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Sabine Kraus15

COVID-19 beschleu­nigt den Aus­bau der Cloud- und SaaS-Ange­bo­te

By Digital Workplace, Sabine Kraus

12. Mai 2020

Von Sabi­ne Kraus

Trend zeigt sich bei Soft­ware­gi­gan­ten und Mit­tel­ständ­lern in ver­schie­de­nen Soft­ware­seg­men­ten.

Aktu­ell wer­den in zahl­rei­chen Online Events und Ana­lyst Calls der Soft­ware­an­bie­ter die Plä­ne für die­ses Jahr vor­ge­stellt. Die Key­notes, Prä­sen­ta­tio­nen und Web­i­na­re zei­gen beein­dru­cken­de Ent­wick­lun­gen.

Aus­bau des Ange­bots zur Digi­ta­len Trans­for­ma­ti­on wird beschleu­nigt

In Zei­ten von Coro­na wird die Digi­ta­le Trans­for­ma­ti­on bei vie­len Unter­neh­men zwangs­wei­se vor­an­ge­trie­ben. Nicht nur der Digi­tal Work­place und Zusam­men­ar­beit über elek­tro­ni­sche Medi­en wer­den stark nach­ge­fragt – es gibt auch vie­le Initia­ti­ven zur Ver­än­de­rung der Leis­tun­gen und teil­wei­se des Geschäfts­mo­dells.

Die Anbie­ter trei­ben die­sen Trend, indem sie fle­xi­ble SaaS-Lösun­gen, ent­spre­chen­de Archi­tek­tur­kom­po­nen­ten, aber auch The­men wie Künst­li­che Intel­li­genz deut­lich pushen. Die Aus­rich­tung des Port­fo­li­os der Anbie­ter auf ent­spre­chen­de Lösungs­kom­po­nen­ten und Betriebs­mo­del­le erfolgt in vie­len Teil­märk­ten noch schnel­ler als vor einem hal­ben Jahr auf­grund der dama­li­gen Markt­ge­ge­ben­hei­ten gedacht.

Vie­le der Anbie­ter prä­sen­tier­ten die Erwei­te­rung Ihres Part­ner­netz­werks. Durch Online-Markt­plät­ze sol­len nicht nur Ver­triebs- und Imple­men­tie­rungs­part­ner, son­dern ins­be­son­de­re Part­ner mit Lösungs­pa­ke­ten und Ergän­zungs­pro­duk­ten her­aus­ge­stellt wer­den.

Mit­tel­stän­di­sche bis hin zu gro­ßen inter­na­tio­na­len Anbie­tern set­zen mitt­ler­wei­le dar­auf, eige­ne Infor­ma­ti­ons- und Lern­platt­for­men für Kun­den, Inter­es­sen­ten und Part­ner auf­zu­bau­en oder zu erwei­tern (wie bspw. AWS SaaS Fac­to­ry zur Wis­sens­ver­mitt­lung). So wird nicht nur die Leis­tung, son­dern auch das Wis­sen zur Nut­zung der Leis­tun­gen schnel­ler und ein­fa­cher abruf­bar.

Anwen­der­un­ter­neh­men müs­sen reagie­ren – Soft­ware­an­bie­ter aber auch

Ein Grund die­ser Ent­wick­lung ist, dass COVID-19 den Soft­ware­un­ter­neh­men gezeigt hat, dass der eige­ne Unter­neh­mens­er­folg direkt abhän­gig ist von der schnel­len Reak­ti­on auf Kun­den­wün­sche und der ent­spre­chen­den Umset­zung die­ser Bedürf­nis­se.

Vie­le End­kun­den muss­ten schnell Home­of­fice-Mög­lich­kei­ten schaf­fen, Pro­zes­se anders abbil­den und gene­rell ihr Infor­ma­ti­ons­ma­nage­ment über­den­ken. SaaS und fer­ti­ge Lösungs­pa­ke­te waren hier schnel­le (Einstiegs-)Lösungen.

Wie die Infor­ma­ti­ons­ver­an­stal­tun­gen zei­gen (bspw. IBM Think Digi­tal oder die Ana­lys­ten­calls von AWS), reagier­ten vie­le Soft­ware­an­bie­ter bereits auf die welt­wei­te Ent­wick­lung und set­zen man­ches Modul und man­che Funk­tio­nen zur Umset­zung digi­ta­len Arbei­tens, die erst für 2021 oder noch spä­ter ange­kün­digt waren, noch schnel­ler als geplant um.

Soft­ware­an­bie­ter hat­ten sozu­sa­gen einen „COVID-19 Lern­ef­fekt“ – ermög­li­che dei­nen Kun­den mög­lichst schnell und ein­fach mit Lösun­gen (und Part­ner­lö­sung) die Umset­zung und Opti­mie­rung des Digi­tal Work­place, so bleibt das eige­ne Unter­neh­men in der Kri­se erfolg­reich.

Von die­ser Ent­wick­lung pro­fi­tie­ren Anbie­ter von ent­spre­chen­den Infra­struk­tur­an­ge­bo­ten (bspw. Ama­zon mit der AWS), aber auch die Her­stel­ler von Fach­soft­ware für ECM, CRM, ERP und wei­te­ren Soft­ware­seg­men­ten. Jeder Anbie­ter der mit sei­nen Lösun­gen Kom­mu­ni­ka­ti­on, Infor­ma­ti­ons­ver­wal­tung und Geschäfts­pro­zes­se unter­stützt, kann sei­nen Kun­den den Mehr­wert in der aktu­el­len Situa­ti­on deut­lich vor Augen füh­ren.

COVID-19 beein­flusst die Digi­ta­li­sie­rung

Im Ver­gleich zu den Ent­wick­lun­gen der letz­ten Jah­re zei­gen die letz­ten Mona­te, dass vor allem das Arbei­ten von zu Hau­se aus wegen COVID-19 die Digi­ta­li­sie­rung bei Anwen­der­un­ter­neh­men und die noch schnel­le­re Ergän­zung des Port­fo­li­os von Soft­ware­an­bie­tern extrem vor­an­ge­trie­ben hat. Der kla­re Bedarf bei den Kun­den wur­de von den Soft­ware­un­ter­neh­men erkannt. Nicht nur Cloud- und SaaS-Lösun­gen für Online-Mee­tings pro­fi­tie­ren hier­von.

Indem durch die Ver­wen­dung ent­spre­chen­der Werk­zeu­ge immer mehr Berüh­rungs­ängs­te vor „Soft­ware aus dem Inter­net“ abge­baut wer­den, wer­den ent­spre­chen­de Lösungs­pa­ke­te bei vie­len Unter­neh­men inten­si­ver dis­ku­tiert als vor einem Jahr.

SaaS hat gezeigt, dass man schnell Sys­te­me nut­zen kann, um bestimm­te Anwen­dungs­fäl­le zu unter­stüt­zen. Das müs­sen nicht nur Mee­tings sein – es eig­nen sich vie­le Geschäfts­pro­zes­se. Und vie­le Men­schen haben gelernt, dass online / digi­tal arbei­ten und die Nut­zung von SaaS-Ange­bo­ten durch­aus mög­lich – und bequem ist. Wenn nicht gera­de wie­der der Ton hängt…

Auch in BARC-Bera­tungs­pro­jek­ten haben wir die­se Erfah­rung gemacht: Kun­den suchen nach intel­li­gen­ten Lösun­gen für die Stär­kung Ihrer Digi­ta­li­sie­rungs­stra­te­gie, denn „was nutzt ein Werk­zeug, das nicht auf die Anfor­de­run­gen passt und wel­ches nicht zeit­nah zur Ver­fü­gung steht“.

Neben der schnel­len Bereit­stel­lung erhof­fen sich vie­le Kun­den von SaaS-Ange­bo­ten auch das Out­sour­cen bestimm­ter Tätig­kei­ten (Betrieb und ggf. auch bestimm­te Pro­zess­schrit­te) sowie das Pro­fi­tie­ren von Best-Prac­ti­ce-Ansät­zen der Anbie­ter.

Vie­le Exper­ten sind sich einig, dass nach der Kri­se bspw. das Arbei­ten im Home­of­fice in Deutsch­land ähn­lich wie bspw. in skan­di­na­vi­schen Nach­bar­län­dern wie Schwe­den häu­fi­ger von Arbeit­ge­bern ange­bo­ten wer­den wird als das bis­her üblich war.

Wur­de dies schnell, mit kurz­fris­ti­gen Über­gangs-Lösun­gen aktu­ell in Unter­neh­men umge­setzt, muss dies auch für eine lang­fris­ti­ge Lösung ana­ly­siert und in die Digi­ta­li­sie­rungs­stra­te­gie mit inte­griert wer­den. Sonst droht die Digi­ta­le Trans­for­ma­ti­on ins digi­ta­le Cha­os zu ver­sin­ken, wenn zu vie­le SaaS-Insel­lö­sun­gen zu unter­bro­che­nen Pro­zess­ket­ten und iso­lier­ten Infor­ma­ti­ons­spei­chern füh­ren.

Schon in der BARC Stu­die ECM SaaS, die kurz vor der COVID-19-Kri­se ent­stand, zeich­ne­te sich der Trend der Erwei­te­rung des Ange­bots­port­fo­li­os von ECM-Soft­ware­an­bie­tern der DACH-Regi­on ab, nur hät­te ohne Kri­se kei­ner von uns Exper­ten gedacht, dass dies so schnell von den Soft­ware­an­bie­tern umge­setzt wer­den könn­te.

Die noch Ende des Jah­res 2019 in der Stu­die fest­ge­stell­ten offe­nen Haus­auf­ga­ben der ECM-Anbie­ter waren teils tech­ni­scher, ins­be­son­de­re aber orga­ni­sa­to­ri­scher Natur für den Auf­bau eines ech­ten SaaS-Port­fo­li­os. Die­se Nach­bes­se­run­gen wur­den schnel­ler in Angriff genom­men.

Es gilt, die sich gera­de prä­sen­tie­ren­den Märk­te schnell mit ent­spre­chen­den Lösungs­an­ge­bo­ten zu beset­zen.

Es ist des­halb sehr wahr­schein­lich, dass mit­tel­stän­di­sche Soft­ware­un­ter­neh­men der DACH-Regi­on bei kom­men­den Online-Kun­den- und Part­ner-Events im Mai und Juni über ähn­li­che Pla­nun­gen berich­ten und Infor­ma­tio­nen zum Aus­bau des Port­fo­li­os Rich­tung Cloud und SaaS mit der Com­mu­ni­ty tei­len wer­den. Blei­ben wir gespannt auf wei­te­re Ent­wick­lun­gen.

Sie über­ar­bei­ten gera­de Ihre Digi­ta­li­sie­rungs­stra­te­gie? Sie möch­ten Ihre bestehen­de Sys­tem- und Infor­ma­ti­ons­in­fra­struk­tur kri­tisch hin­ter­fra­gen? Sie möch­ten abschät­zen, wel­che orga­ni­sa­to­ri­schen Maß­nah­men für die erfolg­rei­che Bewäl­ti­gung erfor­der­lich sind? Spre­chen Sie uns an.

Mar­ket Update: Enter­pri­se Con­tent Manage­ment in Coro­na-Zei­ten

By ECM, Sabine Kraus

15. April 2020

Von Sabi­ne Kraus

Enter­pri­se Con­tent Manage­ment in Coro­na-Zei­ten, Inter­view mit Sabi­ne Kraus, Head of Rese­arch - Enter­pri­se Appli­ca­ti­ons & rela­ted Ser­vices bei BARC

Wie wirkt sich die Coro­na­kri­se auf Data, Busi­ness Intel­li­gence & Ana­ly­tics sowie CRM und ECM aus? In einer sechs­tei­li­gen Blog­rei­he haben wir BARC-Exper­ten um ihre Ein­schät­zung gebe­ten. Das heu­ti­ge The­ma: Enter­pri­se Con­tent Manage­ment (ECM).

Wel­che Her­aus­for­de­run­gen hat die Coro­na­kri­se für den ECM-Bereich?

Sabine Kraus: Die Unter­neh­men, die noch stark papier­ge­bun­den arbei­ten, konn­ten ihre Mit­ar­bei­ter nur bedingt in das Home­of­fice schi­cken. Oft ging das nur mit ein­ge­plan­ten Ein­schrän­kun­gen bei der Bear­bei­tung von Vor­gän­gen.

Weni­ger Pro­ble­me haben die Unter­neh­men, die bereits stark digi­ta­li­siert arbei­ten. Das bedeu­tet z. B. ihren Post­ein­gang früh für die wei­te­re Bear­bei­tun­gen zu digi­ta­li­sie­ren und mit elek­tro­ni­schen Doku­men­ten zu arbei­ten. Denn hier konn­te der Groß­teil der Sach­be­ar­bei­tung wei­ter­hin durch­ge­führt wer­den: Die Mit­ar­bei­ter waren in der Lage von zu Hau­se aus zu arbei­ten, soweit Lap­tops und ande­re mobi­le Gerä­te vor­han­den waren.

Jetzt, wo man nicht mal schnell über den Gang nach­fra­gen und wo kein Post­um­lauf gemacht wer­den kann, fällt vie­len Unter­neh­men erst auf, wie unfle­xi­bel ihre Pro­zes­se und wie ver­teilt ihre Infor­ma­tio­nen sind. Struk­tu­rier­te gemein­sa­me Abla­gen feh­len oder sind über das Home­of­fice nicht für alle erreich­bar, da die­se Mit­ar­bei­ter bei­spiels­wei­se kei­nen Zugang zum Netz­werk besit­zen.

Wel­che Chan­cen haben Unter­neh­men daher in die­ser Situa­ti­on?

Sabi­ne Kraus: Coro­na bie­tet die Chan­ce, die IT-Stra­te­gie des eige­nen Unter­neh­mens zu über­den­ken. Die eige­ne Sys­tem­land­schaft soll­te stär­ker dar­auf aus­ge­rich­tet wer­den, dass in so einer Kri­se, in der nicht sel­ten min­des­tens mehr als die Hälf­te der Mit­ar­beit im Home­of­fice arbei­ten, die Fort­füh­rung der Geschäf­te gewähr­leis­tet wer­den kann. Eine ent­spre­chen­de Infra­struk­tur für Mit­ar­bei­ter (bspw. Lap­tops statt fes­ter Arbeits­plät­ze mit Desk­top-PC in der Sach­be­ar­bei­tung) soll­te eben­falls beach­tet wer­den. Das bie­tet auch spä­ter die Chan­ce auf fle­xi­ble, attrak­ti­ve Model­le der Zusam­men­ar­beit.

Gera­de ECM ermög­licht es Unter­neh­men, den Digi­tal Work­place umzu­set­zen: Das bedeu­tet, Infor­ma­tio­nen wie Daten, Doku­men­te oder Ord­ner­struk­tu­ren mit den zuge­hö­ri­gen Auf­ga­ben (Pro­zes­se, Wie­der­vor­la­gen etc.) bedarfs­ge­recht und im fach­li­chen Kon­text zu ver­bin­den. Das ent­las­tet die Mit­ar­bei­ter bei der Abla­ge, Ver­wal­tung und ins­be­son­de­re dem Zugriff auf wesent­li­che Inhal­te – es bleibt also mehr Zeit für die effek­ti­ve Nut­zung der Infor­ma­tio­nen.

Was kannst du Unter­neh­men der­zeit emp­feh­len?

Sabi­ne Kraus: Ich emp­feh­le Unter­neh­men, mehr mobi­les und orts­un­ab­hän­gi­ges Arbei­ten in ihre IT-Stra­te­gie zu ver­an­kern. Ins­ge­samt soll­ten sie nun über­le­gen, ihr Papier zu redu­zie­ren und mehr Infor­ma­tio­nen digi­tal abzu­le­gen – zen­tral und nicht in ein­zel­nen Infor­ma­ti­ons­in­seln. Das funk­tio­niert bei­spiels­wei­se mit der Umset­zung von elek­tro­ni­schen Akten (E-Akte). So arbei­tet man mehr im Sin­ne der Digi­ta­li­sie­rung und schafft einen Digi­tal Work­place für sei­ne Mit­ar­bei­ter.

Wei­te­re Bei­trä­ge der Blog­rei­he:

Bes­se­re Pro­zes­se und moti­vier­te Mit­ar­bei­ter durch ECM

By Dr. Martin Böhn, ECM, Michael Schiklang, Sabine Kraus

19. Novem­ber 2019

Von Dr. Mar­tin Böhn, Sabi­ne Kraus, Micha­el Schi­klang

Die zuneh­men­de Digi­ta­li­sie­rung umfasst auch einen ande­ren Umgang mit Doku­men­ten. Was muss beach­tet wer­den, um Doku­men­te nicht nur bes­ser abzu­le­gen, son­dern vor allem bes­ser zu nut­zen?

Sys­te­me für Enter­pri­se Con­tent Manage­ment (ECM) bie­ten umfas­sen­de Funk­tio­nen und Schnitt­stel­len zur Unter­stüt­zung der doku­men­ten­be­zo­ge­nen Auf­ga­ben. Ohne die ent­spre­chen­de Aus­ge­stal­tung der Pro­zes­se und ohne ein gutes Chan­ge-Manage­ment füh­ren die Pro­jek­te aber nicht zum Erfolg. Die­se Aspek­te müs­sen bei der Defi­ni­ti­on und Umset­zung der Digi­ta­li­sie­rungs­stra­te­gie eines Unter­neh­mens berück­sich­tigt wer­den.

Hin zur pas­sen­den ECM-Lösung

An ers­ter Stel­le muss sich ein Unter­neh­men über sei­ne Zie­le im Bereich ECM klar wer­den. Dies erfor­dert sowohl gro­ße Visio­nen zum zukünf­ti­gen Arbei­ten als auch rea­lis­ti­sche Teil­zie­le, die schnell umge­setzt wer­den kön­nen.

In die­sem Schritt ist es wich­tig, sich über die Trends und Begriff­lich­kei­ten im Kla­ren zu sein. Das Wis­sen über die rich­ti­ge Ein­ord­nung der The­men kann z.B. durch Gesprä­che und Vor­trä­ge auf Mes­sen und ähn­li­chen Ver­an­stal­tun­gen, durch Unter­stüt­zung bera­ten­der Exper­ten mit geziel­ten Work­shops im Unter­neh­men oder mit Hil­fe von Fach­bü­chern und (Online-) Fach­bei­trä­gen auf­ge­baut wer­den. So wer­den kei­ne wesent­li­chen Aspek­te über­se­hen und alle Pro­jekt­mit­glie­der haben das glei­che Ver­ständ­nis.

Sobald die Stra­te­gie defi­niert ist, kann der Fokus auf mög­li­che Ein­satz­sze­na­ri­en des Unter­neh­mens (Orga­ni­sa­ti­ons­ein­hei­ten, Auf­ga­ben, Pro­zes­se) gelegt wer­den.

Zudem soll­ten sich Unter­neh­men genü­gend Zeit neh­men, um im nächs­ten Schritt alle Infor­ma­tio­nen und Arbeits­wei­sen kri­tisch zu hin­ter­fra­gen. Spä­tes­tens ab die­sem Zeit­punkt soll­ten die Mit­ar­bei­ter mit­ein­ge­bun­den wer­den, um deren Wis­sen über inter­ne Abläu­fe, nöti­ge Infor­ma­tio­nen sowie Arbeits­wei­sen zu nut­zen. Gleich­zei­tig wird damit die Akzep­tanz für das Pro­jekt und die spä­ter ein­zu­füh­ren­de Soft­ware gestärkt. Am Ende las­sen sich so fun­dier­te tech­ni­sche, funk­tio­na­le und pro­zess­be­zo­ge­ne Anfor­de­run­gen des Unter­neh­mens ablei­ten, wel­che (gege­be­nen­falls ergänzt durch Erfah­rungs­wis­sen von Exper­ten) das Pflich­ten­heft zur Suche eines ent­spre­chen­den Sys­tems bil­den.

Im Zuge der ers­ten Markt­be­trach­tung wer­den defi­nier­te K.O.-Kriterien zur Ein­gren­zung der in Fra­ge kom­men­den Lösun­gen genutzt. Anschlie­ßend kön­nen Tei­le des Las­ten­hefts genutzt wer­den, um die so iden­ti­fi­zier­ten Anbie­ter detail­lier­ter zu bewer­ten und damit die Aus­wahl wei­ter ein­zu­gren­zen.

Am Ende des Aus­wahl­pro­zes­ses soll­te das Unter­neh­men die am bes­ten bewer­te­ten Anbie­ter zu einer struk­tu­rier­ten Prä­sen­ta­ti­on ihrer Lösung ein­la­den. Anhand rea­ler Auf­ga­ben­stel­lun­gen des Unter­neh­mens kön­nen so Sze­na­ri­en defi­niert wer­den, wel­che eine Beur­tei­lung der Funk­tio­na­li­tät und Hand­ha­bung erlau­ben. Zusätz­lich erhält man so einen Ein­druck der Arbeits­wei­se des Anbie­ters, der Rück­schlüs­se auf die mög­li­che Betreu­ung erlaubt. Daher ist es wich­tig, dass alle Bie­ter den glei­chen Leit­fa­den abar­bei­ten.

Die­se Prä­sen­ta­tio­nen sind auch ein wich­ti­ger Bestand­teil des Kom­mu­ni­ka­ti­ons- / Chan­ge-Manage­ments. Die Teil­neh­mer gewin­nen einen Ein­druck, wie das Sys­tem die Anfor­de­run­gen der all­täg­li­chen Arbeit erfül­len kann und wie das prä­sen­tie­ren­de Anbiet­erteam das Unter­neh­men gege­be­nen­falls sup­port­et, bei­spiels­wei­se mit eige­nen Ideen und Erfah­run­gen aus ande­ren Pro­jek­ten. Die Teil­neh­mer kön­nen durch die ent­stan­de­nen Ein­drü­cke ein Ran­king der Lösun­gen und Teams mit ins Pro­jekt ein­brin­gen, aber auch die Kon­zep­te bes­ser ver­ste­hen und neue Ideen gene­rie­ren.

Tipps für Ihren Weg

Nut­zen Sie die Mög­lich­kei­ten der Sys­te­me in Ver­bin­dung mit eige­nem Wis­sen und Erfah­run­gen. Wie oben beschrie­ben, wird es sich aus­zah­len, ent­spre­chen­de Mit­ar­bei­ter bzw. eine klei­ne Mit­ar­bei­ter­grup­pe fort­zu­bil­den. Eta­blie­ren Sie die­se als Lei­tung des ECM-Pro­jekts und als Ansprech­part­ner für alle Mit­ar­bei­ter. Zudem soll­ten die Mit­ar­bei­ter früh­zei­tig ein­ge­bun­den wer­den, um die jewei­li­gen Mehr­wer­te zu ver­mit­teln und Ängs­te früh­zei­tig abzu­bau­en.

Der Wis­sens­auf­bau des Pro­jekt­teams und der Mit­ar­bei­ter sind essen­zi­ell wich­tig für ein erfolg­rei­ches Pro­jekt. Schon Kon­fu­zi­us sag­te „Zu wis­sen, was man weiß, und zu wis­sen, was man tut, das ist Wis­sen“. Dies lässt sich auch auf Pro­jek­te über­tra­gen, denn nur mit ent­spre­chen­dem Know-how kön­nen Pro­zes­se und Anfor­de­run­gen für die zukünf­ti­ge Soft­ware­aus­wahl opti­miert wer­den. Grund­le­gen­des Wis­sen im Bereich ECM (ECM-Markt, Trends, Pro­zes­se etc.) soll­te unbe­dingt durch ent­spre­chen­den Con­tent auf­ge­baut und ein­ge­bracht wer­den. Auch eine ergän­zen­de Beglei­tung des Pro­jekts durch exter­ne Exper­ten ent­las­tet das Pro­jekt­team und bringt noch mehr Wis­sen in das Unter­neh­men ein, mit dem Ziel einer erfolg­rei­chen Umset­zung des ECM-Pro­jekts.

Künst­li­che Intel­li­genz (KI) im Cus­to­mer Rela­ti­onship Manage­ment (CRM)

By CRM, CXM, Sabine Kraus

16. Okto­ber 2018

Von Sabi­ne Kraus

Immer häu­fi­ger sind bei moder­nen CRM-Sys­te­men Ana­ly­se­kom­po­nen­ten zur Unter­stüt­zung der Kun­den­an­spra­che inte­griert. Sol­che KI-Kom­po­nen­ten kön­nen neue Erkennt­nis­se über Kun­den und Kun­den­grup­pen auto­ma­tisch auf­de­cken und die­se gezielt für die Anwen­dung im Unter­neh­men vor­be­rei­ten. So ist es mög­lich,  Anspra­chen, Zeit­punk­te, Kon­takt­ka­nä­le, bestimm­te Leis­tun­gen und vie­les mehr empa­thi­scher und genau­er als bis­her auf die jewei­li­ge Ziel­grup­pe aus­zu­rich­ten.

Die Umfra­ge des CRM Sur­vey 2017/2018 zeigt, dass vie­le Unter­neh­men bei der Nut­zung sol­cher Lösun­gen und der Umset­zung der Erkennt­nis­se in Kam­pa­gnen im CRM-Umfeld noch zurück­hal­tend sind. In den meis­ten Fäl­len fehlt es an Wis­sen über die kon­kre­ten Ein­satz­mög­lich­kei­ten und Mehr­wer­te im und für das eige­ne Unter­neh­men. Den durch­aus inter­es­sier­ten Unter­neh­men wird der Zugang zu den neu­en Mög­lich­kei­ten erschwert, da vie­le Her­stel­ler ent­we­der all­ge­mei­ne Flos­keln oder tech­ni­sche Aspek­te bewer­ben, nicht aber die kon­kre­ten Anwen­dungs­sze­na­ri­en wel­che für die Pro­jekt­lei­ter ent­schei­dend sind.

Daher wer­den bei­spiels­wei­se Akti­vi­tä­ten im Bereich Mar­ke­ting Auto­ma­ti­on noch oft basie­rend auf ein­zel­nen Merk­ma­len oder ein­fa­chen Ana­ly­sen durch­ge­führt. Das Poten­zi­al einer genaue­ren Seg­men­tie­rung und Anspra­che, unter­stützt durch KI, wird nicht umge­setzt. Im Bereich der Kun­den­kom­mu­ni­ka­ti­on kön­nen intel­li­gen­te Chat­bots kla­re Mehr­wer­te beim Ser­vice lie­fern.

Trotz der zurück­hal­ten­den Hal­tung von Unter­neh­men bei der Nut­zung von KI aktu­ell und der eher her­kömm­li­chen Umset­zung von Mar­ke­ting­kam­pa­gnen, zei­gen die Umfra­ge­er­geb­nis­se aber, dass der Trend erkannt wur­de. Denn der Ein­satz von KI in Unter­neh­men zum Zweck der Kun­den­kom­mu­ni­ka­ti­on wird ent­we­der stark dis­ku­tiert oder die Inves­ti­ti­on in ent­spre­chen­de Modu­le oder Tools ist bereits fest geplant.

Es wird wei­ter­hin span­nend blei­ben in Bezug auf den Ein­satz von KI in Unter­neh­men. Viel­leicht ist die­ser Trend in weni­ger als fünf Jah­ren bereits eines von vie­len Stan­dard­an­wen­dun­gen im CRM.

Wei­te­re Infor­ma­tio­nen zum The­ma CRM und KI fin­den Sie im BARC CRM Sur­vey 2017/2018, gespon­sert durch Log­MeIn und in der BARC Stu­die zum The­ma Künst­li­che Intel­li­genz.

ECM, EIM, IIM – Was ver­birgt sich hin­ter den Begrif­fen?

By Dokumentenmanagement, ECM, Sabine Kraus

3. Mai 2018

Von Sabi­ne Kraus

Vie­le nen­nen es "Doku­men­ten­ma­nage­ment“. Gro­ße Orga­ni­sa­tio­nen (und eini­ge Her­stel­ler) wol­len aber durch neue Begrif­fe ver­deut­li­chen, dass es längst nicht mehr nur um Scan­nen und Archi­vie­ren geht.

Die ECM-Bran­che (Enter­pri­se Con­tent Manage­ment oder Doku­men­ten­ma­nage­ment) hat seit weni­gen Jah­ren ein neu­es Akro­nym – EIM (Enter­pri­se Infor­ma­ti­on Manage­ment). Nur war­um braucht es das über­haupt? Bringt der neue Begriff etwas grund­le­gend Neu­es mit sich? Oder ist der im Jahr 2017 neu gestreu­te Begriff Intel­li­gent Infor­ma­ti­on Manage­ment (IIM) bereits die Ant­wort auf alle Fra­gen?

Alle Begrif­fe wer­den stark dis­ku­tiert. Auf Kun­den­sei­te sind Doku­men­ten­ma­nage­ment und Enter­pri­se Con­tent Manage­ment (ECM) noch stark ver­brei­tet. Brin­gen die ande­ren Kon­zep­te ech­te Mehr­wer­te?

Bei den Begrif­fen steht der Lebens­zy­klus von Doku­men­ten, Wis­sen oder Infor­ma­tio­nen der im Unter­neh­men genutz­ten Kanä­le im Fokus – von der Erste­hung bis zur Ver­nich­tung. In den Kun­den­pro­jek­ten haben sich die Kon­zep­te wei­ter­ent­wi­ckelt, dort fin­den sich bspw. Aspek­te der Pro­zess­steue­rung auch unter dem Begriff „Doku­men­ten­ma­nage­ment“.

Gro­ße Orga­ni­sa­tio­nen (und eini­ge Her­stel­ler) wol­len aber durch neue Begrif­fe ver­deut­li­chen, dass es längst nicht mehr nur um Scan­nen und Archi­vie­ren geht.

Das sagt die AIIM

Eine der bekann­tes­ten Defi­ni­tio­nen von Enter­pri­se Con­tent Manage­ment stammt vom Bran­chen­ver­band AIIM Inter­na­tio­nal (ursprüng­lich für Asso­cia­ti­on for Infor­ma­ti­on and Image Manage­ment). Sie besagt, dass ECM alle Metho­den, Tech­ni­ken und Werk­zeu­ge zur Erfas­sung, Ver­wal­tung, Spei­che­rung, Bewah­rung und Bereit­stel­lung von Inhal­ten und Doku­men­ten zur Unter­stüt­zung orga­ni­sa­to­ri­scher Pro­zes­se erfasst. Das „C“ für Con­tent wur­de hier­bei näher defi­niert. Es steht für belie­bi­ge Inhal­te in elek­tro­ni­schen Sys­te­men.

Zu dem Begriff EIM exis­tiert kei­ne offi­zi­el­le, inter­na­tio­nal aner­kann­te Defi­ni­ti­on. Ver­tre­ter der AIIM selbst aber sehen EIM als eine Art Wei­ter­ent­wick­lung des ECM-Gedan­kens. Alle Infor­ma­tio­nen (inklu­si­ve Meta­da­ten) wer­den bei die­ser unter­neh­mens­wei­ten Betrach­tung in den Fokus gerückt.

Ergän­zend zu frü­he­ren Ansät­zen wer­den die Kom­mu­ni­ka­ti­on, die nach­hal­ti­ge, trans­pa­ren­te und Com­pli­ance-gesi­cher­te Kol­la­bo­ra­ti­on und die Opti­mie­rung von Pro­zes­sen sowie deren Doku­men­ta­ti­on mit betrach­tet.

„Trend EIM“ – Erfolgs­fak­tor oder Mar­ke­ting­schlag­wort?

Eini­ge Soft­ware­an­bie­ter haben den Begriff für sich und ihr Lösungs­port­fo­lio ent­deckt. Sie ver­su­chen so zu ver­deut­li­chen, wie sie ihre Lösun­gen an Ver­än­de­run­gen der Kun­den­an­for­de­run­gen und neue Ein­satz­ge­bie­te ange­passt haben.

Im Fokus steht ein­fa­che­res Arbei­ten mit bedarfs­ge­rech­ten Infor­ma­tio­nen und deren Bereit­stel­lung und Nut­zung zum rich­ti­gen Zeit­punkt in Pro­zes­sen des Arbeits­all­tags im Unter­neh­men. Such­funk­tio­nen, Kol­la­bo­ra­ti­on-Tools und Pro­zess­ma­nage­ment-Lösun­gen ste­hen neben der Erfas­sung und Ver­wal­tung von Doku­men­ten (was hier als Doku­men­ten­ma­nage­ment bezeich­net wird).

Neben der Funk­tio­na­li­tät steht die Nut­zer­freund­lich­keit im Fokus. Die Anbie­ter ver­su­chen, ver­schie­de­ne Bedien­kon­zep­te umzu­set­zen, das mobi­le Arbei­ten zu unter­stüt­zen und die rich­ti­gen Infor­ma­tio­nen und Funk­tio­nen bedarfs­ge­recht bereit­zu­stel­len.

Durch die Bereit­stel­lung von Lösungs-Tem­pla­tes für ver­schie­de­ne Anwen­dungs­fäl­le sol­len Kon­zep­ti­on und Imple­men­tie­rung beschleu­nigt wer­den. Der Anwen­der soll direkt in sei­ner Erleb­nis­welt abge­holt wer­den, die Sys­te­me mög­lichst selbst­er­klä­rend und ein­fach bedien­bar sein.

Über­grei­fen­de Trends wie Digi­ta­li­sie­rung, Mobi­li­tät, Kol­la­bo­ra­ti­on oder Com­pli­ance (bspw. Erfül­lung der DSGVO) befeu­ern die­se Ent­wick­lung wei­ter. Die Kun­den for­dern eine direk­te Unter­stüt­zung der ver­schie­de­nen Anwen­dungs­be­rei­che, die Sys­te­me wer­den als wert­vol­le Werk­zeu­ge für die Fach­be­rei­che und nicht als Abla­ge­soft­ware gese­hen.

Aller­dings wei­gern sich vie­le Kun­den, bei der Aus­wei­tung ihrer Ansprü­che auch auf einen neu­en Begriff zu wech­seln. Eine Wei­ter­ent­wick­lung der Kon­zep­te und Funk­tio­nen wird schließ­lich auch in ande­ren (Software-)Bereichen erwar­tet.

Indem von den Her­stel­lern immer neue Bezeich­nun­gen ver­ge­ben und bestehen­de Kon­zep­te (wie dort eben „ECM“ defi­niert ist) als über­holt bezeich­net wer­den, erschwert es Pro­jekt­lei­tern und Manage­ment, ent­spre­chen­de Maß­nah­men zu pla­nen. Über was soll man über­haupt reden?

Die­ses Dilem­ma haben eini­ge Anbie­ter mitt­ler­wei­le ver­stan­den. Einer­seits will man zei­gen, wie inno­va­tiv man ist, ande­rer­seits will man dem Kun­den die Sicher­heit ver­mit­teln, dass die eige­ne Lösung sich bereits seit vie­len Jah­ren in der Pra­xis bewährt hat.

Nicht sel­ten nut­zen Unter­neh­men daher meh­re­re Schlag­wör­ter, um die Auf­merk­sam­keit mög­lichst vie­ler Kun­den zu erhal­ten. Sie posi­tio­nie­ren ihr Port­fo­lio bei Mar­ke­ting­maß­nah­men bei­spiels­wei­se zu Doku­men­ten­ma­nage­ment und ECM oder zu ECM und EIM.

Zukunft oder bereits Wirk­lich­keit? – IIM

Mit­te des Jah­res 2017 wur­de von der AIIM der Begriff „Intel­li­gent Infor­ma­ti­on Manage­ment“ (IIM) ein­ge­führt. Es ist ein wei­te­rer Ver­such, eine Wei­ter­ent­wick­lung von ECM bezie­hungs­wei­se EIM im Markt zu prä­gen und das „Begriffs-Bin­go“ rund um die diver­sen Lösun­gen zur Nut­zung und Ver­wal­tung von Infor­ma­tio­nen von Unter­neh­men unter einem Begriff zu ver­ei­nen. Mit IIM sol­len laut der ame­ri­ka­ni­schen Orga­ni­sa­ti­on

  • inter­ne und exter­ne Kun­den­er­war­tun­gen ver­stan­den und anti­zi­piert wer­den.
  • die Digi­ta­li­sie­rung als Teil der Kern­in­fra­struk­tur ange­se­hen wer­den.
  • Ratio­na­li­sie­rung und Moder­ni­sie­run­gen der Infra­struk­tur mit­ein­be­zo­gen wer­den.
  • die Ein­hal­tung und Ein­bin­dung von Com­pli­ance und Gover­nan­ce auto­ma­ti­siert und umge­setzt wer­den.
  • unter­neh­mens­be­zo­ge­ne Ana­ly­sen, wie bspw. Levera­ge-Ana­ly­sen, zu Markt und Kapi­tal ergänzt wer­den

Exper­ten der AIIM sind zu dem Ergeb­nis gekom­men, dass mitt­ler­wei­le Con­tent- und Infor­ma­ti­ons­ma­nage­ment in Unter­neh­men eine grö­ße­re Rol­le spie­len als bis­her in der Defi­ni­ti­on von ECM all­ge­mein fest­ge­legt. Sie haben mit die­sem neu­en Begriff ver­sucht, die „Intel­li­gence“ in einen neu­en Begriff in Anleh­nung an die Idee und den Begriff „Künst­li­che Intel­li­genz“ mit ein­flie­ßen zu las­sen.

IIM soll per Defi­ni­ti­on mehr als Con­tent Ser­vices sein. Dabei wird auch ein stra­te­gi­scher Ansatz ver­folgt. Auch der Umgang mit sehr gro­ßen Daten und auf­wen­di­gen Ana­ly­sen jeg­li­cher Unter­neh­mens­in­for­ma­tio­nen war nicht inte­griert in eine all­ge­mein gül­ti­ge und aner­kann­te Defi­ni­ti­on.

Überblick IIM-Phasen
Über­blick IIM-Pha­sen

So kam die AIIM zu der Ansicht, dass Intel­li­gent Infor­ma­ti­on Manage­ment als eine Art Infor­ma­ti­ons­zy­klus mit fol­gen­den Pha­sen den Begriff ECM in der heu­ti­gen Welt erset­zen kann:

  • Erstel­lung bzw. Iden­ti­fi­zie­rung von Infor­ma­tio­nen („Crea­te“)
  • Erfas­sung von Infor­ma­tio­nen („Cap­tu­re“)
  • Auto­ma­ti­sie­rung von Pro­zes­sen rund um die Ver­ar­bei­tung von Infor­ma­tio­nen („Auto­ma­te“)
  • Gefolgt von der Nut­zung bzw. Bereit­stel­lung der Infor­ma­tio­nen an den rich­ti­gen Stel­len in Unter­neh­men („Deli­ver“)
  • Über die Pha­se des tat­säch­li­chen Erhalts ent­spre­chen­der Infor­ma­tio­nen („Pre­ser­ve) und schluss­end­lich der letz­ten Pha­se, der Ana­ly­se der für das Unter­neh­men rele­van­ten Infor­ma­tio­nen („Ana­ly­se“).

In der AIIM-Defi­ni­ti­on des Infor­ma­ti­ons­zy­klus zu IIM wur­de bis­her nicht betrach­tet, wie mit Infor­ma­tio­nen aus Sozia­len Medi­en nach deren Ent­ste­hung umzu­ge­hen ist. Zudem wur­de nicht kon­kre­ti­siert, wie mit klas­si­schen Infor­ma­tio­nen und deren Nut­zung in Unter­neh­men nach deren Ana­ly­se zu ver­fah­ren ist, zum Bei­spiel Ver­trä­gen, die als Word-Doku­ment erstellt wur­den.

Nicht sel­ten grei­fen hier gesetz­li­che Rege­lun­gen, die bei­spiels­wei­se eine siche­re Auf­be­wah­rung oder sogar eine Ver­nich­tung von Infor­ma­tio­nen zwin­gend erfor­dern. Somit müss­te die Aufbewahrung/Archivierung und eine mög­li­che Zer­stö­rung von Infor­ma­tio­nen als logi­sche Schrit­te mit in die Pha­sen gemäß dem klas­si­schen Modell in den „IIM-Infor­ma­ti­ons­zy­klus“ zwecks Voll­stän­dig­keit mit auf­ge­nom­men wer­den.

Zusam­men­fas­sung & Emp­feh­lung

„Sich ver­wirrt zu füh­len ist der Anfang des Wis­sens“, hat ein klu­ger Mensch ein­mal fest­ge­stellt (Kha­lil Gibran, liba­ne­sisch-ame­ri­ka­ni­scher Maler, Phi­lo­soph und Dich­ter). Die­se Aus­sa­ge kann auch hier bei den Begrif­fen zu ECM, EIM und IIM zutref­fen. ECM war der ers­te aner­kann­te Begriff. IIM könn­te mit all sei­nen Ansät­zen ein star­ker, neu­er, inter­na­tio­nal aner­kann­ter Begriff wer­den und durch­aus den Begriff ECM erset­zen.

EIM war eine ers­te gute Idee den Begriff „Infor­ma­ti­on“ in einen Ober­be­griff zu inte­grie­ren. Auch wenn alle Begrif­fe ver­wir­rend sind, wird durch die Dis­kus­si­on das Wis­sen rund um ECM geschärft. Ob IIM sich inter­na­tio­nal als Begriff durch­set­zen wird, wird die Zukunft zei­gen.

Für die Pro­jekt­lei­ter bleibt aber ent­schei­dend, wie die Kon­zep­te und Werk­zeu­ge im eige­nen Unter­neh­men ange­wandt wer­den und dort einen Mehr­wert schaf­fen kön­nen. Egal wel­cher Begriff sich also durch­set­zen wird, am Ende muss er für die eige­nen Bedürf­nis­se über­setzt und kon­kre­ti­siert wer­den.