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ECM34

Bes­se­re Pro­zes­se und moti­vier­te Mit­ar­bei­ter durch ECM

By Dr. Martin Böhn, ECM, Michael Schiklang, Sabine Kraus

19. Novem­ber 2019

Von Dr. Mar­tin Böhn, Sabi­ne Kraus, Micha­el Schi­klang

Die zuneh­men­de Digi­ta­li­sie­rung umfasst auch einen ande­ren Umgang mit Doku­men­ten. Was muss beach­tet wer­den, um Doku­men­te nicht nur bes­ser abzu­le­gen, son­dern vor allem bes­ser zu nut­zen?

Sys­te­me für Enter­pri­se Con­tent Manage­ment (ECM) bie­ten umfas­sen­de Funk­tio­nen und Schnitt­stel­len zur Unter­stüt­zung der doku­men­ten­be­zo­ge­nen Auf­ga­ben. Ohne die ent­spre­chen­de Aus­ge­stal­tung der Pro­zes­se und ohne ein gutes Chan­ge-Manage­ment füh­ren die Pro­jek­te aber nicht zum Erfolg. Die­se Aspek­te müs­sen bei der Defi­ni­ti­on und Umset­zung der Digi­ta­li­sie­rungs­stra­te­gie eines Unter­neh­mens berück­sich­tigt wer­den.

Hin zur pas­sen­den ECM-Lösung

An ers­ter Stel­le muss sich ein Unter­neh­men über sei­ne Zie­le im Bereich ECM klar wer­den. Dies erfor­dert sowohl gro­ße Visio­nen zum zukünf­ti­gen Arbei­ten als auch rea­lis­ti­sche Teil­zie­le, die schnell umge­setzt wer­den kön­nen.

In die­sem Schritt ist es wich­tig, sich über die Trends und Begriff­lich­kei­ten im Kla­ren zu sein. Das Wis­sen über die rich­ti­ge Ein­ord­nung der The­men kann z.B. durch Gesprä­che und Vor­trä­ge auf Mes­sen und ähn­li­chen Ver­an­stal­tun­gen, durch Unter­stüt­zung bera­ten­der Exper­ten mit geziel­ten Work­shops im Unter­neh­men oder mit Hil­fe von Fach­bü­chern und (Online-) Fach­bei­trä­gen auf­ge­baut wer­den. So wer­den kei­ne wesent­li­chen Aspek­te über­se­hen und alle Pro­jekt­mit­glie­der haben das glei­che Ver­ständ­nis.

Sobald die Stra­te­gie defi­niert ist, kann der Fokus auf mög­li­che Ein­satz­sze­na­ri­en des Unter­neh­mens (Orga­ni­sa­ti­ons­ein­hei­ten, Auf­ga­ben, Pro­zes­se) gelegt wer­den.

Zudem soll­ten sich Unter­neh­men genü­gend Zeit neh­men, um im nächs­ten Schritt alle Infor­ma­tio­nen und Arbeits­wei­sen kri­tisch zu hin­ter­fra­gen. Spä­tes­tens ab die­sem Zeit­punkt soll­ten die Mit­ar­bei­ter mit­ein­ge­bun­den wer­den, um deren Wis­sen über inter­ne Abläu­fe, nöti­ge Infor­ma­tio­nen sowie Arbeits­wei­sen zu nut­zen. Gleich­zei­tig wird damit die Akzep­tanz für das Pro­jekt und die spä­ter ein­zu­füh­ren­de Soft­ware gestärkt. Am Ende las­sen sich so fun­dier­te tech­ni­sche, funk­tio­na­le und pro­zess­be­zo­ge­ne Anfor­de­run­gen des Unter­neh­mens ablei­ten, wel­che (gege­be­nen­falls ergänzt durch Erfah­rungs­wis­sen von Exper­ten) das Pflich­ten­heft zur Suche eines ent­spre­chen­den Sys­tems bil­den.

Im Zuge der ers­ten Markt­be­trach­tung wer­den defi­nier­te K.O.-Kriterien zur Ein­gren­zung der in Fra­ge kom­men­den Lösun­gen genutzt. Anschlie­ßend kön­nen Tei­le des Las­ten­hefts genutzt wer­den, um die so iden­ti­fi­zier­ten Anbie­ter detail­lier­ter zu bewer­ten und damit die Aus­wahl wei­ter ein­zu­gren­zen.

Am Ende des Aus­wahl­pro­zes­ses soll­te das Unter­neh­men die am bes­ten bewer­te­ten Anbie­ter zu einer struk­tu­rier­ten Prä­sen­ta­ti­on ihrer Lösung ein­la­den. Anhand rea­ler Auf­ga­ben­stel­lun­gen des Unter­neh­mens kön­nen so Sze­na­ri­en defi­niert wer­den, wel­che eine Beur­tei­lung der Funk­tio­na­li­tät und Hand­ha­bung erlau­ben. Zusätz­lich erhält man so einen Ein­druck der Arbeits­wei­se des Anbie­ters, der Rück­schlüs­se auf die mög­li­che Betreu­ung erlaubt. Daher ist es wich­tig, dass alle Bie­ter den glei­chen Leit­fa­den abar­bei­ten.

Die­se Prä­sen­ta­tio­nen sind auch ein wich­ti­ger Bestand­teil des Kom­mu­ni­ka­ti­ons- / Chan­ge-Manage­ments. Die Teil­neh­mer gewin­nen einen Ein­druck, wie das Sys­tem die Anfor­de­run­gen der all­täg­li­chen Arbeit erfül­len kann und wie das prä­sen­tie­ren­de Anbiet­erteam das Unter­neh­men gege­be­nen­falls sup­port­et, bei­spiels­wei­se mit eige­nen Ideen und Erfah­run­gen aus ande­ren Pro­jek­ten. Die Teil­neh­mer kön­nen durch die ent­stan­de­nen Ein­drü­cke ein Ran­king der Lösun­gen und Teams mit ins Pro­jekt ein­brin­gen, aber auch die Kon­zep­te bes­ser ver­ste­hen und neue Ideen gene­rie­ren.

Tipps für Ihren Weg

Nut­zen Sie die Mög­lich­kei­ten der Sys­te­me in Ver­bin­dung mit eige­nem Wis­sen und Erfah­run­gen. Wie oben beschrie­ben, wird es sich aus­zah­len, ent­spre­chen­de Mit­ar­bei­ter bzw. eine klei­ne Mit­ar­bei­ter­grup­pe fort­zu­bil­den. Eta­blie­ren Sie die­se als Lei­tung des ECM-Pro­jekts und als Ansprech­part­ner für alle Mit­ar­bei­ter. Zudem soll­ten die Mit­ar­bei­ter früh­zei­tig ein­ge­bun­den wer­den, um die jewei­li­gen Mehr­wer­te zu ver­mit­teln und Ängs­te früh­zei­tig abzu­bau­en.

Der Wis­sens­auf­bau des Pro­jekt­teams und der Mit­ar­bei­ter sind essen­zi­ell wich­tig für ein erfolg­rei­ches Pro­jekt. Schon Kon­fu­zi­us sag­te „Zu wis­sen, was man weiß, und zu wis­sen, was man tut, das ist Wis­sen“. Dies lässt sich auch auf Pro­jek­te über­tra­gen, denn nur mit ent­spre­chen­dem Know-how kön­nen Pro­zes­se und Anfor­de­run­gen für die zukünf­ti­ge Soft­ware­aus­wahl opti­miert wer­den. Grund­le­gen­des Wis­sen im Bereich ECM (ECM-Markt, Trends, Pro­zes­se etc.) soll­te unbe­dingt durch ent­spre­chen­den Con­tent auf­ge­baut und ein­ge­bracht wer­den. Auch eine ergän­zen­de Beglei­tung des Pro­jekts durch exter­ne Exper­ten ent­las­tet das Pro­jekt­team und bringt noch mehr Wis­sen in das Unter­neh­men ein, mit dem Ziel einer erfolg­rei­chen Umset­zung des ECM-Pro­jekts.

19. November 2019
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ECM, EIM, IIM – Was ver­birgt sich hin­ter den Begrif­fen?

By Dokumentenmanagement, ECM, Sabine Kraus

3. Mai 2018

Von Sabi­ne Kraus

Vie­le nen­nen es "Doku­men­ten­ma­nage­ment“. Gro­ße Orga­ni­sa­tio­nen (und eini­ge Her­stel­ler) wol­len aber durch neue Begrif­fe ver­deut­li­chen, dass es längst nicht mehr nur um Scan­nen und Archi­vie­ren geht.

Die ECM-Bran­che (Enter­pri­se Con­tent Manage­ment oder Doku­men­ten­ma­nage­ment) hat seit weni­gen Jah­ren ein neu­es Akro­nym – EIM (Enter­pri­se Infor­ma­ti­on Manage­ment). Nur war­um braucht es das über­haupt? Bringt der neue Begriff etwas grund­le­gend Neu­es mit sich? Oder ist der im Jahr 2017 neu gestreu­te Begriff Intel­li­gent Infor­ma­ti­on Manage­ment (IIM) bereits die Ant­wort auf alle Fra­gen?

Alle Begrif­fe wer­den stark dis­ku­tiert. Auf Kun­den­sei­te sind Doku­men­ten­ma­nage­ment und Enter­pri­se Con­tent Manage­ment (ECM) noch stark ver­brei­tet. Brin­gen die ande­ren Kon­zep­te ech­te Mehr­wer­te?

Bei den Begrif­fen steht der Lebens­zy­klus von Doku­men­ten, Wis­sen oder Infor­ma­tio­nen der im Unter­neh­men genutz­ten Kanä­le im Fokus – von der Erste­hung bis zur Ver­nich­tung. In den Kun­den­pro­jek­ten haben sich die Kon­zep­te wei­ter­ent­wi­ckelt, dort fin­den sich bspw. Aspek­te der Pro­zess­steue­rung auch unter dem Begriff „Doku­men­ten­ma­nage­ment“.

Gro­ße Orga­ni­sa­tio­nen (und eini­ge Her­stel­ler) wol­len aber durch neue Begrif­fe ver­deut­li­chen, dass es längst nicht mehr nur um Scan­nen und Archi­vie­ren geht.

Das sagt die AIIM

Eine der bekann­tes­ten Defi­ni­tio­nen von Enter­pri­se Con­tent Manage­ment stammt vom Bran­chen­ver­band AIIM Inter­na­tio­nal (ursprüng­lich für Asso­cia­ti­on for Infor­ma­ti­on and Image Manage­ment). Sie besagt, dass ECM alle Metho­den, Tech­ni­ken und Werk­zeu­ge zur Erfas­sung, Ver­wal­tung, Spei­che­rung, Bewah­rung und Bereit­stel­lung von Inhal­ten und Doku­men­ten zur Unter­stüt­zung orga­ni­sa­to­ri­scher Pro­zes­se erfasst. Das „C“ für Con­tent wur­de hier­bei näher defi­niert. Es steht für belie­bi­ge Inhal­te in elek­tro­ni­schen Sys­te­men.

Zu dem Begriff EIM exis­tiert kei­ne offi­zi­el­le, inter­na­tio­nal aner­kann­te Defi­ni­ti­on. Ver­tre­ter der AIIM selbst aber sehen EIM als eine Art Wei­ter­ent­wick­lung des ECM-Gedan­kens. Alle Infor­ma­tio­nen (inklu­si­ve Meta­da­ten) wer­den bei die­ser unter­neh­mens­wei­ten Betrach­tung in den Fokus gerückt.

Ergän­zend zu frü­he­ren Ansät­zen wer­den die Kom­mu­ni­ka­ti­on, die nach­hal­ti­ge, trans­pa­ren­te und Com­pli­ance-gesi­cher­te Kol­la­bo­ra­ti­on und die Opti­mie­rung von Pro­zes­sen sowie deren Doku­men­ta­ti­on mit betrach­tet.

„Trend EIM“ – Erfolgs­fak­tor oder Mar­ke­ting­schlag­wort?

Eini­ge Soft­ware­an­bie­ter haben den Begriff für sich und ihr Lösungs­port­fo­lio ent­deckt. Sie ver­su­chen so zu ver­deut­li­chen, wie sie ihre Lösun­gen an Ver­än­de­run­gen der Kun­den­an­for­de­run­gen und neue Ein­satz­ge­bie­te ange­passt haben.

Im Fokus steht ein­fa­che­res Arbei­ten mit bedarfs­ge­rech­ten Infor­ma­tio­nen und deren Bereit­stel­lung und Nut­zung zum rich­ti­gen Zeit­punkt in Pro­zes­sen des Arbeits­all­tags im Unter­neh­men. Such­funk­tio­nen, Kol­la­bo­ra­ti­on-Tools und Pro­zess­ma­nage­ment-Lösun­gen ste­hen neben der Erfas­sung und Ver­wal­tung von Doku­men­ten (was hier als Doku­men­ten­ma­nage­ment bezeich­net wird).

Neben der Funk­tio­na­li­tät steht die Nut­zer­freund­lich­keit im Fokus. Die Anbie­ter ver­su­chen, ver­schie­de­ne Bedien­kon­zep­te umzu­set­zen, das mobi­le Arbei­ten zu unter­stüt­zen und die rich­ti­gen Infor­ma­tio­nen und Funk­tio­nen bedarfs­ge­recht bereit­zu­stel­len.

Durch die Bereit­stel­lung von Lösungs-Tem­pla­tes für ver­schie­de­ne Anwen­dungs­fäl­le sol­len Kon­zep­ti­on und Imple­men­tie­rung beschleu­nigt wer­den. Der Anwen­der soll direkt in sei­ner Erleb­nis­welt abge­holt wer­den, die Sys­te­me mög­lichst selbst­er­klä­rend und ein­fach bedien­bar sein.

Über­grei­fen­de Trends wie Digi­ta­li­sie­rung, Mobi­li­tät, Kol­la­bo­ra­ti­on oder Com­pli­ance (bspw. Erfül­lung der DSGVO) befeu­ern die­se Ent­wick­lung wei­ter. Die Kun­den for­dern eine direk­te Unter­stüt­zung der ver­schie­de­nen Anwen­dungs­be­rei­che, die Sys­te­me wer­den als wert­vol­le Werk­zeu­ge für die Fach­be­rei­che und nicht als Abla­ge­soft­ware gese­hen.

Aller­dings wei­gern sich vie­le Kun­den, bei der Aus­wei­tung ihrer Ansprü­che auch auf einen neu­en Begriff zu wech­seln. Eine Wei­ter­ent­wick­lung der Kon­zep­te und Funk­tio­nen wird schließ­lich auch in ande­ren (Software-)Bereichen erwar­tet.

Indem von den Her­stel­lern immer neue Bezeich­nun­gen ver­ge­ben und bestehen­de Kon­zep­te (wie dort eben „ECM“ defi­niert ist) als über­holt bezeich­net wer­den, erschwert es Pro­jekt­lei­tern und Manage­ment, ent­spre­chen­de Maß­nah­men zu pla­nen. Über was soll man über­haupt reden?

Die­ses Dilem­ma haben eini­ge Anbie­ter mitt­ler­wei­le ver­stan­den. Einer­seits will man zei­gen, wie inno­va­tiv man ist, ande­rer­seits will man dem Kun­den die Sicher­heit ver­mit­teln, dass die eige­ne Lösung sich bereits seit vie­len Jah­ren in der Pra­xis bewährt hat.

Nicht sel­ten nut­zen Unter­neh­men daher meh­re­re Schlag­wör­ter, um die Auf­merk­sam­keit mög­lichst vie­ler Kun­den zu erhal­ten. Sie posi­tio­nie­ren ihr Port­fo­lio bei Mar­ke­ting­maß­nah­men bei­spiels­wei­se zu Doku­men­ten­ma­nage­ment und ECM oder zu ECM und EIM.

Zukunft oder bereits Wirk­lich­keit? – IIM

Mit­te des Jah­res 2017 wur­de von der AIIM der Begriff „Intel­li­gent Infor­ma­ti­on Manage­ment“ (IIM) ein­ge­führt. Es ist ein wei­te­rer Ver­such, eine Wei­ter­ent­wick­lung von ECM bezie­hungs­wei­se EIM im Markt zu prä­gen und das „Begriffs-Bin­go“ rund um die diver­sen Lösun­gen zur Nut­zung und Ver­wal­tung von Infor­ma­tio­nen von Unter­neh­men unter einem Begriff zu ver­ei­nen. Mit IIM sol­len laut der ame­ri­ka­ni­schen Orga­ni­sa­ti­on

  • inter­ne und exter­ne Kun­den­er­war­tun­gen ver­stan­den und anti­zi­piert wer­den.
  • die Digi­ta­li­sie­rung als Teil der Kern­in­fra­struk­tur ange­se­hen wer­den.
  • Ratio­na­li­sie­rung und Moder­ni­sie­run­gen der Infra­struk­tur mit­ein­be­zo­gen wer­den.
  • die Ein­hal­tung und Ein­bin­dung von Com­pli­ance und Gover­nan­ce auto­ma­ti­siert und umge­setzt wer­den.
  • unter­neh­mens­be­zo­ge­ne Ana­ly­sen, wie bspw. Levera­ge-Ana­ly­sen, zu Markt und Kapi­tal ergänzt wer­den

Exper­ten der AIIM sind zu dem Ergeb­nis gekom­men, dass mitt­ler­wei­le Con­tent- und Infor­ma­ti­ons­ma­nage­ment in Unter­neh­men eine grö­ße­re Rol­le spie­len als bis­her in der Defi­ni­ti­on von ECM all­ge­mein fest­ge­legt. Sie haben mit die­sem neu­en Begriff ver­sucht, die „Intel­li­gence“ in einen neu­en Begriff in Anleh­nung an die Idee und den Begriff „Künst­li­che Intel­li­genz“ mit ein­flie­ßen zu las­sen.

IIM soll per Defi­ni­ti­on mehr als Con­tent Ser­vices sein. Dabei wird auch ein stra­te­gi­scher Ansatz ver­folgt. Auch der Umgang mit sehr gro­ßen Daten und auf­wen­di­gen Ana­ly­sen jeg­li­cher Unter­neh­mens­in­for­ma­tio­nen war nicht inte­griert in eine all­ge­mein gül­ti­ge und aner­kann­te Defi­ni­ti­on.

Überblick IIM-Phasen
Über­blick IIM-Pha­sen

So kam die AIIM zu der Ansicht, dass Intel­li­gent Infor­ma­ti­on Manage­ment als eine Art Infor­ma­ti­ons­zy­klus mit fol­gen­den Pha­sen den Begriff ECM in der heu­ti­gen Welt erset­zen kann:

  • Erstel­lung bzw. Iden­ti­fi­zie­rung von Infor­ma­tio­nen („Crea­te“)
  • Erfas­sung von Infor­ma­tio­nen („Cap­tu­re“)
  • Auto­ma­ti­sie­rung von Pro­zes­sen rund um die Ver­ar­bei­tung von Infor­ma­tio­nen („Auto­ma­te“)
  • Gefolgt von der Nut­zung bzw. Bereit­stel­lung der Infor­ma­tio­nen an den rich­ti­gen Stel­len in Unter­neh­men („Deli­ver“)
  • Über die Pha­se des tat­säch­li­chen Erhalts ent­spre­chen­der Infor­ma­tio­nen („Pre­ser­ve) und schluss­end­lich der letz­ten Pha­se, der Ana­ly­se der für das Unter­neh­men rele­van­ten Infor­ma­tio­nen („Ana­ly­se“).

In der AIIM-Defi­ni­ti­on des Infor­ma­ti­ons­zy­klus zu IIM wur­de bis­her nicht betrach­tet, wie mit Infor­ma­tio­nen aus Sozia­len Medi­en nach deren Ent­ste­hung umzu­ge­hen ist. Zudem wur­de nicht kon­kre­ti­siert, wie mit klas­si­schen Infor­ma­tio­nen und deren Nut­zung in Unter­neh­men nach deren Ana­ly­se zu ver­fah­ren ist, zum Bei­spiel Ver­trä­gen, die als Word-Doku­ment erstellt wur­den.

Nicht sel­ten grei­fen hier gesetz­li­che Rege­lun­gen, die bei­spiels­wei­se eine siche­re Auf­be­wah­rung oder sogar eine Ver­nich­tung von Infor­ma­tio­nen zwin­gend erfor­dern. Somit müss­te die Aufbewahrung/Archivierung und eine mög­li­che Zer­stö­rung von Infor­ma­tio­nen als logi­sche Schrit­te mit in die Pha­sen gemäß dem klas­si­schen Modell in den „IIM-Infor­ma­ti­ons­zy­klus“ zwecks Voll­stän­dig­keit mit auf­ge­nom­men wer­den.

Zusam­men­fas­sung & Emp­feh­lung

„Sich ver­wirrt zu füh­len ist der Anfang des Wis­sens“, hat ein klu­ger Mensch ein­mal fest­ge­stellt (Kha­lil Gibran, liba­ne­sisch-ame­ri­ka­ni­scher Maler, Phi­lo­soph und Dich­ter). Die­se Aus­sa­ge kann auch hier bei den Begrif­fen zu ECM, EIM und IIM zutref­fen. ECM war der ers­te aner­kann­te Begriff. IIM könn­te mit all sei­nen Ansät­zen ein star­ker, neu­er, inter­na­tio­nal aner­kann­ter Begriff wer­den und durch­aus den Begriff ECM erset­zen.

EIM war eine ers­te gute Idee den Begriff „Infor­ma­ti­on“ in einen Ober­be­griff zu inte­grie­ren. Auch wenn alle Begrif­fe ver­wir­rend sind, wird durch die Dis­kus­si­on das Wis­sen rund um ECM geschärft. Ob IIM sich inter­na­tio­nal als Begriff durch­set­zen wird, wird die Zukunft zei­gen.

Für die Pro­jekt­lei­ter bleibt aber ent­schei­dend, wie die Kon­zep­te und Werk­zeu­ge im eige­nen Unter­neh­men ange­wandt wer­den und dort einen Mehr­wert schaf­fen kön­nen. Egal wel­cher Begriff sich also durch­set­zen wird, am Ende muss er für die eige­nen Bedürf­nis­se über­setzt und kon­kre­ti­siert wer­den.

3. Mai 2018
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Wis­sen, Pro­zes­se und Mit­ar­bei­ter ver­bin­den

By ECM

3. Mai 2018

Von Dr. Mar­tin Böhn

Die rich­ti­ge Infor­ma­ti­on zur rich­ti­gen Zeit wird in der moder­nen Arbeits­welt immer mehr zur Her­aus­for­de­rung. Immer mehr Inhal­te aus immer mehr Quel­len ste­hen bereit, gleich­zei­tig stei­gen die Ansprü­che an eine schnel­le und fle­xi­ble Ver­ar­bei­tung.

Die Digi­ta­le Trans­for­ma­ti­on hat ver­än­dert, wie man Infor­ma­tio­nen sieht und die­se nut­zen will. Daher kommt der rich­ti­gen Erfas­sung, Ver­wal­tung und ins­be­son­de­re Bereit­stel­lung eine hohe Bedeu­tung zu. Es genügt nicht, mög­lichst vie­le Infor­ma­tio­nen zu sam­meln. Die­se müs­sen in einen Kon­text gebracht wer­den, um direkt genutzt wer­den zu kön­nen. Daher ist die Ver­bin­dung von Inhal­ten, Pro­zes­sen, Werk­zeu­gen und den ent­spre­chen­den Mit­ar­bei­tern ent­schei­dend. Wel­chen Wert eine Infor­ma­ti­on hat, ist davon abhän­gig, wer sie für wel­che Anwen­dungs­fäl­le nut­zen kann.

Digi­ta­le Trans­for­ma­ti­on: Anders arbei­ten müs­sen

Mit kon­ven­tio­nel­len Ansät­zen kann man die moder­ne Arbeits­welt nicht aus­rei­chend unter­stüt­zen. Nicht nur die Rah­men­be­din­gun­gen haben sich geän­dert, auch die Ansprü­che der Kun­den, Part­ner und nicht zuletzt Mit­ar­bei­ter. Es hat sich ein Pro­zess in Gang gesetzt, bei dem neue tech­ni­sche Mög­lich­kei­ten gute Anwen­dungs­ideen gene­rie­ren und aus den Ein­satz­sze­na­ri­en wie­der­um Impul­se für die tech­ni­sche Wei­ter­ent­wick­lung gene­riert wer­den. Aus Sicht vie­ler Anwen­der kann man die­sen Zusam­men­hang rela­tiv ein­fach auf den Punkt brin­gen: „Das muss doch auch anders gehen – so kann ich nicht arbei­ten!“ Unter­neh­men sehen sich gezwun­gen, bes­se­re Kon­zep­te und Werk­zeu­ge bereit­zu­stel­len, um ihre Mit­ar­bei­ter zu unter­stüt­zen. Sonst kön­nen die anste­hen­den Auf­ga­ben kaum bewäl­tigt wer­den, es dro­hen feh­ler­haf­te Pro­zes­se, zu lan­ge Reak­ti­ons­zei­ten, ver­är­ger­te Kun­den und frus­trier­te sowie über­for­der­te Mit­ar­bei­ter. Die Ver­än­de­rung der Arbeits­welt – und gene­rell der digi­ta­len Erleb­nis­welt – stellt ver­schie­de­ne Anfor­de­run­gen an eine geziel­te Ver­bes­se­rung:

  • Bes­se­re Unter­stüt­zung des Mit­ar­bei­ters in sei­nen Auf­ga­ben: 
    Die Mit­ar­bei­ter for­dern die rich­ti­gen Werk­zeu­ge, um sich ihren Auf­ga­ben wid­men zu kön­nen. Wenn zu viel Zeit mit dem Suchen und Über­prü­fen von Infor­ma­tio­nen ver­lo­ren geht, bleibt zu wenig für die eigent­li­che Arbeit. Dies führt zu Frus­tra­ti­on, der Ver­lust ins­be­son­de­re von guten Mit­ar­bei­tern droht.
  • Bes­se­re Unter­stüt­zung der Vor­gän­ge: 
    Pro­duk­te und Leis­tun­gen wer­den immer vari­an­ten­rei­cher. Gleich­zei­tig zwin­gen Kos­ten­druck und gesetz­li­che Vor­ga­ben zur Defi­ni­ti­on und Ein­hal­tung von Stan­dards. Es muss eine gute Kom­bi­na­ti­on aus bewähr­ten Struk­tu­ren und benö­tig­ter Fle­xi­bi­li­tät geschaf­fen wer­den. Dies gilt auch für die Vor­gangs­be­ar­bei­tung: Werk­zeu­ge für struk­tu­rier­te Work­flows und sol­che für Kol­la­bo­ra­ti­on müs­sen kom­bi­niert wer­den kön­nen.
  • Nut­zung neu­er Tech­no­lo­gien: 
    Künst­li­che Intel­li­genz bie­tet vie­le Mög­lich­kei­ten der Gene­rie­rung und (auto­ma­ti­sier­ten) Anwen­dung von Wis­sen. Werk­zeu­ge wie Text Mining oder regel­ba­sier­te Exper­ten­sys­te­me bie­ten vie­le Poten­zia­le.
  • Ver­bin­dung von inter­nen und exter­nen Quel­len: 
    Infor­ma­tio­nen wer­den selbst erstellt, im Dia­log aus­ge­tauscht oder aus exter­nen Quel­len über­führt. Ins­be­son­de­re Sozia­le Medi­en eta­blie­ren sich als zusätz­li­cher Kom­mu­ni­ka­ti­ons­ka­nal. Die rele­van­ten Inhal­te müs­sen zusam­men­ge­führt wer­den kön­nen, um eine ganz­heit­li­che Sicht zu gewähr­leis­ten. Andern­falls dro­hen Infor­ma­ti­ons­ver­lust und Feh­ler in Pro­zes­sen.
  • Ver­bin­dung der Infor­ma­ti­ons­wel­ten – Ein zen­tra­ler Arbeits­platz: 
    Der Wech­sel zwi­schen ver­schie­de­nen Sys­te­men und ins­be­son­de­re die red­un­dan­te Ein­ga­be von Infor­ma­tio­nen ver­nich­tet wert­vol­le Arbeits­zeit und bie­tet ein hohes Feh­ler­po­ten­zi­al. Daher wer­den vir­tu­el­le Arbeits­plät­ze gefor­dert, wel­che die rele­van­ten Inhal­te, Auf­ga­ben und Funk­tio­nen bün­deln kön­nen.
  • Ein­fa­che­re Erfül­lung von Nach­weis­pflich­ten: 
    Steu­er­ge­set­ze, Datenschutz/DSGVO und ver­trag­li­che Pflich­ten zwin­gen Unter­neh­men, die Samm­lung, Ver­wen­dung, Spei­che­rung und Ver­nich­tung von Infor­ma­tio­nen gezielt zu steu­ern. In vie­len Unter­neh­men kann dies auf­grund man­gel­haf­ter Sys­tem­un­ter­stüt­zung aber kaum sicher­ge­stellt wer­den.

Poten­zia­le durch ECM: Wis­sen erzeu­gen und nut­zen

ECM-Sys­te­me unter­stüt­zen die Schaf­fung, Bewah­rung und Anwen­dung von Wis­sen auf ver­schie­de­nen Ebe­nen. Die rele­van­ten Infor­ma­tio­nen kön­nen struk­tu­riert und bedarfs­ge­recht bereit­ge­stellt wer­den, damit der Anwen­der schnell die erfor­der­li­chen Ent­schei­dun­gen ablei­ten und Tätig­kei­ten durch­füh­ren kann.

Dazu ist eine Ver­bin­dung von Wis­sens­bau­stei­nen und Pro­zes­sen erfor­der­lich, damit der erfor­der­li­che Bear­bei­tungs­kon­text gege­ben ist. Zudem ist auf die Rol­le des Anwen­ders zu ach­ten, also wel­che Arbeits­wei­sen und Auf­ga­ben­ge­bie­te zu unter­stüt­zen sind.

Wis­sen kann dabei ver­teilt vor­lie­gen. Um über einen bestimm­ten Sach­ver­halt ent­schei­den zu kön­nen, ist es oft erfor­der­lich, ver­schie­de­ne Wis­sens­ar­ten zu ver­bin­den:

  • Daten (Daten­ban­ken, Fach­sys­te­me),
  • Doku­men­te (inkl. Akten­struk­tu­ren),
  • Pro­zes­se (Ablauf­struk­tu­ren und kon­kre­te Bear­bei­tungs­fäl­le) und nicht zuletzt
  • Mit­ar­bei­ter (Kennt­nis­se, Erfah­run­gen).

Durch die Ver­bin­dung mit einer kon­kre­ten Auf­ga­be wird die Nut­zung erleich­tert und so ein kon­kre­ter Mehr­wert geschaf­fen. Die Unter­stüt­zung des Mit­ar­bei­ters bei der Vor­gangs­be­ar­bei­tung ist auf ver­schie­de­ne Arten mög­lich:

  • Steue­rungs­wis­sen: Nut­zung von Regeln zur Auto­ma­ti­sie­rung
  • Unter­stüt­zungs­wis­sen: Bereit­stel­lung rele­van­ter Sach­ver­hal­te, um Ent­schei­dun­gen zu ver­ein­fa­chen
  • Kon­troll­wis­sen: Nut­zung von Kon­text, um Wider­sprü­che und feh­len­de Infor­ma­tio­nen auf­zu­de­cken
  • Pro­blem­i­den­ti­fi­ka­ti­on: Erken­nen eines Hand­lungs­be­darfs und Anstoß der rich­ti­gen Pro­zes­se
  • Pro­zess­pro­to­kol­lie­rung: Nach­weis der Bear­bei­tung in Ein­zel­fäl­len und Basis für Ana­ly­sen zur Ver­bes­se­rung der Arbeits­struk­tu­ren
  • Pro­ak­ti­ve Unter­stüt­zung: Auto­ma­ti­sche Bereit­stel­lung von rele­van­ten Inhal­ten, ohne dass der Anwen­der erst eine Suche star­ten muss

So ist aus Sicht des Anwen­ders eine Kon­zen­tra­ti­on auf das Wesent­li­che mög­lich. Dort wo sei­ne Ent­schei­dungs­kom­pe­tenz und sein Fach­wis­sen gefor­dert sind, müs­sen die Sys­te­me die Bear­bei­tungs­funk­tio­nen bereit­stel­len.

Wo es aller­dings kei­nen Ent­schei­dungs­spiel­raum gibt oder die Auf­ga­be selbst tri­vi­al ist (z. B. „immer“ Infor­ma­ti­on an ande­ren Bereich, „immer“ Wan­del des Doku­ments in PDF), kann das Sys­tem durch eine ent­spre­chen­de Regel unter­stüt­zen („Immer“ ist etwas, mit dem ein Sys­tem sehr gut arbei­ten kann.).

Erfolg­reich umset­zen: Mit­ar­bei­ter ein­bin­den

Die Digi­ta­le Trans­for­ma­ti­on all­ge­mein und die stär­ke­re Unter­stüt­zung (und damit auch Füh­rung) durch Soft­ware­sys­te­me in der Vor­gangs­be­ar­bei­tung erfor­dert ein Umden­ken. Es ist eine ande­re Art des Arbei­tens, die häu­fig im ers­ten Moment abge­lehnt wird. Oft fehlt das Ver­ständ­nis für die Vor­tei­le, die eine Umstel­lung für die eige­ne Tätig­keit mit sich brin­gen wür­de.

Zudem müs­sen die Rah­men­be­din­gun­gen bereit­ge­stellt wer­den: ein sol­ches Pro­jekt braucht Zeit und Res­sour­cen, die Zie­le und Maß­nah­men müs­sen gut kom­mu­ni­ziert wer­den. Nicht zu ver­ges­sen sind auf­ga­ben­ori­en­tier­te, kon­ti­nu­ier­li­che Schu­lun­gen.

Bei Anfor­de­rungs­ana­ly­se und Pro­zess­de­sign sind bestehen­de Abläu­fe kri­tisch zu hin­ter­fra­gen. Es gilt, zum einen das Erfah­rungs­wis­sen und Best-Prac­ti­ce-Ansät­ze zu über­neh­men, zum ande­ren aber auch die neu­en Mög­lich­kei­ten zu nut­zen. Zudem muss eine Prü­fung der Arbeits­wei­sen auf Kon­for­mi­tät zu den aktu­el­len Zie­len und Rah­men­be­din­gun­gen erfol­gen.

Vor allem darf das Pro­jekt nicht als „Soft­ware­pro­jekt“ abge­stem­pelt wer­den. Es geht um neue Arbeits­wei­sen und Pro­zes­se, eine neue Art, mit Infor­ma­tio­nen umzu­ge­hen und zu kom­mu­ni­zie­ren.

Rich­tig auf­ge­setzt bie­tet ein sol­ches Pro­jekt den Nähr­bo­den für eine kon­ti­nu­ier­li­che Ver­bes­se­rung: die Mit­ar­bei­ter müs­sen begeis­tert sein und eige­ne Ideen ein­brin­gen kön­nen. Idea­ler­wei­se wird das Sys­tem als wert­vol­les Werk­zeug, als „mein Sys­tem“ ange­se­hen.

ECM bie­tet die Chan­ce auf vie­le posi­ti­ve Ver­än­de­run­gen, ver­bin­det die tech­ni­sche Ebe­ne mit Pro­zes­sen und Arbeits­phi­lo­so­phien. Man muss sich die­sen The­men stel­len, denn der Druck von außen und innen wächst. Aber wenn man es schon tun muss, dann soll­te man es rich­tig tun und auch Spaß dabei haben! Wer will nicht bes­ser arbei­ten kön­nen.

Für kon­kre­te Fra­gen und Inter­es­se an unse­ren Work­shops ste­hen wir Ihnen ger­ne zur Ver­fü­gung! 

3. Mai 2018
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Die Migra­ti­on von ECM-Sys­te­men

By ECM, Michael Schiklang

3. Juli 2017

Von Micha­el Schi­klang

Die Migra­ti­on von einem alten in ein neu­es ECM-Sys­tem ist eine nicht zu unter­schät­zen­de Auf­ga­be.

Essen­ti­ell wich­tig bei der Migra­ti­on ist, dass alle rele­van­ten Infor­ma­ti­ons­ob­jek­te über­nom­men und die Auf­be­wah­rungs­pflich­ten ein­ge­hal­ten wer­den. Zudem muss sicher­ge­stellt wer­den, dass auch Struk­tu­ren, Pro­zes­se und Rech­te im neu­en Sys­tem abge­bil­det wer­den. Der betrieb­li­che Ablauf darf durch die Migra­ti­on nicht beein­träch­tigt, wes­we­gen kla­re Kon­zep­te für die Über­nah­me und die Schu­lung der Mit­ar­bei­ter erstellt wer­den müs­sen.

Zu migrie­ren­de Inhal­te

Bei der Migra­ti­on ist es wich­tig, dass alle rele­van­ten Inhal­te berück­sich­tigt wer­den. 

Die meis­ten Sys­te­me ver­fü­gen über Importer für die Mas­sen­über­nah­me von Doku­men­ten. Bei der Über­nah­me der Doku­men­te muss unbe­dingt dar­auf geach­tet wer­den, dass deren Meta­da­ten auch migriert wer­den und die Ver­knüp­fung bestehen bleibt. Nur so kann sicher­ge­stellt wer­den, dass die Doku­men­te kor­rekt ver­wal­tet und auch die Regeln für die Com­pli­ance (Fris­ten, Rech­te­ma­nage­ment für den Zugriff) ein­ge­hal­ten wer­den. Die Über­nah­me von Meta­da­ten ist tech­nisch gese­hen eine Daten­ko­pie von einer Daten­bank in eine ande­re Daten­bank. Für die­se Auf­ga­be gibt es ent­spre­chen­de Schnitt­stel­len. Bei der Über­nah­me muss dar­auf geach­tet wer­den, dass bei unter­schied­li­chen Daten­mo­del­len im Quell- und Ziel­sys­tem ein ent­spre­chen­des Map­ping vor­ge­nom­men wird. Zudem muss auch sicher­ge­stellt sein, dass alle Aspek­te (Sta­tus, Signa­tu­ren etc.) die im alten Sys­tem abge­bil­det waren, sich auch im neu­en Sys­tem anle­gen las­sen. Inhalt­li­che und kon­zep­tio­nel­le Pro­ble­me müs­sen früh­zei­tig iden­ti­fi­ziert und ent­spre­chen­de Lösun­gen defi­niert wer­den. 

Des Wei­te­ren muss man Auf­be­wah­rungs- und Lösch­fris­ten über­neh­men. Nur so kann man garan­tie­ren, dass die Anfor­de­run­gen an die Auf­be­wah­rung und Ver­nich­tung von Doku­men­ten durch­gän­gig ein­ge­hal­ten wer­den.

Die Über­nah­me von Abla­ge­struk­tu­ren und Akten ist meist mit Pro­jekt­auf­wand ver­bun­den. Die Höhe des Auf­wands hängt davon ab, wie sehr sich die tech­ni­schen Abbil­dungs­lo­gi­ken der bei­den Sys­te­me unter­schei­den. Wer­den Akten im Alt- und Neu­sys­tem bei­spiels­wei­se als eige­ne Infor­ma­ti­ons­ob­jek­te abge­bil­det, so ist die Migra­ti­on viel ein­fa­cher, als wenn ein Sys­tem die Akten nur auf Basis von Such­an­fra­gen gegen die Meta­da­ten kre­iert. In die­sem Fall müs­sen wie­der ent­spre­chen­de Map­ping-Logi­ken gefun­den wer­den, wel­che eine Über­nah­me ermög­li­chen.

Rol­len und Rech­te las­sen sich meist nicht auto­ma­tisch über­neh­men und müs­sen neu ange­legt wer­den. Grund hier­für ist, dass die Sys­te­me teil­wei­se kom­plett unter­schied­li­chen Logi­ken fol­gen und auch tech­nisch anders funk­tio­nie­ren. Ist ein zen­tra­les Nut­zer­ver­zeich­nis vor­han­den, las­sen sich zumin­dest die Anwen­der wie­der initi­al in das neue Sys­tem impor­tie­ren. Auch Work­flows müs­sen in den meis­ten Fäl­len kom­plett neu defi­niert wer­den, da die tech­ni­sche Abbil­dung und das Vor­ge­hen bei der Anla­ge bei vie­len Lösun­gen unter­schied­lich funk­tio­niert. Hier­aus ergibt sich aber die Chan­ce, bestehen­de Abläu­fe kri­tisch zu hin­ter­fra­gen und even­tu­ell Ver­bes­se­run­gen durch das Pro­zess-Rede­sign her­bei­zu­füh­ren. 

Wer­den im Sys­tem sons­ti­ge ergän­zen­de Daten gehal­ten (z. B. Daten­ko­pien aus füh­ren­den Sys­te­men oder eige­ne Daten­be­stän­de), muss sicher­ge­stellt wer­den, dass die­se auch im neu­en Sys­tem zur Ver­fü­gung ste­hen. 
Im Stan­dard ist es meist nicht mög­lich, Anno­ta­tio­nen, wel­che in einer eige­nen Schicht vor­lie­gen, auto­ma­tisch zu über­neh­men. Grund hier­für ist, dass es kei­nen Stan­dard für die Abbil­dung von Anno­ta­tio­nen gibt. Auf dem Doku­ment ein­ge­brann­te Anno­ta­tio­nen dage­gen wer­den beim Doku­men­ten­im­port über­nom­men. 

Migra­ti­ons­sze­na­ri­en

Grund­sätz­lich gibt es ver­schie­de­ne Migra­ti­ons­sze­na­ri­en. Bei der har­ten Migra­ti­on wer­den alle Inhal­te auf ein­mal über­nom­men. Wäh­rend der Über­nah­me kön­nen die Anwen­der nicht arbei­ten. Nach der Über­nah­me wird das Alt­sys­tem abge­schal­tet. Die­ses Vor­ge­hen funk­tio­niert aber nur bei Sys­te­men mit rela­tiv weni­gen Inhal­ten. Bei grö­ße­ren Instal­la­tio­nen ist sowohl der kon­zep­tio­nel­le Auf­wand als auch die im Rah­men der Über­nah­me ent­ste­hen­de Down­ti­me zu hoch. 

Alle ande­ren Sze­na­ri­en basie­ren auf einem Par­al­lel­be­trieb. So kann man z. B. den Umzug bereichs- oder the­men­wei­se gestal­ten und in Form ver­schie­de­ner Teil­pro­jek­te rea­li­sie­ren. Bei­spiels­wei­se könn­ten in einem ers­ten Schritt alle Doku­men­te der Buch­hal­tung über­nom­men wer­den. Alter­na­tiv kann auch nur ein defi­nier­ter Teil der Inhal­te (z. B. die Doku­men­te und Akten der letz­ten 5 Jah­re) migriert wer­den. Älte­re Daten lie­gen im Alt­sys­tem, wel­ches nur noch einen lesen­den Zugriff gestat­tet. Rufen die Anwen­der Inhal­te aus dem Alt­ar­chiv auf und bear­bei­ten die­se wei­ter, müs­sen sie die­se im neu­en Archiv spei­chern. 

Eine wei­te­re Mög­lich­keit ist, dass das neue Sys­tem das alte Repo­si­to­ry direkt ein­bin­den kann. Der Vor­teil die­ser Metho­de ist, dass kei­ne Infor­ma­ti­ons­ob­jek­te über­nom­men wer­den müs­sen. Im Gegen­satz dazu wer­den die Meta­da­ten aber meist migriert und in die eige­ne Index­daten­bank über­nom­men.

Natür­lich sind auch ver­schie­de­ne Misch­for­men rea­li­sier­bar. An die­ser Stel­le kann kei­ne pau­scha­le Emp­feh­lung abge­ge­ben wer­den, wel­ches Sze­na­rio grund­sätz­lich am bes­ten für einen jewei­li­gen Kun­den geeig­net ist, da dies von der jewei­li­gen Aus­gang­si­tua­ti­on in den Unter­neh­men abhängt.

Schnitt­stel­len

War das Alt­sys­tem über Schnitt­stel­len mit füh­ren­den Anwen­dun­gen ver­bun­den, muss das neue Sys­tem auch über Schnitt­stel­len in die ent­spre­chen­den Appli­ka­tio­nen inte­griert wer­den. Wich­tig ist, dass ver­knüpf­te Objek­te auch nach der Migra­ti­on wei­ter mit­ein­an­der ver­bun­den sind. Wer­den z. B. Busi­ness-Objek­te in SAP mit Doku­men­ten im Archiv ver­linkt, darf die­se Ver­knüp­fung nicht durch die Migra­ti­on ver­lo­ren gehen. Es bedeu­tet, dass auch sicher­ge­stellt wer­den muss, dass die für die Zuord­nung rele­van­ten Schlüs­sel­at­tri­bu­te (z. B. die Doku­men­ten-ID) über­nom­men wer­den. Wur­den Funk­tio­nen des alten ECM-Sys­tems in die füh­ren­den Anwen­dun­gen inte­griert (z. B. die Archiv­su­che), soll­te auch über das neue Sys­tem mög­lichst der glei­che Funk­ti­ons­um­fang zur Ver­fü­gung gestellt wer­den.

Vor­ge­hen bei der Migra­ti­on

Die Migra­ti­on von ECM-Sys­te­men ist meis­ten mit einem rela­tiv hohen Auf­wand ver­bun­den und kein tri­via­les Unter­fan­gen. Inso­fern soll­te die Migra­ti­on als klar struk­tu­rier­tes Pro­jekt umge­setzt wer­den, wel­ches auf einer kla­ren Pla­nung und Stra­te­gie basiert. Im Rah­men der Pla­nung soll­te der Ver­ant­wort­li­che für das The­ma Com­pli­ance recht­zei­tig ein­ge­bun­den wer­den. Es gilt die Migra­ti­on so zu gestal­ten, dass Auf­be­wah­rungs­pflich­ten nicht ver­letzt und durch­gän­gig doku­men­tiert wer­den. Zudem ist es sehr wich­tig, dass die Mit­ar­bei­ter recht­zei­tig Schu­lun­gen für das neue Sys­tem erhal­ten und dass im Unter­neh­men die genaue Pro­jekt­pla­nung kom­mu­ni­ziert wird. Bei einem Par­al­lel­be­trieb der neu­en und der alten Lösun­gen muss es kla­re Kon­zep­te geben, wel­che fest­le­gen, wo wel­che Inhal­te lie­gen und wie mit den Sys­te­men zu arbei­ten ist.

Im Vor­feld der Migra­ti­on soll­te die Über­nah­me auf den Test- und Ent­wick­lungs­sys­te­men aus­gie­big getes­tet wer­den. So las­sen sich früh­zei­tig tech­ni­sche Stol­per­stei­ne iden­ti­fi­zie­ren und Lösun­gen für die­se fin­den. Nach und wäh­rend der Migra­ti­on ist unbe­dingt zu prü­fen, ob die über­nom­me­nen Inhal­te feh­ler­frei im neu­en Sys­tem zur Ver­fü­gung ste­hen. Hier­für soll­ten geeig­ne­te Stich­pro­ben defi­niert wer­den.

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3. Juli 2017
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