungen für gutes ECM
Die bedarfsgerechte Unterstützung der Dokumentennutzung und Prozessbearbeitung erfordert entsprechende technische und organisatorische Maßnahmen. Große Ablagen als reine Datengräber werden abgelöst durch inhaltlich strukturierte Informationsspeicher. Die entsprechenden Metadatenmodelle müssen definiert, implementiert und mit Datenmodellen bestehender Fachsysteme gekoppelt werden. Dazu zählen beispielsweise das ERP-System der Finanzabteilung oder das CRM-System von Marketing / Vertrieb.
Nur so lässt sich eine sinnvolle, zielgerichtete und systemübergreifende Nutzung von Daten und Dokumenten realisieren. Aus diesem Grund sind Master Data Management und Datenhoheit auch wesentliche Themen in ECM-Projekten.
Gleichzeitig steigt die Verantwortung für die Erfassung und Pflege von Daten. Grund dafür ist, dass ECM nur dann funktioniert, wenn die Informationen früh, korrekt und entsprechend der definierten Zielstruktur erfasst werden.
Um eine regelbasierte Unterstützung der Mitarbeiter zu ermöglichen, müssen die Anwendungsfälle und Aufgabenstellungen entsprechend spezifiziert werden. Damit sind verschiedene Fragen zu lösen: Was? Woher? Wofür (Bearbeitungskontext)? Der Entwurf dieser logischen Modelle der Ablage, Verteilung und Nutzung ist mitunter relativ aufwändig. Er bringt aber auch hohen Nutzen im Projekt.
Ganzheitlicher Ansatz des ECM
Wie Prozesse zur bedarfsgerechten Unterstützung durch ECM beitragen
Auch die Art des Umgangs mit Informationen ändert sich. Die in der Theorie oft gezogenen Grenzen zwischen starren Workflows und flexibler Projektarbeit werden aufgeweicht:
Die Teams nutzen Automatismen (z. B. Informationsabonnements zur automatischen Benachrichtigung bei neu eingehenden oder veränderten Dokumenten), um die Mitarbeitenden zu entlasten, die Bearbeitung abzusichern und Fehlerquoten zu reduzieren
Für kreative und offene Aufgaben werden Ad-hoc-Workflows und Collaboration-Funktionen genutzt
Mit dem Schlagwort Vorgangs- oder Case-Management positionieren viele Anbieter die bedarfsgerechte Kombination aus Informationen, Aufgaben und Kommunikationsmöglichkeiten
Kunden können in diesem Kontext von vordefinierten Best Practicesprofitieren und soschnell in die Projekte einsteigen. Durch Trends wie Social Media und Networking ändert sich die Erzeugung und Bewertung von Inhalten. Informationen müssen schnell erstellt, verteilt, verlinkt und mit entsprechenden Tags (oder einer anderen Form von Metadaten) eingeordnet werden können. Dieses Wissen ist anschließend mit bereits vorhandenen Inhalten zu verknüpfen.
Gleichzeitig müssen Lösungen für ein immer stärker verteiltes Arbeiten gefunden werden. Viele Teams setzen sich nicht nur aus den Mitarbeitenden eines Unternehmens zusammen. Häufig werden Partner, sonstige Experten, Behörden und die Kunden selbst in Prozesse eingebunden.
Diese Form der Collaboration setzt zum einen leistungsfähige Plattformen voraus, die dieDokumente und Aufgaben sicher bereitstellen können. Im Finanzbereich können dies bspw. Lieferanten, Behörden oder Mitarbeitende von rechtlich selbständigen Tochterunternehmen sein.
Gleichzeitig müssen Zugang und Bedienung möglichst einfach sein, insbesondere auch für sporadische ECM-Anwender. Es muss organisatorisch geklärt werden, welche Inhalte für welchen Personenkreis unter welchen Bedingungen bereitgestellt werden dürfen.
Viele Anwender im Finanzbereich nutzen die Integration von ECM-Systemen in ERP-Anwendungen. Dadurch können sie von konkreten Sachverhalten direkt in die entsprechende Akte abspringen. So können bedarfsgerecht die entsprechenden Inhalte, aber auch die zusätzlichen Funktionen eines ECM-Systems bereitgestellt werden.
Verbindung ERP und ECM: Wie Informationen miteinander gekoppelt werden
In der Gesamtarchitektur des Unternehmens muss das ECM-System eine Informationsdrehscheibe bilden können. Daten und Dokumente aus unterschiedlichen Anwendungen müssen erfasst, klassifiziert und bereitgestellt werden können.
In der Gesamtarchitektur des Unternehmens muss das ECM-System eine Informationsdrehscheibe bilden können.
Daher werden die Schnittstellen kontinuierlich ausgebaut. Neben der Kopplung im Backend werden auch Frontend-Mechanismen genutzt. So werden beispielsweise Schlüsselwerte aus den Masken beliebiger Drittsysteme abgegriffen und die entsprechende digitale Akte angezeigt.
Noch komplexer wird das Zusammenspiel der Systeme, wenn auch Workflows verbunden werden sollen. Die Datenhoheit muss zu jedem Zeitpunkt organisatorisch geklärt und entsprechend technisch abgebildet sein.
ECM-Systeme zur Wissenssicherung und Erfüllung gesetzlicher Anforderungen der Finanzabteilung
Das Wissen eines Unternehmens ist ein wesentlicher Produktionsfaktor und – richtig eingesetzt – ein Wettbewerbsvorteil. Oft sind die zum Aufbau dieses Wissens erforderlichen Inhalte aber stark verteilt und die Ablagen nicht einheitlich strukturiert. Zu viel dieses Wissens liegt in den Köpfen der Mitarbeitenden. Dies steigert deren Arbeitsbelastung, da sie es als Experten immer wieder verteilen und kommunizieren müssen.
Gleichzeitig ist die Einhaltung von Nachweispflichten eine wesentliche Anforderung. Durch die steigende Zahl an Quellen und Dokumenten sowie immer neue Regularien steigt die Komplexität des Themas. Ohne Systemunterstützung kann eine Erfüllung nur mit sehr hohem Aufwand oder oft gar nicht gesichert werden.
ECM-Systeme unterstützen die Erfassung, Nutzung und Verwaltung von Inhalten umfassend. Die Informationen und ihr Weg durch das Unternehmen werden – unter Berücksichtigung des Datenschutzes – transparent nachvollziehbar.
So können gesetzliche Anforderungen einfacher und besser erfüllt werden, genau wie vertragliche Vereinbarungen mit Partnern. Gleichzeitig wird vorhandenes Wissen besser erfasst, nutzbar gemacht und abgesichert. Kosten für unnötige Datenbestände (Kopien, veraltete Versionen etc.) sinken, der Zugriff auf relevante Inhalte wird beschleunigt. Dadurch werden Prozesse verbessert.
ECM zur Unterstützung und Entlastung der Mitarbeiter
Im Kampf um kompetente, leistungsfähige Mitarbeiter haben die Unternehmen erkannt, dass ein entsprechendes Arbeitsumfeld bereitgestellt werden muss. Der Anwender wird nicht allein durch kostenfreie Getränke, Obstkörbe oder ein unternehmenseigenes Fitness-Studio motiviert werden können.
Er muss in erster Linie die ihm gestellten Aufgaben effektiv erledigen können. In den vergangenen Jahren haben wir immer wieder Projekte begleitet, die dazu dienten, den Mitarbeiter die erforderlichen Informationen und Funktionen bereitzustellen.
ECM ist dann erfolgreich, wenn es für die Mitarbeiter einen klaren Mehrwert liefert. Die Gestaltung der Oberflächen muss entsprechend seiner Anforderungen sein.
Typische Anforderungen in aktuellen Projekten sind hier (nutzergruppenspezifische) Akten- und Vorgangssichten, Schlagwortsuche ähnlich bspw. der Google-Suche über alle Inhalte sowie die Einbindungen in Mailclients und andere bereits genutzte Anwendungen.
Vorteile durch ECM-Systeme: Prozesse und Wissen verbinden
Bei der Aufgabenbearbeitung muss derAnwender von Routineaufgaben entlastet werden und sich auf seine eigentlichen Aufgabenfelder konzentrieren können. Die vorhandenen Informationen und Systemfunktionen werden dabei in unterschiedlicher Form genutzt.
Als Steuerungswissen dienen Regeln, welche die automatische Abarbeitung von Teilschritten erlauben und so Zeit und Kosten sparen. Auf Basis der Datenklassifikation kann Unterstützungswissen in der Systemmaske bereitgestellt werden. Das System sammelt dann die für eine Entscheidung erforderlichen Inhalte. So kann der Anwender schneller und umfassender informiert handeln.
Durch Kontrollwissen kann das System Verstöße gegen Vollständigkeit (fehlende Werte oder Schritte), Korrektheit (widersprüchliche Werte) oder Plausibilität (ungewöhnliche Wertekonstellationen) erkennen und den Anwender darauf hinweisen.
Konsultative Informationsverarbeitung: Unterstützung des Anwenders in der Vorgangsbearbeitung
Die Nutzung dieses Wissens kann regelgesteuert automatisiert werden. Das System unterstützt den Anwender damit proaktiv in der Aufgabenbearbeitung. Dies kann auch den Einstieg in die Prozesse umfassen, indem das System im Rahmen der Problemidentifikation den Handlungsbedarf erkennt, die Aufgabenstellung eingrenzt und die passende Prozessbearbeitung auslöst.
Häufiger Anwendungsfall ist die Überwachung von verschiedenen Eingangskanälen, um direkt Prozesse auszulösen, wenn neue Inhalte eingehen (bspw. Überwachung von Lieferantenverträgen, Reaktionszeiten bei Anfragen oder der Abgleich von Plan-Zahlen im Vergleich zu Ist-Zahlen – sofern diese nicht im ERP-System abgebildet sind).
Die Prozessprotokollierung erlaubt die Nachweisbarkeit einzelner Prozessinstanzen ebenso wie die übergreifende Analyse der Abläufe und Wissensnutzung. So können beispielsweise Engpässe oder weiterer Unterstützungsbedarf aufgedeckt werden. Damit wird eine kontinuierliche Prozessverbesserung unterstützt.
Wie ECM-Systeme auch in Zukunft unterstützen können
ECM verbindet Informationen, Abläufe, Systeme und Mitarbeiter der Finanzabteilung und des gesamten Unternehmens. Die Systeme bieten die technischen Möglichkeiten und Funktionen für die Realisierung. Für eine erfolgreiche Umsetzung muss aber auch der organisatorische Rahmen geschaffen werden.
Aktuelle Trends zum anderen Umgang mit Informationen und zur immer breiteren Nutzung von Inhalten verstärken den Bedarf an ECM-Lösungen. Der Bruch zwischen der digitalen Arbeit im ERP-System und dem Papierordner im Schrank muss beseitigt werden. Es muss möglich sein, schnell, flexibel und direkt mit allen Informationen zu arbeiten: Daten, Dokumente und Prozesse.
Anwender in der Finanzabteilung und anderen Bereichen müssen sich daher auf eine andere Art des Arbeitens einlassen. Das papierlose / papierarme Büro muss als klarer Vorteil erkannt und entsprechend umgesetzt werden. Aufgabe des Managements ist es, eine klare Vision zu entwickeln und die Rahmenbedingungen für ihre Umsetzung zu schaffen.
Die Vorteile für den Einzelnen sowie die gesamte Organisation sollten dabei sehr schnell klar werden. Und eine Alternative gibt es nicht, da die Komplexität und die Ansprüche immer weiter steigen und mit „klassischen Lösungen“ der Dokumentenverwaltung nicht mehr abzudecken sind (bspw. Verwaltung von Dokumenten mit Hilfe eines Fileservers).
ECM ist eine Chance auf einen besseren Umgang mit Informationen. Gleichzeitig eröffnet es die Möglichkeit, abteilungsübergreifend, schneller, einfacher und besser zu arbeiten. Überlegen auch Sie, wie Ihre Finanzabteilung bzw. Ihr gesamtes Unternehmen von ECM profitieren kann.
Warum ein Track ECM und Rechnungseingangsbearbeitung auf einer Fachtagung Finance und Controlling? Weil es Sinn macht. Nutzen Sie den Track ECM und Rechnungseingangsbearbeitung, um zu erfahren wie Sie Informationen schneller und einfacher finden und in Prozessen nutzen können.
Zu viele Prozesse bei Planung, Finanzen und Controlling dauern zu lange, sind zu umständlich oder zu intransparent. Die Suche nach aktuellen Ist-Daten und erforderlichen Dokumenten nimmt zu viel Zeit in Anspruch. Daher bieten wir auf der DFC einen Track für ECM und Rechnungseingangsbearbeitung an, um die Verbesserung von Informations- und Prozessmanagement ganzheitlich zu beleuchten.
Planung und Controlling benötigt die gute Qualität der Vorsysteme. Der Erfolg hängt maßgeblich von der Effizienz der Finanzprozesse und der Qualität der zugrundeliegenden Daten ab.
ECM-Systeme unterstützen die Erfassung, Verwaltung und vor allem Nutzung von Dokumenten – im Kontext der jeweiligen Aufgaben.
Das Aufgaben- und Prozessmanagement unterstützt die transparente, schnelle Bearbeitung – unter Einhaltung der definierten Regeln und Fristen. Für die Bereiche Finanzen und Controlling bieten sich damit verschiedene Potenziale durch solche Lösungen:
Aktuelle, gesicherte Informationen zu aktuellen Forderungen und deren Bearbeitungsstatus
Schnellere Bearbeitung der Rechnungen, damit aktuellere Daten für einen Abgleich der Ist-Daten aus der Rechnungseingangsbearbeitung mit Planungen
Größere Transparenz über eingegangene, aber noch nicht bearbeitete Rechnungen
Absicherung der Bearbeitung durch im Workflow hinterlegte Regelungen, bspw. zur Vermeidung von Skontoverlusten, Berücksichtigung von vereinbarten Rabatten
Zugriff auf umfassendere Stamm- und Bewegungsdaten
Vertragsdaten, besondere Nebenbedingungen, Erläuterungen – oft fehlen wesentliche Informationen im ERP-System, da diese nur in den Dokumenten hinterlegt sind. Das hat eine umständliche Suche in der Dateiablage / den Papierordnern zur Folge. Vertragsakten sowie Lieferanten- und Projektakten liefern schnell die wesentlichen Inhalte – bedarfsgerecht für jeweilige Aufgabe.
Aktuelle Bewegungsdaten bspw. aus der Rechnungseingangsbearbeitung
Entlastung von der Informationssuche – Mehr Zeit für die eigentlichen Aufgaben
Prozesssteuerung durch Workflows und Aufgabenmanagement, bspw. bei Abstimmungen, Freigaben, Informationsanfragen bei anderen Abteilungen
Bedarfsgerechter Zugriff auf Inhalte durch elektronische Akten und Vorgänge
Verknüpfung inhaltlich zusammengehöriger Informationen über Metadaten, damit auch bessere Suche und verschiedene Sichten auf Sachverhalte
Absicherung der Bearbeitung durch Regeln in Akten und Prozessen sowie eine revisionssichere Archivierung
Gutes Controlling und verlässliche Planung brauchen entsprechende Werkzeuge für Planung, Performance Management und BI – aber eben nicht nur. Dokumente, Prozesse und deren Metadaten sind wesentliche Informationsbausteine.
Daher bietet Ihnen das Segment ECM und Rechnungseingangsbearbeitung einen kompakten Überblick über intelligente Informationsverarbeitung und Vorgangsunterstützung. Erfahren Sie kompakt in einer Stunde, wie solche Systeme Sie in Ihren Aufgabenunterstützen können.
Enterprise Content Management in Corona-Zeiten, Interview mit Sabine Kraus, Head of Research - Enterprise Applications & related Services bei BARC
Wie wirkt sich die Coronakrise auf Data, Business Intelligence & Analytics sowie CRM und ECM aus? In einer sechsteiligen Blogreihe haben wir BARC-Experten um ihre Einschätzung gebeten. Das heutige Thema: Enterprise Content Management (ECM).
Welche Herausforderungen hat die Coronakrise für den ECM-Bereich?
Sabine Kraus: Die Unternehmen, die noch stark papiergebunden arbeiten, konnten ihre Mitarbeiter nur bedingt in das Homeoffice schicken. Oft ging das nur mit eingeplanten Einschränkungen bei der Bearbeitung von Vorgängen.
Weniger Probleme haben die Unternehmen, die bereits stark digitalisiert arbeiten. Das bedeutet z. B. ihren Posteingang früh für die weitere Bearbeitungen zu digitalisieren und mit elektronischen Dokumenten zu arbeiten. Denn hier konnte der Großteil der Sachbearbeitung weiterhin durchgeführt werden: Die Mitarbeiter waren in der Lage von zu Hause aus zu arbeiten, soweit Laptops und andere mobile Geräte vorhanden waren.
Jetzt, wo man nicht mal schnell über den Gang nachfragen und wo kein Postumlauf gemacht werden kann, fällt vielen Unternehmen erst auf, wie unflexibel ihre Prozesse und wie verteilt ihre Informationen sind. Strukturierte gemeinsame Ablagen fehlen oder sind über das Homeoffice nicht für alle erreichbar, da diese Mitarbeiter beispielsweise keinen Zugang zum Netzwerk besitzen.
Welche Chancen haben Unternehmen daher in dieser Situation?
Sabine Kraus: Corona bietet die Chance, die IT-Strategie des eigenen Unternehmens zu überdenken. Die eigene Systemlandschaft sollte stärker darauf ausgerichtet werden, dass in so einer Krise, in der nicht selten mindestens mehr als die Hälfte der Mitarbeit im Homeoffice arbeiten, die Fortführung der Geschäfte gewährleistet werden kann. Eine entsprechende Infrastruktur für Mitarbeiter (bspw. Laptops statt fester Arbeitsplätze mit Desktop-PC in der Sachbearbeitung) sollte ebenfalls beachtet werden. Das bietet auch später die Chance auf flexible, attraktive Modelle der Zusammenarbeit.
Gerade ECM ermöglicht es Unternehmen, den Digital Workplace umzusetzen: Das bedeutet, Informationen wie Daten, Dokumente oder Ordnerstrukturen mit den zugehörigen Aufgaben (Prozesse, Wiedervorlagen etc.) bedarfsgerecht und im fachlichen Kontext zu verbinden. Das entlastet die Mitarbeiter bei der Ablage, Verwaltung und insbesondere dem Zugriff auf wesentliche Inhalte – es bleibt also mehr Zeit für die effektive Nutzung der Informationen.
Was kannst du Unternehmen derzeit empfehlen?
Sabine Kraus: Ich empfehle Unternehmen, mehr mobiles und ortsunabhängiges Arbeiten in ihre IT-Strategie zu verankern. Insgesamt sollten sie nun überlegen, ihr Papier zu reduzieren und mehr Informationen digital abzulegen – zentral und nicht in einzelnen Informationsinseln. Das funktioniert beispielsweise mit der Umsetzung von elektronischen Akten (E-Akte). So arbeitet man mehr im Sinne der Digitalisierung und schafft einen Digital Workplace für seine Mitarbeiter.
Der Wandel von Kyocera vom reinen Druckspezialist zum Anbieter von verbundenen Hard- und Softwarelösungen geht weiter. Mit Optimal Systems übernimmt die Gruppe einen weiteren ECM-Anbieter.
Optimal Systems und Ceyoniq sind nun Geschwister
Der Wandel von Kyocera vom reinen Druckspezialist zum Anbieter von verbundenen Hard- und Softwarelösungen geht weiter. Mit Optimal Systems übernimmt die Gruppe einen weiteren ECM-Anbieter.
Für Kyocera ist es nach Ceyoniq und Alos ein weiterer Softwarehersteller aus dem Bereich ECM. Damit sollen bessere, durchgängige Lösungen bezogen auf die Geschäftsprozesse angeboten werden können (Erfassung, Verwaltung, Nutzung, Ausgabe), aber auch die Verbindung aus verbundener Hardware, Software und Dienstleistung.
Kyocera erhofft sich neue Kundenschichten und stärkere Kundenbindung
Kyocera Document Solutions setzt damit konsequent weiter seinen Um- und Ausbau fort. Neben Hardware und Hardware-nahen Themen sollen Software und Beratung gesetzt werden, um so den Kunden umfassendere Lösungen bieten zu können. Papier und digitale Arbeitsweisen werden verknüpft. Gleichzeitig versucht man damit die Kundenbindung zu stärken, da eine tiefere Vernetzung mit den Geschäftsprozessen erfolgt.
Kyocera Document Solutions setzt mit der Übernahme konsequent seinen Um- und Ausbau fort.
Betont werden die „technische Integrationskompetenz, die Individualisierung und die Expertise“, also alles Punkte, welche eine projektbezogene enge Verknüpfung mit den Kunden verdeutlichen. Damit möchte Kyocera zusätzliche Einnahmequellen schaffen und seine Wettbewerbsposition stärken, um bestehende Kunden besser zu halten und neue zu gewinnen.
Kyocera hat hierfür bereits einige Zukäufe durchgeführt, auch Canon (IRIS Group) und Ricoh (Docuware) haben schon entsprechende Investitionen getätigt. Allerdings wird aktuell noch nicht deutlich, wie aus den verschiedenen Unternehmen in der Gruppe ein einheitliches, abgestimmtes Gesamtangebot entstehen soll. Oder ob dies überhaupt erfolgen soll, da viele der Unternehmen selbstständig weiter agieren wie Optimal Systems auch. Kyocera Document Solutions wäre nicht der erste Anbieter mit einer Mehr-Marken-Strategie.
Optimal Systems erhält Geld und internationale Strukturen für das Wachstum
Auch aus ECM-Sicht machen die Investitionen Sinn: Für die digitale Transformation und die Internationalisierung sollen viele Anbieter neu aufgestellt werden. Um schnell agieren zu können, wird Geld von außen geholt. Andere Anbieter wie bspw. SER haben Investoren hinzugezogen.
Zudem erhofft man sich neben den finanziellen Mitteln Vorteile aus dem Zugriff auf ein internationales Netzwerk an neuen Kollegen und Partnern.
Bisherige Kyocera-Kunden sollen mit ECM-Angeboten versorgt werden – sofern dies nicht bereits eine andere Kyocera-Tochter gemacht hat. Auch aus dem Angehen der jeweiligen Bestandskunden können so Cross-Selling-Effekte entstehen.
Optimal Systems, Ceyoniq, Alos… nun eine glückliche Familie?
In der Presseerklärung wird die klare Aussage getroffen, dass Optimal Systems „unabhängig bleiben und unverändert weitergeführt“ werden soll. Das wird spannend werden, da sich einige „Familienmitglieder“ Konkurrenz machen. Die neuen Schwestern Ceyoniq, Optimal Systems und Alos haben viele Überschneidungen. Sie agieren häufig als Marktbegleiter und gehen zum Großteil gleiche Kundengruppen an.
Die neuen Schwestern Ceyoniq, Optimal Systems und Alos haben viele Überschneidungen.
Im vorliegenden Fall ist die ruhige, lose Zusammenführung sicher eine gute Vorgehensweise. Optimal Systems hat in den vergangenen Jahren ein starkes Wachstum bei Mitarbeitern und Partnern verzeichnet. Dies und die Strategie mit zwei Systemplattformen erfordert viel Aufwand und Koordination – eine umständliche Integration in den Konzern kann Optimal Systems zum jetzigen Zeitpunkt sicher nicht gebrauchen.
Beispielsweise bei Ceyoniq hat Kyocera schon gezeigt, dass sie es können. Ansprechpartner wurden beibehalten, Produkte und Marktauftritt gestärkt und der eingeschlagene Kurs fortgesetzt.
Kunden müssen sich nicht sorgen – vorerst
Für die Kunden soll sich zunächst einmal nichts ändern. Auch bei zukünftigen Ausschreibungen können die verschiedenen Anbieter weiter aufeinandertreffen – auch wenn sie Teil der gleichen Unternehmensgruppe sind. Ob sich Synergien im technischen Bereich oder beim Voranbringen von Themen ergeben werden, wird sich zeigen.
Bisher ist Kyocera vergleichsweise leise vorgegangen und hat die Töchter relativ selbstständig agieren lassen. Hier hat das teilweise neue Management auch manche gute Idee mitgebracht und in die Unternehmen der Gruppe eingebracht.
Damit bleibt die Frage, wie der angestrebte Wachstumspfad zu beurteilen ist. Auf der einen Seite bietet dieses Wachstum Chancen, noch mehr neue Ideen zu entwickeln und umzusetzen. Die Kunden können damit von anderen Projekten profitieren. Gleichzeitig wird die Organisation aber größer und die Vorteile der vergleichsweise schnellen Reaktionswege eines mittelständischen Unternehmens können verloren gehen – gerade auch für mittelständische Kunden.
Beim Wachstum nicht die Wurzeln vergessen – ECM muss den Kunden im Blick haben
Durch die digitale Transformation ergeben sich viele neue Chancen für die Unternehmen, die entsprechende Lösungen auch wirklich umfänglich, vernetzt und flexibel anbieten können. Daher bietet diese Investition beiden Seiten die Chance, sich besser zu positionieren. Produkt- und Projektsicht, Standard und Individualisierung, Hardware, Software und Consulting können so verbunden werden.
Aber wenn man vor lauter Visionen den Mittelstand und die bestehenden Partnernetzwerke nicht mehr ausreichend beachtet, wird man kaum erfolgreich sein. Der spannendste Markt bleibt der Mittelstand mit seinen vielen, lukrativen Projekten. Wer so groß wird, dass er nicht mehr zuhört und reagiert, der wird bald merken, dass es immer neue Wettbewerber gibt, die genau diese Flexibilität und neue Lösungsansätze bieten.
Zum jetzigen Zeitpunkt lässt sich diese Übernahme nicht seriös bewerten, da noch zu viele Details zum zukünftigen Marktauftritt unklar sind. Wir bei BARC hoffen aber, dass Optimal Systems auch weiterhin – und nun gestärkt mit einem großen Partner – wichtige Impulse für den ECM-Markt setzt.
