Corinna Behr

3. August 2020

Von Dr. Mar­tin Böhn & Sabi­ne Kraus

Pro­zess­ori­en­tier­tes ECM für die Finanz­ab­tei­lung: Schnell, über­all, sicher und in bedarfs­ge­rech­ter Form sol­len Infor­ma­tio­nen und Doku­men­te bereit­ge­stellt, bear­bei­tet und wei­ter­ge­lei­tet wer­den kön­nen.

Es könn­te so ein­fach sein, wenn da nicht die Doku­men­te wären: Wo ist? Wer hat gera­de? Wie ist der Bear­bei­tungs­stand? Hat­ten wir nicht auch noch…? – die­se und ähn­li­che Fra­gen kos­ten zu viel Zeit und Mit­ar­bei­ter­mo­ti­va­ti­on. Ins­be­son­de­re wenn abtei­lungs­über­grei­fend Sach­ver­hal­te geklärt wer­den müs­sen und die Finanz­ab­tei­lung oft wich­ti­gen Infor­ma­tio­nen hin­ter­her­lau­fen muss.

Hier setzt das Enter­pri­se Con­tent Manage­ment (ECM) an. ECM dient der struk­tu­rier­ten Ver­wal­tung von Doku­men­ten und unter­stützt deren Nut­zung durch die direk­te Bereit­stel­lung und Ver­knüp­fung mit Geschäfts­pro­zes­sen. Ähn­lich wie ERP- oder Pla­nungs­sys­te­me gibt die Soft­ware die rich­ti­ge Struk­tur und die Werk­zeu­ge, um Anwen­der bedarfs­ge­recht zu unter­stüt­zen. Das führt zu schnel­le­ren und bes­se­ren Ergeb­nis­sen – und ent­las­tet die Mit­ar­bei­ten­den.

Ein­fach bes­ser arbei­ten – War­um ECM im Finanz­be­reich immer wich­ti­ger wird

Der Wan­del in den Arbeits­wei­sen und der Nut­zung von Soft­ware zeigt sich in einer gestie­ge­nen Anspruchs­hal­tung der Nut­zer. Schnell, über­all, sicher und in bedarfs­ge­rech­ter Form sol­len Infor­ma­tio­nen und Doku­men­te bereit­ge­stellt, bear­bei­tet und wei­ter­ge­lei­tet wer­den kön­nen. Die­se Ein­stel­lung ver­tre­ten Mit­ar­bei­ten­de der Finanz­ab­tei­lung glei­cher­ma­ßen wie jeder ande­re Bereich, der an Pro­zes­sen mit Infor­ma­ti­ons­be­zug betei­ligt ist.

Schnell, über­all, sicher und in bedarfs­ge­rech­ter Form sol­len Infor­ma­tio­nen und Doku­men­te bereit­ge­stellt, bear­bei­tet und wei­ter­ge­lei­tet wer­den kön­nen.

Um den Anfor­de­run­gen an die schnel­le, siche­re Infor­ma­ti­ons­be­reit­stel­lung gerecht zu wer­den, sind ver­schie­de­ne Aspek­te zu beach­ten.

Kern­ge­dan­ke des ECM war seit jeher, Infor­ma­tio­nen ver­schie­de­ner Quel­len und unter­schied­li­cher For­ma­te zu ver­bin­den. Über Meta­da­ten soll­ten Inhal­te ver­knüpft und bedarfs­ge­recht dar­ge­stellt wer­den (bspw. als Lie­fe­ran­ten­ak­ten, Kun­den­ak­ten, Ver­trags­an­la­gen).

Im Zuge der Digi­ta­li­sie­rung wächst das zu berück­sich­ti­gen­de Infor­ma­ti­ons­vo­lu­men ste­tig wei­ter. Immer mehr Quel­len, Daten und Doku­men­te müs­sen in die­sem Kon­text beach­tet wer­den. Um die­se Flut an Infor­ma­tio­nen ver­ar­bei­ten zu kön­nen, wer­den immer häu­fi­ger Modu­le zur auto­ma­ti­schen Klas­si­fi­ka­ti­on und Ver­schlag­wor­tung ein­ge­setzt. Wesent­li­che Werk­zeu­ge sind Text­ana­ly­se, Daten­schnitt­stel­len zum Import von Infor­ma­tio­nen aus Quell­sys­te­men sowie intel­li­gen­te Ver­schlag­wor­tungs­rou­ti­nen.

In die­sem Zusam­men­hang kom­men auch der Daten­auf­be­rei­tung und der Daten­be­rei­ni­gung hohe Bedeu­tung zu. Infor­ma­tio­nen müs­sen ver­läss­lich und im rich­ti­gen Kon­text ein­ge­ord­net wer­den. Abhän­gig von der Auf­ga­be und dem Infor­ma­ti­ons­be­dürf­nis des Anwen­ders sol­len die Bereit­stel­lung und Nut­zung von Infor­ma­tio­nen gesteu­ert wer­den. Weder sol­len wesent­li­che Inhal­te feh­len, noch sol­len Mit­ar­bei­ten­de durch eine Fül­le an Such­tref­fern über­for­dert wer­den.

Gera­de im Finanz­be­reich ist eine Ver­knüp­fung der Doku­men­te mit den Daten und Pro­zes­sen aus den Fach­sys­te­men erfor­der­lich. Stamm- und Bewe­gungs­da­ten aus ERP-Sys­te­men lie­fern wich­ti­gen Kon­text, zudem sind hier auch häu­fig ver­schie­de­ne Fach­pro­zes­se abge­bil­det.

Es zeigt sich aber regel­mä­ßig, dass für bestimm­te Auf­ga­ben­stel­lun­gen ergän­zen­de Werk­zeu­ge erfor­der­lich sind, die auf die­sen Infor­ma­tio­nen auf­set­zen. So kön­nen ECM-Sys­te­me bspw. Lie­fe­ran­ten­ak­ten zur Ver­wal­tung von Ver­trä­gen oder Kor­re­spon­denz bereit­stel­len. Auch für bereichs­über­grei­fen­de Pro­zes­se wie die Rech­nungs­ein­gangs­be­ar­bei­tung wer­den oft ECM-Sys­te­me ein­ge­setzt. Grund dafür ist, dass nicht alle Betei­lig­ten aus den Fach­be­rei­chen (bspw. Frei­ge­ber) über die erfor­der­li­chen ERP-Lizen­zen und / oder das Wis­sen zur Bedie­nung ver­fü­gen.

Stra­te­gie & Struk­tur – Vor­aus­set­zun­gen für gutes ECM

Die bedarfs­ge­rech­te Unter­stüt­zung der Doku­men­ten­nut­zung und Pro­zess­be­ar­bei­tung erfor­dert ent­spre­chen­de tech­ni­sche und orga­ni­sa­to­ri­sche Maß­nah­men. Gro­ße Abla­gen als rei­ne Daten­grä­ber wer­den abge­löst durch inhalt­lich struk­tu­rier­te Infor­ma­ti­ons­spei­cher. Die ent­spre­chen­den Meta­da­ten­mo­del­le müs­sen defi­niert, imple­men­tiert und mit Daten­mo­del­len bestehen­der Fach­sys­te­me gekop­pelt wer­den. Dazu zäh­len bei­spiels­wei­se das ERP-Sys­tem der Finanz­ab­tei­lung oder das CRM-Sys­tem von Mar­ke­ting / Ver­trieb.

Nur so lässt sich eine sinn­vol­le, ziel­ge­rich­te­te und sys­tem­über­grei­fen­de Nut­zung von Daten und Doku­men­ten rea­li­sie­ren. Aus die­sem Grund sind Mas­ter Data Manage­ment und Daten­ho­heit auch wesent­li­che The­men in ECM-Pro­jek­ten.

Gleich­zei­tig steigt die Ver­ant­wor­tung für die Erfas­sung und Pfle­ge von Daten. Grund dafür ist, dass ECM nur dann funk­tio­niert, wenn die Infor­ma­tio­nen früh, kor­rekt und ent­spre­chend der defi­nier­ten Ziel­struk­tur erfasst wer­den.

Um eine regel­ba­sier­te Unter­stüt­zung der Mit­ar­bei­ter zu ermög­li­chen, müs­sen die Anwen­dungs­fäl­le und Auf­ga­ben­stel­lun­gen ent­spre­chend spe­zi­fi­ziert wer­den. Damit sind ver­schie­de­ne Fra­gen zu lösen: Was? Woher? Wofür (Bear­bei­tungs­kon­text)? Der Ent­wurf die­ser logi­schen Model­le der Abla­ge, Ver­tei­lung und Nut­zung ist mit­un­ter rela­tiv auf­wän­dig. Er bringt aber auch hohen Nut­zen im Pro­jekt.

Wie Pro­zes­se zur bedarfs­ge­rech­ten Unter­stüt­zung durch ECM bei­tra­gen

Auch die Art des Umgangs mit Infor­ma­tio­nen ändert sich. Die in der Theo­rie oft gezo­ge­nen Gren­zen zwi­schen star­ren Work­flows und fle­xi­bler Pro­jekt­ar­beit wer­den auf­ge­weicht:

• Die Teams nut­zen Auto­ma­tis­men (z. B. Infor­ma­ti­ons­abon­ne­ments zur auto­ma­ti­schen Benach­rich­ti­gung bei neu ein­ge­hen­den oder ver­än­der­ten Doku­men­ten), um die Mit­ar­bei­ten­den zu ent­las­ten, die Bear­bei­tung abzu­si­chern und Feh­ler­quo­ten zu redu­zie­ren
• Für krea­ti­ve und offe­ne Auf­ga­ben wer­den Ad-hoc-Work­flows und Col­la­bo­ra­ti­on-Funk­tio­nen genutzt
• Mit dem Schlag­wort Vor­gangs- oder Case-Manage­ment posi­tio­nie­ren vie­le Anbie­ter die bedarfs­ge­rech­te Kom­bi­na­ti­on aus Infor­ma­tio­nen, Auf­ga­ben und Kom­mu­ni­ka­ti­ons­mög­lich­kei­ten

Kun­den kön­nen in die­sem Kon­text von vor­de­fi­nier­ten Best Prac­ti­ces pro­fi­tie­ren und so schnell in die Pro­jek­te ein­stei­gen. Durch Trends wie Social Media und Net­wor­king ändert sich die Erzeu­gung und Bewer­tung von Inhal­ten. Infor­ma­tio­nen müs­sen schnell erstellt, ver­teilt, ver­linkt und mit ent­spre­chen­den Tags (oder einer ande­ren Form von Meta­da­ten) ein­ge­ord­net wer­den kön­nen. Die­ses Wis­sen ist anschlie­ßend mit bereits vor­han­de­nen Inhal­ten zu ver­knüp­fen.

Gleich­zei­tig müs­sen Lösun­gen für ein immer stär­ker ver­teil­tes Arbei­ten gefun­den wer­den. Vie­le Teams set­zen sich nicht nur aus den Mit­ar­bei­ten­den eines Unter­neh­mens zusam­men. Häu­fig wer­den Part­ner, sons­ti­ge Exper­ten, Behör­den und die Kun­den selbst in Pro­zes­se ein­ge­bun­den.

Die­se Form der Col­la­bo­ra­ti­on setzt zum einen leis­tungs­fä­hi­ge Platt­for­men vor­aus, die die Doku­men­te und Auf­ga­ben sicher bereit­stel­len kön­nen. Im Finanz­be­reich kön­nen dies bspw. Lie­fe­ran­ten, Behör­den oder Mit­ar­bei­ten­de von recht­lich selb­stän­di­gen Toch­ter­un­ter­neh­men sein.

Gleich­zei­tig müs­sen Zugang und Bedie­nung mög­lichst ein­fach sein, ins­be­son­de­re auch für spo­ra­di­sche ECM-Anwen­der. Es muss orga­ni­sa­to­risch geklärt wer­den, wel­che Inhal­te für wel­chen Per­so­nen­kreis unter wel­chen Bedin­gun­gen bereit­ge­stellt wer­den dür­fen.

Vie­le Anwen­der im Finanz­be­reich nut­zen die Inte­gra­ti­on von ECM-Sys­te­men in ERP-Anwen­dun­gen. Dadurch kön­nen sie von kon­kre­ten Sach­ver­hal­ten direkt in die ent­spre­chen­de Akte absprin­gen. So kön­nen bedarfs­ge­recht die ent­spre­chen­den Inhal­te, aber auch die zusätz­li­chen Funk­tio­nen eines ECM-Sys­tems bereit­ge­stellt wer­den.

In der Gesamt­ar­chi­tek­tur des Unter­neh­mens muss das ECM-Sys­tem eine Infor­ma­ti­ons­dreh­schei­be bil­den kön­nen. Daten und Doku­men­te aus unter­schied­li­chen Anwen­dun­gen müs­sen erfasst, klas­si­fi­ziert und bereit­ge­stellt wer­den kön­nen.

In der Gesamt­ar­chi­tek­tur des Unter­neh­mens muss das ECM-Sys­tem eine Infor­ma­ti­ons­dreh­schei­be bil­den kön­nen. 

Daher wer­den die Schnitt­stel­len kon­ti­nu­ier­lich aus­ge­baut. Neben der Kopp­lung im Backend wer­den auch Front­end-Mecha­nis­men genutzt. So wer­den bei­spiels­wei­se Schlüs­sel­wer­te aus den Mas­ken belie­bi­ger Dritt­sys­te­me abge­grif­fen und die ent­spre­chen­de digi­ta­le Akte ange­zeigt.

Noch kom­ple­xer wird das Zusam­men­spiel der Sys­te­me, wenn auch Work­flows ver­bun­den wer­den sol­len. Die Daten­ho­heit muss zu jedem Zeit­punkt orga­ni­sa­to­risch geklärt und ent­spre­chend tech­nisch abge­bil­det sein.

ECM-Sys­te­me zur Wis­sens­si­che­rung und Erfül­lung gesetz­li­cher Anfor­de­run­gen der Finanz­ab­tei­lung

Das Wis­sen eines Unter­neh­mens ist ein wesent­li­cher Pro­duk­ti­ons­fak­tor und – rich­tig ein­ge­setzt – ein Wett­be­werbs­vor­teil. Oft sind die zum Auf­bau die­ses Wis­sens erfor­der­li­chen Inhal­te aber stark ver­teilt und die Abla­gen nicht ein­heit­lich struk­tu­riert. Zu viel die­ses Wis­sens liegt in den Köp­fen der Mit­ar­bei­ten­den. Dies stei­gert deren Arbeits­be­las­tung, da sie es als Exper­ten immer wie­der ver­tei­len und kom­mu­ni­zie­ren müs­sen.

Gleich­zei­tig ist die Ein­hal­tung von Nach­weis­pflich­ten eine wesent­li­che Anfor­de­rung. Durch die stei­gen­de Zahl an Quel­len und Doku­men­ten sowie immer neue Regu­la­ri­en steigt die Kom­ple­xi­tät des The­mas. Ohne Sys­tem­un­ter­stüt­zung kann eine Erfül­lung nur mit sehr hohem Auf­wand oder oft gar nicht gesi­chert wer­den.

ECM-Sys­te­me unter­stüt­zen die Erfas­sung, Nut­zung und Ver­wal­tung von Inhal­ten umfas­send. Die Infor­ma­tio­nen und ihr Weg durch das Unter­neh­men wer­den – unter Berück­sich­ti­gung des Daten­schut­zes – trans­pa­rent nach­voll­zieh­bar.

So kön­nen gesetz­li­che Anfor­de­run­gen ein­fa­cher und bes­ser erfüllt wer­den, genau wie ver­trag­li­che Ver­ein­ba­run­gen mit Part­nern. Gleich­zei­tig wird vor­han­de­nes Wis­sen bes­ser erfasst, nutz­bar gemacht und abge­si­chert. Kos­ten für unnö­ti­ge Daten­be­stän­de (Kopien, ver­al­te­te Ver­sio­nen etc.) sin­ken, der Zugriff auf rele­van­te Inhal­te wird beschleu­nigt. Dadurch wer­den Pro­zes­se ver­bes­sert.

ECM zur Unter­stüt­zung und Ent­las­tung der Mit­ar­bei­ter

Im Kampf um kom­pe­ten­te, leis­tungs­fä­hi­ge Mit­ar­bei­ter haben die Unter­neh­men erkannt, dass ein ent­spre­chen­des Arbeits­um­feld bereit­ge­stellt wer­den muss. Der Anwen­der wird nicht allein durch kos­ten­freie Geträn­ke, Obst­kör­be oder ein unter­neh­mens­ei­ge­nes Fit­ness-Stu­dio moti­viert wer­den kön­nen. 

Er muss in ers­ter Linie die ihm gestell­ten Auf­ga­ben effek­tiv erle­di­gen kön­nen. In den ver­gan­ge­nen Jah­ren haben wir immer wie­der Pro­jek­te beglei­tet, die dazu dien­ten, den Mit­ar­bei­ter die erfor­der­li­chen Infor­ma­tio­nen und Funk­tio­nen bereit­zu­stel­len.

ECM ist dann erfolg­reich, wenn es für die Mit­ar­bei­ter einen kla­ren Mehr­wert lie­fert. Die Gestal­tung der Ober­flä­chen muss ent­spre­chend sei­ner Anfor­de­run­gen sein. 

Typi­sche Anfor­de­run­gen in aktu­el­len Pro­jek­ten sind hier (nut­zer­grup­pen­spe­zi­fi­sche) Akten- und Vor­gangs­sich­ten, Schlag­wort­su­che ähn­lich bspw. der Goog­le-Suche über alle Inhal­te sowie die Ein­bin­dun­gen in Mail­cli­ents und ande­re bereits genutz­te Anwen­dun­gen.

Vor­tei­le durch ECM-Sys­te­me: Pro­zes­se und Wis­sen ver­bin­den

Bei der Auf­ga­ben­be­ar­bei­tung muss der Anwen­der von Rou­ti­ne­auf­ga­ben ent­las­tet wer­den und sich auf sei­ne eigent­li­chen Auf­ga­ben­fel­der kon­zen­trie­ren kön­nen. Die vor­han­de­nen Infor­ma­tio­nen und Sys­tem­funk­tio­nen wer­den dabei in unter­schied­li­cher Form genutzt.

Als Steue­rungs­wis­sen die­nen Regeln, wel­che die auto­ma­ti­sche Abar­bei­tung von Teil­schrit­ten erlau­ben und so Zeit und Kos­ten spa­ren. Auf Basis der Daten­klas­si­fi­ka­ti­on kann Unter­stüt­zungs­wis­sen in der Sys­tem­mas­ke bereit­ge­stellt wer­den. Das Sys­tem sam­melt dann die für eine Ent­schei­dung erfor­der­li­chen Inhal­te. So kann der Anwen­der schnel­ler und umfas­sen­der infor­miert han­deln.

Durch Kon­troll­wis­sen kann das Sys­tem Ver­stö­ße gegen Voll­stän­dig­keit (feh­len­de Wer­te oder Schrit­te), Kor­rekt­heit (wider­sprüch­li­che Wer­te) oder Plau­si­bi­li­tät (unge­wöhn­li­che Wer­te­kon­stel­la­tio­nen) erken­nen und den Anwen­der dar­auf hin­wei­sen.

Die Nut­zung die­ses Wis­sens kann regel­ge­steu­ert auto­ma­ti­siert wer­den. Das Sys­tem unter­stützt den Anwen­der damit pro­ak­tiv in der Auf­ga­ben­be­ar­bei­tung. Dies kann auch den Ein­stieg in die Pro­zes­se umfas­sen, indem das Sys­tem im Rah­men der Pro­blem­i­den­ti­fi­ka­ti­on den Hand­lungs­be­darf erkennt, die Auf­ga­ben­stel­lung ein­grenzt und die pas­sen­de Pro­zess­be­ar­bei­tung aus­löst.

Häu­fi­ger Anwen­dungs­fall ist die Über­wa­chung von ver­schie­de­nen Ein­gangs­ka­nä­len, um direkt Pro­zes­se aus­zu­lö­sen, wenn neue Inhal­te ein­ge­hen (bspw. Über­wa­chung von Lie­fe­ran­ten­ver­trä­gen, Reak­ti­ons­zei­ten bei Anfra­gen oder der Abgleich von Plan-Zah­len im Ver­gleich zu Ist-Zah­len – sofern die­se nicht im ERP-Sys­tem abge­bil­det sind).

Die Pro­zess­pro­to­kol­lie­rung erlaubt die Nach­weis­bar­keit ein­zel­ner Pro­zess­in­stan­zen eben­so wie die über­grei­fen­de Ana­ly­se der Abläu­fe und Wis­sens­nut­zung. So kön­nen bei­spiels­wei­se Eng­päs­se oder wei­te­rer Unter­stüt­zungs­be­darf auf­ge­deckt wer­den. Damit wird eine kon­ti­nu­ier­li­che Pro­zess­ver­bes­se­rung unter­stützt.

Wie ECM-Sys­te­me auch in Zukunft unter­stüt­zen kön­nen

ECM ver­bin­det Infor­ma­tio­nen, Abläu­fe, Sys­te­me und Mit­ar­bei­ter der Finanz­ab­tei­lung und des gesam­ten Unter­neh­mens. Die Sys­te­me bie­ten die tech­ni­schen Mög­lich­kei­ten und Funk­tio­nen für die Rea­li­sie­rung. Für eine erfolg­rei­che Umset­zung muss aber auch der orga­ni­sa­to­ri­sche Rah­men geschaf­fen wer­den.

Aktu­el­le Trends zum ande­ren Umgang mit Infor­ma­tio­nen und zur immer brei­te­ren Nut­zung von Inhal­ten ver­stär­ken den Bedarf an ECM-Lösun­gen. Der Bruch zwi­schen der digi­ta­len Arbeit im ERP-Sys­tem und dem Papier­ord­ner im Schrank muss besei­tigt wer­den. Es muss mög­lich sein, schnell, fle­xi­bel und direkt mit allen Infor­ma­tio­nen zu arbei­ten: Daten, Doku­men­te und Pro­zes­se.

Anwen­der in der Finanz­ab­tei­lung und ande­ren Berei­chen müs­sen sich daher auf eine ande­re Art des Arbei­tens ein­las­sen. Das papier­lo­se / papier­ar­me Büro muss als kla­rer Vor­teil erkannt und ent­spre­chend umge­setzt wer­den. Auf­ga­be des Manage­ments ist es, eine kla­re Visi­on zu ent­wi­ckeln und die Rah­men­be­din­gun­gen für ihre Umset­zung zu schaf­fen.

Die Vor­tei­le für den Ein­zel­nen sowie die gesam­te Orga­ni­sa­ti­on soll­ten dabei sehr schnell klar wer­den. Und eine Alter­na­ti­ve gibt es nicht, da die Kom­ple­xi­tät und die Ansprü­che immer wei­ter stei­gen und mit „klas­si­schen Lösun­gen“ der Doku­men­ten­ver­wal­tung nicht mehr abzu­de­cken sind (bspw. Ver­wal­tung von Doku­men­ten mit Hil­fe eines File­ser­vers).

ECM ist eine Chan­ce auf einen bes­se­ren Umgang mit Infor­ma­tio­nen. Gleich­zei­tig eröff­net es die Mög­lich­keit, abtei­lungs­über­grei­fend, schnel­ler, ein­fa­cher und bes­ser zu arbei­ten. Über­le­gen auch Sie, wie Ihre Finanz­ab­tei­lung bzw. Ihr gesam­tes Unter­neh­men von ECM pro­fi­tie­ren kann.

19. Mai 2020

Von Dr. Mar­tin Böhn

War­um ein Track ECM und Rech­nungs­ein­gangs­be­ar­bei­tung auf einer Fach­ta­gung Finan­ce und Con­trol­ling? Weil es Sinn macht. Nut­zen Sie den Track ECM und Rech­nungs­ein­gangs­be­ar­bei­tung, um zu erfah­ren wie Sie Infor­ma­tio­nen schnel­ler und ein­fa­cher fin­den und in Pro­zes­sen nut­zen kön­nen.

Zu vie­le Pro­zes­se bei Pla­nung, Finan­zen und Con­trol­ling dau­ern zu lan­ge, sind zu umständ­lich oder zu intrans­pa­rent. Die Suche nach aktu­el­len Ist-Daten und erfor­der­li­chen Doku­men­ten nimmt zu viel Zeit in Anspruch. Daher bie­ten wir auf der DFC einen Track für ECM und Rech­nungs­ein­gangs­be­ar­bei­tung an, um die Ver­bes­se­rung von Infor­ma­ti­ons- und Pro­zess­ma­nage­ment ganz­heit­lich zu beleuch­ten.

Pla­nung und Con­trol­ling benö­tigt die gute Qua­li­tät der Vor­sys­te­me. Der Erfolg hängt maß­geb­lich von der Effi­zi­enz der Finanz­pro­zes­se und der Qua­li­tät der zugrun­de­lie­gen­den Daten ab.

ECM-Sys­te­me unter­stüt­zen die Erfas­sung, Ver­wal­tung und vor allem Nut­zung von Doku­men­ten – im Kon­text der jewei­li­gen Auf­ga­ben.

Das Auf­ga­ben- und Pro­zess­ma­nage­ment unter­stützt die trans­pa­ren­te, schnel­le Bear­bei­tung – unter Ein­hal­tung der defi­nier­ten Regeln und Fris­ten. Für die Berei­che Finan­zen und Con­trol­ling bie­ten sich damit ver­schie­de­ne Poten­zia­le durch sol­che Lösun­gen:

Aktu­el­le, gesi­cher­te Infor­ma­tio­nen zu aktu­el­len For­de­run­gen und deren Bear­bei­tungs­sta­tus

• Schnel­le­re Bear­bei­tung der Rech­nun­gen, damit aktu­el­le­re Daten für einen Abgleich der Ist-Daten aus der Rech­nungs­ein­gangs­be­ar­bei­tung mit Pla­nun­gen
• Grö­ße­re Trans­pa­renz über ein­ge­gan­ge­ne, aber noch nicht bear­bei­te­te Rech­nun­gen
• Absi­che­rung der Bear­bei­tung durch im Work­flow hin­ter­leg­te Rege­lun­gen, bspw. zur Ver­mei­dung von Skon­to­ver­lus­ten, Berück­sich­ti­gung von ver­ein­bar­ten Rabat­ten

Zugriff auf umfas­sen­de­re Stamm- und Bewe­gungs­da­ten

• Ver­trags­da­ten, beson­de­re Neben­be­din­gun­gen, Erläu­te­run­gen – oft feh­len wesent­li­che Infor­ma­tio­nen im ERP-Sys­tem, da die­se nur in den Doku­men­ten hin­ter­legt sind. Das hat eine umständ­li­che Suche in der Datei­ab­la­ge / den Papier­ord­nern zur Fol­ge. Ver­trags­ak­ten sowie Lie­fe­ran­ten- und Pro­jekt­ak­ten lie­fern schnell die wesent­li­chen Inhal­te – bedarfs­ge­recht für jewei­li­ge Auf­ga­be.
• Aktu­el­le Bewe­gungs­da­ten bspw. aus der Rech­nungs­ein­gangs­be­ar­bei­tung

Ent­las­tung von der Infor­ma­ti­ons­su­che – Mehr Zeit für die eigent­li­chen Auf­ga­ben

• Pro­zess­steue­rung durch Work­flows und Auf­ga­ben­ma­nage­ment, bspw. bei Abstim­mun­gen, Frei­ga­ben, Infor­ma­ti­ons­an­fra­gen bei ande­ren Abtei­lun­gen
• Bedarfs­ge­rech­ter Zugriff auf Inhal­te durch elek­tro­ni­sche Akten und Vor­gän­ge
• Ver­knüp­fung inhalt­lich zusam­men­ge­hö­ri­ger Infor­ma­tio­nen über Meta­da­ten, damit auch bes­se­re Suche und ver­schie­de­ne Sich­ten auf Sach­ver­hal­te
• Absi­che­rung der Bear­bei­tung durch Regeln in Akten und Pro­zes­sen sowie eine revi­si­ons­si­che­re Archi­vie­rung

Gutes Con­trol­ling und ver­läss­li­che Pla­nung brau­chen ent­spre­chen­de Werk­zeu­ge für Pla­nung, Per­for­mance Manage­ment und BI – aber eben nicht nur. Doku­men­te, Pro­zes­se und deren Meta­da­ten sind wesent­li­che Infor­ma­ti­ons­bau­stei­ne.

Daher bie­tet Ihnen das Seg­ment ECM und Rech­nungs­ein­gangs­be­ar­bei­tung einen kom­pak­ten Über­blick über intel­li­gen­te Infor­ma­ti­ons­ver­ar­bei­tung und Vor­gangs­un­ter­stüt­zung. Erfah­ren Sie kom­pakt in einer Stun­de, wie sol­che Sys­te­me Sie in Ihren Auf­ga­ben unter­stüt­zen kön­nen.

15. Janu­ar 2020

Von Dr. Mar­tin Böhn

Der Wan­del von Kyo­cera vom rei­nen Druck­spe­zia­list zum Anbie­ter von ver­bun­de­nen Hard- und Soft­ware­lö­sun­gen geht wei­ter. Mit Opti­mal Sys­tems über­nimmt die Grup­pe einen wei­te­ren ECM-Anbie­ter.

Opti­mal Sys­tems und Ceyo­niq sind nun Geschwis­ter

Der Wan­del von Kyo­cera vom rei­nen Druck­spe­zia­list zum Anbie­ter von ver­bun­de­nen Hard- und Soft­ware­lö­sun­gen geht wei­ter. Mit Opti­mal Sys­tems über­nimmt die Grup­pe einen wei­te­ren ECM-Anbie­ter.

Für Kyo­cera ist es nach Ceyo­niq und Alos ein wei­te­rer Soft­ware­her­stel­ler aus dem Bereich ECM. Damit sol­len bes­se­re, durch­gän­gi­ge Lösun­gen bezo­gen auf die Geschäfts­pro­zes­se ange­bo­ten wer­den kön­nen (Erfas­sung, Ver­wal­tung, Nut­zung, Aus­ga­be), aber auch die Ver­bin­dung aus ver­bun­de­ner Hard­ware, Soft­ware und Dienst­leis­tung.

Kyo­cera erhofft sich neue Kun­den­schich­ten und stär­ke­re Kun­den­bin­dung

Kyo­cera Docu­ment Solu­ti­ons setzt damit kon­se­quent wei­ter sei­nen Um- und Aus­bau fort. Neben Hard­ware und Hard­ware-nahen The­men sol­len Soft­ware und Bera­tung gesetzt wer­den, um so den Kun­den umfas­sen­de­re Lösun­gen bie­ten zu kön­nen. Papier und digi­ta­le Arbeits­wei­sen wer­den ver­knüpft. Gleich­zei­tig ver­sucht man damit die Kun­den­bin­dung zu stär­ken, da eine tie­fe­re Ver­net­zung mit den Geschäfts­pro­zes­sen erfolgt.

Kyo­cera Docu­ment Solu­ti­ons setzt mit der Über­nah­me kon­se­quent sei­nen Um- und Aus­bau fort.

Betont wer­den die „tech­ni­sche Inte­gra­ti­ons­kom­pe­tenz, die Indi­vi­dua­li­sie­rung und die Exper­ti­se“, also alles Punk­te, wel­che eine pro­jekt­be­zo­ge­ne enge Ver­knüp­fung mit den Kun­den ver­deut­li­chen. Damit möch­te Kyo­cera zusätz­li­che Ein­nah­me­quel­len schaf­fen und sei­ne Wett­be­werbs­po­si­ti­on stär­ken, um bestehen­de Kun­den bes­ser zu hal­ten und neue zu gewin­nen.

Kyo­cera hat hier­für bereits eini­ge Zukäu­fe durch­ge­führt, auch Canon (IRIS Group) und Ricoh (Docu­wa­re) haben schon ent­spre­chen­de Inves­ti­tio­nen getä­tigt. Aller­dings wird aktu­ell noch nicht deut­lich, wie aus den ver­schie­de­nen Unter­neh­men in der Grup­pe ein ein­heit­li­ches, abge­stimm­tes Gesamt­an­ge­bot ent­ste­hen soll. Oder ob dies über­haupt erfol­gen soll, da vie­le der Unter­neh­men selbst­stän­dig wei­ter agie­ren wie Opti­mal Sys­tems auch. Kyo­cera Docu­ment Solu­ti­ons wäre nicht der ers­te Anbie­ter mit einer Mehr-Mar­ken-Stra­te­gie.

Opti­mal Sys­tems erhält Geld und inter­na­tio­na­le Struk­tu­ren für das Wachs­tum

Auch aus ECM-Sicht machen die Inves­ti­tio­nen Sinn: Für die digi­ta­le Trans­for­ma­ti­on und die Inter­na­tio­na­li­sie­rung sol­len vie­le Anbie­ter neu auf­ge­stellt wer­den. Um schnell agie­ren zu kön­nen, wird Geld von außen geholt. Ande­re Anbie­ter wie bspw. SER haben Inves­to­ren hin­zu­ge­zo­gen. 

Zudem erhofft man sich neben den finan­zi­el­len Mit­teln Vor­tei­le aus dem Zugriff auf ein inter­na­tio­na­les Netz­werk an neu­en Kol­le­gen und Part­nern.

Bis­he­ri­ge Kyo­cera-Kun­den sol­len mit ECM-Ange­bo­ten ver­sorgt wer­den – sofern dies nicht bereits eine ande­re Kyo­cera-Toch­ter gemacht hat. Auch aus dem Ange­hen der jewei­li­gen Bestands­kun­den kön­nen so Cross-Sel­ling-Effek­te ent­ste­hen.

Opti­mal Sys­tems, Ceyo­niq, Alos… nun eine glück­li­che Fami­lie?

In der Pres­se­er­klä­rung wird die kla­re Aus­sa­ge getrof­fen, dass Opti­mal Sys­tems „unab­hän­gig blei­ben und unver­än­dert wei­ter­ge­führt“ wer­den soll. Das wird span­nend wer­den, da sich eini­ge „Fami­li­en­mit­glie­der“ Kon­kur­renz machen. Die neu­en Schwes­tern Ceyo­niq, Opti­mal Sys­tems und Alos haben vie­le Über­schnei­dun­gen. Sie agie­ren häu­fig als Markt­be­glei­ter und gehen zum Groß­teil glei­che Kun­den­grup­pen an.

 Die neu­en Schwes­tern Ceyo­niq, Opti­mal Sys­tems und Alos haben vie­le Über­schnei­dun­gen.

Im vor­lie­gen­den Fall ist die ruhi­ge, lose Zusam­men­füh­rung sicher eine gute Vor­ge­hens­wei­se. Opti­mal Sys­tems hat in den ver­gan­ge­nen Jah­ren ein star­kes Wachs­tum bei Mit­ar­bei­tern und Part­nern ver­zeich­net. Dies und die Stra­te­gie mit zwei Sys­tem­platt­for­men erfor­dert viel Auf­wand und Koor­di­na­ti­on – eine umständ­li­che Inte­gra­ti­on in den Kon­zern kann Opti­mal Sys­tems zum jet­zi­gen Zeit­punkt sicher nicht gebrau­chen.

Bei­spiels­wei­se bei Ceyo­niq hat Kyo­cera schon gezeigt, dass sie es kön­nen. Ansprech­part­ner wur­den bei­be­hal­ten, Pro­duk­te und Markt­auf­tritt gestärkt und der ein­ge­schla­ge­ne Kurs fort­ge­setzt.

Kun­den müs­sen sich nicht sor­gen – vor­erst

Für die Kun­den soll sich zunächst ein­mal nichts ändern. Auch bei zukünf­ti­gen Aus­schrei­bun­gen kön­nen die ver­schie­de­nen Anbie­ter wei­ter auf­ein­an­der­tref­fen – auch wenn sie Teil der glei­chen Unter­neh­mens­grup­pe sind. Ob sich Syn­er­gien im tech­ni­schen Bereich oder beim Vor­an­brin­gen von The­men erge­ben wer­den, wird sich zei­gen.

Bis­her ist Kyo­cera ver­gleichs­wei­se lei­se vor­ge­gan­gen und hat die Töch­ter rela­tiv selbst­stän­dig agie­ren las­sen. Hier hat das teil­wei­se neue Manage­ment auch man­che gute Idee mit­ge­bracht und in die Unter­neh­men der Grup­pe ein­ge­bracht.

Damit bleibt die Fra­ge, wie der ange­streb­te Wachs­tums­pfad zu beur­tei­len ist. Auf der einen Sei­te bie­tet die­ses Wachs­tum Chan­cen, noch mehr neue Ideen zu ent­wi­ckeln und umzu­set­zen. Die Kun­den kön­nen damit von ande­ren Pro­jek­ten pro­fi­tie­ren. Gleich­zei­tig wird die Orga­ni­sa­ti­on aber grö­ßer und die Vor­tei­le der ver­gleichs­wei­se schnel­len Reak­ti­ons­we­ge eines mit­tel­stän­di­schen Unter­neh­mens kön­nen ver­lo­ren gehen – gera­de auch für mit­tel­stän­di­sche Kun­den.

Beim Wachs­tum nicht die Wur­zeln ver­ges­sen – ECM muss den Kun­den im Blick haben

Durch die digi­ta­le Trans­for­ma­ti­on erge­ben sich vie­le neue Chan­cen für die Unter­neh­men, die ent­spre­chen­de Lösun­gen auch wirk­lich umfäng­lich, ver­netzt und fle­xi­bel anbie­ten kön­nen. Daher bie­tet die­se Inves­ti­ti­on bei­den Sei­ten die Chan­ce, sich bes­ser zu posi­tio­nie­ren. Pro­dukt- und Pro­jekt­sicht, Stan­dard und Indi­vi­dua­li­sie­rung, Hard­ware, Soft­ware und Con­sul­ting kön­nen so ver­bun­den wer­den.

Aber wenn man vor lau­ter Visio­nen den Mit­tel­stand und die bestehen­den Part­ner­netz­wer­ke nicht mehr aus­rei­chend beach­tet, wird man kaum erfolg­reich sein. Der span­nends­te Markt bleibt der Mit­tel­stand mit sei­nen vie­len, lukra­ti­ven Pro­jek­ten. Wer so groß wird, dass er nicht mehr zuhört und reagiert, der wird bald mer­ken, dass es immer neue Wett­be­wer­ber gibt, die genau die­se Fle­xi­bi­li­tät und neue Lösungs­an­sät­ze bie­ten.

Zum jet­zi­gen Zeit­punkt lässt sich die­se Über­nah­me nicht seri­ös bewer­ten, da noch zu vie­le Details zum zukünf­ti­gen Markt­auf­tritt unklar sind. Wir bei BARC hof­fen aber, dass Opti­mal Sys­tems auch wei­ter­hin – und nun gestärkt mit einem gro­ßen Part­ner – wich­ti­ge Impul­se für den ECM-Markt setzt.